Luận văn Thạc sĩ kinh doanh và quản lý: Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại ban quản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình nông nghiệp và phát triển nông thôn Thanh Hóa

Luận văn làm rõ một số vấn đề cơ bản về tổ chức công tác kế toán tại Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng. Trên cơ sở đó, phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Ban quản lý đầu tư xây dựng các công trình nông nghiệp và phát triển nông thôn Thanh Hóa, làm rõ những tồn tại, hạn chế và nguyên nhân của thực trạng. Qua đó định hướng, đề xuất các giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình nông nghiệp và phát triển nông thôn Thanh Hóa.

PHẠM XUÂN LONG

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƢ XÂY DỰNG CÁC CÔNG TRÌNH NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

THANH HÓA

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH DOANH VÀ QUẢN LÝ

THANH HÓA, NĂM 2020

PHẠM XUÂN LONG

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƢ XÂY DỰNG CÁC CÔNG TRÌNH NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

THANH HÓA

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH DOANH VÀ QUẢN LÝ

Chuyên ngành: Kế toán

Mã số: 8340301 Người hướng dẫn khoa học: TS Hoàng Văn Lương

THANH HÓA, NĂM 2020

Lời đầu tiên, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn đến quý thầy, cô giáo Trường Đại học Hồng Đức, các thầy cô trong khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh, đã giảng dạy và giúp đỡ tôi trong suốt khoá học

Đặc biệt, tôi xin được bày tỏ lòng kính trọng và biết ơn sâu sắc đến TS Hoàng Văn Lương, người đã luôn đồng hành, hướng dẫn tận tình, đầy trách nhiệm để tôi hoàn thành luận văn này

Tôi cũng xin được gửi lời cảm ơn tới tất cả các cá nhân, đồng nghiệp và

cơ quan đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi trong quá trình học tập, nghiên cứu

Cuối cùng, tôi xin chân thành cảm ơn tất cả người thân, bạn bè đã luôn động viên, khích lệ tôi trong suốt thời gian học tập và thực hiện đề tài

Xin chân thành cảm ơn!

Tác giả luận văn

Phạm Xuân Long

Tôi xin cam đoan luận văn này không trùng lặp với các khóa luận, luận văn, luận án và các công trình nghiên cứu đã công bố

Người cam đoan

Phạm Xuân Long

LỜI CAM ĐOAN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vi

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU vii

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục đích của đề tài 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Ý nghĩa của đề tài nghiên cứu 3

6 Kết cấu của luận văn 3

Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG 4

1.1 Tổng quan về Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng 4

1.1.1 Một số khái niệm về đầu tư xây dựng cơ bản 4

1.1.2 Trình tự tiến hành đầu tư xây dựng 6

1.1.3 Đặc điểm hoạt động và quản lý tài chính của Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng 6

1.1.4 Đặc điểm kế toán Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng 13

1.2 Tổ chức công tác kế toán trong Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng 17

1.2.1 Khái niệm, đặc điểm, vai tro ̀ , yêu cầu và nguyên tắc t ổ chức công tác kế toán 18

1.2.2 Nội dung tổ chức công tác kế toán trong Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng 25

Chương 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CÁC CÔNG TRÌNH NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN THANH HÓA 44

2.1 Tổng quan về Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình nông nghiệp và phát triển nông thôn Thanh Hóa 44

2.1.1 Giới thiệu chung về Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình nông nghiệp và phát triển nông thôn Thanh Hóa 44

2.1.2 Tổ chức bộ máy quản lý của Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình nông nghiệp và phát triển nông thôn Thanh Hóa 45

2.2 Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình nông nghiệp và phát triển nông thôn Thanh Hóa 51

2.2.1 Thực trạng về tổ chức bộ máy kế toán 52

2.2.4 Thực trạng tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán 61

2.2.5 Thực trạng tổ chức vâ ̣n dụng hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán 64 2.2.6 Thực trạng tổ chức lập và phân tích báo cáo tài chính 66

2.2.7 Thực trạng tổ chức kiểm tra kế toán 68

2.2.8 Thực trạng tình hình áp dụng tin học vào công tác kế toán 72

2.3 Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình nông nghiệp và phát triển nông thôn Thanh Hóa 72

2.3.1 Ưu điểm 72

2.3.2 Hạn chế 75

2.3.3 Nguyên nhân của những hạn chế 81

Chương 3 HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CÁC CÔNG TRÌNH NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN THANH HÓA 85

3.1 Yêu cầu và nguyên tắc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình nông nghiệp và phát triển nông thôn Thanh Hóa 85

3.1.1 Yêu cầu hoàn thiện tổ chức công tác kế toán 85

3.1.2 Nguyên tắc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán 85

3.2 Nội dung hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình nông nghiệp và phát triển nông thôn Thanh Hóa 88

3.2.1 Hoàn thiện về tổ chức bộ máy kế toán 88

3.2.2 Hoàn thiện về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và hạch toán ban đầu 90 3.2.3 Hoàn thiện tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 92

3.2.4 Hoàn thiện tổ chức hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán 93

3.2.5 Hoàn thiện tổ chức lập và phân tích báo cáo tài chính 95

3.2.6 Hoàn thiện công tác kiểm tra kế toán 100

3.2.7 Hoàn thiện việc tổ chức trang bị, ứng dụng các phương tiện kỹ thuật xử lý thông tin trong công tác kế toán 102

3.3 Điều kiện để thực hiện việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình nông nghiệp và phát triển nông thôn Thanh Hóa 103

3.3.1 Về phía các cơ quan quản lý cấp trên 103

3.3.2 Về phía Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình nông nghiệp và phát triển nông thôn Thanh Hóa 104

3.3.3 Về phía các cơ sở đào tạo nguồn nhân lực kế toán 105

STT Chƣ ̃ viết tắt Chữ viết đầy đu ̉

1 BCĐTK Bảng cân đối tài khoản

2 BCTC Báo cáo tài chính

3 BHXH Bảo hiểm xã hội

4 CĐKT Chế đô ̣ kế toán

5 CHXHCN Cô ̣ng hòa xã hô ̣i chủ nghĩa

6 CMKT Chuẩn mực kế toán

7 CNTT Công nghê ̣ thông tin

9 ĐTXD Đầu tư xây dựng

10 BAN QLDA Hành chính sự nghiệp

11 HĐND Hô ̣i đồng nhân dân

12 HĐSN Hoạt động sự nghiệp

13 KBNN Kho ba ̣c Nhà nước

14 KP Kinh phí

15 KTQT Kế toán quản tri ̣

16 KTTC Kế toán tài chính

17 NSNN Ngân sách Nhà nước

18 PTNT Phát triển nông thôn

19 QLDA Quản lý dự án

20 SXDV Sản xuất dịch vụ

21 SXKD Sản xuất kinh doanh

22 BAN QLDA Sự nghiệp công lập

28 UBND Ủy Ban nhân dân

29 XDCB Xây dựng cơ bản

30 XHCN Xã hội chủ nghĩa

Sơ đồ 1 1 Các cấp dự toán trong quản lý – sử dụng NSNNError! Bookmark not defined

Sơ đồ 1 2 Quy trình quản lý tài chính 10

Sơ đồ 1 3 Trình tự lập và xét duyệt dự toán NSNN 11

Sơ đồ 1 4 Nguyên tắc kế toán 16

Sơ đồ 2.1 Tổ chức bộ máy quản lý tại Ban QLDA ĐTXD các công trình nông nghiệp và PTNT Thanh Hóa 46

Sơ đồ 2.2 Tổ chức bộ máy kế toán tại Ban QLDA ĐTXD các công trình nông nghiệp và PTNT Thanh Hóa 55

Bảng 2.1 Cơ cấu nguồn kinh phí tại Ban QLDA ĐTXD các công trình nông nghiệp

và PTNT Thanh Hóa 48

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Bộ máy kế toán có vai trò vô cùng quan trọng đối với mọi đơn vị, tổ chức, thành phần kinh tế dù thuộc khối doanh nghiệp hay nhà nước Vì vậy, tổ chức hợp lý công tác kế toán với sự phân công, phân nhiệm rõ ràng, xác định mối quan hệ giữa các nhân viên kế toán với nhau, mối quan hệ giữa bộ máy

kế toán với các bộ phận quản lý khác trong đơn vị là một trong những nội dung quan trọng của công tác kế toán ở đơn vị

Cùng với sự phát triển năng động và ngày càng phức tạp của nền kinh tế, chủ trương sáp nhập các Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng thành một Ban chuyên ngành để tăng tính hiệu quả của Ban QLDA là phù hợp với xu hướng, mục tiêu kiện toàn bộ máy tổ chức của Đảng và Nhà nước hiện nay

