Giáo trình Kế toán hành chính sự nghiệp Nghề: Kế toán doanh nghiệp (Cao đẳng) CĐ Nghề Đà Lạt

(NB) Nội dung Giáo trình Kế toán hành chính sự nghiệp gồm có: Những vấn đề chung về kế toán hành chính sự nghiệp; Kế toán vốn bằng tiền, đầu tư tài chính ngắn hạn và vật tư hàng hóa; Kế toán Tài sản cố định hữu hình, Xây dựng cơ bản; Kế toán các khoản thanh toán; Kế toán nguồn kinh phí trong đơn vị kế toán hành chính sự nghiệp; Báo cáo tài chính; Kê khai thuế đối với đơn vị hành chính sự nghiệp có thu.

UBND TỈNH LÂM ĐỒNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ ĐÀ LẠT

GIÁO TRÌNH MÔN HỌC: KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP

NGHỀ: KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP

TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG

Ban hành kèm theo Quyết định số:……/QĐ-CĐNĐL ngày…tháng…năm……

của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Nghề Đà Lạt

(LƯU HÀNH NỘI BỘ)

Đà Lạt, năm 2017

TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo

Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm

LỜI GIỚI THIỆU

Vài nét về xuất xứ giáo trình:

Giáo trình này được viết theo Kế hoạch số 1241/KH-CĐNĐL ngày 30 tháng

12 năm 2016 của Trường Cao đẳng nghề Đà Lạt về việc triển khai xây dựng chương trình đào tạo theo Luật Giáo dục nghề nghiệp để làm tài liệu dạy nghề trình

độ cao đẳng

Quá trình biên soạn:

Trên cơ sở tham khảo các giáo trình, tài liệu về môn học Kế toán hành chính

sự nghiệp, kết hợp với thực tế nghề nghiệp của nghề Kế toán Doanh nghiệp, giáo trình này được biên soạn có sự tham gia tích cực của các giáo viên có kinh nghiệm, cùng với những ý kiến đóng góp quý báu của các chuyên gia về lĩnh vực Kế toán hành chính sự nghiệp

Mối quan hệ của tài liệu với chương trình, môn học:

Căn cứ vào chương trình đào tạo nghề Kế toán Doanh nghiệp cung cấp cho người học những kiến thức cơ bản về môn học Kế toán hành chính sự nghiệp, từ

đó người học có thể vận dụng được các kiến thức đã học về kế toán hành chính sự nghiệp trong việc thực hiện thực hiện các nghiệp vụ kế toán tại các đơn vị hành chính sự nghiệp; giải quyết được những vấn đề về chuyên môn kế toán và tổ chức được công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp; tổ chức được công tác kế toán tại các đơn vị hành chính sự nghiệp; Lập được chứng từ, kiểm tra, phân loại,

xử lý chứng từ kế toán; Sử dụng được chứng từ kế toán trong ghi sổ kế toán chi tiết

và tổng hợp; Lập được các báo cáo tài chính theo quy định Đồng thời Kiểm tra đánh giá được công tác kế toán tài chính trong đơn vị hành chính sự nghiệp

Cấu trúc chung của giáo trình Kế toán hành chính sự nghiệp bao gồm 7 chương:

Chương 1: Những vấn đề chung về kế toán hành chính sự nghiệp

Chương 2: Kế toán vốn bằng tiền, đầu tư tài chính ngắn hạn và vật tư hàng hóa

Chương 3: Kế toán Tài sản cố định hữu hình, Xây dựng cơ bản

Chương 4: Kế toán các khoản thanh toán

Chương 5: Kế toán nguồn kinh phí trong đơn vị kế toán hành chính sự nghiệp

Chương 6: Báo cáo tài chính

Chương 7: Kê khai thuế đối với đơn vị hành chính sự nghiệp có thu

Sau mỗi chương đều có các câu hỏi ôn tập, thảo luận hoặc bài tập tình huống

để củng cố kiến thức cho người học

Giáo trình được biên soạn trên cơ sở các văn bản quy định của Nhà nước và tham khảo nhiều tài liệu liên quan có giá trị Song chắc hẳn quá trình biên soạn không tránh khỏi những thiếu sót nhất định Ban biên soạn mong muốn và thực sự cảm ơn những ý kiến nhận xét, đánh giá của các chuyên gia, các thầy cô đóng góp cho việc chỉnh sửa để giáo trình ngày một hoàn thiện hơn

Đà Lạt, ngày 30 tháng 6 năm 2017 Tham gia biên soạn

1 Chủ biên Nguyễn Thị Ngọc Hà

MỤC LỤC LỜI GIỚI THIỆU

CHƯƠNG 1 - NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN HCSN 1

1 Đối tượng, nhiệm vụ và chức năng của kế toán HCSN 1

1.1 Đơn vị HCSN 1

1.1.1 Theo tính chất 1

1.1.2 Theo phân cấp quản lý tài chính 1

1.2 Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp tại giáo trình này áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp 2

1.3 Đối tượng hạch toán trong đơn vị HCSN 3

1.3.1 Hoạt động tài chính của đơn vị HCSN 3

1.3.2 Đối tượng hạch toán kế toán 3

1.4 Đặc điểm, chức năng của kế toán HCSN 3

1.5 Nhiệm vụ 4

2 Tổ chức kế toán trong đơn vị HCSN 4

2.1 Giới thiệu Chế độ kế toán hiện hành và nội dung dự thảo sửa đổi bổ sung 4

2.2 Nội dung tổ chức công tác kế toán trong đơn vị HCSN 7

2.2.1 Hình thức tổ chức công tác kế toán 8

2.2.2 Tổ chức hạch toán ban đầu 9

2.3 Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán để xác định danh mục tài khoản sử dụng ở đơn vị 10

2.3.1 Tài khoản và hệ thống tài khoản kế toán 10

2.3.2 Phân loại hệ thống tài khoản kế toán 11

2.3.3 Lựa chọn áp dụng hệ thống tài khoản 12

2.4 Lựa chọn hình thức kế toán 20

2.4.1 Khái niệm 20

2.4.2 Các hình thức kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp, gồm: 21 2.4.3 Hình thức kế toán Nhật ký chung 21

2.4.4 Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái 22

2.4.5 Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ 24

2.4.6 Hình thức kế toán trên máy vi tính 26

2.5 Vận dụng báo cáo tài chính 37

2.5.1 Báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách 37

2.5.2 Trách nhiệm của đơn vị trong việc lập, nộp báo cáo tài chính 37

2.5.3 Yêu cầu lập và trình bày báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách 38

2.5.4 Kỳ hạn lập báo cáo tài chính 38

2.5.5 Kỳ hạn lập báo cáo quyết toán ngân sách 38

2.5.6 Kỳ hạn nộp báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách 38

2.6 Tổ chức kiểm tra 42

2.7 Tổ chức kiểm kê tài sản cố định 42

3 Mục lục ngân sách nhà nước 44

3.1 Khái niệm 44

3.1.1 Khái niệm 44

3.1.2 Đối tượng áp dụng 45

3.2 Phân loại và hướng dẫn sử dụng 45

3.2.1 Phân loại mục lục ngân sách nhà nước theo “Chương” 45

3.2.2 Mã số hóa nội dung phân loại 45

3.2.3 Nguyên tắc hạch toán 45

3.2.4 Danh mục mã Chương 46

3.2.5 Phân loại mục lục ngân sách nhà nước theo “Loại, Khoản” 46

3.2.6 Phân loại mục lục ngân sách nhà nước theo “Mục và Tiểu mục” 51

3.2.7 Phân loại mục lục ngân sách nhà nước theo “Chương trình, mục tiêu và dự án quốc gia” 52

3.2.8 Phân loại mục lục ngân sách nhà nước theo “Nguồn ngân sách nhà nước” 53 3.2.9 Phân loại mục lục ngân sách nhà nước theo “Cấp ngân sách nhà nước” 54

