Luận văn thạc sỹ - Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện Thường Tín

Tổ chức kế toán là một trong những nội dung quan trọng trong tổ chức quản lý. Tổ chức kế toán tốt có ý nghĩa quan trọng và to lớn trong việc nâng cao hiệu quả quản lý của các đơn vị sự nghiệp công lập, thực hiện đúng chế độ quản lý tài chính của Nhà nước, đồng thời cung cấp chính xác, đầy đủ, kịp thời thông tin để Thủ trưởng đơn vị đưa ra những quyết định đúng đắn nhằm sử dụng hiệu quả tài sản, nguồn vốn. Nhằm đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao; quản lý hiệu quả nguồn kinh phí nhà nước, nguồn thu và tình hình sử dụng kinh phí tại các đơn vị sự nghiệp đòi hỏi công tác kế toán, quản lý tài chính tại các đơn vị sự nghiệp cần được thực hiện một cách nghiêm túc, chặt chẽ đảm bảo sử dụng kinh phí nhà nước tiết kiệm, hiệu quả trong điều kiện thay đổi trong cơ chế quản lý tài chính theo hướng hội nhập với nền tài chính và kế toán công quốc tế. Trong giai đoạn 2016-2020, Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện Thường Tín đã, đang và sẽ tiến hành thực hiện các dự án trọng điểm của Thành phố, đòi hỏi phải tăng cường quản lý và sử dụng nguồn Tài chính đúng mực, đạt hiệu quả cao. Đặc biệt xu hướng cải cách tài chính công đã và đang thực hiện theo Nghị định 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 Chính phủ quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập đã đặt ra yêu cầu phải tổ chức một cách khoa học và hợp lý công tác kế toán của Ban QLDA đầu tư xây dựng huyện Thường Tín. Tổ chức kế toán được hoàn thiện sẽ giúp việc quản lý các nguồn thu và nội dung chi của đơn vị hiệu quả hơn, góp phần hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Xuất phát từ tính thực tế của vấn đề, tôi đã lựa chọn đề tài “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện Thường Tín” làm đề tài nghiên cứu luận văn Thạc sỹ của mình.

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan Luận văn Thạc sĩ Kế toán với đề tài “Hoàn thiện tổ chức

công tác kế toán tại Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện Thường Tín” là công

trình nghiên cứu khoa học của cá nhân tôi, tất cả các nội dung của luận văn được trìnhbày dựa trên quan điểm cá nhân tác giả trên cơ sở nghiên cứu lý luận, tổng hợp phântích thực tiễn với sự hướng dẫn khoa học của PGS.TS Phạm Quang Các số liệu, kếtquả trong luận văn hoàn toàn trung thực, xuất phát từ thực tiễn và kinh nghiệm, chưatừng được công bố dưới bất cứ hình thức nào trước khi trình bảo vệ và công nhận bởiHội đồng đánh giá Luận văn Thạc sĩ Kế toán

Tôi xin chịu trách nhiệm về lời cam đoan này!

Hà Nội, ngày tháng năm 2019

Tác giả luận văn

Nguyễn Thùy Linh

i

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình thực hiện Luận văn, tác giả đã nhận được rất nhiều sự quan tâmgiúp đỡ và động viên từ các thầy, cô giáo trực tiếp giảng dạy lớp Cao học Kế toán17M-KT2, Lãnh đạo Trường Đại học Mở Hà Nội, Lãnh đạo Ban quản lý dự án đầu tưxây dựng huyện Thường Tín, các anh chị học viên lớp Cao học Kế toán 17M-KT2, giađình, bạn bè và đồng nghiệp

Em xin chân thành cảm ơn sâu sắc đến PGS.TS Phạm Quang, người hướng dẫnkhoa học đã tận tình giúp đỡ và hướng dẫn chi tiết để em hoàn thành tốt luận văn củamình

Xin trân trọng cảm ơn Ban giám đốc Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng huyệnThường Tín đầu tư đã tạo điều kiện cho tôi hoàn thành luận văn này

Xin trân trọng cảm ơn các thầy cô ở Khoa Sau đại học – Trường Đại học Mở

Hà Nội, các giảng viên giảng dạy tại lớp Cao học Kế toán 17M-KT2 đã truyền đạt vàtrang bị kiến thức cho em trong quá trình học tập, đã quan tâm động viên, tận tìnhhướng dẫn và tạo mọi điều kiện để em yên tâm thực hiện tốt nhất luận văn của mình

Hà Nội, ngày tháng năm 2019

Tác giả luận văn

Nguyễn Thùy Linh

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG, BIỂU, SƠ S

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP 5

1.1 Những vấn đề chung về tổ chức kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập 5

1.1.1 Khái niệm về đơn vị sự nghiệp công lập 5

1.1.2 Vai trò của tổ chức kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập 6

1.1.3 Yêu cầu, nguyên tắc tổ chức kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập.…….7

1.2 Nội dung tổ chức kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập 10

1.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán 10

1.2.2 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán 16

1.2.3 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 18

1.2.4 Tổ chức hệ thống sổ kế toán 21

1.2.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán 30

1.2.6 Tổ chức công tác kiểm tra kế toán 30

1.2.7 Áp dụng công nghệ thông tin trong kế toán 32

Kết luận chương 1 33

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI BAN QLDA ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HUYỆN THƯỜNG TÍN 35

2.1 Khái quát về Ban QLDA đầu tư xây dựng huyện Thường Tín 35

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Ban QLDA đầu tư xây dựng huyện Thường Tín 35

2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán của Ban QLDA đầu tư xây dựng huyện Thường Tín 38

2.2 Thực trạng tổ chức kế toán tại Ban QLDA đầu tư xây dựng huyện Thường Tín 42

2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán 42

iii

2.2.2 Tổ chức chứng từ kế toán 45

2.2.3 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 47

2.2.4 Tổ chức hệ thống sổ kế toán 48

2.2.5.Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán 50

2.2.6 Tổ chức công tác kiểm tra kế toán 53

2.2.7 Áp dụng công nghệ thông tin trong kế toán 54

2.3 Đánh giá thực trạng tổ chức kế toán tại Ban QLDA đầu tư xây dựng huyện Thường Tín 54

2.3.1 Ưu điểm 54

2.3.2 Hạn chế và nguyên nhân 55

Kết luận chương 2 58

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI BAN QLDA ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HUYỆN THƯỜNG TÍN .59 3.1 Phương hướng hoàn thiện tổ chức kế toán tại Ban QLDA đầu tư xây dựng huyện Thường Tín 59

3.2 Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán tại Ban QLDA đầu tư xây dựng huyện Thường Tín 60

3.2.1 Hoàn thiện Tổ chức bộ máy kế toán 60

3.2.2 Hoàn thiện Tổ chức chứng từ kế toán 60

3.2.3 Hoàn thiện Tổ chức hệ thống sổ kế toán 62

3.2.4 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức kế toán 63

Kết luận chương 3 65

KẾT LUẬN 66

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 67

PHỤ LỤC 69

v

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG, BIỂU, SƠ SỒ BẢN

Bảng 2.1 Danh mục báo cáo tài chính đang sử dụng tại Ban QLDA đầu tư xây dựng

huyện Thường Tín 51

BIỂU Biểu 3.1 Mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ 74

Biểu 3.2 Mẫu sổ dự án chi tiết 75

SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1 Tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung 18

Sơ đồ 1.2 Tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức phân tán 19

Sơ đồ 1.3: Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình vừa tập trung vừa phân tán 20

Sơ đồ 1.4 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung 31

Sơ đồ 1.5 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái 33

Sơ đồ 1.6 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ 35

Sơ đồ 2.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Ban QLDA đầu tư xây dựng huyện Thường Tín 53

Sơ đồ 2.2 Trình tự luân chuyển chứng từ tại Ban QLDA đầu tư xây dựng huyện Thường Tín 57

vii

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Tổ chức kế toán là một trong những nội dung quan trọng trong tổ chức quản lý

