Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ năng sử dụng CNTT cơ bản NỘI DUNG ÔN TẬP THEO CHUẨN KỸ NĂNG SỬ DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CƠ BẢN (Theo thông tư 032014BTTTT ngày 11 tháng 3 năm 2014) MODULE 05: SỬ DỤNG TRÌNH CHIẾU CƠ BẢN (IU05) Bài 1: Kiến thức cơ bản về bài thuyết trình và trình chiếu 1.1. Bài thuyết trình 1.1.1. Khái niệm bài thuyết trình. Các nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng thuyết trình và một số chỉ dẫn để tạo nên một bài thuyết trình tốt. Khái niệm: Trong từ điển cụm từ “thuyết trình” có rất nhiều nghĩa nhưng chúng ta hiểu từ “thuyết trình” theo nghĩa xuất phát từ “trình bày” có nghĩa là “đưa cho ai đó một cái gì đó nói điều gì đó với ai đó” hoặc giao tiếp với ai đó. “Thuyết trình” là một hình thức của giao tiếp và có thể được nhận thấy ở dưới nhiều hình thức khác nhau. Các yếu tố dẫn đến sự thành công: (i) Phải biết mình nói gì: Đây là quy tắc quan trọng nhất trong việc nói chuyện trước đám đông. Điều này nghe có vẻ ngớ ngẩn, nhưng thông thường các “diễn giả” không hề có một ý niệm rõ ràng về những gì họ truyền đạt đến người nghe. Bạn cần phải biết chính xác bạn sẽ đưa người nghe đến đâu. Một khi đã biết, hãy liệt kê nó thành 3 hay 4 điểm chính và soạn bài thuyết trình của mình tập trung vào những điểm này. Bạn không phải là một cuốn từ điển sống, việc đưa ra quá nhiều thông tin hay không đủ thông tin cũng đều dở như nhau; (ii) Thực hành, nhưng không cần quá nhiều: Liệt kê ra những gì bạn sẽ nói và tập nói 1 hay 2 lần. Sẽ rất hay nếu như bạn canh thời gian trong khi tập, việc đó sẽ giúp bạn kiểm soát được thời gian nói mà không sợ bị lố. Có thể sẽ có những phút ngẫu hứng tình cờ xảy ra làm bạn bất ngờ và làm người nghe thích thú. Bạn sẽ không còn muốn xuất hiện trước đám đông nếu bạn đã nói về một đề tài cả ngàn lần rồi,
Trang 1NỘI DUNG ÔN TẬP THEO CHUẨN KỸ NĂNG SỬ DỤNG
CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CƠ BẢN
(Theo thông tư 03/2014/BTTTT ngày 11 tháng 3 năm 2014)
MODULE 05: SỬ DỤNG TRÌNH CHIẾU CƠ BẢN (IU05)
Bài 1: Kiến thức cơ bản về bài thuyết trình và trình chiếu
1.1 Bài thuyết trình
1.1.1 Khái niệm bài thuyết trình Các nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng thuyết trình
và một số chỉ dẫn để tạo nên một bài thuyết trình tốt
Khái niệm: Trong từ điển cụm từ “thuyết trình” có rất nhiều nghĩa nhưng chúng ta hiểu từ “thuyết trình” theo nghĩa xuất phát từ “trình bày” có nghĩa là “đưa cho ai đó một cái
gì đó - nói điều gì đó với ai đó” hoặc giao tiếp với ai đó “Thuyết trình” là một hình thức của giao tiếp và có thể được nhận thấy ở dưới nhiều hình thức khác nhau
Các yếu tố dẫn đến sự thành công: (i) Phải biết mình nói gì: Đây là quy tắc quan trọng nhất trong việc nói chuyện trước đám đông Điều này nghe có vẻ ngớ ngẩn, nhưng thông thường các “diễn giả” không hề có một ý niệm rõ ràng về những gì họ truyền đạt đến người nghe Bạn cần phải biết chính xác bạn sẽ đưa người nghe đến đâu Một khi đã biết, hãy liệt kê nó thành 3 hay 4 điểm chính và soạn bài thuyết trình của mình tập trung vào những điểm này Bạn không phải là một cuốn từ điển sống, việc đưa ra quá nhiều thông tin hay không đủ thông tin cũng đều dở như nhau; (ii) Thực hành, nhưng không cần quá nhiều: Liệt kê ra những gì bạn sẽ nói và tập nói 1 hay 2 lần Sẽ rất hay nếu như bạn canh thời gian trong khi tập, việc đó sẽ giúp bạn kiểm soát được thời gian nói mà không sợ bị lố Có thể sẽ
có những phút ngẫu hứng tình cờ xảy ra làm bạn bất ngờ và làm người nghe thích thú Bạn
sẽ không còn muốn xuất hiện trước đám đông nếu bạn đã nói về một đề tài cả ngàn lần rồi, bạn sẽ cảm thấy chán và chẳng thèm để ý tới người nghe nữa
Các yếu tố làm cản trở: Sai số liệu; Quay lưng về phía người nghe; Không trình bày về lợi ích; Người nghe không phù hợp; Bỏ qua các rủi ro
1.1.2 Các bước trong tạo và thực hiện bài thuyết trình
Xác định mục tiêu thuyết trình: Một bài thuyết trình thành công khi người thuyết trình phải biết Đó là phải biết “mường tượng” ra kết quả ta sẽ đạt được sau bài thuyết trình
là gì? Đâu là những thông điệp chính mình muốn truyền tải trong chủ đề đặt ra? Từ đó xây dựng cho mình các mục tiêu sẽ phải đạt được trong bài thuyết trình Thông thường khi thuyết trình, điều hiển nhiên là ta phải biết mục đích mình nói là để làm gì, mục tiêu mình nói để được cái gì Tuy nhiên, đôi khi chúng ta coi nhẹ những điều quá hiển nhiên đó, thành ra sau
Trang 2bài nói thính giả không hiểu rõ ràng chúng ta muốn gì, họ được yêu cầu làm gì, tại sao lại như thế v.v Những điều càng cơ bản, ta lại càng phải xác định rõ ràng, kỹ càng và không được phép chủ quan
Thiết kế, biên tập nội dung các trang của bài thuyết trình: Thiết kế bài thuyết trình phải có cấu trúc và logic Một bài thuyết trình có hay, có chặt chẽ thuyết phục người nghe hay không phụ thuộc nhiều vào cấu trúc của bài thuyết trình đó Một bài thuyết trình cũng như một bài văn, một câu chuyện, nó luôn có phần mở đầu, thân, và kết luận Khi thiết
kế phải phân bổ được thời gian, số lượng slides sao cho hợp lý
Lưu và phân phát (publish) nội dung bài thuyết trình: Trong PowerPoint đã thiết
kế sẵn những loại slide riêng biệt dành cho những mục đích khác nhau Tìm hiểu cách thức xây dựng handout slide để in ra cho người nghe Chú ý rằng, nên tạo sự khác biệt giữa slide trình chiếu, handout slide và việc diễn thuyết tất nhiên nó vẫn nằm trong nội dung của vấn
đề Điều này làm cho người nghe không bị nhàm chán và cảm thấy dư thừa những tài liệu bạn mang đến cho họ
Thực hiện việc thuyết trình bằng một công cụ trình chiếu: (i) Nguyên tắc sử dụng các phương tiện hỗ trợ trong thuyết trình; (ii) Một số phương tiện hỗ trợ và cách sử dụng
1.2 Phần mềm trình chiếu
1.2.1 Một số phần mềm trình chiếu
OpenOffice Impress: là một phần của bộ ứng dụng văn phòng OpenOffice.org do Sun Microsystems phát triển Ngoài khả năng tạo tập tin định dạng PDF cho các bài trình diễn, phần mềm này còn có thể xuất bài trình diễn thành tập tin dạng SWF để có thể chạy trên bất cứ máy tính nào có cài đặt trình chạy Flash Phần mềm này còn có thể đọc, sửa và lưu các tập tin ở một vài dạng khác, bao gồm cả.ppt của Microsoft PowerPoint
LibreOffice Impress: LibreOffice là một bộ phần mềm văn phòng toàn diện, năng suất chất lượng chuyên nghiệp mà bạn có thể tải về và cài đặt tự do Có rất nhiều người hài lòng khi sử dụng LibreOffice trên toàn thế giới, và nó được dịch sang hơn 30 ngôn ngữ và
cho tất cả các hệ điều hành, bao gồm Microsoft Windows, Mac OS X và GNU/Linux (Debian, Ubuntu, Fedora, Mandriva, OpenSUSE, )
Microsoft PowerPoint: là một phần mềm trình diễn do hãng Microsoft phát triển PowerPoint là một phần của gói ứng dụng văn phòng Microsoft Office Nó có thể cài đặt và
sử dụng được trên cả máy tính dùng hệ điều hành Windows lẫn Mac OS X Bản dùng cho hệ điều hành Windows còn có thể dùng cho cả các máy tính với hệ điều hành Linux nhờ lớp tương thích Wine
1.2.2 Chức năng chính của một phần mềm trình chiếu cụ thể
Trang 3Phần mềm trình diễn là một gói phần mềm máy tính sử dụng để trình bày thông tin, thường là dưới hình thức chiếu slide Phần mềm trình diễn thường có 3 chức năng cơ bản: (i) Chức năng biên tập để gõ và tạo định dạng chữ; (ii) Chức năng chèn và điều chỉnh khuôn hình đồ họa; (iii) Chức năng chiếu slide để thể hiện nội dung Phần mềm trình chiếu thường đặc biệt ở các hiệu ứng Animations và Transition
Phần mềm trình diễn nổi tiếng nhất có lẽ là Microsoft PowerPoint Các phần mềm trình diễn hay được sử dụng khác là OpenOffice.org Impress và Keynote của Apple
Bài 2: Sử dụng phần mềm trình chiếu
2.1 Làm việc với phần mềm
2.1.1 Mở, đóng phần mềm trình chiếu
Mở phần mềm: Chúng ta có hai cách để mở phần mềm trình chiếu: Cách 1 (mở trực tiếp): Cũng như các phần mềm ứng dụng của Office 2010 nói riêng và ứng dụng khác nói
chung Chúng ta có thể mở bằng cách kích hoạt tệp tin thực thi của ứng dụng; Cách 2 (mở gián tiếp): Bạn có thể mở PowerPoint bằng cách kích hoạt thông qua chạy một bài thuyết trình được xây dựng bởi PowerPoint
Giả sử, bạn có thể khởi động PowerPoint bằng cách quen thuộc như sau: Nhấn nút
Start All Programs Microsoft Office PowerPoint 2010
Đóng phần mềm: Nhấn nút X (Close) ở góc trên bên phải cửa sổ ứng dụng Hoặc
vào tab File nhấn Close…Chú ý đến thông báo khi thoát khỏi chương trình kh bạn chưa lưu
những thông tin cập nhật
2.1.2 Màn hình làm việc và các thành phần của nó Hiện/ẩn thanh công cụ, Ribbon
Hình dưới hiển thị các biểu tượng ở các vị trí khác nhau hiển thị trên cửa sổ của Microsoft Powerpoint 2010 Học tập cách sử dụng và làm quen với các tính năng và vị trí của các biểu tượng này là rất quan trọng để dễ dàng hơn trong việc học và sử dụng Microsoft Powerpoint 2010
Trang 4File: Tab này chứa Backstage view giúp cho bạn trong việc quản lý tệp và thiết lập các chức năng trong Microsoft Powerpoint 2010 Bạn có thể lưu bài thuyết trình, mở hoặc đóng và tạo ra bài thuyết trình mới dựa vào các Templates trống hay các Templates đã được thiết kế sẵn Ngoài ra còn có rất nhiều các chức năng khác mà bạn có thể sử dụng
Ribbon chứa 3 thành phần: (i) Tabs: Nó xuất hiện dọc phía trên của Ribbon và chứa các nhóm lệnh có liên quan Ví dụ như Home, Insert, Page Layout, …; (ii) Groups: Nó tổ chức các lệnh có liên quan thành một nhóm Mỗi tên nhóm xuất hiện ở bên dưới nhóm trên
Ribbon Ví dụ là các nhóm lệnh có liên quan về phông chữ (font), về sự căn chỉnh…; (iii)
Commands: Các lệnh xuất hiện trong mỗi nhóm ở trên
Title: Nằm ở khu vực trên cùng của cửa sổ Microsoft Powerpoint 2010 Nó hiển thị tên của bài thuyết trình
Slide Area: Đây là khu vực mà các slide được tạo ra và chỉnh sửa Bạn có thể thêm, chỉnh sửa và xóa văn bản, hình ảnh, Shade hay đa phương tiện trong khu vực này
Help: Biểu tượng Help sử dụng để nhận được sự giúp đỡ bất cứ khi nào bạn cần Bạn nhấn vào biểu tượng "?" trên Ribbon sẽ hiển thị cửa sổ Powerpoint Help chứa các chủ
đề chung và thường gặp mà có thể giải đáp vấn đề của bạn Bạn cũng có thể tìm kiếm các chủ đề đặc biệt từ thanh tìm kiếm trên cùng của cửa sổ
Zoom Options: Điều khiển Zoom giúp bạn phóng to hay thu nhỏ để có cái nhìn rõ hơn hay toàn diện hơn về bài thuyết trình của bạn Điều khiển Zoom ở trong một con trượt
mà bạn có thể trượt sang trái hoặc phải để thu nhỏ hay phóng to, và dấu -, + bạn có thể nhấn chuột vào đó để tăng hoặc giảm các yếu tố Zoom Trong Microsoft Powerpoint 2010, bạn có thể phóng to tối đa là 400%
Slide Views: Nhóm này gồm 4 nút đặt tại bên trái của điều khiển Zoom, gần cuối màn hình, giúp bạn thay đổi các cách thể hiện hình ảnh bài thuyết trình dưới 3 dạng sau:
- Normal Layout view
- Slide Sorter view
- Reading View
Notes Section: Khu vực này cho phép bạn thêm các ghi chú vào bản thuyết trình của
mình Những ghi chú này sẽ không được hiển thị trong suốt quá trình thuyết trình (hay trình chiếu), những ghi chú này là sự tham khảo, gợi ý nhanh cho người thuyết trình
Quick Access: Nó đặt ngay dưới Ribbon Thanh công cụ này chứa các nhóm lệnh
mà bạn thường sử dụng, giúp bạn tiện lợi hơn khi làm bài thuyết trình Bạn có thể thiết kế thanh công cụ này phù hợp với yêu cầu của bạn
Trang 5Slide: Khu vực này chỉ có trong dạng hiển thị Normal Nó sắp xếp, hiển thị các slide
ở dạng liên tiếp nhau Bạn có thể thêm, xóa và sắp xếp lại các slide trong khu vực này
2.1.3 Sử dụng trợ giúp, chức năng hướng dẫn thực hiện theo bước có sẵn (wizard)
Cho dù đã nắm bắt tốt các ứng dụng của Powerpoint, nhưng đôi khi chúng ta cũng cần sự giúp đỡ ở các khía cạnh khác nhau Để trợ giúp những tình huống như vậy, PowerPoint
đã tạo ra tính năng trợ giúp theo ngữ cảnh (context help) Với tính năng này, nếu bạn gặp bất
cứ khó khăn nào với bất cứ hộp thoại nào, bạn có thể nhấn F1 và PowerPoint sẽ mở một trợ
giúp liên quan đến hộp thoại đó Điều này thực sự có lợi cho bạn khi không cần tốn nhiều thời gian để tìm kiếm chủ đề trợ giúp Khi bạn cần, tất cả các chủ đề đó sẽ trợ giúp bạn
Context help hiển thị trên một cửa sổ động và không phải trên các đối tượng mà bạn
chọn Nếu bạn chọn một hình ảnh và nhấn F1, bạn sẽ có một cửa sổ giúp đỡ chung giống
như cửa sổ mà bạn đang làm việc với chương trình PowerPoint
2.2 Làm việc với bài thuyết trình
2.2.1 Mở, đóng bài thuyết trình
Mở một bài thuyết trình : Nhấp chuột vào thẻ File và chọn Recent để xem và chọn
từ danh sách các tệp tin được dùng gần đây, hoặc nhấp chuột vào thẻ File và chọn Recent để
xem và chọn từ danh sách các tệp tin được dùng gần đây, hoặc nhấn Ctrl+O, hoặc mở trực tiếp từ máy tính hoặc Windows Explorer Nếu mở một tệp tin được lưu từ tệp tin đính kèm trong thư điện tử, Protected View sẽ được kích hoạt
Đóng một bài thuyết trình : Nhấp chuột vào thẻ File và sau đó chọn Close, hoặc nhấn Ctrl+W hay Ctrl+F4, hoặc nhấn trên cửa sổ ứng dụng
Khi bản trình chiếu cuối cùng bị đóng lại sử dụng một trong hai phương pháp trên,
cửa sổ ứng dụng trở thành màu xám và chỉ có thẻ File sử dụng được trên Ribbon
2.2.2 Tạo một bài thuyết trình mới dựa trên mẫu (template) mặc định
Tạo một bài thuyết trình : Nhấp chuột vào thẻ File, chọn New, và sau đó chọn Blank presentation; hoặc nhấn Ctrl+N Trước khi tạo bản trình chiếu hãy lên kế hoạch cho
bản trình chiếu ở dạng nháp trước khi tạo nó trên máy tính Giữ cho văn bản nằm trong định dạng và bố cục đồng nhất – tối thiểu hóa các màu sắc và hiệu ứng Sử dụng tính tương phản
để nhấn mạnh nội dung Thêm hình ảnh và bảng biểu chỉ với những gì liên quan hoặc với mục đích nhấn mạnh Giao diện của bản trình chiếu và cách thuyết trình có thể xác định sự thành công của bài thuyết trình
Sử dụng Template của PowerPoint: Để áp dụng một thiết kế, trên thẻ Design, trong nhóm Themes, nhấp chọn theme đã được thiết kế sẵn
Trang 6Trỏ chuột vào một theme, một bản xem trước về bản trình sau khi theme được áp dụng sẽ hiện lên Có thể tùy chỉnh theme sử dụng các tùy chọn Colors, Fonts, hoặc Effects
2.2.3 Hiển thị (view) bài thuyết trình
PowerPoint có một kiểu hiển thị được sử dụng khi trình chiếu bài thuyết trình gọi là Slide Show Slide Show là chế độ trình chiếu toàn màn hình, các slide sẽ lần lượt xuất hiện theo thứ tự được sắp sếp trong bài thuyết trình
Nhấn phím F5 để chuyển sang chế độ trình diễn từ slide bắt đầu, nhấn tổ hợp phím
<Shift + F5> để bắt đầu trình chiếu từ slide hiện hành
2.2.4 Lưu bài thuyết trình (giữ tên cũ, đổi sang tên khác, đổi kiểu tệp khác)
Phần mở rộng pptx được gán cho các bài trình chiếu Để lưu một bản trình chiếu
mới hoặc lưu những thay đổi trên bản trình chiếu đang tồn tại nhấp chuột vào thẻ File và sau
đó chọn Save, hoặc trên thanh công cụ truy xuất nhanh, nhấp chuột vào nút , hoặc nhấn Ctrl+S Để lưu một tệp tin đang tồn tại với tên mới, nhấp chuột vào thẻ File và chọn Save
As sau đó lưu lại với tên mới hoặc tại một thư mục bất kỳ nào đó
2.3 Làm việc với trang thuyết trình
2.3.1 Khái niệm trang thuyết trình (slide) và vai trò của nó trong bài thuyết trình
Slide là một hình chiếu giống như một phim dương bản Khái niệm này bắt nguồn
từ công nghệ trước đây khi muốn trình chiếu một vấn đề người ta hay dùng máy chiếu phim dương bản Trong công nghệ đó các phim dương bản, rửa phim, đóng gói phim - mỗi gói như thế gọi là một slide và sắp đặt các gói đó theo một thứ tự nhất định trên khay của máy chiếu phim dương bản Trong buổi thuyết minh các slide được máy chiếu đẩy lên dần một cách tự động hoặc bán tự động Công nghệ đó đã lỗi thời tuy nhiên khái niệm slide đã được thừa kế trong các ứng dụng trình chiếu trên máy tính
Presentation hay một (sự) trình bày là một tập hợp các hình chiếu (slide) Trong một buổi thuyết trình người thực hiện có thể chit dùng một presentation hoặc nhiều presentation
có liên kết (hyperlink) với nhau
Trang 72.3.2 Khái niệm tiêu đề (title), bố cục (layout), mẫu thiết kế sẵn (design template), chủ
đề (theme), hiệu ứng động (animation)
Tiêu đề (title) thường là dạng thức văn bản dùng để định nghĩa slide chứa nó Title thường là tên, định nghĩa về nội dung trình bày trong slide Title có hai loại, tiêu đề của presentation và tiêu đề của slide
Các kiểu layout hỗ trợ trong PowerPoint 2010 bao gồm: (i) Slide tiêu đề, (ii) Tiêu
đề và nội dung; (iii) Đầu phân đoạn; (iv) 2 cột nội dung, (v) So sánh; (vi) Chỉ tiêu đề; (vii) Slide trắng; (viii) nội dung cùng đầu đề; (ix) Tranh ảnh cùng đầu đề
Để thay đổi layout của slide, bạn làm theo các bước sau: (i) Trong chế độ Normal View, chọn các slide trong ngăn Slides muốn sao chép; (ii) Chọn slide cần thay đổi layout; (iii) Vào ngăn Home > nhóm Slides > nhấn nút Layout; (iv) Chọn kiểu layout mới cho slide
mà bạn mong muốn
PowerPoint Template là các mẫu định dạng đã được thiết kế sẵn (template) kèm theo
trong bộ Office hoặc do chúng ta tải từ Internet Template có thể chứa các layout, theme color, theme font, theme effect, các kiểu nền của slide và có thể chứa cả các nội dung mẫu
PowerPoint cung cấp rất nhiều template và được thiết kế với nhiều chủ đề khác nhau
(Business, Education, Finance, Holidays, Inspirational, Religion, Social, Sports, Science, Technology) phù hợp cho rất nhiều tình huống báo cáo trong thực tế Chúng ta có thể tự mình
thiết kế các template để sử dụng lại nhiều lần hoặc chia sẽ cho người khác Ngoài ra, trên internet có rất nhiều trang web chuyên cung cấp các kiểu template đẹp và được cập nhật thường xuyên như là: office.com, powerbacks.com, templateswise.com, …
PowerPoint hỗ trợ nhiều cách để sử dụng các mẫu từ nhiều nguồn khác nhau Ví dụ: dùng các mẫu được xây dựng sẵn kèm theo phần mềm Microsoft PowerPoint Dùng các mẫu
từ trang web office.com Dùng các mẫu thiết kế của bạn tạo hoặc các mẫu sưu tầm đang lưu trên đĩa
2.3.3 Khái niệm và công dụng của trang thuyết trình chủ (slide master)
Slide master là slide nằm vị trí đầu tiên trong các slide master, nó chứa thông tin về theme và layout của một bài thuyết trình bao gồm nền slide, màu sắc, các hiệu ứng, kích thước và vị trí của các placeholder trên slide
Mỗi bài thuyết trình có ít nhất một slide master Điểm hữu ích chính khi sử dụng slide master là chúng ta có thể thay đổi toàn bộ kiểu dáng và thiết kế của bài thuyết trình rất nhanh chóng Khi muốn một hình ảnh hay thông tin nào đó xuất hiện trên tất cả các slide thì nên thêm chúng trong slide master để tránh phải nhập các thông tin trùng lặp ở các slide
Trang 8Do các hiệu chỉnh và thay đổi trong slide master ảnh hưởng đến toàn bộ bài thuyết trình nên chúng ta chỉ thực hiện các hiệu chỉnh và thay đổi trong chế độ màn hình Slide Master Để chuyển sang cửa sổ Slide Master, bạn vào ngăn View, nhóm Master Views và chọn Slide Master
2.3.4 Một số thao tác trong một trang thuyết trình
Chèn slide mới: Thực hiện các bước sau để chèn thêm slide mới vào bài thuyết trình: (i) Chọn ngăn Slides trong chế độ Normal Viewvà nhấp chuột vào dưới slide đầu tiên do PowerPoint tự tạo ra khi bạn tạo bài thuyết trình mới Khi đó, sẽ thấy một đường nằm ngang nhấp nháy cho biết đó là vị trí mà slide mới sẽ được chèn vào (ii) Vào ngăn Home chọn nhóm Slides (iii) Nhấn nút New Slide, hộp chứa các kiểu layout xuất hiện (iv) Nhấp chuột chọn một kiểu layout, slide mới sẽ được chèn vào bài thuyết trình theo kiểu layout vừa chọn