PHỤ LỤC I 55

PHỤ LỤC SỐ II 68

PHỤ LỤC SỐ III 84

4 Câu hỏi 150

CHƯƠNG 2 - KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ VẬT TƯ HÀNG HÓA 151

1 Kế toán vốn bằng tiền 151

1.1 Kế toán tiền mặt (TK 111) 151

1.2 Kế toán tiền gửi ngân hàng (TK 112) 156

1.3 Kế toán tiền đang chuyển (TK 113) 159

2 Kế toán vật tư hàng hoá 161

2.2 Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ 161

2.3 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ 162

2.3.1 Phân loại nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ: 162

2.3.2 Đánh giá nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ 162

2.4 Hạch toán chi tiết NVL, CC – DC 163

2.4.1 Chứng từ, sổ sách sử dụng: 163

2.4.2 Tài khoản sử dụng: 163

2.5 Hạch toán tổng hợp NVL, CC – DC 165

2.5.1 Kế toán nhập kho nguyên vật liệu, công cụ – dụng cụ nhập kho 165

2.5.2 Kế toán xuất kho nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ: 167

2.5.3 Hạch toán nguyên vật liệu tồn kho đến 31/12 169

2.6 Kế toán sản phẩm hàng hoá (TK 155) - Thực hành hạch toán và chứng từ 172 3 Bài tập (sử dụng bài tập chung ở cuối giáo trình) 174

CHƯƠNG 3 - KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH HỮU HÌNH, XÂY DỰNG CƠ BẢN 175

1 Kế toán tài sản cố định (TK 211) 175

1.1 Khái niệm và tiêu chuẩn nhận biết TSCĐ 175

1.1.1 Nhiệm vụ kế toán tài sản cố định 175

1.1.2 Phân loại và đánh giá TSCĐ 175

1.2 Quy định chung khi hạch toán 179

1.2.1 Tài sản cố định hữu hình quy định tại TK 211 “Tài sản cố định hữu hình”

179

1.2.2 Tài sản cố định vô hình quy định tại TK 213 “Tài sản cố định vô hình” 180

1.3 Nội dung, kết cấu tài khoản sử dụng (Tk 211) 180

1.4 Kế toán tăng TSCĐ hữu hình 182

1.4.1 Kế toán tăng, giảm tài sản cố định 182

1.4.2 Kế toán giảm TSCĐ hữu hình 186

2 Kế toán hao mòn TCSĐ (TK 214) 193

2.1 Quy định chung khi hạch toán 193

2.1.1 Khái niệm hao mòn và khấu hao TSCĐ 193

2.1.2 Nguyên tắc hạch toán 193

2.2 Nội dung, kết cấu tài khoản sử dụng 193

2.2.1 Tài khoản sử dụng 193

2.3 Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu 194

2.3.1 Phương pháp hạch toán 194

3 Kế toán XDCB và sửa chữa lớn TSCĐ (TK 241) 195

3.1 Quy định chung khi hạch toán 195

3.2 Nội dung, kết cấu tài khoản sử dụng 195

3.2.1 Tài khoản sử dụng TK 241- Xây dựng cơ bản dở dang 195

3.3 Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu 196

3.3.1 Khi mua sắm TSCĐ phải qua lắp đặt, chạy thử 196

3.3.2 Khi phát sinh các chi phí lắp đặt, chạy thử các TSCĐ: 196

3.3.3 Khi bàn giao TSCĐ đã mua sắm qua lắp đặt, chạy thử, ghi: 197

3.3.4 Khi tạm ứng kinh phí qua Kho bạc để tiến hành hoạt động XDCB, ghi: 197

3.3.5 Khi nhận khối lượng xây dựng, xây lắp hoàn thành do bên nhận thầu bàn giao 197

3.3.6 Trường hợp chuyển thẳng thiết bị không cần lắp đặt đến nơi thi công giao cho bên nhận thầu hoặc bên sử dụng thiết bị 197

3.3.7 Khi trả tiền cho nhà thầu, người cung cấp thiết bị, vật tư, dịch vụ liên quan đến hoạt động đầu tư XDCB 198

3.3.8 Khi xuất thiết bị giao cho nhà nhận thầu 198

3.3.9 Khi phát sinh các khoản chi phí quản lý và chi phí khác liên quan đến hoạt động đầu tư XDCB 198

3.3.10 Khi các chương trình XDCB đã hoàn thành, bàn giao đưa vào sử dụng, được quyết toán 199

3.3.11 Trường hợp đầu tư XDCB bằng nguồn kinh phí hoạt động đến cuối năm có khối lượng xây dựng đã hoàn thành được nghiệm thu và chấp nhận thanh toán thì: 199

3.4 Kế toán chi phí sửa chữa TSCĐ 200

3.4.1 Kế toán chi phí sửa chữa thường xuyên 200

3.4.2 Kế toán chi phí sửa chữa lớn TSCĐ 200

4 Thực hành hạch toán và chứng từ 204

CHƯƠNG 4 - KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THANH TOÁN 205

1 Các quan hệ thanh toán trong đơn vị HCSN 205

1.1 Khái niệm 205

1.2 Nội dung các nghiệp vụ thanh toán 205

1.3 Nguyên tắc kế toán thanh toán 206

1.4 Nhiệm vụ kế toán 206

2 Kế toán các khoản nợ phải thu 206

2.1 Kế toán các khoản phải thu (TK 311) 206

2.1.1 Nội dung các khoản phải thu 206

2.1.2 Nhiệm vụ kế toán 207

2.1.3 Tài khoản 311 - Các khoản phải thu 207

2.1.4 Kế toán các nghiệp vụ chủ yếu 208

2.2 Kế toán tạm ứng (TK 312) 212

2.2.1 Khái niệm và nguyên tắc quản lý 212

2.2.2 Nhiệm vụ kế toán thanh toán tạm ứng 212

2.2.3 Chứng từ kế toán 212

2.2.4 Tài khoản 312 - Tạm ứng 213

2.2.5 Kế toán các nghiệp vụ thanh toán tạm ứng 213

2.3 Kế toán cho vay dự án, viện trợ không hoàn lại (TK 313) 216

2.3.1 Một số qui định 216

2.3.2 Tài khoản 313- Cho vay 216

2.3.3 Phương pháp kế toán tổng hợp các khoản cho vay 216

3 Kế toán thanh toán vốn, kinh phí và các khoản thanh toán nội bộ 217

3.1 Kế toán kinh phí cấp cho cấp dưới (TK 341) 217

3.1.1 Khái niệm và nhiệm vụ kế toán 217

3.1.2 Chứng từ kế toán thanh toán kinh phí cấp cho cấp dưới 218

3.1.3 Tài khoản 341- Kinh phí cấp cho cấp dưới 218

3.1.4 Các nghiệp vụ kế toán chủ yếu 219

3.2 Kế toán các khoản phải thu, phải trả nội bộ (TK 342) 221

3.2.1 Nội dung các khoản thanh toán nội bộ 221

3.2.2 Tài khoản sử dụng: 221

3.2.3 Kế toán các nghiệp vụ chủ yếu 222

4 Kế toán các khoản nợ phải trả 224

4.1 Kế toán nợ phải trả (TK 331) 225

4.1.1 Nội dung các khoản phải trả 225

4.1.2 Nhiệm vụ kế toán các khoản phải trả 225

4.1.3 Tài khoản 331 - Các khoản phải trả 225

4.1.4 Kế toán các nghiệp vụ các khoản phải trả 226

4.2 Kế toán các khoản thanh toán với nhà nước (TK333) 230

4.2.1 Tài khoản 333- Các khoản phải nộp nhà nước, mở thêm 1 TK cấp 2 như sau: 230

4.2.2 Nội dung các khoản thanh toán với ngân sách Nhà nước 230

4.2.3 Nhiệm vụ kế toán 230

4.2.4 Tài khoản sử dụng 230

4.2.5 Phương pháp hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với Nhà nước 231

4.3 Kế toán các khoản thanh toán với CB, VC (TK 334) 242

4.3.1 TK 334 - Phải trả công chức, viên chức 243

4.3.2 TK 335: Phải trả các đối tượng khác 243

4.3.3 Chứng từ kế toán thanh toán 244

4.3.4 Kế toán phải trả công chức, viên chức 247

4.3.5 Kế toán trả tiền lương và các khoản thu nhập khác qua tài khoản cá nhân 248 4.3.6 Phương pháp hạch toán kế toán một số hoạt động kinh tế chủ yếu 249