Tổ chức kế toán tốt có ý nghĩa quan trọng và to lớn trong việc nâng cao hiệu quả quản

lý của các đơn vị sự nghiệp công lập, thực hiện đúng chế độ quản lý tài chính của Nhànước, đồng thời cung cấp chính xác, đầy đủ, kịp thời thông tin để Thủ trưởng đơn vịđưa ra những quyết định đúng đắn nhằm sử dụng hiệu quả tài sản, nguồn vốn Nhằmđảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao; quản lý hiệu quả nguồn kinh phí nhànước, nguồn thu và tình hình sử dụng kinh phí tại các đơn vị sự nghiệp đòi hỏi côngtác kế toán, quản lý tài chính tại các đơn vị sự nghiệp cần được thực hiện một cáchnghiêm túc, chặt chẽ đảm bảo sử dụng kinh phí nhà nước tiết kiệm, hiệu quả trongđiều kiện thay đổi trong cơ chế quản lý tài chính theo hướng hội nhập với nền tài chính

và kế toán công quốc tế

Trong giai đoạn 2016-2020, Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện ThườngTín đã, đang và sẽ tiến hành thực hiện các dự án trọng điểm của Thành phố, đòi hỏiphải tăng cường quản lý và sử dụng nguồn Tài chính đúng mực, đạt hiệu quả cao Đặcbiệt xu hướng cải cách tài chính công đã và đang thực hiện theo Nghị định43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 Chính phủ quy định quyền tự chủ, tự chịu tráchnhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sựnghiệp công lập đã đặt ra yêu cầu phải tổ chức một cách khoa học và hợp lý công tác

kế toán của Ban QLDA đầu tư xây dựng huyện Thường Tín Tổ chức kế toán đượchoàn thiện sẽ giúp việc quản lý các nguồn thu và nội dung chi của đơn vị hiệu quả hơn,góp phần hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao

Xuất phát từ tính thực tế của vấn đề, tôi đã lựa chọn đề tài “Hoàn thiện tổ chức

công tác kế toán tại Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện Thường Tín” làm đề

tài nghiên cứu luận văn Thạc sỹ của mình

2 Tổng quan nghiên cứu

Các công trình nghiên cứu về tổ chức kế toán trong các đơn vị sự nghiệp trênthế giới trước đây chủ yếu đề cập đến cách thức ghi nhận các sự kiện, cách thức lậpbáo cáo tài chính cuối kỳ, mặt khác đi sâu vào phân tích đặc thù hoạt động của một số

lĩnh vực sự nghiệp như tổ chức kế toán trong các trường học, bệnh viện, các đơn vị lựclượng vũ trang,… Tiêu biểu là cuốn sách “Kế toán Nhà nước và các tổ chức phi lợinhuận” (Accounting for Governmental and Nonpofit Entities), xuất bản lần đầu năm

1998 của các tác giả Earl R.Wilson, Leo E.Hay và Susan C.Kattelus

Tại Việt Nam, đã có nhiều bài luận, báo cáo, luận văn thạc sỹ và các công trìnhnghiên cứu về tổ chức kế toán tại các đơn vị sự nghiệp nói chung và các Ban quản lý

dự án đầu tư xây dựng nói riêng, như:

Luận văn Thạc sỹ “Hoàn thiện công tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệp thuộc

Sở Xây dựng Thành phố Đà Nẵng” của tác giả Đặng Thị Thảo Nguyên (2015), TrườngĐại học Đà Nẵng Căn cứ cơ sở lý luận tổng quan về tổ chức kế toán tại các đơn vị sựnghiệp, tác giả đã nghiên cứu đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại các đơn

vị sự nghiệp thuộc Sở Xây dựng Thành phố Đà Nẵng Từ đó đưa ra một số giải pháp

để hoàn thiện tổ chức kế toán tại các đơn vị đó

Cùng nghiên cứu về hoạt động kế toán trong lĩnh vực xây dựng là bài luận văn

“Tổ chức công tác kế toán đầu tư xây dựng cơ bản tại Ban QLDA Cầu Rồng” của tácgiả Nguyễn Thị Minh Phương (2011), Trường Đại học Đà Nẵng Bài luận văn đã kháiquát được những ưu, nhược điểm của tổ chức công tác kế toán mà đơn vị đang thựchiện, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán đầu tư xâydựng cơ bản tại Ban QLDA Cầu Rồng

Những đề tài nghiên cứu trên đã có những đóng góp to lớn vào việc hoàn thiện

tổ chức kế toán tại các đơn vị sự nghiệp công lập và có ý nghĩa tham khảo quan trọngcho các luận văn, công trình nghiên cứu khác Tuy nhiên, Ban QLDA đầu tư xây dựng

là đơn vị có tính đặc thù riêng biệt so với các đơn vị sự nghiệp công lập khác và hiệnnay chưa có công trình nghiên cứu cụ thể nào về tổ chức kế toán tại Ban QLDA đầu tư

xây dựng huyện Thường Tín Vì vậy, đề tài “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại

Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện Thường Tín” vẫn có chỗ đứng riêng, kế

thừa nhưng không trùng lặp

3 Mục tiêu nghiên cứu

Luận văn góp phần hệ thống hóa một số cơ sở lý luận về tổ chức kế toán tại đơn

vị sự nghiệp công lập Qua đó nghiên cứu và phân tích thực trạng tổ chức công tác kếtoán tại Ban QLDA đầu tư xây dựng huyện Thường Tín Từ đó, chỉ ra những ưu

ix

điểm, những hạn chế cũng như nguyên nhân của những hạn chế đó trong tổ chức kếtoán tại đơn vị Trên cơ sở những phân tích, đánh giá đó, đề xuất một số giải phápnhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Ban QLDA đầu tư xây dựng huyệnThường Tín.

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

 Đối tượng nghiên cứu là tổ chức kế toán tại Ban QLDA đầu tư xây dựng

huyện Thường Tín

 Phạm vi nghiên cứu:

- Về mặt không gian: đề tài được tiến hành nghiên cứu tại Ban QLDA đầu tư xây dựng huyện Thường Tín

- Về mặt thời gian: Các tài liệu và số liệu kế toán của Ban QLDA đầu tư xây

dựng huyện Thường Tín được lấy từ năm 2016-2018

- Về nội dung nghiên cứu: đề tài nghiên cứu các văn bản quy định của Nhà

nước, các văn bản liên quan đến ngành, liên quan đến chế độ kế toán các đơn vị sựnghiệp công lập, của Ban QLDA đầu tư xây dựng Trên cơ sở đó tập trung nghiên cứuthực trạng tổ chức kế toán tại Ban QLDA đầu tư xây dựng huyện Thường Tín

5 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp thu thập số liệu: thu thập các thông tin về các nội dung liên quan

đến tổ chức kế toán, các số liệu kế toán thực tế của Ban QLDA huyện Thường Tínqua các năm

- Phương pháp quan sát thực tế: tác giả thực hiện phương pháp này tại đơn vị,

quan sát môi trường làm việc, quan sát việc giải quyết các vấn đề phát sinh trong đơn

vị, cụ thể là bộ phận Tài chính- kế toán của Ban QLDA huyện Thường Tín

- Phương pháp xử lý, phân tích và tổng hợp số liệu: Dựa trên các thông tin và số

liệu thu thập được về tổ chức kế toán tại Ban QLDA huyện Thường Tín, tiến hànhtổng hợp, phân tích, sắp xếp thông tin một cách có hệ thống để đưa vào nội dung củabài luận văn, làm cơ sở để đánh giá thực trạng hoạt động của đơn vị Từ đó đưa ra cácgiải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán tại đơn vị

6 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

- Ý nghĩa về mặt lý luận: Đề tài đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về tổ chức kế

toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập và tại các Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng

- Ý nghĩa về mặt thực tiễn: Từ những phân tích, đánh giá về thực trạng tổ chức

kế toán tại Ban QLDA đầu tư xây dựng huyện Thường Tín từ đó đề xuất một số giảipháp để hoàn thiện tổ chức kế toán và nâng cao hiệu quả làm việc tại đơn vị

7 Kết cấu luận văn

Bài luận văn gồm 3 chương như sau:

- Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức kế toán tại đơn vị sự nghiệp công lập

- Chương 2: Thực trạng tổ chức kế toán tại Ban QLDA đầu tư xây dựng huyện

Thường Tín

- Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán tại Ban QLDA

đầu tư xây dựng huyện Thường Tín

xi

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN

TẠI ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP1.1 Những vấn đề chung về tổ chức kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập

1.1.1 Khái niệm về đơn vị sự nghiệp công lập

Đơn vị sự nghiệp công lập là tổ chức do cơ quan có thẩm quyền của Nhànước, tổ chức chính trị, các tổ chức chính trị – xã hội thành lập để cung cấp dịch vụcông, phục vụ cho việc quản lý nhà nước trong các lĩnh vực như giáo dục, đào tạo,

y tế, nghiên cứu khoa học, văn hóa, thể dục thể thao, du lịch, lao động – thươngbinh và xã hội, thông tin truyền thông và các lĩnh vực sự nghiệp khác được phápluật quy định Những đơn vị thuộc sở hữu nhà nước, được nhà nước cấp kinh phíkhi mới thành lập, lãnh đạo của các đơn vị này do cơ quan chức năng của nhà nước

bổ nhiệm hoặc bãi miễn

Theo điều 9, Luật Viên chức (2010), đơn vị sự nghiệp công lập là tổ chức do cơquan có thẩm quyền của Nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội thànhlập theo quy định của pháp luật, có tư cách pháp nhân, cung cấp dịch vụ công, phục vụquản lý nhà nước

Đơn vị sự nghiệp công lập gồm:

- Đơn vị sự nghiệp công lập được giao quyền tự chủ hoàn toàn về thực hiệnnhiệm vụ, tài chính, tổ chức bộ máy, nhân sự (sau đây gọi là đơn vị sự nghiệp công lậpđược giao quyền tự chủ);

- Đơn vị sự nghiệp công lập chưa được giao quyền tự chủ hoàn toàn về thực hiệnnhiệm vụ, tài chính, tổ chức bộ máy, nhân sự (sau đây gọi là đơn vị sự nghiệp công lậpchưa được giao quyền tự chủ)

Đơn vị sự nghiệp có các đặc trưng: Hoạt động phi lợi nhuận; phục vụ lợi íchchung của xã hội; hoạt động theo chương trình phát triển kinh tế xã hội; thực thi chínhsách xã hội của Nhà nước

Các đơn vị sự nghiệp công lập không chỉ đông đảo về số lượng Mà còn đadạng về loại hình, lĩnh vực hoạt động Do vậy, việc phân loại đơn vị sự nghiệp cônglập rất phức tạp tùy theo tiêu chí phân loại

Theo tiêu chí mức độ tự chủ tài chính, đơn vị sự nghiệp công lập chia làm 4 loại sau:

- Đơn vị tự bảo đảm chi thường xuyên và chi đầu tư;

- Đơn vị tự bảo đảm chi thường xuyên;

- Đơn vị tự bảo đảm một phần chi thường xuyên;

- Đơn vị được Nhà nước bảo đảm chi thường xuyên

Xét dưới góc độ vị trí pháp lý, đơn vị sự nghiệp công lập có thể chia thành 5loại sau:

- Đơn vị thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ;

- Đơn vị thuộc Tổng cục, Cục;

- Đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;

- Đơn vị thuộc cơ quan chuyên môn của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;

- Đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện

Trong đó, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ bao gồm:Cácđơn vị sự nghiệp công lập được quy định tại nghị định quy định chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn Và cơ cấu tổ chức của từng Bộ, cơ quan ngang Bộ (các đơn vị nghiên cứuchiến lược, chính sách về ngành, lĩnh vực; báo; tạp chí Trung tâm thông tin hoặc tinhọc Trường hoặc trung tâm đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức; họcviện) Và các đơn vị sự nghiệp công lập trong danh sách ban hành kèm theo quyết địnhcủa Thủ tướng Chính phủ

1.1.2 Vai trò của tổ chức kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập

Theo khoản 8, điều 3, Luật kế toán số 88/2015/QH13 do Quốc hội ban hànhngày 20/11/2015: “Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấpthông tin kinh tế, tài chính dứơi hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động”

Kế toán là khâu quan trọng trong công tác quản lý kinh tế tài chính của một đơn

vị Việc tính đúng, tính đủ các yếu tố đầu vào và tổ chức tốt công tác thu thập, xử lý,phân tích và cung cấp thông tin để phục vụ yêu cầu quản lý có ý nghĩa to lớn trongviệc nâng cao hiệu quả hoạt động của các đơn vị nói chung và đơn vị sự nghiệp cônglập nói riêng

xiii

Kế toán trong đơn vị SNCL vừa có tính chất quản lý vừa có tính chuyên mônhọc thuật của đơn vị nhằm hỗ trợ cho nhu cầu thông tin, lập kế hoạch và đưa ra quyếtđịnh của các cấp quản lý đơn vị Kế toán là phương tiện phản ánh thường xuyên, kịpthời, đầy đủ về tình hình hoạt động và kết quả các hoạt động của đơn vị, tuy nhiên vaitrò quan trọng này của kế toán chỉ được phát huy khi công tác kế toán tại các đơn vịSNCL được tổ chức một cách khoa học, hợp lý.

Tổ chức kế toán là tổ chức việc thực hiện các chuẩn mực và chế độ kế toán đểphản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức thựchiện chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán, cung cấp thôngtin tài liệu kế toán và các nhiệm vụ khác của kế toán Tổ chức kế toán là sự thiết lậpmỗi quan hệ qua lại giữa phương pháp kế toán, đối tượng kế toán và người làm kế toánbiểu hiện qua một hình thức kế toán thích hợp của từng đơn vị cụ thể

Tổ chức kế toán trong đơn vị SNCL là sự thiết lập mối quan hệ qua lại giữa cácyếu tố cấu thành bản chất của hạch toán kế toán để phát huy tối đa vai trò của kế toántrong công tác quản lý nói chung và quản lý tài chính nói riêng Chính vì vậy, việc tổchức kế toán khoa học và hợp lý tại các đơn vị SNCL giứp cho việc tổ chức thu nhận,cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ về tình hình tài chính, biến động của tài sản, tìnhhình thu, chi, kết quả hoạt động kinh doanh, qua đó làm giảm bớt khối lượng công tác

kế toán trùng lặp, tiết kiệm chi phí, đồng thời giúp cho việc kiểm kê, kiểm soát tài sản,nguồn vốn, hoạt động kinh tế, đo lường và đánh giá hiệu quả kinh tế, hoàn thành tốtcác chức năng, nhiệm vụ được giao của các đơn vị

1.1.3 Yêu cầu, nguyên tắc tổ chức kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập

1.1.3.1 Yêu cầu tổ chức kế toán tại đơn vị sự nghiệp công lập

Để quản lý tài chính tại các đơn vị nói chung và đơn vị SNCL nói riêng thì côngtác kế toán đòi hỏi phải không ngừng nâng cao chất lượng Công tác kế toán sẽ khôngchỉ là việc ghi chép, phản ảnh đơn thuần mà còn là hệ thống thông tin kinh tế - tàichính cung cấp chính xác, trung thực, kịp thời phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo, ra quyết địnhquản lý và điều hành hoạt động tài chính của đơn vị Thông tin do kế toán cung cấp là

cơ sở cho việc lập dự toán thu chi, theo dõi tình hình chấp hành dự toán và là căn cứđánh giá kết quả thực hiện dự toán Như vậy để đạt được yêu cầu tên, mỗi đơn vịSNCL phải tổ chức hạch toán kế toán một cách khoa học

Hiện nay, trong điều kiện hội nhập kinh tế khu vực và thế giới, việc sử dụngthông tin kế toán phục vụ cho công tác quản lý trong các đơn vị SNCL là đòi hỏi tấtyếu Chính vì vậy, một yêu cầu đặt ra đối với tổ chức kế toán là phải không ngừng đổimới và hoàn thiện nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý của bản thân đơn vị, của Nhà nướccũng như phù hợp với các thông lệ, chuẩn mực kế toán quốc tế.

1.1.3.2 Nguyên tắc tổ chức kế toán tại đơn vị sự nghiệp công lập

Tổ chức kế toán tại các đơn vị SNCL phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

- Nguyên tắc chuẩn mực

Đối với hoạt động quản lý nhà nước, kế toán là một công cụ quan trọng để tínhtoán, xây dựng và kiểm tra việc chấp hành kỷ luật thu chi, thanh toán của Nhà nước,điều hành nền kinh tế quốc dân Do đó, trước hết tổ chức kế toán phải theo đúngnhững quy định về nội dung công tác kế toán, về tổ chức chỉ đạo công tác kế toán theoLuật Kế toán và Chuẩn mực kế toán

Tổ chức kế toán phải dựa trên cơ sở chế độ chứng từ kế toán, hệ thống tàikhoản kế toán, hệ thống báo cáo tài chính đã được quy định trong Luật, Nghị định,Thông tư hướng dẫn để vận dụng phù hợp với chính sách và chế độ quản lý Nhà nướctrong từng thời kỳ Có như vậy việc tổ chức kế toán mới không vi phạm những nguyêntắc, chế độ quy định chung của Nhà nước, đảm bảo việc thực hiện chức năng, nhiệm

vụ của kế toán góp phần tăng cường quản lý kinh tế của các cấp, các ngành, góp phầntăng cường quản lý kinh tế - tài chính của các cấp, các ngành, thực hiện việc kiểm tra,kiểm soát của nhà nước đối với hoạt động tại các đơn vị SNCL

- Nguyên tắc thống nhất

Kế toán là một bộ phận trong hệ thống quản lý với chức năng thông tin và kiểmtra về hoạt động tài chính của các đơn vị hạch toán Vì vậy về nguyên tắc, tổ chứchạch toán kế toán trong các đơn vị SNCL phải đảm bảo tính thống nhất quản lý nóichung Nguyên tắc thống nhất ở đây bao gồm thống nhất giữa đơn vị hạch toán kế toánvới đơn vị quản lý còn được hiểu là thống nhất về không gian quản lý và tổ chứuchạch toán theo yêu cầu quản lý, thống nhất mô hình tổ chức kế toán với mô hình tổchức hoạt động và tổ chức quản lý, bảo đảm hoạt động quản lý phải gắn với kế toán vàkhông được tách rời hoạt động kinh tế Trên cơ sở đó, mọi quyết định liên quan đến tài

xv

chính trong đơn vị SNCL phải có thông tin kế toán và các chỉ tiêu hạch toán phải phùhợp với chỉ tiêu quản lý và hướng tới chỉ tiêu quản lý.

Trong các đơn vị SNCL, bên cạnh bộ phận kế toán còn có nhiều bộ phận quản

lý khác Các bộ phận này phải có quan hệ chặt chẽ với nhau tạo thành hệ thống quản lýcủa đơn vị Với tư cách là một bộ phận của hệ thống quản lý, tổ chức kế toán phải luônđảm bảo mối quan hệ giữa các bộ phận khác nhau để cung cấp thông tin nội bộ kịpthời, thống nhất quản lý, đối chiếu số liệu, đánh giá tình hình thực hiện các chỉ tiêu kếhoạch

- Nguyên tắc phù hợp

Mỗi đơn vị SNCL có đặc điểm và điều kiện hoạt động khác nhau, vì vậy khôngthể có một mô hình công tác kế toán tối ưu cho tất cả các đơn vị SNCL Do đó, để tổchức tốt công tác kế toán, mỗi đơn vị SNCL phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ,tính chất hoạt động, hoạt động quản lý, qui mô và địa bàn hoạt động của đơn vị mình

Bên cạnh đó, người trực tiếp thực hiện công tác kế toán tại các đơn vị SNCL làcán bộ kế toán dưới sự chỉ đạo của cán bộ quản lý đơn vị Vì vậy để tổ chức công tác

kế toán tốt tại các đơn vị SNCL đảm bảo phát huy đầy đủ, vai trò tác dụng của kế toánđối với công tác quản lý tài chính thì việc tổ chức kế toán phải phù hợp với yêu cầu vàtrình độ nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kế toán

- Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả

Tiết kiệm, hiệu quả là nguyên tắc của công tác tổ chức nói chung và tổ chức

kế toán nói riêng Thực hiện nguyên tắc này phải đảm bảo tổ chứuc kế toán khoahọc, hợp lý, thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của kế toán, nâng cao chất lượngcông tác kế toán, quản lý chặt chẽ, hiệu quả, tính toán đo lường chính xác nghiệp

vụ kinh tế phát sinh

Những nguyên tắc này phải được thực hiện một cách đồng bộ mới có thể tổchức thực hiện tốt và đầy đủ các nội dung của công tác kế toán tại các đơn vị SNCL.1.1.3.3 Nhiệm vụ tổ chức kế toán tại đơn vị sự nghiệp công lập

Xuất phát từ vị trí của kế toán trong hệ thống quản lý với chức năng thông tin

và kiểm tra hoạt động tài chính của đơn vị HCSN, tổ chức kế toán tại các đơn vị SNCLphải đảm bảo các nhiệm vụ sau:

- Tổ chức kế toán một cách khoa học, hợp lý giúp tiết kiệm thời gian, nhân lực vàgóp phần vào việc quản lý và sử dụng kinh phí có hiệu quả.

- Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán trên cơ sở chế độ kế toán hiện hành và quyđịnh của các văn bản pháp luật khác Thông qua việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tếphát sinh trên chứng từ kế toán, giúp cho các đơn vị tăng cường công tác quản lý cácnguồn thu, các khoản chi nhằm đem lại hiệu quả sử dụng các nguồn lực tại đơn vị

- Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán đầy đủ, chi tiết, đáp ứng yêu cầu quản lýgóp phần phản ánh và kiểm soát thường xuyên, liên tục, có hệ thống về tình hình tàisản, tình hình tiếp nhận và sử dụng kinh phí do NSNN cấp và các nguồn kinh phí khác

từ đó góp phần quản lý chặt chẽ các khoản thu, chi đúng nội dung và mục đích

- Tổ chức hệ thống sổ kế toán trên cơ sở phân loại các nghiệp vụ đã được ghinhận ban đầu trên hệ thống chứng từ kế toán đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin chocác nhà quản lý trong nội bộ đơn vị, các tổ chức, cá nhân có liên quan một cách nhanhchóng, kịp thời

- Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính theo quy định của Nhà nước và các cơ quanquản lý có khả năng cung cấp rõ ràng và đầy đủ về tình hình tài chính của đơn vị Trên

cơ sơ đó các đơn vị có thể tiến hành đánh giá, phân tích hiệu quả hoạt động trong kỳ

và lập kế hoạch hoạt động cho các kỳ tiếp theo

1.2 Nội dung tổ chức kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập

1.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán

1.2.1.1 Hình thức bộ máy kế toán

Lựa chọn các hình thức tổ chức công tác kế toán có liên quan mật thiết đến việcthiết kế bộ máy kế toán ở đơn vị Trưởng phòng kế toán phải căn cứ vào qui mô, đặcđiểm hoạt động của đơn vị và khả năng, trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán hiện có đểlựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán của đơn vị Tùy đặcđiểm tổ chức, qui mô và địa bàn hoạt động của đơn vị, khối lượng tính chất và mức độphức tạp của các nghiệp vụ kinh tế, mỗi đơn vị SNCL có thể chọn một trong ba hìnhthức tổ chức công tác kế toán sau:

xvii

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung

Theo hình thức này, cả đơn vị chỉ lập một phòng kế toán duy nhất để thực hiệntoàn bộ công việc kế toán của đơn vị Ở các bộ phận kinh doanh, dịch vụ,…không có tổchức kế toán riêng, chỉ bố trí nhân viên hạch toán làm nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm trahạch toán ban đầu về các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh, chuyển chứng từ hạchtoán ban đầu về phòng kế toán theo định kỳ để phòng kế toán kiểm tra, ghi chép sổ kếtoán Phòng kế toán của đơn vị phải thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu nhậnchứng từ, ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp của đơn vị

Sơ đồ 1.1 Tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung

- Ưu điểm: tập trung được thông tin phục vụ cho lãnh đạo nghiệp vụ, thuận tiện

cho việc phân công và chuyên môn hóa công tác kế toán, thuận tiện cho việc cơ giớihóa công tác kế toán, giảm nhẹ biên chế bộ máy kế toán của đơn vị

- Nhược điểm: hạn chế việc kiểm tra, giám sát tại chỗ của kế toán đối với mọi

hoạt động của đơn vị; không cung cấp kịp thời thông tin phục vụ cho lãnh đạo và quản

Nhân viên hạch toán ban đầu, báo sổ từ đơn vị trực thuộc

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán

Theo hình thức này, ở đơn vị có phòng kế toán trung tâm, các đơn vị phụ thuộc,các bộ phận đều có tổ chức kế toán riêng (viện nghiên cứu có trạm, trại thí nghiệm, cơquan hành chính có tổ chức bộ phận kinh doanh dịch vụ…)

Tổ chức kế toán ở các đơn vị, các bộ phận phụ thuộc là đơn vị kế toán phụthuộc chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ công việc kế toán ở bộ phận mình, kể cảphần kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, định kỳ phải lập các báo cáo tài chính gửi vềphòng kế toán trung tâm

Phòng kế toán trung tâm chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ các phần hànhcông việc kế toán phát sinh tại đơn vị, hướng dẫn, kiểm tra công tác kế toán ở bộ phậnphụ thuộc, thu nhận, kiểm tra các báo cáo kế toán của bộ phận phụ thuộc gửi lên vàtổng hợp số liệu của đơn vị, bộ phận phụ thuộc cùng với báo cáo của đơn vị chính đểlập báo cáo kế toán toàn đơn vị

Sơ đồ 1.2 Tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức phân tán

xix

Kế toán trung tâm

Kế toán trưởng đơn vị cấp trên

Kế toán hoạtđộng thực hiện

ở cấp trên

Bộ phận tổng hợpkết toán cho đơn

vị trực thuộc

Bộ phận kiểmtra kế toán

Kế toán phần hành…

Kế toán phần hành…

- Ưu điểm: tăng cường vai trò kiểm tra, giám sát tại chỗ của kế toán đối với

hoạt động sản xuất sự nghiệp, kinh doanh dịch vụ, ở từng đơn vị, bộ phận phụ thuộc,cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho lãnh đạo và quản lý ở từng đơn vị, bộ phậnphù hợp với việc mở rộng phân cấp quản lý cho từng đơn vị,

- Nhược điểm: không cung cấp thông tin kinh tế kịp thời cho lãnh đạo nghiệp

vụ, biên chế bộ máy kế toán chung toàn đơn vị nhiều hơn hình thức tổ chức công tác

kế toán tập trung

Mô hình tổ chức kế toán phân tán phù hợp với các đơn vị có qui mô lớn, địabàn hoạt động phân tán, các đơn vị trực thuộc hoạt động độc lập