Trong bối cảnh đó, Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình nông nghiệp và PTNN Thanh Hóa được thành lập tại Quyết định số 4102/QĐ-UBND ngày 21/10/2016 của Chủ tịch UBND tỉnh Thanh Hóa trên cơ sở tổ chức lại 05 Ban QLDA đầu tư xây dựng trực thuộc Sở Nông nghiệp và PTNT

Là đơn vị trực thuộc UBND tỉnh, Ban QLDA ĐTXD các công trình nông nghiệp và PTNN Thanh Hóa hoạt động theo cơ chế tự chủ về tài chính, tự đảm bảo chi thường xuyên, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước và ngân hàng thương mại theo quy định của pháp luật Căn cứ điều kiện cụ thể, Chủ tịch UBND tỉnh sẽ xem xét, quyết định giao Ban QLDA thực hiện chức năng chủ đầu tư đối với từng dự án cụ thể cũng như giao quản lý, sử dụng vốn để đầu tư xây dựng các công trình theo quy định của pháp luật

Do mới được thành lập và tính chất đặc thù của Ban QLDA ĐTXD chuyên ngành nên khối lượng công việc lớn, trong khi nguồn vốn đầu tư đa dạng, bao gồm cả vốn trong nước và vốn ngoài nước nhưng đội ngũ nhân viên còn trẻ, được chuyển từ nhiều đơn vị cũng như vị trí khác nhau nên tổ chức công tác kế toán còn thiếu thống nhất, chưa thật sự đạt yêu cầu

Ngoài ra, hiện Ban QLDA đã và đang ký các hợp đồng ủy thác quản lý

dự án, điều này cũng làm phát sinh thêm các nghiệp vụ, đòi hỏi người làm công tác kế toán cần phải có một hệ thống quy trình chuẩn, nhất quán để công tác kế toán của Ban đi vào nền nếp, chế độ thông tin, báo cáo đúng quy định

Xuất phát từ tính thiết thực của vấn đề, học viên đã chọn đề tài “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình nông nghiệp và phát triển nông thôn Thanh Hóa” làm đề tài

nghiên cứu của mình

2 Mục đích của đề tài

Làm rõ một số vấn đề cơ bản về tổ chức công tác kế toán tại Ban QLDA ĐTXD Trên cơ sở đó, phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Ban QLDA đầu tư xây dựng các công trình nông nghiệp và PTNT Thanh Hóa, làm

rõ những tồn tại, hạn chế và nguyên nhân của thực trạng Qua đó định hướng,

đề xuất các giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Ban QLDA đầu tư xây dựng các công trình nông nghiệp và PTNT Thanh Hóa

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu những vấn đề về lý luâ ̣n và thực tra ̣ng tổ chức công tác kế toán trong Ban QLDA đầu tư xây dựng các công trình nông nghiệp và PTNT Thanh Hóa

- Phạm vi nghiên cứu:

+ Về mặt nội dung nghiên cứu: Đề tài giới hạn nghiên cứu các vấn đề

lý luận và thực tiễn tổ chức công tác kế toán tại Ban QLDA đầu tư xây dựng các công trình nông nghiệp và PTNT Thanh Hóa

+ Về mặt thời gian: dữ liệu được lấy trong giai đoạn từ năm 2017-2019

4 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng phương pháp phân tích, tổng hợp, so sánh

- Sử dụng phương pháp tổng hợp từ nhiều nguồn tài liệu tham khảo để đưa những khái niệm cơ bản về hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản, kế toán chủ đầu tư, qua đó xây dựng quy trình tổ chức công tác kế toán

- Sử dụng kết hợp các phương pháp phân tích, tổng hợp và so sánh để nêu bật tình hình thực tiễn về hoạt động xây dựng và cách thức tổ chức công tác kế toán tại Ban QLDA đầu tư xây dựng các công trình nông nghiệp và PTNT Thanh Hóa

- Sử dụng phương pháp phân tích, tổng hợp để đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Ban QLDA đầu tư xây dựng các công trình nông nghiệp và PTNT Thanh Hóa

5 Ý nghĩa của đề tài nghiên cứu

Với đề tài này, trên cơ sở phân tích những lý luận về đầu tư xây dựng

cơ bản cũng như tổ chức công tác kế toán, học viên muốn làm rõ một số vấn

đề cơ bản về tổ chức công tác kế toán tại các Ban QLDA và thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Ban QLDA đầu tư xây dựng các công trình nông nghiệp và PTNT Thanh Hóa Qua đó khái quát các ưu, nhược điểm, xác định được ý nghĩa, tầm quan trọng của việc tổ chức công tác kế toán tại Ban QLDA đầu tư xây dựng các công trình nông nghiệp và PTNT Thanh Hóa Từ

đó định hướng, đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Ban QLDA đầu tư xây dựng các công trình nông nghiệp và PTNT Thanh Hóa với mục tiêu đảm bảo cho tổ chức công tác kế toán của Ban đi vào hoạt động ổn định và có nề nếp

6 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu, phần nội dung nghiên cứu của luận văn bao gồm

03 chương, cụ thể:

Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán trong Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng

Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Ban quản lý dự án đầu

tư xây dựng các công trình nông nghiệp và phát triển nông thôn Thanh Hóa

Chương 3: Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Ban quản lý dự án đầu

tư xây dựng các công trình nông nghiệp và phát triển nông thôn Thanh Hóa

Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG 1.1 Tổng quan về Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng

1.1.1 Một số khái niệm về đầu tư xây dựng cơ bản

Xây dựng cơ bản là những hoạt động với chức năng tạo ra tài sản cố định cho nền kinh tế thông qua các hình thức xây dựng mới, mở rộng, hiện đại hoá hoặc khôi phục các tài sản cố định Đầu tư xây dựng cơ bản chính là quá trình

bỏ vốn để tiến hành các hoạt động xây dựng cơ bản, chủ yếu tạo ra tài sản cố định đưa vào hoạt động trong lĩnh vực kinh tế - xã hội, nhằm phục vụ cho nhu cầu phúc lợi của xã hội hay doanh nghiệp

Theo Luật Xây dựng số 50/2014/QH13 được Quốc hội nước Cộng hòa

xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 18 tháng 6 năm 2014 [11], một số

khái niệm được hiểu như sau:

a Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng chuyên ngành, Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng khu vực

Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng chuyên ngành, Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng khu vực là đơn vị được Bộ trưởng hoặc Thủ trưởng cơ quan ngang bộ; Chủ tịch Ủy ban Nhân dân cấp tỉnh; Chủ tịch Uỷ ban Nhân dân cấp huyện hoặc người đại diện có thẩm quyền của doanh nghiệp nhà nước quyết định thành lập để quản lý một số dự án thuộc cùng chuyên ngành, tuyến công trình hoặc trên cùng một địa bàn

b Chủ đầu tư

Chủ đầu tư xây dựng là cơ quan, tổ chức, cá nhân sở hữu vốn, vay vốn hoặc được giao trực tiếp quản lý, sử dụng vốn để thực hiện hoạt động đầu tư xây dựng

c Công trình xây dựng

Công trình xây dựng là sản phẩm được tạo thành bởi sức lao động của con người, vật liệu xây dựng, thiết bị lắp đặt vào công trình, được liên kết định vị với đất, có thể bao gồm phần dưới mặt đất, phần trên mặt đất, phần

dưới mặt nước và phần trên mặt nước, được xây dựng theo thiết kế Công trình xây dựng bao gồm công trình dân dụng, công trình công nghiệp, giao thông, nông nghiệp và phát triển nông thôn, công trình hạ tầng kỹ thuật và công trình khác

d Dự án đầu tư xây dựng

Dự án đầu tư xây dựng là tập hợp các đề xuất có liên quan đến việc sử dụng vốn để tiến hành hoạt động xây dựng để xây dựng mới, sửa chữa, cải tạo công trình xây dựng nhằm phát triển, duy trì, nâng cao chất lượng công trình hoặc sản phẩm, dịch vụ trong thời hạn và chi phí xác định Ở giai đoạn chuẩn

bị dự án đầu tư xây dựng, dự án được thể hiện thông qua Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi đầu tư xây dựng, Báo cáo nghiên cứu khả thi đầu tư xây dựng hoặc Báo cáo kinh tế - kỹ thuật đầu tư xây dựng

e Hoạt động đầu tư xây dựng

Hoạt động đầu tư xây dựng là quá trình tiến hành các hoạt động xây dựng gồm xây dựng mới, sửa chữa, cải tạo công trình xây dựng

f Hoạt động xây dựng

Hoạt động xây dựng gồm lập quy hoạch xây dựng, lập dự án đầu tư xây dựng công trình, khảo sát xây dựng, thiết kế xây dựng, thi công xây dựng, giám sát xây dựng, quản lý dự án, lựa chọn nhà thầu, nghiệm thu, bàn giao đưa công trình vào khai thác sử dụng, bảo hành, bảo trì công trình xây dựng

và hoạt động khác có liên quan đến xây dựng công trình

g Người quyết định đầu tư

Người quyết định đầu tư là cá nhân hoặc người đại diện theo pháp luật của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có thẩm quyền phê duyệt dự án và quyết định đầu tư xây dựng

h Nhà thầu trong hoạt động đầu tư xây dựng

Nhà thầu trong hoạt động đầu tư xây dựng là tổ chức, cá nhân có đủ điều kiện năng lực hoạt động xây dựng, năng lực hành nghề xây dựng khi tham gia quan hệ hợp đồng trong hoạt động đầu tư xây dựng