4.4 Kế toán các khoản phải nộp theo lương (TK 332) 249

4.4.1 Tài khoản 332 - Các khoản phải nộp theo lương 249

4.4.2 Kế toán các nghiệp vụ chủ yếu 250

4.4.3 Kế toán bảo hiểm thất nghiệp 251

5 Thực hành hạch toán và chứng từ 255

CHƯƠNG 5 - KẾ TOÁN NGUỒN KINH PHÍ TRONG ĐƠN VỊ KẾ TOÁN HCSN 256

1 Nguồn vốn hình thành trong đơn vị HCSN 256

1.1 Nguồn kinh phí và hình thành nguồn kinh phí ở đơn vị HCSN 256

1.1.1 Nguồn kinh phí của đơn vị HCSN 256

1.1.2 Hình thành nguồn kinh phí 256

1.2 Nhiệm vụ kế toán nguồn kinh phí 258

2 Kế toán nguồn kinh phí hoạt động (TK 461) 258

2.1 Một số qui định chung 258

2.1.1 Tài khoản sử dụng 259

2.1.2 Phương pháp hạch toán nguồn kinh phí hoạt động 261

3 Kế toán nguồn kinh phí dự án (TK 462) 267

3.1 Kế toán nguồn kinh phí dự án 267

3.1.1 Nguồn kinh phí NSNN cấp 267

3.1.2 Nguồn kinh phí viện trợ theo chương trình, dự án 268

3.2 Kế toán chi dự án 271

4 Kế toán nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (TK 466) 274

5 Kế toán nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của nhà nước (TK 465) 275

5.1 Tài khoản sử dụng 275

5.2 Phương pháp hạch toán 276

6 Kế toán nguồn vốn kinh doanh (TK 411) 280

6.1 Tài khoản sử dụng 280

6.2 Phương pháp hạch toán 280

7 Kế toán quỹ cơ quan (TK 431) 281

8 Kế toán nguồn kinh phí đầu tư XDCB (TK 441) 283

8.1 Tài khoản sử dụng 283

8.2 Phương pháp hạch toán 285

9 Kế toán chênh lệch đánh giá lại tài sản (TK 412) 286

9.2 Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu 287

10 Kế toán chênh lệch thu chi chưa xử lý (TK 421) 287

11 Kế toán chênh lệch tỷ giá (TK 413) 287

11.1 Kế toán chi phí quản lý chung: 288

11.1.1 Hạch toán tài khoản này cần tôn trọng một số quy định sau: 288

11.1.2 Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 642- Chi phí quản lý chung 288

11.1.3 Phương pháp hạch toán kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu 288 12 Thực hành hạch toán và chứng từ 289

CHƯƠNG 6 - BÁO CÁO TÀI CHÍNH 290

1 Mục đích, nội dung lập báo cáo tài chính 290

2 Báo cáo tài chính 290

2.1 Bảng cân đối tài khoản (mẫu B01-H) 290

2.2 Báo cáo tăng giảm TSCĐ (mẫu B03 – H) 290

2.3 Báo cáo kết quả hoạt động sự nghiệp có thu (mẫu B04 – H) 290

2.4 Thuyết minh báo cáo tài chính (mẫu B05 – H) 290

2.6 Chi tiết kinh phí dự án đề nghị quyết toán (F02 -2H) 290

2.7 Tổng hợp kinh phí hoạt động đề nghị quyết toán 290

2.8 Tổng hợp kinh phí dự án đề nghị quyết toán 290

2.9 Bảng tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí (mẫu B02 – H) 290 3 Thực hành hạch toán và chứng từ 326

CHƯƠNG 7 - KÊ KHAI THUẾ ĐỐI VỚI ĐƠN VỊ HCSN CÓ THU 327

1 Kê khai thuế GTGT đối với đơn vị HCSN 327

1.1 TTHC kê khai thuế GTGT 327

1.1.1 Thủ tục hành chính Khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ 327

1.1.2 Thủ tục hành chính Khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp trên GTGT 330

1.2 Bài tập thực hành, các lỗi sai thường gặp và cách khắc phục 332

2 Kê khai thuế TNDN đối với đơn vị HCSN 332

2.1 Thủ tục hành chính về Thuế TNDN (kê khai thuế TNDN) 332

2.1.1 Thủ tục hành chính Khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp 332

2.1.2 Thủ tục hành chính Khai thuế thu nhập doanh nghiệp tính theo tỷ lệ % trên doanh thu 337

2.2 Bài tập thực hành, các lỗi sai thường gặp và cách khắc phục 339

3 Kê khai thuế TNCN đối với đơn vị HCSN 339

3.1 Thủ tục hành chính về Thuế TNDN (kê khai thuế TNCN) 339

3.1.1 Thủ tục hành chính Khai khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công 339

3.1.2 Thủ tục hành chính Khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công 341

3.1.3 Thủ tục hành chính Đăng ký người phụ thuộc (NPT) giảm trừ gia cảnh đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công 343

3.2 Bài tập thực hành, các lỗi sai thường gặp và cách khắc phục 347

BÀI TẬP 348

GIÁO TRÌNH MÔN HỌC KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP Tên môn học: Kế toán hành chính sự nghiệp

Mã môn học: MH28

Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của môn học:

Vị trí: Môn học kế toán Hành chính sự nghiệp (HCSN) là một môn học tự chọn, dành cho những sinh viên có nhu cầu về vị trí việc làm tại các đơn vị sự nghiệp

Tính chất: Môn học kế toán HCSN có chức năng thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về hoạt động kinh tế tài chính phát sinh trong đơn vị HCSN

- Tổ chức được công tác kế toán tại các đơn vị HCSN

- Lập được chứng từ, kiểm tra, phân loại, xử lý chứng từ kế toán ;

- Sử dụng được chứng từ kế toán trong ghi sổ kế toán chi tiết và tổng hợp;

- Lập được các báo cáo tài chính theo quy định

- Kiểm tra đánh giá được công tác kế toán tài chính trong đơn vị HCSN

Về năng lực tự chủ và trách nhiệm:

- Có khả năng tự nghiên cứu, tự học, tham khảo tài liê ̣u liên quan đến môn học để

vâ ̣n dụng vào hoa ̣t động hoc tâ ̣p

- Vận dụng được các kiến thức tự nghiên cứu, học tâ ̣p và kiến thức, kỹ năng đã được học để hoàn thiê ̣n các kỹ năng liên quan đến môn học một cách khoa học, đúng quy đi ̣nh

- Có đạo đức lương tâm nghề nghiệp, có ý thức tổ chức kỷ luật, sức khỏe giúp cho người học sau khi tốt nghiệp có khả năng tìm kiếm việc làm tại các đơn vị HCSN

