ỨNG DỤNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN lực (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING – ERP) tại CÔNG TY VINAMILK

Một ứng dụng được rất nhiều nhà quản trị quan tâm trong việc điều hành công ty và hiện nay có không ít doanh nghiệp đã, đang và chuẩn bị triển khai chính là ERP Enterprise Resource Plann

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG

BỘ MÔN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ

-*** -TIỂU LUẬN ỨNG DỤNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN LỰC (ENTERPRISE RESOURCE

PLANNING – ERP) TẠI CÔNG TY VINAMILK

Sinh viên: Nguyễn Hải Phong

Mã sinh viên: 1412230092 Lớp: TMA306(2-1617).3_LT Giáo viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Hồng Vân

Hà Nội, tháng 3 năm 2017

M C L C Ụ Ụ

L I M Đ U Ờ Ở Ầ

Với sự trợ giúp của công nghệ thông tin, doanh nghiệp đã có công cụ hữu hiệu là các hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp Việc áp dụng các phần mềm này ngày càng trở nên phổ biến và thiết yếu với doanh nghiệp Một ứng dụng được rất nhiều nhà quản trị quan tâm trong việc điều hành công ty và hiện nay có không ít doanh nghiệp đã, đang và chuẩn bị triển khai chính là ERP (Enterprise Resource Planning) – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Đây là phương tiện hiện đại, sử dụng công nghệ thông tin để quản lý tất cả các nguồn lực của doanh nghiệp (nhân lực, tài chính, phương tiện và tư liệu sản xuất ) Nhưng do nhiều nguyên nhân, một

số doanh nghiệp vẫn chưa phát huy được tác dụng vốn có của hệ thống này, thậm chí còn gặp rất nhiều khó khăn Ngoài chức năng quản lý, ERP còn đảm nhận luôn nhiệm vụ phân tích, kiểm tra thực trạng sử dụng nguồn lực với mọi mức độ cập nhật phù hợp theo yêu cầu của nhà quản trị

Cùng với đề tài của mình, em xin trình bày thực trạng ứng dụng hệ thống ERP của công ty Vinamilk

NỘI DUNG

1. Giới thiệu về hệ thống ERP

1.1 Khái niệm ERP

ERP-Hoạch định các nguồn lực của doanh nghiệp (Enterprise Resources Planning) là bộ giải pháp công nghệ thông tin có khả năng tích hợp toàn bộ các ứng dụng quản lý sản xuất kinh doanh vào một hệ thống duy nhất nhằm tự động hóa các quy trình quản lý, làm cho mọi phòng ban đều có khả năng khai thác nguồn lực phục vụ cho doanh nghiệp

1.2 Lịch sử hình thành của ERP

Khái niệm về ERP đã có từ những năm 60 của thế kỷ 20 Lúc đó ERP mới đóng vai trò như là một hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh Kể từ đó tới nay, hệ thống ERP luôn được cải tiến, mở rộng các chức năng của mình trong vai trò quản lý doanh nghiệp với các giai đoạn sau này:

Giai đoạn 1: Hoạch định nhu cầu nguyên liệu (MRP-Meterial Requirements

Planning)

Ra đời từ những năm 60 với mục tiêu là nâng cao hiệu quả trong các việc quản lý nguyên vật liệu mà cụ thể là tìm ra phương thức xử lý đơn đặt hàng nguyên vật liệu và các thành phần một cách tốt hơn với các câu hỏi như:

¬ Sản xuất cái gì?

¬ Để sản xuất những cái đó thì cần những gì?

¬ Hiện nay đã có trong tay những gì?

¬ Những gì cần phải có nữa để sản xuất?

Giai đoạn 2: Hoạch định nhu cầu nguyên liệu khép kín (Closed-loop MRP)

Ở giai đoạn này, không chỉ đơn thuần là hoạch định về nguyên vật liệu, hệ thống còn có hàng loạt các chức năng nhiệm vụ khác Hệ thống cung cấp các công cụ nhằm chỉ ra độ ưu tiên

và khả năng cung ứng về nguyên vật liệu Đồng thời hỗ trợ việc lập kế hoạch nguyên vật liệu cũng như việc thực hiện kế hoạch đó Sau khi thực hiện kế hoạch hệ thống có khả năng nhận dữ liệu, dự trù và phản hồi ngược trở lại với kế hoạch Sau đó nếu cần thiết thì các kế hoạch có thể được sửa đổi nếu có điều kiện thay đổi theo hiệu lực của độ ưu tiên

