ỨNG DỤNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN lực DOANH NGHIỆP ( ENTERPRISE RESOURCE PLANNING ERP ) tại SCÔNG TY VINAMILK

Để vươn tới mục tiêu này, doanh nghiệp nỗ lực hoàn thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực trong quá trình sản xuất kinh doanh.. Đây là phương tiện hiện đại, sử dụn

KHOA QU N TR KINH DOANH QU C T Ả Ị Ố Ế

MÔN TH ƯƠ NG M I ĐI N T CĂN B N Ạ Ệ Ử Ả

Đ TÀI: Ề

ỨNG DỤNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP ( ENTERPRISE RESOURCE PLANNING - ERP ) TẠI SCÔNG TY

VINAMILK

Gi ng viên: Nguy n Th H ng Vân ả ễ ị ồ Sinh viên th c hi n: Tr nh Nguy t H ng ự ệ ị ệ ằ

MSV: 1411210074

L p: TMA306(2-1617).3 ớ

Hà N i, tháng 3 năm 2017 ộ

MỤC LỤC

MỤC LỤC 2

LỜI MỞ ĐẦU 3

I Tổng quan về ERP 5

1.1 Khái niệm ERP 5

1.2 Triển khai hệ thống ERP 5

1.3 Các yếu tố quyết định để triển khai ERP thành công 7

 Nguồn nhân lực 7

 Quy trình 7

 Công nghệ 8

 Ngân sách 8

II Giới thiệu doanh nghiệp Vinamilk 9

2.1 Lĩnh vực kinh doanh 9

2.2 Các chỉ số về quy mô của công ty Vinamilk Doanh thu: 10

2.3 Hoạt động của công ty Vinamilk trước khi áp dụng ERP 10

2.3 Hoạt động của công ty sau khi ứng dụng ERP 11

III Dự án ERP tại Vinamilk 13

3.1 Năm triển khai: 13

3.2 Nhà cung cấp : 13

3.3 Thực trạng về công nghệ ứng dụng ERP của Vinamilk vào hệ thống phân phối 13

3.4 Nguyên nhân đi tới thành công 16

3.5 Bài học kinh nghiệm 17

KẾT LUẬN 18

TÀI LIỆU THAM KHẢO 19

LỜI MỞ ĐẦU

Môi trường kinh doanh hiện đại với áp lực cạnh tranh ngày một gia tăng buộc doanh nghiệp luôn tìm kiếm giải pháp cung cấp sản phẩm và dịch vụ tới khách hàng nhanh hơn, rẻ hơn, và tốt hơn đối thủ Để vươn tới mục tiêu này, doanh nghiệp nỗ lực hoàn thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực trong quá trình sản xuất kinh doanh

Với sự trợ giúp của công nghệ thông tin, doanh nghiệp đã có công cụ hữu hiệu là các hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp Việc áp dụng các phần mềm này ngày càng trở nên phổ biến và thiết yếu với doanh nghiệp

Tôi xin giới thiệu một ứng dụng của công nghệ thông tin rất được nhiều nhà quản lý quan tâm trong việc điều hành công ty mà cho đến nay không ít doanh nghiệp vận dụng Nhưng chính vì chưa hiểu đúng và hiểu đủ nên chưa phát huy được tác dụng vốn có của nó, thậm chí còn gặp rất nhiều khó khăn Đó chính là ERP (Enterprise Resource Planning) – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Đây là phương tiện hiện đại, sử dụng công nghệ thông tin để quản lý tất cả các nguồn lực của doanh nghiệp (nhân lực, tài chính, phương tiện và tư liệu sản xuất )

Ngoài chức năng quản lý, ERP còn đảm nhận luôn nhiệm vụ phân tích, kiểm tra thực trạng sử dụng nguồn lực với mọi mức độ cập nhật phù hợp theo yêu cầu của nhà quản lý Vậy với những tính năng ưu việt của nó đã đem lại kết quả gì cho doanh nghiệp? Vận dụng thế nào mới gọi là hợp lý? Từ việc nhận thức được sự cần thiết ứng dụng ERP với các doanh nghiệp nên tôi đã chọn đề tài "Ứng dụng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ( Enterprise resource

planning –ERP) tại Doanh nghiệp Vinamilk."