Sao chép Slide: Thực hiện theo các bước sau để nhân bản các slide đang chọn: (i) Trong chế độ Normal View, chọn các slide trong ngăn Slides muốn sao chép (ii) Nhấp phải chuột lên một trong số các slide đang chọn để mở thực đơn ngữ cảnh (iii) Chọn Duplicate Slide từ danh sách lệnh Để chọn nhiều slide: Nếu các slide chọn là liên tục: nhấp chuột chọn slide đầu tiên rồi giữ phím Shift và nhấp chuột vào slide cuối cùng Nếu các slide chọn là không liên tục: nhấp chuột chọn slide đầu tiên và giữ phím Ctrl trong khi nhấp chuột chọn các slide khác
Thay đổi layout cho slide: Để thay đổi layout của slide, bạn làm theo các bước sau: (i) Trong chế độ Normal View, chọn các slide trong ngăn Slides muốn sao chép (ii) Chọn slide cần thay đổi layout (iii) Vào ngăn Home > nhóm Slides > nhấn nút Layout (iv) Chọn kiểu layout mới cho slide
Thay đổi vị trí các slide: Thực hiện các bước sau sắp xếp hoặc thay đổi vị trí các slide trong bài thuyết trình: (i) Trong chế độ Normal View, chọn slide trong ngăn Slides muốn sắp xếp (ii) Dùng chuột kéo slide đến vị trí mới trong ngăn Slides và thả chuột (iii) Slide sẽ xuất hiện ở vị trí mới
Xóa Slide: Thực hiện các bước sau để xóa các slide: (i) Trong chế độ Normal View, chọn slide trong ngăn Slides muốn xóa (ii) Nhấn phím Delete trên bàn phím để xóa slide hoặc nhấp phải chuột lên slide và chọn Delete Slide
Phục hồi slide về thiết lập layout mặc định: Thực hiện các bước sau để trả layout
về thiết lập mặc định: (i) Trong chế độ Normal View, chọn slide bị biến đổi layout Ví dụ: placeholder trong slide bên dưới bị lệch và chúng ta cần trả nó về đúng vị trí mặc định của layout (ii) Vào ngăn Home, đến nhóm Slides (iii) Nhấn nút Reset
Trang 9Nhóm các slide vào các section: Thực hiện các bước sau để trả layout về thiết lập mặc định: (i) Trong chế độ Normal View, chọn slide mà bạn muốn tách thành Section mới (ii) Vào ngăn Home, đến nhóm Slides (iii) Nhấn nút Setion và chọn Add Section
Đặt tên cho section: Để đặt tên hoặc đổi tên cho section bạn làm theo các bước sau: (i) Trong chế độ Normal View, chọn Section muốn đặt tên (ii) Vào ngăn Home, đến nhóm Slides (iii) Nhấn nút Setion và chọn Rename Section (iv) Đặt tên mới cho Section và nhấn nút Rename để đổi tên
Xóa section: Để đặt tên hoặc đổi tên cho section bạn làm theo các bước sau: (i) Trong chế độ Normal View, chọn Section muốn xóa (ii) Vào ngăn Home, đến nhóm Slides (iii) Nhấn nút Setion và chọn Remove Section
Bài 3: Xây dựng nội dung bài thuyết trình
3.1 Tạo và định dạng văn bản
3.1.1 Thủ thuật xây dựng một trang thuyết trình tốt
Một bài trình diễn hiệu quả thì phải như thế nào: (i) Được thiết kế và định dạng phù hợp với đối tượng khán giả và hoàn cảnh chung quanh (ii) Tập trung cao độ vào chủ đề báo cáo, loại bỏ đi các phần không liên quan (iii) Sử dụng các kiểu mẫu của PowerPoint cung cấp sẵn một cách phù hợp, chú ý về màu sắc, kiểu font chữ nhằm giúp nhấn mạnh nội dung báo cáo (iv) Mỗi slide nên chứa đựng một lượng thông tin vừa phải, không nên có các đoạn văn bản quá dài (iv) Sử dụng các ảnh vá minh họa trên sách báo có mục đích nhằm truyền tải thông tin tốt hơn và tạo nên ấn tượng cho người xem một cách trực quan (v) Sử dụng các
đồ thị minh họa cho các số liệu (tài chính) hơn là đoạn văn bản với các con số (vi) Tận dụng các âm thanh và đoạn phim nhằm tạo nên sự thích thú cho người xem, nhưng không tạo nên
sự lấn át nội dung báo cáo (vii) Sử dụng các hoạt cảnh và hiệu ứng chuyển cảnh trong các tình huống phù hợp nhưng không tạo làm giảm giá trị của nội dung báo cáo (viii) Phát cho khán giả bản in của bài báo cáo (ix) Dành thời gian ở phần cuối bài báo cáo cho việc đặt và trả lời câu hỏi của khán giả, nhằm giúp khán giả làm rõ các vấn đề mà họ quan tâm
3.1.2 Nhập văn bản đúng chỗ (placeholder)
Thông thường một slide bình thường hồm 02 placeholders: Title và Content Slide này chỉ để nhập tựa đề và nội dung dưới dạng văn bản Do vậy, hãy chèn slide mới với kiểu layout là Title and Content
3.1.3 Định dạng văn bản
Trang 10Ngoài cách định dạng cho các placeholder văn bản trong chế độ Slide Master để áp dụng cho tất cả các slide trong bài thuyết trình Chúng ta cũng có thể định dạng riêng lẻ cho một slide cụ thể nào đó với mục đích làmnổi bật thông tin trên slide 2
3.2 Danh sách
3.2.1 Trình bày nội dung dưới dạng danh sách liệt kê
Chèn danh sách thứ tự tự động cho văn bản Danh sách các Bulleted thường có các bullet chấm tròn, danh sách các Numbered có các số và danh sách các Outline là sự kết hợp giữa các số và các ký tự phụ thuộc vào cách tổ chức của danh sách
Để thêm một danh sách thứ tự tự động vào văn bản đã có: (i) Lựa chọn văn bản bạn muốn tạo một danh sách thứ tự tự động (ii) Kích nút Bulleted or Numbered Lists
Để tạo một danh sách thứ tự tự động mới: (i) Đặt con trỏ vào nơi bạn muốn tạo danh sách (ii) Kích nút Bulletde or Numbered Lists (iii) Và bắt đầu nhập nội dung
3.2.2 Danh sách lồng nhau
Danh sách thứ tự tự động lồng nhau Một danh sách thứ tự tự động lồng nhau là danh sách có một số các cấp độ Để tạo một danh sách lồng nhau: (i) Tạo danh sách theo các cách
đã nói ở trên (ii) Kích nút Increase hoặc Decrease Indent
Định dạng danh sách thứ tự tự động Định dạng hình ảnh bullet và numbering có thể được thay đổi bằng cách sử dụng hộp thoại Bullets or Numbering (i) Lựa chọn toàn bộ danh sách để thay đổi tất cả các bullets hoặc số, hay đặt con trỏ vào một dòng trong danh sách để thay đổi một bullet đơn (ii) Kích vào mũi tên bên cạnh danh sách bulleted hoặc numbered
và chọn một kiểu bullet hay numbering
3.3.1 Chèn bảng
Một trong những công cụ hiển thị dữ liệu quan trọng là các bảng Bảng phân loại thông tin để dễ dàng quan sát và đọc chúng PowerPoint cung cấp các thông tin để thêm bảng
và định dạng chúng trong slide để nâng cao hiệu quả của nó Một điều nữa là các bảng này
có thể tương thích với Microsoft Excel, vì thế bạn có thể thực hiện một bảng tính hay một khu vực của bảng và sao chép/dán chúng vào một slide như là một bảng
3.3.2 Tính năng thiết kế bảng
3.3.3 Tính năng định dạng bảng