Giai đoạn 3: Hoạch định nguồn lực sản xuất (Menufacturing Resource Planning- MRPII)

Giai đoạn này là sự mở rộng của giai đoạn Closed-loop MRP nhằm hoạch định tài nguyên của các công ty, các nhà máy sản xuất có hiệu quả Ở giai đoạn này hệ thống đã chỉ ra việc hoạch dịn tới từng đơn vị, lập kế hoạch về tai chính và có khả năng mô phỏng khả năng cung ứng nhằm trả lời câu hỏi như: “Cái gì sẽ…Nếu…?” Hệ thống có rất nhièu chưc năng được liên kết chặt chẽ với nhau: Lập kế hoạch kinh doanh, lạp kế hoạch hoạt động và bán hàng, kế hoạch sản xuất, kế hoạch tổng thể, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, hoạch đinh khả năng cung ứng và hỗ trợ thực hin khả năng cung ứng nguyên vật liệu Kết quả của các chức năng tích hợp trên là bài báo cáo tài chính như: Kế hoạch kinh doanh, các báo cáo về cam kết mua hàng, ngân quỹ, dự báo kho hàng…

Giai đoạn 4: Hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp (Enterprise Resource

Planning)

Đây là giai đoạn cuối trong quá trình phát triển của ERP cho phép mở rọng phạm vi quản

lý và quản lý hiệu quả hơn đối với các doanh nghiệp có nhiều đơn vị phòng ban Hệ thống tài chính được tích hợp chặt chẽ hơn, các công cụ dây chuyền cung ứng cho phép hỗ trợ công ty kinh doanh đa quốc gia… Mục tiêu của ERP là nhằm giảm chi phí và đạt hiệu quả kinh doanh thông qua sự tích hợp các quy trình nghiệp vụ, tăng hiệu quả thông qua sự hợp tác dựa trên dây chuyền cung ứng (SCM), tạo ra giá trị hợp tác kinh doanh thông qua sự cộng tác kinh doanh

1.3 Ưu, nhược điểm của hệ thống ERP

*Ưu điểm:

• Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy: Với hệ thống ERP các phòng ban sẽ sử dụng chung một hệ thống trong thời gian thực Hẹ thống ERP tập trung các dữ liệu từ mỗi phân

hệ vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung giúp cho các phân hệ riêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau một cách dễ dàng Nên đảm bảo tính minh bạch, chính xác thông tin tránh được sự nghi ngờ, thắc mắc giữa các phòng ban

• Giảm lượng hàng tồn kho: Theo dõi lượng hàng tồn kho và xác định lượng hàng tồn kho tối ưu Nhờ đó, sẽ giảm lượng vốn lưu động đồng thời tăng hiệu quả kinh doanh

• Chuẩn hóa thông tin nhân sự: Hệ thống ERP giúp sắp xếp hợp lý các quy trình quản lý nhân sự và tiền lương Tăng sử dụng hiệu quả nhận sự, giam bớt các sai sót gian lận trong tính lương.Hơn nữa, ERP còn hỗ trợ các nhà quản lý nhân sự theo dõi giờ giấc cong nhân,hướng dẫn họ về các nghĩa vụ và quyền lợi

• Công tác kế toán chính xác hơn: ERP sẽ giúp các công ty giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch toán thủ công, dễ dàng kiểm tra tính chính xác của các tài khoản, hỗ trợ các quy trình kế toán và các biện pháp kiểm soát nội bộ chất lượng

• Tích hợp thông tin đặt hàng của khách hàng: Với ERP, đơn hàng của khách hàng đi theo một lộ trình tự động hóa từ khoảng thời gian nhân viên dịch vụ khách hàng nhận đơn hàng cho đến khi giao hàng cho khách hàng và bộ phận Tài chính xuất hóa đơn

• Chuẩn hóa và tăng hiệu quả sản xuất: Hệ thống ERP giúp loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả, tránh sai sót trong việc lên kế hoạch sản xuất và giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn

vị sản phẩm

• Quy trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn: Các phân hệ trong ERP thường yêu cầu công ty xác định rõ ràng các quy trình kinh doanh để giúp phân công công việc được rõ ràng, chi tiết hơn giảm bớt những rối rắm và các vấn đề liên quan đến các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của doanh nghiệp

