Luận văn thạc sỹ - Kiểm soát nội bộ quy trình thu chi tiền mặt tại Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh tỉnh Hưng Yên

Trong bối cảnh nền kinh tế thế giới đang phải đối mặt với nhiều khó khăn thách thức do căng thẳng thương mại Mỹ - Trung và tiến trình Brexit bế tắc, thị trường tài chính toàn cầu diễn biến phức tạp, chứa đựng nhiều rủi ro, các doanh nghiệp cũng như ngân hàng ngày càng quan tâm hơn đến quản trị rủi ro và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) nhằm giúp tổ chức ngăn ngừa, hạn chế rủi ro và tăng hiệu quả hoạt động của tổ chức. Ngành ngân hàng được coi là “trụ cột” của nền kinh tế thì với vai trò quản lý nhà nước trong lĩnh vực ngân hàng, NHNN phải đảm bảo an toàn cho cả hệ thống ngân hàng. Tuy nhiên, những năm gần đây hoạt động ngân hàng có nhiều bất ổn, nhiều vụ mất tiền xảy ra ở các ngân hàng như vụ mất 245 tỷ đồng của khách hàng gửi tiết kiệm xảy ra tại NH Eximbank Chi nhánh TP HCM hay vụ mất 170 tỷ đồng của hai khách hàng gửi tiền mặt vào tài khoản tại PGD Đông Đô, chi nhánh NHTMCP Việt Á...và nhiều vụ thiếu mất tiền khác. Điều này cho thấy sự buông lỏng, yếu kém trong kiểm soát, quản lý dẫn đến những thiệt hại vô cùng lớn đối với khách hàng và ngân hàng, làm ảnh hưởng đến hoạt động của cả hệ thống các ngân hàng. Hoạt động thu, chi tiền mặt tại NHNN Chi nhánh tỉnh Hưng Yên diễn ra hàng ngày với số lượng thu, chi lớn gồm cả tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông và tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông (TCLT), cả tiền Cotton và tiền Polymer với các mệnh giá khác nhau. Đặc biệt là vào dịp Tết Dương lịch và Tết Nguyên đán, số lượng tiền thu, chi nhiều chủ yếu là mệnh giá tiền nhỏ. Vấn đề đặt ra là làm thế nào để ngăn ngừa rủi ro, gian lận đối với hoạt động thu, chi tiền mặt tại Chi nhánh. Đó cũng là lý do để tác giả lựa chọn đề tài “ Kiểm soát nội bộ quy trình thu chi tiền mặt tại Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh tỉnh Hưng Yên” làm đề tài luận văn thạc sỹ. Đề tài đi sâu nghiên cứu những vấn đề liên quan đến KSNB quy trình thu, chi tiền mặt tại NHNN Chi nhánh tỉnh Hưng Yên giai đoạn năm 2016 đến năm 2018 mang một ý nghĩa thiết thực. Kết cấu của luận văn gồm có 4 chương: Chương 1: Giới thiệu đề tài nghiên cứu Chương 2: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ quy trình thu, chi tiền mặt tại NHNN Chi nhánh Chương 3: Phân tích thực trạng kiểm soát nội bộ quy trình thu chi tiền mặt tại NHNN Chi nhánh tỉnh Hưng Yên. Chương 4: Thảo luận kết quả nghiên cứu, các giải pháp và kết luận về KSNB quy trình thu, chi tiền mặt tại NHNN Chi nhánh tỉnh Hưng Yên.

- -NGUYỄN THỊ BÍCH HỒNG

KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH THU, CHI TIỀN MẶT TẠI NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC

CHI NHÁNH TỈNH HƯNG YÊN

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

HÀ NỘI – 2019

- -NGUYỄN THỊ BÍCH HỒNG

KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH THU, CHI TIỀN MẶT TẠI NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC

CHI NHÁNH TỈNH HƯNG YÊN

CHUYÊN NGÀNH: KẾ TOÁN, KIỂM TOÁN & PHÂN TÍCH

MÃ NGÀNH: 8340301

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

Người hướng dẫn khoa học:

PGS.TS PHAN TRUNG KIÊN

HÀ NỘI – 2019

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học độc lập của tôi Mọi

số liệu, kết quả trình bày trong luận văn là trung thực, có nguồn gốc rõ ràng và chưađược ai công bố trong bất cứ một công trình nào khác

Tác giả luận văn

Nguyễn Thị Bích Hồng

Tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Ban giám hiệu và Quý thầy cô Viện đàotạo sau Đại học, Viện Kế toán, Kiểm toán, các khoa phòng liên quan trường Đại họcKinh tế quốc dân đã tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong suốt thời gian học tập vànghiên cứu tại trường Các thầy cô đã tận tụy truyền đạt những kiến thức quý giá,

hỗ trợ cho tôi trong suốt thời gian học tập tại trường, cũng như thời gian thực hiệnluận văn này

Đặc biệt, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy giáo PGS.TS PhanTrung Kiên, thầy đã tận tình hướng dẫn tôi thực hiện và hoàn thành luận văn caohọc này

Tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của ban lãnh đạo Ngân hàng Nhà nuớcChi nhánh tỉnh Hưng Yên, cũng như các bạn bè, đồng nghiệp, gia đình đã hỗ trợ vàtạo mọi điều kiện giúp tôi hoàn thành được luận văn này

Do thời gian và trình độ còn hạn chế nên luận văn chắc chắn không thể tránhkhỏi thiếu sót, tôi rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của Quý thầy cô, bạn

bè, cùng toàn thể những ai quan tâm đến vấn đề nghiên cứu của đề tài

Tác giả luận văn

Nguyễn Thị Bích Hồng

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC NHỮNG TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG, BIỂU MẪU, HÌNH

TÓM TẮT LUẬN VĂN i

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1

1.1 Tính cấp thiết của đề tài 1

1.2.Tổng quan tình hình nghiên cứu 2

1.3 Mục tiêu nghiên cứu 4

1.4 Câu hỏi nghiên cứu 4

1.5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5

1.6 Phương pháp nghiên cứu 5

1.7 Ý nghĩa của đề tài nghiên cứu 6

1.8 Kết cấu của đề tài nghiên cứu 6

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH THU, CHI TIỀN MẶT TẠI NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC CHI NHÁNH 7

2.1 Những lý luận chung về kiểm soát nội bộ 7

2.1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ 7

2.1.2 Các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ 9

2.2 Đặc điểm chung về hoạt động thu, chi tiền mặt tại Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ảnh hưởng tới kiểm soát nội bộ 20

2.2.1 Đặc điểm của Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương 20

2.2.2 Đặc điểm của hoạt động thu chi tiền mặt tại NHNN Chi nhánh ảnh hưởng tới kiểm soát nội bộ 21

2.2.3 Mục tiêu và rủi ro trong quy trình thu chi tiền mặt tại NHNN Chi nhánh 23

2.3 Cơ sở đánh giá kiểm soát nội bộ quy trình thu chi tiền mặt trong Ngân

hàng Nhà nước 29

2.3.1 Khái quát về hiệu lực kiểm soát và yêu cầu đánh giá hiệu lực 29

2.3.2 Nguyên tắc đánh giá kiểm soát nội bộ 30

2.3.3 Cơ sở đánh giá hiệu lực kiểm soát nội bộ quy trình thu chi trong NHNN 32

Kết luận chương 2 39

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH THU, CHI TIỀN MẶT TẠI NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC CHI NHÁNH TỈNH HƯNG YÊN 40

3.1 Tổng quan về Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh Hưng Yên 40

3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 40

3.1.2 Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của NHNN Chi nhánh tỉnh Hưng Yên 41

3.1.3 Cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của Phòng Tiền tệ, Kho quỹ & Hành chính 44

3.2 Đặc điểm hoạt động thu, chi tiền mặt tại NHNN Chi nhánh tỉnh Hưng Yên 45

3.2.1 Đặc điểm hoạt động thu tiền mặt 45

3.2.2 Đặc điểm hoạt động chi tiền mặt 46

3.3 Thực trạng kiểm soát nội bộ quy trình thu, chi tiên mặt tại NHNN Chi nhánh tỉnh Hưng Yên 47

3.3.1 Kiểm soát nội bộ đối với hoạt động thu 47

3.3.2 Kiểm soát nội bộ đối với hoạt động chi 61

Kết luận chương 3 73

CHƯƠNG 4: THẢO LUẬN KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU, CÁC GIẢI PHÁP VÀ KẾT LUẬN VỀ KSNB QUY TRÌNH THU CHI TIỀN MẶT TẠI NHNN CHI NHÁNH TỈNH HƯNG YÊN 74

4.1 Thảo luận kết quả nghiên cứu về kiểm soát nội bộ quy trình thu, chi tiền mặt tại Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh tỉnh Hưng Yên 74

4.2.1 Giải pháp hoàn thiện KSNB quy trình thu tiền mặt 79

4.2.2 Giải pháp hoàn thiện KSNB quy trình chi tiền mặt 83

4.2.3 Một số đề xuất, kiến nghị nhằm thực hiện tốt các giải pháp 86

4.3 Đóng góp của Luận văn 88

4.4 Những hạn chế và một số gợi ý cho các nghiên cứu trong tương lai 88

4.4.1 Hạn chế 88

4.4.2 Một số gợi ý cho các nghiên cứu trong tương lai 89

Kết luận chương 4 90

KẾT LUẬN 91 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

Từ viết tắt Từ viết đầy đủ

BẢNG

Bảng 3.1 Tình hình thu tiền mặt từ các TCTD, KBNN giai đoạn 2016 - 2018 45

Bảng 3.2 Tình hình chi tiền mặt cho các TCTD, KBNN giai đoạn 2016 -2018 47

Bảng 3.3 Quy trình thu tiền mặt từ các TCTD, KBNN 48

Bảng 3.4 Phụ cấp trách nhiệm theo vị trí việc làm 54

Bảng 3.5: Tổng hợp số lần tự kiểm tra, giám sát hoạt động kho quỹ 61

Bảng 3.6: Quy trình chi tiền mặt cho các TCTD, KBNN 62

BIỂU MẪU Biểu mẫu 2.1: Mẫu giấy niêm phong bó tiền VND 36

Biểu mẫu 2.2: Niêm phong bao tiền VND 36

HÌNH Hình 3.1 Cơ cấu tổ chức của NHNN chi nhánh tỉnh Hưng Yên 42

Hình 3.2: Giấy nộp tiền (Đủ TCLT) 50

Hình 3.3: Bảng kê nộp tiền (Đủ TCLT) 51

Hình 3.4: Giấy nộp tiền (Không đủ TCLT) 52

Hình 3.5: Bảng kê nộp tiền (Không đủ TCLT) 53

Hình 3.6a: Séc lĩnh tiền mặt – mặt trước 64

Hình 3.6b: Séc lĩnh tiền mặt – mặt sau 65

Hình 3.7: Bảng kê các loại tiền chi 65

Hình 3.8: Phiếu chi tiền 67

Hình 3.9: Bảng kê các loại tiền chi 68

- -NGUYỄN THỊ BÍCH HỒNG

KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH THU, CHI TIỀN MẶT TẠI NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC

CHI NHÁNH TỈNH HƯNG YÊN

CHUYÊN NGÀNH: KẾ TOÁN, KIỂM TOÁN & PHÂN TÍCH

MÃ NGÀNH: 8340301

TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ

HÀ NỘI – 2019

TÓM TẮT LUẬN VĂN

Trong bối cảnh nền kinh tế thế giới đang phải đối mặt với nhiều khó khănthách thức do căng thẳng thương mại Mỹ - Trung và tiến trình Brexit bế tắc, thịtrường tài chính toàn cầu diễn biến phức tạp, chứa đựng nhiều rủi ro, các doanhnghiệp cũng như ngân hàng ngày càng quan tâm hơn đến quản trị rủi ro và xây dựng

hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) nhằm giúp tổ chức ngăn ngừa, hạn chế rủi ro vàtăng hiệu quả hoạt động của tổ chức Ngành ngân hàng được coi là “trụ cột” của nềnkinh tế thì với vai trò quản lý nhà nước trong lĩnh vực ngân hàng, NHNN phải đảmbảo an toàn cho cả hệ thống ngân hàng

Tuy nhiên, những năm gần đây hoạt động ngân hàng có nhiều bất ổn,nhiều vụ mất tiền xảy ra ở các ngân hàng như vụ mất 245 tỷ đồng của kháchhàng gửi tiết kiệm xảy ra tại NH Eximbank Chi nhánh TP HCM hay vụ mất

170 tỷ đồng của hai khách hàng gửi tiền mặt vào tài khoản tại PGD Đông Đô,chi nhánh NHTMCP Việt Á và nhiều vụ thiếu mất tiền khác Điều này chothấy sự buông lỏng, yếu kém trong kiểm soát, quản lý dẫn đến những thiệt hại

vô cùng lớn đối với khách hàng và ngân hàng, làm ảnh hưởng đến hoạt độngcủa cả hệ thống các ngân hàng

Hoạt động thu, chi tiền mặt tại NHNN Chi nhánh tỉnh Hưng Yên diễn

ra hàng ngày với số lượng thu, chi lớn gồm cả tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông

và tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông (TCLT), cả tiền Cotton và tiềnPolymer với các mệnh giá khác nhau Đặc biệt là vào dịp Tết Dương lịch vàTết Nguyên đán, số lượng tiền thu, chi nhiều chủ yếu là mệnh giá tiền nhỏ Vấn đề đặt ra là làm thế nào để ngăn ngừa rủi ro , gian lận đối với hoạt độngthu, chi tiền mặt tại Chi nhánh

Đó cũng là lý do để tác giả lựa chọn đề tài “ Kiểm soát nội bộ quy trình thu

chi tiền mặt tại Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh tỉnh Hưng Yên” làm đề tài luận

văn thạc sỹ Đề tài đi sâu nghiên cứu những vấn đề liên quan đến KSNB quy trìnhthu, chi tiền mặt tại NHNN Chi nhánh tỉnh Hưng Yên giai đoạn năm 2016 đến năm

2018 mang một ý nghĩa thiết thực

Kết cấu của luận văn gồm có 4 chương:

Chương 1: Giới thiệu đề tài nghiên cứu

Chương 2: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ quy trình thu, chi tiền mặt tạiNHNN Chi nhánh

Chương 3: Phân tích thực trạng kiểm soát nội bộ quy trình thu chi tiền mặttại NHNN Chi nhánh tỉnh Hưng Yên

Chương 4: Thảo luận kết quả nghiên cứu, các giải pháp và kết luận về KSNBquy trình thu, chi tiền mặt tại NHNN Chi nhánh tỉnh Hưng Yên

Nội dung chương 2: Tác giả hệ thống những vấn đề chung về KSNB baogồm khái niệm kiểm soát nội bộ, mục tiêu của KSNB và các yếu tố cấu thànhKSNB (5 yếu tố: Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thôngtin và truyền thông, giám sát) Đồng thời tác giả nêu ra những đặc điểm và nhữngrủi ro của hoạt động thu, chi tiền mặt ảnh hưởng đến KSNB; đi sâu phân tích hoạtđộng KSNB then chốt trong quy trình thu, chi tiền mặt và đưa ra cơ sở đánh giáKSNB quy trình thu, chi tiền mặt trong NHNN Chi nhánh tỉnh, thành phố trực thuộcTrung ương Đây là cơ sở quan trọng để đi sâu phân tích thực trạng KSNB quy trìnhthu, chi tiền mặt tại NHNN Chi nhánh Hưng Yên được trình bày ở chương 3

Nội dung chương 3: Trên cơ sở những vấn đề lý luận chung đã nêu trongchương 2, từ việc xem xét quy trình thu, chi tiền mặt tại NHNN Chi nhánh, tác giảtiến hành phân tích thực trạng hoạt động KSNB quy trình thu, quy trình chi, các thủtục kiểm soát quan trọng trong các quy trình và các bộ phận khác của KSNB quytrình thu, chi tiền mặt tại NHNN Chi nhánh tỉnh Hưng Yên giai đoạn 2016 - 2018

Thực tra quy trình thu tiền mặt

Nội dung chương 4, Tác giả đã đánh giá các kết quả đạt được, những hạn chế, tìm

ra nguyên nhân của những hạn chế Từ đó, đề xuất các giải pháp và đưa ra kiến nghịđối với Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, NHNN Chi nhánh tỉnh Hưng Yên và cácTCTD, KBNN trên địa bàn nhằm hoàn thiện KSNB quy trình thu, chi tiền mặt tạiNHNN Chi nhánh tỉnh Hưng Yên góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động thu, chi,góp phần ổn định và đảm bảo cơ cấu tiền mặt trong lưu thông trên địa bàn tỉnh

- -NGUYỄN THỊ BÍCH HỒNG

KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH THU, CHI TIỀN MẶT TẠI NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC

CHI NHÁNH TỈNH HƯNG YÊN

CHUYÊN NGÀNH: KẾ TOÁN, KIỂM TOÁN & PHÂN TÍCH

MÃ NGÀNH: 8340301

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

Người hướng dẫn khoa học:

PGS.TS PHAN TRUNG KIÊN

HÀ NỘI – 2019

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

1.1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong bối cảnh nền kinh tế thế giới đang phải đối mặt với nhiều khó khănthách thức do căng thẳng thương mại Mỹ - Trung và tiến trình Brexit bế tắc, thịtrường tài chính toàn cầu diễn biến phức tạp, chứa đựng nhiều rủi ro, các doanhnghiệp cũng như ngân hàng ngày càng quan tâm hơn đến quản trị rủi ro và xây dựng

hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) nhằm giúp tổ chức ngăn ngừa, hạn chế rủi ro vàtăng hiệu quả hoạt động của tổ chức Ngành ngân hàng được coi là “trụ cột” của nềnkinh tế thì với vai trò quản lý nhà nước trong lĩnh vực ngân hàng, Ngân hàng Nhànước (NHNN) phải đảm bảo an toàn cho cả hệ thống ngân hàng Do vậy, KSNBcàng trở lên quan trọng hơn bao giờ hết Trong những năm trở lại đây, NHNN ViệtNam cũng đã quan tâm hơn đến tính hữu hiệu của hoạt động KSNB Nó đã phầnnào góp phần giúp NHNN Việt Nam đảm bảo an toàn hoạt động Ngân hàng và hệthống các tổ chức tín dụng, ổn định giá trị đồng tiền, bảo đảm an toàn, hiệu quả của

hệ thống thanh toán, góp phần thúc đẩy phát triển kinh tế xã hội

Tuy nhiên, những năm gần đây hoạt động ngân hàng có nhiều bất ổn, nhiều

vụ mất tiền xảy ra ở các ngân hàng như vụ mất 245 tỷ đồng của khách hàng gửi tiếtkiệm xảy ra tại NH Eximbank Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh hay vụ mất 170

tỷ đồng của hai khách hàng gửi tiền mặt vào tài khoản tại PGD Đông Đô, chi nhánhNHTMCP Việt Á và nhiều vụ thiếu mất tiền khác Điều này cho thấy sự buônglỏng, yếu kém trong kiểm soát, quản lý dẫn đến những thiệt hại vô cùng lớn đối vớikhách hàng và ngân hàng, làm ảnh hưởng đến hoạt động của cả hệ thống các ngânhàng

Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh tỉnh Hưng Yên là đơn vị trực thuộc ngânhàng Nhà nước Việt Nam, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về tiền tệ và hoạtđộng ngân hàng, thực hiện chức năng ngân hàng Trung ương phát hành tiền ra lưuthông và thu tiền từ lưu thông về thông qua hoạt động thu, chi tiền mặt với các Tổchức tín dụng (TCTD), Kho bạc Nhà nước (KBNN) trên địa bàn Hiện nay, Chi

nhánh quản lý 22 NHTM, Kho bạc Nhà nước, Ngân hàng Chính sách Xã hội, Ngânhàng Hợp tác xã và 65 Qũy Tín dụng nhân dân (TDND) Với số lượng TCTD vàQũy TDND lớn, nếu NHNN Chi nhánh tỉnh Hưng Yên không làm tốt vai trò củamình sẽ dẫn đến mất an ninh, an toàn hoạt động của hệ thống ngân hàng trên địabàn tỉnh Hoạt động thu, chi tiền mặt tại chi nhánh diễn ra hàng ngày với số lượngthu, chi lớn gồm cả tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông và tiền không đủ tiêu chuẩn lưuthông (TCLT), cả tiền Cotton và tiền Polymer với các mệnh giá khác nhau Đặc biệt

là vào dịp Tết Dương lịch và Tết Nguyên đán, số lượng tiền thu, chi nhiều chủ yếu

là mệnh giá tiền nhỏ Tính riêng trong năm 2018 tổng số tiền thu vào là 15.850 tỷđồng trong đó 14.392 tỷ đồng tiền đủ TCLT, tổng số tiền chi ra là 13.685 tỷ đồng.Với số lượng thu chi lớn như vậy nên dễ dẫn đến những gian lận, rủi ro có thể gâythiệt hại đến tài sản nhà nước…Vấn đề đặt ra là làm thế nào để ngăn ngừa rủi ro,gian lận đối với hoạt động thu, chi tiền mặt tại Chi nhánh Để làm được điều đó, đòihỏi NHNN Chi nhánh tỉnh Hưng Yên cần có một hệ thống KSNB hoạt động chặtchẽ và cần đánh giá hiệu lực kiểm soát liên tục để thấy được điểm mạnh, điểm yếucủa KSNB từ đó có những biện pháp phát huy thế mạnh, hạn chế, khắc phục điểmyếu, nhằm ngăn ngừa rủi ro, phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót, gian lận tronghoạt động thu, chi tiền mặt, cung cấp thông tin trung thực, phục vụ kịp thời cho việc

ra quyết định quản lý, đảm bảo cho NH phát triển ổn định, bền vững, giúp thực hiệntốt chức năng quản lý nhà nước về tiền tệ và hoạt động Ngân hàng, đáp ứng đủ nhucầu tiền mặt trong lưu thông thông qua hoạt động thu, chi tiền mặt, góp phần ổnđịnh và phát triển kinh tế xã hội trên địa bàn tỉnh Đó cũng là lý do để tác giả lựa

chọn đề tài “ Kiểm soát nội bộ quy trình thu chi tiền mặt tại Ngân hàng Nhà

nước Chi nhánh tỉnh Hưng Yên” làm đề tài luận văn thạc sỹ.

1.2.Tổng quan tình hình nghiên cứu

Trong những năm qua đã có những công trình nghiên cứu về KSNB nóichung và KSNB hoạt động thu, chi có thể kể đến như:

Luận văn thạc sỹ của tác giả Nguyễn Thị Lan Hương (2016): “ Hoàn thiệncông tác kiểm soát nội bộ tại ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương ViệtNam” tác giả đã hệ thống hóa lý luận về KSNB trong NHTM từ đó đánh giá thực

trạng hoạt động KSNB tại ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam

và nêu được các kết quả đạt được cũng như những hạn chế cần khắc phục để từ đóđưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện KSNB tại ngân hàng thương mại cổ phầnNgoại thương Việt Nam

Luận văn thạc sỹ của tác giả Nguyễn Tất Đạt (2017): “ Hoàn thiện kiểm soátnội bộ tại Ngân hàng Agribank Chi nhánh Mê Linh”, tác giả đã làm rõ được các vấn

đề cơ bản về lý luận đối với KSNB, các đặc điểm của ngân hàng thương mại ảnhhưởng đến KSNB để từ đó đánh giá những kết quả đạt được, đưa ra các hạn chế vàphân tích nguyên nhân của những hạn chế để từ đó đưa ra các giải pháp hoàn thiệnKSNB tại Agribank Chi nhánh Mê Linh

- Luận văn thạc sỹ của tác giả Đào Hữu Cần (2011): “ Tăng cường kiểm soátnội bộ thu, chi ngân sách nhà nước tại cục Hải quan tỉnh Đồng Tháp” đã làm rõnhững vấn dề lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ thu, chi ngân sách nhà nước trong

cơ quan hành chính Nhà nước đồng thời phân tích và đưa ra những giải pháp tăngcường KSNB thu, chi ngân sách Nhà nước tại cục Hải quan tỉnh Đồng Tháp, giúpcác nhà quản lý nhìn nhận đúng đắn về KSNB thu, chi và vận dụng vào quản lý thu,chi ngân sách Nhà nước

- Luận văn thạc sỹ của tác giả Trần Minh Đức (2011): “ Hoàn thiện tổ chức

kế toán với việc tăng cường KSNB thu, chi tại trường Đại học Sư phạm kỹ thuậtVinh” đã nêu và phân tích thực trạng tổ chức kế toán và KSNB của đơn vị sựnghiệp có thu, qua đó hoàn thiện tổ chức kế toán của đơn vị sử dụng Ngân sách Nhànước và các giải pháp nhằm tăng cường KSNB thu, chi trong hoạt động thu, chi củađơn vị sự nghiệp có thu

- Luận văn thạc sỹ của tác giả Lê Thị Ánh Tuyết (2016): “ Hoàn thiện kiểmsoát nội bộ hoạt động thu, chi tại Trung tâm Văn Hóa Thành phố Hà Nội” đã hệthống hóa được lý luận về kiểm soát nội bộ hoạt động thu, chi tại đơn vị sự nghiệp

có thu, từ đó nêu được thực tế hoạt động KSNB thu, chi tại Trung tâm Văn hóaThành phố Hà Nội, những mặt đạt được và những vấn đề còn tồn tại, đưa ra những

đề xuất, giải pháp nhằm tăng cường hoạt động KSNB hoạt động thu, chi tại đơn vịnhằm giảm thiểu những sai sót, gian lận trong hoạt động thu, chi tại trung tâm

Như vậy, từ năm công trình nghiên cứu mà tác giả nêu ở trên, có ba côngtrình nghiên cứu chủ yếu về KSNB hoạt động thu, chi ngân sách tại đơn vị sựnghiệp có thu Hai công trình nghiên cứu còn lại nghiên cứu chung về KSNB tạiNHTM mà chưa có công trình nghiên cứu nào về KSNB quy trình thu, chi tiền mặttại NHNN Chính vì vậy, để tìm hiểu về KSNB quy trình thu, chi tiền mặt tạiNHNN tác giả sẽ thực hiện nghiên cứu tại NHNN Chi nhánh tỉnh Hưng Yên thông

qua luận văn “ Kiểm soát nội bộ quy trình thu chi tiền mặt tại Ngân hàng Nhà nước

Chi nhánh tỉnh Hưng Yên” sẽ đánh giá được đặc điểm của quy trình thu, chi tiền

mặt tại Chi nhánh có ảnh hưởng đến kiểm soát nội bộ tại NHNN

1.3 Mục tiêu nghiên cứu

- Mục tiêu:

Đánh giá thực trạng KSNB quy trình thu chi tiền mặt để từ đó chỉ ra những

ưu điểm cũng như những hạn chế , tồn tại, đưa ra giải pháp và kiến nghị nhằm hoànthiện KSNB quy trình thu chi tiền mặt tại Chi nhánh, nhằm giảm thiểu rủi ro, đảmbảo an toàn hoạt động thu chi tiền mặt góp phần ổn định hệ thống ngân hàng, thúcđẩy phát triển kinh tế địa phương

- Mục tiêu nghiên cứu cụ thể:

+ Hệ thống hóa cơ sở lý luận và thực tiễn về kiểm soát nội bộ quy trình thuchi tiền mặt tại Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh tỉnh Hưng Yên;

+ Phân tích, đánh giá được thực trạng kiểm soát nội bộ quy trình thu chi tiềnmặt tại Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh tỉnh Hưng Yên;

+ Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ quy trình thuchi tiền mặt tại Chi nhánh

1.4 Câu hỏi nghiên cứu

Để đạt được mục tiêu nghiên cứu trên, tác giả sẽ tiến hành tìm hiểu, nghiêncứu cơ sở lý luận KSNB quy trình thu chi tiền mặt tại NHNN Chi nhánh tỉnh HưngYên để trả lời một số câu hỏi nghiên cứu sau:

- Thực trạng KSNB quy trình thu, chi tiền mặt tại NHNN Chi nhánh tỉnhHưng Yên như thế nào?

- Đánh giá thực trạng KSNB quy trình thu, chi tiền mặt tại NHNN nhưthế nào?

- Giải pháp để hoàn thiện KSNB quy trình thu, chi tiền mặt tại NHNN Chinhánh tỉnh Hưng Yên?

1.5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu:

Đối tượng của luận văn là những vấn đề lý luận và thực tiễn về KSNB quytrình thu, chi tiền mặt với các TCTD, KBNN tại Ngân hàng Nhà nước Chi nhánhtỉnh Hưng Yên

- Phạm vi nghiên cứu:

+ Về không gian: Đề tài giới hạn không gian nghiên cứu tại Ngân hàng Nhà

nước Chi nhánh tỉnh Hưng Yên

+ Về thời gian: Việc nghiên cứu thực trạng KSNB quy trình thu chi tiền mặttại Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh tỉnh Hưng Yên giai đoạn 2016 - 2018, các giảipháp nhằm hạn chế rủi ro, nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ quy trình thu chi tiềnmặt tại Ngân hàng nhà nước Chi nhánh tỉnh Hưng Yên trong những giai đoạn tiếptheo

+ Về nội dung: Nghiên cứu thực trạng kiểm soát nội bộ quy trình thu, chi tiềnmặt với các TCTD, KBNN, gồm quy trình thu tiền mặt và quy trình chi tiền mặt.Những rủi ro có thể gặp phải trong quá trình thu, chi tiền mặt tại Ngân hàng Nhà nướcChi nhánh Hưng Yên để từ đó có những giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện và nângcao hiệu quả KSNB quy trình thu, chi tiền mặt tại Chi nhánh

1.6 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp thu thập thông tin, số liệu: Để phục vụ cho việc nghiên cứu

đề tài, tác giả sử dụng phương pháp thu thập số liệu thứ cấp và số liệu sơ cấp về quytrình thu chi tiền mặt tại Chi nhánh Sau khi thu thập và tổng hợp, dữ liệu được phântích, đánh giá để rút ra được các kết luận từ đó đưa ra giải pháp hoàn thiện cho đốitượng nghiên cứu

+ Dữ liệu thứ cấp: Tác giả thu thập số liệu qua bảng cân đối tài khoản quý,

năm; báo cáo kiểm kê quỹ nghiệp vụ phát hành, sổ Quỹ NVPH, báo cáo tình hìnhnộp vào rút ra của các TCTD, KBNN…trên trang Web www.cdp.sbv.gov.vn và trênphần mềm quản lý kho quỹ CMO