Nội dung môn học

CHƯƠNG 1 - NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN HCSN

Mã chương MH28-1

 Mục tiêu

- Trình bày được khái niệm và nhiệm vụ, chức năng của kế toán HCSN

- Trình bày được phương pháp tổ chức kế toán trong đơn vị HCSN

- Sử dụng được các tài khoản kế toán

- Phân biệt được các hình thức ghi sổ kế toán

- Phân biệt được mục lục ngân sách

- Sử dụng được mục lục ngân sách Nhà nước

- Tuân thủ các quy định theo luật kế toán

 Nội dung chương

1 Đối tượng, nhiệm vụ và chức năng của kế toán HCSN

1.1 Đơn vị HCSN

- Đơn vị hành chính sự nghiệp là các đơn vị, cơ quan hoạt động bằng nguồn kinh phí do ngân sách Nhà nước hoặc cấp trên cấp phát hoặc bằng nguồn kinh phí khác như hội phí, học phí, viện phí, kinh phí được tài trợ, thu từ hoạt động kinh doanh, dịch vụ, Đó là các đơn vị hành chính sự nghiệp trực thuộc các Bộ, Tổng cục, các cơ quan Đoàn thể, các tổ chức xã hội do trung ương và địa phương quản

lý và các đơn vị trực thuộc lực lương vũ trang

- Đơn vị hành chính sự nghiệp có thể phân loại như sau:

1.1.1 Theo tính chất, các đơn vị HCSN bao gồm:

- Các đơn vị hành chính thuần túy: đó là các cơ quan công quyền trong bộ máy hành chính nhà nước (các đơn vị quản lý hành chính nhà nước)

- Các đơn vị sự nghiệp: sự nghiệp văn hóa, sự nghiệp giáo dục, sự nghiệp y

tế, sự nghiệp kinh tế, sự nghiệp nghiên cứu khoa học,…

- Các tổ chức đoàn thể, xã hội, nghề nghiệp, tổ chức quần chúng,…

1.1.2 Theo phân cấp quản lý tài chính

Đơn vị hành chính sự nghiệp được tổ chức theo hệ thống dọc tương ứng với từng cấp ngân sách nhằm phù hợp với công tác chấp hành ngân sách cấp đó

nhiệm và quyền hạn của các đơn vị kế toán cấp dưới

- Phê chuẩn dự toán quí, năm của các đơn vị cấp dưới

- Tổ chức việc hạch toán kinh tế, việc quản lý vốn trong toàn ngành

- Tổng hợp các báo biểu kế toán trong toàn ngành, tổ chức kiểm tra kế toán

và kiểm tra tài chính đối với đơn vị cấp dưới

+ Đơn vị dự toán cấp II: Trực thuộc đơn vị dự toán đơn vị cấp I chịu sự lãnh đạo trực tiếp về tài chính và quan hệ cấp phát vốn của đơn vị dự toán cấp I Đơn vị dự toán cấp II quản lý phần vốn ngân sách do đơn vị cấp I phân phối bao gồm phần kinh phí của bản thân đơn vị và phần kinh phí của các đơn vị cấp III trực thuộc Định kỳ đơn vị phải tổng hợp chi tiêu kinh phí ở đơn vị và của đơn vị dự toán cấp III báo cáo lên đơn vị dự toán cấp I và cơ quan tài chính cùng cấp

+ Đơn vị dự toán cấp III: Trực thuộc đơn vị dự toán cấp II Chịu sự lãnh đạo trực tiếp về tài chính và quan hệ cấp phát vốn của đơn vị dự toán cấp II, là đơn vị cuối cùng thực hiện dự toán Đơn vị dự toán cấp III trực tiếp sử dụng kinh phí của ngân sách, chấp hành các chính sách về chi tiêu, về hạch toán, tổng hợp chi tiêu kinh phí báo cáo lên đơn vị cấp II và cơ quan tài chính cùng cấp theo định kỳ

- Cần chú ý rằng, đơn vị dự toán (HCSN) có thể chỉ có một cấp hoặc hai cấp

Ở các đơn vị chỉ có một cấp thì cấp này phải làm nhiệm vụ của cấp I và cấp III Ở các đơn vị được tổ chức thành hai cấp thì đơn vị dự toán cấp trên làm nhiệm vụ của đơn vị dự toán cấp I, đơn vị dự toán cấp dưới làm nhiệm vụ của đơn vị cấp III

- Như vậy, đơn vị HCSN rất đa dạng, phạm vi rộng, chi cho hoạt động chủ yếu được thực hiện thông qua nguồn kinh phí của nhà nước cấp phát Đặc điểm nổi bật của đơn vị HCSN là không phải là đơn vị hạch toán kinh tế, chức năng chủ yếu không phải là SXKD mà hoạt động theo mục tiêu, nhiệm vụ của Nhà nước

1.2 Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp tại giáo trình này áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp gồm:

+ Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh tế ngân sách nhà nước, gồm: Cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu, chi ngân sách nhà nước các cấp; Văn phòng Quốc hội; Văn phòng Chủ tịch nước; Văn phòng Chính phủ; Tòa án nhân dân và Viện Kiểm sát nhân dân các cấp; Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh, huyện; Tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị - xã hội nghề nghiệp, tổ chức xã hội,

tổ chức xã hội – nghề nghiệp có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước; Đơn vị sự nghiệp được ngân sách nhà nước đảm bảo một phần hoặc toàn bộ kinh phí; Tổ chức quản lý tài sản quốc gia; Ban Quản lý dự án đầu tư có nguồn kinh phí ngân sách nhà nước; Các Hội, Liên hiệp hội, Tổng hội, các tổ chức khác được ngân sách

+ Đơn vị vũ trang nhân dân, kể cả Tòa án quân sự và Viện kiểm sát quân sự (Trừ các doanh nghiệp thuộc lực lượng vũ trang nhân dân);

+ Đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước (Trừ các đơn vị sự nghiệp ngoài công lập), gồm: Đơn vị sự nghiệp tự cân đối thu, chi; Các Tổ chức phi chính phủ; Hội, Liên hiệp hội, Tổng hội tự cân đối thu chi;

Tổ chức xã hội; Tổ chức xã hội – nghề nghiệp tự thu, tự chi; Tổ chức khác không

sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước

1.3 Đối tượng hạch toán trong đơn vị HCSN

1.3.1 Hoạt động tài chính của đơn vị HCSN

Không như các doanh nghiệp hoạt động với mục tiêu tìm kiếm lợi nhuận, đơn vị HCSN hoạt động theo mục tiêu, nhiệm vụ của Nhà nước Ngoài ra, tùy theo từng loại hình và đặc thù của từng đơn vị mà ở các đơn vị này có tổ chức thêm các hoạt đồng khác nhằm tạo nguồn thu cho đơn vị Có thể thấy hoạt động tài chính của đơn vị HCSN gồm hai mặt sau:

+ Theo dõi, quản lý, sử dụng kinh phí NSNN cấp để thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao

+ Tự huy động vốn và tận dụng cơ sở vật chất kỹ thuật, lao động sẵn có của đơn vị để tổ chức sản xuất kinh doanh dịch vụ

1.3.2 Đối tượng hạch toán kế toán

- Hệ thống Chứng từ kế toán;

- Hệ thống Tài khoản kế toán;

- Hệ thống Sổ kế toán và hình thức kế toán;

- Hệ thống Báo cáo tài chính

1.4 Đặc điểm, chức năng của kế toán HCSN

- Do tính chất, đặc điểm hoạt động của các đơn vị HCSN rất đa dạng, phức tạp, phạm vi rộng và chủ yếu chi cho hoạt động của các đơn vị này được trang trải thông qua nguồn kinh phí cấp phát của Nhà nước Xuất phát từ đặc điểm nguồn kinh phí bảo đảm sự hoạt động theo chức năng của các đơn vị HCSN và yêu cầu tăng cường quản lý kinh tế tài chính của bản thân đơn vị, cơ quan chủ quản mà chế

độ kế toán đơn vị HCSN có những đặc điểm riêng

- Các khoản chi tiêu cho đơn vị HCSN chủ yếu là chi cho tiêu dùng, vì vậy

kế toán phải đảm bảo chấp hành chế độ quản lý tài chính thật nghiêm ngặt Kế toán phải căn cứ vào các tiêu chuẩn định mức để thực hiện các khoản chi tiêu nói chung

và chi tiêu tiền mặt nói riêng

- Thông qua công tác kế toán để kiểm tra, giám sát các khoản chi tiêu và tiến hành phân tích các khoản chi sao cho đảm bảo nhiệm vụ trọng tâm của đơn vị