1.1.2 Trình tự tiến hành đầu tư xây dựng

Về cơ bản, trình tự đầu tư xây dựng có 03 giai đoạn gồm: chuẩn bị dự

án, thực hiện dự án và kết thúc xây dựng đưa công trình của dự án vào khai thác sử dụng Cụ thể như sau:

a Giai đoạn chuẩn bị dự án, gồm các công việc:

Tổ chức lập, thẩm định, phê duyệt Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi (nếu có); lập, thẩm định, phê duyệt Báo cáo nghiên cứu khả thi hoặc Báo cáo kinh

tế - kỹ thuật đầu tư xây dựng để xem xét, quyết định đầu tư xây dựng và thực hiện các công việc cần thiết khác liên quan đến chuẩn bị dự án

b Giai đoạn thực hiện dự án, gồm các công việc:

Thực hiện việc giao đất hoặc thuê đất (nếu có); chuẩn bị mặt bằng xây dựng, rà phá bom mìn (nếu có); khảo sát xây dựng; lập, thẩm định, phê duyệt thiết kế, dự toán xây dựng; cấp giấy phép xây dựng (đối với công trình theo quy định phải có giấy phép xây dựng); tổ chức lựa chọn nhà thầu và ký kết hợp đồng xây dựng; thi công xây dựng công trình; giám sát thi công xây dựng; tạm ứng, thanh toán khối lượng hoàn thành; nghiệm thu công trình xây dựng hoàn thành; bàn giao công trình hoàn thành đưa vào sử dụng; vận hành, chạy thử và thực hiện các công việc cần thiết khác

c Giai đoạn kết thúc xây dựng đưa công trình của dự án vào khai thác

sử dụng, gồm các công việc:

Quyết toán hợp đồng xây dựng, bảo hành công trình xây dựng

Tùy thuộc điều kiện cụ thể và yêu cầu kỹ thuật của dự án, người quyết định đầu tư quyết định trình tự thực hiện tuần tự hoặc kết hợp đồng thời đối với các hạng mục công việc trên

Sau khi công trình hoàn thành, chủ đầu tư thực hiện quyết toán vốn đầu tư xây dựng Vốn đầu tư được quyết toán là toàn bộ chi phí hợp lý, hợp pháp, hợp lệ đã thực hiện trong quá trình đầu tư để đưa dự án vào khai thác sử dụng

1.1.3 Đặc điểm hoạt động và quản lý tài chính của Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng

1.1.3.1 Đặc điểm hoạt động

Ban QLDA ĐTXD hoạt động trong nhiều lĩnh vực (xây dựng, giao thông, nông nghiệp) khác nhau Tuy nhiên, các Ban QLDA ĐTXD đều có đặc điểm hoạt động chung là:

Thứ nhất, mục đích hoạt động của Ban QLDA ĐTXD không vì lợi

nhuận, chủ yếu phục vụ lợi ích cộng đồng

Thứ hai, sản phẩm do Ban QLDA ĐTXD tạo ra chủ yếu là những sản

phẩm phục vụ đời sống, xã hội Đây là các sản phẩm, dịch vụ đặc thù, mang lại lợi ích chung, có tính bền vững, lâu dài cho xã hội

Thứ ba, hoạt động của Ban QLDA ĐTXD luôn gắn liền và bị chi phối

bởi các chương trình phát triển kinh tế - xã hội, thực thi các chính sách của Nhà nước

1.1.3.2 Đặc điểm về tài chính

Nguồn tài chính (kinh phí) của Ban QLDA ĐTXD được hình thành từ các nguồn:

- Ngân sách nhà nước hoặc cơ quan quản lý cấp trên cấp, hỗ trợ;

- Các khoản thu từ công tác quản lý dự án;

- Các khoản tài trợ, viện trợ của các tổ chức trong và ngoài nước;

- Các khoản thu khác theo quy định

Theo mục đích sử dụng, nguồn kinh phí trong Ban QLDA ĐTXD được chia thành các nguồn sau:

- Nguồn kinh phí hoạt động: Là nguồn kinh phí nhằm duy trì và bảo đảm

sự hoạt động thường xuyên theo chức năng nhiệm vụ của đơn vị

- Nguồn kinh phí dự án: là nguồn kinh phí để Ban QLDA ĐTXD thực hiện các chương trình, dự án từ Trung ương đến địa phương

- Nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản: là nguồn kinh phí được sử dụng cho việc xây dựng cơ bản và mua sắm TSCĐ để tăng cường cơ sở vật chất kỹ thuật cho đơn vị

Tóm lại, có thể thấy hoạt động tài chính của Ban QLDA ĐTXD gồm hai

ý

- Triệt để tiết kiệm chống lãng phí, các khoản chi có tính chất không cần thiết, phô trương hình thức, các khoản tiết kiệm sẽ được sử dụng để nâng cao chất lượng hoạt động của đơn vị

- Thực hiện lập dự toán, quyết toán của Nhà nước, việc chi tiêu phải có đầy đủ chứng từ hợp lệ, hợp pháp để làm căn cứ cho cơ quan tài chính giám sát, kiểm tra

- Thực hiện đúng chế độ quản lý tài chính đối với các khoản thu (như: thu tiền bán hồ sơ mời thầu, thu từ hoạt động tư vấn ), thu đúng, thu đủ, kịp thời và hạch toán đầy đủ vào sổ sách kế toán, đảm bảo chi tiêu từ các khoản trên phải đúng quy định được duyệt

- Quản lý các khoản chi tiêu, Ban QLDA ĐTXD phải luôn gắn liền với chức năng nhiệm vụ của cơ quan đơn vị, đảm bảo cho đơn vị vừa hoàn thành nhiệm vụ chính trị được giao vừa đảm bảo nguyên tắc quản lý tài chính

1.1.3.4 Phương pháp quản lý tài chính trong Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng

a Hình thức quản lý

Quản lý tài chính của Ban QLDA ĐTXD chủ yếu theo hình thức tự chủ,

tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phí

Các Ban QLDA ĐTXD trên cơ sở quy định của Nhà nước, được chủ động phân bổ và sử dụng các khoản kinh phí sao cho phù hợp giữa nguồn thu

và nhu cầu thực tế

Quản lý theo hình thức này góp phần đổi mới cơ chế quản lý biên chế và kinh phí đối với các cơ quan nhà nước, thúc đẩy việc sắp xếp bộ máy tinh gọn, nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc, góp phần tiết kiệm, nâng cao năng suất lao động và hiệu quả sử dụng kinh phí

b Biện pháp quản lý

Quản lý tài chính đối với Ban QLDA ĐTXD đòi hỏi phải căn cứ vào tính chất, quy mô, đặc điểm hoạt động của từng Ban để áp dụng các biện pháp quản lý cho phù hợp Cụ thể:

- Quản lý theo dự toán kinh phí: Quản lý theo biện pháp này nghĩa là trong

quá trình hoạt động chỉ căn cứ vào nhu cầu và nguồn kinh phí dự án thực tế để tính toán lập dự toán và trích nguồn

- Quản lý theo tiêu chuẩn định mức chi tiêu: Định mức chi tiêu là mức

chi quy định cho một công việc nhất định trong một thời gian nhất định Đây

là biện pháp quản lý tiêu biểu nhất và là cơ sở thực hành tiết kiệm (tiết kiệm

cả về thời gian lao động và tiền bạc)

Quản lý theo tiêu chuẩn, định mức chi tiêu sẽ nâng cao được tinh thần trách nhiệm, tính chủ động của các cơ quan đơn vị trong công tác quản lý tài chính Đồng thời là cơ sở để cải tiến công tác lề lối làm việc và cải thiện mối quan hệ giữa các cấp, các ngành và các đơn vị

Tóm lại, để áp dụng sao cho phù hợp hai biện pháp trên là tùy thuộc vào

tính chất, đặc điểm hoạt động của từng Ban QLDA ĐTXD

1.1.3.5 Quy trình quản lý tài chính

Quản lý tài chính trong Ban QLDA ĐTXD được tiến hành theo quy trình bao gồm ba bước: bắt đầu từ việc lập dự toán thu chi tài chính, sau đó là quản

lý việc chấp hành dự toán và cuối cùng là quyết toán thu chi tài chính Quy trình được thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.2 Quy trình quản lý tài chính

a Lập dự toán:

Lập dự toán thu chi tài chính là khâu mở đầu của một quy trình quản lý tài chính, đây là quá trình phân tích, đánh giá giữa khả năng và nhu cầu các nguồn tài chính để xây dựng các chỉ tiêu thu chi hàng năm một cách đúng đắn, có căn cứ khoa học và thực tiễn

Công tác lập dự toán thu chi căn cứ vào các đặc điểm sau:

- Chỉ tiêu biên chế hàng năm của đơn vị

- Chế độ, chính sách, chỉ tiêu định mức hiện hành

- Tình hình hoạt động cùng thời kỳ năm trước của đơn vị

- Báo cáo hoạt động tài chính của năm trước

Để quản lý và sử dụng tốt các nguồn thu, chủ động trong chi tiêu, Ban QLDA ĐTXD phải lập dự toán cho tất cả các khoản thu, chi của đơn vị Dự toán được lập phải phù hợp, thuận lợi cho kiểm tra, đối chiếu và bảo đảm các yêu cầu:

- Đúng nội dung, biểu mẫu, thời hạn, thể hiện đầy đủ các khoản thu, chi theo quy định và chi tiết theo hướng dẫn của cấp có thẩm quyền

- Các chỉ tiêu phải phản ánh được các hoạt động, phù hợp với mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị trong năm dự toán, đồng thời phù hợp với chính sách, chế độ, tiêu chuẩn định mức do cơ quan nhà nước có thẩm quyên ban hành

- Bảo đảm cân đối giữa các khoản thu và chi, thể hiện được mối liên hệ với thực tế của năm trước cũng như nhiệm vụ của đơn vị trong năm tiếp theo

- Lập dự toán không được quá cao dẫn đến lãng phí nhưng cũng không quá thấp để đảm bảo kinh phí hoạt động của đơn vị

Trình tự lập và xét duyệt dự toán thu chi Ban QLDA ĐTXD được thể hiện theo sơ đồ sau:

Trên cơ sở dự toán được duyệt, Ban QLDA ĐTXD tổ chức triển khai thực hiện, đưa ra các biện pháp cần thiết đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, đồng thời phải có kế hoạch sử dụng kinh phí theo đúng mục đích, chế độ, tiết kiệm và có hiệu quả

Trong quá trình thực hiện dự toán, Ban QLDA ĐTXD tuyệt đối chấp hành dự toán thu chi đã được duyệt theo chế độ chính sách của Nhà nước Và

Ban QLDA ĐTXD

- Tổng hợp, lập dự toán thu chi

năm của đơn vị;

- Lập báo cáo quyết toán năm

Cơ quan tài chính

Gửi (1)

Thông báo kết quả

thẩm định (2)

toàn bộ các khoản thu chi trên thực tế phải được căn cứ trên các văn bản quy định của pháp luật có liên quan và dựa trên cơ sở cân đối giữa thu và chi Ban QLDA ĐTXD phải mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước để thực hiện chi qua Kho bạc Nhà nước đối với các khoản kinh phí thuộc NSNN và được

mở tài khoản tại ngân hàng hoặc tại Kho bạc Nhà nước để phản ánh các khoản thu chi của các hoạt động khác của đơn vị như các hoạt động tư vấn (thẩm tra, giám sát thi công )

Đối với dự toán chi thường xuyên, Ban QLDA ĐTXD được điều chỉnh nội dung chi cho phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị, đồng thời gửi cơ quan cấp trên và KBNN nơi đơn vị mở tài khoản giao dịch để theo dõi, quản

lý, thanh quyết toán Cuối năm ngân sách, dự toán chi hoạt động thường xuyên và các khoản thu từ nguồn QLDA khác (như: nhận ủy thác quản lý các

dự án từ chủ đầu tư là các cơ quan Nhà nước) chưa sử dụng hết, đơn vị được chuyển sang năm sau tiếp tục sử dụng Cuối năm, căn cứ đề nghị của đơn vị, KBNN nơi giao dịch thực hiện chuyển số dư kinh phí chi thường xuyên sang năm sau tiếp tục sử dụng Cơ quan tài chính căn cứ vào báo cáo của KBNN xem xét, làm thủ tục chuyển nguồn sang năm sau

Đối với các khoản chi không thường xuyên, việc điều chỉnh nội dung chi, nhóm mục chi; kinh phí cuối năm chưa sử dụng, hoặc sử dụng không hết được thực hiện theo quy định

Cuối năm, Ban QLDA ĐTXD phải tiến hành lập báo cáo quyết toán thu chi tài chính về tình hình sử dụng nguồn kinh phí QLDA để gửi đến cơ quan chức năng theo quy định Báo cáo quyết toán của Ban QLDA ĐTXD phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, thu chi và kết quả sử dụng nguồn lực tài chính tại cơ quan, đơn vị nhằm cung cấp thông tin tài chính, giúp cho việc đánh giá tình hình và thực trạng của đơn vị

Trong cơ chế tự chủ tài chính, thước đo các khoản chi của đơn vị có chấp hành đúng dự toán hay không chính là quy chế chi tiêu nội bộ Quy chế chi tiêu nội bộ bao gồm các quy định về chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi tiêu áp dụng thống nhất trong đơn vị, đảm bảo đơn vị hoàn thành nhiệm vụ được giao, thực hiện các hoạt động thường xuyên phù hợp với hoạt động đặc thù của đơn vị, sử dụng kinh phí có hiệu quả và tăng cường công tác quản lý Như vậy, quy chế chi tiêu nội bộ là căn cứ để thủ trưởng đơn vị điều hành việc sử dụng và quyết toán kinh phí từ nguồn QLDA cho hoạt động thường xuyên của đơn vị

Công tác quyết toán thực hiện tốt sẽ cung cấp các thông tin cần thiết để đánh giá lại việc thực hiện kế hoạch tài chính năm Từ đó rút ra những kinh nghiệm thiết thực cho công tác lập và chấp hành dự toán năm sau Kết quả quyết toán cho phép tổ chức kiểm điểm, đánh giá lại hoạt động của đơn vị, từ

đó có những điều chỉnh kịp thời theo xu hướng thích hợp

1.1.4 Đặc điểm kế toán Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng

1.1.4.1 Đặc điểm và đối tượng áp dụng

a Đặc điểm kế toán Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng

Do lĩnh vực hoạt động của Ban QLDA ĐTXD khá đa dạng và chủ yếu nguồn chi cho hoạt động của các đơn vị này được trang trải thông qua nguồn kinh phí QLDA Xuất phát từ đặc điểm nguồn kinh phí bảo đảm hoạt động phụ thuộc vào nguồn thu của các dự án do Ban QLDA ĐTXD thực hiện và chức năng nhiệm vụ mà chế độ kế toán Ban QLDA ĐTXD cũng có những đặc điểm riêng Cụ thể:

- Về cơ bản, Ban QLDA ĐTXD không có nguồn thu khác ngoài nguồn chi phí QLDA Các khoản chi tiêu cho Ban QLDA ĐTXD chủ yếu là chi cho hoạt động, vì vậy kế toán phải đảm bảo chấp hành chế độ quản lý tài chính thật nghiêm ngặt Kế toán phải căn cứ vào các tiêu chuẩn định mức để thực hiện các khoản chi tiêu nói chung và chi tiêu tiền mặt nói riêng

- Thông qua công tác kế toán để kiểm tra, giám sát, thực hiện chức năng QLDA, chức năng quản lý và thanh quyết toán vốn đầu tư; đảm bảo các khoản giải ngân kịp thời, hiệu quả và đúng đối tượng

- Đề xuất những giải pháp, kiến nghị để tăng cường hiệu quả sử dụng nguồn vốn đầu tư; tăng cường khai thác các nguồn kinh phí khác để đáp ứng nhu cầu hoạt động của đơn vị

b Đối tượng áp dụng

Kế toán Ban QLDA ĐTXD áp dụng cho các đơn vị sau:

- Ban quản lý dự án chuyên ngành, Ban quản lý dự án khu vực do Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Chủ tịch UBND cấp tỉnh, cấp huyện quyết định thành lập và Ban quản lý đầu tư xây dựng một dự án theo quy định của pháp luật hiện hành về quản lý dự án đầu tư xây dựng (trừ các ban quản lý

dự án là tổ chức thành viên của doanh nghiệp);

- Ban quản lý dự án do chủ đầu tư thành lập để quản lý các dự án đầu tư

từ nguồn thu hợp pháp của cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập

- Trường hợp chủ đầu tư là đơn vị hành chính, sự nghiệp không thành lập ban quản lý dự án riêng, đơn vị hạch toán trên cùng hệ thống sổ kế toán của đơn vị theo hướng dẫn của Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành theo Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính Trường hợp cần thiết đơn vị được sử dụng các tài khoản và hướng dẫn có liên quan được ban hành tại Thông tư này để hạch toán các khoản liên quan đến quản lý

dự án đầu tư

1.1.4.2 Nhiệm vụ, yêu cầu và nguyên tắc kế toán Ban quản lý dự án đầu

tư xây dựng

a Nhiệm vụ công tác kế toán Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng

Công tác kế toán trong Ban QLDA ĐTXD có các nhiệm vụ sau:

- Thu thập, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được duyệt, được tài trợ, được hình thành và tình hình sử dụng các khoản kinh phí, các khoản thu tại đơn vị

- Thực hiện đối chiếu, kiểm tra tình hình thực hiện dự toán thu, chi; tình hình chấp hành các định mức, tiêu chuẩn; tình hình quản lý các loại vật tư, tài sản ở đơn vị; tình hình chấp hành kỷ luật thu nộp NSNN, kỷ luật thanh toán

- Theo dõi, cung cấp thông tin, số liệu, tài liệu chính xác, kịp thời Phản ánh và quản lý chặt chẽ các khoản công nợ, chi phí phát sinh liên quan đến dự

án, vốn đầu tư, tình hình giải ngân của từng dự án

- Thực hiện việc thanh toán các khoản chi phí quản lý dự án, chi ĐTXD theo các tiêu chuẩn, định mức, chế độ của Bộ Tài chính

b Yêu cầu công tác kế toán Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng

Để thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình, kế toán Ban QLDA ĐTXD phải đáp ứng được những yêu cầu sau:

- Phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác và toàn diện mọi khoản vốn, quỹ, kinh phí, tài sản và mọi hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh ở đơn vị

- Chỉ tiêu kinh tế phản ánh phải thống nhất với dự toán về nội dung và phương pháp tính toán

- Số liệu trong báo cáo tài chính phải rõ ràng, dễ hiểu, đảm bảo cho các nhà quản lý có được những thông tin cần thiết về tình hình tài chính của đơn vị

- Tổ chức công tác kế toán gọn nhẹ, tiết kiệm và có hiệu quả

- Đảm bảo quản lý chặt chẽ, toàn diện, liên tục mọi khoản vật tư, tài sản, nguồn kinh phí hoạt động của Ban QLDA ĐTXD

- Liên tục cập nhật các quy định, các Thông tư, Nghị định mới liên quan đến công tác XDCB cũng như sự thay đổi trong chế độ thanh quyết toán Đảm bảo tổ chức vận dụng đúng chế độ kết toán và quy định của Nhà nước, Bộ Tài chính, kho bạc Nhà nước liên quan đến công tác thanh quyết toán dự án

c Nguyên tắc kế toán Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng

Về cơ bản, kế toán Ban QLDA ĐTXD tuân thủ các nguyên tắc cơ bản trong kế toán, thể hiện trong sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.4 Nguyên tắc kế toán

1.1.4.3 Nội dung công tác kế toán Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng

Dựa vào đặc điểm vận động của các loại tài sản cũng như nội dung, tính chất của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có thể phân chia công tác kế toán Ban QLDA ĐTXD thành các phần hành kế toán sau:

- Kế toán vật tư, tài sản: Phản ánh số lượng, giá trị hiện có và tình hình biến động vâ ̣t tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa tại đơn vị

Phản ánh số lượng, nguyên giá và giá trị hao mòn của TSCĐ hiện có, tình hình biến động của TSCĐ, công tác đầu tư XDCB và sửa chữa tài sản tại đơn vị

- Kế toán thanh toán:

+ Phản ánh việc tiếp nhận, quản lý sử du ̣ng các nguồn kinh phí , nguồn thu tại đơn vị, nguồn viện trợ, tài trợ; phản ánh số hiện có và tình hình biến động nguồn kinh phí

+ Phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu theo từng đối tượng thanh toán trong và ngoài đơn vị

+ Phản ánh các khoản nợ phải trả, các khoản trích nộp theo lương, các khoản phải trả CBCCVC và các khoản phải trả, phải nộp khác

+ Phản ánh các khoản phải kê khai, nộp thuế theo luật định

+ Phản ánh số hiện có và tình hình biến động các loại vốn bằng tiền của đơn vị gồm: Tiền mặt tại quỹ, tiền gởi tại ngân hàng, kho bạc

+ Phản ánh tình hình trích lập và sử du ̣ng các quỹ của đơn vị : quỹ dự phòng ổn định thu nhập , quỹ khen thưởng , quỹ phúc lợi , quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp

+ Lập báo cáo tài chính theo quy định để gửi lên cơ quan cấp trên và cơ

quan tài chính

- Kế toán dự án:

+ Phản ánh việc tiếp nhận, quản lý sử du ̣ng các nguồn kinh phí được cấp cho dự án; phản ánh số hiện có và tình hình biến động nguồn kinh phí hình thành TSCĐ (công trình, dự án)

+ Lập báo cáo quyết toán công trình hoàn thành; báo cáo tài chính năm gửi cơ quan tài chính, cơ quan có thẩm quyền thẩm tra phê duyệt quyết toán

- Kế toán tổng hợp:

+ Tổng hợp số liệu các dự án theo yêu cầu; thực hiện các báo cáo công

nợ, tình hình thực hiện dự án, thường kỳ gửi cơ quan cấp trên hoặc các đơn vị

có liên quan

1.2 Tổ chức công tác kế toán trong Ban quản lý dự án đầu tƣ xây dựng

1.2.1 Khái niệm, đặc điểm, vai tro ̀, yêu cầu và nguyên tắc tổ chức công tác kế toán

1.2.1.1 Khái niệm tổ chức công tác kế toán

Với vai trò là công cụ quản lý kinh tế quan trọng của mỗi tổ chức, kế toán phản ánh, giám sát toàn diện hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị Chính vì vậy việc thiết lập mối liên hệ giữa các đối tượng, chứng từ, tài khoản, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và bộ máy kế toán cùng với trang thiết bị thích hợp nhằm bảo đảm điều kiện tốt nhất để phát huy tối đa chức năng của kế toán, như vậy các đơn vị kế toán phải tổ chức công tác kế toán

Theo Tài liệu bồi dưỡng kế toán trưởng doanh nghiệp của Bộ Tài chính:

“Tổ chức công tác kế toán là tổ chức việc thực hiện các chuẩn mực và chế độ

kế toán để phản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt động dịch vụ, tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán, cung cấp thông tin tài liệu kế toán và các nhiệm vụ khác của kế toán” [4; tr 253] Khái niệm này nhấn mạnh việc thực hiện chuẩn mực kế toán và tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán

Theo Giáo trình Kế toán hành chính sự nghiệp của Học viện Tài chính,

đó là việc: “tạo ra một mối liên hệ qua lại theo một trật tự xác định giữa các yếu tố chứng từ, đối ứng tài khoản, tính giá và tổng hợp – cân đối kế toán trong từng nội dung công việc kế toán cụ thể nhằm thu thập thông tin chính xác, kịp thời” [9; tr 15]

Đề cao vai trò của hệ thống chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, phương pháp tính giá và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, có quan điểm cho rằng tổ chức công tác kế toán thực chất là tổ chức vận dụng hệ thống này tuy nhiên nếu chỉ vận dụng nhưng không tính đến các vấn đề khác thì hiệu quả của tổ chức công tác kế toán sẽ không đáp ứng được yêu cầu của người sử dụng thông tin kế toán cung cấp có tính hệ thống

Nhằm kết hợp việc vận dụng hệ thống chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, phương pháp tính giá và báo cáo tài chính, thông qua việc phân công, phân nhiệm cho các lao động kế toán thực hiện theo từng phần hành kế toán

cụ thể, có quan điểm khác cho rằng tổ chức công tác kế toán cần giải quyết hai vấn đề: Tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với cơ sở vật chất và tính chất hoạt động của đơn vị và tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, phương pháp tính giá, báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị

Trên cơ sở các quan điểm trên đặc biệt chú trọng nhằm nâng cao nhận

thức về trách nhiệm của lao động kế toán Tác giả cho rằng: Tổ chức công tác

kế toán là việc gắn kết giữa các công việc kế toán, giữa bộ phận người làm kế toán trong một đơn vị, nhằm thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin

kế toán ở đơn vị một cách trung thực, kịp thời, đầy đủ và có hiệu quả cao nhất

Như vậy, tổ chức công tác kế toán được hiểu là sự gắn kết giữa các công việc kế toán bao gồm: Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tài khoản kế toán,

hệ thống sổ kế toán, các phương pháp kế toán, hệ thống báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị theo từng phần hành kế toán cụ thể với tổ chức lực lượng làm kế toán

Tổ chức công tác kế toán là sự gắn kết với các đơn vị với bộ phận người làm kế toán trong một tổ chức, trên cơ sở thực hiện đầy đủ các nguyên tắc kế toán

Mục đích của tổ chức công tác kế toán là nhằm thu thập, xử lý, phân tích

và cung cấp thông tin kế toán ở đơn vị một cách trung thực, kịp thời, đầy đủ

và có hiệu quả cao nhất

1.2.1.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán

Tổ chức công tác kế toán về cơ bản có một số đặc điểm như sau:

- Tổ chức công tác kế toán là một hệ thống các phương pháp, cách thức phối hợp sử dụng phương tiện và kỹ thuật cũng như nguồn lực của bộ máy kế toán thể hiện các chức năng và nhiệm vụ của kế toán đó là: Phản ánh, đo

lường, giám sát và thông tin bằng số liệu một cách trung thực, chính xác, kịp thời đối tượng kế toán trong mối liên hệ mật thiết với các lĩnh vực quản lý khác

- Tổ chức công tác kế toán là việc thiết lập mối liên hệ giữa các đối tượng và phương pháp kế toán để thực hiện chế độ kế toán trong thực tế tại đơn vị

- Tổ chức công tác kế toán là việc xây dựng hệ thống chỉ tiêu thông tin thông qua việc ghi chép của kế toán trên chứng từ, sổ sách kế toán và báo cáo

kế toán cho mục đích quản lý

- Tổ chức công tác kế toán là tổ chức khối lượng công việc kế toán và bộ máy nhân sự của kế toán trên cơ sở vận dụng chế độ kế toán trong điều kiện

cụ thể của từng đơn vị (yêu cầu là phải gọn nhẹ, hoạt động hiệu quả, đảm bảo cung cấp thông tin hữu ích cho quản lý)

1.2.1.3 Vai trò tổ chức công tác kế toán

Thực hiện nhiệm vụ của mình, trên cơ sở dự toán được duyệt và bảo đảm

sử dụng kinh phí đúng quy định, có hiệu quả, mỗi đơn vị cần nhận thức được vai trò của tổ chức công tác kế toán trong việc cung cấp thông tin phục vụ quản lý, điều hành các hoạt động tại đơn vị, cụ thể như sau:

Thứ nhất, tổ chức cung cấp thông tin cho việc lập kế hoạch, phân bổ và

sử dụng nguồn kinh phí hoạt động của đơn vị

Đối với các đơn vị hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập nói chung và các Ban QLDA ĐTXD nói riêng, dự toán không chỉ là công cụ cần thiết để quản lý, kiểm soát tình hình thực hiện kế hoạch mà còn là căn cứ để cấp trên, cơ quan tài chính xét duyệt và kiểm tra tình hình sử dụng nguồn thu

từ QLDA của đơn vị

Một trong các căn cứ lập dự toán là kết quả thực hiện dự toán chi hoạt động thường xuyên của một số năm trước được cấp có thẩm quyền phê duyệt

do kế toán cung cấp Tổ chức công tác kế toán cung cấp thông tin cho việc lập

dự toán thu chi của đơn vị, là căn cứ để cơ quan quản lý xét duyệt kinh phí

Thứ hai, tổ chức phương thức thực hiện giám sát, công khai tài chính

Tổ chức công tác kế toán nhằm phản ánh đầy đủ, trung thực, kịp thời các hoạt động tài chính phát sinh; cung cấp thông tin cho việc kiểm tra, kiểm soát tình hình thực hiện, sử dụng các khoản kinh phí theo đúng quy định, đúng dự toán đã được phê duyệt, thanh quyết toán việc sử dụng nguồn kinh phí và các khoản thu; góp phần kiểm tra, giám sát tình hình sử dụng vật tư, tài sản, nguồn kinh phí của đơn vị thông qua các quy định của pháp luật về kế toán; bắt buộc các đơn vị phải thực hiện lập BCTC, kiểm tra nội bộ; bảo đảm tài chính đơn vị luôn lành mạnh, là biện pháp đấu tranh chống mọi tiêu cực xảy

ra trong nội bộ đơn vị

Thứ ba, tổ chức thực hiện phục vụ quyết toán thu, chi tài chính

Quyết toán là khâu cuối cùng trong chu trình ngân sách nhằm tổng kết các hoạt động của quá trình chấp hành dự toán được duyệt Quyết toán thể hiện kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao trong kỳ báo cáo Báo cáo quyết toán là bức tranh tổng quát về các hoạt động tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí Trước khi lập báo cáo quyết toán phải tiến hành khoá sổ kế toán, thực hiện đối chiếu giữa số liệu trên chứng kế toán khớp đúng với số liệu trên sổ kế toán nhằm bảo đảm số liệu trên báo cáo quyết toán được lập chính xác Trên

cơ sở kiểm tra đối chiếu giữa chứng từ kể toán với số liệu trên sổ kế toán và xác định đối chiếu số dư tài khoản với KBNN, xác nhận của cơ quan Tài chính về chuyển nguồn kinh phí sang năm sau sử dụng để lập báo cáo quyết toán theo quy định Các chỉ tiêu trên báo cáo quyết toán được lập căn cứ vào

số liệu tổng hợp, số liệu chi tiết và đã được kế toán thu nhận, phản ánh đầy đủ trên hệ thống sổ kế toán của đơn vị

Thứ tư, tổ chức phân tích, đánh giá, tham mưu cho lãnh đạo đưa ra quyết

định quản lý phù hợp

Tổ chức công tác kế toán chính là sử dụng thước đo giá trị để phản ánh toàn diện, đầy đủ, tổng hợp toàn bộ cho hoạt động tài chính Qua đó phân tích, đánh giá hiệu quả hoạt động, đề xuất các biện pháp khai thác khả năng

sử dụng tiết kiệm, có hiệu quả tài sản, tiền vốn, lao động ;đề xuất các biện pháp, ngăn chặn, hạn chế các thiệt hại, nâng cao hiệu quả hoạt động, giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định quản lý phù hợp

Tổ chức kế toán trong đơn vị một cách khoa học và hợp lý không những

có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng của công tác kế toán mà còn là nhân

tố quan trọng thực hiện tốt quản lý kinh phí và bảo vệ tài sản, tiền vốn của đơn vị, thực hiện tốt vai trò của kế toán là công cụ quản lý tài chính trong đơn

vị

1.2.1.4 Yêu cầu tổ chức công tác kế toán

Cũng như mọi hoạt động khác, tổ chức công tác kế toán cũng phải hướng tới mục tiêu cuối cùng là hiệu quả Tuy nhiên, kế toán lại là hoạt động đặc biệt, sản xuất ra những thông tin có ích về vốn, kinh phí được huy động và sử dụng cho quản lý, nên hiệu quả của tổ chức công tác kế toán phải được xem xét toàn diện Chính vì vậy, để tổ chức công tác kế toán phát huy tốt nhất vai trò của mình, khi tổ chức công tác kế toán ở đơn vị cần phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau:

Thứ nhất, tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo yêu cầu khoa học và

hợp lý, trên cơ sở chấp hành đúng các chính sách, chế độ, thể lệ quy chế tài chính kế toán hiện hành

Bất kỳ công việc tổ chức nào trước hết phải thể hiện được tính khoa học

và hợp lý, bởi vì công việc tổ chức là yếu tố quyết định đến chất lượng và hiệu quả của công tác kế toán Công tác kế toán phải tuân thủ theo những nguyên tắc, chính sách, chế độ, thể lệ, quy chế về kinh tế, tài chính, kế toán,… Do đó, tổ chức công tác kế toán ở đơn vị không chỉ cần tính khoa học, hợp lý mà còn phải dựa trên cơ sở chấp hành đúng các quy định có tính nguyên tắc, các chính sách, chế độ hiện hành liên quan của Nhà nước

Thứ hai, tổ chức công tác kế toán ở đơn vị phải bảo đảm phù hợp với đặc

điểm tổ chức quản lý, quy mô và địa bàn hoạt động của đơn vị

Mỗi đơn vị có đặc điểm, điều kiện thực tế khác nhau, về tổ chức hoạt động, tổ chức quản lý, quy mô và trình độ quản lý Do vậy, tổ chức công tác

kế toán ở đơn vị muốn phát huy tốt tác dụng thì phải được tổ chức phù hợp với điều kiện thực tế của đơn vị

Thứ ba, tổ chức công tác kế toán ở đơn vị phải phù hợp với biên chế đội

ngũ và khả năng trình độ của đội ngũ cán bộ nhân viên kế toán hiện có

Mỗi đơn vị có đội ngũ kế toán với trình độ chuyên môn nghiệp vụ, sử dụng thiết bị phương tiện kỹ thuật tin học,… có thể khác nhau, do vậy, muốn

tổ chức công tác kế toán hợp lý và có hiệu quả thì khi tổ chức công tác kế toán cần đảm bảo tính phù hợp với đội ngũ và trình độ của họ thì những người

là kế toán mới đủ khả năng và điều kiện để hoàn thành nhiệm vụ công việc kế toán được giao