+ Dự liệu sơ cấp: Được tác giả tự tổng hợp thông qua quan sát và tìm hiểu

thực tế công việc thu, chi tiền mặt tại Chi nhánh kết hợp trao đổi trực tiếp vớinhững người trực tiếp thực hiện hoạt động thu, chi để đưa ra các đánh giá kháchquan, toàn diện

- Phương pháp phân tích thông tin: Trên cơ sở những tài liệu, số liệu thu

thập được tác giả tiến hành phân tích số liệu và đánh giá các yếu tố ảnh hưởng đếnKSNB quy trình thu, chi tiền mặt tại Chi nhánh, các hạn chế của KSNB hiện nay,tìm hiểu những nguyên nhân gây ra những hạn chế đó, để từ đó có những giải phápnhằm hoàn thiện KSNB quy trình thu, chi tiền mặt tại Chi nhánh

- Phương pháp so sánh: Nhằm so sánh các số liệu qua các năm để thấy

được sự tăng, giảm để từ đó đánh giá được quy mô hoạt động, xu hướng biến độngcủa các chỉ tiêu trên cơ sở đánh giá thông qua tính toán tỷ lệ, so sánh từ các chỉ số

và tìm ra những rủi ro có thể gặp phải, đưa ra các giải pháp nhằm ngăn ngừa và xử

lý rủi ro khi gặp phải

1.7 Ý nghĩa của đề tài nghiên cứu

- Về mặt lý luận: Đề tài góp phần hệ thống hóa được các lý luận cơ bản vềKSNB quy trình thu, chi tiền mặt trong NHNN

- Về mặt thực tiễn: Tác giả đã phân tích, đánh giá thực trạng KSNB quy trình thu,chi tiền mặt tại NHNN Chi nhánh Hưng Yên từ đó đánh giá những kết quả đạt được, đưa

ra được các hạn chế yếu kém cần khắc phục, chỉ ra nguyên nhân và kiến nghị một số giảipháp nhằm hoàn thiện KSNB quy trình thu, chi tiền mặt tại Chi nhánh

1.8 Kết cấu của đề tài nghiên cứu

Chương 1: Giới thiệu đề tài nghiên cứu

Chương 2: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ quy trình thu, chi tiền mặt trongNHNN tại các Chi nhánh

Chương 3: Phân tích thực trạng kiểm soát nội bộ quy trình thu chi tiền mặttại NHNN Chi nhánh tỉnh Hưng Yên

Chương 4: Thảo luận kết quả nghiên cứu, các giải pháp và kết luận về KSNBquy trình thu, chi tiền mặt tại NHNN Chi nhánh tỉnh Hưng Yên

CHƯƠNG 2

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH THU, CHI TIỀN MẶT TẠI NGÂN HÀNG

NHÀ NƯỚC CHI NHÁNH

2.1 Những lý luận chung về kiểm soát nội bộ

2.1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ

Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315 được ban hành theo Thông tư

số 214/2012/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/01/2014: “ KSNB là quy trình do banquản trị, Ban giám đốc, và các nhân viên khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện vàduy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trongviệc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạtđộng, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan”

Luật kế toán Việt Nam số 88/2015/QH13, có hiệu lực từ 01/01/2017 cho rằng “KSNB là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế,chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảođảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra”

Theo INTOSAI ( International Organization of Supreme Audit Institutions)

- Tổ chức quốc tế các Cơ quan Kểm toán tối cao “KSNB là một quá trình xử lýtoàn bộ được thực hiện bởi nhà quản lý và các cá nhân trong tổ chức, quá trình nàyđược thiết kế để phát hiện các rủi ro và cung cấp một sự đảm bảo hợp lý để đạtđược nhiệm vụ của tổ chức”

Tại Việt Nam, theo Kiểm toán Nhà nước “ KSNB là một chức năng của quản

lý, trong phạm vi đơn vị cơ sở, KSNB là việc tự kiểm tra và giám sát mọi hoạt độngtrong tất cả các khâu của quá trình quản lý nhằm đảm bảo các hoạt động đúng luậtpháp và đạt được các kế hoạch, mục tiêu đề ra với hiệu quả kinh tế cao nhất và đảmbảo sự tin cậy của báo cáo tài chính”

Theo COSO năm 1992 ( The Committee of Sponsoring Organization) - Hiệphội các tổ chức bảo trợ về chống gian lận báo cáo tài chính “ KSNB là một quá trình

do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó đượcthiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện mục tiêu: (i) Báo cáo

tài chính đáng tin cậy; (ii) Các luật lệ và quy định được tuân thủ; (iii) hoạt động hữuhiệu và hiệu quả”

Sau hơn 20 năm, COSO đã ban hành bản cập nhật mới là COSO InternalControl 2013, theo đó, KSNB là một quy trình đưa ra bởi Ban quản trị của doanhnghiệp, nhà quản lý và các nhân sự khác, được thiết kế để đưa ra sự đảm bảo choviệc đạt được mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ

Theo Thông tư số 13/2018/TT-NHNN ngày 18/5/2018 sửa đổi bổ sung một

số điều của Thông tư 44/2011/TT-NHNN ngày 29/12/2011 của NHNN Việt Namquy định về KSNB của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài: “KSNB là việc kiểm tra, giám sát đối với các cá nhân, bộ phận trong việc thựchiện cơ chế, chính sách, quy định nội bộ, chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp, vănhóa kiểm soát nhằm kiểm soát xung đột lợi ích, kiểm soát rủi ro, đảm bảo hoạtđộng, đạt được các mục tiêu đề ra đồng thời tuân thủ quy định của pháp luật”

Theo Thông tư số 16/2011/TT-NHNN ngày 17/8/2011 của NHNN quy định

về KSNB trong NHNN “ KSNB là công việc mà các cá nhân hoặc cá nhân của tổchức kiểm soát nội bộ chuyên trách tại đơn vị kiểm tra việc thực hiện công việc củatừng cá nhân, đơn vị trong quá trình thực thi các quy chế, cơ chế, quy trình nghiệp

vụ, quy định nội bộ có liên quan, nhằm đảm bảo an toàn tài sản, thực hiện có hiệuquả các mục tiêu đã đề ra tại đơn vị”

Như vậy, qua các quan điểm trên, có thể thấy nội dung cơ bản của KSNBnhư sau:

+ KSNB là một quá trình: nó gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát có mặt ởtất cả các bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một khối thốngnhất, chứ không phải là một hoạt động riêng lẻ Quá trình kiểm soát là phương tiện

để đơn vị đạt được mục tiêu của mình

+ KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người: con người đưa ra mụctiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát và vận hành liên tục ở tất cả mọi cấp độ trong đơn vị

+ KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý: KSNB có thể ngăn chặn và pháthiện các sai phạm nhưng không thể đảm bảo rằng chúng không bao giờ xảy ra, vìKSNB dù chặt chẽ nhưng vẫn tồn tại những hạn chế tiềm tàng và mặt khác các nhà

quản lý cũng phải cân nhắc giữa chi phí cho KSNB phải nhỏ hơn những lợi ích mà

nó mang lại Do đó KSNB chỉ có thể cung cấp sự bảo đảm hợp lý chứ không phảibảo đảm tuyệt đối hoàn toàn

Kiểm soát nội bộ tại đơn vị được thiết kế và vận hành nhằm hướng tới cácmục tiêu sau:

- Mục tiêu trong hoạt động: Đảm bảo hoạt động của từng đơn vị được triển

khai đúng định hướng, các biện pháp tổ chức thực hiện nhiệm vụ có hiệu lực và hiệu quả Phát hiện, ngăn chặn các rủi ro có thể xẩy ra trong hoạt động tại đơn vị Quản lý, sử dụng tài sản và các nguồn lực tại đơn vị an toàn và hiệu quả

- Mục tiêu tuân thủ luật lệ và quy định: Đảm bảo các hoạt động của đơn vị làtuân thủ các quy định của pháp luật và các quy chế, quy trình nghiệp vụ, quy địnhnội bộ

- Mục tiêu báo cáo tài chính: KSNB nhằm ngăn ngừa, phát hiện gian lận, saisót góp phần đảm bảo độ tin cậy của lập báo cáo tài chính, qua đó tăng cường khảnăng huy động nguồn lực cuả đơn vị

Ba mục tiêu trên của hoạt động kiểm soát nội bộ nằm trong một thể thốngnhất, song đôi khi cũng có mâu thuẫn như đạt được mục tiêu bảo vệ tài sản,…cầnchi phí lớn sẽ mâu thuẫn với mục tiêu tính hiệu quả hoạt động Do vậy phải kết hợphài hòa các mục tiêu phù hợp với thực tế của từng đơn vị

2.1.2 Các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ

Theo quan điểm của COSO kiểm soát nội bộ bao gồm 5 yếu tố: Môi trườngkiểm soát; Quy trình đánh giá rủi ro; Hệ thống thông tin và truyền thông; Hoạt độngkiểm soát; Và giám sát kiểm soát Theo đó, các hoạt động diễn ra luôn phải đượckiểm soát và có sự kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo độ tin cậy về kết quả kiểm soátcho những đối tượng quan tâm, nhất là các đối tượng ở bên ngoài

a Về môi trường kiểm soát

“ Môi trường kiểm soát là nền tảng ý thức, là văn hóa của tổ chức, phản ánhsắc thái chung của một đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viêntrong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của KSNB nhằm xây dựngnhững nguyên tắc và cơ cấu hoạt động phù hợp Môi trường kiểm soát bao gồm

nhận thức, thái độ và hành đồng của người quản lý trong đơn vị đối với kiểm soát

và tầm quan trọng của kiểm soát” (COSO 2013) Theo báo cáo COSO, các nhân tốchính thuộc về môi trường kiểm soát gồm:

* Tính chính trực và giá trị đạo đức

Sự hữu hiệu của hệ thống KSNB trước tiên phụ thuộc vào tính chính trực và việctôn trọng các giá trị đạo đức của những người liên quan đến các quá trình kiểm soát Đểđáp ứng yêu cầu này, các nhà quản lý cao cấp phải xây dựng và tự mình thực hiện nhữngchuẩn mực về đạo đức và cư xử đúng đắn để có thể ngăn chặn các hành vi thiếu đạo đức

Một cách khác để nâng cao tính chính trực và sự tôn trọng các giá trị đạođức là phải loại trừ hoặc giảm thiểu những sức ép hay những điều kiện thuận lợi đểnhân viên có thể thực hiện những hành vi thiếu trung thực

* Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán

Hội đồng Quản trị và Ủy ban kiểm toán là những thành viên có kinh nghiệm,

uy tín trong đơn vị Ủy ban kiểm toán trực thuộc Hội đồng quản trị, gồm nhữngthành viên trong và ngoài Hội đồng quản trị nhưng không tham gia vào việc điềuhành đơn vị

Ủy ban kiểm toán có thể có những đóng góp quan trọng cho việc thực hiệncác mục tiêu của đơn vị thông qua việc kiểm tra các hoạt động tuân thủ luật pháp,giám sát việc lập BCTC Do chức năng quan trọng như trên nên sự hữu hiệu củaHội đồng quản trị và của Ủy ban kiểm toán có ảnh hưởng quan trọng đến môitrường kiểm soát Các nhân tố được xem xét để đánh giá sự hữu hiệu của Hội đồngquản trị hoặc Ủy ban kiểm toán gồm mức độ độc lập; kinh nghiệm và uy tín của cácthành viên trong Hội đồng quản trị hoặc Ủy ban kiểm toán; và các mối quan hệ của

họ với bộ phận KSNB và kiểm toán độc lập

* Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý.

Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý,phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điềuhành đơn vị Sự khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành có thể ảnhhưởng lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện mục tiêu của đơn

vị Triết lý quản lý và phong cách điều hành cũng được phản ánh trong cách thức nhà

quản lý: cách thức tiếp xúc và trao đổi trực tiếp với nhân viên hay cách thức điều hànhcông việc theo một trật tự đã được xác định trong cơ cấu tổ chức của đơn vị

* Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các

bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu Điềunày có nghĩa là một cơ cấu tổ chức phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điềuhành, kiểm soát và giám sát các hoạt động của đơn vị Tuy nhiên, điều này sẽ tùythuộc vào quy mô và tính chất hoạt động của đơn vị

* Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm

Phân định quyền hạn và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu

tổ chức Nó cụ thể hóa về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong cáchoạt động của đơn vị; mỗi người phải tự hiểu rằng mọi hoạt động của họ sẽ ảnhhưởng đến người khác như thế nào; và họ sẽ phụ trách cụ thể công việc gì

* Chính sách nhân sự

Con người luôn là nhân tố then chốt trong mọi hoạt động của mọi đơn vị,Chính vì vậy để tạo động lực cho các thành viên trong đơn vị thì nhà quản lý cầnxây dựng một hệ thống các chính sách nhân sự Đó là các chính sách và thủ tục củanhà quản lý về việc tuyển dụng, bồi dưỡng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải,

đề bạt và khen thưởng cho các nhân viên cần phải công bằng, minh bạch Các chínhsách nhân sự này có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát

b Về đánh giá rủi ro

Tất cả các hoạt động đang diễn ra trong đơn vị đều có thể phát sinh nhữngrủi ro và khó có thể kiểm soát hết tất cả những rủi ro đó Các rủi ro có thể xuấtphát từ các nguyên nhân khách quan bên ngoài lẫn nguyên nhân chủ quan bên

trong đơn vị Vì vậy, các nhà quản lý phải thận trọng khi xác định và phân tíchnhững nhân tố ảnh hưởng đến rủi ro làm cho những mục tiêu có thể không thựchiện được, và phải cố gắng kiểm soát những rủi ro này Những nguyên nhân làmxuất hiện những rủi ro là:

- Những thay đổi trong cơ chế của tổ chức hoặc môi trường họat động.

- Sự thay đổi nhân sự

- Việc tiến hành nghiên cứu mới hoặc sửa đổi hệ thống thông tin.

- Sự tăng trưởng nhanh chóng của đơn vị.

- Sự sắp xếp lại tổ chức mới của đơn vị.

- Những thay đổi về kỹ thuật ảnh hưởng đến quá trình sản xuất sản phẩm

hoặc hệ thống thông tin của đơn vị

- Những chương trình giới thiệu về lĩnh vực kinh doanh, sản phẩm, hoặc quá

trình sản xuất mới

- Mở rộng hoặc thanh lý hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị ở nước ngoài.

- Áp dụng nguyên tắc kế toán mới.

Ngoài việc nhận định những nguyên tắc như trên, các nhà quản lý nhất thiếtphải đánh giá những rủi ro trong phạm vi hoạt động kinh doanh của đơn vị, vì trongnhững vấn đề kế toán tài chính và lập báo cáo có sự khác biệt rất lớn giữa các ngành(công nghiệp, ngân hàng, bảo hiểm…), cũng như giữa các đơn vị cùng ngành Cácbước để thực hiện bao gồm:

- Thiết lập các mục tiêu của tổ chức: Đây là bước đầu tiên, là cơ sở quantrọng để nhận diện, đánh giá rủi ro Một vấn đề sẽ được xem là rủi ro nếu nó ảnhhưởng tới việc đạt được các mục tiêu của đơn vị Chính vì vậy, nhà quản lý phải đề

ra được mục tiêu chung của đơn vị sau đó mới có thể nhận dạng rủi ro, đánh giá rủi

ro và có những phương án cần thiết để xử lý rủi ro

- Nhận diện và đánh giá rủi ro: Đây là một quá trình diễn ra liên tục và lặp đilặp lại Nó ảnh hưởng rất lớn đến KSNB Các nhà quản lý cần phải kiểm soát đượcmức độ rủi ro và có những hoạt động cần thiết để quản lý chúng

- Ứng phó với rủi ro: Môi trường kinh doanh biến động khi có sự thay đổi vềmôi trường kinh tế, công nghệ và pháp luật….Nhà quản lý cần chủ động kiểm soátảnh hưởng của sự thay đổi này có thể làm ảnh hưởng đến thực hiện mục tiêu củadoanh nghiệp

c Về hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉthị của nhà quản lý được thực hiện Các chính sách và thủ tục này giúp thực thinhững hành động với mục đích chính là giúp kiểm soát các rủi ro mà đơn vị đanghay có thể gặp phải Các hoạt động kiểm soát nên là một phần không thể tách rờitrong các nghiệp vụ hàng ngày của một đơn vị Một hệ thống KSNB có hiệu quảcần có cơ cấu kiểm soát đúng đắn với các hoạt động kiểm soát được xác định ở tất

cả các cấp của tổ chức và tại rất nhiều giai đoạn của quá trình hoạt động, bao gồm

cả môi trường công nghệ Có nhiều loại hoạt động kiểm soát khác nhau có thể đượcthực hiện Những hoạt động kiểm soát chủ yếu trong đơn vị gồm:

* Phân chia trách nhiệm đầy đủ: Phân chia trách nhiệm là không cho phép

một thành viên nào được giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành chođến khi kết thúc

Mục đích phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên kiểm soát lẫn nhau,nếu có sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng, đồng thời giảm cơ hội cho bất

kỳ thành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và giấu đi saiphạm của mình

* Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ:

Để thông tin đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằmkiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ Khi kiểm soát quátrình xử lý thông tin, cần đảm bảo rằng:

- Phải có một hệ thống chứng từ, sổ sách tốt: Cần chú ý đến các vấn đề sau:+ Các chứng từ phải được đánh số liên tục trước khi sử dụng để có thể kiểmsoát, tránh thất lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết

+ Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra, hoặc càng sớm càng tốt.+ Cần thiết kế đơn giản, rõ ràng dễ hiểu và có thể sử dụng cho nhiều công dụng.+ Tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học, kịp thời: chứng từ chỉ đi qua các bộ phận

có liên quan đến nghiệp vụ, được xử lý nhanh chóng để chuyển cho bộ phận tiếp theo

+ Sổ sách cần phải đóng chắc chắn, đánh số trang, quy định nguyên tắc ghichép, có chữ ký xét duyệt của người kiểm soát…

+ Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn, đúng quy định

và dễ dàng truy cập khi cần thiết

- Phê chuẩn đúng đắn: Tất cả các nghiệp vụ hoạt động đều phải được phêchuẩn bởi các cấp quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép Riêng đối với phêchuẩn cụ thể thì người quản lý phải phê chuẩn cho từng nghiệp vụ một cách cụ thể

* Kiểm soát hiện vật:

Hoạt động này được thực hiện cho các lọai sổ sách và tài sản, những ấn chỉ đãđược đánh số trước nhưng chưa sử dụng, các chương trình tin học và những hồ sơ dữliệu Chỉ những người được ủy quyền mới được phép tiếp cận với tài sản của đơn vị

Việc so sánh, đối chiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế bắtbuộc phải được thực hiện định kỳ để phát hiện chênh lệch, điều tra nguyên nhân, nhờ

đó sẽ phát hiện được những yếu kém trong thủ tục kiểm soát Nếu không thì tài sản

có thể bị bỏ phí, mất mát hoặc có thể không phát hiện được những hành vi đánh cắp

* Kiểm tra độc lập việc thực hiện:

Là việc kiểm tra được tiến hành bởi các cá nhân (hoặc bộ phận) khác với các

cá nhân hoặc bộ phận đang thực hiện nghiệp vụ Nhu cầu cần kiểm tra độc lập xuấtphát từ hệ thống KSNB thường có khuynh huớng bị giảm sút tính hữu hiệu trừ khi

có một cơ chế thường xuyên kiểm tra xét soát lại Hơn nữa, ngay cả khi chất lượngkiểm soát tốt vẫn có thể xảy ra những hành vi tham ô hay cố tình sai phạm

Yêu cầu quan trọng đối với những thành viên thực hiện kiểm tra là họ phảiđộc lập với đối tượng được kiểm tra Sự hữu hiệu của hoạt động này sẽ mất đi nếungười thực hiện thẩm tra không độc lập vì bất kỳ lý do nào

* Soát xét lại việc thực hiện:

Hoạt động này chính là xem xét lại những việc đã được thực hiện bằng cách

so sánh số thực tế với số liệu kế hoạch, dự toán, kỳ trước, và các dữ liệu khác cóliên quan như những thông tin không có tính chất tài chính, đồng thời còn xem xéttrong mối liên hệ với tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện Soát xét lại quátrình thực hiện giúp nhà quản lý biết được một cách tổng quát là mọi thành viên cótheo đuổi mục tiêu của đơn vị một cách hữu hiệu và hiệu quả hay không Nhờthường xuyên nghiên cứu về những vấn đề bất thường xảy ra trong quá trình thực

hiện, nhà quản lý có thể thay đổi kịp thời chiến lược hoặc kế hoạch hay nhữngđiều chỉnh thích hợp.