- Đề xuất những ý kiến, kiến nghị để tăng cường hiệu quả sử dụng vốn ngân sách cấp và nguồn kinh phí khác, tăng cường khai thác nguồn kinh phí khác để đáp ứng nhu cầu chi tiêu của đơn vị

1.5 Nhiệm vụ

- Kế toán HCSN là công việc tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng và quyết toán kinh phí, tình hình sử dụng và quyết toán kinh phí, tình hình quản lý và sử dụng các loại vật liệu, tài sản công, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của nhà nước ở đơn vị

- Kế toán hành chính sự nghiệp có nhiệm vụ:

+ Thu nhập, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được cấp, được tài trợ, được hình thành và tình hình sử dụng kinh phí, sử dụng các khoản thu phát sinh ở đơn vị

+ Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình thu, chi, sử dụng các loại vật tư, tài sản cô ng ở đơn vị, tình hình thu nộp ngân sách,

+ Lập và nộp báo cáo tài chính cho cơ quan quản lý cấp trên theo qui định

2 Tổ chức kế toán trong đơn vị HCSN

2.1 Giới thiệu Chế độ kế toán hiện hành và nội dung dự thảo sửa đổi bổ sung

- Các đơn vị HCSN phải thực hiện Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành kèm theo QĐ 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài chính; Thông tư 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 của Bộ Tài chính hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành kèm theo QĐ 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006

- Năm 2015 Quốc hội đã thông qua Luật Kế toán số 88 thay thế Luật Kế toán

số 03 năm 2003 Theo đó, tại Điều 29 quy định các đơn vị kế toán (trong đó bao gồm các đơn vị hành chính, sự nghiệp) phải lập 04 báo cáo tài chính là (1) Báo cáo tình hình tài chính; (2) Báo cáo kết quả hoạt động; (3) Báo cáo lưu chuyển tiền tệ; (4) Thuyết minh báo cáo tài chính Bên cạnh đó các cơ chế tài chính áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp cũng đã thay đổi (như Luật Ngân sách nhà nước năm 2015 thay thế Luật Ngân sách nhà nước năm 2002; Luật Phí, lệ phí 2015 thay thế Pháp lệnh phí, lệ phí 2001; Nghị định số 16/2015/NĐ-CP thay thế Nghị định số 43/2006/NĐ-CP; quy định về mua sắm tài sản nhà nước theo phương thức tập trung ) Như vậy, chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành theo Quyết định

số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 cần được sửa đổi để đáp ứng yêu cầu mới của cơ chế tài chính, ngân sách và lập được Báo cáo tài chính theo Luật Kế toán

2015 Hiện nay, Thông tư này vẫn chưa ban hành, nên tại giáo trình này vẫn viết theo chế độ kế toán hành chính sự nghiệp hiện hành đồng thời giới thiệu một số nội dung chính được dự thảo sửa đổi, bổ sung để phù hợp với tình hình mới như sau:

 Việc sử dụng, quản lý và in biểu mẫu chứng từ kế toán thực hiện như sau:

- Phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán thuộc loại bắt buộc quy định trong Thông tư đang dự thảo Trong quá trình thực hiện, các đơn vị không được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc

- Đối với mẫu chứng từ kế toán thuộc loại hướng dẫn thì ngoài các nội dung quy định trên mẫu, đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi hình thức mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị

- Đối với các chứng từ chưa quy định tại Thông tư đang dự thảo và các văn bản khác, đơn vị có thể tự thiết kế mẫu chứng từ để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Mẫu chứng từ tự thiết kế phải đáp ứng tối thiểu 7 nội dung quy định tại Điều 16 Luật kế toán

- Mẫu chứng từ in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng, mục nát Séc, Biên lai thu tiền và giấy tờ có giá phải được quản lý như tiền

 Quy định về tài khoản kế toán

* So với quy định hiện hành Hệ thống tài khoản có nhiều sự thay đổi Hệ thống tài khoản đang dự thảo bao gồm 10 loại, trong đó:

- Từ tài khoản loại 1 đến loại 9 dùng để kế toán tài chính phản ánh tình hình: Tài sản, công nợ, nguồn vốn, doanh thu, chi phí, thu nhập khác, chi phí khác, xác định kết quả và tài khoản ngoài bảng của đơn vị trong kỳ kế toán;

- Tài khoản loại 10 dùng để kế toán thu, chi ngân sách nhà nước (gọi tắt là kế toán ngân sách) đối với các đơn vị được ngân sách nhà nước cấp kinh phí Nếu một

nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh mà liên quan đến thu, chi ngân sách nhà nước thì kế toán vừa phải hạch toán kế toán tài chính và đồng thời hạch toán kế toán ngân sách

* Theo quy định tại Quyết định 19/2006/QĐ-BTC hệ thống tài khoản kế toán

áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp do Bộ Tài chính quy định gồm 7 loại,

từ Loại 1 đến Loại 6 là các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản và Loại 0 là các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản Cụ thể:

- Loại 0: Tài khoản ngoài bảng;

- Loại 1: Tên và vật tư;

- Loại 2: Tài sản cố định;

- Loại 3: Thanh toán;

- Loại 4: Nguồn kinh phí;

- Loại 5: Các khoản thu;

- Loại 6: Các khoản chi

 Hệ thống sổ kế toán và hình thức kế toán

Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm

Sổ kế toán gồm: Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết Sổ kế toán tài chính và

sổ kế toán ngân sách Tuỳ theo hình thức kế toán đơn vị áp dụng, đơn vị phải mở đầy đủ các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và thực hiện đầy đủ, đúng các quy định của hình thức kế toán về nội dung, trình tự và phương pháp ghi chép đối với từng mẫu sổ kế toán Các loại sổ tổng hợp (Sổ Cái, Sổ Nhật ký) là các mẫu sổ bắt buộc, các loại sổ kế toán chi tiết, thẻ kế toán chi tiết là mẫu sổ hướng dẫn Riêng sổ kế toán ngân sách phải được phản ánh theo mục lục ngân sách nhà nước đối với việc tiếp nhận và sử dụng tiền ngân sách nhà nước

Các hình thức kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp theo dự thảo, gồm:

- Hình thức kế toán Nhật ký chung;

- Hình thức kế toán Nhật ký- Sổ Cái;

- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ;

- Hình thức kế toán trên máy vi tính

Đơn vị kế toán được phép lựa chọn một trong bốn hình thức sổ kế toán phù hợp và nhất thiết phải tuân thủ mọi nguyên tắc cơ bản quy định cho hình thức sổ kế toán đã lựa chọn về: Loại sổ, số lượng, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ, trình tự và kỹ thuật ghi chép các loại sổ kế toán

 Báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán

- Kỳ hạn lập báo cáo tài chính đối với báo cáo tài chính:

+ Đơn vị phải lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ kế toán năm (thời điểm 31/12) theo quy định của luật Kế toán

+ Trường hợp pháp luật có quy định lập báo cáo tài chính theo kỳ kế toán khác thì ngoài báo cáo tài chính năm đơn vị phải lập cả báo cáo tài chính theo kỳ

kế toán đó;

+ Kỳ hạn lập báo cáo tài chính theo dự thảo có sự khác biệt so vơi quy định hiện hành Cụ thể tại Quyết định 19/2006/QĐ-BTC việc lập báo cáo tài chính như sau:

+ Báo cáo tài chính của các đơn vị hành chính sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước được lập vào cuối kỳ kế toán quý, năm

+ Báo cáo tài chính của các đơn vị, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách được lập vào cuối kỳ kế toán năm;

