Ứng dụng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (enterprise resource planning – ERP) tại công ty cổ phần thế giới di động

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNGKHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH ---***---BÀI TẬP TIỂU LUẬN CÁ NHÂN Môn học: Thương mại điện tử Đề tài: Ứng dụng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Enterprise Resource

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

-*** -BÀI TẬP TIỂU LUẬN CÁ NHÂN

Môn học: Thương mại điện tử

Đề tài:

Ứng dụng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning – ERP)

tại Công ty Cổ phần Thế Giới Di Động

Họ và tên sinh viên: Trần Việt Anh

Mã sinh viên: 1316610006 Lớp: TMA306.2.1617.1 Người hướng dẫn: ThS Nguyễn Thị Hồng

Vân

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 2

1 Tổng quan về Công ty Cổ phần Thế Giới Di Động 3

2 Ứng dụng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprice Resource Planning – ERP) tại Công ty Cổ phần Thế Giới Di Động 5

2.1 Khái quát về ứng dụng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP 5

2.2 Dự án ERP tại Thế Giới Di Động 6

3 Bài học kinh nghiệm rút ra 8

KẾT LUẬN 10

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 11

MỞ ĐẦU

Hiện nay, xuất hiện ngày càng nhiều các doanh nghiệp bán lẻ, trong mọi ngành hàng Vơi đặc thù luôn có nhiều chi nhánh trải dài khắp các khu vực địa lý khác nhau, danh mục hàng hoá lên đến hàng chục ngàn chủng loại, diện tích kinh doanh rộng hàng ngàn mét vuông trải rộng trên nhiều địa bàn…, việc quản lý hoạt động kinh doanh đặt ra với mỗi doanh nghiệp là vô cùng khó khăn Đặc biệt, khi các doanh nghiệp mở rộng quy mô, các con số trên sẽ theo đó ngày càng tăng cao, dẫn đến quá trình quản lý cũng ngày một phức tạp hơn, đòi hỏi phải có giải pháp giúp đỡ các doanh nghiệp trong khâu quản lý Ứng dụng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning – ERP) ra đời như một công cụ giải quyết các vấn đề trên

Các doanh nghiệp bán lẻ của Việt Nam cũng không nằm ngoài thực trạng đó Việc quản lý quá phức tạp, cũng như hiệu quả không cao đã buộc các doanh nghiệp bán lẻ trong nước phải nghĩ tới việc sử dụng ERP như một giải pháp để nâng cao hiệu quả quản lý Tuy nhiên, trên thực tế, không có quá nhiều các doanh nghiệp áp dụng ERP Nguyên nhân có thể xuất phát từ việc các doanh nghiệp thiếu vốn, thiếu nhân lực hay một số doanh nghiệp còn đang “nghe ngóng tình hình” xem các doanh nghiệp khác sử dụng ứng dụng này như thế nào và đạt được hiệu quả ra sao

Là một trong những doanh nghiệp bán lẻ hàng đầu Việt Nam, Công ty Cổ phần Thế Giới Di Động còn được biết đến như một trong những doanh nghiệp đi đầu trong việc sử dụng ứng dụng ERP trong hoạt động quản lý của mình Có thể nói, việc nghiên cứu ứng dụng ERP tại Thế Giới Di Động, từ đó rút ra những bài học cho các doanh nghiệp khác là vô cùng cần thiết Vì vậy, em lựa chọn đề tài:

“Ứng dụng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning – ERP) tại Công ty Cổ phần Thế Giới Di Động” làm đề tài cho bài tiểu luận cá

nhân của mình

1 Tổng quan về Công ty Cổ phần Thế Giới Di Động

Công ty hạn Cổ phần Thế Giới Di Động (sau đây gọi là Thế Giới Di Động) được biết đến như một trong những doanh nghiệp bán lẻ hàng đầu Việt Nam Được thành lập vào tháng 03/2004, trải qua 13 năm hoạt động, Thế Giới Di Động đã không ngừng mở rộng quy mô kinh doanh, thị trường và đạt được những thành công hết sức to lớn Năm 2010, Thế Giới Di Động được vinh danh vào TOP 500 nhà bán lẻ hàng đầu Châu Á – Thái Bình Dương và TOP 5 nhà bán lẻ phát triển nhanh nhất Châu Á – Thái Bình Dương