Các thủ tục kiểm soát là những chính sách, quy định thủ tục về kỹ thuật nghiệp

vụ giúp cho việc thực hiện các chỉ đạo của nhà quản lý Nó đảm bảo các hoạt độngcần thiết để quản lý các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện các mục tiêucủa đơn vị Các thủ tục kiểm soát được thiết kế phù hợp với từng loại nghiệp vụ vàvới đặc điểm của đơn vị nên rất khác nhau giữa các đơn vị và các nghiệp vụ Các hoạtđộng kiểm soát được xây dựng theo 3 nguyên tắc chỉ đạo chung sau đây:

Thứ nhất: Về nguyên tắc phân công, phân nhiệm

Trong một tổ chức có nhiều người tham gia thì các công việc cần phải đượcphân công cho tất cả mọi người, không để tình trạng nhiều người làm một việctrong khi một số việc khác lại không có người làm Theo nguyên tắc này tráchnhiệm và công việc cần được phân loại cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiềungười trong bộ phận Việc phân công, phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hóatrong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện

Mục đích của nguyên tắc này là không để cho cá nhân hay bộ phận nào cóthể kiểm soát được mọi mặt của nghiệp vụ Khi đó công việc của người này được kiểmsoát tự động bởi công việc của một nhân viên khác Phân công công việc làm giảm rủi roxảy ra gian lận và sai sót, đồng thời tạo điều kiện nâng cao chuyên môn của nhân viên

Thứ hai: Nguyên tắc bất kiêm nhiệm

Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong cácnghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm (nhất là sai phạm cố ý) vàhành vi lạm dụng quyền hạn

Ví dụ: Trong tổ chức nhân sự không thể bố trí kiêm nhiệm các nhiệm vụ phêchuẩn và thực hiện, thực hiện và kiểm soát, ghi sổ và bảo quản tài sản…

Đặc biệt, trong những trường hợp sau, nguyên tắc bất kiêm nhiệm phải đượctôn trọng:

- Bất kiêm nhiệm trong việc bảo vệ tài sản với kế toán

- Bất kiêm nhiệm trong việc phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với việc thựchiện các nghiệp vụ đó

- Bất kiêm nhiệm giữa việc điều hành với trách nhiệm ghi sổ.

Thứ ba: Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn

Để thỏa mãn các mục tiêu kiểm soát thì tất cả các nghiệp vụ kinh tế phảiđược phê chuẩn đúng đắn Trong một tổ chức, nếu ai cũng làm mọi việc thì dễ xảy

ra hỗn loạn, phức tạp Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giảiquyết công việc trong phạm vi nhất định Sự phê chuẩn được thực hiện qua hai loại:

- Phê chuẩn chung: Được thực hiện thông qua việc xây dựng các chính sáchchung về những mặt hoạt động cụ thể cho cán bộ cấp dưới tuân thủ

- Phê chuẩn cụ thể: Được thực hiện cho từng nghiệp vụ kinh tế riêng biệt.Phê chuẩn cụ thể được áp dụng đối với những nghiệp vụ có số tiền lớn hoặc quantrọng, những nghiệp vụ không thường xuyên xảy ra

d Về thông tin và truyền thông

Thông tin và truyền thông chính là điều kiện không thể thiếu để phục vụhoạt động của đơn vị Các thành viên trong đơn vị luôn phải thu thập thông tin để cóthể nắm được nhiệm vụ của mình Các hoạt động trao đổi thông tin muốn hiệu quảcần phải thực hiện qua nhiều cách thức như từ trên xuống dưới, từ dưới lên trên,giữa các thành viên, giữa các bộ phận, các cấp với nhau Không chỉ trao đổi bêntrong tổ chức mà còn cần phải trao đổi thông tin với các đối tượng bên ngoài để cóđược những nhìn nhận, đánh giá khách quan hoạt động của tổ chức

Thông tin và truyền thông gồm hai thành phần gắn kết với nhau Đó là hệthống thu nhận, xử lý, ghi chép thông tin và hệ thống báo cáo thông tin trongnội bộ và bên ngoài

* Thông tin:

Thông tin cần thiết cho mọi cấp trong đơn vị để sản xuất kinh doanh và thỏa

mãn các mục tiêu về hoạt động kinh doanh, BCTC và tính tuân thủ Mọi thông tin

được sử dụng trong đơn vị có mối liên hệ chặt chẽ với nhau

- Hệ thống thông tin:

Thông tin được thu nhập, xử lý bởi hệ thống thông tin Thông tin có thể chínhthức hoặc không chính thức Hệ thống thông tin không chỉ nhận dạng, nắm bắt cácthông tin cần thiết về tài chính, phi tài chính mà nó còn đánh giá và báo cáo về nhữngthông tin đó theo một trình tự để việc quản lý các hoạt động của đơn vị có hiệu quả

- Chất lượng thông tin:

Chất lượng thông tin ảnh hưởng đến khả năng của nhà quản lý để ra quyếtđịnh và kiểm soát hoạt động của đơn vị Chất lượng thông tin chỉ ra sự đầy đủ các

dữ liệu thích hợp trong báo cáo Chất lượng thông tin bao gồm:

+ Thông tin thích hợp.

+ Thông tin được cung cấp ngay khi cần

+ Thông tin được cập nhật kịp thời.

+ Thông tin chính xác.

+ Thông tin có thể tiếp cận dễ dàng bởi người có thẩm quyền.

- Chiến lược thông tin

DN cần thực hiện thu nhập thông tin bên trong và bên ngoài đơn vị, sau đócung cấp cho người quản lý những báo cáo cần thiết về kết quả hoạt động liên quanđến các mục tiêu được đề ra của đơn vị

Việc cải tiến và phát triển hệ thống thông tin phải dựa vào kế hoạch chiến lượcliên quan đến toàn bộ chiến lược của DN và đáp ứng các mục tiêu ngày càng phát triển

Hệ thống thông tin sẽ phát triển nếu có sự hỗ trợ cụ thể của nhà quản lýbằng các nguồn lực thích hợp bao gồm nhân lực và tài chính

* Truyền thông:

Truyền thông là thuộc tính vốn có của hệ thống thông tin Truyền thông làviệc cung cấp thông tin trong đơn vị (từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới lêncấp trên, hoặc giữa các bộ phận có quan hệ hàng ngang) và với bên ngoài KSNB làhữu hiệu khi các thông tin trung thực, đáng tin cậy và quá trình truyền thông đượcthực hiện chính xác, kịp thời

Các phương tiện dùng trong truyền thông rất đa dạng như: bản chỉ dẫn thựchiện, thư báo, thông báo, băng hình, truyền miệng qua các kỳ họp, các buổi hộithảo Một phương tiện truyền thông khác có tác động mạnh là hành động củanhững nhà quản lý

- Truyền thông bên trong đơn vị:

Nhiệm vụ quản lý tài chính và các hoạt động quan trọng đòi hỏi thông tinđược cung cấp một cách rõ ràng và chính xác từ các nhà quản lý cấp cao để cácnhân viên cấp dưới thực hiện nghiêm túc

Song song với phương tiện truyền thông từ trên xuống, các nhà quản lý cũngcần phải lắng nghe các thông tin phản hồi từ dưới lên để hoạt động của đơn vị đạthiệu quả cao.

- Truyền thông bên ngoài đơn vị:

Việc truyền thông không chỉ cần thiết bên trong mà còn cả bên ngoài đơn vị

Cổ đông, người phân tích tài chính, người lập pháp cung cấp những yêu cầu của họ

và họ có thể hiểu được những khó khăn mà đơn vị phải đối phó Khách hàng vàngười cung cấp có thể cung cấp những thông tin quan trọng trong quá trình sản xuấtkinh doanh, làm cho đơn vị có khả năng đáp ứng những nhu cầu ngày càng pháttriển của thị trường

e Về giám sát

Giám sát là bộ phận cuối cùng của KSNB, là một quá trình đánh giá chấtlượng của hệ thống KSNB trong suốt thời kì hoạt động để có các điều chỉnh và cảitiến thích hợp Giám sát có một vai trò quan trọng, nó giúp KSNB luôn duy trì sựhữu hiệu qua các thời kì khác nhau Quá trình giám sát được thực hiện bởi nhữngngười có trách nhiệm nhằm đánh giá việc thiết lập và thực hiện các thủ tục kiểmsoát Giám sát được thực hiện ở mọi hoạt động trong đơn vị và theo hai cách: Giámsát thường xuyên và giám sát định kì

* Giám sát thường xuyên:

Giám sát thường xuyên diễn ra ngay trong quá trình hoạt động của DN, docác nhà quản lý và nhân viên thực hiện trách nhiệm của mình Giám sát thườngxuyên thường được áp dụng cho những yếu tố quan trọng trong KSNB Giám sát đểđánh giá việc thực hiện các hoạt động thường xuyên của nhân viên nhằm xem xét

hệ thống KSNB có nên tiếp tục thực hiện chức năng nữa hay không

* Giám sát định kỳ:

Giám sát định kì được thực hiện thông qua chức năng KSNB và kiểm toánđộc lập Qua đó phát hiện kịp thời những yếu kém trong hệ thống và đưa ra biệnpháp hoàn thiện Phạm vi và tần suất giám sát phụ thuộc vào mức độ rủi ro

Trách nhiệm quan trọng của Ban Giám đốc là thiết lập và duy trì KSNBmột cách thường xuyên Việc Ban Giám đốc giám sát các kiểm soát bao gồm việc

xem xét liệu các kiểm soát này có đang hoạt động như dự kiến và liệu có được thayđổi phù hợp với sự thay đổi của đơn vị hay không Việc giám sát các kiểm soát cóthể bao gồm các hoạt động như: Ban giám đốc soát xét liệu bảng đối chiếu với ngânhàng đã được lập kịp thời hay chưa, bảng kê thu chi tiền của thủ quỹ có được lậpđúng mệnh giá tiền, loại tiền không….Việc giám sát cũng là để đảm bảo rằng cáckiểm soát tiếp tục hoạt động một cách hiệu quả theo thời gian Ví dụ, nếu khônggiám sát việc lập bảng đối chiếu với ngân hàng thì các nhân sự chịu trách nhiệm cóthể sẽ không lập tài liệu này.

Các hoạt động giám sát có thể bao gồm việc sử dụng thông tin có được quatrao đổi với các đối tượng ngoài đơn vị mà những thông tin đó có thể cho thấy cácvấn đề hoặc các khu vực cần được cải thiện Ngoài ra, các cơ quan quản lý cũng cóthể thông tin cho đơn vị về các vấn đề có thể ảnh hưởng tới hoạt động của KSNB, ví

dụ như thông tin liên quan đến cuộc kiểm tra của cơ quan quản lý ngân hàng Đồngthời, khi thực hiện hoạt động giám sát, Ban giám đốc cũng có thể xem xét các traođổi thông tin từ kiểm toán viên độc lập liên quan đến KSNB

Giám sát thường xuyên được thực hiện ngay trong các hoạt động thườngngày và được lặp đi lặp lại, do vậy sẽ hiệu quả hơn so với giám sát định kỳ Giámsát thường xuyên, định kỳ hoặc kết hợp cả hai được sử dụng để xác định xem mỗithành phần trong năm thành phần của KSNB có được thực hiện đầy đủ không Việcđánh giá hệ thống KSNB tự bản thân nó cũng là một quy trình Người đánh giá phải

am hiểu mọi hoạt động của hệ thống KSNB, phải xác định được làm thế nào để hệthống thực sự hoạt động có hiệu quả

Như vậy các bộ phận cấu thành của hệ thống KSNB có tính linh hoạt cao

Ví dụ, đánh giá rủi ro không chỉ ảnh hưởng tới các hoạt động kiểm soát mà còn cóthể chỉ ra nhu cầu cần xem xét lại thông tin và truyền thông hoạt hoạt động giám sáttrong đơn vị Vì vậy, KSNB không đơn giản là một quá trình ở đó mỗi bộ phận hợpthành chỉ ảnh hưởng đến bộ phận kế tiếp mà thực sự là một quá trình tương tácnhiều chiều, trong đó hầu như bộ phận nào cũng có thể ảnh hưởng đến bộ phậnkhác Do đó, mọi đơn vị đều cần có các bộ phận nói trên nhưng tùy theo ngànhnghề, quy mô, văn hóa và phong cách quản lý mà KSNB được thiết kế phù hợp vớitừng đơn vị

2.2 Đặc điểm chung về hoạt động thu, chi tiền mặt tại Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ảnh hưởng tới kiểm soát nội bộ.

2.2.1 Đặc điểm của Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

NHNN thực hiện chức năng quản lý nhà nước về tiền tệ, hoạt động ngânhàng và ngoại hối; thực hiện chức năng Ngân hàng trung ương về phát hành tiền,ngân hàng của các tổ chức tín dụng và cung ứng dịch vụ tiền tệ cho Chính phủ.Hoạt động của NHNN nhằm ổn định giá trị đồng tiền; bảo đảm sự an toàn hoạtđộng ngân hàng và hệ thống các tổ chức tín dụng; bảo đảm sự an toàn, hiệu quả của

hệ thống thanh toán quốc gia; góp phần thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội theođịnh hướng Xã hội chủ nghĩa

Hoạt động của NHNN mang tính đặc thù không đơn thuần quản lý bằng cácbiện pháp hành chính, mà chủ yếu bằng các công cụ kinh tế vĩ mô gắn liền với hoạtđộng của thị trường tiền tệ Thông qua các hoạt động trên thị trường tiền tệ, NHNNvừa thực hiện mục tiêu của chính sách tiền tệ vừa có khả năng kiểm soát có hiệuquả hoạt động của hệ thống tiền tệ và hệ thống các TCTD Hoạt động chủ yếu củaNHNN bao gồm:

- Thực hiện chính sách tiền tệ quốc gia

- Phát hành tiền

- Hoạt động tín dụng

- Hoạt động thanh toán và ngân quỹ

- Quản lý ngoại hối và hoạt động ngoại hối

- Hoạt động thông tin

NHNN được tổ chức thành một hệ thống tập trung thống nhất gồm bộ máyđiều hành và hoạt động nghiệp vụ tại trụ sở chính và mạng lưới chi nhánh tại các tỉnh,thành phố trực thuộc Trung ương, các văn phòng đại diện và các đơn vị trực thuộc

NHNN Chi nhánh tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi tắt làNHNN Chi nhánh) là đơn vị trực thuộc NHNN, chịu sự lãnh đạo và điều hành tậptrung, thống nhất của Thống đốc NHNN, có chức năng quản lý nhà nước về lĩnhvực tiền tệ, tín dụng ngân hàng và ngoại hối trên địa bàn Thực hiện chức năng ngân

hàng Trung ương (NHTW) trong việc phát hành tiền vào lưu thông và thu tiền từlưu thông về thông qua hoạt động thu, chi tiền mặt với các TCTD, KBNN.

Mục tiêu của NHNN Chi nhánh là góp phần ổn định giá trị đồng tiền, tạođiều kiện phát triển kinh tế, kiểm soát hệ thống ngân hàng, đảm bảo cho hệ thốngngân hàng trên địa bàn hoạt động theo trật tự pháp lý, ổn định, an toàn và hiệu quả.Với mục tiêu đó, NHNN Chi nhánh cần thực hiện hai chức năng chính đó là chứcnăng quản lý nhà nước về tiền tệ, tín dụng ngân hàng và ngoại hối và chức năngNHTW trong việc phát hành tiền ra lưu thông Việc thực hiện chức năng quản lýnhà nước của NHNN Chi nhánh chủ yếu tập trung vào xây dựng, ban hành các vănbản hướng dẫn hoạt động của các TCTD trên địa bàn Khi thực hiện chức năngNHTW trong việc phát hành tiền ra lưu thông, NHNN Chi nhánh đóng vai trò làngân hàng của các ngân hàng, tổ chức cung ứng tiền ra lưu thông và thu tiền từ lưuthông về thông qua hoạt động thu chi tiền mặt với các TCTD, KBNN trên địa bàn

Do vậy, NHNN Chi nhánh cần tuân thủ đúng quy trình thu chi tiền mặt, đảm bảo đủ

cơ cấu tiền cung ứng ra lưu thông, phục vụ nhu cầu thanh toán trên địa bàn Các thủtục kiểm soát phải được thiết lập và phát huy hiệu quả cao nhất để quá trình thu, chidiễn ra an toàn, chính xác, đảm bảo sự ổn định và an toàn trong hệ thống ngân hàng

2.2.2 Đặc điểm của hoạt động thu chi tiền mặt tại NHNN Chi nhánh ảnh hưởng tới kiểm soát nội bộ.

Hoạt động thu, chi tiền mặt là hoạt động đặc thù không thể thiếu trong ngànhngân hàng Hoạt động thu chi tiền mặt, liên quan đến nhiều người, nhiều đối tượngkhác nhau Các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt thường phát sinh với số lượng lớn,

số tiền thu, chi có quy mô đa dạng, liên quan đến việc thu chi tiền mặt với nhiềuTCTD, KBNN, các chi nhánh ngân hàng nước ngoài trên địa bàn nên dễ dẫn đếnnhững rủi ro làm thất thoát tài sản, ảnh hưởng đến uy tín của đơn vị Do vậy, KSNBhoạt động thu, chi tiền mặt là vô cùng quan trọng và cần thiết trong ngân hàng

a Đặc điểm hoạt động thu tiền mặt

- Về nội dung thu:

+ NHNN Chi nhánh thực hiện giao dịch thu tiền với các TCTD, KBNN, Chinhánh ngân hàng nước ngoài trên địa bàn quản lý, bao gồm tiền đủ TCLT, tiềnkhông đủ TCLT, tiền đình chỉ lưu hành

+ NHNN Chi nhánh thực hiện thu theo bó đủ 10 thếp nguyên niêm phong,trường hợp lẻ bó thì thu theo tờ và đủ 20 bó tiền sẽ được đóng vào bao tiền theotừng mệnh giá.

- Về quy mô thu: NHNN Chi nhánh thực hiện thu tiền từ các TCTD, KBNN,các chi nhánh ngân hàng nước ngoài với các mệnh giá từ 200 đồng đến 5.000 đồngđối với tiền Cotton, từ 10.000 đồng đến 500.000 đồng đối với tiền polymer và tùythuộc vào số lượng các TCTD, các chi nhánh ngân hàng nước ngoài mà NHNN Chinhánh quản lý cùng với nhu cầu tiền mặt trên địa bàn mà quy mô thu lớn hay nhỏ.Thường với những Chi nhánh tỉnh, thành phố lớn hay những Chi nhánh bội thu tiềnmặt thì quy mô thu ngày càng tăng

- Đối tượng và các bên liên quan: Tại NHNN Chi nhánh, hoạt động thu tiềnmặt phải có sự tham gia của bên nộp tiền là các TCTD, KBNN, các chi nhánh ngânhàng nước ngoài và bên nhận tiền là NNHNN Chi nhánh gồm thủ quỹ, kiểm ngân,người xét duyệt và người nộp tiền

b Đặc điểm hoạt động chi tiền mặt

- Về nội dung chi: NHNN Chi nhánh chỉ thực hiện chi tiền đủ TCLT chocác TCTD, KBNN, Chi nhánh ngân hàng nước ngoài trên địa bàn quản lý khi cácđơn vị này có nhu cầu lĩnh tiền Thực hiện chi theo bó đếm thếp đối với tiền đã qualưu thông và chi theo bao tiền nguyên niêm phong đối với tiền mới in nguyên sê ri

- Về quy mô chi: NHNN Chi nhánh thực hiện chi tiền mặt cho các TCTD,KBNN, các chi nhánh ngân hàng nước ngoài với các mệnh giá từ 1.000 đồng đến5.000 đồng đối với tiền Cotton, từ 10.000 đồng đến 500.000 đồng đối với tiềnpolymer và tùy thuộc vào số lượng các TCTD, các chi nhánh ngân hàng nước ngoài

mà NHNN Chi nhánh quản lý cùng với nhu cầu tiền mặt trên địa bàn mà quy mô chilớn hay nhỏ Thường với những Chi nhánh quản lý số lượng TCTD, chi nhánh cácngân hàng nước ngoài nhiều và các chi nhánh bội chi tiền mặt thì quy mô chithường tăng cao hơn Còn các chi nhánh quản lý số lượng nhỏ các TCTD, chi nhánhngân hàng nước ngoài thì quy mô chi thường nhỏ hơn

- Đối tượng và các bên liên quan: Hoạt động chi tiền mặt tại NHNN Chinhánh cần có sự tham của bên lĩnh tiền và bên chi tiền Bên lĩnh tiền là các TCTD,

KBNN, các chi nhánh ngân hàng nước ngoài Bên chi tiền là NHNN Chi nhánhgồm giám đốc, kế toán, người xét duyệt, thủ quỹ, kiểm ngân.

