Ứng dụng hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp (enterprise resource planning – ERP) tại công ty trần anh

Khối lượng công việc trong hoạch định và sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp chiếm phần lớn trong toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp nên ERP là hệ thống Phần Mềm rất lớn.. N

ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

TIỂU LUẬN MÔN HỌC THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ

Đề tài: “Ứng dụng hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp

(Enterprise Resource Planning – ERP) tại công ty Trần Anh”

Sinh viên thực hiện : Nguyễn Khánh Linh

Mã sinh viên : 1512210135

Lớp: TMA306(2-1617).3_LT

Giảng viên hướng dẫn : ThS Nguyễn Thị Hồng Vân

MỤC LỤC

Chương 1: CƠ SỞ LÍ THUYẾT 3

1.1 Khái niệm ERP: 3

1.2 Vai trò của ERP 3

Chương 2: ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY TRẦN ANH 7

2.1 Tổng quan về Trần Anh 7

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Trần Anh 7

2.1.2 Tình hình quản lí tại Trần Anh trước khi ứng dụng ERP: 7

2.2 Ứng dụng ERP vào hoạt động kinh doanh của Trần Anh: 8

2.2.1 Khó khăn đầu tiên 8

2.2.2 Lợi ích to lớn mà Trần Anh đã thu được từ ngày ứng dụng phần mềm hỗ trợ kinh doanh : 9

KẾT LUẬN 15

Chương 1: CƠ SỞ LÍ THUYẾT

1.1 Khái niệm ERP:

ERP là phần mềm máy tính tự động hoá các tác nghiệp của đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu quả quản

lý toàn diện của doanh nghiệp Nói cách khác, ERP là Phần Mềm phục vụ tin học hóa tổng thể doanh nghiệp Đây chỉ là một cách nhìn “dễ hiểu” về khái niệm ERP Trên thực tế, khái niệm ERP theo chuẩn quốc tế giới hạn trong phạm vi hoạch định nguồn lực, các nguồn lực bao gồm nhân lực (con người), vật lực (tài sản, thiết bị ) và tài lực (tài chính) Khối lượng công việc trong hoạch định và

sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp chiếm phần lớn trong toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp nên ERP là hệ thống Phần Mềm rất lớn Rất nhiều các giải pháp ERP chỉ thực hiện các chức năng theo đúng phạm vi này Tuy nhiên trên thực tế, khái niệm ERP đã được mở rộng rất nhiều trong nhiều giải pháp ERP ngoại và nội Tóm lại, khái niệm ERP một cách đơn giản nhất: ERP là Phần Mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp, trong đó phần hoạch định nguồn lực

là phần cơ bản Những gì quan trọng nhất trong hoạt động của doanh nghiệp đều được ERP quản lý, và với mỗi ngành nghề kinh doanh, mỗi doanh nghiệp thì kiến trúc module hay chức năng của hệ thống ERP có thể rất khác nhau

1.2 Vai trò của ERP

ERP là chữ viết tắt của từ Enterpise Resource Planning Hệ thống ERP thật sự là một hệ thống mang tính cách mạng cao Những người tiên phong trong lĩnh vực này đã đặt tên cho hệ thống ERP hiện đại ngày nay bằng cách ghép các chữ cái đầu tiên lại với nhau Vài từ viết tắt đã gây ra lộn xộn trong thời gian qua như MRP, MRPII, ERP và gần đây là ERM

Bốn từ viết tắt được dùng liên quan đến hệ thống ERP bao gồm:

 MRP: Material Requirements Planning - Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu

 MRPII: Manufacturing Resource Planning - Hoạch định nguồn lực sản xuất

 ERP: Enterpise Resource Planning - Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.

 ERM: Enterpise Resource Management - Quản trị nguồn lực doanh nghiệp

Thường thì ở trong các doanh nghiệp, mỗi phòng ban người ta sẽ dùng một loại phần mềm khác nhau Khi dùng từng phần mềm riêng lẻ như cách truyền thống, việc kết nối các dữ liệu với nhau rất khó, nhất là khi khối lượng dữ liệu lớn hoặc phần mềm không tương thích với nhau, thế nên sự phối hợp giữa nhiều bộ phận của một công ty trở nên khó khăn, tốn kém, mất thời gian Còn ERP thì gom hết tất cả những thứ này lại với nhau và chỉ sử dụng một cơ sở dữ liệu duy nhất để tất cả mọi người, mọi phòng ban đều có thể truy cập vào và chia sẻ dữ liệu cho nhau

ERP xuất hiện với mục đích thay thế hết tất cả những hệ thống đơn lẻ này, và công ty chỉ sử dụng một phần mềm duy nhất để quản lý Tất nhiên, ERP sẽ được chia nhỏ thành các gói tùy mục đích, ví dụ như gói tài chính, gói nhân sự, gói kho bãi,… nhưng vấn đề cơ bản đó là dữ liệu nằm chung một chỗ, không bị phân tán Mọi nhân viên khi cần (và tất nhiên là khi có đủ quyền hạn) đều có thể xem được thông tin như ý muốn, và quan trọng hơn, Nhà quản lý vẫn có thể nắm tình hình doanh nghiệp một cách nhanh chóng mà không phải chờ đợi các bộ phận gửi báo cáo trong một thời gian dài Một công ty có thể chỉ mua một số gói nhất định tùy theo khả năng và nhu cầu của mình chứ không cần phải mua hết cả bộ.Ngoài ra, hệ thống ERP sẽ được tùy biến theo nhu cầu của từng công ty bởi mỗi doanh nghiệp sẽ có các yêu cầu khác nhau, những quy trình khác nhau Và không chỉ các gói có thể tùy biến mà từng biểu mẫu, từng thanh công cụ, vị trí các nút, các khu vực điền số liệu cũng thể được tinh chỉnh lại cho phù hợp nhất Nói cách khác, ERP sở hữu tính linh hoạt cực kỳ cao, và đây cũng là công việc chính của những công ty triển khai ERP đến cho khách hàng của mình Một số vai trò cơ bản của ERP như sau:

 Kiểm soát thông tin khách hàng: như đã nói ở trên, vì dữ liệu nằm chung ở

một nơi nay mọi nhân viên trong công ty đều có thể truy cập và xem thông tin khách hàng, một số người có quyền thì có thể đổi cả thông tin mà không

lo sợ hồ sơ khách hàng không được cập nhật xuyên suốt các bộ phận khác nhau Ngay cả một ông CEO cũng có thể dễ dàng xem ai mua cái gì ở đâu và bao nhiêu tiền

 Tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ: ERP có thể phục

vụ như một công cụ giúp tự động hóa một phần hoặc tất cả quy trình sản xuất, từ việc chuẩn bị nguyên vật liệu cho đến ra thành phẩm, quản lý đầu ra đầu vào, đóng gói và nhiều thứ khác Vì chỉ sử dụng một hệ thống máy tính duy nhất nên công ty có thể tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, tăng năng suất

và giảm lượng nhân sự cần thiết Người quản lý có thể xem tất cả mọi thông

số của công ty trong một giao diện hợp nhất, không phải nhảy từ khu vực này sang khu vực khác chỉ để kiếm vài con số

 Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án: ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra và

theo dõi tính đồng nhất trong chất lượng sản phẩm, đồng thời lên kế hoạch

và phân bổ nhân lực một cách hợp lý tùy nhu cầu dự án ERP còn có thể tự động kiểm tra trong cơ sở dữ liệu xem nhân viên nào có thế mạnh nào rồi tự gán họ vào từng tác vụ của dự án, người quản lý không phải mất nhiều thời gian cho công đoạn này

 Kiểm soát thông tin tài chính: để hiểu được hiệu suất của công ty mình ra

sao, người quản lý sẽ phải tìm hiểu số liệu từ nhiều bộ phận khác nhau, nhiều khi có cái đúng, có cái sai, có cái theo tiêu chuẩn này, có cái thì theo tiêu chuẩn khác ERP thì tổng hợp hết mọi thứ liên quan đến tài chính lại một nơi và số liệu chỉ có một phiên bản mà thôi, hạn chế tiêu cực cũng như những đánh giá sai lầm của người quản lý về hiệu năng của doanh nghiệp ERP cũng có thể giúp tạo ra các bản báo cáo tài chính theo những chuẩn quốc tế như IFRS, GAAP, thậm chí cả theo tiêu Kế toán Việt Nam (công ty TRG International ở Việt Nam cũng đang chỉnh sửa bộ phần mềm Infor ERP

LN theo chuẩn Việt Nam)

 Kiểm soát lượng tồn kho: ERP giúp kiểm soát xem trong kho còn bao nhiêu

hàng, hàng nằm ở đâu, nguyên vật liệu còn nhiều ít ra sao Việc này giúp các công ty giảm vật liệu mà họ chứa trong kho, chỉ khi nào cần thiết thì mới nhập Tất cả sẽ giúp giảm chi phí, giảm số người cần thiết, tăng nhanh tốc độ làm việc

 Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự: nhờ ERP mà nhân sự có thể theo dõi sát

sao giờ làm việc, giờ ra về, khối lượng công việc từng nhân viên đã làm là bao nhiêu (để tính lương bổng và các phúc lợi), ngay cả khi những người nhân viên đó làm việc trong nhiều bộ phận khác nhau, ở nhiều khu vực địa

lý khác nhau Nhân viên sẽ hài lòng hơn vì với ERP, công ty có thể trả lương cho họ đúng thời gian hơn

 Giao tiếp, xã hội hóa việc liên lạc trong công ty: ERP có một nền tảng tên là

Ming.le cho phép mọi người trong một hệ thống ERP chat với nhau thời gian thực để truy vấn thông tin ERP còn sở hữu khả năng hiển thị những tác vụ

mà một người cần làm, xem cập nhật trạng thái từ những người cùng phòng,

…

Chương 2: ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY TRẦN ANH

2.1 Tổng quan về Trần Anh

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Trần Anh

Hiện nay Trần Anh là 1 trong những công ty hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực công nghệ thông tin Trần Anh luôn duy trì được tốc độ tăng trưởng ở mức rất cao và vững chắc trên mọi mặt Trần Anh luôn chiếm được sự tin tưởng của các khách hàng bởi các chính sách, cam kết, dịch vụ mà rất nhiều công ty máy tính khác không làm được Trần Anh cũng là một trong những thành viên sáng lập ra nhóm máy tính G6

Công ty Trần Anh có một đội ngũ nhân viên hùng hậu và có trình độ chuyên môn rất cao (hơn 80% đã tốt nghiệp Đại học, Cao đẳng chuyên ngành Kinh tế,

Kỹ thuật), đủ khả năng để có thể đáp ứng mọi yêu cầu dù là khắt khe nhất của quí khách hàng

Không những thế, đội ngũ nhân viên của Trần Anh còn là những người đầy lòng nhiệt tình và có thái độ rất niềm nở trong cung cách phục vụ khách hàng Tất cả các cán bộ nhân viên trong công ty Trần Anh đều thấu hiểu được một điều đó là:

“Khách hàng mới là người quyết định tương lai, sự tồn tại và phát triển của

Trần Anh”

Vì vậy toàn thể nhân viên công ty Trần Anh đều luôn tâm niệm và làm việc theo suy nghĩ:

“Hãy phục vụ khách hàng như chúng ta đang phục vụ cho chính bản

thân chúng ta”

2.1.2 Tình hình quản lí tại Trần Anh trước khi ứng dụng ERP:

 Là một doanh nghiệp lớn Trần Anh gặp phải rất nhiều khó khan trong việc quản lý các nguồn lực của mình cụ thể như sau

 Một siêu thị số lớn nên mặt hàng kinh doanh của Trần Anh khá đa dạng gồm hơn 2.500 chủng loại mặt hàng với giá trị hàng tồn kho trung bình khoảng 15

- 20 tỷ đồng Mỗi ngày, Trần Anh đón hơn 4.000 lượt khách hàng với khoảng 1.000 đơn mua hàng Dù đã đưa phần mềm kế toán và quản lý kho vào ứng dụng nhưng nếu muốn xem báo cáo về hàng tồn kho thì vẫn phải đợi đến cuối ngày mới có được báo cáo Như vậy hình thức báo cáo ngày sẽ không đem lại hiệu quả trong lĩnh vực quản lí kinh doanh

 Nhập hàng theo từng cửa hàng nhưng lại không có liên hệ giữa các cửa hàng khác nên việc nắm bắt thông tin về số lượng bán và hàng tồn kho của cửa hàng gặp khó khăn, việc đáp ứng hàng cho các cửa hàng không thể nắm bắt được, nhiều trường hợp cung cấp thừa hàng cho cửa hàng là điều khó tránh khỏi trong khi các cửa hàng khác đang thiếu

 Hàng tồn kho nhiều và thiếu cân đối giữa các kho, Trần Anh thường vấp phải tình trạng kho bên cửa hàng này còn nhưng cửa hàng kia lại thiếu, không đủ cung cấp cho khách hàng

 Hạn chế phân tích kinh doanh vì báo cáo về tình trạng tồn kho, số lượng sản phẩm bán được phải đợi đến cuối ngày nên việc phân tích kinh doanh rất khó khăn, dẫn đến khó nắm bắt được xu hướng nhu cầu của khách hàng để cung cấp sản phẩm Khó phân tích chi tiết lãi/lỗ của từng mặt hàng và hiệu xuất kinh tế

 Thường phải chịu thêm phí tổn bảo hành với hàng lưu kho vì số lượng hàng quá lớn việc quản lý gặp rất nhiều khó khăn, báo cáo lại chỉ có được vào cuối ngày nên việc quản lý hàng tồn kho gặp khó khăn và hơn thế nữa nó ảnh hưởng tới phí tổn bảo hành mà công ty phải chịu

2.2 Ứng dụng ERP vào hoạt động kinh doanh của Trần Anh:

2.2.1 Khó khăn đầu tiên

Khi quyết định chọn giải pháp ERP VIP Enterprise của công ty Viami Software để thực hiện mục tiêu đổi mới công nghệ QL ông Kiên và Ban giám đốc của Trần Anh đã xác định là vất vả Và thực tế, Trần Anh đã trải qua những ngày siêu thị phải đóng cửa do rối loạn và để xem xét lại hệ thống ứng dụng Thiệt hại doanh số là điều hiển nhiên, đó là chưa kẻ mất khách hàng… 90% các cấp QL phản đối trong những ngày đầu triển khai

Tuy nhiên, sau một tháng, khi phần mềm đã chạy ổn định, hầu hết những người trước đây phản đối đã chấp nhận Kinh nghiệm rút ra cho các lần cài đặt tiếp theo là phải xác định rõ thời gian chuyển đổi hệ thống và phải chấp nhận hy sinh việc kinh doanh để đảm bảo hệ thống chạy ổn định Hiện tại, hệ thống này chạy trên mạng VPN toàn công ty, với các bộ phận: cửa hàng, phòng kế toán, kinh doanh, kho, bảo hành và kỹ thuật

Ta thấy để ứng dụng thành công phần mềm này và đưa vào sử dụng thành thạo rất khó, đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải chuẩn bị sẵn sàng mọi điều kiện tốt nhất cho nó, từ nguồn lực đến các cơ sở vật chất và đặc biệt chính là các nhân viên kỹ thuật công nghệ, những chuyên viên mới trình độ năng lực có thể hiểu

và vận hành tốt những phần mềm công nghệ này

2.2.2 Lợi ích to lớn mà Trần Anh đã thu được từ ngày ứng dụng phần mềm

hỗ trợ kinh doanh :

Có thể nhìn thấy sự khác biệt trước và sau khi áp dụng ERP tại Trần Anh như sau

Trước khi ứng dụng ERP Sau khi ứng dụng ERP

Báo cáo theo ngày Báo cáo Online

Nhập hàng theo từng cửa hàng Thông tin nhập 1 lần và liên thông cả

chuỗi cửa hàng

Hàng tồn kho nhiều và thiếu cấn đối Nhập đủ hàng, chủ động chia sẻ nguồn giữa các kho hàng giữa các điểm

Hạn chế phân tích kinh doanh Phân tích kinh doanh chi tiết tới từng

mặt hàng về lãi lỗ, hiệu xuất kinh tế

Thường phải chịu thêm phí tổn bảo Giảm thiết hại về chi phí bảo hành do hành với hàng lưu kho luôn nhập hàng mới

a Ứng dụng VIP Enterprise quản lý cửa hàng

Với diện tích cửa hàng 7000m2 và số lượng nhân viên là gần 500 người, do vậy việc quản lý bình thường của Trần Anh là rất khó khăn và mang lại hiệu quả không cao Để khắc phục tình trạng này, Trần Anh đã áp dụng phần mềm quản

lý VIP Enterprise của công ty Rumani đạt được thành công lớn

Quản lý cửa hàng là quản lý một bộ phận của Trần Anh, việc quản lý bộ phận này được tích hợp với các bộ phần khác trên cùng một hệ thống Tại phòng mua hàng của công ty có module đặt hàng, module này ghi lại sự đặt hàng của khách hàng Tại phòng bán hàng của công ty có module bán hàng, ngoài ra còn

có các module khác như trả tiền, thu tiền, doanh thu, công nợ, hóa đơn… tất cả các module này được tích hợp chặt chẽ với nhau và các phòng có thể kế thừa thông tin của nhau đảm bảo thông tin được thống nhất, minh bạch, giảm việc xử

lý dữ liệu tại nhiều nơi; cho phép quy trình luân chuyển nghiệp vụ giữa các phòng ban Khi muốn mua một sản phẩm của Trần Anh tại cửa hàng, đầu tiên khách hàng sẽ lựa chọn hàng hóa mà minh muốn mua, sau đó hệ thống sẽ in phiếu mua hàng, mọi thông tin mua hàng của khách hàng sẽ được chuyển sang phòng thanh toán, tại đây sau khi thanh toán khách hàng sẽ nhận được một phiếu lấy hàng, toàn bộ mọi thông tin về khách hàng và hàng hóa sẽ được chuyển lên phòng lấy hàng, tại đây các nhân viên sẽ tiến hành lắp ráp sản phẩm theo đúng yêu cầu và giao hàng cho khách

b Ứng dụng VIP kế toán

Nhìn chung việc áp dụng ERP đã mang lại nhiều lợi ích to lớn cho công việc quản lý tại Trần Anh Đối với một doanh nghiệp lớn như Trần Anh thì vấn đề cần đặt ra là làm thế nào để công việc được giải quyết nhanh chóng, không phải chờ đợi qua nhiều công đoạn, nhiều phòng ban Số liệu do các

phòng ban cung cấp về phải thống nhất Để giải quyết vấn đề trên và để làm tăng hiệu quả kinh doanh Trần Anh đã áp dụng phần mềm quản lý kế toán VIP Enterprise và đã mang lại nhiều lợi ích :

 Quản trị toàn bộ nghiệp vụ tài chính kế toán của công ty như kế toán tổng hợp

 Phần mềm quản lý kế toán của Trần Anh có tác dụng kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền gửi tiền vay, kế toán bán hàng và công nợ phải thu; kế toán mua hàng và công nợ phải trả; kế toán hàng tồn kho, quản trị chi phí và giá thành sản phẩm

 Theo dõi được các khoản tạm ứng, cho vay, đi vay chi tiết như là hóa đơn

 Với phần mềm này Trần Anh có thể kiểm tra các phiếu nhập liệu như phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có khi lưu chương trình sẽ chuyển vào các hồ sơ thanh toán phải thu, phải trả giống như bên quản

lý hóa đơn Các khoản này được theo dõi thanh toán, phân bổ chi tiết để lên các báo cáo quản trị công nợ, báo cáo phân tích về tuổi nợ, báo cáo cảnh báo theo hạn thanh toán…

 Tính giá thành sản phẩm

 Phần mềm kế toán còn có thể tính giá thành dựa vào chi phí và tình hình thị trường để đưa ra các mức giá và chính sách phù hợp cho công ty Chức năng điều chỉnh giá thành linh hoạt, đồng bộ Điều chỉnh về số lượng và giá trị, chi tiết theo yếu tố chi phí, theo từng nguyên vật liệu