*Nhược điểm:

• Đòi hỏi các công ty phần mềm phải có các kiến thức về công nghệ thông tin và am hiểu các hoạt động của doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực kinh doanh khác nhau

• Vì hệ thống ERP tích hợp tất cả các tính năng quản lý quá trình sản xuất, kinhdoanh của doanh nghiệp Nên chi phí để triển khai hệ thống này cao hơn rất nhiều so với các phần mềm đơn lẻ cộng lại

1.4 Yêu cầu cần thiết đối với hệ thống ERP

¬ Được thiết kế theo từng phần nghiệp vụ (module): Ứng với từng chức năng kinh doanh

sẽ có một module phần mềm tương ứng Ví dụ, phòng mua hàng sẽ có module đặt

hàng(Parchase) Phòng bán hàng sẽ có module phân phối và bán hàng (Sale & Distribution)… Mỗi module chỉ đảm nhiệm một nghiệp vụ Với thiết kế module, doanh nghiệp có thể mua ERP theo từng giai đoạn tùy khả năng

¬ Có tính tích hợp chặt chẽ: Việc tích hợp các module cho phép kế thừa thong tin giữa các phòng, ban Đảm bảo đồng nhất thông tin Giảm vệc cập nhật, xử lý dữ liệu ở nhiều nơi, cho phép thiết lập các quy trình luân chuyển nghiệp vụ giữa các phòng ban

¬ Có khả năng phân tích quản trị: Hệ thống ERP cho phép phân tích dựa trên các trung tâm chi phí (cost center) hay chiều phân tích (dimension); qua đó, đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh

¬ Tính mở: Tính mở của hệ thống được đánh giá thôn qua các lớp tham số hóa quy trình nghiệp

vụ Tùy thuộc vào thực tế cần thiết lập các thông số để thích ứng với thực tế( cấu hình hệ thống) Thông qua thay đổi tham số, người dung có thể thiết lập quy trình quản lý mới trong doanh nghiệp Với cách này, doanh nghiệp có thể thêm, mở rộng quy trình quản lý của mình khi cần Tính mở còn thể hiện khả năng kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, từ nhiều doanh nghiệp khác nhau trong hệ thống Ngoài ra, hệ thống ERP còn có khả năng sửa chữa, khai thác thông tin

Do đó, cùng với quy trình vận hành ERP còn có tính hướng dẫn (driver) cho phép doanh nghiệp học tập các quy trình quản lý doanh nghiệp trong chương trình Từ đó, thiết lập quy trình quản lý của mình và hoạch định các quy trình dự kiến trong tương lai

1.5 Triển khai hệ thống ERP

Các bước thực hiện:

1. Lập danh sách chi tiết các nhiệm vụ chính: Danh mục các nhiệm vụ chính, thời gian và người thực hiện

2. Thời gian triển khai: Thờ gian trung bình để triển khai hệ thống ERP là 6 tháng, bao gồm

cả cài đặt, hạy thử Thời gian triển khai đặc biệt phụ thuộc vào động cơ của người thực hiện

3. Chuẩn bị tài nguyên: Để triển khai hệ thống cần ập kế hoạch tài nguyên càn

thiết( Material Requirement-MRP) thì hệ thống mới hoactj đọng trơn tru được Bên cạnh

đó cần phải lập kế hoạch xử lý các trường hợp thiếu linh kiện, danh sách các nhà cng cấp thay thế khi cần thiết và nhân sự để xử lý các tình huống thiếu hụt linh kiện, thiế bị Đồng thời kiểm tra tính chính xáccủa thiết bị, đòi hỏi độ chính xác của thiét bị đến 98%

4. Báo cáo lưu kho-Inventory Records: đòi hỏi độ chính xác của hàng hóa trong kho đến 95%

5. Lịch trình- Lead Times: Xác định các mốc thời gian cụ thể cho từng tiểu dự án

6. Thông tin nhà cung cấp-Vendor-Information: Thông tin chính xác và đầy đủ của người cung cấp

7. Thông tin khách hàng- Customer Information: Hệ thống mới sẽ thiết lập và xử lý đơn hàng bởi nếu thong tin về khách hàng khong chính xác sẽ làm sai lệch cả hệ thống bán hang