Thứ tư, tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo thực hiện đầy đủ chức

năng nhiệm vụ kế toán trong đơn vị, thu nhận, kiểm tra, xử lý và cung cấp thông tin kế toán đáp ứng yêu cầu quản lý, quản trị của đơn vị

Sản phẩm cuối cùng của kế toán là cung cấp được các báo cáo tài chính

và báo cáo kế toán quản trị (thông tin kế toán) cần thiết cho các đối tượng sử dụng thông tin Những thông tin đó xuất phát từ yêu cầu quản lý, quản trị đơn

vị và của các đối tượng sử dụng thông tin kế toán Do vậy, khi tiến hành tổ chức công tác kế toán ở đơn vị cần lưu ý đến yêu cầu quản lý, quản trị của các đối tượng đó để thiết kế hệ thống thu nhập và cung cấp thông tin phải có hiệu quả và hữu ích

Thứ năm, tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo được những yêu cầu

của thông tin kế toán và tiết kiệm chi phí hạch toán

Kế toán là công cụ quản lý, mà mục đích của quản lý là hiệu quả và tiết kiệm, đồng thời kế toán là công việc, là hoạt động của một bộ phận của đơn

vị, cũng phải chi phí rất nhiều cho công việc này Do vậy, khi tổ chức công tác kế toán ở đơn vị cũng cần quan tâm đến vấn đề hiệu quả và tiết kiệm chi

phí hạch toán, cần phải tính toán, xem xét đến tính hợp lý giữa chi phí hạch toán với kết quả, hiệu quả, tính kinh tế mà công tác kế toán mang lại

1.2.1.5 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán

Để phát huy vai trò của tổ chức công tác kế toán trong đơn vị, tổ chức công tác kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

Thứ nhất, tổ chức công tác kế toán cần thể hiện tính thống nhất giữa kế

toán và quản lý các hoạt động dựa trên các nội dung sau:

- Tất cả các khoản chi phải được kiểm tra, kiểm soát trong quá trình cấp phát, thanh toán thông qua cơ quan tài chính, KBNN, cơ quan quản lý Nhà nước và có sự thống nhất giữa cơ quan quản lý chức năng và đơn vị

- Để phục vụ cho tổng hợp số liệu chi ngân sách, các khoản chi trong đơn vị phải được kế toán chi tiết theo từng chương, mục phù hợp với mục lục NSNN; phản ánh đầy đủ việc tiếp nhận, sử dụng, thanh quyết toán nguồn kinh phí; làm thủ tục đối chiếu, thanh quyết toán tình hình tiếp nhận, sử dụng từng loại kinh phí với cơ quan Tài chính, KBNN theo quy định

Tổ chức công tác kế toán trong Ban QLDA ĐTXD cần có sự thống nhất giữa thực hiện và dự toán, tuân thủ chi tiêu theo quy định của Nhà nước

- Thống nhất giữa mô hình tổ chức kế toán với mô hình tổ chức hoạt động, quản lý; đáp ứng nhu cầu thông tin cho các bộ phận quản lý khác nhau Mọi quyết định liên quan đến tài chính phải căn cứ vào thông tin do kế toán cung cấp, các chỉ tiêu kế toán phải phù hợp và hướng đến các chỉ tiêu quản lý

Thứ hai, bảo đảm tính phù hợp

Tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với từng cấp dự toán, phù hợp với quy mô, đặc điểm, địa bàn hoạt động, khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tình hình trang bị, khả năng ứng dụng phương tiện kỹ thuật tính toán, ghi chép, xử lý thông tin của bộ phận kế toán

Thứ ba, nguyên tắc bất kiêm nhiệm

Nhằm tạo nên các tác nhân độc lập, có thể kiểm soát lẫn nhau trong quá trình thực hiện nghiệp vụ tài chính đặc biệt đối với tài chính của hoạt động sự

nghiệp là hoạt động tài chính mang tính tuân thủ, nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa người ra quyết định và người chấp hành quyết định thực hiện nghiệp vụ tài chính cần được quán triệt trong tổ chức công tác kể toán tại đơn vị

Thứ tư, tiết kiệm, hiệu quả

Tiết kiệm được đo lường qua mức độ chi phí vật chất và lao động sống cần phải có để thực hiện tổ chức công tác kế toán được tối thiểu hoá nhưng bảo đảm tính kịp thời trong cung cấp thông tin cho người sử dụng Hiệu quả thể hiện chất lượng, tính đạt đủ, thích hợp của thông tin cung cấp, thoả mãn cao nhu cầu thông tin cho việc ra quyết định của các cấp chủ thể quản lý Nguyên tắc tiết kiệm nhưng phải đáp ứng được lợi ích tối đa của người quản

lý về hệ thống kế toán được tổ chức là nguyên tắc cơ bản, cần quán triệt

1.2.2 Nội dung tổ chức công tác kế toán trong Ban quản lý dự án đầu

tư xây dựng

1.2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán

a Mô hình tổ chức bộ máy kế toán

Theo quy định của Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20 tháng 11 năm 2015 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thì: “Đơn

vị kế toán phải tổ chức bộ máy kế toán, bố trí người làm kế toán hoặc thuê dịch vụ làm kế toán” [13]

Bộ máy kế toán là một tập hợp các cán bộ, nhân viên kế toán nhằm bảo đảm thực hiện toàn bộ khối lượng công tác kế toán của đơn vị, tổ chức bộ máy kế toán được hiểu như là việc cơ cấu nhân sự, phân công lao động cho các thành viên trong bộ máy kế toán (lao động kế toán) Tổ chức bộ máy kế toán còn bao gồm cả việc tổ chức phương tiện, thiết bị cho lao động kế toán Việc tổ chức bộ máy kế toán trong Ban QLDA ĐTXD cần dựa trên yêu cầu và đặc điểm quản lý của Ban QLDA; năng lực trình độ của đội ngũ kế toán của đơn vị và trình độ, trang thiết bị phương tiện kỹ thuật mà đơn vị sử dụng Theo Giáo trình Lý thuyết hạch toán kế toán của trường Đại học Kinh

tế Quốc dân, quan hệ giữa các loại lao động trong bộ máy kế toán có thể được

thực hiện theo một trong các cách thức: Kiểu trực tuyến, kiểu trực tuyến tham mưu, kiểu chức năng hoặc theo phương thức hỗn hợp Trên cơ sở đó các đơn

vị có thể lựa chọn một trong các mô hình tổ chức bộ máy kế toán có thể là mô hình tổ chức bộ máy kế toán kiểu tập trung, kiểu phân tán hoặc mô hình tổ chức bộ máy kế toán kiểu hỗn hợp (nửa tập trung, nửa phân tán) [8]

(1) Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung

Theo mô hình này, tổ chức chỉ có một phòng kế toán trung tâm làm đơn

vị kế toán cơ sở, còn các đơn vị kế toán trực thuộc không có tổ chức kế toán riêng Phòng kế toán chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ công tác kế toán thống kê tài chính trong toàn tổ chức Tại đơn vị trực thuộc có các nhân viên hạch toán làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ để hàng ngày hoặc định kỳ chuyển về phòng kế toán kiểm tra, luân chuyển và ghi sổ kế toán

Mô hình này có ưu điểm là giúp chỉ đạo kịp thời công tác kế toán, giúp cho công tác quản lý được chặt chẽ hơn và đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất; dễ ứng dụng công nghệ thông tin và hiện đại hóa công tác kế toán Tuy nhiên, mô hình này gặp hạn chế đối với những tổ chức có phạm vi hoạt động rộng, các đơn vị phụ thuộc đặt xa trung tâm bởi công tác kế toán không gắn liền với hoạt động ở các đơn vị cơ sở nên sự kiểm tra, giám sát tại các đơn vị cơ sở bị hạn chế Do đó, mô hình này chỉ nên được ứng dụng ở các Ban QLDA ĐTXD có phạm vi hoạt động không bị phân tán, tập trung về mặt không gian, có kỹ thuật xử lý thông tin hiện đại và quản lý quyền lực tập trung trong đơn vị