Về ngành nghề kinh doanh, Thế Giới Di Động kinh doanh các sản phẩm thiết

bị di động, thiết bị kỹ thuật số và đồ điện gia dụng Các mặt hàng được Thế Giới Di Động kinh doanh đến từ các nhà sản xuất hàng đầu trên thị trường công nghệ như Apple, Samsung, Sony, LG, Nokia đến những nhà sản xuất mới nổi như Oppo, Huawei, Xiaomi…

Về số lượng nhân viên, có thể nói, đội ngũ nhân sự của Thế Giới Di Động có

sự thay đổi đáng kể qua từng năm

200413 200545 2006109 2007 2008 2009 2010 2012 2014

3107

6848

10000

Số lượng nhân viên

Biểu đồ 1: Thay đổi đội ngũ nhân sự Công ty Cổ phần Thế Giới Di Động từ

năm 2004 đến 2014 (Nguồn: thegioididong.com)

Có thể thấy, số lượng nhân viên của Thế Giới Di Động liên tục tăng từ khi thành lâp, đặc biệt tăng mạnh trong giai đoạn 2009 – 2014 Sự tăng lên đáng kể về

đội ngũ nhân sự này cũng không quá khó để lý giải Như đã trình bày ở trên, Thế Giới Di Động đã có sự mở rộng đáng kể về quy mô, kéo theo nhu cầu về nhân sự cũng tăng lên đáng kể

Về thị trường, hiện nay, Thế Giới Di Động sở hữu 1319 cửa hàng kinh doanh.

Các cửa hàng của Thế Giới Di Động xuất hiện tại 63 tỉnh thành1 Việc mở rộng thị trường ra phạm vi toàn quốc giúp Thế Giới Di Động tăng đáng kể nguồn doanh thu của mình

Về doanh thu, Thế Giới Di Động cũng có sự thay đổi lớn về con số doanh thu

trong từng năm

Từ biểu đổ, có thể thấy, doanh thu của Thế Giới Di Động có sự tăng lên liên tục từ năm 2012 đến tháng 11/2016 Ngày 16/12, Thế giới di động công bố kết quả kinh doanh 11 tháng đầu năm 2016 ghi nhận doanh thu 11 tháng đạt 39.666 tỷ đồng, tương đương 1,7 tỷ USD, vượt kế hoạch năm 16% và tăng trưởng 76% so với cùng

kỳ năm 2015 Lợi nhuận sau thuế 11 tháng đầu năm Thế giới di động đạt 1.445 tỷ

1 Xem tại http://thegioididong.com

Biểu đồ 2: Doanh thu của Thế Giới Di Động từ 2012 – 11/2016

(Nguồn: news.zing.vn)

0

5000

10000

15000

20000

25000

30000

35000

40000

45000

50000

15837

25388

44613

Doanh thu (Tỷ đồng)

đồng, hoàn thành 104% kế hoạch năm 2016, tăng 51% so với cùng kỳ Doanh thu Online đạt 2,944 tỷ đồng2

Từ những phân tích trên, có thể thấy, Thế Giới Di Động đang có những bước tiến tương đối vững chắc, qua từng năm có sự mở rộng cả về quy mô, thị trường, doanh thu cũng như đội ngũ nhân viên, trên con đường trở thành doanh nghiệp bán

lẻ số một Việt Nam

2 Ứng dụng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprice Resource Planning – ERP) tại Công ty Cổ phần Thế Giới Di Động