+ Các đơn vị kế toán khi bị chia, tách, sáp nhập, chấm dứt hoạt động phải lập báo cáo tài chính tại thời điểm quyết định chia, tách, sáp nhập, chấm dứt hoạt động;

Theo Dự thảo báo cáo tài chính năm của đơn vị hành chính, sự nghiệp phải được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc đơn vị cấp trên trong thời hạn

90 ngày, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm theo quy định của pháp luật Đơn vị

kế toán trực thuộc không có tư cách pháp nhân nộp Báo cáo tài chính cho đơn vị cấp trên theo thời hạn do đơn vị cấp trên quy định để phục vụ cho việc tổng hợp Báo cáo tài chính của đơn vị cấp trên

Đối với báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước: Đơn vị lập báo cáo theo kỳ

kế toán năm Số liệu lập báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước hàng năm là số liệu thu, chi của năm ngân sách, tính đến hết thời gian chỉnh lý quyết toán ngân sách nhà nước (ngày 31/01 năm sau) theo quy định của pháp luật về ngân sách nhà nước Báo cáo quyết toán kinh phí nguồn khác: Đơn vị lập báo cáo quyết toán năm Đơn vị phải lập báo cáo quyết toán khi kết thúc kỳ kế toán năm (sau ngày 31/12) Trường hợp pháp luật có quy định lập báo cáo theo kỳ kế toán khác thì ngoài báo cáo quyết toán năm đơn vị phải lập cả báo cáo theo kỳ kế toán đó;

2.2 Nội dung tổ chức công tác kế toán trong đơn vị HCSN

- Tổ chức kế toán trong đơn vị HCSN một cách khoa học và hợp lý không những có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng của công tác kế toán mà còn là nhân tố quan trọng thực hiện tốt quản lý kinh phí và bảo vệ tài sản, tiền vốn của đơn vị, thực hiện tốt vai trò của kế toán là công cụ quản lý tài chính trong đơn vị

- Tổ chức kế toán trong đơn vị HCSN cần đáp ứng nhu cầu sau:

+ Phù hợp với chế độ kế toán hiện hành

+ Phù hợp với đặc điểm hoạt động của đơn vị

+ Phù hợp với khả năng và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán hiện có + Đảm bảo thực hiện đầy đủ những nhiệm vụ và yêu cầu của công tác kế toán và tiết kiệm được chi phí hạch toán

+ Công việc tổ chức kế toán ở đơn vị HCSN thuộc trách nhiệm của phụ trách kế toán đơn vị (Trưởng phòng tài chính kế toán hoặc Kế toán trưởng)

+ Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung

+ Hình thức tổ chức công tác kế toán phân toán

+ Hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán

 Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung

- Theo hình thức này, cả đơn vị chỉ lập một phòng kế toán duy nhất để thực hiện toàn bộ công việc kế toán của đơn vị Ở các bộ phận kinh doanh, dịch vụ,…không có tổ chức kế toán riêng, chỉ bố trí nhân viên hạch toán làm nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra hạch toán ban đầu về các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh, chuyển chứng từ hạch toán ban đầu về phòng kế toán theo định kỳ để phòng

kế toán kiểm tra, ghi chép sổ kế toán

- Ưu điểm: tập trung được thông tin phục vụ cho lãnh đạo nghiệp vụ, thuận tiện cho việc phân công và chuyên môn hóa công tác kế toán, thuận tiện cho việc

cơ giới hóa công tác kế toán, giảm nhẹ biên chế bộ máy kế toán của đơn vị

- Nhược điểm: hạn chế việc kiểm tra, giám sát tại chỗ của kế toán đối với mọi hoạt động của đơn vị; không cung cấp kịp thời thông tin phục vụ cho lãnh đạo

và quản lý ở từng đơn vị, bộ phận phụ thuộc

 Hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán

- Theo hình thức này, ở đơn vị có phòng kế toán trung tâm, các đơn vị phụ thuộc, các bộ phận đều có tổ chức kế toán riêng (viện nghiên cứu có trạm, trại thí nghiệm, cơ quan hành chính có tổ chức bộ phận kinh doanh dịch vụ…)

- Tổ chức kế toán ở các đơn vị, các bộ phận phụ thuộc là đơn vị kế toán phụ thuộc chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ công việc kế toán ở bộ phận mình, kể cả

gửi về phòng kế toán trung tâm

- Phòng kế toán trung tâm chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ các phần hành công việc kế toán phát sinh tại đơn vị, hướng dẫn, kiểm tra công tác kế toán ở bộ phận phụ thuộc, thu nhận, kiểm tra các báo cáo kế toán của bộ phận phụ thuộc gửi lên và tổng hợp số liệu của đơn vị, bộ phận phụ thuộc cùng với báo cáo của đơn vị chính để lập báo cáo kế toán toàn đơn vị

- Ưu điểm: tăng cường vai trò kiểm tra, giám sát tại chỗ của kế toán đối với hoạt động sản xuất sự nghiệp, kinh doanh dịch vụ, ở từng đơn vị, bộ phận phụ thuộc, cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho lãnh đạo và quản lý ở từng đơn vị,

bộ phận phù hợp với việc mở rộng phân cấp quản lý cho từng đơn vị,

- Nhược điểm: không cung cấp thông tin kinh tế kịp thời cho lãnh đạo nghiệp vụ, biên chế bộ máy kế toán chung toàn đơn vị nhiều hơn hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung

 Hình thức tổ công tác kế toán vừa tập chung vừa phân tán

- Có thể minh họa một mô hình tổ chức công tác kế toán ở đơn vị HCSN theo sơ đồ

Sơ đồ 1.1: Mô hình tổ chức công tác kế toán

- Thực chất, hình thức này là kết hợp hai hình thức nói trên nhằm phù hợp với đặc điểm, tính chất của từng đơn vị

2.2.2 Tổ chức hạch toán ban đầu

- Hạch toán ban đầu là công việc khởi đầu của công tác kế toán, nó có ý

Kế toán trưởng (hoặc phụ trách tài chính kế toán)

nghĩa quyết định đối với tính trung thực, tính đứng đắn của số liệu kế toán, song phần lớn công việc hạch toán ban đầu lại do các nhân viên nghiệp vụ trực tiếp thực hiện bằng hạch toán nghiệp vụ (chấm công lao động, phiếu xuất nhập kho, ) Vì vậy, phòng kế toán cần coi trọng việc hướng dẫn, kiểm tra hạch toán ban đầu ở tất

+ Xác định trách nhiệm của những người thực hiện việc ghi chép, hạch toán ban đầu các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh

+ Hướng dẫn cách ghi chép hạch toán ban đầu vào chứng từ nhằm phản ánh đầy đủ, kịp thời nghiệp vụ kinh tế-tài chính phát sinh

+ Phân công nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hướng dẫn, thu nhập và kiển tra các chứng từ hạch toán ban đầu, đông thời chuyển chứng từ ban đầu về phòng

kế toán để kiểm tra và ghi sổ kế toán

2.3 Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán để xác định danh mục tài khoản

sử dụng ở đơn vị

Các đơn vị HCSN phải dựa vào hệ thống tài khoản kế toán đơn vị HCSN ban hành theo QĐ 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài chính; 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 của Bộ Tài chính hướng dẫn sửa đổi,

bổ sung Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành kèm theo QĐ BTC ngày 30/03/2006 và tùy đặc điểm hoạt động của đơn vị để xác định tài sản cần sử dụng, bảo đảm phản ánh đầy đủ toàn bộ hoạt động của đơn vị và quản lý chặt chẽ tài sản vật tư, tiền vốn của đơn vị

19/2006/QĐ-2.3.1 Tài khoản và hệ thống tài khoản kế toán

- Tài khoản kế toán là phương pháp kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian Tài khoản kế toán phản ảnh và kiểm soát thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí do ngân sách nhà nước cấp và các nguồn kinh phí khác cấp, thu, chi hoạt động, kết quả hoạt động và các khoản khác ở các đơn vị hành chính sự nghiệp

