Đây thực sự là thách thức với các doanh nghiệp trong nước bởi các nhà bán lẻ ngoại đã có sẵn những lợi tế về thương hiệu, vốn, kinh nghiệm… lại được trang bị những hệ thống quản lý hiện
Trang 1ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG
-
-TIỂU LUẬN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ
ĐỀ TÀI:
ỨNG DỤNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN LỰC (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING- ERP) CỦA HỆ THỐNG CHUỖI SIÊU THỊ BÁN LẺ SÀI
GÒN CO-OP MART
Họ tên MSV Lớp
Giảng viên
: Tống Việt Tú : 1512230104 : TMA306(2-1617).1_LT
: Ths Nguyễn Thị Hồng Vân
Hà Nội ,03/2017
Trang 2MỤC LỤC
I LỜI MỞ ĐẦU 3
II NỘI DUNG 3
1 Giới thiệu tổng quan về liên hiệp hợp tác xã thương mại thành phố hồ chí minh – Saigon co-op mart 3
a Quá trình hình thành và phát triển của Saigon co-op mart 3
b Hệ thống chuỗi siêu thị bán lẻ của Saigon co-op 4
2 Đôi nét về ERP 5
3 Năm triển khai ERP của Saigon co-op mart, nhà cung cấp và đơn vị tư vấn 6
a Sự triển khai ERP của Saigon co-op 6
b Đôi nét về cung cấp ERP cho Saigon co-op 7
4 Bài học kinh nghiệm 8
a Khó khăn và thuận lợi của Saigon co-op khi bắt đầu áp dụng ERP vào quản trị 8
b Lợi ích nhận được sau khi ứng dụng 9
c Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để đầu tư ERP? 10
III KẾT LUẬN 11
Trang 3I LỜI MỞ ĐẦU
Đặc thù của ngành bán lẻ là luôn có nhiều chi nhánh, danh mục hàng hoá lên đến hàng chục ngàn chủng loại, diện tích kinh doanh rộng hàng ngàn mét vuông trải rộng trên nhiều địa bàn… Khi hệ thống càng được mở rộng thì những con số đó lại tiếp tục tăng lên làm cho việc quản lý trở nên vô cùng khó khăn Các đại gia bán lẻ nước ngoài như Big C, Parkson, Lotte Mart… khi vào Việt Nam đều được chuyển giao hệ thống quản lý ERP từ công ty mẹ Đây thực sự là thách thức với các doanh nghiệp trong nước bởi các nhà bán lẻ ngoại đã có sẵn những lợi tế về thương hiệu, vốn, kinh nghiệm… lại được trang bị những hệ thống quản lý hiện đại, chẳng khác gì
“hổ thêm cánh” Chính áp lực cạnh tranh này thúc đẩy các doanh nghiệp bán
lẻ trong nước phải khẩn trương ứng dụng ERP trong quản lý.Chưa có một con số thống kê chính thức nào về việc áp dụng ERP trong các doanh nghiệp bán lẻ nội địa, nhưng con số chắc chắn không lớn Lí do là bởi để áp dụng được ERP thì doanh nghiệp phải có những tiền đề cần thiết, từ tài chính đến quy trình, nhân sự Trong số các doanh nghiệp áp dụng ERP ở Việt Nam thì Saigon co-op là nhà tiên phong Từ đó ta có thể nhìn nhận những thành tựu cũng như thách thức mà Saigon co-op trải qua khi ứng dụng ERP trong quản lí
II NỘI DUNG
1 Giới thiệu tổng quan về liên hiệp hợp tác xã thương
mại thành phố hồ chí minh – Saigon co-op mart
a Quá trình hình thành và phát triển của Saigon co-op mart
Lịch sử hình thành
Giai đoạn 1989-1991:
Tiền thân là 1 hợp tác xã thương mại mang tính chất “cấp phát”, tới năm 1989, UBND thành phố Hồ Chí Minh có chủ trương chuyển đổi mô hình trở thành Liên hiệp HTX Mua bán thành phố HCM với 2 chức năng trực tiếp kinh doanh và tổ chức vận động phong trào HTX theo nguyên tắc
Trang 4xác lập sở hữu tập thể, hoạt động sản xuất kinh doanh tự chủ và tự chịu trách nhiệm
Giai đoạn 1992-1997:
Cùng với sự phát triển của nền kinh tế đất nước, các nguồn đầu tư nước ngoài vào Việt Nam làm các doanh nghiệp có cơ hội phát triển một cách năng động Saigon co-op đã khởi đầu bằng việc liên doanh liên kết với xông ti nước ngoài để tạo thêm nguồn lực cho mình Sự kiện nổi bật nhất là
ra đời Siêu thị đầu tiên của hệ thống Co-op mart
Giai đoạn 1998-2007:
Saigon co-op đã tái cáu trúc mạnh mẽ về tổ chức và nhân sự, tập trung mọi nguồn lực của mình để đầu tư mạnh cho công tác bán lẻ, hình thành nên chuỗi siêu thị nổi tiếng Việt Nam mang thương hiệu Co-op mart
Một số thành tích nổi bật nhất của Saigon co-op sau 15 năm hoạt động:
Top 500 nhà bán lẻ hàng đầu Châu Á Thái Bình Dương
Huân chương Vàng nhà bán lẻ hàng đầu Việt Nam năm 2004 và 2005
Giải chất lượng vàng Châu Âu do Business Initiative Direcions trao tặng năm 2007
Tình hình kinh doanh Saigon co-op năm 2016:
Trong năm 2016, tổng doanh thu đạt 28.000 tỷ đồng, đứng vị trí số 2 trong ngành bán lẻ Việt Nam Tổng số của Saigon Co.op tăng 11% so với năm 2015, đạt gần 105% so với kế hoạch Saigon Co.op phát triển thành công thêm 42 điểm bán mới gồm Co.opmart, Co.op Food, Sense City và đặc biệt là mô hình mới 13 cửa hàng tạp hóa hiện đại Co.op Smile Đồng thời, nâng cấp 186 cửa hàng Co.op bằng việc thay đổi phương thức mua bán, cung cách phục vụ, đồng thời giúp các HTX thành viên liên kết xây dựng cửa hàng Co.op và Co.op Food
b Hệ thống chuỗi siêu thị bán lẻ của Saigon co-op
Lựa chọn nhà cung cấp
Trang 5Co-op là khách hàng của nhiều nhà cung ứng hàng hóa nước ngoài nổi tiếng trên thị trường Việt Nam điển hình như unilever, P&G, Pepsi Co, Kao,
… và trong nước như Vinamilk, Vissan, Kinh đô,…
Hệ thống thông tin:
Ngay từ ngày đầu hoạt động Saigon co-op đã sử dụng phần mềm Foxpro for DOS chạy hệ điều hành Netware, với tiêu chí tốc độ scan mã hàng và in hóa đơn nhanh
Năm 1999, Saigon co-op xây dựng hệ thống quản trị dữ liệu Access mới
Đầu năm 2006, hệ thống ERP được Saigon co-op đưa vào sử dụng
2 Đôi nét về ERP
ERP- hệ thống quản trị doanh nghiệp tích hợp là bộ giải pháp công nghệ thông tin có khả năng tích hợp toàn bộ ứng dụng quản lí sản xuất kinh doanh trong 1 hế thống duy nhất, có thể tự động hóa các quy trình quản lí Cấu trúc của ERP gồm 5 phần chính
Quản lí giao dịch khách hàng: quản lí tính năng tiếp thị, bán hàng, dịch vụ,
Kinh doanh thông minh: Cung cấp thông tin đặc thù về kinh doanh ở mọi lĩnh vực của công ti
Quản lí dây chuyền cung câp: cho phép doanh nghiệp cộng tác trực tiếp với khách hàng, nhà cung cấp ở cả 2 phương diện mua và bán, chia sẻ thông tin
Thương trường: cung cấp hạ tầng cộng tác tạo nên môi trường kinh doanh ảo, liên kết chặt chẽ các quy trình kinh doanh với nhau
Nơi làm việc: cổng ra của công ti cho phép truy xuất thông tin, ứng dụng , dịch vụ bên trong cũng như bên ngoài công ti bất kì lúc nào
Trang 63 Năm triển khai ERP của Saigon co-op mart, nhà cung cấp
và đơn vị tƣ vấn
a Sự triển khai ERP của Saigon co-op
Vào cuối năm 2005, Saigon co-op quyết định đầu tư khoảng 1,5 triệu USD để đặt mua hệ thống điện toán hiện đại ERP từ hai tập đoàn chuyên cung cấp phần mềm của nước ngoài, nhằm hiện đại hóa toàn bộ hoạt động kinh doanh của hệ thống Co-op mart
Từ đầu năm 2006, Saigon co-op đã đưa vào sử dụng hệ thống điện toán ERP (kết nối với các nhà cung cấp kiểm soát tồn kho, đặt hàng và bổ sung hàng tự động), sẵn sàng cung ứng hàng hóa theo đơn đặt hàng trong vòng 24h, đảm bảo chất lượng sản phẩm đến tay người tiêu dùng
Các bước triển khai ERP của Saigon co-op:
Chuẩn bị dự án ERP
Trước khi bắt tay vào triển khai dự án, Saigon co-op xác định rõ ràng
và cụ thể mục tiêu cần đạt được sau khi triển khai dự án
Một đối tác cung cấp giải pháp ERP chuyên nghiệp sẽ có những tư vấn tốt cho bạn về quy trình tổng thể, các bài toán nghiệp vụ đặc trưng của doanh nghiệp Các doanh nghiệp cũng thường yêu cầu nhà cung cấp giải pháp ERP đưa ra nhiều hơn một phương án để lựa chọn Thêm vào đó, trong bước chuẩn bị này, các doanh nghiệp cũng chuẩn bị về mặt tinh thần, đặc biệt là tạo sự tin tưởng, thiện chí làm việc với nhà cung cấp để quá trình triển khai diễn ra thuận lợi
Lập kế hoạch thực hiện dự án
Giai đoạn này thực sự là sự khởi đầu của dự án Xác định các nguồn tài nguyên, tiêu chí thành công, rủi ro và xác định phạm vi Các nhiệm vụ trọng tâm cho dự án của doanh nghiệp nên bao gồm các cuộc họp với các nhà quản lý dự án của cả 2 bên để đưa ra một kế hoạch thực hiện cụ thể từ đó hoạch định được các nguồn lực để đáp ứng tốt kế hoạch đó Saigon co-op phải thiết kế cấu trúc hợp lí cho hợp lí và áp dụng được cho toàn bộ điểm bán mà vẫn đạt hiệu quả
Trang 7 Phân tích dự án ERP
Giai đoạn này Saigon co-op bắt đầu thực hiện đào tạo cho nhân viên bên mình biết những kiến thức cơ bản quy trình triển khai hệ thống ERP Nhân viên là người thực sự hiểu biết chi tiết về quy trình hoạt động và nhu cầu họ cần từ một hệ thống ERP
Thực hiên dự án ERP
Nhà cung cấp Oracle và JDA thực hiện thiết kế, điều chỉnh hệ thống ERP để phù hợp với các nghiệp vụ đặc thù và những yêu cầu riêng của Saigon co-op để đi tới các địch cuối cùng đã được hoạch định ngày bước 1 Tất cả các báo cáo và tuỳ biến được thử nghiệm và hoạt động tốt Đánh giá
hệ thống bằng cách sử dụng các tình huống khác nhau và thực hiện tương tác chức năng Tất cả các thư viện, hệ thống phần mềm ERP trong giai đoạn này sẽ được thực hiện
Xác nhận dự án ERP
Saigon co-op thiết lập hệ thống thí điểm và báo cáo kết quả, công việc,
và sử dụng tùy chỉnh tất cả các chức năng Kế hoạch triển khai nên được thực hiện trực tiếp cùng với quy trình đào tạo cho người dùng cuối – là nhân viên Sau khi hoàn thành, xác nhận của hệ thống ERP mới được hoàn tất với nhóm dự án trước khi triển khai
Triển khai hệ thống ERP
Sau khi có bộ giải pháp thống nhất, trong 12 tháng đầu, dự án được triển khai trong công ti mẹ và dần dần áp dụng trên tất cả các điểm còn lại
để thay đổi từ từ thói quen tác nghiệp của nhân viên Trong 4 năm, hệ thống ERP đã hoàn toàn thay đổi Saigon co-op, tuy nhiên vẫn còn nhiều điều phải hoàn thiện
b Đôi nét về cung cấp ERP cho Saigon co-op
Saigon Co-op năm 2005 đã tìm đến hai nhà cung cấp phần mềm nước ngoài là Oracle và JDE
Tổng công ty Oracle là một trong những công ty Giải pháp Doanh nghiệp lớn nhất ERP của Oracle dựa trên Oracle Ứng dụng khung đảm bảo
Trang 8cho khách hàng rằng tất cả các dãy phòng được cung cấp bởi Oracle có cái nhìn tương tự
Oracle ERP có những ưu điểm của cơ sở dữ liệu Oracle trên đó nó được dựa Oracle cung cấp các ứng dụng khác nhau được tích hợp với nhau
và các mô-đun cung cấp ERP, CRM và SCM Một số các mô-đun mua sắm, hàng tồn kho, quản lý nhân sự, tài chính, vv Oracle là một tên tuổi lớn trong ngành công nghiệp phần mềm ERP với nhiều khách hàng trên toàn cầu ERP của Oracle cũng hỗ trợ trong việc giám sát các trung tâm hoạt động khác nhau và kho trên toàn cầu Với Oracle ERP, các công ty có thể xác định mức độ hiệu suất và lợi nhuận dễ dàng Do đó hệ thống ERP của Oracle hỗ trợ trong việc hoạch định nguồn lực cho toàn bộ doanh nghiệp JDA hay JDA Software Group, là một công ty phần mềm và tư vấn của
Mỹ, cung cấp quản lý chuỗi cung ứng, lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch bán
lẻ, hoạt động lưu trữ và các giải pháp quản lý hợp tác nhóm có trụ sở tại Scottsdale, Arizona Công ty có hơn 4.000 công ty là khách hàng trong ngành sản xuất, phân phối, vận chuyển, bán lẻ và dịch vụ Các công ty con bao gồm RedPrairie, i2 Technologies, Manugistics, E3, Intactix và Arthur
So với oracle, chi phí của JDA là thấp hơn và có tỷ lệ hài lòng của khách hàng khá cao Nhưng bất lợi là nó được ưa thích bởi các tổ chức lớn
và các tổ chức có kích thước không nhỏ hoặc trung bình Ngoài ra mức độ hài lòng cho E Business Suite, PeopleSoft và JD Edwards không phải là cao
4 Bài học kinh nghiệm
a Khó khăn và thuận lợi của Saigon co-op khi bắt đầu áp dụng
ERP vào quản trị
Thuận lợi: Khi triển khai hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP, Saigon co-op đã chọn nhà cung cấp dịch vụ với năng lực và kinh nghiệm cao, đã triển khai thành công giải pháp phần mềm ERP ở các doanh nghiệp lớn, cùng đội ngũ CNTT nhiệt huyết, nhiều kinh nghiệm góp phần vào thành công của dự án
Trang 9Khó khăn: Trong quá trình triển khai công ty đã gặp không ít những khó khăn Những khó khăn chính liên quan tới vấn đề tư vấn giải pháp, vì nếu phát triển theo hướng phần mềm ERP nội thì nhìn chung tại Việt Nam chưa có một thị trường cung cấp giải pháp phần mềm ERP chuyên nghiệp,
mà triển khai phần mềm ERP phần lớn 80% khối lượng công việc nằm tại khâu tư vấn giải pháp, còn lại 20% lập trình Thực trạng quy định quản lý cũng bộc lộ nhiều điểm bất cập, nhiều khi phải thay đổi để thích ứng với sự phát triển nóng trong những năm gần đây Cộng với tâm lý ngại thay đổi trong môi trường làm việc mới của nhân viên vận hành và các cấp quản trị cũng là những thách thức không nhỏ đối với việc tin học hóa các quy trình quản lý và sản xuất trong công ty Trải qua nhiều năm ứng dụng Saigon
co-op đã vận hành khá tốt nhưng vẫn còn nhiều quy trình chưa hoàn toàn hoàn thiện do điều kiện nhân lực không đủ trình độ
b Lợi ích nhận được sau khi ứng dụng
Ứng dụng phần mềm ERP, nghĩa là Saigon co-op phải rà soát lại toàn
bộ để chuẩn hóa các bước quy trình: gỡ bỏ những thủ tục rườm rà, kém hiệu quả; giảm thiểu những bước công việc chồng chéo, không cần thiết; quy trình sẽ tinh gọn, tiên tiến hơn và luôn được phân tích theo hướng tổng thể; tiên lượng những khả năng có thể xảy ra để có thể phát triển và mở rộng
Thay đổi thói quen, tư duy làm việc và nâng cao kỹ năng quản lý: nhân viên không còn trông chờ vào cuối tháng đối chiếu, các sự kiện phát sinh đều ghi nhận theo thời gian thực; tự nghiên cứu học hỏi, tự đào tạo để bắt kịp với những chuẩn mực quản lý hiện đại; khái niệm ranh giới phòng ban gần như không còn nữa, ERP vừa phục vụ cho tác nghiệp chi tiết của từng nhân viên, vừa giải quyết mối quan hệ tổng thể trong doanh nghiệp, tất
cả đều tích hợp xuyên suốt
Chia sẻ thông tin trong môi trường cộng tác, hỗ trợ lẫn nhau: dữ liệu nhập một lần, hợp nhất cho nhiều người cùng sử dụng; tự động hóa các tác nghiệp, tính chính xác cao, kiểm soát chéo lẫn nhau theo các bước quy trình; tính bảo mật luôn được đảm bảo, trách nhiệm quản trị thông tin được phân định rõ ràng; giảm phần lớn khối lượng công việc cho bộ phận kế toán thống kê; tạo điều kiện để nâng cao năng suất lao động
Trang 10 Kiểm soát tốt hơn nhờ tối ưu hóa được các nguồn lực: giảm lượng hàng tồn kho, thu hồi tốt hơn các khoản công nợ; sản xuất dùng vừa đủ, đúng lúc nguyên vật liệu; giảm đáng kể chi phí sản xuất kinh doanh nhằm tăng trưởng lợi nhuận; nâng cao cơ hội cạnh tranh, hoạch định chiến lược, làm gia tăng giá trị thương hiệu
Và quan trọng hơn là hệ thống phân phối: 42 điểm bán và các nhà phân phối được hưởng lợi từ dự án phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP, giúp Saigon co-op quản lý và kiểm soát tốt tình hình biến động thị trường, điều này rất quan trọng và có ý nghĩa sống còn đối với mọi doanh nghiệp
c Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để đầu tư ERP?
Saigon co-op là một doanh nghiệp đi đầu trong lĩnh vực bán lẻ của Việt Nam nên có một nền tảng khá vững chắc cả về tài chính, quy trình lẫn nhân sự Do đó đã đáp ứng được một số điều kiện nhất định khi triển khai ERP Vậy đối với các doanh nghiệp trong tương lai muốn ứng dụng ERP phải chuẩn bị các điều kiện như:
Chuẩn bị về con người sẽ là khâu quan trọng nhất trong khi chuẩn bị triển khai ERP Cần phải có sự đồng lòng từ ban quản trị cấp cao nhất đến từng nhân viên Để chuẩn bị tốt điều này, ban quản lý cần phải giải thích rõ tác dụng của ERP và cần phải tìm hiểu, quan tâm đến những khó khăn của nhân viên khi thực hiện ERP Cũng như cần phải động viên, khen thưởng trong quá trình thực hiện Sự quyết tâm cao của cán bộ công nhiên viên là yếu tố dẩn đến thành công rất cao khi triển khai ERP Khi tiếp cận các doanh nghiệp bị thất bại trong việc triển khai ERP thì đa số các doanh nghiệp đề thừa nhận là họ gặp rất nhiều vấn đề ở khâu con người Và việc giải quyết tốt nguồn lao động bên cạnh chính sách động viên cũng rất cần thiết khi nghiên cứu triển khai ERP
Đổi mới về công nghệ, trang bị hệ thống mạng máy tình cho toàn hệ thống Cần có sự đổi mới đồng bộ trong hệ thống công nghệ thông tin của toàn doanh nghiệp Một động cơ muốn hoạt động tốt thì nhất thiết các bộ phận trong nó phải đều tốt Tránh sự đầu tư tập trung thật tốt ở một chỗ rồi
sẽ dẫn đến sự khập khiễng Vì bản chất của ERP là sự hoạt động tải dữ liệu
về trung tâm xử lý và mang tính update liên tục trên toàn hệ thống