2.1 Khái quát về ứng dụng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP

ERP là hệ thống quản lý tổng thể doanh nghiệp với quy trình hiện đại theo chuẩn quốc tế, nhằm nâng cao khả năng quản lý điều hành doanh nghiệp cho lãnh đạo cũng như các tác nghiệp của các nhân viên Giải pháp ERP cho phép các nhà bán lẻ quản lý hầu hết các hoạt động của doanh nghiệp trên một hệ thống duy nhất,

từ quản trị nguồn nhân lực, quản lý dây chuyền sản xuất và cung ứng vật tư, quản lý tài chính nội bộ đến việc bán hàng, tiếp thị sản phẩm, trao đổi với các đối tác khách hàng Theo các nghiên cứu của Meta Group đối với 63 công ty từng áp dụng ERP thì chi phí trung bình cho một dự án ERP bao gồm phần mềm, chi phí nhân công, tư vấn và phần cứng là 15 triệu USD Tuy vậy, nếu triển khai được đầy đủ, một hệ thống ERP có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm trung bình hàng năm khoảng 1,6 triệu USD3

Các doanh nghiệp có thể lựa chọn việc mua giải pháp ERP từ các nhà cung cấp nước ngoài (một số phần mềm ERP nối tiếng như SAP ERP, Infor ERP LN, Oracle E-Business Suite) hoặc có thể tự mình viết ứng dụng ERP của riêng doanh nghiệp mình

2 Zing News, Thế giới di động đặt mục tiêu 2,8 tỷ USD doanh thu năm 2017,

16/12/2016, xem tại: http://news.zing.vn/muc-tieu-doanh-thu-nam-2017-cua-the-gioi-di-dong-post706388.html (truy cập ngày 20/03/2017)

3 ITG Việt Nam, ERP: Cây đũa thần của nhà bán lẻ nội địa, 05/10/2010, xem tại:

http://www.itgvietnam.com/erp-cay-dua-than-cua-nha-ban-le-noi-dia-2/ (truy cập ngày 24/03/2017)

2.2 Dự án ERP tại Thế Giới Di Động

Thế Giới Di Động là một trong những công ty tư nhân đầu tiên của Việt Nam đưa ứng dựng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) ứng dụng vào quá trình quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ của mình Có thể nói, ERP là một trợ thủ đắc lực của Thế Giới Di Động, giúp doanh nghiệp này có thể tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức cũng như chi phí cho việc quản lý, đồng thời mang lại hiệu quả rất cao Nói về hiệu quả của ERP đối với doanh nghiệp của mình, ông Nguyễn Đức Tài, nhà

sáng lập Thế Giới Di Động có phát biểu: “Hệ thống ERP cho phép chúng tôi mở

rộng mà chẳng cần phải đắn đo gì về chuyện quản lý Có những cửa hàng trong

hệ thống tôi chưa từng đặt chân đến nhưng vẫn có thể biết được các nhân viên đã

Không giống như nhiều doanh nghiệp khác lựa chọn các giải pháp ERP được xây dựng sẵn, sau đó tùy nhu cầu mà tùy biến lại cho thích hợp (hoặc đi thuê một công ty bên thứ ba tùy biến) với một số phần mềm ERP nối tiếng như SAP ERP, Infor ERP LN, Oracle E-Business Suite, Thế Giới Di Động đã tự xây dựng một ERP của mình với nhiều chức năng, cho phép quản lý chặt chẽ hầu hết các nghiệp

vụ từ những điều nhỏ nhặt nhất đến việc giám sát hàng chục triệu sản phẩm đích danh (theo số imei), hàng chục ngàn nhân viên một cách dễ dàng

Ứng dụng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP của Thế Giới Di Động được xây dựng xong vào cuối năm 2004 và được chính thức vận hành từ đầu năm

2005 Nói về quá trình hình thành ứng dụng ERP của Thế Giới Di Động, anh Phạm Văn Trọng – trưởng phòng IT của Thế Giới Di Động, “kiến trúc sư” của giải pháp

này có chia sẻ: “Ban đầu ngay sau khi thành lập công ty vào năm 2004, TGDĐ đặt

mục tiêu làm một phần mềm đơn giản để quản lý website - trang tin tức về công nghệ, giới thiệu các sản phẩm một cách tốt nhất đến cho khách hàng Lúc đó vì chỉ

có một cửa hàng nên việc kiểm soát các khâu kế toán, kinh doanh, hàng hóa khá dễ Nhưng sau khi mở thêm một cửa hàng nữa, nhu cầu quản lý đã khác đi, nhu cầu