- Tài khoản kế toán được mở cho từng đối tượng kế toán có nội dung kinh

tế riêng biệt Toàn bộ các tài khoản kế toán sử dụng trong đơn vị kế toán hình thành hệ thống tài khoản kế toán Bộ Tài chính quy định thống nhất hệ thống tài

khoản kế toán áp dụng cho tất cả các đơn vị hành chính sự nghiệp trong cả nước

Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp do Bộ Tài chính quy định thống nhất về loại tài khoản, số lượng tài khoản, ký hiệu, tên gọi và nội dung ghi chép của từng tài khoản

- Hệ thống tài khoản kế toán hành chính sự nghiệp xây dựng theo nguyên tắc dựa vào bản chất và nội dung hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp có vận dụng nguyên tắc phân loại và mã hóa của hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp và hệ thống tài khoản kế toán nhà nước, nhằm:

+ Đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý và kiểm soát quỹ ngân sách nhà nước, vốn, quỹ công, đồng thời thỏa mãn yêu cầu quản lý và sử dụng kinh phí của từng lĩnh vực, từng đơn vị hành chính sự nghiệp;

+ Phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh của các đơn vị hành chính sự nghiệp thuộc mọi loại hình, mọi lĩnh vực, phù hợp với mô hình tổ chức và tính chất hoạt động;

+ Đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin bằng các phương tiện tính toán thủ công (hoặc bằng máy vi tính…) và thỏa mãn đầy đủ nhu cầu của đơn vị và của cơ quan quản lý Nhà nước

- Hệ thống tài khoản kế toán hành chính sự nghiệp gồm các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản và các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản

+ Các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo các đối tượng kế toán gồm tài sản, nguồn hình thành tài sản và quá trình sử dụng tài sản tại đơn vị hành chính sự nghiệp Nguyên tắc ghi sổ các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản được thực hiện theo phương pháp “ghi kép” nghĩa là khi ghi vào bên Nợ của một tài khoản thì đồng thời phải ghi vào bên Có của một hoặc nhiều tài khoản khác hoặc ngược lại

+ Các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản phản ánh những tài sản hiện

có ở đơn vị nhưng không thuộc quyền sở hữu của đơn vị (như tài sản thuê ngoài, nhận giữ hộ, nhận gia công, tạm giữ…), những chỉ tiêu kinh tế đã phản ánh ở các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản nhưng cần theo dõi để phục vụ cho yêu cầu quản lý, như: Giá trị công cụ, dụng cụ lâu bền đang sử dụng, nguyên tệ các loại, dự toán chi hoạt động được giao…

Nguyên tắc ghi sổ các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản được thực hiện theo phương pháp “ghi đơn” nghĩa là khi ghi vào một bên của một tài khoản thì không phải ghi đối ứng với bên nào của các tài khoản khác

2.3.2 Phân loại hệ thống tài khoản kế toán

- Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp

do Bộ Tài chính quy định gồm 7 loại, từ Loại 1 đến Loại 6 là các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản và Loại 0 là các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản + Tài khoản cấp 1 gồm 3 chữ số thập phân;

+ Tài khoản cấp 2 gồm 4 chữ số thập phân (3 chữ số đầu thể hiện Tài khoản cấp 1, chữ số thứ 4 thể hiện Tài khoản cấp 2);

+ Tài khoản cấp 3 gồm 5 chữ số thập phân (3 chữ số đầu thể hiện Tài khoản cấp 1, chữ số thứ 4 thể hiện Tài khoản cấp 2, chữ số thứ 5 thể hiện Tài khoản cấp 3);

+ Tài khoản ngoài Bảng cân đối tài khoản được đánh số từ 001 đến 009 2.3.3 Lựa chọn áp dụng hệ thống tài khoản

- Các đơn vị hành chính sự nghiệp phải căn cứ vào Hệ thống tài khoản kế toán ban hành tại Quyết định này để lựa chọn hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho đơn vị Đơn vị được bổ sung thêm các Tài khoản cấp 2, cấp 3, cấp 4 (trừ các tài khoản kế toán mà Bộ Tài chính đã quy định trong hệ thống tài khoản kế toán)

để phục vụ yêu cầu quản lý của đơn vị

- Trường hợp các đơn vị cần mở thêm Tài khoản cấp 1 (các tài khoản 3 chữ số) ngoài các Tài khoản đã có hoặc cần sửa đổi, bổ sung Tài khoản cấp 2 hoặc cấp

3 trong Hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính quy định thì phảk được Bộ Tài chính chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện

DANH MỤC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN

1111 Tiền Việt Nam

1121 Tiền Việt Nam từng NH,

KB

1122 Ngoại tệ

1123 Vàng, bạc, kim khí quý, đá

quý

4 121 Đầu tư tài chính ngắn hạn Đơn vị có

phát sinh

1211 Đầu tư chứng khoán ngắn hạn

1218 Đầu tư tài chính ngắn hạn

khác

5 152 Nguyên liệu, vật liệu Mọi đơn vị Chi tiết theo

yêu cầu quản lý

1551 Sản phẩm

1552 Hàng hóa

LOẠI 2: TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

yêu cầu quản lý

2115 Cây lâu năm, súc vật làm việc

và cho sản phẩm

2118 Tài sản cố định khác

2141 Hao mòn TSCĐ hữu hình

2142 Hao mòn TSCĐ vô hình

11 221 Đầu tư tài sản chính dài hạn

2211 Đầu tư chứng khoán dài hạn

LOẠI 3: THANH TOÁN

13 311 Các khoản phải thu Mọi đơn vị Chi tiết theo

yêu cầu quản lý

3111 Phải thu của khách hàng

3113 Thuế GTGT được khấu trừ Đơn vị

được khấu trừ thuế GTGT

31131 Thuế GTGT được khấu trừ

của hàng hóa, dịch vụ

31132 Thuế GTGT được khấu trừ

của TSCĐ

Chi tiết từng đối tượng

3131 Cho vay trong hạn

3132 Cho vay quá hạn

3133 Khoanh nợ cho vay

16 331 Các khoản phải trả Mọi đơn vị Chi tiết từng

22 337 Kinh phí đã quyết toán

chuyển năm sau

3371 Nguyên liệu, vật liệu, công cụ,

PHÍ

hoạt động SXKD

Chi tiết theo từng nguồn

26 412 Chênh lệch đánh giá lại tài Đơn vị có

4218 Chênh lệch thu, chi hoạt động

khác

4311 Quỹ khen thưởng

46111 Nguồn kinh phí thường xuyên

46112 Nguồn kinh phí không thường

xuyên

4612 Năm nay

46121 Nguồn kinh phí thường xuyên

46122 Nguồn kinh phí không thường

xuyên

4613 Năm sau

46131 Nguồn kinh phí thường xuyên

46132 Nguồn kinh phí không thường

kinh doanh HĐ SXKD LOẠI 6: CÁC KHOẢN CHI

38 631 Chi hoạt động sản xuất, kinh

doanh

Đơn vị có hoạt động SXKD

Chi tiết theo động SXKD

39 635 Chi theo đơn đặt hàng của

Nhà nước

Đơn vị có đơn đặt hàng của Nhà nước

phát sinh

6611 Năm trước

66111 Chi thường xuyên

66112 Chi không thường xuyên

6612 Năm nay

66121 Chi thường xuyên

66122 Chi không thường xuyên

6613 Năm sau

66131 Chi thường xuyên

66132 Chi không thường xuyên

4 005 Dụng cụ lâu bền đang sử

dụng

5 007 Ngoại tệ các loại

6 008 Dự toán chi hoạt động

0081 Dự toán chi thường xuyên

0082 Dự toán chi không thường

+ Các đơn vị hành chính sự nghiệp đều phải mở sổ kế toán, ghi chép, quản

lý, bảo quản, lưu trữ sổ kế toán theo đúng quy định của Luật Kế toán, Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán nhà nước và Chế độ kế toán này