(2) Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán

Theo mô hình này, tổ chức vừa có một phòng kế toán trung tâm làm đơn

vị kế toán cơ sở, vừa tổ chức phòng kế toán ở đơn vị trực thuộc Các đơn vị trực thuộc trong trường hợp này đã được phân cấp quản lý kế toán tài chính nội bộ ở mức độ cao như được giao vốn, hạch toán kết quả chênh lệch thu - chi hoạt động Phòng kế toán trung tâm có nhiệm vụ thực hiện các phần công

việc kế toán phát sinh ở đơn vị chính và báo cáo tài chính phần công việc thực hiện; xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính, hướng dẫn thực hiện công tác

kế toán và thống kê, hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị trực thuộc, thu nhận kiểm tra báo cáo tài chính của các đơn vị trực thuộc để tổng hợp lập báo cáo tài chính toàn đơn vị Phòng kế toán ở các đơn vị trực thuộc

có nhiệm vụ xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính của đơn vị, tổ chức thực hiện toàn bộ kế toán ở đơn vị để định kỳ lập báo cáo tài chính gửi về phòng

kế toán trung tâm, tổ chức thống kê các chỉ tiêu kinh tế trong phạm vi đơn vị

để phục vụ yêu cầu quản lý của đơn vị trực thuộc

Mô hình này có ưu điểm giúp cho công tác quản lý cơ sở được chặt chẽ hơn bởi công tác kế toán gắn liền với hoạt động của các nghiệp vụ ở nơi phát sinh; tăng cường tính chủ động của bộ máy kế toán tại đơn vị cấp cơ sở Tuy nhiên hạn chế của mô hình này là việc tổng hợp số liệu, thông tin kế toán trong toàn đơn vị bị chậm trễ do bộ máy tổ chức cồng kềnh, phức tạp; bên cạnh đó việc kiểm tra, giám sát công tác kế toán thiếu sự tập trung và gặp nhiều khó khăn Do đó, mô hình này chỉ nên được áp dụng đối với các Ban QLDA có quy mô lớn, có các đơn vị trực thuộc mà mỗi đơn vị trực thuộc đều được hạch toán tương đối hoàn chỉnh và địa bàn hoạt động của các đơn vị nằm trên địa bàn rộng, bị phân tán

(3) Mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung, vừa phân tán (hỗn hợp)

Theo mô hình này, các đơn vị vẫn tổ chức phòng kế toán tập trung làm đơn vị kế toán cơ sở chính nhưng ở các đơn vị trực thuộc thì tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động mà có thể tổ chức kế toán riêng hoặc không tổ chức hoặc phân định một số phần hành giữa đơn vị trung tâm và đơn vị trực thuộc Đây

là hình thức kết hợp hai hình thức trên, nếu ở các đơn vị trực thuộc đã được phân cấp quản lý kế toán tài chính ở mức độ cao thì tổ chức công tác kế toán riêng, còn lại đơn vị chưa được phân cấp quản lý kế toán tài chính thì không

tổ chức kế toán riêng mà nội dung hoạt động kế toán tài chính ở đơn vị này do

phòng kế toán trung tâm đảm nhận Phòng kế toán trung tâm có nhiệm vụ xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính của tổ chức, thực hiện các phần hành công việc kế toán phát sinh ở đơn vị chính và đơn vị trực thuộc không tổ chức kế toán riêng, hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị trực thuộc có tổ chức kế toán riêng, thu nhận kiểm tra báo cáo tài chính của các đơn vị trực thuộc để lập báo cáo kế toán toàn đơn vị Phòng kế toán ở các đơn vị trực thuộc có tổ chức kế toán riêng có nhiệm vụ xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính của đơn vị, thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, định kỳ lập báo cáo kế toán gửi về phòng kế toán trung tâm Còn ở đơn vị trực thuộc không tổ chức kế toán riêng việc bố trí các nhân viên hạch toán làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thực hiện từng phần hành công việc kế toán cụ thể sẽ do phòng kế toán trung tâm phân công, định kỳ lập và gửi báo cáo đơn vị giảm các phần hành về phòng kế toán trung tâm

Mô hình này có ưu điểm là sự kết hợp của 2 mô hình trên, do đó phù hợp với điều kiện cụ thể của từng đơn vị, phục vụ kịp thời cho công tác quản lý Tuy nhiên, việc lựa chọn tổ chức theo mô hình này cần được xem xét kỹ một cách hợp lý bởi nếu không sẽ dễ dẫn tới sự cồng kềnh, chồng chéo trong quản

lý Mô hình này phù hợp với những Ban QLDA ĐTXD có quy mô lớn; phạm

vi hoạt động về không gian vừa tập trung, vừa phân tán; có các đơn vị trực thuộc mà phân cấp quản lý kế toán tài chính là khác nhau

Vì vậy, tùy thuộc vào nguyên tắc, nội dung, yêu cầu quản lý và phạm vi

sử dụng thông tin kế toán mà các Ban QLDA ĐTXD lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán của mình

Như vậy, tổ chức bộ máy kế toán hợp lý và khoa học là cơ sở để tổ chức thực hiện tốt công tác kế toán Để tổ chức bộ máy kế toán tốt, cần căn cứ vào đặc điểm tổ chức và đặc điểm phân cấp quản lý tài chính Việc đảm bảo tính gọn nhẹ, hiệu quả, phân công công việc đúng chuyên môn là yêu cầu trong tổ chức bộ máy kế toán hiện nay ở các Ban QLDA ĐTXD

b Tiêu chuẩn người làm kế toán

Tùy theo từng thời điểm, quy định của mỗi nước, tiêu chuẩn lao động kế toán theo từng chức danh có sự khác nhau và được thể hiện trên một số tiêu chuẩn như: Phẩm chất đạo đức; trình độ chuyên môn, nghiệp vụ; quyền người làm kế toán; Đặc biệt, Ban QLDA ĐTXD thực hiện chức năng, nhiệm vụ đặc thù, liên quan đến công tác đầu tư XDCB, luôn tiếp nhận và giải ngân nguồn vốn đầu tư từ NSNN lớn Chính vì vậy khi tuyển dụng lao động kế toán cần xem xét nhiều khía cạnh khác nhau Bên cạnh những tiêu chuẩn cơ bản về tính trung thực, sự cẩn thận, mối quan hệ huyết thống giữa đối tượng tuyển dụng với những người quản lý đơn vị , cần đặc biệt đề cao về kinh nghiệm, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ để tránh gây nên những sai sót có thể gây thất thoát lớn nguồn kinh phí Nhà nước

c Phân công lao động kế toán

Việc sắp xếp lao động trong bộ máy kế toán đặt ra cho đơn vị cần phải xem xét các mối quan hệ giữa lao động kế toán với yếu tố tạo nên lao động, tổng thể hoạt động của đơn vị, chức năng, nhiệm vụ mà họ phải thực hiện Phân công lao động kế toán phải phù hợp với cường độ các nghiệp vụ họ phải thực hiện; điều kiện cơ sở vật chất đã được trang bị; mức độ, yêu cầu, thời gian cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng; mức độ phân cấp quản lý kinh tế, tài chính nội bộ trong đơn vị, Việc bố trí lao động kế toán thường được thực hiện theo một hay một số phần hành kế toán Nhằm phát huy năng lực của lao động kế toán, tránh trường hợp sử dụng lao động trái nghề, không phù hợp năng lực Việc phân công lao động kế toán cần tuân thủ trình tự, thủ tục theo quy định về bổ nhiệm, yêu cầu, quyền và nghĩa vụ đối với lao động

kế toán Phân công lao động kế toán có thể thực hiện theo chức năng, theo tính chất phức tạp công việc hay theo quy trình kế toán

1.2.2.2 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và hạch toán ban đầu

a Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán

Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong Ban QLDA ĐTXD phải được lập chứng từ theo đúng mẫu và nội dung quy định trong danh mục

chứng từ kế toán do Bộ Tài chính ban hành

Hệ thống chứng từ phải phản ánh được các hoạt động liên quan đến việc tiếp nhận, chi tiêu và quyết toán kinh phí được cấp; hình thành và sử dụng nguồn vốn tự chủ, kết quả thực hiện hoạt động QLDA, ĐTXD…Chứng từ đặc thù phản ánh hoạt động của Ban QLDA ĐTXD là các chứng từ thể hiện quan

hệ thanh toán vốn đầu tư và chi phí hoạt động giữa Ban QLDA với KBNN

Đến trước ngày 01 tháng 01 năm 2020, các Ban QLDA ĐTXD sử dụng chứng từ kế toán theo danh mục được ban hành tại Thông tư số 195/2012/TT-BTC ngày 15 tháng 11 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Từ ngày 01 tháng 01 năm 2020, các Ban QLDA ĐTXD áp dụng danh mục chứng từ quy định tại Thông tư số 79/2019/TT-BTC ngày 14 tháng 11 năm 2019 của Bộ Tài chính Hướng dẫn chế độ kế toán áp dụng cho Ban quản lý dự án sử dụng vốn đầu tư công [1], [6]

b Tổ chức hạch toán ban đầu:

Hạch toán ban đầu là công việc khởi đầu của công tác kế toán, nó có ý nghĩa quyết định đối với tính trung thực, tính đúng đắn của số liệu kế toán Vì vậy, phòng kế toán cần coi trọng việc hướng dẫn, kiểm tra hạch toán ban đầu

- Xác định trách nhiệm của những người thực hiện việc ghi chép, hạch toán ban đầu các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh

- Nhân viên kế toán có nhiệm vụ hướng dẫn, thu nhập và kiểm tra các chứng từ hạch toán ban đầu, đồng thời tập hợp chứng từ ban đầu để kiểm tra

và ghi sổ kế toán nhằm phản ánh đầy đủ, kịp thời nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh