Thiết kế báo biểu

Tạo báo biểu với công cụ Report Wizard, tạo biểu đồ trong báo biểu, thiết kế báo biểu

Trang 2

Phòng chuyên môn

Bài 1: Thiết kế Báo biểu (Report)

Trang 3

Trang 4

Khái niệm về Báo biểu

Trang 5

Ý nghĩa của Báo biểu

• Dùng để trình bày thông tin theo nhiều định dạng khác

nhau

• Có thể vừa thể hiện dữ liệu chi tiết vừa thể hiện số liệu

thống kê.

Trang 6

Phân loại Báo biểu

• Báo biểu chi tiết dạng Tabular

• Báo biểu chi tiết dạng Columnar

• Báo biểu tổng hợp nhóm và thống kê

Trang 7

Báo biểu dạng Tabular

• Dữ liệu của Báo biểu được trình bày trên nhiều dòng,

mỗi dòng là một mẩu tin trong bảng

Trang 8

Báo biểu dạng Columnar

• Dữ liệu của Báo biểu được trình bày trên từng cột (một

cột hiển thị nhãn và một cột hiển thị dữ liệu)

Trang 9

Báo biểu tổng hợp

• Dữ liệu của Báo biểu được trình bày theo từng nhóm và

tính toán, thống kê trên từng nhóm

Trang 11

Report Header/Footer

• Report Header: Tiêu đề của báo biểu, chỉ xuất hiện một

lần trên trang đầu tiên ở đầu trang

Để tắt/mở Report Header :

View Æ Report Header/Footer

Trang 12

Report Header/Footer

• Report Footer: cuối báo biểu, chỉ xuất hiện một lần trên

trang cuối cùng ở cuối trang

Để tắt/mở Report Footer :

View Æ Report Header/Footer

Trang 15

Group Header/Footer

• Group Header: Đầu nhóm, xuất hiện ở đầu của mỗi

nhóm (chỉ có trong báo cáo tổng hợp có gom nhóm dữ liệu)

• Group Footer: Cuối nhóm, xuất hiện ở cuối của mỗi

nhóm (chỉ có trong báo cáo tổng hợp có gom nhóm dữ liệu)

Trang 16

• Ví dụ về các thành phần trên báo biểu

Trang 17

Trang 1

Trang 18

Trang 2

Trang 19

Nguồn dữ liệu cho báo biểu

• Nguồn dữ liệu từ một bảng

Trang 20

Nguồn dữ liệu cho báo biểu

• Nguồn dữ liệu từ nhiều bảng

Trang 21

Trang 22

Tạo Báo biểu với công cụ Wizard

Trang 23

Các bước chuẩn bị

− Xác định thông tin được trình bày theo dạng nào?

− Nếu báo biểu có phân nhóm, cần xác định thêm:

• Có bao nhiêu nhóm?

• Nhóm theo thông tin nào?

− Thành phần nào của báo biểu được sử dụng

− Xác định các bảng dùng làm nguồn dữ liệu cho báo biểu

Trang 24

Tạo báo biểu đơn giản

• Bước 1: Tạo mới báo biểu

− Trong cửa sổ Database,

Trang 25

• Bước 1: Tạo mới báo biểu (tt)

− Nếu nhấn nút New thì xuất hiện

của sổ New Report, chọn

Report wizard và nhấn nút OK

Trang 26

• Bước 2: Tạo nguồn dữ liệu cho báo biểu

− Chọn bảng cần lấy dữ

liệu và lựa chọn các Field

cần hiển thị trên báo biểu

− Nếu dữ liệu được lấy từ

nhiều bảng thì nên tạo

Query làm nguồn cho

báo biểu

Trang 27

• Bước 3: Lựa chọn hình thức trình bày dữ liệu

− Ở bước này hủy bỏ các

nhóm đã chọn để tạo 1

báo biểu đơn giản

Trang 28

• Bước 4: Lựa chọn Field cần sắp xếp dữ liệu (nếu cần)

Trang 29

• Bước 5: Lựa chọn dạng hiển thị báo biểu

− Lựa chọn báo biểu dạng

Tabular, Columnar hay

Justified

− Lựa chọn cách trình bày

báo biểu trên khổ giấy

dọc hay khổ giấy ngang

Trang 30

• Bước 6: Lựa chọn định dạng cho báo biểu

− Lựa chọn một trong các

định dạng có sẵn

Trang 31

• Bước 7: Xác định tiêu đề cho báo biểu

− Nhập nội dung chuỗi tiêu

đề cho báo biểu và nhấn

Finish để hoàn tất

Trang 32

Trang 33

Minh họa

Trang 34

Tạo báo biểu có 1 nhóm

• Bước 1: Tạo mới báo biểu

Trang 35

Report wizard và nhấn nút OK

Trang 36

• Bước 2: Tạo nguồn dữ liệu cho báo biểu

− Chọn bảng cần lấy dữ

liệu và lựa chọn các Field

cần hiển thị trên báo biểu

− Nếu dữ liệu được lấy từ

nhiều bảng thì nên tạo

Query làm nguồn cho

báo biểu

Trang 37

• Bước 3: Lựa chọn hình thức nhóm dữ liệu

− Lựa chọn hình thức

nhóm dữ liệu theo bảng

nào (nếu lấy dữ liệu từ

nhiều bảng)

Trang 38

• Bước 4: Lựa chọn Field cần tạo nhóm

Trang 39

• Bước 5: Lựa chọn Field cần sắp xếp dữ liệu (nếu cần)

Trang 40

• Bước 6: Lựa chọn dạng hiển thị báo biểu

− Lựa chọn dạng báo biểu

trong Layout

− Lựa chọn cách trình bày

báo biểu trên khổ giấy

dọc hay khổ giấy ngang

Trang 41

• Bước 7: Lựa chọn định dạng cho báo biểu

− Lựa chọn một trong các

định dạng có sẵn

Trang 42

• Bước 8: Xác định tiêu đề cho báo biểu

− Nhập nội dung chuỗi tiêu

đề cho báo biểu và nhấn

Finish để hoàn tất

Trang 43

Trang 44

Minh họa

Trang 46

Trang 47

Thiết kế Báo biểu với Report Design

• Chọn nguồn dữ liệu

• Sử dụng Field List

• Các đối tượng cơ bản

• Định dạng Font, màu sắc, kẻ khung

• Đưa dữ liệu từ nguồn lên báo biểu

• Tạo nhóm và thao tác trên nhóm

• Một số kỹ thuật trên báo biểu

• Sử dụng các hàm tính toán, thống kê

• Sử dụng TextBox tạm để tính toán

Trang 48

Các bước tạo báo biểu

Trang 49

Design View và nhấn nút OK

Trang 51

• Bước 3: Xác định nguồn dữ liệu

− Click phải lên giao điểm giữa 2 cây thước và chọn Properties

− Xác định nguồn dữ liệu trong thuộc tính Record Source

Trang 52

Các thanh công cụ cơ bản

• Thanh Report Design

• Thanh Toolbox

• Thanh Formatting Form/Report

• Cửa sổ thuộc tính – Properties Windows

• Tên thuộc tính

• Giá trị của thuộc tính

Trang 53

Chọn nguồn dữ liệu

Trang 55

Dữ liệu lấy từ hai bảng trở lên

• Nếu đã tạo trước Query làm nguồn cho báo biểu

Trang 56

• Nếu chưa tạo trước Query làm nguồn cho báo biểu

− Nhấn nút … để mở cửa sổ thiết kế

Query làm nguồn có báo biểu

Trang 57

• Trong cửa sô thiết kế Query, lựa chọn các Field cần

hiển thị trên báo biễu

Trang 58

• Sao khi tạo Query, đóng cửa sổ thiết kế và xác nhận

đồng ý để đưa câu lệnh vừa tạo làm nguồn cho báo

biểu

Trang 59

• Sau khi xác nhận đồng ý

Trang 60

− Sử dụng Field List để hiển thị dữ

liệu trên báo biểu

− Chọn View Æ Field List để tắt/mở

cửa sổ Field List

− Số lượng cũng như tên Field xuất

hiện trong Field phụ thuộc vào

nguồn dữ liệu đã chọn

Trang 61

Sử dụng Field List

• Chọn Field cần hiển thị trong Field List và kéo thả vào vị

trí phù hợp trên báo biểu

Trang 62

Chọn nguồn dữ liệu

Minh họa

Trang 63

Các đối tượng cơ bản

Trang 64

− Chọn điều khiển Label trên ToolBox và vẽ vào báo biểu

− Nhập nội dung cho Label

Trang 69

Vẽ khung – Line, Rectangle

• Vẽ các đường thẳng và khung viền trên báo biểu

• Thiết kế:

− Chọn điều khiển Line hoặc Box trên ToolBox và vẽ vào báo biểu

Trang 71

Ngắt trang – Page Break

mới tính từ vị trí thiết lập Page Break

− Sử dụng điều khiển Page Break

− Sử dụng thuộc tính Force New Page

Trang 72

• Sử dụng điều khiển Page Break

− Chọn điều khiển Page Break trên ToolBox và vẽ vào vị trí cần ngắt trang trên báo biểu.

Trang 73

• Sử dụng thuộc tính Force New Page

− Mở cửa sổ thuộc tính của thành

phần cần ngắt trang (ví dụ: MAKH

Footer)

− Thiết lập giá trị cho thuộc tính Force

New Page là After section

Trang 74

Định dạng Font, màu sắc, kẻ khung

• Sử dụng thanh công cụ định dạng của Access

• Sử dụng cửa sổ thuộc tính của điều khiển cần định

dạng

Trang 75

Các đối tượng cơ bản

Minh họa

Trang 76

Đưa dữ liệu từ nguồn lên báo biểu

Trang 79

Sử dụng Label và TextBox

• Sử dụng điều khiển Label và TextBox trên ToolBox

− Chọn điều khiển TextBox vẽ vào báo biểu

− Nhập lại nội dung cho Label

− Xác định Field cần hiển thị trong thuộc tính Control Source của Text Box

Trang 80

Vị trí của các đối tượng ở Design

• Xác định xem các thành phần nào của báo biểu sẽ được

Trang 81

Cách thể hiện dữ liệu ở View

• Vị trí của đối tượng trên các thành phần ở Design sẽ

xác định cách thể hiện dữ liệu ở chế độ View

• Chuyển đổi giữa Design và View:

− Chọn View Æ Design View / Print Preview

− Sử dụng nút Preview trên thanh ToolBar

Trang 82

Cách thể hiện dữ liệu ở View

• Ví dụ 1:

Trang 83

Vị trí của các đối tượng ở Design

• Ví dụ 2:

Trang 84

Đưa dữ liệu từ nguồn lên báo biểu

Minh họa

Trang 85

Tạo nhóm và thao tác trên nhóm

Trang 87

Thêm nhóm

• Có thể thêm nhiều nhóm vào trong cùng một báo biểu

− Mức độ ưu tiên cho nhóm trên cùng trước (từ trên xuống dưới)

− Chỉ có từ 1 đến 3 nhóm

Trang 88

Thêm nhóm

• Có thể thêm nhiều nhóm vào trong cùng một báo biểu

− Mức độ ưu tiên cho nhóm trên cùng trước (từ trên xuống dưới)

− Chỉ có từ 1 đến 3 nhóm

Trang 89

Thêm nhóm

• Ví dụ:

Trang 90

Thêm nhóm

• Ví dụ:

Trang 91

Đổi nhóm

• Chọn View Æ Sorting and Grouping và thay đổi lại các

nhóm đã tạo

Trang 93

Xóa nhóm

− Chọn nhóm cần xóa

− Nhấn phím Delete

Trang 95

− Chọn điều khiển TextBox trên ToolBox và vẽ vào bá biểu

− Nhập công thức tính toán cho TextBox trong thuộc tính Control Source

Trang 99

Tính toán đầu/cuối nhóm

kiện để tạo các biểu thức tính toán có điều kiện

Trang 101

Tính toán đầu/cuối nhóm

• Ví dụ:

=Sum(IIF([Phai]=Yes, 1, 0))

Trang 102

Tạo nhóm và thao tác trên nhóm

Minh họa

Trang 103

Một số kỹ thuật trên báo biểu

Trang 111

Đánh số thứ tự cho nhóm

• Ví dụ:

Số thứ tự

Trang 112

Đánh số thứ tự cho dữ liệu chi tiết

không có nhóm

− Control Source: = 1

− Running Sum: Over All

Trang 113

• Ví dụ:

Control Source: =1

Running Sum: Over All

Trang 115

có nhóm

− Control Source: = 1

− Running Sum: Over Group

Trang 117

• Ví dụ:

Số thứ tự

Trang 118

Đánh số thứ tự

Minh họa

Trang 119

Ngắt trang

Trang 121

Ngắt trang

• Sử dụng điều khiển Page Break

Trang 123

Ngắt trang

Minh họa

Trang 124

Che dữ liệu trùng

Trang 125

− Sắp sếp dữ liệu trên báo biểu theo thông tin cần che dữ liệu trùng

− Chọn điều khiển cần che dữ liệu trùng

− Thiết lập giá trị cho thuộc tính Hide Duplicates là True

Trang 126

Trang 127

Trang 128

Minh họa

Trang 129

− Vẽ TextBox tại vị trí phù hợp ở Page Footer

− Nhập giá trị cho thuộc tính Control Source của TextBox theo công thức: =[Page] & “/” & [Pages]

Trang 130

Chèn số trang

Trang 131

Trang 132

− Chọn Insert Æ Page Numbers…

− Lựa chọn các thông tin cần thiết

• Format

• Position

• Alignment

Trang 133

Minh họa

Trang 135

Chèn ngày giờ

Trang 136

Trang 137

− Chọn Insert Æ Date and Time

− Lựa chọn các thông tin

• Include Date

• Include Time

Trang 138

Minh họa

Trang 143

Sử dụng TextBox tạm để tính toán

− Nếu sử dụng cách đánh số thứ tự thông thường thì ta được kết quả như sau

Trang 144

− Trường hợp này phải sử dụng TextBox tạm

− Tạo thêm nhóm cho báo biểu theo MaSV

Trang 145

TextBox tạm:

Name: STT Control Source: =1 Running Sum: Over Group

Trang 146

− Thu nhỏ kích thước của TextBox tạm (Height = 0)

− Thu nhỏ kích thước của vùng Group Header

Trang 147

- Thu nhỏ kích thước của TextBox tạm

- Thu nhỏ kích thước của MaSV Header

Trang 148

Trang 149

Trang 150

Sử dụng TextBox tạm

Minh họa

Trang 151

Trang 152

Tạo Biểu đồ trong Báo biểu

dễ thống kê, so sánh

Trang 153

• Ví dụ:

Trang 154

Trang 155

Tạo biểu đồ bằng Wizard

− Nếu dữ liệu được lấy từ nhiều bảng phải tạo Query làm nguồn dữ liệu cho biểu đồ

trên báo biểu

Trang 156

Trang 157

biểu đồ

Trang 158

Trang 159

đồ

Các Field có thể lựa chọn

Field được

hiển thị

Xem trước biểu đồ

Trang 160

đồ

Trang 161

Trang 162

Trang 163

Trang 164

Minh họa

Trang 165

Định dạng biểu đồ

Trang 166

− Nhấn chuột phải lên biểu đồ chọn Chart Object Æ Edit

− Nhấn chuột phải lên biểu đồ chọn:

• Chart type: thay đổi dạng biểu đồ

• Chart option: định dạng các thành phần trên biểu đồ

Trang 167

Trang 169

− Size mode

− Row Source

− Link Child Fields

− Link Master Fields

Trang 170

Nhúng biểu đồ vào báo biểu

Footer

thông qua thuộc tính:

− Link Child Fields

− Link Master Fields

Trang 171

Trang 173

Trang 175

− Bước 4: Liên kết biểu đồ với báo biểu thông qua thuộc tính:

• Link Child Fields: MaMH

• Link Master Fields: MaMH

Trang 176

Minh họa

Trang 177

HẾT

Định dạng
Số trang	177
Dung lượng	1,25 MB