Trình bày ứng dụng hoạch định nguồn nhân lực (enterprise resource planning – ERP) tại tập đoàn bán lẻ xăng dầu PETROLIMEX

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNGKHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH ---  ---TIỂU LUẬN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ ĐỀ TÀI: Trình bày ứng dụng hoạch định nguồn nhân lực Enterprise resource planning – ERP tại

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

- 

-TIỂU LUẬN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ

ĐỀ TÀI:

Trình bày ứng dụng hoạch định nguồn nhân lực (Enterprise resource planning – ERP) tại tập đoàn bán lẻ xăng dầu PETROLIMEX

Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Hồng Nhung

Mã sinh viên: 1412230090 Lớp: TMA306(2-1617).3_LT Giảng viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Thị Hồng Vân

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

NỘI DUNG 2

I Cơ sở lí luận 2

1 Khái niệm ERP 2

2 Hệ thống hóa nguồn lực ERP 2

3 Triển khai hệ thống ERP 3

4 Các yếu tố quyết định để triển khai ERP thành công 5

II Phân tích thực trạng và phát triển của Petrolimex 6

1 Giới thiệu về Petrolimex 6

2 Tình hình doanh thu 7

3 Lĩnh vực – ngành nghề kinh doanh 8

4 Hoạt động của công ty trước khi áp dụng ERP 8

5 Hoạt động của công ty sau khi áp dụng ERP 8

6 Những két quả của ERP sau khi áp dụng tại Petrolimex 10

7 Hạn chế và khó khăn của hệ thống ERP 11

8 Một số giải pháp và đề xuất 12

III Bài học kinh nghiệm để triển khai ERP 13

KẾT LUẬN 13

TÀI LIỆU THAM KHẢO 13

LỜI NÓI ĐẦU

Môi trường kinh doanh hiện đại với áp lực cạnh tranh ngày một gia tăng buộc doanh nghiệp luôn tìm kiếm giải pháp cung cấp sản phẩm và dịch vụ tới khách hàng nhanh hơn, rẻ hơn, và tốt hơn đối thủ Để vươn tới mục tiêu này, doanh nghiệp nỗ lực hoàn thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực trong quá trình sản xuất kinh doanh

Với sự trợ giúp của công nghệ thông tin, doanh nghiệp đã có công cụ hữu hiệu là các hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp Việc áp dụng các phần mềm này ngày càng trở nên phổ biến và thiết yếu với doanh nghiệp Một ứng dụng được rất nhiều nhà quản trị quan tâm trong việc điều hành công ty và hiện nay có không ít doanh nghiệp đã, đang và chuẩn bị triển khai chính là ERP (Enterprise Resource Planning) – Hoạch định nguồn lực

doanh nghiệp Đây là phương tiện hiện đại, sử dụng công nghệ thông tin để quản lý tất cả

các nguồn lực của doanh nghiệp (nhân lực, tài chính, phương tiện và tư liệu sản xuất ) Nhưng do nhiều nguyên nhân, một số doanh nghiệp vẫn chưa phát huy được tác dụng vốn có của hệ thống này, thậm chí còn gặp rất nhiều khó khăn Ngoài chức năng quản lý, ERP còn đảm nhận luôn nhiệm vụ phân tích, kiểm tra thực trạng sử dụng nguồn lực với mọi mức độ cập nhật phù hợp theo yêu cầu của nhà quản trị Cùng với đề tài của mình,

em xin trình bày thực trạng ứng dụng hệ thống ERP của tập đoàn bán lẻ xăng dầu

Petrolimex tại Việt Nam

NỘI DUNG

I Cơ sở lý luận

1 Khái niệm ERP

ERP ( Enterprise Resource Planning) là một thuật thuật ngữ được dùng liên quan đến mọi hoạt động của doanh nghiệp, do phần mềm máy tính hỗ trợ và thực hiện các quy trình xử lí một cách tự động hoá để giúp cho doanh nghiệp quản lí các hoạt động then chốt bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng, v.v Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc

và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch Một phần mềm ERP là một phần mềm máy tính cho phép công

ty cung cấp và tổng hợp số liệu của nhiều hoạt động riêng rẽ khác nhau để đạt được mục tiêu trên Đặt điểm nổi bật của ERP là một hệ thống phần mềm sống có thể mở rộng và phát triển theo thời gian theo từng loại hình doanh nghiệp mà không làm ảnh hưởng đến cấu trúc của chương trình

2 Hệ thống kế hoạch hóa nguồn lực (ERP)

Khi cố gắng máy tính hóa các qui trình kinh doanh, nhiều doanh nghiệp triển khai các

hệ thống thông tin dựa trên những nhu cầu cá biệt của các quá trình kinh doanh đặc thù Trong nhiều trường hợp, điều này sẽ dẫn đến hình thành các hệ thống tách biệt, gây khó khăn cho việc chia sẻ thông tin, truyền tin xuyên suốt quá trình kinh doanh Cần thiết lập một hệ thống kế hoạch hóa các nguồn lực Vì thế mà ERP ra đời

ERP là một bố các gói phần mềm module trên máy tính tự động hóa các tác nghiệp của đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp bao trùm gần như tất cả các quá trình kinh doanh nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu quả quản lý toàn diện của DN

ERP không phải là phần mềm cá biệt hóa cho từng doanh nghiệp mà là một hệ thống phổ cập, được xây dựng từ thực tiễn kinh doanh tốt nhất Do vậy khi áp dụng phần mềm, doanh nghiệp nên thay đổi các qui trình kinh doanh của mình cho phù hợp với phần mềm và tận dụng được các ưu việt của hệ thống

Điểm phân biệt cơ bản nhất của việc ứng dụng ERP so với các áp dụng nhiều phần mềm quản lý cho từng chức năng như kế toán, tài chính, nhân sự… là tính tích hợp ERP chỉ là một phần mềm duy nhất và các module của nó thực hiện các chức năng tương tự như các phần mềm quản lý rời rạc, nhưng các module có mối quan hệ chặt chẽ với nhau như các bộ phận trong cơ thể chúng ta ERP là phần mềm mô phỏng và quản lý các hoạt động của DN theo quy trình

Tùy thuộc vào điều kiện cụ thể mà doanh nghiệp không nhất thiết phải triển khai cả

hệ thống module

Quá trình kinh doanh của các doanh nghiệp là khác nhau nhưng hệ thống ERP có khả năng tích hợp chúng vào một ứng dụng duy nhất và sử dụng cơ sở dữ liệu chung dễ dàng chia sẻ thông tin, cải thiện truyền thông

3 Triển khai hệ thống ERP

Bước 1: Lập danh sách chi tiết các nhiệm vụ chính gồm Danh mục các nhiệm vụ

chính, thời gian và người thực hiện

Bước 2: Thời gian triển khai:

Thời gian trung bình để triển khai hệ thống ERP là 6 tháng, bao gồm cả cài đặt, chạy thử Thời gian triển khai đặc biệt phụ thuộc vào động cơ của người thực hiện

Bước 3: Chuẩn bị tài nguyên:

Để triển khia hệ thống cần thiết lập kế hoạch tài nguyên cần thiết (Material Requirement – MRP) thì hệ thống mới hoạt động trơn tru được Bên cạnh đó cần phải lập kế hoạch cử

lý các trường hợp thiếu linh kiện, danh sách các nhà cung cấp thay thế khi cần thiết và nhân sự để xử lý các tình huống thiếu hụt linh kiện, thiết bị Đồng thời kiểm tra tính chính xác của thiết bị, đòi hỏi độ chính xác của thiết bị dến 98%

Bước 4: Bác cáo lưu kho (Inventory Records):

Đòi hỏi độ chính xác của hàng hoá trong kho đến 95%

Bước 5: Lịch trình (Lead Times):

Xác định các mốc thời gian cụ thể cho từng tiểu dự án

Bước 6: Thông tin nhà cung cấp (Vendor Information):

Thông tin chính xác và đầy đủ của người cung cấp

Bước 7: Thông tin khách hàng (Customer Information):

Hệ thống mới sẽ thiết lập và xử lý đơn hàng bởi nếu thông tin về khách hàng không chính xác sẽ làm sai lệch cả hệ thống bán hàng

Bước 8: Tiêu chuẩn người vận hành (Labor Standard):

Hệ thống mới được sử dụng để phân bộ nhân viên và đnahs giá hiệu quả Do vậy, tiêu chuẩn về nhân viên phải chính xác Nếu tiêu chuẩn không thể hiện thông tin chính xác thì sẽ không có tác dụng và làm sai lệch thông tin về nguồn nhân lực

Bước 9: Hệ thống mạng:

Cần được xây dựng đồng bộ với hệ thống ERP

Bước 10: Phần cứng:

Sử dụng mọi biện pháp có thể để đảm bảo hệ thống phần cứng được cài đặt đủ khả năng đáp ứng các yêu cầu của người sử dụng sau này và thời gian tối thiểu phải nâng cấp sau này

Bước 11: Đào tạo

Đào tạo quy trình triển khai và các vấn đề cơ bản cần lưu ý trong quá tình triển khai như lập kế hoạch tài nguyên cần thiết (MRP), lập kế hoạch năng suất cần thiết (CRP), cấu trúc tài nguyên (BOM), quản lý lưu kho…Để đảm bảo hê thống hoạt động tốt và hiệu quả cần đào tạo ít nhất 70%-80% nhân sự trong toàn bộ tổ chức Nhiệm vụ đào tạo cần được đề cập rõ trong quá trình thương lượng với nhà cung cấp giải pháp

Bước 12: Chuyển đổi và tải dữ liệu

Trước khi thực hiện phải hiểu rõ tầm quan trọng của công việc này Sau này những thông tin và chỉ số phải tải vào hệ thống mới là gợi ý cho doanh nghiệp: cân đối hàng lưu kho, địa điểm kho hàng, hoá đơn nguyên vật liệu, giao thức, dữ liệu khách hàng,

dữ liệu nhà cung cấp, lịch tình, đơn hàng, thông tin tài chính kế toán

Bước 13: Quy tình hoạt động

Xây dựng quy tình hoạt động với hệ thống mới

4 Các yếu tố quyết định để triển khai ERP thành công:

4.1 Nguồn nhân lực:

Quán triệt tư tưởng từ cấp lãnh đạo đến nhân viên thừa hành

Lãnh đạo phải có tầm nhìn, chiến lược rõ ràng Nhân viên phải là những người có năng lực

Tinh thần đoàn kết, phối hợp cùng thực hiện một mục tiêu chung

Thiết lập cơ chế giám sát, kiểm tra thực hiện một cách chặt chẽ

4.2 Quy trình:

Thực hiện khảo sát, mô tả qui trình hiện tại của doanh nghiệp trước khi đưa vào triển khai ERP

Áp dụng các qui trình chuẩn của ERP vào việc ứng dụng Qui trình này

đã được nghiên cứu và áp dụng rộng rãi nên không thể tự ý thay đổi

Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm đáng tin cậy

4.3 Công nghệ:

Lựa chọn ERP phù hợp với DN (cơ sở hạ tầng, trình độ công nghệ….)

Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP sao cho đảm bảo việc hướng dẫn triển khai, qui trình triển khai nhanh chóng, đúng tiến độ

Giảm thiểu các chi phí bảo trì bảo dưỡng

4.4 Ngân sách:

Lựa chọn ERP có khả năng đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp trong vòng

3-5 năm mà vừa đáp ứng được năng lực về khoản ngân sách đầu tư

Thực hiện phân tích, đánh giá hiệu quả đầu tư một cách chi tiết, nghiêm túc trước khi đầu tư vào một hệ thống ERP

II Phân tích thực trạng và triển khai của Petrolimex

1 Giới thiệu về Petrolimex

Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam có tên giao dịch quốc tế là Vietnam National Petroleum Group, viết tắt là Petrolimex, được thành lập ngày 01/12/2011, tiền thân là Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam, trước đó là Tổng Công ty Xăng dầu mỡ được thành lập theo Nghị định của Bộ Thương nghiệp, sau được thành lập lại theo Quyết định 828/QĐ-TTg ngày 31/5/2011 của Thủ tướng Việt Nam Petrolimex là doanh nghiệp nhà nước được xếp hạng đặc biệt, có quy mô toàn quốc, bảo đảm phần lớn thị phần xăng dầu cả nước

Trong lĩnh vực xăng dầu, Petrolimex tiếp tục giữ vai trò chủ đạo trên thị trường nội địa theo đúng chỉ đạo của Chính phủ Cùng với 29 doanh nghiệp đầu mối kinh doanh xăng dầu khác và 120 thương nhân phân phối xăng dầu (số liệu có đến ngày 12.01.2017),

Petrolimex bảo đảm đầy đủ và kịp thời các chủng loại xăng dầu phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội của đất nước, bảo đảm an ninh quốc phòng và nhu cầu tiêu dùng của nhân dân 43/69 đơn vị thành viên Petrolimex trực tiếp kinh doanh xăng dầu trên địa bàn 62/63 tỉnh, thành phố Ở nước ngoài, Petrolimex có Công ty TNHH 1 thành viên Petrolimex tại Singapore, Công ty TNHH 1 thành viên Petrolimex tại Lào và đã mở Văn phòng đại diện Petrolimex tại Campuchia

Đối với hoạt động bán lẻ xăng dầu; trong số hơn 14.000 cửa hàng xăng dầu thuộc tất cả các thành phần kinh tế (số liệu có đến 30.11.2015), Petrolimex sở hữu 2.352 (số liệu có đến ngày 24.11.2015) cửa hàng hiện diện trên khắp cả nước tạo điều kiện thuận lợi để người tiêu dùng sử dụng hàng hoá, dịch vụ do Petrolimex trực tiếp cung cấp Tại các vùng sâu, vùng xa, vùng khó khăn và đặc biệt khó khăn - nơi hiệu quả kinh doanh thấp nhưng ý nghĩa chính trị- xã hội cao, Petrolimex có thị phần cao hơn so với thị phần bình quân của toàn Tập đoàn Tính chung trên phạm vi cả nước và căn cứ sản lượng xăng dầu thực xuất bán tại thị trường nội địa (tại Việt Nam) năm 2013, thị phần thực tế của Petrolimex khoảng 50%

2 Tình hình doanh thu

Theo báo cáo, kết quả sản xuất - kinh doanh 9 tháng năm 2016 của Petrolimex như sau:

- Tổng doanh thu thuần hợp nhất (của các đơn vị thành viên Petrolimex trên tất cả các lĩnh vực kinh doanh: xăng dầu, gas, dầu mỡ nhờn, vận tải xăng dầu, thiết kế, cơ khí, xây lắp, bảo hiểm,…) là: 88.059 tỷ đồng, bằng 78% so với cùng kỳ Doanh thu giảm

do giá dầu thô thế giới (WTI) bình quân 9 tháng đầu năm 2015 là 51,01 usd/thùng, trong khi bình quân năm 9 tháng đầu năm 2016 là 41,31 usd/thùng (bằng 80,98% giá dầu bình quân 9 tháng 2015)

- Tổng lợi nhuận hợp nhất trước thuế là: 4.064 tỷ đồng, đạt 102% kế hoạch và bằng 160% so với cùng kỳ Trong đó:

Xăng dầu: Lợi nhuận trước thuế hoạt động kinh doanh xăng dầu của toàn Tập đoàn là: 2.329 tỷ đồng, tương đương 57,3% tổng lợi nhuận hợp nhất

Các hoạt động kinh doanh ngoài xăng dầu, tổng lợi nhuận trước thuế đạt 1.735 tỷ đồng, tương đương 42,7 % tổng lợi nhuận hợp nhất

- Tổng lợi nhuận sau thuế hợp nhất 9 tháng 2016 là 3.330 tỷ đồng, trong đó Lợi nhuận của Tập đoàn trong lợi nhuận hợp nhất là 2.956 tỷ đồng

- Tỷ suất lợi nhuận sau thuế trên vốn chủ sở hữu hợp nhất là 15,8%

3 Lĩnh vực – ngành nghề kinh doanh

• Kinh doanh, xuất nhập khẩu Dầu mỡ nhờn, Nhựa đường, Hóa chất (trừ Hóa chất Nhà Nước cấm) và các mặt hàng khác thuộc lĩnh vực sản phẩm dầu mỏ và khí đốt

• Kinh doanh, xuất nhập khẩu: vật tư, thiết bị chuyên ngành Hóa dầu

• Kinh doanh dịch vụ: vận tải, cho thuê kho bãi, pha chế, phân tích thử nghiệm, tư vấn

và dịch vụ kỹ thuật Hóa dầu

• Kinh doanh bất động sản

• Kinh doanh dịch vụ cung ứng tàu biển

4. Hoạt động của công ty trước khi áp dụng ERP

Trước khi áp dụng ERP, Petrolimex đã sớm đưa ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý điều hành ngay từ những năm đầu thập kỷ 90 thế kỷ trước Tuy nhiên, với sự biến động phức tạp của thị trường xăng dầu thế giới và yêu cầu quản lý Nhà nước đối với thị trường xăng dầu nội địa trong những năm gần đây, việc quản trị hoạt động kinh doanh xăng dầu của Tập đoàn đòi hỏi thông tin minh bạch, kịp thời và chuẩn xác; trong khi hệ thống quản lý phân tán, dữ liệu rời rạc không thể tiếp tục nâng cấp phát triển để đáp ứng nhu cầu mới, việc triển khai ERP là yêu cầu cấp bách, xuất phát

từ nội tại Petrolimex

5. Hoạt động của công ty sau khi áp dụng ERP

Petrolimex là Tập đoàn đầu tiên tại Việt Nam ứng dụng thành công ERP - giải pháp quản trị nguồn lực doanh nghiệp để hiện thực hóa chiến lược phát triển trong giai đoạn mới; phù hợp với mô hình Công ty đại chúng và tiến trình tái cấu trúc sau cổ phần hóa

Công ty Hệ thống Thông tin FPT (FPT IS - thành viên của Tập đoàn FPT) được lựa chọn làm tổng thầu - nhà tư vấn triển khai ERP tại Petrolimex theo hình thức trọn gói, với thiết

bị phần cứng của HP và giải pháp của SAP - nhà cung cấp giải pháp quản trị doanh

nghiệp hàng đầu thế giới đã triển khai thành công cho các tập đoàn dầu khí toàn cầu như: ExxoMobil, BP, Total, Gazprom, Chevron

Hệ thống ERP đã chính thức vận hành tại Petrolimex trên quy mô toàn quốc từ ngày 01 tháng 01 năm 2013.Đây là một sự kiện quan trọng đánh dấu bước phát triển của doanh nghiệp Việt Nam trong việc cung cấp và ứng dụng thành công ERP trên quy mô lớn, phạm vi rộng và nghiệp vụ phức tạp

Dự án được hoàn thành trong thời gian 3 năm (2010-2012) là kết quả của ý chí, quyết tâm của lãnh đạo, nỗ lực vượt bậc của các thành viên tham gia triển khai của Petrolimex và FPT

Giải pháp ERP SAP gồm các phân hệ: quản lý mua hàng, bán hàng, quản lý kho bể, kế toán tài chính, kế toán quản trị,… đã được triển khai trong lĩnh vực kinh doanh xăng dầu

từ Công ty mẹ - Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam đến 42 công ty, 21 chi nhánh, 11 xí

nghiệp, 44 kho và tổng kho xăng dầu, 118 địa điểm và tích hợp với hệ thống quản lý tại hơn 2.200 cửa hàng xăng dầu trên toàn quốc

Dự án gồm 5 giai đoạn

- Giai đoạn 1: chuẩn bị dự án

Giai đoạn đầu thực hiện dự án gặp rất nhiều khó khan Việc phân tích để áp dụng SAP cho cơ cấu tổ chức kinh doanh xăng dầu công ty mẹ xuống các công ty thành viên theo đặc thù Petrolimex rất phức tạp, đồng thời mặt hàng kinh doanh xăng dầu cũng là hàng hóa đặc thù với nhiều tính chất riêng biệt

- Giai đoạn 2: phân tích và thiết kế