Thương mại điện tử phân tích thực trạng kinh nghiệm triển khai ERP của tập đoàn FPT

Sơ lược về ERP : ERP được định nghĩa là một hệ thống ứng dụng đa phân hệ Multi Module Software Application giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và điều hành tác nghiệp.. Bản

Khoa Quản Trị Kinh Doanh

=======  ======

TIỂU LUẬN Thương mại điện tử Phân tích thực trạng kinh nghiệm triển

khai ERP của Tập đoàn FPT

Người thực hiện: Chu Nguyễn Bảo Trang MSV: 1512210232

Lớp tín chỉ: TMA306(2-1617).1_LT

Hà Nội, 21/03/2017

Mục lục

LỜI MỞ ĐẦU 2

A Giới thiệu chung : 3

I Sơ lược về ERP : 3

II Đôi nét về FPT 3

1 Về kinh doanh 3

2 Về nhân sự 4

3 Về cơ cấu tổ chức 4

4 Các lĩnh vực hoạt động chính của FPT: 4

B Ứng dựng ERP của FPT : 5

Hệ thống ERC (2000-2005): Microsoft Dynamics SL (Solomon) 5

C Kinh nghiệm triển khai : 7

I Microsoft Dynamics SL (Solomon): 7

II ERP Oracle Business Suite : 9

D Nhận xét : 13

1 Thành công : 13

2 Bài học : 14

KẾT LUẬN 15

LỜI MỞ ĐẦU

Hiện nay, đối với các doanh nghiệp thì hệ thống kế hoạch hóa nguồn lực doanh nghiệp ( ERP ) cũng đã không còn xa lạ Tuy nhiên, để có thể sử dụng được thành thục ERP thì doanh nghiệp cần phải có một đội ngũ nhân viêc giàu kinh nghiệm, năng lực

Thực tế cho thấy ở Việt Nam, khi triển khai ERP ở các doanh nghiệp, thực tế cho thấy rằng, có 70% trong số ấy không thành công 30% còn lại là thành công hoặc chỉ thành công 1 phần Điều

đó có nghĩa là triển khai ERP là công việc vô cùng khó khăn, cần

có chiến lược cụ thể, sự chuẩn bị kỹ lưỡng về nhiều mặt

Và sự thành công về ERP của FPT cũng có thể một phần nào cho ta tháy được những kinh nghiệm và bài học qua công cuộc áp dụng ERP của FPT

A Giới thiệu chung :

I Sơ lược về ERP :

ERP được định nghĩa là một hệ thống ứng dụng đa phân hệ

(Multi Module Software Application) giúp tổ chức, doanh nghiệp

quản lý các nguồn lực và điều hành tác nghiệp Bản chất ERP là

một hệ thống tích hợp các phần mềm ứng dụng đa phân hệ nhằm

giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và tác nghiệp

Giải pháp ERP cung cấp cho các nhà quản lý doanh nghiệp khả

năng quản lý và điều hành tài chính – kế toán, quản lý vật tư, quản

lý sản xuất, quản lý kinh doanh và phân phối sản phẩm, quản lý dự

án, quản lý dịch vụ, quản lý khách hàng, quản lý nhân sự, các công

cụ dự báo và lập kế hoạch, báo cáo, v.v Thêm vào đó, như một đặc

điểm rất quan trọng mà các giải pháp ERP cung cấp cho các doanh

nghiệp, là một hệ thống quản lý với quy trình hiện đại theo chuẩn

quốc tế, nhằm nâng cao khả năng quản lý điều hành doanh nghiệp

cho lãnh đạo cũng như tác nghiệp của các nhân viên

II Đôi nét về FPT

1 Về kinh doanh: Kết thúc năm tài chính 2010, với những nỗ lực

trong kinh doanh, quản trị, doanh số toàn tập đoàn đạt mức

20.516 tỷ đồng, tăng 9,5% so với năm 2009

Lãi trước thuế đạt trên 2.022 tỷ VND, vượt 19% so với cùng kỳ năm 2009 Lãi sau thuế cổ đông công ty mẹ đạt gần 1.263 tỷ VND, so với năm 2009 đã tăng 19% Lãi cơ bản trên cổ phiếu bình quân là 6.598 đồng trên một cổ phiếu, tăng 18% so với cùng kỳ năm 2009

FPT có được kết quả kinh doanh trên đây là nhờ mảng kinh doanh cốt lõi của Tập đoàn: Công nghệ thông tin - viễn thông cũng như hoạt động kinh doanh các sản phẩm công nghệ đã có nhiều nỗ lực trong năm vừa qua

Trong lĩnh vực tích hợp hệ thống, giải pháp phần mềm, dịch vụ tin học, Công ty CP Hệ thống thông tin FPT tăng trưởng doanh thu 8% so với 2009, đạt 3.250 tỷ đồng

Trong lĩnh vực xuất khẩu phần mềm, Công ty CP Phần mềm FPT đạt trên 1.000 tỷ đồng doanh thu, tăng trưởng 34% so với cùng kỳ

Trong mảng viễn thông, Công ty CP Viễn thông FPT đạt doanh thu 2.450

tỷ đồng, tăng 33% so với 2009

Trong lĩnh vực phân phối và sản xuất sản phẩm công nghệ, Công ty CP Thương mại FPT đạt doanh thu 13.339 tỷ đồng, tăng 5% so với 2009

Trong lĩnh vực đào tạo, ĐH FPT cũng đạt mức tăng trưởng doanh thu 59%

so với 2009

2 Về nhân sự: Tính tới 31/12/2010, số lượng cán bộ nhân viên làm

việc tại FPT đã đạt tới con số 12.300

3 Về cơ cấu tổ chức: FPT hiện có:

- 12 công ty thành viên: Công ty Cổ phần Hệ thống Thông tin FPT (FPT Information System); Công ty Cổ phần Thương mại FPT(FPT Trading Group); Công ty Cổ phần Viễn thông FPT (FPT Telecom Corporation); Công ty Cổ phần Phần mềm FPT (FPT Software); Công ty Trách nhiệm hữu hạn Dịch vụ Tin học FPT; Công ty Trách nhiệm hữu hạn Truyền thông Giải trí FPT; Công ty Cổ phần Quảng cáo FPT; Đại học FPT; Công ty Trách nhiệm hữu hạn Phát triển Khu công nghệ cao Hoà Lạc FPT; Công ty Trách nhiệm hữu hạn Bất động sản FPT (FPT Land); Công ty Dịch vụ trực tuyến FPT (FPT Online); Công ty cổ phần đô thị FPT Đà Nẵng ( FPT City JSC)

-3 Công ty liên kết: Công ty Cổ phần Chứng khoán FPT (FPT Securities), Công ty Cổ phần Quản lý quỹ đầu tư FPT (FPT Capital), Ngân hàng Thương mại Cổ phần Tiên Phong

- Có mặt tại 10 quốc gia trên thế giới và các chi nhánh, văn phòng đại diện tại TP Hồ Chí Minh,Đà Nẵng và Cần Thơ

4 Các lĩnh vực hoạt động chính của FPT:

- Công nghệ Thông tin và Viễn thông: Tích hợp hệ thống, Giải pháp phần mềm, Dịch vụ nội dung số, Dịch vụ dữ liệu trực tuyến, Dịch vụ Internet băng thông rộng, Dịch vụ kênh thuê riêng, Điện thoại cố định, Phân phối sản phẩm công nghệ thông tin và viễn thông, Sản xuất và lắp ráp máy tính, Dịch vụ tin học, Lĩnh vực giáo dục-đào tạo, Đào tạo công nghệ

- Đầu tư: Giải trí truyền hình, Dịch vụ tài chính-ngân hàng, Đầu tư phát triển hạ tầng và bất động sản, Nghiên cứu và phát triển

FPT đang làm chủ công nghệ trên tất cả các hướng phát triển của mình với các chứng chỉ ISO cho tất cả các lĩnh vực hoạt động, CMMi cho phát triển phần mềm

Bên cạnh đó, FPT cũng đang sở hữu trên 1,000 chứng chỉ công nghệ cấp quốc tế của các đối tác công nghệ hàng đầu thế giới

Các dịch vụ giá trị gia tăng của FPT luôn đáp ứng được nhu cầu của khách hàng và đối tác Đến nay, FPT đã giành được niềm tin của hàng nghìn doanh nghiệp và hàng triệu người tiêu dùng

Trong suốt những năm qua, FPT liên tục được bạn đọc tạp chí PC World Việt Nam bình chọn là Tập đoàn tin học uy tín nhất Việt Nam Nhiều năm nhận giải thưởng “Đối tác doanh nghiệp xuất sắc nhất năm” của Cisco, IBM, HP… và đạt được các giải thưởng: Giải thưởng Sao vàng Đất Việt cho thương hiệu FPT; Giải thưởng Sao Khuê; Các giải thưởng, cúp, huy chương tại các triển lãm, cuộc thi như Vietnam Computer World Expo, IT Week, Vietgames…

Sản phẩm và dịch vụ của FPT luôn giành được những giải

thưởng cao nhất của Hội Tin học Việt Nam, Hội Tin học thành phố

Hồ Chí Minh và Hiệp hội Doanh nghiệp Phần mềm Việt Nam Với

những đóng góp tích cực cho sự phát triển của ngành tin học và

viễn thông nói riêng và sự phát triển của nền kinh tế nói chung,

FPT đã được Nhà nước trao tặng Huân chương Lao động hạng Nhất

năm 2003

B Ứng dụng ERP của FPT :

Hệ thống ERC (2000-2005): Microsoft Dynamics SL

(Solomon)

SOLOMON là chương trình Quản lý tài chính do FPT mua từ

hãng WaterHouse Cooper (Mỹ) để thay thế cho chương trình thuộc

dự án “Nâng cao năng lực quản lý tài chính - Hiện đại hóa quản lý

tài chính của C ng ty” do anh Bùi Quang Ngọc làm chủ đề tài

Trong quá trình phát triển, hệ thống quản lý tài chính của Công ty ngày càng phát triển và việc quản lý bằng chương trình Balance của FPT kh ng đáp ứng hết những yêu cầu phát sinh Sau hàng loạt những nghiên cứu, phân tích, đánh giá các đối tác, cuối cùng FPT

đã chọn phần mềm SOLOMON để thay thế với sự hỗ trợ đầy đủ sau bán hàng của đối tác SOLOMON là hệ thống đồ sộ với dữ liệu tập trung nhưng xử lý phân tán, phù hợp với những công ty lớn, gồm nhiều bộ phận ở khắp nơi như FPT Ở Việt Nam cũng đã có một vài cơ quan mua SOLOMON như Bệnh viện Quốc tế, Tổng công ty Xăng dầu, nhưng FPT là khách hàng lớn nhất, mua nhiều chức năng của SOLOMON nhất Với SOLOMON, các cán bộ quản

lý tài chính sẽ có thể quản lý cụ thể từng hợp đồng và nắm được lãi

lỗ của nó ngay lập tức Đối tượng sử dụng SOLOMON là những cán bộ quản lý tài chính; cán bộ bán hàng, mua hàng; cán bộ công

nợ, quản lý khách hàng của toàn C ng ty C ng tác đào tạo đã được hoàn thành Đội dự án SOLOMON và cán bộ phòng Tài vụ đã được đối tác trực tiếp đào tạo trong tháng 4 và tháng 5/2000 Cán bộ các

bộ phận bán hàng và mua hàng được đội Dự án đào tạo trong các ngày từ 15 đến 20/12

Sau 5 năm sử dụng, hệ thống Solomon không còn đủ khả năng đáp ứng nhu cầu phát triển của công ty, chính vì thế FPT đã quyết định sử dụng hệ thống ERP mới

 Hệ thống mới ERP Oracle Business Suite :

ERP Oracle Business Suite là hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp (hệ thống ứng dụng giúp doanh nghiệp hoạch định và quản lý tất cả các nguồn lực (nhân lực, tài chính, sản xuất, thương mại…) của một doanh nghiệp Ngoài chức năng quản lý, ERP có thể phân tích, kiểm tra thực trạng sử dụng nguồn lực với mức độ chi tiết tuỳ theo yêu cầu của nhà quản lý

Oracle E-Business Suite (EBS) là một hệ thống ứng dụng với cơ

sơ sở dữ liệu tập trung, được tích hợp trên 30 phân hệ quản lý toàn

bộ hoạt động của doanh nghiệp: tài chính kế toán, sản xuất, bán hàng, mua hàng, vật tư, dự án, nhân sự, dịch vụ

Triển khai Oracle EBS, doanh nghiệp sẽ nhận được cùng một lúc nhiều ích lợi: Quy trình nghiệp vụ đã được chuẩn hoá, hướng tới chuẩn mực quốc tế cho quá trình hội nhập; Ứng dụng tiên tiến đã được triển khai thành công cho hơn 25,000 doanh nghiệp tại Mỹ và

17 quốc gia khác, Với hệ thống ứng dụng thống nhất, đa năng, quán xuyến mọi lĩnh vực hoạt động từ lập kế hoạch, kiểm soát, thống kê, phân tích,

ERP giúp nhà quản lý chủ động hoạch định nguồn lực, đảm bảo cho doanh nghiệp phản ứng kịp thời trước những thay đổi liên tục của môi trường mở cạnh tranh

 Đặc điểm :

 Quản lý chặt chẽ hoạt động tài chính kế toán, bao quát tổng thể hoạt động sản xuất kinh doanh :

- Kế toán sổ cái (Oracle General Ledger)

- Quản lý Tài sản cố định (Oracle Fixed Assets)

- Quản lý luồng tiền (Oracle Cash Management)

- Kế toán phải thu (Oracle Receivables)

- Kế toán phải trả (Oracle Payables)

 Quản lý hiệu quả quá trình sản xuất :

- Quản lý định mức kinh tế kỹ thuật (Oracle Bills of Material)

- Quản lý giá thành (Oracle Cost Management)

- Quản lý sản xuất (Oracle Work in Process)

- Lập kế hoạch sản xuất/ kế hoạch nguyên vật liệu (Oracle Master Scheduling/ Material Requirements Planning)

 Quản lý hàng tồn kho chính xác, tức thời :

- Quản lý tồn kho (Oracle Inventory)

- Quản lý việc mua - bán hàng tự động, linh hoạt

- Quản lý mua hàng (Oracle Purchasing)

- Quản lý đơn hàng (Oracle Order Management)

C Kinh nghiệm triển khai :

I Microsoft Dynamics SL (Solomon):

Là một công ty cổ phần, quản lý theo mô hình tập đoàn, bao gồm nhiều công ty thành viên và chi nhánh, vấn đề quản trị doanh nghiệp (DN) trở thành yêu cầu hàng đầu của công ty Cổ Phần Phát Triển Đầu Tư C ng Nghệ FPT nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của đơn vị Kinh nghiệm và những bước triển khai ERP tại FPT là những điều bổ ích đối với mỗi DN đang và sẽ

áp dụng CNTT vào quản trị

Năm 2000, sau khi đạt chứng chỉ ISO, FPT chính thức đặt mục tiêu xây dựng hệ thống quản trị DN (ERP - Enterprise Resource Planning)

Hệ thống ERP được FPT chọn ban đầu là giải pháp Solomon Bởi “ERP hiểu chính xác không chỉ là một hệ thống công nghệ mà chủ yếu là hệ thống tác nghiệp và quản trị DN Do vậy, các công ty phần mềm VN (kể cả của FPT) chưa thực đủ kinh nghiệm và tri thức để đưa vào hệ thống phần mềm các giá trị của tác nghiệp và quản trị Ngoài ra, công nghệ hiện nay phát triển rất nhanh, các

chức năng mới được thêm vào hết sức đa dạng nên phần mềm VN

kh ng đủ sức để đáp ứng sự thay đổi cũng như nâng cấp” Trong thời gian tới FPT sẽ lựa chọn một giải pháp ERP ở mức cao hơn Solomon và cũng là một giải pháp của nước ngoài

Việc lựa chọn giải pháp ERP với đầy đủ các quá trình, không hẳn là điều phù hợp với tất cả các DN Với những DN nhỏ, mới áp dụng tin học vào quản trị có thể lựa chọn giải pháp ERP xoay quanh hoạt động kế toán, sau đó có thể tìm đến bài toán tổng thể hơn Cần tránh xu hướng yêu cầu phần mềm phải phù hợp với hoạt động đang có của nhiều DN, vì đặc thù của DN VN hiện nay là hoạt động xoay quanh quy trình thủ công, nếu bắt tin học phục vụ theo quy trình đó là hạ sách, hạn chế sức mạnh của CNTT và kh ng lâu dài Cách làm thượng sách là tuân theo các quy trình của hệ ERP chuẩn thế giới đã được lồng theo phương thức quản lý (QL) tiên tiến và tác nghiệp tốt nhất cho DN

Vấn đề quan trọng đối với DN trước khi bắt tay vào áp dụng ERP chính là nhận thức Chỉ khi DN thấy sự cấp bách phải có một

hệ thống thông tin tác nghiệp với đầy đủ chức năng, sẵn sàng cung cấp kịp thời chính xác các báo cáo, phân tích, cũng như nhận thức

rõ các yếu tố này chỉ có thể thỏa mãn bởi một hệ thống thông tin quản trị hiện đại thì đó là thời điểm DN này thực sự muốn bắt đầu với ERP

