THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN lực ERP tại DOANH NGHIỆP VINAMILK

Điều này đặt ra một thách thức lớn đối với các doanh nghiệp Việt Nam cần phải chủ động tìm tòi, ứng dụng công nghệ vào sản xuất kinh doanh nếu muốn tồn tại lâu dài trên thị trường..

TIỂU LUẬN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ

ĐỀ TÀI:

THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN LỰC-ERP TẠI DOANH

NGHIỆP VINAMILK

Giảng viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Thị Hồng Vân Sinh viên thực hiện : Trần Thái Phương

Hà Nội, tháng 3 năm 2017

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 2

Chương I: Cơ sở lý luận 3

1 Khái niệm ERP 3

2 Thành phần của ERP 5

3 Các yếu tố quyết định để triển khai ERP thành công 6

Chương II: Thực trạng triển khai ERP của doanh nghiệp Vinamilk 7

1 Giới thiệu công ty 7

1.1 Giới thiệu chung: 7

1.2 Hoạt động của công ty: 8

1.3 Mục tiêu : 8

2 Hoạt động của công ty trước khi triển khai ERP: 9

3 Hoạt động của công ty sau khi triển khai ERP: 10

3.1 Thực trạng về Công nghệ: 10

3.2 Thực trạng về quy trình: 13

3.3 Thực trạng về nhân lực : 13

3.4 Thực trạng về ngân sách: 14

Chương III: Nhận xét việc triển khai ERP của Vinamilk và bài học kinh nghiệm cho các doanh nghiệp Việt Nam 15

1 Nhận xét về việc triển khai ERP của Vinamilk: 15

1.1 Lợi ích, thành công đạt được: 15

1.2 Một số hạn chế : 16

2 Kinh nghiệm triển khai 16

2.1 Khó khăn 16

2.2 Lý do thành công 17

3 Bài học kinh nghiệm 17

KẾT LUẬN 18

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 19

LỜI MỞ ĐẦU

Trong thời đại kinh tế mở cửa, cạnh tranh trở nên vô cùng gay gắt và khốc liệt Điều này đặt ra một thách thức lớn đối với các doanh nghiệp Việt Nam cần phải chủ động tìm tòi, ứng dụng công nghệ vào sản xuất kinh doanh nếu muốn tồn tại lâu dài trên thị trường Được biết đến là một trong những doanh nghiệp hàng đầu của Việt Nam, Vinamilk đương nhiên cũng nhận thấy tầm quan trọng của điều đó Bởi vậy công ty đã không ngừng nâng cao công tác quản lý chất lượng sản phẩm cũng như đầu tư mạnh mẽ vào lĩnh vực công nghệ thông tin hiện đại Đặc biệt một trong những thành công phải kể đến của Vinamilk chính là việc ứng dụng hiệu quả phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) trong công tác quản lý

Tại Việt Nam do nhiều yếu tố khách quan và chủ quan nên việc ứng dụng ERP đang gặp nhiều khó khăn và bất cập Không ngoại lệ Vinamilk cũng đang gặp nhiều khó khăn trong việc triển khai ứng dụng này Đó chính là lí do em chọn đề

tài “Thực trạng ứng dụng hoạch định nguồn nhân lực ERP tại doanh nghiệp Vinamilk” làm bài tiểu luận môn học Với nghiên cứu này em sẽ đi sâu phân tích

những ưu nhược điểm trong việc triển khai ERP tại Vinamilk, từ đó rút ra bài học kinh nghiệm cho các doanh nghiệp Việt Nam đã đang và sẽ áp dụng ERP Bài tiểu luận được trình bày theo 3 chương :

Chương I: Cơ sở lý luận

Chương II: Thực trạng triển khai ERP của doanh nghiệp Vinamilk Chương III: Nhận xét việc triển khai ERP của Vinamilk và bài học kinh nghiệm cho các doanh nghiệp Việt Nam

Chương I: Cơ sở lý luận

1 Khái niệm ERP

Ý nghĩa của E, R và P trong thuật ngữ ERP:

E: Interprise (Doanh nghiệp).

R: Resource (Tài nguyên) Trong CNTT, tài nguyên là bất kỳ phần mềm, phần

cứng hay dữ liệu thuộc hệ thống mà có thể truy cập và sử dụng được Ứng dụng ERP vào quản trị DN đòi hỏi DN phải biến nguồn lực thành tài nguyên

P: Planning (Hoạch định), là kế hoạch là một khái niệm quen thuộc trong quản trị

kinh doanh Điều cần quan tâm ở đây là hệ ERP hỗ trợ DN lên kế hoạch như thế nào

ERP – Hoạch định các nguồn lực của doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning) là bộ giải pháp công nghệ thông tin có khả năng tích hợp toàn bộ

các ứng dụng quản lý sản xuất kinh doanh vào một hệ thống duy nhất nhằm

tự động hóa các quy trình quản lý, làm cho mọi phòng ban đều có khả năng khai thác nguồn lực phục vụ cho doanh nghiệp

Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng

đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch

Đặt điểm nổi bật của ERP là một hệ thống phần mềm sống có thể mở rộng

và phát triển theo thời gian theo từng loại hình doanh nghiệp mà không làm ảnh hưởng đến cấu trúc của chương trình

Một hệ thống ERP có thể được mô tả qua sơ đồ sau

2 Thành phần của ERP

Quản lý tài chính (Finance Resource Management – FRM)

Dùng các thông tin có liên quan đến tài chính và phản ánh chính xác tình trạng của một doanh nghiệp như điểm mạnh, điểm yếu Dựa vào các dữ liệu thu thập được nó sẽ lập một kế hoạch kinh doanh tính toán tài chính, số lượng nhân lực sao cho hợp lý

Quản lý nhân sự ( Human Resource Management – HRM)

Một điều đơn giản có lẽ ai cũng biết, con người chính là nguồn lực quan trọng nhất đối với doanh nghiệp Thành công có đến với doanh nghiệp của bạn hay không phụ thuộc phần lớn vào cách quản lý nhân sự của bạn

Quản lý quan hệ khách hàng ( Customer Relationship Management – CRM )

Đây là một giải pháp giúp bạn tạo được mối quan hệ thân thiết với khách hàng của mình CRM sẽ giúp doanh nghiệp giao tiếp với khách hàng một cách có hệ thống

và hiệu quả nhất Các thông tin của khách hàng đều sẽ được lưu trữ lại nhằm phục

vụ khách hàng tốt hơn

Quản lý dây chuyền cung ứng ( Supply Chain Management – SCM)

Là một phương thức nhằm cải thiện việc tìm kiếm nguyên liệu thô của các doanh nghiệp Phương pháp này kết hợp nhiều thủ pháp khoa học để tạo nên một sản phẩm dịch vụ tốt hơn

Quản lý sản xuất ( Manufacturing Resource Planing – MRP)

Một phân hệ quan trọng đối với các doanh nghiệp sản xuất, giúp doanh nghiệp biết được quá trình sản xuất và nguyên liệu cần để sản xuất MRP cũng có thể phản ánh chính xác quá trình sản xuất của doanh nghiệp sau đó xây dựng hệ thống quản

lý sản xuất

3 Các yếu tố quyết định để triển khai ERP thành công

Bao gồm 4 yếu tố cơ bản :

+) Nguồn nhân lực

+) Qui trình

+) Công nghệ +) Đầu tư

Nguồn nhân lực:

+ Quán triệt tư tưởng từ cấp lãnh đạo đến nhân viên thừa hành

+ Lãnh đạo phải có tầm nhìn, chiến lược rõ ràng Nhân viên phải là những người có năng lực

+ Tinh thần đoàn kết, phối hợp cùng thực hiện một mục tiêu chung

+ Thiết lập cơ chế giám sát, kiểm tra thực hiện một cách chặt chẽ

Qui trình:

+ Thực hiện khảo sát, mô tả qui trình hiện tại của doanh nghiệp trước khi đưa vào triển khai ERP

+ Áp dụng các qui trình chuẩn của ERP vào việc ứng dụng Qui trình này đã được nghiên cứu và áp dụng rộng rãi nên không thể tự ý thay đổi

+ Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm đáng tin cậy

Công nghệ:

+ Lựa chọn ERP phù hợp với DN (cơ sở hạ tầng, trình độ công nghệ….)

+ Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP sao cho đảm bảo việc hướng dẫn triển khai, qui trình triển khai nhanh chóng, đúng tiến độ

+ Giảm thiểu các chi phí bảo trì bảo dưỡng

+ Lựa chọn ERP có khả năng đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp trong vòng 3-5 năm mà vừa đáp ứng được năng lực về khoản ngân sách đầu tư

+ Thực hiện phân tích, đánh giá hiệu quả đầu tư một cách chi tiết, nghiêm túc trước khi đầu tư vào một hệ thống ERP

Chương II: Thực trạng triển khai ERP của doanh nghiệp

Vinamilk

1 Giới thiệu công ty

1.1 Giới thiệu chung:

Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam (Vinamilk) được thành lập trên cơ sở quyết định số 155/2003QĐ-BCN ngày 01/10/2003 của Bộ Công nghiệp về việc chuyển Doanh nghiệp Nhà nước Công ty Sữa Việt Nam thành Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam Giấy Chứng nhận đăng ký kinh doanh Công ty số 4103001932 do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP Hồ Chí Minh cấp ngày 20/11/2003

Vốn điều lệ của công ty ngày 19/08/2016 là 14.515 tỷ đồng, trong đó sở hữu Nhà nước chiếm 45,08% vốn cổ phần, sở hữu nước ngoài 26,59% và sở hữu khác là 28,33%

1.2 Hoạt động của công ty:

Ngành, nghề kinh doanh và các sản phẩm chính:

Sản xuất và kinh doanh sữa hộp, sữa bột, bột dinh dưỡng, bánh, sữa tươi, sữa đậu nành, nước giải khát và các sản phẩm từ sữa khác Ngoài ra, công ty Vinamilk còn kinh doanh thực phẩm công nghệ, thiết bị phụ tùng, vật tư, hóa chất, nguyên liệu; kinh doanh nhà, môi giới cho thuê bất động sản; kinh doanh kho bãi, bến bãi; kinh doanh vận tải bằng ô tô, bốc xếp hàng hóa; sản xuất mua bán rượu, bia, đồ uống, thực phẩm chế biến, chè uống, cà phê rang – xay – phin – hòa tan; và sản xuất, kinh doanh một số ngành nghề khác theo phạm vi cho phép của pháp luật

1.3 Mục tiêu :

 Tầm nhìn

“Trở thành biểu tượng niềm tin số một Việt Nam về sản phẩm dinh dưỡng và sức khỏe phục vụ cuộc sống con người “

 Sứ mệnh

“Vinamilk cam kết mang đến cho cộng đồng nguồn dinh dưỡng tốt nhất, chất lượng nhất bằng chính sự trân trọng, tình yêu và trách nhiệm cao của mình với cuộc sống con người và xã hội”

 5 giá trị cốt lõi

 Chính trực

Liêm chính, Trung thực trong ứng xử và trong tất cả các giao dịch

 Tôn trọng

Tôn trọng bản thân, tôn trọng đồng nghiệp Tôn trọng Công ty, tôn trọng đối tác Hợp tác trong sự tôn trọng

Trang 8

 Công bằng

Công bằng với nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp và các bên liên quan khác

 Tuân thủ

Tuân thủ Luật pháp, Bộ Quy Tắc Ứng Xử và các quy chế, chính sách, quy định của Công ty

 Đạo đức

Tôn trọng các tiêu chuẩn đã được thiết lập và hành động một cách đạo đức

2 Hoạt động của công ty trước khi triển khai ERP:

Với mạng lưới nhà phân phối rộng khắp, quy trình sản xuất cũng như bộ máy

tổ chức của Vinamilk vô cùng phức tạp Khi doanh nghiệp chưa ứng dụng ERP và hoạt động của công ty thì công ty gặp phải một số khó khăn như sau:

 Quy trình quản lý hàng hóa đầu vào và đầu ra cũng hoàn toàn thủ công, điều này đã dẫn đến một số hậu quả như lượng hàng tồn kho quá nhiều trong khi sản phẩm đầu ra lại tiêu thụ quá chậm hay việc sử dụng máy móc

và công nhân đều chưa đạt hết công suất… tất cả những điều này đều đã gây ra tốn kém trong cả quá trình sản xuất của Vinamilk, trực tiếp ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty

 Việc kiểm soát quá trình sản xuất, xử lý đơn đặt hàng, hạch toán chi phí chưa đồng bộ dẫn đến việc gia tăng chi phí sản xuất, chi phí lưu kho, hàng tồn kho

 Trong hạch toán, kế toán thủ công Vinamilk vẫn thường gặp phải những sai sót mà nhân viên thường mắc phải Với hạch toán theo kiểu thủ công, các cán bộ quản lý của Vinamilk cũng không dễ dàng gì khi kiểm tra các bước toán và các quy trình Lượng giấy tờ phải lưu trữ lớn, trong nhiều trường hợp không thể tránh khỏi việc mất mát hoặc hư hại

Trang 9

 Hệ thống thông tin phân phối của Vinamilk chủ yếu được thực hiện giữa Công ty và các đại lý

 Từ những lý do cụ thể này, Vinamilk đã tìm giải pháp và khắc phục một cách có hiệu quả tình trạng trên bằng việc sử dụng hệ thống thông tin hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP

3 Hoạt động của công ty sau khi triển khai ERP:

Thực trạng về việc triển khai ERP ở Vinamilk

Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người tiêu dùng, trong thời gian qua, Vinamilk đã không ngừng đổi mới công nghệ, đầu tư dây chuyền máy móc thiết bị hiện đại, nâng cao công tác quản lý và chất lượng sản phẩm Năm 1999, Vinamilk đã áp dụng thành công Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO

9002 và hiện đang áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế 9001:2000 - là phiên bản mới nhất trên thế giới Bên cạnh đó, Vinamilk còn tập trung đầu tư mạnh vào công nghệ thông tin và hiện đang ứng dụng thành công phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể ERP Oracle EBS 11i, phần mềm SAP CRM (Hệ quản trị quan hệ khách hàng) và BI (Hệ thống thông tin báo cáo)

3.1 Thực trạng về Công nghệ:

Ứng dụng của ERP trong quá trình phân phối đối với Vinamilk

Nhờ ứng dụng CNTT, Vinamilk đã quản lý có hiệu quả hơn các kênh phân phối sản phẩm Vinamilk hiện đang ứng dụng đồng thời ba giải pháp ERP quốc tế của Oracle, SAP và Microsoft

 Thay đổi quy trình phân phối

Vinamilk là một trong số ít doanh nghiệp Việt Nam đang ứng dụng giải pháp quản trị mối quan hệ với khách hàng (Customer Relationship Management-CRM) của SAP Đây là dự án giai đoạn hai trong việc triển khai ERP của công ty

này Sau tám tháng, dự án ERP giai đoạn hai đã được nghiệm thu phần lõi (SAP CRM) sau khi triển khai đến hơn 40 nhà phân phối và dự kiến tất cả các nhà phân phối khác sẽ được tích hợp vào hệ thống này

 Kết quả

- Trước khi có hệ thống SAP CRM :

Thông tin phân phối của Vinamilk chủ yếu được tập hợp theo dạng thủ công giữa công ty và các đại lý

- Hiên nay:

Hệ thống thông tin báo cáo và ra quyết định phục vụ ban lãnh đạo (Business Intelligence-BI) được thiết lập ở trung tâm chính để quản lý kênh phân phối bán hàng và các chương trình khuyến mại Các nhà phân phối có thể kết nối trực tiếp vào hệ thống qua đường truyền Internet sử dụng chương trình SAP, hoặc kết nối theo hình thức offline sử dụng phần mềm Solomon của Microsoft Các nhân viên bán hàng sử dụng PDA kết nối với hệ thống tại nhà phân phối để cập nhật thông tin

Chương trình đã giúp CRM hóa hệ thống kênh phân phối của công ty qua các phần mềm ứng dụng Quá trình này đã hỗ trợ các nhân viên nâng cao năng lực, tính chuyên nghiệp và khả năng nắm bắt thông tin thị trường tốt nhất nhờ sử dụng các thông tin được chia sẻ trên toàn hệ thống.Vinamilk cũng quản lý xuyên suốt các chính sách giá, khuyến mãi trong hệ thống phân phối Trong khi đó, đối tượng

quan trọng của doanh nghiệp là khách hàng đầu cuối cũng được hưởng lợi nhờ chất lượng dịch vụ ngày càng được cải thiện

Ứng dụng EPR trong kế toán

Trong hạch toán, kế toán thủ công Vinamilk vẫn thường gặp phải những sai sót mà nhân viên thường mắc phải Với hạch toán theo kiểu thủ công, các cán bộ quản lý của Vinamilk cũng không dễ dàng gì khi kiểm tra các bước toán và các quy trình

Từ những lý do cụ thể này, Vinamilk đã tìm giải pháp và khắc phục một cách có hiệu quả tình trạng trên bằng việc sử dụng hệ thống thông tin hoạch địnhnguồn lực doanh nghiệp ERP

(Mô hình ứng dụng ERP trong ngành dịch vụ Ngân Hàng)

Với hệ thống máy chủ chạy phần mềm SAP CRM ở trung tâm, cơ sở dữ liệu được quản lý tập trung (Master Data), tích hợp theo chuẩn các số liệu hằng ngày từ các nhà phân phối, từ hệ thống máy PDA cầm tay di động từ các nhân viên bán hàng Một hệ thống thông tin tập trung về báo cáo tình trạng kho, hàng, doanh thu, công nợ của mỗi nhà phân phối Trên cơ sở đó, nhân viên tại trung tâm có thể phân tích tình hình tiêu thụ hàng để đưa ra các hướng xử lý, chỉ tiêu cũng như lên

3.2 Thực trạng về quy trình:

Hệ thống ERP sử dụng giải pháp Oracle E Business Suite của Oracle do Pythis cung cấp bắt đầu triển khai từ 15/3/2005 gồm các phân hệ chính là tài chính

- kế toán, quản lý mua sắm - quản lý bán hàng, quản lý sản xuất và phân tích kết quả hoạt động (Business Intelligence - BI) Công việc chuyển giao công nghệ diễn

ra trên toàn công ty cổ phần Sữa Việt Nam - Vinamilk với 13 địa điểm, bao gồm trụ sở chính tại TP.HCM, xí nghiệp kho vận và các chi nhánh, nhà máy trên toàn quốc

Quá trình triển khai ERP tại Vinamilk thực chất đã trải qua 3 đợt chính Vì thế, trong toàn công ty Vinamilk có tình trạng nơi đã sử dụng ERP, nơi chưa có ERP nên đã phát sinh các vấn đề về hệ thống báo cáo, điều hành công ty Bên cạnh

3 phân hệ ERP chính, Vinamilk còn tiếp nhận hệ thống phần mềm trích xuất dữ liệu thông minh BI (Business Intelligence) cho cả 3 phân hệ đó Pythis đã phải lập trình trên 300 biểu mẫu báo cáo theo quy trình của Vinamilk Đây cũng là một tài sản trí tuệ lớn thu được từ dự án

Thực hiện việc khảo sát mô tả qui trình hiện tại : Phòng CNTT của Vinamilk được thành lập với 26 nhân viên chia ra thành nhiều nhóm: nhóm hỗ trợ máy tính, nhóm mạng, nhóm máy chủ- cơ sở dữ liệu, nhóm lập trình và nhóm hỗ trợ Solomon (Solomon là một phần mềm của microsoft)

Qui trình triển khai ERP tuân theo qui trình chuẩn ERP được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp sản xuất-thương mại dưới sự giúp đỡ tận tình của nhà triển khai Pythis, công ty tư vấn độc lập KPMG, nhà cung cấp giải pháp Oracle và đặc biệt là đã được tạo điều kiện tối đa từ ban lãnh đạo Vinamilk

3.3 Thực trạng về nhân lực :

Vinamilk đã có được sự quán triệt tư tưởng từ cấp lãnh đạo tới nhân viên thừa hành về quyết tâm thay đổi mặc dù giai đoạn đầu là giai đoạn vô cùng khó khăn Nhưng nhà quản trị và nhân viên đã vượt qua được thử thách, kiên trì thực