Lý do chọn Doanh nghiệp Vinamilk một phần là do rất ít doanh nghiệp Việt Nam ứng dụng mô hình ERP như đã nói ở trên Ngoài ra, Vinamilk là một doanh nghiệp đã có lịch sử hình thành và phát triển hơn 40 năm và là một trong

ít doanh nghiệp ứng dụng khá thành công mô hình ERP tại Việt Nam

I.Tổng quan về ERP

I.1 1.1 Khái niệm ERP

ERP-Hoạch định các nguồn lực của doanh nghiệp (Enterprise Resources Planning) là bộ giải pháp công nghệ thông tin có khả năng tích hợp toàn bộ các ứng dụng quản lý sản xuất kinh doanh vào một hệ thống duy nhất nhằm tự động hóa các quy trình quản lý, làm cho mọi phòng ban đều có khả năng khai thác nguồn lực phục vụ cho doanh nghiệp

I.2 1.2 Triển khai hệ thống ERP

STT Các bước thực hiện

1 Lập danh sách chi tiết các nhiệm vụ chính: Danh mục các nhiệm vụ

chính, thời gian và người thực hiện

2 Thời gian triển khai: Thờ gian trung bình để triển khai hệ thống ERP

là 6 tháng, bao gồm cả cài đặt, hạy thử Thời gian triển khai đặc biệt phj thuọc vào động cơ của người thực hiện

3 Chuẩn bị tài nguyên: Để triển khai hệ thống cần ập kế hoạch tìa

nguyên càn thiết( Material Requirement-MRP) thì hệ thống mới hoactj đọng trơn tru được Bên cạnh đó cần phải lập kế hoạch xử lý các trường hợp thiếu linh kiện, danh sách các nhà cng cấp thay thế khi cần thiết và nhân sự để xử lý các tình huống thiếu hụt linh kiện, thiế bị Dồng thời kiểm tra tính chính xáccủa thiết bị, đòi hỏi độ chính xác của thiét bị đến 98%

4 Báo cáo lưu kho-Inventory Records: đòi hỏi độ chính xác của hàng

hóa trong kho đến 95%

5 Lịch trình- Lead Times: Xác định các mốc thời gian cụ thể cho từng

tiểu dự án

6 Thông tin nhà cung cấp-Vendor-Information: Thông tin chính xác và

đầy đủ của người cung cấp

7 Thông tin khách hàng- Customer Information: Hệ thống mới sẽ thiết

lạp và xử lý đưn hàng bởi nếu thong tin về khách hàng khong chính xác sẽ làm sai lệch cả hệ thống bán hàng

8 Tiêu chuẩn người vận hành-Labor Standard: Hệ thống mới được sử

dụng để phân bộ nhân viên và đánh giá hiệu quả Do vạy, têu chuẩn

về nhân viên phải chính xác Nếu tiêu chuẩn không thể hiện thông tin chính xác thì sẽ không có tác dụng và làm sai lệch thông tin về nguồn nhân lực

9 Hệ thống mạng: Cần được xậy dựng đồng bọ với hê thống ERP

10 Phần cứng: sử dụng mọi biện pháp có thể để đảm bao hẹ thống phần

cứng được cài đặt sẽ đủ khả năng đáp ứng các yêu cầu của nười sử dụng sau này và thời gian tối thiểu phải nâng cấp sau này

11 Đào tạo: Đào tạo quy trình triển khai và các vấn đề cơ bản cần lưu ý

trong quá trình triển khai như lập kế hoạch tài ngyen cần thiét(MRP), lập kế hoạch năng suất cần thiết(CRP), cấu trúc tài nguyên (BOM), quản lý lưu kho…Để đảm bảo hệ thống hoạt động tốtvà hiểu qua cần đào tạo ít nhất 70%-80% nhân sự trong toàn bô tỏ chức Nhiệm vụ đào tạo cần được đề cập rõ trong quá trình thương lượng với nhà cung cấp giải pháp

12 Chuyển đổi và tải dữ liệu: Trước khi thực hiện phải hiểu rõ tầm quan

trong của công việc này Sau này những thông tin và chỉ số phải tải vào hệ thống mới và là gợi ý cho doanh nghiệp:

• Cân đối hàng lưu kho

• Địa điểm kho hàng

• Hóa đơn nguyên vật liệu

• Giao thức

• Dữ liệu khách hàng

• Dữ liệu nhà cung cấp

• Lịch trình

• Đơn hàng

• Thông tin tài chính kế toán

13 Quy trìn hoạt động: xậy dựng quy trình hoạt động với hệ thống mới

I.3 1.3 Các yếu tố quyết định để triển khai ERP thành công

 Nguồn nhân lực

 Quán triệt tư tưởng từ cấp lãnh đạo đến nhân viên thừa hành

 Lãnh đạo phải là người có tầm nhìn, chiến lược rõ ràng, nhân viên phải là những người có năng lực

 Tinh thần đoàn kết, phối hợp cũng thực hiện một mục tiêu chung

 Thiết lập cơ chế giám sát, kiểm tra thực hiện một cách chặt chẽ

 Quy trình

 Thực hiện khảo sát mô tả quy trình hiện tại của doanh nghiệp trước khi đưa vào triển khai hệ thống ERP

 Áp dụng các quy trình chuẩn của ERP vào việc ứng dụng Quy trình này được nghiên cứu và dụng rộng rãi nên không thể tự ý thay đổi

 Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm đáng tin cậy

 Công nghệ

 Lựa chọn ERP phù hợp với doanh nghiệp ( cơ sở hạ tầng, trình độ công nghệ…)

 Lựa chọn nhà cung cấp hệ thống ERP đáng tin cậy đảm bảo việc hướng dẫn triển khai, quy trình triển khai nhanh chóng, đúng tiến độ

 Giam thiểu các chi phí bảo trì, bảo dưỡng

 Ngân sách

 Lựa chọn ERP có khả năng đáp ứng nhu cầu của doanh nghiêp trong vòng

3-5 năm mà vừa đáp ứng được năng lực và khoản ngân sách đầu tư

 Thực hiện phân tích đánh giá hiệu quả đầu tư một cách chi tiết, nghiêm túc trước khi đầu tư vào một hệ thống ERP

II.Giới thiệu doanh nghiệp Vinamilk

Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam( Vinamilk) được thành lập trên cơ sở quyết định số 155/2003QĐ-BCN ngày 01/10/2003 của Bộ Công nghiệp

về việc chuyển Doanh nghiệp Nhà nước Công ty Sữa Việt Nam thành Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh Công ty số 4103001932 do Sở kế hoạch và đầu tư TP Hồ Chí Minh cấp ngày 20/11/2003 Trước ngày 01/12/2003, Công ty là doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Bộ Công nghiệp Vốn điều lệ đăng ký hiện này của công

ty là 1.59 tỷ đồng, trong đó cổ đông Nhà nước chiếm 50,01% vốn cổ phần, cổ đông nội bộ chiếm 13,10% và cổ đông ben ngoài chiếm 36,89%

II.1 Lĩnh vực kinh doanh

-Sản xuất và kinh doanh sữa hộp, sữa bột, bột dinh dưỡng và các sản phẩm từ

sữa khác

-Kinh doanh thực phẩm công nghệ, thiết bị phụ tùng, vật tư, hóa chất và

nguyên liệu

-Sản xuất và kinh doanh bao bì.

-Sản xuất và mua bán các sản phẩm nhựa ( trừ tái chế phế thải nhựa ).

-Sản xuất và kinh doanh bánh, sữa đậu nành và nước giải khát.

Công ty con và ngành nghề kinh doanh chính :

Công ty TNHH một thành viên bò sữa Việt Nam

Chăn nuôi bò sữa và sản xuất sữa tươi nguyên liệu Công ty TNHH một thành

viên sữa Lam Sơn

Sản xuất, kinh doanh các sản phẩm từ sữa

Công ty TNHH một thành Kinh doanh bất động sản

viên đầu tư bất động sản Quốc tế

Công ty TNHH Hai thành viên Bò sữa Thống Nhất Thanh Hóa

Chăn nuôi bò sữa và sản xuất sữa tươi nguyên liệu

Angkor Dairy Products Co., Ltd

Sản xuất và kinh doanh các sản phẩm từ sữa Driftwood Dairy Holding

Corporation

Sản xuất và kinh doanh các sản phẩm từ sữa

II.2 Các chỉ số về quy mô của công ty Vinamilk

Doanh thu:

Đơn vị : VNĐ

II.3 Hoạt động của công ty Vinamilk trước khi áp dụng ERP

Công ty cổ phần sữa Việt Nam(Vinamilk) là một doanh nghiệp lớn trong ngành công nghiệp sản xuất sữa tại Việt Nam Chiếm khoảng 80% thị phần trong nước và còn hướng ra thị trường thế giới bằng việc xuất khẩu các sản phẩm Vinamilk sang các nước khu vự Trung Đông, Ba Lan, Đức, Đông Nam Á Với mạng lưới nhà phân phối rộng khắp Vì vậy mà quy trình sản xuất cũng như bộ

máy tổ chức của Vinamilk vô cùng phức tạp Khi doanh nghiệp chưa ứng dụng ERP và hoạt động của công thì công ty gặp phải một số khó khắn như sau:

 Quy trình quản lý hàng hóa đầu vào và đầu ra cũng hoàn toàn thủ công, điều này dẫn đến một số hậu quả như lượng hàng tồn kho quá nhiều trong khi sản phẩm đầu ra lại tiêu thụ quá chậm hay việc sử dụng máy móc và công nhân đều chưa đạt hết công suất , tất cả những điều này đều đã gây ra tốn kém trong quá trình sản xuất của Vinamilk, trực tiếp ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty

 Việc kiểm soát quá trình sản xuất, xứ lý đơn hàng, hạch toán chi phí chưa đồng bộ dẫn đến việc gia tăng chi phi sản xuất, chi phí lưu kho, hàng tồn kho

 Trong hạch toán, kế toán thủ công Vinamilk vẫn thường gặp phải những sai sót mà nhân viên thường mắc phải Với hạch tóa theo kiểu thủ công, các cán

bộ quản lý cũng không dễ dàng gì khi kiểm tra các bước toán và quy trình Lượng giáy tờ phải lưu trữ lớn, trong nhiều trường hợp không thẻ tránh khỏi mất mát, hư hại

II.3 Hoạt động của công ty sau khi ứng dụng ERP

Để áp dụng nhu cầu ngày càng cao của người tiêu dùng, trong thời gian qua, Vianmilk đã không ngừng đổi mới công nghệ, đầu tư dây chuyền máy móc thiết bị hiện đại, nâng cao công tác quản lý và chất lượng sản phẩm Năm 1999, Vinamilk

đã áp dụng thành công Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO

9002 và hiện đang áp dụng Bên cạnh đó, Vinamilk còn tập trung đầu tư mạnh vào

công nghệ thông tin và hiện đại, ứng dụng thành công phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể ERP Oracle EBS 11i, phần mềm SAP CRM và BI

III.Dự án ERP tại Vinamilk

3.1 Năm triển khai:

Hệ thống ERP sử dụng giải pháp Oracle E Business Suite của Oracle do Pythis bắt đầu triển khai từ 15/3/2005 gồm các phân hệ chính là tài chính - kế toán, quản lý mua sắm - quản lý bán hàng, quản lý sản xuất và phân tích kết quả hoạt động (Business Intelligence - BI) Các chuyên gia nhận định, hệ thống ERP của Vinamilk hiện thời có quy mô lớn nhất Việt Nam tính đến hiện tại.

Hệ thống ERP tại Vinamilk đã được đưa vào sử dụng chính thức từ 1/1/2007

3.2 Nhà cung cấp :

Vinamilk hiện đang ứng dụng đồng thời ba giải pháp ERP quốc tế của Oracle Corp , SAP America và Microsoft Business Solutions

3.3 Thực trạng về công nghệ ứng dụng ERP của Vinamilk vào hệ thống phân phối

-Về qui trình: Vinamilk sử dụng giải pháp Oracle E Business Suite của Oracle

do Pythis cung cấp gồm các phân hệ chính :

+ Tài chính - kế toán,

+ Quản lý mua sắm - quản lý bán hàng,

+ Quản lý sản xuất và phân tích kết quả hoạt động (Business Intelligence - BI)

Quá trình triển khai ERP tại Vinamilk trải qua 3 đợt chính Trong quá trình triển khai 3 phân hệ ERP chính, Vinamilk áp dụng hệ thống phần mềm trích xuất dữ liệu thông minh BI ( Business Intelligence ) Việc chia nhỏ quá trình giúp công ty tiếp cận hệ thống được thuận tiện hơn, cùng các bên liên quan giải quyết những vấn đề phát sinh, giúp cho các đợt tiếp theo mở rộng thêm qui mô,

áp dụng thêm các công nghệ kĩ thuật mới sẽ giảm thiểu rủi ro, suôn sẻ và thành công hơn

Phòng Công nghệ Thông tin của Vinamilk được thành lập với 26 nhân viên chia ra thành nhiều nhóm:

+ Nhóm hỗ trợ máy tính,

+ Nhóm mạng,

+ Nhóm máy chủ- cơ sở dữ liệu,

+ Nhóm lập trình và nhóm hỗ trợ Solomon

Qui trình triển khai ERP tuân theo qui trình chuẩn ERP được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp sản xuấtthương mại dưới sự giúp đỡ của nhà triển khai Pythis, công ty tư vấn độc lập KPMG, nhà cung cấp giải pháp Oracle và đặc biệt là đã được tạo điều kiện tối đa từ ban lãnh đạo Vinamilk

-Về nhân lực:

+ Công ty đã có phương án triển khai nhằm đào tạo nguồn nhân lực vận hành

hệ thống bằng cách cử một nhóm người có trình độ, có năng lực đi đào tạo, huấn luyện

+ Cấp lãnh đạo tạo nguồn động lực ,niềm tin tưởng cho nhân viên, cùng vì một

mục tiêu chung Cùng với các qui định, tinh thần kỉ luật trong việc tuân thủ các qui trình hoạt động

+ Việc quản lý trở nên tập trung, xuyên suốt, có sự thừa hưởng và kịp thời Tuy nhiên, Vinamilk cũng như những doanh nghiệp đã áp dụng ERP ở Việt Nam không thể không tránh khỏi những giây phút nản lòng, tâm lý ngại thay đổi, ỳ ạch, thiếu niềm tin của một số bộ phận nhân viên

-Về ngân sách:

+ Chi phí lớn nhất trong ngân sách chi tiêu cho ERP nằm ở phần triển khai Xác định trước những khoản mục chi phí sẽ giúp việc triển khai đảm bảo tiến

độ và chất lượng Nếu không, quá trình sẽ bị đóng băng Chi phí triển khai

phần mềm ERP gồm khá nhiều mục, tùy thuộc vào mỗi nhà triển khai Tuy nhiên, chi phí cơ bản thường là chi phí bản quyền, hỗ trợ triển khai, tư vấn, bảo trì vận hành hệ thống…

+ Chi phí cho hạ tầng ứng dụng Công nghệ Thông tin nói chung như phần cứng, hạ tầng mạng

+ Từ năm 2002 đến nay, Vinamilk đã đầu tư cho hệ thống Công nghệ Thông tin tổng cộng 4 triệu đôla Mỹ ( Một khoản lớn trong đó là đầu tư cho hệ thống ERP)

Hiện nay, ở Việt Nam mới chỉ có các doanh nghiệp lớn, hoạt động ổn định mới

có thể bỏ ra một khoản ngân sách lớn như vậy để đầu tư xây dựng hệ thống ERP

-Về công nghệ: Thiết lập hệ thống thông tin báo cáo và ra quyết định phục vụ

ban lãnh đạo (Business IntelligenceBI) ở trung tâm chính để quản lý kênh phân phối bán hàng và các chương trình khuyến mại Các nhà phân phối có thể kết nối trực tiếp vào hệ thống

qua đường truyền Internet sử dụng chương trình SAP, hoặc kết nối theo hình thức offline sử dụng phần mềm Solomon của Microsoft Các đại lý sử dụng phần mềm được FPT phát triển cho PDA để ghi nhận các giao dịch Các nhân viên bán hàng sử dụng PDA kết nối với hệ thống tại nhà phân phối để cập nhật thông tin

Quá trình này đã hỗ trợ các nhân viên nâng cao năng lực, tính chuyên nghiệp

và khả năng nắm bắt thông tin thị trường tốt nhất nhờ sử dụng các thông tin được chia sẻ trên toàn hệ thống.Vinamilk cũng quản lý xuyên suốt các chính sách giá, khuyến mãi trong hệ thống phân phối

+ Ứng dụng ERP trong kế toán : Việc hệ thống máy chủ chạy phần mềm SAP CRM ở trung tâm, cơ sở dữ liệu được quản lý tập trung (Master Data), tích hợp theo chuẩn các số liệu hằng ngày từ các nhà phân phối, hệ thống máy PDA cầm