Vấn đề còn lại là quyết tâm của lãnh đạo và sự lựa chọn sáng suốt giải pháp cũng như nhà triển khai Kinh nghiệm triển khai : ERP được FPT triển khai trước tiên tới bộ phận kinh doanh Những năm tiếp theo được áp dụng cho hệ thống sản xuất và lắp ráp máy tính FPT-Elead, các bộ phận QL như: quản trị nhân sự và tiền lương, QL cổ đ ng, QL hệ thống chất lượng, QL sản xuất dự án

PM, QL bảo hành, QL đơn đặt hàng và giao nhận hàng xuất nhập khẩu Cuối cùng FPT tự xây dựng một hệ thống báo cáo với hơn

400 báo cáo mẫu phục vụ công tác QL và hỗ trợ ra quyết định, triển khai cho cả tập đoàn gồm tổng c ng ty và các đơn vị thành viên

Áp dụng ERP rất giống áp dụng ISO trước đó, nhưng tầm ảnh hưởng của ERP lớn hơn nhiều Hệ thống tác nghiệp hoàn toàn phụ thuộc vào máy tính, vào hệ thống thông tin và không thể làm tắt, làm sai Ngoài ra, hệ thống ERP tự ghi nhận, tự đưa ra báo cáo, tự kiểm soát… để hỗ trợ việc QL mà không cần phải có một bộ phận chuyên trách theo dõi và QL như đối với ISO

Tuy nhiên, thành công của ERP hầu như không can hệ gì đến việc DN đó mạnh hay không mạnh về ứng dụng CNTT “Một DN

ứng dụng CNTT ở trình độ thấp vẫn có thể áp dụng thành c ng ERP” Vấn đề cốt lõi là DN đó có mạnh về phương thức QL và cam kết của lãnh đạo hay không Còn khi triển khai, tự yếu tố CNTT sẽ

đi kèm theo giải pháp Khi đó, DN có thể lựa chọn một đội ngũ phù hợp, hay thậm chí thuê bên ngoài, để vận hành hay hỗ trợ hệ thống CNTT

Hiệu quả :

Tại FPT, ERP đã giúp cải thiện rất nhiều quá trình kiểm soát tài chính về hàng tồn (linh kiện lắp ráp), công nợ qua các chỉ tiêu, đồng thời cung cấp nhanh chóng và chính xác các đơn hàng và số liệu hạch toán Quan trọng nhất là ERP hỗ trợ rất nhiều cho việc lập

kế hoạch kinh doanh và ra quyết định

Một ví dụ cụ thể: sau khi áp dụng phân hệ QL sản xuất cho hệ thống sản xuất lắp ráp máy tính, tỷ lệ giao hàng đúng hạn trong 6 tháng đầu năm 2004 là 94,9% (tăng 18,5% so với năm 2003); số ngày trung bình tồn linh kiện lắp ráp là 43% (giảm 25% so với năm 2003)

Việc áp dụng ERP trên thực tế đã có tác động sâu rộng tới bộ máy điều hành và từng đơn vị tác nghiệp của FPT ERP đã làm thay đổi cách thức tác nghiệp, QL, tạo nên thói quen dùng số liệu để điều hành và ra quyết định ở tất cả các cấp trong công ty

Điểm cuối cùng liên quan đến thành công của ERP, theo ông Ngọc chính là vấn đề chọn đối tác DN luôn trong trạng thái phát triển và để ERP có thể đồng hành mãi với DN thì giải pháp đã lựa chọn cần nhận được cam kết hỗ trợ lâu dài và luôn luôn cập nhật mới theo chuẩn thế giới của nhà cung cấp

II.ERP Oracle Business Suite :

Bước đầu triển khai :

Trước khi chuyển sang Oracle, hệ thống Solomon còn có thể đáp ứng cho FPT vài năm nữa, tuy nhiên nhận thấy hệ thống Solomon chưa tương xứng với tiềm lực của FPT nên họ đã quyết định thay thế bằng Oracle Việc chuyển đổi có vẻ suôn sẻ FPT đã sống trong không khí thành tích mang tính cách mạng, cuộc cách mạng về công nghệ thông tin

Tuy nhiên, mọi chuyện không hề đơn giản Với hệ thống ERP mới, các giao dịch trở nên cực kì phức tạp Tốc độ quá chậm, các hoạt động nghiệp vụ kế toán diễn ra rất lờ đờ Bộ phận kế toán đã tăng người nhưng vẫn không kịp Nguyên nhân chính là do lỗi hệ thống, trong khi đội triển khai lại thiếu cán bộ tư vấn triển khai có