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán

Đây là mô hình kết hợp đặc điểm của 2 hình thức trên Theo mô hình này đơn

vị chỉ tổ chức một phòng kế toán trung tâm Nhưng những người quản lý ở các đơn vịtrực thuộc thì ngoài việc ghi chép ban đầu còn được giao thêm một số phần việc mangtính chất kế toán Ví dụ: hạch toán chi phí tiền lương, chi phí quản lý,… phát sinh tạiđơn vị trực thuộc mức độ phân tán này phụ thuộc vào mức độ phân cấp quản lý, trình

độ hạch toán kinh tế của đơn vị

Sơ đồ 1.3: Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình vừa tập trung vừa phân tán

Bộ phận tổng hợp báo cáo

từ đơn vị trực thuộc

Bộ phận kiểm tra kế toán

Phụ trách

kế toán đơn vị cấp dưới

Đơn vị kinh tế trực thuộc

Kế toán đơn vị cấp trên

Phụ trách kếtoán đơn vịcấp dưới

Theo mô hình này, đơn vị tổ chức phòng kế toán tập trung, ngoài ra ở cácđơn vị trực thuộc lớn, xa văn phòng có tổ chức các phòng bộ phận kế toán của đơn

vị trực thuộc

Phòng kế toán ở đơn vị trực thuộc có thể được cơ cấu thành các bộ phận phùhợp để thực hiện việc ghi chép kế toán, hoàn chỉnh các hoạt động của đơn vị theo phâncấp quản lý của phòng kế toán trung tâm Phòng kế toán trung tâm thực hiện tổng hợptài liệu từ các phòng (các bộ phận) kế toán đơn vị trực thuộc gửi lên tiến hành kế toáncác hoạt động chung của toàn đơn vị, sau đó tổng hợp lập báo cáo cung cấp thông tin

về toàn bộ hoạt động quản lý tài sản và sử dụng kinh phí của đơn vị

Mô hình này phù hợp với các đơn vị lớn có nhiều đơn vị trực thuộc, hoạt đọngtrên địa bàn vừa tập trung vừa phân tán, mức độ phân cấp quản lý kinh tế tài chính,trình độ quản lý khác nhau

1.2.1.2 Phân công công việc trong bộ máy kế toán

Sau khi xác định, lựa chọn được mô hình tổ chức thích hợp từ các mô hình trên,các đơn vị sự nghiệp có thể tổ chức phân công công việc cụ thể trong bộ máy Theo đó

kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán của đơn vị có trách nhiệm phân công, bố trínhân viên kế toán đảm trách các phần hành kế toán cụ thể Việc phân công cán bộ kếtoán phù hợp với khả năng, trình độ của từng người sẽ giúp cho quá trình thu thập, xử

lý thông tin diễn ra nhanh chóng đồng thời xác định rõ số lượng nhân viên tương ứngvới khối lượng công việc nhằm tối ưu hóa bộ máy kế toán Người thực hiện công việc

kế toán mỗi phần hành được phân công thường có tính độc lập tương đối với các phầnhành kế toán khác

Các phần hành kế toán chủ yếu trong đơn vị sự nghiệp gồm:

- Kế toán vốn bằng tiền: có nhiệm vụ phản ánh số hiện có và tình hình biếnđộng các loại vốn bằng tiền của đơn vị gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc đá quýtại quỹ của đơn vị hoặc gửi tại kho bạc nhà nước Cụ thể hàng ngày, kế toán viên cónhiệm vụ cập nhật các chứng từ liên quan đến giao dịch thu chi quỹ tiền mặt, thanhtoán với ngân hàng, ghi chép kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết các loại tiền Định kỳhàng tuần, hàng tháng, kế toán viên có nhiệm vụ lập báo cáo về tình hình lưu chuyển

xxi

tiền và các báo cáo nội bộ khác Trên cơ sở theo dõi phần hành kế toán vốn bằng tiền,

kế toán viên giúp kế toán trưởng xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính của đơn vị

- Kế toán vật tư, tài sản: có nhiệm vụ phản ánh số lượng, giá trị hiện có vàtình hình biến động vật tư, sản phẩm tại đơn vị; phản ánh số lượng, nguyên giá, giátrị hao mòn của TSCĐ hiện có và tình hình biến động TSCĐ; công tác đầu tưXDCB và sửa chữa tài sản tại đơn vị nhiệm vụ cụ thể của các kế toán viên là theodõi tình hình sử dụng các loại vật liệu, CCDC, TSCĐ ở các bộ phận trong đơn vị,tính khấu hao TSCĐ, tính giá trị vật liệu xuất kho cũng như phân bổ CCDC sửdụng trong kỳ, tổ chức ghi chép kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết TSCĐ, vật tưluân chuyển, tồn kho Định kỳ các kế toán viên có trách nhiệm thống kê, lập báocáo về tình hình tang giảm vật tư, TSCĐ

- Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hìnhthanh toán các khoản nợ phải thu của các đối tượng trong và ngoài đơn vị; phản ánhcác khoản nợ phải trả, các khoản trích nộp theo lương, các khoản phải nộp ngân sách

và việc thanh toán các khoản phải trả, phải nộp kế toán tiến hành ghi chép tổng hợp vàchi tiết các khoản công nợ, định kỳ lập các báo cáo nội bộ về các khoản công nợ

- Kế toán nguồn kinh phí: có nhiệm vụ giao dịch với kho bạc cấp kinh phí vàthực hiện các thủ tục tiếp nhận, sử dụng kinh phí thông qua hệ thống mục lục ngânsách chi tiết tới mục và tiểu mục

- Kế toán các khoản thu: có nhiệm vụ phản ánh đầy đủ, kịp thời các khoản thuphí, lệ phí, thu sự nghiệp, thu hoạt động SXKD dịch vụ và các khoản thu khác phátsinh tại đơn vị

- Kế toán các khoản chi: có nhiệm vụ phản ánh các khoản chi cho hoạt động,chi thực hiện chương trình, dự án theo dự toán được duyệt và thanh quyết toán cáckhoản chi đó; phản ánh chi phí hoạt động SXKD dịch vụ và chi phí các hoạt động khác

để xác định kết quả hoạt động SXKD

- Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ tổng hợp số liệu của các phần hành kế toán chitiết đây là công việc kết nối các phần hành kế toán chi tiết, tạo ra sự hoàn chỉnh, thốngnhất của hệ thống số liệu kế toán Kết quả của phần hành kế toán tổng hợp là các báocáo tài chính

Tổ chức bộ máy kế toán hợp lý, khoa học là yếu tố quyết định hoàn toàn tớichất lượng công tác hạch toán kế toán của một đon vị Do đó, ngoài việc đảm bảocác nguyên tắc trong tổ chức kế toán thì việc nắm rõ năng lực của từng nhân viên

kế toán là điều hết sức quan trọng trên cơ sở đó, bộ máy kế toán được xây dựngphải đáp ứng yêu cầu gọn nhẹ, hợp lý, có hiệu quả, phân công công việc đúngchuyên môn, năng lực

Tổ chức chứng từ kế toán được xác định là khâu công việc quan trọng đối vớitoàn bộ quy trình kế toán bởi nó cung cấp nguyên liệu đầu vào – các thông tin ban đầu

về các đối tượng kế toán Về nội dung, tổ chức chứng từ kế toán được hiểu là việc tổchức việc ban hành, ghi chép chứng từ, kiểm tra, luân chuyển và lưu trữ tất cả các loạichứng từ kế toán sử dụng trong đơn vị nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin,kiểm tra thông tin đó phục vụ cho ghi sổ kế toán và tổng hợp kế toán Xét theo mụcđích thì tổ chức chứng từ kế toán chính là thiết kế hệ thống thông tin ban đầu trên hệthống các loại chứng từ được luân chuyển theo một trình tự xác định nhằm các mụcđích quản lý và thực hiện các giai đoạn tiếp theo của quá trình hạch toán

Chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị là Ban QLDA phải thực hiện theođúng nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật Kế toán và Nghịđịnh số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướngdẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán nhà nước,các văn bản pháp luật khác có liên quan đến chứng từ kế toán và các quy định trongchế độ này

Ban QLDA có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đặc thù chưa có mẫu chứng từquy định tại danh mục mẫu chứng từ trong chế độ kế toán này thì áp dụng mẫu chứng

từ quy định tại chế độ kế toán riêng trong các văn bản pháp luật khác hoặc phải được

Bộ Tài chính chấp thuận

xxiii

Trình tự luân chuyên của chứng từ kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lậpbao gồm:

- Thứ nhất, xác định danh mục chứng từ kế toán

Danh mục chứng từ kế toán được thiết kế phải đạt được các yêu cầu tính pháp

lý, đầy đủ và hợp lý khi được vận dụng trên cơ sở các quy định, chế độ kế toán, cácđơn vị sự nghiệp công nghiệp thiết lập danh mục chứng từ sử dụng cho kế toán tàichính Bên cạnh đó, căn cứ vào nhu cầu thông tin phục vụ quản trị nội bộ đơn vị có thểxác định một số loại chứng từ cần thiết cho công tác kế toán quản trị Với nhữngchứng từ kế toán này, đơn vị phải tự thiết kế mẫu biểu, nội dung và phương pháp ghichép trên cơ sở đảm bảo sự thống nhất trong kỳ hạch toán

- Thứ hai, tổ chức lập chứng từ kế toán

Đây là quá trình sử dụng các chứng từ đã được lựa chọn trong danh mục chứng

từ của đơn vị và các phương diện phù hợp để ghi các nghiệp vụ kinh tế tài chính phátsinh vào chứng từ Các chứng từ sử dụng có thể tuân thủ thống nhất, không được sửađổi nếu thuộc loại chứng từ bắt buộc hoặc tự bổ sung thêm các chỉ tiêu hoặc thay đổihình thực mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị nếuthuộc loại chứng từ hướng dẫn, chứng từ phục vụ quản trị nội bộ tùy theo điều kiệncủa từng đơn vị, chứng từ có thể lập thủ công, bằng tay hoặc bằng máy Tuy nhiêntrong thời đại công nghệ thông tin phát triển và các phương tiện máy móc hiện đại, cácđơn vị sự nghiệp có thể thiết kế các mẫu chứng từ có sẵn để phản ánh nghiệp vụ kịpthời và tiện cho việc ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Thứ ba, tổ chức kiểm tra chứng từ kế toán

Đây là việc xác nhận tính chính xác, đúng đắn của các thông tin ghi trên chứng

từ kế toán Các yếu tố đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ cần được chú ýxem xét như các yếu tố bắt buộc của chứng từ, tính chính xác, hợp lý của số liệu trênchứng từ, chữ ký của những người có liên quan…Trường hợp thông qua kiểm tra nếuphát hiện sai sót thì kế toán nhất thiết phải yêu cầu cá nhân, tổ chức lập chứng từ bổsung, sửa đổi hoặc từ chối thanh toán

- Thứ tư, tổ chức sử dụng chứng từ cho việc ghi sổ kế toán

Sau khi được kiểm tra, các chứng từ kế toán được phân loại theo địa điểm phátsinh, theo tính chất của các khoản thu, chi…Việc ghi sổ kế toán phụ thuộc vào hìnhthức tổ chức sổ kế toán tại đơn vị.

- Thứ năm, tổ chức bảo quản, lưu trữ, hủy chứng từ kế toán

Sau khi ghi sổ kế toán, chứng từ phải được bảo quản tại phòng kế toán để phục

vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu Khi kết thúc kỳ kế toán năm, chứng từ đượcchuyển sang lưu trữ theo từng loại và theo thứ tự thời gian phát sinh Tùy theo từngloại tài liệu mà thời gian lưu trữ quy định có thể khác nhau Khi hết thời hạn lưu trữ,chứng từ được phép tiêu hủy theo quy định

1.2.3 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán

Tài khoản kế toán là phương pháp kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóacác nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thờigian Tài khoản kế toán phản ánh và kiểm soát thường xuyên, liên tục, có hệ thống tìnhhình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí do NSNN cấp và các nguồn kinh phíkhác cấp, thu, chi hoạt động, kết quả hoạt động và các khoản khác ở đơn vị hành chính

sự nghiệp

Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán tại các đơn vị sự nghiệp công lập phải tuânthủ theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 10/10/2017,hướng dẫn chế độ kế toán hành chính sự nghiệp Cụ thể:

Tài khoản kế toán được mở cho từng đối tượng kế toán có nội dung kinh tếriêng biệt Toàn bộ các tài khoản kế toán sử dụng trong đơn vị kế toán hình thành hệthống tài khoản kế toán Bộ Tài chính quy định thống nhất hệ thống tài khoản kế toán

áp dụng cho các đơn vị HCSN trong cả nước Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng chocác đơn vị HCSN do Bộ Tài chính quy định thống nhất về loại tài khoản, số lượng tàikhoản, ký hiệu, tên gọi và nội dung ghi chép của từng tài khoản

Hệ thống tài khoản kế toán HCSN xây dựng theo nguyên tắc dựa vào bản chất vànội dung hoạt động của đơn vị HCSN có vận dụng nguyên tắc phân loại và mã hóa của

hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp và hệ thống tài khoản kế toán nhà nước, nhằm:

xxv

- Đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý và kiểm soát quỹ NSNN, vốn, quỹ công,đồng thời thỏa mãn yêu cầu quản lý và sử dụng kinh phí của từng lĩnh vực, đơn

vị HCSN

- Phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh của các đơn vịHCSN thuộc mọi loại hình, mọi lĩnh vực, phù hợp với mô hình tổ chức và tính chấthoạt động;

- Đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin bằng các phương tiện tính toán thủ cônghoặc bằng máy tính và thỏa mãn đầy đủ nhu cầu của đon vị và của cơ quan quản

lý Nhà nước

Hệ thống tài khoản kế toán HCSN gồm các tài khoản trong bảng cân đối tàikhoản và các tài khoản ngoài bảng cân đối tài khoản

Các tài khoản trong bảng cân đối tài khoản phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh

tế, tài chính phát sinh theo các đối tượng kế toán gồm tài sản, nguồn hình thành tài sản

và quá trình sử dụng tài sản tại đơn vị HCSN Nguyên tắc ghi sổ các tài khoản trongbảng cân đối tài khoản được thực hiện theo phương pháp “ ghi kép” nghĩa là ghi vàobên nợ một tài khoản đồng thời phải ghi vào bên có của một hoặc nhiều tài khoản khác

Hệ thống tài khoản kế toán HCSN ban hành theo quy định gồm 10 loại, từ loại

1 đến loại 9 là các tài khoản trong bảng cân đối tài khoản và các tài khoản loại 0 là cáctài khoản nằm ngoài bảng cân đối tài khoản

- Nhóm tài khoản loại 1: Tiền và vật tư

- Nhóm tài khoản loại 2: Tài sản cố định

- Nhóm tài khoản loại 3: Thanh toán

- Nhóm tài khoản loại 4: Nguồn kinh phí

- Nhóm tài khoản loại 5: Các khoản thu

- Nhóm tài khoản loại 6: Các khoản chi

- Nhóm tài khoản loại 7: Thu nhập khác

- Nhóm tài khoản loại 8: Chi phí khác

- Nhóm tài khoản loại 9: Xác định kết quả hoạt động

- Nhóm tài khoản loại 0: Tài khoản ngoài bảng

Tài khoản trong đơn vị sự nghiệp thường được chia thành 3 cấp: Tài khoản cấp

I gồm 3 chữ số thập phân, tài khoản cấp II gồm 4 chữ số thập phân (3 chữ số đầu thểhiện tài khoản cấp 1, chữ số thứ 4 thể hiện tài khoản cấp II), tài khoản cấp III gồm 5chữ số thập phân (3 chữ số đầu thể hiện tài khoản cấp 1, chữ số thứ 4 thể hiện tàikhoản cấp II, chữ số thứ 5 thể hiện tài khoản cấp III)

Các đơn vị SNCL phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán ban hành theoquy định để lựa chọn các tài khoản kế toán phù hợp sử dụng cho đơn vị mình Đơn vịđược bổ sung them tài khoản cấp II, III, IV (trừ các tài khoản kế toán mà Bộ Tài chính

đã quy định trong hệ thống tài khoản) để phục vụ yêu cầu quản lý của đơn vị Trongtrường hợp, đơn vị mở thêm tài khoản cấp I ngoài hệ thống tài khoản kế toán do BộTài chính quy định thì phải được chấp thuận của Bộ Tài chính bằng văn bản trước khithực hiện

Theo thông tư 195/2012/TT-BTC ngày 15/11/2012, đối với các đơn vị SNCL làBan quản lý dự án đầu tư được áp dụng hệ thống tài khoản kế toán riêng theo danhmục hệ thống tài khoản ban hành kèm thông tư (Phụ lục 03)

Trường hợp Ban quản lý dự án đầu tư cần bổ sung Tài khoản cấp 1, cấp 2 hoặcsửa đổi Tài khoản cấp 1, cấp 2 về tên, ký hiệu, nội dung và phương pháp hạch toán cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh đặc thù phải được sự chấp thuận bằng văn bản của Bộ Tàichính trước khi thực hiện

Các Ban quản lý dự án đầu tư có thể mở thêm Tài khoản cấp 2 và Tài khoản cấp

3 đối với những tài khoản không có quy định Tài khoản cấp 2, Tài khoản cấp 3 tại Danhmục Hệ thống tài khoản kế toán đã quy định trong Thông tư này nhằm phục vụ yêu cầuquản lý của Đơn vị chủ đầu tư mà không phải đề nghị Bộ Tài chính chấp thuận

xxvii

1.2.4 Tổ chức hệ thống sổ kế toán

Sổ kế toán dung để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nhiệm vụ kinh tế,tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đếnđơn vị HCSN Như vậy, tổ chức hệ thống sổ kế toán chính là việc kết hợp các loại sổsách với nội dung và kết cấu khác nhau trong cùng một quá trình hạch toán theo trình

tự nhất định nhằm rút ra các chỉ tiêu cần thiết cho quản lý kinh tế Trong các nội dungcủa tổ chức kế toán thì vấn đề lựa chọn hình thức sổ kế toán là một vấn đề quan trọng

vì nó quyết định nội dung và chất lượng của toàn bộ công tác kế toán, lien quan chặtchẽ đến việc sử dụng hợp lý cán bộ kế toán của đơn vị

Để tổ chức hệ thống sổ kế toán hợp lý, khoa học, các đơn vị sự nghiệp phải tuânthủ chế độ tổ chức sổ kế toán hiện hành, chỉ được mở một hệ thống sổ kế toán chínhthức theo một trong các hình thức tổ chức sổ kế toán quy định Trên cơ sở hình thức tổchức sổ đã lựa chọn, các đơn vị cần đảm bảo tính thống nhất giữa hệ thống tài khoảnvới hệ thống sổ kế toán bởi sổ kế toán chính là hình thức biểu hiện cụ thể của các tàikhoản kế toán và phương pháp ghi chép trên tài khoản

Thông thường những nội dung chính của tổ chức hệ thống sổ kế toán trong đơn

vị sự nghiệp bao gồm các vấn đề sau:

- Thứ nhất, lựa chọn hình thức kế toán

Tùy theo đặc điểm cụ thể của từng đơn vị về quy mô, tính chất hoạt động,ngành nghề kinh doanh, yêu cầu thông tin, trình độ cán bộ, điều kiện phương tiện vậtchất hiện có… để lựa chọn hình thức kế toán thích hợp

-Thứ hai, lựa chọn chủng loại và số lượng sổ kế toán

- Thứ ba, xây dựng, thiết kế quy trình ghi chép sổ kế toán, chỉ rõ công việc hàngngày, định kỳ kế toán phải tiến hành trên từng loại sổ và trong toàn hệ thống sổ màđơn vị sử dụng

- Thứ tư, tổ chức quá trình ghi chép vào sổ kế toán

Nội dung này không chỉ là ghi chép các nghiệp vụ đã phản ánh trên chứng từvào từng loại sổ sách có liên quan mà còn là thời điểm kiểm tra, đối chiếu số liệu giữacác loại sổ kế toán với nhau nhằm bảo đảm sự khớp đúng của số liệu kế toán

- Thứ năm, tổ chức quá trình bảo quản, lữu trữ sổ kế toán

Hiện nay các đơn vị sự nghiệp đều phải mở sổ kế toán, ghi chép, quản lý, bảoquản, lưu trữ sổ kế toán theo Thông tư 107/2017/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hànhngày 10/10/2017 hướng dẫn chế độ kế toán HCSN.

Đối với Ban QLDA Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộcác nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thờigian có liên quan đến đơn vị chủ đầu tư

Các đơn vị chủ đầu tư đều phải mở sổ kế toán, ghi chép, quản lý, bảo quản, lưutrữ sổ kế toán theo đúng quy định của Luật Kế toán, Nghị định số 128/2004/NĐ-CPngày 31/5/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều củaLuật Kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán nhà nước và Chế độ kế toán này

Đối với các đơn vị kế toán cấp I và cấp II (Gọi tắt là cấp trên) ngoài việc mở sổ

kế toán theo dõi tài sản và sử dụng kinh phí trực tiếp của cấp mình còn phải mở sổ kếtoán theo dõi việc phân bổ dự toán, tổng hợp việc sử dụng kinh phí và quyết toán kinhphí của các đơn vị trực thuộc (đơn vị kế toán cấp II và cấp III) để tổng hợp báo cáo tàichính về tình hình sử dụng kinh phí và quyết toán với cơ quan quản lý cấp trên và cơquan tài chính đồng cấp

Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm.Theo quy định hiện hành và tùy vào điều kiện và đặc điểm của đơn vị có thể lựa chọnmột trong các hình thức kế toán sau:

Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau

- Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;

- Sổ Cái;

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

xxix

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung:

- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi

sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đãghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếuđơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, cácnghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào cácchứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặcbiệt liên quan Định kỳ (3, 5, 10 ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụphát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phùhợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thờivào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có)

- Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, khóa sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết Từcác sổ, thẻ kế toán chi tiết lập Bảng tổng hợp chi tiết cho từng tài khoản Sau khi đãkiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết đượcdùng để lập các Báo cáo tài chính

Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cânđối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật

ký chung cùng kỳ

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung được thể hiện trên

sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.4 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung

Hình thức kế toán Nhật ký chung có ưu điểm: Thuận tiện cho việc kiểm tra đốichiếu từng nghiệp vụ kinh tế, bởi các nghiệp vụ được thống kê trình tự theo thời gianvào Sổ Nhật ký chung, đồng thời với mô hình Sổ cái tờ rời rất thuận tiện cho việc ứngdụng công tác kế toán trên máy vi tính

Nhược điểm của hình thức kế toán Nhật ký chung: Một nghiệp vụ kinh tế có thể

sẽ được ghi vào Nhật ký chung, Nhật ký chuyên dùng nhiều lần do đó cần có sự kiểmtra loại bỏ nghiệp vụ trùng trước khi phản ánh vào Sổ Cái

1.2.4.2 Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái: Các nghiệp vụ kinh

tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dungkinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là

sổ Nhật ký - Sổ Cái Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toánhoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

xxxi

Hình thức kế toán nhật ký - sổ cái gồm các loại sổ sau: sổ Nhật ký - Sổ cái, các

sổ, thẻ kế toán chi tiết

Nội dung và trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái như sau:

- Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợpchứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hếtxác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái Số liệucủa mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên mộtdòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lậpcho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập,…) phátsinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày Chứng từ kế toán và Bảngtổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi Sổ Nhật ký - Sổ Cái, được dùng đểghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan

- Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trongtháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng sốliệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ởphần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng Căn cứ vào số phát sinh cáctháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuốitháng này Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng kế toántính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái

- Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký - SổCái phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Tổng số dư Nợ của các Tài khoản = Tổng số dư Có của các Tài khoản

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ,

số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng Căn cứ vào số liệukhoá sổ của các đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản Số liệu trên

“Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và Số dưcuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái

Số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổ đượckiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái được thể hiệntrên sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.5 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái

Ưu điểm của hình thức Nhật ký - Sổ cái: Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái có

ưu điểm là đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu phù hợp với các đơn vị có quy mônhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế, nội dung hoạt động kinh tế đơn giản nên số tài khoản bố trítrong sổ Nhật ký – Sổ cái là ít

Nhược điểm của hình thức Nhật ký - Sổ cái: Tuy nhiên hình thức này khôngphù hợp với những đơn vị có quy mô lớn, nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đa dạng

về loại nghiệp vụ, khó khăn khi thực hiện phân công công việc cho các kế toán thựchiện ghi sổ

1.2.4.3 Hình thức chứng từ ghi sổ

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp đểghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”

xxxiii

Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng

ký Chứng từ ghi sổ và ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái

Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc BảngTổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế

Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo

số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phảiđược kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán

Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau:

- Chứng từ ghi sổ;

- Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ;

- Sổ Cái;

- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết

Nội dung và trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ:

- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kếtoán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từghi sổ Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đóđược dùng để ghi vào Sổ Cái Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan

- Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tàichính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh

Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái Căn cứ vào Sổ Cáilập Bảng Cân đối số phát sinh

- Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết(được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính

Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng sốphát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau vàbằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ

Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phátsinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phảibằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.

Sơ đồ 1.6 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ

Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ có ưu điểm: Dễ dàng thực hiện phân côngcông việc cho các kế toán, mỗi kế toán có thể phụ trách theo dõi từng phần hành: tiềnlương, tài sản cố định vì Sổ Cái là dạng tờ rời, công việc ghi chép phản ánh thực hiệntheo kịp nghiệp vụ kinh tế do vậy giảm khối lượng cho kế toán vào cuối kỳ

Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ có nhược điểm: Việc ghi chép phản ánh bịtrùng lặp, một nghiệp vụ được phản ánh làm nhiều lần trước khi ghi vào Sổ Cái, dovậy công việc ghi chép sẽ tăng lên

xxxv

1.2.4.4 Hình thức kế toán trên máy vi tính

Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toánđược thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm

kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kếthợp các hình thức kế toán quy định trên đây Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủquy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chínhtheo quy định

Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổcủa hình thức kế toán đó Đơn vị có thể thiết kế mẫu sổ không hoàn toàn giống sổ kếtoán ghi bằng tay, tuy nhiên phải đảm bảo các nội dung theo quy định

Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính

- Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ

kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoảnghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu đượcthiết kế sẵn trên phần mềm kế toán

Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào

sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái ) và các sổ, thẻ kế toán chi tiếtliên quan

- Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện cácthao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếu giữa số liệu tổnghợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thựctheo thông tin đã được nhập trong kỳ Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu sốliệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy

Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy,đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghibằng tay

Biểu mẫu sổ sách trong hình thức kế toán trên máy vi tính không nhất thiếtphải giống hoàn toàn như mẫu sổ kế toán ghi bằng tay Biểu mẫu có thể không có cáccột thông tin như mẫu sổ kế toán ghi bằng tay, có thể có thêm các cột thông tin trunggian để nhằm thuận tiện cho việc lập công thức Đối với doanh nghiệp sử dụng hình

thức kế toán trên máy tính khi phát sinh nghiệp vụ thì nhân viên kế toán thường sẽnhập thông tin vào máy ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ, do đó thông thườngngày ghi sổ và ngày trên chứng từ là cùng 1 ngày.

1.2.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán

Báo cáo kế toán là phương tiện cung cấp thông tin về tình hình tài chính, kếtquả kinh doanh và hoạt động của đơn vị cho người sử dụng Tổ chức vận dụng hệthống báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán là việc tạo ra một mối liên hệ chặt chẽgiữa quá trình hạch toán kế toán với nhu cầu thông tin về mọi mặt của quản lý Số liệutrên báo cáo phải trung thực khách quan và phải được tổng hợp từ các số liệu của sổ kếtoán sau khi đã khóa sổ

Báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán trong các đơn vị SNCL có tác dụngphản ánh tổng hợp tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí NSNN; tình hìnhthu, chi và kết quả từng hoạt động sự nghiệp trong kỳ kế toán phục vụ cho công tácquản lý tài chính của đơn vị; giúp cơ quan chủ quản, cơ quan tài chính kiểm tra, xemxét, nắm bắt được tình hình chấp hành ngân sách và xét duyệt chi sự nghiệp của đơn vịtrong năm báo cáo

Để đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, kịp thời thì các báo cáo tài chính củacác đơn vị phải lập theo đúng mẫu biểu quy định, phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu đã quyđịnh; phải lập đúng kỳ hạn và đầy đủ các báo cáo đến từng nơi nhận báo cáo Hệ thốngchỉ tiêu báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách phải phù hợp và thống nhấtvới chỉ tiêu dự toán năm tài chính và mục lục NSNN, đảm bảo có thể so sánh đượcgiữa số thực hiện với số dự toán và giữa các kỳ kế toán với nhau

Các đơn vị kế toán cấp trên có trách nhiệm kiểm tra, xét duyệt báo cáo quyếttoán cho đơn vị cấp dưới và lập báo cáo tài chính tổng hợp từ các báo cáo tài chínhnăm của các đơn vị kế toán cấp dưới và các đơn vị kế toán trực thuộc

Hiện nay, các đơn vị SNCL đều phải lập báo cáo theo thông tư số BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 10/10/2017 hướng dẫn chế độ kế toán HCSN

107/2017/TT-1.2.6 Tổ chức công tác kiểm tra kế toán

xxxvii

Luật kế toán số 88/2015/QH13 đưa ra định nghĩa: “ Kiểm tra kế toán là việcxem xét, đánh giá tuân thủ pháp luật về kế toán, sự trung thực, chính xác của thông tin

và số liệu kế toán”

Tổ chức kiểm tra kế toán là một trong những nội dung quan trọng của công tác

tổ chức kế toán Tổ chức kiểm tra kế toán nhằm đảm bảo cho công tác kế toán đượcthực hiện đúng qui định, có hiệu quả và cung cấp được thông tin phản ánh kịp thời,đúng hiện trạng của đơn vị

Kiểm tra kế toán sẽ tăng cường tính đúng đắn và hợp lý, trung thực, khách quancủa quá trình hạch toán ở đơn vị Đồng thời, cũng là công việc kiểm tra, giám sát việcthực hiện các chính sách, chế độ kế toán, tài chính của đơn vị Do đó, kiểm tra kế toán

do đơn vị kế toán chủ động thực hiện hoặc do cơ quan chủ quản, cơ quan chức năngthực hiện theo quy định về kiểm tra kế toán

Mục đích của công tác kiểm tra kế toán nhằm:

- Đảm bảo quá trình cung cấp, thu nhận và xử lý thông tin được đầy đủ, trungthực, chính xác, kịp thời;

- Đánh giá tình hình triển khai chấp hành dự toán ngân sách hàng năm theo quyđịnh của pháp luật về NSNN, tình hình công tác về thực hành tiết kiệm chống lãng phí;

- Đánh giá chất lượng hoạt động, tình hình chấp hành cơ chế chính sách và quản

lý các khoản thu, chi tài chính, quản lý và sử dụng tài sản, sử dụng quỹ lương, quỹkhen thưởng, phúc lợi và công tác đầu tư XDCB;

- Phát hiện và chấn chỉnh kịp thời các sai phạm, áp dụng các biện pháp xử lýcác sai phạm theo đúng thẩm quyền đã phân cấp, tổ chức rút kinh nghiệm đánh giánhững tồn tại, tìm ra nguyên nhân và đưa ra biện pháp khắc phục nhằm tăng cườngcông tác quản lý tài chính

Để đảm bảo cho quá trình kiểm tra có hiệu quả thì cần phải tập trung vào một

số nội dung chủ yếu sau:

- Kiểm tra việc lập, thu thập, xử lý chứng từ kế toán, kiểm tra việc mở sổ khóa

sổ kế toán;

- Kiểm tra việc áp dụng và ghi chép các tài khoản kế toán;

- Kiểm tra việc lập báo cáo tài chính, phân tích, nộp và sử dụng báo cáo tàichính;

- Kiểm tra việc thực hiện kiểm kê tài sản thường xuyên hoặc đột xuất theo quyđịnh của nhà nước, việc thực hiện lưu trữ hồ sơ tài liệu kế toán;

- Kiểm tra việc tổ chức bộ máy, phân công công việc, sử dụng cán bộ quan hệcông tác và mối quan hệ giữa các cá nhân và bộ phận

Phương pháp kiểm tra kế toán chủ yếu là phương pháp đối chiếu giữa số liệutrên chứng từ, sổ kế toán và báo cáo kế toán với nhau, đối chiếu giữa số liệu tổng hợpvới số liệu chi tiết

Để thực hiện các nhiệm vụ trên, công tác kiểm tra kế toán cần phải đảm bảo cácyêu cầu sau:

- Thận trọng, nghiêm túc, trung thực, khách quan trong quá trình kiểm tra;

- Các kết luận phải kiểm tra rõ ràng, chính xác, chặt chẽ trên cơ sở đối chiếu vớichế độ, thể lệ kế toán cũng như các chính sách chế độ quản lý kinh tế, tài chính hiệnhành Qua đó vạch rõ những thiếu sót, tồn tại cần khắc phục;

- Phải có báo cáo kịp thời lên cấp trên và các cơ quan tổng hợp kết quả kiểm tra;những kinh nghiệm tốt về công tác kiểm tra kế toán, cũng như các vấn đề cần bổ sung,sửa đổi về chế độ kế toán và chính sách, chế độ kinh tế tài chính;

- Các đơn vị được kiểm tra phải thực hiện đầy đủ, nghiêm túc trong thời gianquy định các kiến nghị của cơ quan kiểm tra về việc sửa chữa những thiếu sót đã đượcphát hiện qua kiểm tra kế toán

Hàng năm, cơ quan tài chính, cơ quan chủ quản tiến hành kiểm tra việc thựchiện chế độ tài chính, kế toán của đơn vị Kết thúc đợt kiểm tra phái lập biên bản kiểmtra quyết toán, có kết luận rõ rang, có đầy đủ chữ ký của đoàn kiểm tra, kế toán trưởng

và thủ trưởng đơn vị

1.2.7 Áp dụng công nghệ thông tin trong kế toán

Công nghệ thông tin đã góp phần thay đổi toàn diện lĩnh vực kế toán, thể hiện

rõ nhất ở phương thức xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin kế toán có những bước nhảy

xxxix