+ Đối với các đơn vị kế toán cấp I và cấp II (Gọi tắt là cấp trên) ngoài việc

mở sổ kế toán theo dõi tài sản và sử dụng kinh phí trực tiếp của cấp mình còn phải

mở sổ kế toán theo dõi việc phân bổ dự toán, tổng hợp việc sử dụng kinh phí và quyết toán kinh phí của các đơn vị trực thuộc (đơn vị kế toán cấ II cấp III) để tổng hợp báo cáo tài chính về tình hình sử dụng kinh phí và quyết toán với cơ quan quản

lý cấp trên và cơ quan tài chính đồng cấp

 Các loại sổ kế toán

+ Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm Sổ kế toán gồm: Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết

+ Tùy theo hình thức kế toán đơn vị áp dụng, đơn vị phải mở đầy đủ các sổ

kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và thực hiện đầy đủ, đúng các quy định của hình thức kế toán về nội dung, trình tự và phương pháp ghi chép đối với từng mẫu

sổ kế toán Nhà nước quy định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chép đối với các loại sổ tổng hợp (Sổ Cái, Sổ Nhật ký) quy định mang tính hướng dẫn đối với các loại sổ kế toán chi tiết, thẻ kế toán chi tiết

2.4.2 Các hình thức kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp, gồm:

- Hình thức kế toán Nhật ký chung;

- Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái;

- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ;

- Hình thức kế toán trên máy vi tính

Đơn vị kế toán được phép lựa chọn một trong bốn hình thức sổ kế toán phù hợp và nhất thiết phải thuân thủ mọi nguyên tắc cơ bản quy định cho hình thức sổ

kế toán đã lựa chọn về: Loại sổ, số lượng, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ, trình tự và kỹ thuật ghi chép các loại sổ kế toán

2.4.3 Hình thức kế toán Nhật ký chung

- Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung

+ Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là tất cả các nghiệp

vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung nghiệp vụ kinh tế đó Sau đó lấy số liệu trên Sổ Nhật ký

để ghi vào Sổ Cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Các loại sổ của hình thức kế toán Nhật ký chung

+ Nhật ký chung;

+ Sổ Cái;

+ Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết

- Nội dung và trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chung

+ Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra để ghi vào Sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian Đồng thời căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh cùng loại đã ghi vào Sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Trường hợp đơn vị có mở Sổ, Thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi vào Sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế được ghi vào các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan

+ Cuối tháng (cuối quý, cuối năm) khóa Sổ Cái và các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết Từ các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết lập “Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản Số liệu trên Bảng tổng hợp chi tiết được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản tên Sổ Cái Sau khi kiểm tra, đối chiếu nếu đảm bảo khớp đúng thì số liệu khóa sổ trên Sổ Cái được sử dụng để lập “Bảng Cân đối phát sinh” và báo cáo tài chính

- Về nguyên tắc “Tổng số phát sinh Nợ” và “Tổng số phát sinh Có” trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng “Tổng số phát sinh Nợ” và “Tổng số phát sinh Có” trên Sổ Nhật ký chung cùng kỳ

- Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung được thể hiện trên Sở đồ số 01

TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG

2.4.4 Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái

a) Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái

- Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái là các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được ghi chép kết hợp theo trình tự thời gian và được phân loại, hệ thống hóa theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng 1 quyển sổ kế toán tổng hợp là Sổ Nhật ký – Sổ Cái và trong cùng một quá trình ghi

chép

- Căn cứ đề ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

b) Các loại sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái

- Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán chủ yếu sau:

+ Sổ Nhật ký – Sổ Cái;

+ Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết

c) Nội dung và trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái

- Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái Số liệu của mỗi chứng từ kế toán (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cảe 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho) phát sinh nhiều lần trong một ngày

- Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã được dùng để ghi Sổ Nhật ký – Sổ Cái, được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan

- Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh trong tháng Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh lũy kế từ đầu quý đến cuối tháng này Căn cứ vào số dư đầu tháng và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký – Sổ Cái Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng trong Sổ Nhật ký – Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:

= Tổng số tiền

phát sinh Có của tất cả các tài khoản Tổng số dư Nợ các tài

khoản

= Tổng số dư Có các tài

khoản

- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khóa sổ để cộng số phát sinh

Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng Căn cứ vào số liệu khóa sổ của các đối tượng chi tiết lập “Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và Số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký – Sổ Cái

- Số liệu trên Sổ Nhật ký – Sổ Cái, Thẻ kế toán chi tiết và “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng

để lập Bảng cân đối tài khoản và các báo cáo tài chính khác

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái, được thể hiện trên Sơ đồ số 02

Sơ đồ số 02

TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN

THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ – SỔ CÁI

2.4.5 Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

a) Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

- Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ là việc ghi sổ kế toán tổng hợp được căn cứ trực tiếp từ “Chứng từ ghi sổ” Chứng từ ghi sổ dùng để phân loại, hệ thống hóa và xác định nội dung ghi Nợ, ghi Có của nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh Việc ghi sổ kế toán dựa trên cơ sở Chứng từ ghi sổ sẽ được tách biệt thành hai quá trình riêng biệt:

+ Ghi theo trình tự thời gian nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ

+ Ghi theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên

+ Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết

c) Nội dung và trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

- Hàng ngày hoặc định kỳ, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra để lập Chứng từ ghi sổ Đối với nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh thường xuyên,

có nội dung kinh tế giống nhau được sử dụng để lập “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại” Từ số liệu cộng trên “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại”

để lập Chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong chuyển đến kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán hoặc người được kế toán trưởng ủy quyền ký duyệt sau đó chuyển cho bộ phận kế toán tổng hợp vào Sổ đăng ký Chứng từ ghi

sổ và ghi vào Sổ Cái

- Cuối tháng sau khi đã ghi hết Chứng từ ghi sổ lập trong tháng vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ Cái, kế toán tiến hành khóa sổ Cái để tính ra số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản Trên sổ Cái, tính tổng số tiền các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng Căn cứ vào Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ và Sổ Cái, sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp, đúng số liệu thì sử dụng để lập “Bảng cân đối số phát sinh” và báo cáo tài chính

Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết: Căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc các Chứng

từ kế toán kèm theo “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại” được sử dụng để ghi vào các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản Cuối tháng khóa các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết, lấy số liệu sau khi khóa sổ để lập “Bảng tổng hợp chi tiết” theo từng tài khoản Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Cái Sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp, đúng các số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” của các tài khoản được sử dụng để lập báo cáo tài chính

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ được thể hiện trên Sơ đồ số 03

- Sơ đồ số 03

TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN CHỨNG TỪ GHI SỔ

2.4.6 Hình thức kế toán trên máy vi tính

a) Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính

- Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Có nhiều chương trình phần mềm kế toán khác nhau về tính năng kỹ thuật và tiêu chuẩn, điều kiện áp dụng Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong ba hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây Phần mềm kế toán tuy không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán nhưng phải đảm bảo in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định

- Khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì đơn vị lựa chọn mua hoặc tự xây dựng phần mềm kế toán phù hợp Hình thức kế toán trên máy vi tính án dụng tại đơn vị phải đảm bảo yêu cầu sau:

+ Có đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết để đáp ứng yêu cầu kế toán theo quy định Các sổ kế toán tổng hợp phải có đầy đủ các yếu tố theo quy định của chế độ sổ kế toán

+ Thực hiện đúng các quy định về mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa chữa sổ kế toán theo quy định của Luật Kế toán, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Kế toán

và của Chế độ kế toán này

b) Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính

- Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại