ỨNG DỤNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN lực DOANH NGHIỆP ERP tại CÔNG TY cổ PHẦN VINAMILK

Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp ERP là một thuật ngữ được dùng liên đến đến một loạt hoạt động của doanh nghiệp, do phần mềm máy tính hỗ trợ , để giúp cho công ty quản lý các

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

-*** -TIỂU LUẬN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ

ỨNG DỤNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VINAMILK

Họ và tên sinh viên

Mã sinh viên

Lớp

Khóa

Giảng viên hướng dẫn

: Phạm Thu Trang : 1412210221 : QTR404(1-1617).1_LT : 53

: Ths Nguyễn Thị Hồng Vân

Hà Nội, tháng 3 năm 2017

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 2

CHƯƠNG II GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM VINAMILK 3

1 Tổng quan về công ty Vinamilk 3

2 Ngành nghề kinh doanh 3

3 Thị trường 4

4 Sứ mệnh và mục tiêu trong tương lai 4

CHƯƠNG II TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP ERP TẠI CÔNG TY VINAMILK 6

1 Thực trạng về công nghệ 6

2 Thực trạng về cơ sở hạ tầng CNTT 6

3 Thực trạng về quy trình 7

4 Thực trạng về nhân lực 8

5 Thực trạng về ngân sách 8

CHƯƠNG III BÀI HỌC KINH NGHIỆM 10

1 Thành công đạt được 10

2 Một số hạn chế 10

3 Giải pháp khắc phục 10

KẾT LUẬN 12

TÀI LIỆU THAM KHẢO 13

LỜI MỞ ĐẦU

Hiện nay, để đảm bảo quá trình phát triển kinh doanh, mỗi doanh nghiệp đều phải hội nhập và ứng dụng công nghệ mới trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, ERP (Enterprise Resources Planning) đã trở thành giải pháp được nhiều công ty đầu tư thích đáng do những lợi ích to lớn mà nó mang lại Việc ứng dụng các giải pháp ERP với nội dung chính là đưa ra giải pháp tổng thể cho tin học hóa tác nghiệp và quản trị trong các tổ chức, doanh nghiệp

Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) là một thuật ngữ được dùng liên đến đến một loạt hoạt động của doanh nghiệp, do phần mềm máy tính hỗ trợ , để giúp cho công ty quản lý các hoạt động chủ chốt của nó, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuát, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, v.v…

Được ứng dụng vào năm 2007, hệ thống ERP đã đem lại cho Công ty Cổ phần Vinamilk nhiều lợi ích to lớn, tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn nhiều khó khăn chưa được giải quyết Bài tiểu luận dưới đây của em sẽ tập trung phân tích tình hình ứng dụng ERP tại Vinamilk, qua đó rút ra bài học kinh nghiệm cho vấn đề

CHƯƠNG II GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM

VINAMILK

1 Tổng quan về công ty Vinamilk

Vinamilk là tên gọi tắt của Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam (Vietnam Dairy Products Joint Stock Company) một công ty sản xuất, kinh doanh sữa và các sản phẩm từ sữa cũng như thiết bị máy móc liên quan tại Việt Nam Theo thống kê của Chương trình Phát triển Liên Hiệp Quốc, đây là công ty lớn thứ 15 tại Việt Nam vào năm 2007

Được hình thành từ năm 1976, Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam (VINAMILK) đã lớn mạnh và trở thành doanh nghiệp hàng đầu của ngành công nghiệp chế biến sữa, hiện chiếm lĩnh 75% thị phần sữa tại Việt Nam Ngoài việc phân phối mạnh trong nước với mạng lưới 183 nhà phân phối và gần 94.000 điểm bán hàng phủ đều 64/64 tỉnh thành, sản phẩm Vinamilk còn được xuất khẩu sang nhiều nước Trang thiết bị hàng đầu, phòng thí nghiệm hiện đại bậc nhất, cùng các chuyên gia danh tiếng trong và ngoài nước đồng tâm hợp lực làm hết sức mình để mang lại những sản phẩm dinh dưỡng tốt nhất, hoàn hảo nhất Sau 30 năm ra mắt người tiêu dùng, đến nay Vinamilk đã xây dựng được 8 nhà máy,

1 xí nghiệp và đang xây dựng thêm 3 nhà máy mới, với sự đa dạng về sản phẩm, Vinamilk hiện có trên 200 mặt hàng sữa và các sản phẩm từ sữa

Trong khu vực giá sữa ở Việt Nam là ở mức cao và liên tục tăng trong khi thu nhập của phần đông dân cư còn thấp Tuy nhiên lợi nhuận của Vinamilk qua các năm ngày một tăng

2 Ngành nghề kinh doanh

Với sự đa dạng về sản phẩm, Vinamilk hiện có trên 200 mặt hàng sữa và các sản phẩm từ sữa gồm: Sữa đặc, sữa bột, bột dinh dưỡng, sữa tươi, Kem, sữa chua, Phô – mai Và các

sản phẩm khác như: sữa đậu nành, nước ép trái cây, bánh, cà Cà phê hòa tan, nước uống đóng chai, trà, chocolate hòa tan Trong thời gian qua, Vinamilk đã không ngừng đổi mới công nghệ, đầu tư dây chuyền máy móc thiết bị hiện đại nâng cao công tác quản lý và chất lượng sản phẩm để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người tiêu dùng

3 Thị trường

Vinamilk là doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam về sản xuất sữa và các sản phẩm từ sữa Mạng lưới phân phối của Vinamilk rất mạnh trong nước với 183 nhà phân phối và gần 94.000 điểm bán hàng phủ đều 64/64 tỉnh thành Các sản phẩm của Vinamilk không chỉ được người tiêu dùng Việt Nam tín nhiệm mà còn có uy tín đối với cả thị trường ngoài nước Sản phẩm Vinamilk còn được xuất khẩu sang nhiều nước: Mỹ, Canada, Pháp, Nga,

CH Séc,Ba Lan, Đức, Trung Quốc, Khu vực Trung Đông, Khu vực Châu Á, Lào, Campuchia

4 Sứ mệnh và mục tiêu trong tương lai

Trang thiết bị hàng đầu, phòng thí nghiệm hiện đại bậc nhất, Vinamilk tự hào cùng các chuyên gia danh tiếng trong và ngoài nước đồng tâm hợp lực làm hết sức mình để mang lại những sản phẩm dinh dưỡng tốt nhất, hoàn hảo nhất Tất cả vì ước nguyện chăm sóc sức khỏe cộng đồng, cho tương lai thế hệ mai sau, bằng tất cả tấm lòng Đó cũng là cam kết của Vinamilk

Định hướng phát triển:

✓ Mục tiêu của Công ty là tối đa hóa giá trị của cổ đông và theo đuổi chiến lược phát triển kinh doanh dựa trên những yếu tố chủ lực sau:

✓ Mở rộng thị phần tại các thị trường hiện tại và thị trường mới;

✓ Phát triển toàn diện danh mục sản phẩm sữa nhằm hướng tới một lực lượng tiêu thụ rộng lớn đồng thời mở rộng sang các sản phẩm giá trị cộng thêm có tỷ suất lợi nhuận lớn hơn;

✓ Phát triển các dòng sản phẩm mới nhằm thỏa mãn nhiều thị hiếu tiêu dùng khác nhau;

✓ Xây dựng thương hiệu;

✓ Tiếp tục nâng cao quản lý hệ thống cung cấp;

✓ Phát triển nguồn nguyên liệu để đảm bảo nguồn cung sữa tươi ổn định và tin cậy.

Tầm nhìn

4

“Trở thành biểu tượng niềm tin số một Việt Nam về sản phẩm dinh dưỡng và sức khỏe phục vụ cuộc sống con người “

Sứ mệnh

“Vinamilk cam kết mang đến cho cộng đồng nguồn dinh dưỡng tốt nhất, chất lượng nhất bằng chính sự trân trọng, tình yêu và trách nhiệm cao của mình với cuộc sống con người

và xã hội”

Giá trị cốt lõi

Chính trực

Liêm chính, Trung thực trong ứng xử và trong tất cả các giao dịch

Tôn trọng

Tôn trọng bản thân, tôn trọng đồng nghiệp Tôn trọng Công ty, tôn trọng đối tác Hợp tác trong sự tôn trọng

Công bằng

Công bằng với nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp và các bên liên quan khác

Tuân thủ

Tuân thủ Luật pháp, Bộ Quy Tắc Ứng Xử và các quy chế, chính sách, quy định của Công ty

Đạo đức

Tôn trọng các tiêu chuẩn đã được thiết lập và hành động một cách đạo đức

CHƯƠNG II TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC

DOANH NGHIỆP ERP TẠI CÔNG TY VINAMILK

1 Thực trạng về công nghệ

Năm 1999, Vinamilk bắt đầu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9002 Bên cạnh đó, Vinamilk còn tập trung đầu tư mạnh mẽ vào CNTT và ứng dụng các phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể ERP Oracle EBS 11i, phần mềm SAP CRM (Hệ thống quản trị quan hệ khách hàng) và BI (Hệ thống thông tin báo cáo) Từ những kinh nghiệm áp dụng các phần mềm trên, Vinamilk không ngừng cải thiện, nâng cao tính thực tế của các phần mềm Hế thống ERP sử dụng giải pháp Oracle E Business Suite của Oracle do Pythis bắt đầu triển khai từ 15/03/2005 bao gồm các phân hệ chính: tài chính kế toán, quản lý mua sắm, quản lý bán hàng, quản lý sản xuất và phân tích kết quả hoạt động kinh doanh

Mặc dù được đưa sử dụng từ rất sớm nhưng đến ngày 01/01/2007 thì hệ thống ERP mới chính thức được sử dụng toàn diện trên hệ thống thông tin quản trị của Vinamilk

2 Thực trạng về cơ sở hạ tầng CNTT

Ứng dụng ERP trong quá trình phân phối

Để quản lý quá trình phân phối sản xuất kinh doanh luôn là bài toán nan giải của doanh nghiệp Quản lý tốt quá trình này, không những giúp quâ trình cung cấp các sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp trở nên linh hoạt, mở rộng thị trường mà còn giúp người tiêu dùng tiếp cận sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp một cách dễ dàng, góp phần tạo được

ưu thế cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường

Vinamilk hiện đang ứng dụng đồnh thời 3 giải pháp ERP quốc tế, SAP và Microsoft, để làm chủ và tích hợp cả 3 giải pháp này, doanh nghiệp đã có những thay đổi tích cực

Thay đổi quy trình phân phối: Vinamilk là một trong số ít doanh nghiệp Việt Nam đi tiên

phong trong việc áp dụng giải pháp quản trị mối quan hệ với khách hàng (Customer Relationship Management – CRM) của SAP Theo bà Mai Kiều Liên, Tổng giám đốc Vinamilk, với nỗ lực đầu tư trang bị hệ thống SAP-CRM, doanh nghiệp mông muốn có một công cụ hỗ trợ nhân viên trong công việc, cho phép mạng lưới phân phối các sản phẩm của công ty trên cả nước có thể kết nối thông tin với trung tâm trong cả hai trường hợp online và offline

Thông tin tập trung sẽ giúp sẽ giúp các nhà quản lý đưa ra các xử lý kịp thời để hỗ trợ chính xác việc lập kế hoạch Việc thu thập và quản lý các thông tin bán hàng của đại lý được đáp ứng kịp thời, mang lại sự hài lòng cho khách hàng ở cấp độ tốt nhất

Bên cạnh đó, hệ thống thông tin báo cáo và ra quyết định phục vụ ban lãnh đạo (Business Intelligence - BI) được thiết lập ở trung tâm chính để quản lý các kênh phân phối có thể kết nối trực tuyến vào hệ thống qua đường truyền Internet sử dụng chương trình SAP, hoặc kết nối theo hình thức offline sử dụng phần mềm Solomon của Microsoft Riêng các đại lý sử dụng phần mềm được PPT phát triển cho PDA để ghi nhận các giao dịch Csc nhân viên bán hàng sử dụng PDA kết nối với hệ thống tại nhà phân phối để cập nhập thông tin

Quá trình này đã hỗ trợ các nhân viên nâng cao được tính chuyên nghiệp và khả năng nắm bắt thông tin thị thường nhờ sử dụng thông tin được chia sẻ, cập nhật qua hệ thống Theo ông Trần Nguyên Sơn, Giám đốc Công nghệ thông tin của Vinamilk, cho đến nay

hệ thống đã áp ứng được các yêu cầu dặt ra của công ty khi xây dựng sự án Từ tháng 7/2008 toàn bộ hệ thống tại các nhà phân phối cho đến các đại lý đã được triển khai và vận hành ứng dụng ERP trong kế toán

Với hệ thống máy chủ chạy bằng phần mềm SAP - CRM ở trung tâm cơ sở dữ liệu tập trung (Master Data), tích hợp theo chuẩn các số liệu hằng ngày từ các nhà phân phối, từ

hệ thống máy PDA cầm tay di dộng từ các nhân viên bán hàng Một hệ thống thông tin tập trung về báo cáo tình trạng kho, hàng, doanh thu, công nợ, … của mỗi nhà phân phối Trên cơ sở đó, nhân viên tại trung tâm có thể phân tích tình hình tiêu thụ hàng để đưa ra các hướng xử lý, chỉ tiêu cũng như lên kế hoạch để đưa ra các hướng xử lý, chỉ tiêu cũng như lên kế hoạch phân phối hàng chính xsac nhất có thể được

Hệ thống SAP được xây dựng dựa trên nền tảng công nghệ SAP NetWeaver Tại Vinamilk, NetWeaver đã tích hợp thông tin từ hệ thống ERP sử dụng racle EBS cùng với

hệ thống Solomon sử dụng tại các nhà phân phối và ứng dụng trên PDA cho nhân viên bán hàng Ba ứng dụng này được NetWeaver tích hoejp thành hệ thống Business Warehouse BW để phục vụ cho hệ thống báo cáo thông minh giúp ban lãnh đạo có được thông tin chính xác và trực tuyến về tình hình hoạt động kinh doanh trên toàn quốc

3 Thực trạng về quy trình

Hệ thống ERP sử dụng giải pháp Oracle E Business Suite của Oracle do Pythis cung cấp bắt đầu từ 15/03/2005 Công việc chuyển giao công nghệ diễn ra trên toàn hệ thống với

13 địa điểm, bao gồm trụ sở chính tại Tp HCM, xí nghiệp kho vận và các chi nhánh, nhà máy trên toàn quốc

Quá trình triển khai ERP tại Vinamilk thực chất trải qua nhiều giai đoạn Vì thế, trong toàn công ty Vinamilk có tình trạng nơi đã sử dụng ERP, nơi chưa sử dụng ERP nên đã làm phát sinh về hệ thống báo cáo, điều hành công ty Bên cạnh 3 phân hệ ERP chính,

Vinamilk còn tiệp nhận hệ thống phần mềm trích xuất dữ liệu thông tin BI (Business Intelligence) cho cả 3 phân hệ đó Pythis đã phải lập trình trên 300 biểu mẫu báo cáo theo quá trình của Vinamilk

Thực hiện việc khảo sát mô tả quy trình hiện tại Phòng CNTT của Vinamilk được thành lập với 26 thành viên chia ra thành nhiều nhóm: Nhóm hỗ trợ máy tính, nhóm mạng, nhóm máy chủ - cơ sở dữ liệu, nhóm lập trình và nhóm hỗ trợ trợ Solomon

Quy trình triển khai ERP tuân theo 1 quy trình chuẩn ERP được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp sản xuất – thương mại dưới sự giúp đỡ tận tình của nhà triển khai Pythis, công ty tư vấn độc lập KPMG, nhà cung cấp giải pháp Oracle và đặc biệt là đã được tạo điều kiện tối đa từ ban lãnh đạo Vinamilk

Giữa tháng 7/2013, bà Mai Kiều Liên – Tổng giám đốc Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam Vinamilk và ông Nguyễn Tuấn Hùng – Phó Tổng giám đốc FPT IS đã đại diện hai bên ký kết hợp đồng cung cấp Dịch vụ triển khai nâng cấp phần mềm quản trị doanh nghiệp Oracle cho VINAMILK Theo đó, FPT IS sẽ nâng cấp hệ thống Oracle R11 lên R12 và triển khai thêm hệ thống báo cáo quản trị phục vụ lãnh đạo Dự án nhằm hoàn thiện hệ thống quản trị, nâng cao tầm kiểm soát cho Vinamilk, tận dụng tối đa hiệu quả của hệ thống

4 Thực trạng về nhân lực

Vinamilk đã có được sự quán triệt tư tưởng từ cấp lãnh đạo tới nhân viên thừa hành về quyết tâm thay đổi mặc dù giai đoạn đầu là giai đoạn vô cùng khó khăn Nhưng nhà quản trị và nhân viên đã vượt qua được thử thách, kiên trì thực hiện mục tiêu

Công ty đã có phương án triển khai nhằm đào tạo nguồn nhân lực vận hành hệ thống bằng cách cử một nhóm người có trình độ, có năng lực đi đào tạo, huấn luyện

Cấp lãnh đạo tạo nguồn động lực ,niềm tin tưởng cho nhân viên, cùng vì một mục tiêu chung Cùng với các qui định, tinh thần kỉ luật trong việc tuân thủ các qui trình hoạt động

Về cơ cấu tổ chức của công ty, ngoài việc nâng cao kiến thức của nhân viên, hệ thống đã đáp ứng tốt nhu cầu của người sử dụng Việc quản lý trở nên tập trung, xuyên suốt, có sự thừa hưởng và kịp thời

5 Thực trạng về ngân sách

Để triển khai hệ thống ERP thì doanh nghiệp phải xác định là sẽ tốn một khoản ngân sách khá lớn.Chi phí lớn nhất trong ngân sách chi tiêu cho ERP nằm ở phần triển khai Xác định trước những khoản mục chi phí sẽ giúp việc triển khai đảm bảo tiến độ và chất

lượng, bằng không, sẽ dễ bị sa lầy và thất bại.Chi phí triển khai phần mềm ERP gồm khá nhiều mục, tùy thuộc vào mỗi nhà triển khai Tuy nhiên, chi phí cơ bản thường là chi phí bản quyền, hỗ trợ triển khai, tư vấn, bảo trì vận hành hệ thống… Ngoài ra là các chi phí cho hạ tầng ứng dụng CNTT nói chung như phần cứng, hạ tầng mạng

Hiện ở Việt Nam mới chỉ có các doanh nghiệp lớn, hoạt động ổn định mới có thể bỏ ra một khoản ngân sách lớn như vậy để đầu tư xây dựng hệ thống ERP này Còn hầu như là chưa có doanh nghiệp vừa và nhỏ nào ở Việt Nam triển khai được

Từ năm 2002 đến nay, Vinamilk đã đầu tư cho hệ thống CNTT tổng cộng 4 triệu đôla Mỹ.( Một khoản lớn trong đó là đầu tư cho hệ thống ERP)

CHƯƠNG III BÀI HỌC KINH NGHIỆM

1 Thành công đạt được

Theo bà Trang – Phó Tổng Giám đốc công ty, sau 8 tháng vận hành ERP trên toàn công

ty, Vinamilk đã có thể sơ bộ kết luận về hiệu quả ứng dụng Hệ thống giúp công ty thực hiện chặt chẽ, tránh được rủi ro trong công tác kế toán; với sự phân cấp, phân quyền rõ ràng, công tác tài chính – kế toán thuận lợi hơn nhiều so với trước đây Các khâu quản lý kho hàng, phân phối, điều hành doanh nghiệp, quan hệ khách hàng và sản xuất đã được công ty quản lý tốt hơn, giảm đáng kể rủi ro; giữa bán hàng và phân phối có sự nhịp nhàng, uyển chuyển hơn; các chức năng theo dõi đều tiến hành theo thời gian thực

Trình độ nhân viên CNTT tại Vinamilk đã được nâng cao hơn so với trước Hạ tầng CNTT được kiện toàn, đồng bộ, chuẩn hoá và củng cố Bà Trang cho biết, từ năm 2002 đến nay, Vinamilk đã đầu tư cho CNTT tổng cộng 4 triệu USD (trong đó có phần ERP)

và khẳng định, nhờ có đầu tư sâu, rộng nên Vinamilk đủ sức tiếp thu các giải pháp lớn

Về cơ cấu tổ chức của công ty, ngoài việc nâng cao kiến thức của nhân viên, hệ thống đã đáp ứng tốt nhu cầu của người sử dụng Việc quản lý trở nên tập trung, xuyên suốt, có sự thừa hưởng và kịp thời

2 Một số hạn chế

• Khả năng đồng bộ hóa chưa cao: Trong toàn công ty Vinamilk có tình trạng nơi đã sử

dụng ERP, nơi chưa có ERP nên đã phát sinh các vấn đề về hệ thống báo cáo, điều hành công ty

• Chi phí đầu tư tốn kém: ERP là một hệ thống đắt tiền đối với doanh nghiệp, Vinamilk

đã tốn một khoản chi phí lớn cho việc đầu tư này

• Thiếu nguồn nhân sự chất lượng cao: nguồn nhân lực chiếm vị trí quan trọng hàng

đầu khi triển khai ERP, đặc biệt là nguồn nhân lực thiếu kiến thức chuyên môn ERP

Vì thế, hầu hết các doanh nghiệp phải tốn chi phí cho chương trình đào tạo, tập huấn nhân viên

3 Giải pháp khắc phục

✓ Chú trọng đến nguồn nhân lực có đủ trình độ để triển khai hệ thống Nguồn nhân lực này không những phải am hiểu về tình hình chung của Vinamilk mà còn phải đủ khả năng vận hành hệ thống

✓ Kết hợp đồng thời ba giải pháp ERP quốc tế của Oracle, SAP, và Microsoft một cách hiệu quả, phù hợp

10