4 Thanhrikia, Những bài học kinh doanh bán lẻ từ Thế giới di động, xem tại:

https://thanhrikia.wordpress.com/2014/04/24/nhung-bai-hoc-kinh-doanh-ban-le-tu-the-gioi-di-dong/ (truy cập ngày 20/03/2017)

luân chuyển hàng hóa trở thành bài toán khó Trước khó khăn đó, anh Nguyễn Đức Tài (ông chủ TGDĐ) yêu cầu viết một phần mềm để chuyển các imei từ kho này đến kho kia, vì quản lý sản phẩm điện thoại là quản lý đích danh nên phải dựa trên imei của từng điện thoại Lúc đó tôi thấy viết như vậy chỉ giải quyết được một phần nhỏ của công việc, không mang lại nhiều thuận lợi về sau nên tôi đề nghị mọi người nghĩ đến một phần mềm quản lý tổng thể từ kế toán đến hàng hóa Ý tưởng của tôi được Ban giám đốc đồng ý Liền sau đó tôi đi tìm hiểu thị trường phần mềm trong nước, tiếc rằng hầu hết các phần mềm lúc đó không có tính năng quản lý đích danh phù hợp đặc thù của TGDĐ Cuối cùng tôi đã mạnh dạn đề nghị - “thôi thì để

bộ phận IT tập trung xây dựng phần mềm này” Chúng tôi ngồi lại hoạch định các phân hệ, đến cuối 2004 phần mềm được xây dựng xong và vận hành luôn từ đầu

2005 Thật ra phần mềm này ban đầu cũng chỉ có chức năng quản lý hàng hóa đơn giản, theo thời gian và chiến lược kinh doanh của công ty, chúng tôi bổ sung, phát

Hiện nay, ứng dụng ERP của Thế Giới Di Động bao gồm các chức năng quản lý bán hàng, tài chính kế toán, nhân sự tiền lương, văn phòng điện tử, mua hàng, kho hàng, bảo hành, cũng như logistics – phân hệ nhằm quản lý và điều chỉnh luồng di chuyển của hàng hóa, tối ưu việc đi giao hàng đúng thời hạn, giảm chi phí vận hành phục vụ kế hoạch bán hàng online, giao hàng tận nhà Bên cạnh đó, bộ phận IT còn bổ sung thêm phần BI (Business Intelligence) giúp hệ thống báo cáo uyển chuyển và đa chiều hơn trong phân tích, để Ban Giám đốc nhận những báo cáo phân tích tức thì, hằng ngày qua email và SMS

Vì giải pháp được xây dựng dựa trên nhu cầu của chính Thế Giới Di Động nên nhìn chung chúng giải quyết được nhiều yêu cầu đặc thù theo mô hình kinh doanh của doanh nghiệp này Có thể lấy một vài ví dụ trong một số phân hệ của ERP để chứng minh cho nhận định trên Chẳng hạn, giải pháp quản lý theo imei tạo

cơ chế luân chuyển hàng hóa tại các siêu thị hay kiểm soát tồn kho hiệu quả hơn Từ

hệ thống, doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm ra những imei nào đã tồn kho quá lâu,

5 Thế giới số Online, Hệ thống quản lý của Thế Giới Di Động: “Của nhà trồng” an

toàn nhất, 18/04/2012, xem tại: http://www.tgs.vn/baiviet/He-thong-quan-ly-cua-The-Gioi-Di-Dong-Cua-nha-trong-an-toan-nhat/75 (truy cập ngày 20/03/2017)

hoặc nhân viên từ siêu thị này có thể biết được siêu thị cận kề nào đang có sản phẩm

mà khách muốn mua Hay như trong phân hệ quản lý bán hàng, cho phép xem được báo cáo ngay lập tức, biết siêu thị nào đang bán được bao nhiêu, đang tồn bao nhiêu, và tối ưu hóa thông tin về sản phẩm Các siêu thị Thế Giới Di Động thường

có hệ thống đèn LED hiển thị thông tin về tên, giá cả sản phẩm Những thông tin hiển thị này đều do hệ thống từ văn phòng chính tự động sắp xếp sau đó chuyển đến các siêu thị nhằm tối ưu việc tìm kiếm một sản phẩm cho khách hàng Nhân viên ở các siêu thị căn cứ theo thông tin hiển thị trên đèn LED để sắp xếp sản phẩm tương ứng Trong phân hệ nhân sự tiền lương, với công nghệ dùng vân tay, hệ thống cho phép nhân viên biết chính xác ngày nào họ đi làm, vào lúc mấy giờ, bị trừ bao nhiêu tiền Cuối tháng người quản lý tiền lương chỉ cần click chuột là hệ thống sẽ tự động tính lương và gửi bảng lương chi tiết đến từng người mà không hề nhận bất kỳ thắc mắc, khiếu nại nào từ nhân viên Có thể khẳng định, việc sử dụng ứng dụng ERP do chính mình tự xây dựng đã giúp Thế Giới Di Động giải quyết vô cùng hiệu quả các yêu cầu đặc thù của chính doanh nghiệp mình

3 Bài học kinh nghiệm rút ra

Từ những phân tích về ứng dụng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP của Thế Giới Di Động, có thể rút ra một số bài học sau cho các doanh nghiệp muốn

sử dụng giải pháp này trong việc quản lý hoạt động kinh doanh của mình:

Thứ nhất, việc sử dụng giải pháp ERP là vô cùng cần thiết đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp bán lẻ

Đặc thù của ngành bán lẻ là luôn có nhiều chi nhánh, danh mục hàng hoá lên đến hàng chục ngàn chủng loại, diện tích kinh doanh rộng hàng ngàn mét vuông trải rộng trên nhiều địa bàn… Khi hệ thống càng được mở rộng thì những con số đó lại tiếp tục tăng lên làm cho việc quản lý trở nên vô cùng khó khăn Việc áp dụng ERP

sẽ giúp cắt giảm chi phí, nâng cao tính chuyên nghiệp, đồng thời đảm bảo tính đồng nhất trong hệ thống Nói cách khác, giải pháp ERP được coi là một công cụ nâng cao năng lực cạnh tranh của các nhà bán lẻ

Thứ hai, các doanh nghiệp có thể xem xét để học tập Thế Giới Di Động trong việc tự tạo tập một giải pháp ERP của riêng mình

Ưu điểm rất lớn của việc tự tạo lập ERP của riêng doanh nghiệp mình là tiết kiệm được chi phí, đồng thời giải quyết được các vấn đề mang tính đặc thù của doanh nghiệp đó Mô hình tự viết giúp doanh nghiệp có thể tự do thể hiện ý tưởng của mình, điều mà khi đi mua giải pháp của các nhà cung cấp khác không phải lúc nào cũng thực hiện được Tuy nhiên, việc tự viết mô hình chỉ thực sự hiệu quả khi doanh nghiệp sở hữu một đội ngũ IT cứng cáp, có nghiệp vụ chuyên môn tốt và có kinh nghiệm Nếu không có được các yêu cầu trên, hay nếu doanh nghiệp có nguồn vốn lớn, sẵn sàng chi trả một khoản tiền không nhỏ cho việc mua giải pháp thì có lẽ doanh nghiệp nên lựa chọn việc sử dụng ứng dụng ERP của các nhà cung cấp khác nhằm mang lại tính ổn định cao hơn cho doanh nghiệp

Thứ ba, giải pháp ERP chỉ thực sự hiệu quả khi doanh nghiệp đã chuẩn

bị đầy đủ các điều kiện cần thiết.

Chỉ khi doanh nghiệp trang bị cho mình đầy đủ các điều kiện cần thiết, từ tài chính đến quy mô và nhân sự, việc triển khai và vận hành giải pháp ERP mới thực

sự đạt được những hiệu quả mong muốn Nếu không, rất có thể ERP sẽ không mang lại các hiệu quả tích cực cho doanh nghiệp, thậm chí còn có thể kéo theo những tác động tiêu cực như việc hệ thống ERP không ổn định sẽ khiến cho việc quản lý của doanh nghiệp bị ảnh hưởng