Quy định về giao dịch tiền mặt của các TCTD, chi nhánh ngân hàng nướcngoài, KBNN qua NHNN được thực hiện theo thông tư 23/TT-NHNN ngày09/08/2012 Theo đó:

- TCTD, KBNN giao dịch tiền mặt với NHNN tối đa 2 lần/ ngày và phảithông báo trước thời điểm giao dịch ít nhất 2 giờ Trường hợp phát sinh nhu cầukhẩn cấp, đột xuất, Giám đốc NHNN Chi nhánh xem xét, quyết định trên cơ sở đềnghị của TCTD, KBNN

- Giám đốc NHNN Chi nhánh hướng dẫn cụ thể về thời gian giao dịch tiềnmặt đối với khách hàng; thời điểm ngừng giao dịch cuối ngày để thực hiện việckhóa sổ, kiểm kê Quỹ NVPH

Để đáp ứng nhu cầu tiền mặt trên địa bàn, NHNN Chi nhánh lập các Quỹ tiềnmặt gồm Quỹ DTPH và Qũy NVPH để quản lý tiền dự trữ phát hành và thực hiệnnghiệp vụ phát hành tiền, đảm bảo đáp ứng nhu cầu tiền mặt của nền kinh tế, nhu cầutiền dự trữ phát hành, nhu cầu thay thế tiền không đủ TCLT, tiền đình chỉ lưu hành

- Quỹ DTPH bao gồm:

+ Tiền mới in, đúc nhập từ các cơ sở in, đúc tiền;

+ Tiền nhập từ Quỹ NVPH bao gồm các loại tiền thu hồi từ lưu thông, kể cảtiền không đủ TCLT, tiền đình chỉ lưu hành

Thực hiện đúng quy trình thu, chi tiền mặt tại NHNN Chi nhánh

Thu đúng, thu đủ, chi đúng, chi đủ cơ cấu tiền cho các TCTD, KBNN

Đảm bảo sự xét dyệt đúng đắn trong quá trình thu, chi tiền

Tuân thủ đúng các nguyên tắc về đóng gói, niêm phong tiền theo quy địnhcủa NHNN

Dự báo về nhu cầu tiền chính xác làm căn cứ để xác định lượng tiền mặt tồnquỹ trong NHNN, đáp ứng đủ nhu cầu tiền mặt trong lưu thông

* Rủi ro trong quy trình thu, chi tiền mặt tại NHNN Chi nhánh

Tiền mặt là tài sản rất “ nhạy cảm” nên khả năng xảy ra gian lận, biển thủthường rất cao Các thủ thuật về gian lận tiền mặt là rất đa dạng và thường được chedấu tinh vi làm cho hệ thống KSNB khó ngăn chặn hay phát hiện được Vì thế, quản

lý tiền mặt chứa đựng trong nó rất nhiều rủi ro, trong đó phải kể đến những rủi rosau đây:

- Rủi ro trong quy trình thu tiền mặt

+ Thu không đúng quy trình dẫn đến sai sót, gian lận

+ Hiện tượng thu thừa, thu thiếu tiền thực tế so với bảng kê thu tiền;

+ Thiếu các yếu tố trên niêm phong bó tiền của đơn vị nộp tiền như thiếu chữ

ký, ngày tháng đóng bó, niêm phong tiền; đóng bó tiền không đúng quy định dẫnđến bó tiền khi nộp vào NHNN bị lỏng, bó tiền không đủ 10 thếp;

+ Chứng từ thu không đủ liên theo quy định, thiếu ngày tháng, thiếu bảng kêthu tiền, chứng từ thu tiền thiếu chữ ký của thủ quỹ, kế toán hay đơn vị nộp tiền ghithiếu nội dung nộp tiền trên chứng từ thu như thu tiền đủ TCLT hay tiền không đủTCLT, ghi sai nội dung thu tiền đủ TCLT thành tiền không đủ TCLT dẫn đến hạchtoán sai;

+ Số tiền bằng chữ và bằng số trên chứng từ thu không khớp nhau, số tiềntrên chứng từ thu và bảng kê thu tiền không giống nhau;

+ Thu lẫn loại tiền như tờ tiền mệnh giá 10.000 đồng lẫn trong bó tiền200.000 đồng, tờ tiền mệnh giá 20.000 đồng lẫn trong bó tiền 500.000 đồng…tiềngiả lẫn trong bó tiền đủ TCLT;

+ Các đơn vị nộp chọn lọc tiền không đúng quy định dẫn đến tỷ lệ tiền không

đủ TCLT vượt quá 5% trong bó tiền đủ TCLT sẽ dẫn đến việc đồng tiền không sạchđẹp lại được đưa ra lưu thông;

+ Khi nhập chứng từ vào máy tính, thủ quỹ nhập nhầm chứng từ thu tiền củađơn vị này sang đơn vị khác, hay ghi nhận nhầm loại tiền ví dụ tiền đủ TCLT thì ghinhận nhầm sang tiền không đủ TCLT dẫn đến tồn quỹ cuối ngày sẽ không cân sovới số liệu của kế toán;

+ Quy trình phê duyệt chứng từ thu tiền không chặt chẽ, không thực hiệnđúng theo quy trình

- Rủi ro trong quy trình chi tiền mặt:

+ Thực hiện quy trình chi tiền không đúng theo quy định;

+ Chứng từ chi ( Phiếu chi, séc lĩnh tiền) thiếu chữ ký của chủ tài khoản, kếtoán trưởng hay chữ ký không đúng với chữ ký đã đăng ký với NHNN; séc thiếudấu của đơn vị lĩnh tiền, thiếu ngày tháng lĩnh tiền;

+ Số tiền bằng số và số tiền bằng chữ ghi trên chứng từ chi không khớpnhau, số tiền trên chứng từ chi và số tiền trên bảng kê chi tiền không khớp nhau;thiếu bảng kê chi tiền;

+ Chứng từ chi tiền, bảng kê chi tiền thiếu chữ ký của thủ quỹ, người nhận tiền;+ Chi thừa, chi thiếu tiền so với bảng kê và chứng từ chi tiền mặt; Chi tiềnkhông đảm bảo cơ cấu, mệnh giá tiền theo quy định của NHNN;

+ Không xóa niêm phong bó tiền trước khi giao tiền cho đơn vị đến lĩnh tiềntrong trường hợp đơn vị lĩnh tiền không yêu cầu thành lập hội đồng kiểm đếm;

+ Thủ quỹ nhập nhầm chứng từ chi của ngân hàng này sang ngân hàng khácdẫn đến sai ngân hàng so với hạch toán kế toán gây khó khăn khi đối chiếu thu phírút tiền mặt của các TCTD;

+ Quy trình phê duyệt chứng từ chi chưa chặt chẽ, chưa thực hiện đúng theoquy trình

Do có quá nhiều rủi ro như vậy, nên việc thiết lập một hệ thống kiểm soátnội bộ chặt chẽ, với các thủ tục kiểm soát hợp lý là điều cần thiết để duy trì hoạtđộng thu, chi tiền mặt được an toàn, giảm rủi ro tới mức thấp nhất, đảm bảo thựchiện các mục tiêu của ngân hàng có hiệu quả

2.2.4 Kiểm soát nội bộ then chốt trong quy trình thu chi tiền mặt tại NHNN Chi nhánh

2.2.4.1 Kiểm soát nội bộ then chốt trong quy trình thu tiền mặt tại NHNN

Hoạt động thu tiền mặt diễn ra hàng ngày tại NHNN với số lượng nhiều, sốtiền giao dịch lớn, gồm tiền đủ TCLT và tiền không đủ TCLT, gồm tiền cotton vàtiền polymer với nhiều mệnh giá khác nhau Do đó, kiểm soát nội bộ then chốt trongquy trình thu tiền mặt tại NHNN là hoạt động kiểm soát tài sản

- Kiểm soát tài sản trong KSNB quy trình thu tiền mặt chính là kiểm soát sốlượng và chất lượng tiền mặt thu vào quỹ Đây là hoạt động kiểm soát đặc biệt quantrọng do lượng tiền thu vào mỗi ngày không nhỏ nên khả năng xảy ra rủi ro, gianlận rất cao Vì vậy, đơn vị cần tuyệt đối tuân thủ nguyên tắc kiểm soát kép trong quátrình thu tiền mặt, tức là phải phân công ít nhất hai người thực hiện và kiểm tra đốivới mỗi nghiệp vụ thu nhằm đảm bảo an toàn tài sản tiền mặt Hoạt động kiểm soátthu tiền mặt thường tập trung vào kiểm soát số lượng bó tiền thu vào có đúng, đủ sovới bảng kê thu tiền không, số thếp trong một bó tiền, niêm phong bó tiền có ghiđầy đủ các yếu tố không, mệnh giá tiền, loại tiền, tỷ lệ tiền không đủ TCLT trong bótiền đủ TCLT có vượt quy định cho phép không, kiểm soát việc đóng bó tiền cóđúng quy định hay không… nhằm phát hiện sớm những sai sót, kịp thời sửa chữanhằm hạn chế tối đa rủi ro có thể xảy ra

* Một số nguyên tắc trong hoạt động thu tiền mặt theo thông tư

01/2014/TT-NHNN ngày 06/01.2014:

+ Mọi khoản thu tiền mặt phải thực hiện thông qua Quỹ và qua tay 2 người

kiểm đếm ( hoặc người đó phải tự kiểm đếm lại số tiền thu lần thứ hai)

+ Thu tiền mặt phải căn cứ vào chứng từ (giấy nộp tiền, bảng kê) Trước khithu phải kiểm tra, kiểm soát tính chất hợp lệ, hợp pháp của những chứng từ đó

+ Khi thu tiền mặt phải có bảng kê số tiền thu hoặc có biên bản giao nhận.+ Người nộp tiền mặt phải chứng kiến người nhận kiểm đếm

+ Khi thu tiền của TCTD, KBNN phải là những bó (túi) tiền có niêm phong củachính đơn vị hoặc của các chi nhánh cùng hệ thống TCTD, KBNN trên địa bàn tỉnh