ỨNG DỤNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN lực DOANH NGHIỆP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING ERP) tại CÔNG TY CP THẾ GIỚI số TRẦN ANH

Chính bước ngoặt lớn trong việc ứng dụng công nghệ quản lý của Trần Anh đã nâng Trần Anh lên một tầm cao mới, sẵn sang đương đầu với các doanh nghiệp bán lẻ trong và ngoài

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG

-*** -TIỂU LUẬN

ỨNG DỤNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING-ERP) TẠI CÔNG TY

CP THẾ GIỚI SỐ TRẦN ANH

Họ và tên: Nguyễn Thị Hoa

Mã sinh viên: 1512210091 Lớp: TMA306(2-1617).1_LT Giảng viên: Nguyễn Thị Hồng Vân Năm học: 2016-2017

MỤC LỤC

2

LỜI MỞ ĐẦU

Thị trường bán lẻ ở Việt Nam những năm gần đây ngày càng trở nên sôi động Theo báo cáo đánh giá của Bộ Công Thương, Việt Nam là một trong những nước có tiềm năng phát triển lớn về sức mua với hơn 60% dân số đang ở độ tuổi lao động và

có khả năng chi trả cao Đi cùng với một thị trường sôi động như vậy là sự cạnh tranh

vô cùng khốc liệt bởi sự tham gia của các tập đoàn bán lẻ đa quốc gia như Lotte, Aeon hay Central Group…Những tập đoàn này có rất nhiều lợi thế cạnh tranh so với các doanh nghiệp Việt Nam trong ngành không những về nguồn vốn, thương hiệu, mức độ chuyên nghiệp, mà còn về trình độ quản trị

Đứng trước thách thức lớn đó, doanh nghiệp Việt Nam đã có những động thái tích cực nhằm cải tiển hạn chế doanh nghiệp mình bằng việc ứng dụng Thương mại điện

tử trong những năm gần đây, mà tiêu biểu là hệ thống ERP (Enterprise resource

planning)

Hệ thống ERP đã được ứng dụng ở các nước tiên tiến từ những năm 1990 và đem lại những hiệu quả rõ rệt trong việc quản lý đa năng Tuy nhiên tại Việt Nam, việc ứng dụng ERP vẫn chưa được phổ biến và gặp nhiều khó khăn Nhưng không dừng lại ở

đó, Công ty Cổ phần Thế giới số Trần Anh đã tiên phong bắt kịp chuyển động của Thế giới để ứng dụng hệ thống ERP vào doanh nghiệp mình Quyết định này bước đầu đã cho thấy những tín hiệu khả quan Chính bước ngoặt lớn trong việc ứng dụng công nghệ quản lý của Trần Anh đã nâng Trần Anh lên một tầm cao mới, sẵn sang đương đầu với các doanh nghiệp bán lẻ trong và ngoài nước

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN

THẾ GIỚI SỐ TRẦN ANH

I) GIỚI THIỆU CHUNG:

1) Thông tin liên hệ:

- Tên Công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI SỐ TRẦN ANH

- Tên giao dịch tiếng Anh: TRANANH DIGITAL WORLD JSC

- Địa chỉ: 1174 Đường Láng, Phường Láng Thượng, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội

- Giấy CNĐKKD và Mã số doanh nghiệp số: 0101217009 (số cũ:

0103018927) đăng ký thay đổi lần thứ 28 do Sở Kế hoạch & Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 29/5/2015

- Đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp: Ông Trần Xuân Kiên - Chủ tịch HĐQT kiêm Tổng Giám đốc

2) Ngày thành lập:

- Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Trần Anh được thành lập theo Quyết định số 0102004703 ngày 11/3/2002 của Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội

- Công ty đã chính thức chuyển đổi từ mô hình công ty trách nhiệm hữu hạn sang mô hình công ty cổ phần với tên gọi mới là Công ty Cổ phần Thế giới

số Trần Anh kể từ ngày 08/8/2007 theo Giấy CNĐKKD số 0103018927 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp và đã chuyển sang số mới là

0101217009 kể từ ngày 29/5/2015

II) NGÀNH NGHỀ KINH DOANH:

- Công ty Cổ phần Thế giới số Trần Anh là một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực bán lẻ điện máy, máy tính và điện thoại

- Từ ngày 11/3/2002-10/10/2009: Công ty kinh doanh máy tính-linh kiện, thiết bị giải trí số, thiết bị văn phòng và điện thoại di động

- Từ ngày 10/10/2009 tới nay: Mở rộng kinh doanh sang lĩnh vực điện tử, điện lạnh, thiết bị gia dụng

- Hiện nay, Trần Anh có thể đáp ứng hầu hết các nhu cầu trang bị tổ ấm cho khách hàng như Tivi, tủ lạnh, máy giặt, điều hòa; các sản phẩm điện gia dụng phục vụ nội trợ như nồi cơm điện, lò vi sóng, nồi, chảo; phục vụ sinh hoạt như quạt điện, bàn là, máy sấy tóc; các sản phẩm công nghệ phục vụ nhu cầu cá nhân như máy tính xách tay, máy tính bảng, điện thoại, máy ảnh, máy nghe nhạc… Tới Trần Anh, khách hàng cũng có thể mua sắm đầy đủ

4

các máy móc phục vụ cho mục đích sử dụng của cơ quan, doanh nghiệp, hộ kinh doanh như máy tính, máy in, máy chiếu, máy photo… Tất cả các sản phẩm này đều thuộc các thương hiệu có tuy tín như Toshiba, Panasonic, HTC, SamSung, …

III) SỐ LƯỢNG NHÂN VIÊN :

- Ngày đầu thành lập, Trần Anh chỉ có 5 người làm việc trong một cửa hàng nhỏ với diện tích hơn 60m2

- Sau hơn 14 năm hoạt động, hiện nay quy mô Công ty đã tăng lên con số gần 3.000 nhân viên

IV) THỊ TRƯỜNG:

- Kết thúc năm 2013, Trần Anh đã có 9 trung tâm bán lẻ phủ khắp địa bàn Hà Nội, đồng thời nhận được sự tin tưởng, ủng hộ của đông đảo Khách hàng Thủ đô

- Khẳng định được vị thế tại Hà Nội, năm 2014 đánh dấu mốc son rực rỡ trên con đường chinh phục thị trường của Trần Anh với 7 trung tâm bán lẻ trải khắp các tỉnh, thành miền Bắc và miền Trung, đưa Trần Anh vào Top

10 nhà bán lẻ hàng đầu Việt Nam

- Kết thúc năm 2015, Trần Anh tiếp tục lộ trình phủ điểm thần tốc bằng việc mở mới thành công 6 trung tâm bán lẻ quy mô lớn, hiện đại, hướng tới chất lượng dịch vụ Nojima Nhật Bản, trở thành nhà bán lẻ điện máy dẫn đầu về

số lượng điểm bán ở phía Bắc và 28 trung tâm bán lẻ (trong đó có 5 trung tâm bán lẻ khai trương vào Quý III/2016)

- Năm 2016 được coi là một năm mở rộng thần tốc của Trần Anh, không chỉ tại thị trường miền Bắc mà còn vươn xa vào thị trường miền Trung Với việc khai trương thêm 12 trung tâm mới tại các tỉnh thành lớn như Yên Bái, Hải Phòng, Thái Bình, Nghệ An, Quảng Bình, Quảng Trị, Đà Nẵng

… nâng số trung tâm điện máy trong hệ thống lên con số 33, giúp Trần Anh trở thành doanh nghiệp có tốc độ phát triển ấn tượng trên thị trường điện máy

- Năm 2017, với mục tiêu lựa chọn chất lượng dịch vụ khách hàng làm mũi nhọn cạnh tranh, Trần Anh sẽ không tập trung mở rộng quy mô như năm

2016 mà sẽ chỉ mở thêm khoảng 10 -12 siêu thị, vừa phủ kín các tỉnh thành lớn ở miền Bắc và miền Trung

CHƯƠNG 2: ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN THẾ GIỚI SỐ TRẦN ANH

I) THỰC TRẠNG CÔNG TY CP THẾ GIỚI SỐ TRẦN ANH TRƯỚC KHI ỨNG DỤNG ERP:

- Xu hướng cạnh tranh tất yếu giữa các siêu thị không còn là cạnh tranh về giá, phân phối hay nguồn hàng chất lượng mà là công nghệ quản lý (QL)

- Các mặt hàng kinh doanh của Trần Anh khá đa dạng gồm hơn 2.500 chủng loại mặt hàng với giá trị hàng tồn kho trung bình khoảng 15 – 20 tỷ đồng Mỗi ngày, Trần Anh đón hơn 4.000 lượt khách hàng với khoảng 1.000 đơn mua hàng Dù đã đưa PM kế toán và QL kho vào ứng dụng nhưng nếu muốn xem báo cáo về hàng tồn kho thì vẫn phải đợi đến cuối ngày mới có được báo cáo Như vậy hình thức báo cáo ngày sẽ không đem lại hiệu quả trong lĩnh vực quản lí kinh doanh

- Trần Anh nhập hàng theo từng cửa hàng nhưng lại không có liên hệ giữa các cửa hàng khác nên việc nắm bắt thông tin về số lượng bán và hàng tồn kho của cửa hàng gặp khó khăn, việc đáp ứng hàng cho các cửa hàng không thể năm bắt được, nhiều trường hợp cung cấp thừa hàng cho cửa hàng là điều khó tránh khỏi trong khi các cửa hàng khác đang thiếu

- Hàng tồn kho nhiều và thiếu cân đối giữa các kho, Trần Anh thường vấp phải tình trạng kho bên cửa hàng này còn nhưng cửa hàng kia lại thiếu, không đủ cung cấp cho khách hàng

- Hạn chế phân tích kinh doanh vì báo cáo về tình trạng tồn kho, số lượng sản phẩm bán được phải đợi đến cuối ngày nên việc phân tích kinh doanh rất khó khăn, dẫn đến khó nắm bắt được xu hướng nhu cầu của khách hàng

để cung cấp sản phẩm Khó phân tích chi tiết - lãi/lỗ của từng mặt hàng và hiệu xuất kinh tế

- Với số lượng hàng lưu kho quá lớn, báo cáo lại chỉ có được vào cuối ngày nên việc quản lý hàng tồn kho gặp khó khăn và hơn thế nữa nó ảnh hưởng tới phí tổn bảo hành mà công ty phải chịu

II) ỨNG DỤNG ERP

1) Nhà cung cấp:

Hệ thống ERP của Trần Anh được xây dựng từ năm 2007 Trần Anh chọn giải pháp ERP VIP Enterprise của Công ty cổ phần phần mềm VIAMI - hãng phần mềm nổi tiếng của Rumani

2) Thực trạng triển khai công nghệ:

a) Ứng dụng VIP Enterprise quản lý cửa hàng:

Quản lý cửa hàng là quản lý một bộ phận của Trần Anh, việc quản lý bộ phận này được tích hợp với các bộ phần khác trên cùng một hệ thống Tại phòng mua hàng của công ty có module đặt hàng, module này ghi lại sự đặt hàng của khách hàng Tại phòng bán hàng của công ty có module bán hàng, ngoài ra còn có các module khác như trả tiền, thu tiền, doanh thu, công nợ, hóa đơn… tất cả các module này được tích hợp chặt chẽ với nhau và các phòng có thể kế thừa thông tin của nhau đảm bảo thông tin được thống nhất, minh bạch, giảm việc xử lý dữ liệu tại nhiều nơi; cho phép quy trình luân chuyển nghiệp vụ giữa các phòng ban Khi muốn mua một sản phẩm của Trần Anh tại cửa hàng, đầu tiên khách hàng sẽ lựa chọn hàng hóa mà minh muốn mua, sau đó hệ thống sẽ in phiếu mua hàng, mọi thông tin mua hàng của khách hàng sẽ được chuyển sang phòng thanh toán, tại đây sau khi thanh toán khách hàng sẽ nhận được một phiếu lấy hàng, toàn bộ mọi thông tin về khách hàng và hàng hóa sẽ được chuyển lên phòng lấy hàng, tại đây các nhân viên sẽ tiến hành lắp ráp sản phẩm theo đúng yêu cầu và giao hàng cho khách

b) Ứng dụng ERP kế toán:

8

Phần mềm quản lý kế toán của Trần Anh có tác dụng quản trị toàn bộ nghiệp vụ tài chính kế toán của công ty như: kế toán tổng hợp, kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền vay, kế toán bán hàng và công nợ phải thu; kế toán mua hàng và công nợ phải trả; kế toán hàng tồn kho, quản trị chi phí và giá thành sản phẩm

Với phần mềm này, Trần Anh có thể theo dõi được các khoản tạm ứng, cho vay, đi vay, chi tiết như là hóa đơn, các phiếu nhập liệu như phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có khi lưu chương trình sẽ chuyển vào các hồ sơ thanh toán phải thu, phải trả giống như bên quản lý hóa đơn Các khoản này được theo dõi thanh toán, phân bổ chi tiết để lên các báo cáo quản trị công nợ, báo cáo phân tích về tuổi nợ, báo cáo cảnh báo theo hạn thanh toán…

Kế toán tổng hợp tiếp nhận tất cả dữ liệu từ các phân hệ khác trên cơ sở đó lập ra các báo cáo tài chính kế toán của doanh nghiệp như bảng cân đối kế toán, báo cáo tất cả hoạt động sản xuất kinh doanh, báo cáo dòng tiền

Phần mềm kế toán còn cung cấp chương trình tính giá thành sản phẩm, dựa vào chi phí và tình hình thị trường để đưa ra các mức giá và chính sách phù hợp cho công ty Chức năng điều chỉnh giá thành linh hoạt, đồng bộ Điều chỉnh về số lượng và giá trị, chi tiết theo yếu tố chi phí, theo từng nguyên vật liệu

c) Ứng dụng VIP Enterprise trong kinh doanh:

Công ty cổ phần thế giới số Trần Anh ứng dụng phần mềm VIP Enterprise để lập kế hoạch kinh doanh trong doanh nghiệp Dựa vào tình hình thực tế của doanh nghiệp, các sản phẩm mặt hàng nào bán chạy, giá

cả, chính sách khuyến mại… phần mềm giúp công ty có thể dễ dàng hơn trong việc lập kế hoạch kinh doanh và kế hoạch hóa mặt hàng và nguồn hàng cho mình

d) Ứng dụng VIP Enterprise trong quản lý kho:

Phần mềm quản lý kho giúp trần anh quản lý việc nhập kho, xuất kho, báo cáo, tồn kho, chuyển kho, đóng gói, kiểm kê, nhâp số dư ban đầu, lịch sử hàng hóa, quản lý chứng từ, tổng hợp tồn kho

Khi hàng hóa được nhập vào kho hoặc xuất kho thì tất cả mọi thông tin của hàng hóa sẽ được lưu lại từ đó giúp việc quản lý hàng tồn kho được dễ dàng, bất cứ lúc nào công ty cũng có thể biết được tình trạng hàng hóa trong kho để có được biện pháp điều chỉnh kịp thời, đồng thời khi khách hàng ghé thăm website www.trananh.vn cũng có thể biết được hàng hóa mà mình muốn mua liệu có đang ở trong kho của doanh nghiệp hay không Đối với Trần Anh, hiện tại có 2 cửa hàng và sắp tới công ty muốn mở thêm một số chi nhánh nữa, với phần mềm quản lý hàng tồn kho này thực sự giúp cho công ty biết được chính xác thực trạng hàng hóa của mình, quản lý các nhà phân phối và khách hàng tốt hơn, từ đó xây dựng được chương trình chăm sóc khách hàng hợp lý

e) Ứng dụng phần mềm VIP Enterprise trong bảo hành và kỹ thuật:

Ứng dụng phần mềm yêu cầu việc bảo hành, chăm sóc khách hàng phải được diễn ra một cách đơn giản và thuận tiện Đảm bảo chuyên môn hóa trong khâu bảo hành để khi khách hàng đến bảo hành sản phẩm không cần phải đợi quá lâu, lắp ráp kỹ thuật của sản phẩm đảm bảo it xảy ra sơ xuất nhất

Có thể nói điều tuyệt vời nhất ở ERP đó là tất cả các phân hệ đều cùng chạy trên một hệ thống, tất cả chúng có quan hệ chặt chẽ với nhau, thông tin được trao đổi với nhau nhanh nhất và chính xác nhât giúp cho việc quản trị các hoạt động kinh doanh của Trần Anh đạt hiệu quả cao nhất

3) Các bước triển khai ERP:

a) Thực hiện khảo sát và mô tả quy trình nghiệp vụ của Trần Anh :

10

Trần Anh chia nhân sự ra làm hai nhóm chính: nhóm nghiệp vụ và nhóm kỹ thuật Nhóm nghiệp vụ bao gồm những người sử dụng là các cán bộ tác nghiệp hàng ngày, thuộc các phòng ban chức năng như kế toán – tài chính, kế hoạch, cung ứng vật tư, bán hàng, bộ phận sản xuất… Nhóm này sẽ tham dự triển khai hệ thống ERP như những người sử dụng cuối cùng khi vận hành hệ thống Nhóm kỹ thuật bao gồm các cán bộ nhân viên thuộc bộ phận phụ trách về CNTT Nhóm này sẽ tham dự triển khai hệ thống ERP với chức năng hỗ trợ cho nhóm nghiệp vụ và đơn vị triển khai về kỹ thuật như hệ thống máy chủ, hạ tầng mạng, cài đặt hệ thống, thực hiện các công việc chuyên môn về quản trị hệ thống (sao lưu, dự phòng, phân quyền…)

Lúc đầu để giảm rủi ro, giai đoạn đầu Trần Anh áp dụng song song hai hình thức nhập liệu thủ công và qua VIP Giữa người dùng PM,

VIAMI, chuyên gia tư vấn và lãnh đạo công ty thường xuyên có sự trao đổi nhằm điều chỉnh thích hợp giữa quy trình của PM với quy trình hoạt động của công ty Quy trình quản lý của ERP phân quyền rất nhỏ Lúc đầu Trần Anh áp dụng phân quyền hẹp, trong khi DN chưa hiểu rõ hệ thống nên bị “kẹt” Sau đó Trần Anh áp dụng phân quyền rộng, “mở đường” lớn và kiểm soát chặt từng đầu mối Quy trình hoàn thiện được siết chặt dần và phân luồng Kinh nghiệm rút ra cho các lần cài đặt tiếp theo là phải xác định rõ thời gian chuyển đổi hệ thống và phải chấp nhận

hy sinh việc kinh doanh để đảm bảo hệ thống chạy ổn định

Hiện tất cả hoạt động liên quan đến quy trình kinh doanh, quản lý của công ty đều dùng VIP như: Đặt hàng, mua hàng, xuất hàng, phân phối, kế toán, kho… Việc huấn luyện và đào tạo nhân viên sử dụng VIP của Trần Anh khá gọn nhẹ Hầu như nhân viên cũ chỉ mất có một ngày để được hướng dẫn và làm quen do giao diện và phần nhập liệu của phần mềm đơn giản như chương trình Outlook

b) Nguồn nhân lực: