Ứng dụng hoạch địch nguồn lực doanh nghiệp tại công ty cổ phần sữa việt nam vinamilk

Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các cô

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG

Khoa Quản Trị Kinh Doanh

- -MÔN: THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ

Đề tài : Ứng dụng hoạch địch nguồn lực doanh nghiệp tại công

ty cổ phần sữa Việt Nam - Vinamilk

Hà Nội, 2017

Sinh viên thực hiện: Vũ Thùy Anh

Mã sinh viên: 1411210005

Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Hồng Vân

Lớp tín chỉ: TMA306.3

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

Trong điều kiện phát triển kinh tế và hội nhập kinh tế toàn cầu, để đảm bảo quá trình phát triển kinh doanh, mỗi doanh nghiệp cần phải cập nhập và ứng dụng công nghệ mới trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình

Trong vài năm trở lại đây, trên thế giới hiện có rất nhiều doanh nghiệp lớn triển khai và sử dụng trọn bộ giải pháp ERP (Enterprise Resources Planning) cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh Ứng dụng ERP rất phổ biến do tính hữu ích của

nó, phần mềm này giúp các nhà lãnh đạo quản lý được các nguồn lực của công ty (tài chính, nhân lực, khách hàng, ) và thông qua đó đưa ra các quyết định mang

tính chiến lược và chiến thuật Ngoài chức năng quản lý, ERP còn đảm nhận nhiệm

vụ phân tích, kiểm tra thực trạng sử dụng nguồn lực với mọi mức độ cập nhật phù hợp theo yêu cầu của nhà quản trị

Tại Việt Nam do nhiều yếu tố khách quan và chủ quan nên việc ứng dụng ERP đang gặp nhiều khó khăn, một số doanh nghiệp vẫn chưa phát huy được tác dụng vốn có của hệ thống này Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam – Vinamilk là một trong những doanh nghiệp tại Việt Nam đi đầu trong việc triển khai ERP và đạt được những thành công nhất định Bài tiểu luận này sẽ đi sâu và nói rõ hơn về ứng dụng hoạch định nguồn lực tại doanh nghiệp này

NỘI DUNG

I. Giới thiệu về ERP

1. Khái niệm:

Ý nghĩa của E, R, P trong thuật ngữ ERP

- E: Enterprise (Doanh nghiệp)

- R: Resource (Tài nguyên)

- P: Planning (Hoạch định)

ERP là một thuật ngữ được dung liên quan đến mọi hoạt động của doanh nghiệp,

do phần mềm máy tính hỗ trợ và thực hiện các qui trình xử lý một cách tự động hóa, để giúp cho các doanh nghiệp quản lý các hoạt động then chốt

Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch Đặc điểm nổi bật của ERP là một hệ thống phần mềm sống có thể mở rộng và phát triển theo thời gian theo từng loại hình doanh nghiệp mà không làm ảnh hưởng đến cấu trúc của chương trình

2. Thành phần của ERP:

Hệ thống ERP được thiết kế theo kiểu các phân hệ Những phân hệ chức năng chính được chia thích hợp với những hoạt động kinh doanh chuyên biệt như tài chính kế toán, sản xuất và phân phối Những phân hệ khác có thể được thêm vào

hệ thống lõi

- Kế toán tài chính: Cung cấp cho doanh nghiệp toàn bộ bức tranh về tình hình tài chính của mình và cho phép kiểm soát toàn bộ các giao dịch nghiệp vụ, giúp tăng tốc độ khai thác thông tinh và tính minh bạch trong các báo cáo tài chính

- Quản lý mua hàng: Gồm các phân hệ được thiết kế nhằm quản lý mua sắm hàng hóa, dịch vụ đa dạng và phức tạp

- Cung ứng: Hỗ trợ quản lý toàn bộ quy trình cung ứng, từ quản lý kho đến vận chuyển và trả lại hàng

- Quản lý bán hàng: Cho phép quản lý các quy trình bán hàng dễ dàng, cung cấp số liệu kịp thời, tăng khả năng đúng hạn của các đơn hàng, tự động hóa quy trình bán hàng, góp phần giảm các chi phí bán hàng

- Quản lý sản xuất: Giúp tối ưu hóa năng lực sản xuất, từ nguyên liệu đến thành phẩm cuối cùng

- Quản trị nhân sự: Giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả nguồn nhân lực của mình và hỗ trợ các nghiệp vụ quản lý, tuyển dụng, đào tạo, lương,

- Quản lý dự án: Giúp cải tiến công tác quản lý dự án, cung cấp thông tin phù hợp từ đó doanh nghiệp có thể điều phối dự án nhịp nhàng

- Lập kế hoạch: Bao gồm các phân hệ hỗ trợ việc lập kế hoạch cung ứng cũng như kế hoạch sản xuất

- Báo các phân tích: Là một bộ các ứng dụng lập báo cáo phân tích nhằm đem lại những thông tin kịp thời, chính xác cho các cấp lãnh đạo, các cán bộ quản

lý và tác nghiệp

- Quản lý bảo dưỡng: Hỗ trợ doanh nghiệp chủ động trong việc lên kế hoạch

và thực hiện duy tu, bảo dưỡng Công tác này được thực hiện tốt sẽ giúp tăng tuổi thọ của tài sản, đảm bảo tính an toàn, độ tin cậy của máy móc thiết bị

Ngoài các phân hệ ERP ở trên, các doanh nghiệp triển khai mở rộng ERP với việc triển khai CRM (Customer Relationship Management – Quản lý quan hệ khách hàng) và SCM (Supply Chain Planning – Quản lý dây chuyền cung ứng)

II. Thực trạng và triển khai ERP tại Vinamilk

1. Giới thiệu về Vinamilk

Thành lập ngày 20 tháng 8 năm 1976, đến nay Vinamilk đã trở thành công ty hàng đầu Việt Nam về chế biến và cung cấp các sản phẩm về sữa, được xếp trong Top 10 thương hiệu mạnh Việt Nam Vinamilk không những chiếm lĩnh 75% thị phần sữa trong nước mà còn xuất khẩu các sản phẩm của mình ra nhiều nước trên thế giới như: Mỹ, Pháp, Canada,…

Vốn điều lệ đăng ký hiện nay của công ty là 1.590 tỷ đồng, trong đó cổ đông Nhà nước chiếm 50,01% vốn cổ phần, cổ đông nội bộ chiếm 13,10% và cổ đông bên ngoài chiếm 36,89%

2. Hoạt động của công ty trước khi triển khai ERP:

Công ty cổ phần sữa Việt Nam (Vinamilk) là một doanh nghiệp lớn trong ngành công nghiệp sản xuất sữa tại Việt Nam Chiếm khoảng 80% thị phần trong nước và còn hướng ra thị trường thế giới bằng việc xuất khẩu các sản phẩm Vinamilk sang các nước khu vực Trung Đông, Ba Lan, Đức, Đông Nam Á Với mạng lưới nhà phân phối rộng khắp Vì vậy mà quy trình sản xuất cũng như bộ máy tổ chức của Vinamilk vô cùng phức tạp Khi doanh nghiệp chưa ứng dụng ERP và hoạt động của công ty thì công ty gặp phải một số khó khăn như sau:

• Quy trình quản lý hàng hóa đầu vào và đầu ra cũng hoàn toàn thủ công, điều này đã dẫn đến một số hậu quả như lượng hàng tồn kho quá nhiều trong khi sản phẩm đầu ra lại tiêu thụ quá chậm hay việc sử dụng máy móc

và công nhân đều chưa đạt hết công suất… tất cả những điều này đều đã gây ra tốn kém trong cả quá trình sản xuất của Vinamilk, trực tiếp ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty

• Việc kiểm soát quá trình sản xuất, xử lý đơn đặt hàng, hạch toán chi phí chưa đồng bộ dẫn đến việc gia tăng chi phí sản xuất, chi phí lưu kho, hàng tồn kho

• Trong hạch toán, kế toán thủ công Vinamilk vẫn thường gặp phải những sai sót mà nhân viên thường mắc phải Với hạch toán theo kiểu thủ công, các cán bộ quản lý của Vinamilk cũng không dễ dàng gì khi kiểm tra các bước toán và các quy trình Lượng giấy tờ phải lưu trữ lớn, trong nhiều

trường hợp không thể tránh khỏi việc mất mát hoặc hư hại.

• Hệ thống thông tin phân phối của Vinamilk chủ yếu được thực hiện giữa Công ty và các đại lý

 Từ những lý do cụ thể này, Vinamilk đã tìm giải pháp và khắc phục một cách có hiệu quả tình trạng trên bằng việc sử dụng hệ thống thông tin hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP

3. Hoạt động của công ty sau khi áp dụng ERP:

3.1. Thực trạng về việc triển khai ERP ở vinamilk:

Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người tiêu dùng, trong thời gian qua, Vinamilk đã không ngừng đổi mới công nghệ, đầu tư dây chuyền máy móc thiết bị hiện đại, nâng cao công tác quản lý và chất lượng sản phẩm Năm 1999, Vinamilk

đã áp dụng thành công Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO

9002 và hiện đang áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế 9001:2000 - là phiên bản mới nhất trên thế giới Bên cạnh đó, Vinamilk còn tập trung đầu tư mạnh vào công nghệ thông tin và hiện đang ứng dụng thành công phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể ERP Oracle EBS 11i, phần mềm SAP CRM (Hệ quản trị quan hệ khách hàng) và BI (Hệ thống thông tin báo cáo)

a) Thực trạng về Công nghệ:

• Ứng dụng của ERP trong quá trình phân phối đối với Vinamilk

Quản lý kênh phân phối luôn là thách thức đối với các doanh nghiệp Hệ thống này vận hành có hiệu quả không chỉ giúp quy trình quản lý chặt chẽ, cung cấp dịch vụ

rộng khắp, kịp thời mà còn là cách tiếp cận người tiêu dùng nhanh nhất nhằm tạo

ưu thế cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường

Nhờ ứng dụng CNTT, Vinamilk đã quản lý có hiệu quả hơn các kênh phân phối

Vinamilk hiện đang ứng dụng đồng thời ba giải pháp ERP quốc tế của Oracle, SAP

và Microsoft Vinamilk là một trong số ít doanh nghiệp Việt Nam đang ứng dụng giải pháp quản trị mối quan hệ với khách hàng (Customer Relationship Management-CRM) của SAP Đây là dự án giai đoạn hai trong việc triển khai ERP của công ty này Sau tám tháng, dự án ERP giai đoạn hai đã được nghiệm thu phần lõi (SAP CRM) sau khi triển khai đến hơn 40 nhà phân phối và dự kiến tất cả các nhà phân phối khác sẽ được tích hợp vào hệ thống này

• Trước khi có hệ thống SAP CRM :

Thông tin phân phối của Vinamilk chủ yếu được tập hợp theo dạng thủ công giữa công ty và các đại lý

• Hiện nay:

Hệ thống thông tin báo cáo và ra quyết định phục vụ ban lãnh đạo (Business Intelligence-BI) được thiết lập ở trung tâm chính để quản lý kênh phân phối bán hàng và các chương trình khuyến mại Các nhà phân phối có thể kết nối trực tiếp vào hệ thống qua đường truyền Internet sử dụng chương trình SAP, hoặc kết nối theo hình thức offline sử dụng phần mềm Solomon của Microsoft Riêng các đại lý

sử dụng phần mềm được FPT phát triển cho PDA để ghi nhận các giao dịch Các nhân viên bán hàng sử dụng PDA kết nối với hệ thống tại nhà phân phối để cập nhật thông tin

Chương trình đã giúp CRM hóa hệ thống kênh phân phối của công ty qua các phần mềm ứng dụng Quá trình này đã hỗ trợ các nhân viên nâng cao năng lực, tính chuyên nghiệp và khả năng nắm bắt thông tin thị trường tốt nhất nhờ sử dụng các thông tin được chia sẻ trên toàn hệ thống.Vinamilk cũng quản lý xuyên suốt các chính sách giá, khuyến mãi trong hệ thống phân phối Trong khi đó, đối tượng quan trọng của doanh nghiệp là khách hàng đầu cuối cũng được hưởng lợi nhờ chất lượng dịch vụ ngày càng được cải thiện

Cho đến nay hệ thống đã đáp ứng được các yêu cầu đặt ra của công ty khi xây dựng dự án Sau khi triển khai và vận hành tại 48 nhà phân phối, Vinamilk sẽ mở rộng hệ thống đến toàn bộ 187 nhà phân phối vào cuối tháng 7-2008

• Ứng dụng EPR trong kế toán

Trong hạch toán, kế toán thủ công Vinamilk vẫn thường gặp phải những sai sót mà nhân viên thường mắc phải Với hạch toán theo kiểu thủ công, các cán

bộ quản lý của Vinamilk cũng không dễ dàng gì khi kiểm tra các bước toán và các quy trình

Từ những lý do cụ thể này, Vinamilk đã tìm giải pháp và khắc phục một cách có hiệu quả tình trạng trên bằng việc sử dụng hệ thống thông tin hoạch địnhnguồn lực doanh nghiệp ERP

Với hệ thống máy chủ chạy phần mềm SAP CRM ở trung tâm, cơ sở dữ liệu được quản lý tập trung (Master Data), tích hợp theo chuẩn các số liệu hằng ngày từ các nhà phân phối, từ hệ thống máy PDA cầm tay di động từ các nhân viên bán hàng Một hệ thống thông tin tập trung về báo cáo tình trạng kho, hàng, doanh thu, công nợ của mỗi nhà phân phối Trên cơ sở đó, nhân viên tại trung tâm có thể phân tích tình hình tiêu thụ hàng để đưa ra các hướng xử lý, chỉ tiêu cũng như lên kế

hoạch phân phối hàng chính xác nhất có thể được Hệ thống SAP được xây dựng trên nền tảng công nghệ SAP NetWeaver Tại Vinamilk, NetWeaver đã tích hợp thông tin từ hệ thống ERP sử dụng Oracle EBS cùng với hệ thống Solomon sử dụng tại các nhà phân phối và ứng dụng trên PDA cho nhân viên bán hàng Ba ứng dụng này được NetWeaver tích hợp thành hệ thống (Business Warehouse-BW) để phục vụ cho hệ thống báo cáo thông minh, giúp ban lãnh đạo có được thông tin chính xác và trực tuyến về tình hình hoạt động kinh doanh toàn quốc

b) Thực trạng về quy trình:

Hệ thống ERP sử dụng giải pháp Oracle E Business Suite của Oracle do Pythis cung cấp bắt đầu triển khai từ 15/3/2005 gồm các phân hệ chính là tài chính - kế toán, quản lý mua sắm - quản lý bán hàng, quản lý sản xuất và phân tích kết quả hoạt động (Business Intelligence - BI) Công việc chuyển giao công nghệ diễn ra trên toàn công ty cổ phần Sữa Việt Nam - Vinamilk với 13 địa điểm, bao gồm trụ

sở chính tại TP.HCM, xí nghiệp kho vận và các chi nhánh, nhà máy trên toàn quốc Quá trình triển khai ERP tại Vinamilk thực chất đã trải qua 3 đợt chính Vì thế, trong toàn công ty Vinamilk có tình trạng nơi đã sử dụng ERP, nơi chưa có ERP nên đã phát sinh các vấn đề về hệ thống báo cáo, điều hành công ty Bên cạnh 3 phân hệ ERP chính, Vinamilk còn tiếp nhận hệ thống phần mềm trích xuất dữ liệu thông minh BI (Business Intelligence) cho cả 3 phân hệ đó Pythis đã phải lập trình trên 300 biểu mẫu báo cáo theo quy trình của Vinamilk Đây cũng là một tài sản trí tuệ lớn thu được từ dự án

Việc chia nhỏ quá trình giúp công ty tiếp cận hệ thống được dễ dàng hơn, cùng các bên liên quan giải quyết những vấn đề phát sinh, giúp cho các đợt tiếp theo

mở rộng thêm qui mô, áp dụng thêm các công nghệ kĩ thuật mới sẽ giảm thiểu

rủi ro, suôn sẻ và thành công hơn.

Thực hiện việc khảo sát mô tả qui trình hiện tại : Phòng CNTT của Vinamilk được thành lập với 26 nhân viên chia ra thành nhiều nhóm: nhóm hỗ trợ máy tính, nhóm mạng, nhóm máy chủ- cơ sở dữ liệu, nhóm lập trình và nhóm hỗ trợ Solomon (Solomon là một phần mềm của microsoft)

Qui trình triển khai ERP tuân theo qui trình chuẩn ERP được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp sản xuất-thương mại dưới sự giúp đỡ tận tình của nhà triển khai Pythis, công ty tư vấn độc lập KPMG, nhà cung cấp giải pháp Oracle và đặc biệt là đã được tạo điều kiện tối đa từ ban lãnh đạo Vinamilk

c) Thực trạng về nhân lực :

Vinamilk đã có được sự quán triệt tư tưởng từ cấp lãnh đạo tới nhân viên thừa hành

về quyết tâm thay đổi mặc dù giai đoạn đầu là giai đoạn vô cùng khó khăn Nhưng nhà quản trị và nhân viên đã vượt qua được thử thách, kiên trì thực hiện mục tiêu Công ty đã có phương án triển khai nhằm đào tạo nguồn nhân lực vận hành hệ thống bằng cách cử một nhóm người có trình độ, có năng lực đi đào tạo, huấn luyện

Cấp lãnh đạo tạo nguồn động lực ,niềm tin tưởng cho nhân viên, cùng vì một mục tiêu chung Cùng với các qui định, tinh thần kỉ luật trong việc tuân thủ các qui trình hoạt động

Về cơ cấu tổ chức của công ty, ngoài việc nâng cao kiến thức của nhân viên, hệ thống đã đáp ứng tốt nhu cầu của người sử dụng Việc quản lý trở nên tập trung, xuyên suốt, có sự thừa hưởng và kịp thời

Tuy nhiên, vinamilk cũng như những doanh nghiệp đã áp dụng ERP ở Việt Nam không thể không tránh khỏi những giây phút nản lòng, tâm lý ngại thay đổi, ỳ ạch, thiếu niềm tin của một số bộ phận nhân viên

d) Thực trạng về ngân sách:

Để triển khai hệ thống ERP thì doanh nghiệp phải xác định là sẽ tốn một khoản ngân sách khá lớn.Chi phí lớn nhất trong ngân sách chi tiêu cho ERP nằm ở phần triển khai Xác định trước những khoản mục chi phí sẽ giúp việc triển khai đảm bảo tiến độ và chất lượng, bằng không, sẽ dễ bị sa lầy và thất bại.Chi phí triển khai phần mềm ERP gồm khá nhiều mục, tùy thuộc vào mỗi nhà triển khai Tuy nhiên, chi phí cơ bản thường là chi phí bản quyền, hỗ trợ triển khai, tư vấn, bảo trì vận hành hệ thống… Ngoài ra là các chi phí cho hạ tầng ứng dụng CNTT nói chung như phần cứng, hạ tầng mạng

Hiện ở Việt Nam mới chỉ có các doanh nghiệp lớn, hoạt động ổn định mới có thể

bỏ ra một khoản ngân sách lớn như vậy để đầu tư xây dựng hệ thống ERP này Còn hầu như là chưa có doanh nghiệp vừa và nhỏ nào ở Việt Nam triển khai được

Từ năm 2002 đến nay, Vinamilk đã đầu tư cho hệ thống CNTT tổng cộng 4 triệu đô-la Mỹ.( Một khoản lớn trong đó là đầu tư cho hệ thống ERP)

3.2. Nhận xét về việc triển khai ERP của Vinamilk:

a) Lợi ích, thành công đạt được:

Sau 8 tháng vận hành ERP trên toàn công ty, Vinamilk đã có thể sơ bộ kết luận về hiệu quả ứng dụng Hệ thống giúp công ty thực hiện chặt chẽ, tránh được rủi ro trong công tác kế toán; với sự phân cấp, phân quyền rõ ràng, công tác tài chính –

kế toán thuận lợi hơn nhiều so với trước đây Các khâu quản lý kho hàng, phân