8. Tiêu chuẩn người vận hành-Labor Standard: Hệ thống mới được sử dụng

để phân bộ nhân viên và đánh giá hiệu quả Do vạy, têu chuẩn về nhân

viên phải chính xác Nếu tiêu chuẩn không thể hiện thông tin chính xác thì

sẽ không có tác dụng và làm sai lệch thông tin về nguồn nhân lực

9. Hệ thống mạng: Cần được xậy dựng đồng bọ với hê thống ERP

10. Phần cứng: sử dụng mọi biện pháp có thể để đảm bao hẹ thống phần cứng được cài đặt sẽ

đủ khả năng đáp ứng các yêu cầu của nười sử dụng sau này và thời gian tối thiểu phải nâng cấp sau này

11. Đào tạo: Đào tạo quy trình triển khai và các vấn đề cơ bản cần lưu ý trong quá trình triển khai như lập kế hoạch tài ngyen cần thiét(MRP), lập kế hoạch năng suất cần thiết(CRP), cấu trúc tài nguyên (BOM), quản lý lưu kho…Để đảm bảo hệ thống hoạt động tốtvà hiểu qua cần đào tạo ít nhất 70%-80% nhân sự trong toàn bô tỏ chức Nhiệm vụ đào tạo cần được đề cập rõ trong quá trình thương lượng với nhà cung cấp giải pháp

12. Chuyển đổi và tải dữ liệu: Trước khi thực hiện phải hiểu rõ tầm quan trong của công việc này Sau này những thông tin và chỉ số phải tải vào hệ thống mới và là gợi ý cho doanh nghiệp:

• Cân đối hàng lưu kho

• Địa điểm kho hàng

• Hóa đơn nguyên vật liệu

• Giao thức

• Dữ liệu khách hàng

• Dữ liệu nhà cung cấp

• Lịch trình

• Đơn hàng

• Thông tin tài chính kế toán

13. Quy trìn hoạt động: xậy dựng quy trình hoạt động với hệ thống mới

1.6 Các yếu tố quyết định để triển khai ERP thành công

1.6.1 Nguồn nhân lực

¬ Quán triệt tư tưởng từ cấp lãnh đạo đến nhân viên thừa hành

¬ Lãnh đạo phải là người có tầm nhìn, chiến lược rõ ràng, nhân viên phải là

những người có năng lực

¬ Tinh thần đoàn kết, phối hợp cũng thực hiện một mục tiêu chung

¬ Thiết lập cơ chế giám sát, kiểm tra thực hiện một cách chặt chẽ

1.6.2 Quy trình

¬ Thực hiện khảo sát mô tả quy trình hiện tại của doanh nghiệp trước khi đưa vào triển khai hệ thống ERP

¬ Áp dụng các quy trình chuẩn của ERP vào việc ứng dụng Quy trình này được nghiên cứu

và dụng rộng rãi nên không thể tự ý thay đổi

¬ Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm đáng tin cậy

1.6.3 Công nghệ

¬ Lựa chọn ERP phù hợp với doanh nghiệp ( cơ sở hạ tầng, trình độ công nghệ…)

¬ Lựa chọn nhà cung cấp hệ thống ERP đáng tin cậy đảm bảo việc hướng dẫn

triển khai, quy trình triển khai nhanh chóng, đúng tiến độ

¬ Giam thiểu các chi phí bảo trì, bảo dưỡng

1.6.4 Ngân sách

¬ Lựa chọn ERP có khả năng đáp ứng nhu cầu của doanh nghiêp trong vòng 3-5 năm mà vừa đáp ứng được năng lực và khoản ngân sách đầu tư

¬ Thực hiện phân tích đánh giá hiệu quả đầu tư một cách chi tiết, nghiêm túc

trước khi đầu tư vào một hệ thống ERP

2 Phân tích thực trạng và triển khai ERP của Vinamilk

2.1 Giới thiệu công ty

2.1.1 Giới thiệu chung

Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam( Vinamilk) được thành lập trên cơ sở quyết định số 155/2003QĐ-BCN ngày 01/10/2003 của Bộ Công nghiệp về việc chuyển Doanh nghiệp Nhà

nước Công ty Sữa Việt Nam thành Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh Công ty số 4103001932 do Sở kế hoạch và đầu tư TP Hồ Chí Minh cấp ngày 20/11/2003 Trước ngày 01/12/2003, Công ty là doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Bộ Công nghiệp Vốn điều lệ đăng ký hiện này của công ty là 1.59 tỷ đồng, trong đó cổ đông Nhà nước chiếm 50,01% vốn cổ phần, cổ đông nội bộ chiếm 13,10% và cổ đông ben ngoài chiếm 36,89%

2.1.2 Hoạt động của công ty

Ngành, nghề kinh doanh và các sản phẩm chính:

Sản xuất và kinh doành sữa hộp, sữa bột, bột dinh dinh dưỡng, bánh, sữa tươi, sữa đậu nành, nước giải khát và các sản phẩm từ sữa khác Ngoài ra, công ty Vinamilk còn kinh doanh thực phẩm công nghệ, thiết bị phụ tùng, vật tư, hóa chất, nguyên liệu, ngoài ra còn kinh doanh nhà, môi giới cho thuê bất động sản, kinh doanh kho bến bãi, kinh doanh vận tải bằng ô tô, bốc xếp hàng hóa

2.2 Hoạt động của công ty trước khi triển khai ERP

Công ty cổ phần sữa Việt Nam(Vinamilk) là một doanh nghiệp lớn trong ngành công nghiệp sản xuất sữa tại Việt Nam Chiếm khoảng 80% thị phần trong nước và còn hướng ra thị trường thế giới bằng việc xuất khẩu các sản phẩm Vinamilk sang các nước khu vự Trung Đông,

Ba Lan, Đức, Đông Nam Á Với mạng lưới nhà phân phối rộng khắp Vì vậy mà quy trình sản xuất cũng như bộ máy tổ chức của Vinamilk vô cùng phức tạp Khi doanh nghiệp chưa ứng dụng ERP và hoạt động của công thì công ty gặp phải một số khó khắn như sau:

• Quy trình quản lý hàng hóa đầu vào và đầu ra cũng hoàn toàn thủ công, điều này dẫn đến một số hậu quả như lượng hàng tồn kho quá nhiều trong khi sản phẩm đầu ra lại tiêu thụ quá chậm hay việc sử dụng máy móc và công nhân đều chưa đạt hết công suất , tất cả những điều này đều đã gây ra tốn kém trong quá trình sản xuất của Vinamilk, trực tiếp ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty

• Việc kiểm soát quá trình sản xuất, xứ lý đơn hàng, hạch toán chi phí chưa đồng bộ dẫn đến việc gia tăng chi phi sản xuất, chi phí lưu kho, hàng tồn kho

• Trong hạch toán, kế toán thủ công Vinamilk vẫn thường gặp phải những sai sót mà nhân viên thường mắc phải Với hạch tóa theo kiểu thủ công, các cán bộ quản lý cũng không dễ dàng gì khi kiểm tra các bước toán và quy trình Lượng giáy tờ phải lưu trữ lớn, trong nhiều trường hợp không thẻ tránh khỏi mất mát, hư hại

2.3 Hoạt động của công ty sau khi áp dụng ERP

Để áp dụng nhu cầu ngày càng cao của người tiêu dùng, trong thời gian qua, Vianmilk đã không ngừng đổi mới công nghệ, đầu tư dây chuyền máy móc thiết bị hiện đại, nâng cao công tác quản lý và chất lượng sản phẩm Năm 1999, Vinamilk đã áp dụng thành công Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9002 và hiện đang áp dụng Bên cạnh đó, Vinamilk còn tập trung đầu tư mạnh vào công nghệ thông tin và hiện đại, ứng dụng thành công phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể ERP Oracle EBS 11i, phần mềm SAP CRM và BI

2.4 Thực trạng về việc triển khai ERP ở vinamilk

2.4.1 Thực trạng về Công nghệ

Ứng dụng của ERP trong quá trình phân phối đối với Vinamilk

Quản lý kênh phân phối luôn là thách thức đối với các doanh nghiệp Hệ thống này vận hành có hiệu quả không chỉ giúp quy trình quản lý chặt chẽ, cung cấp dịch vụ rộng khắp, kịp thời

mà còn là cách tiếp cận người tiêu dùng nhanh nhất nhằm tạo ưu thế cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường Nhờ ứng dụng CNTT, Vinamilk đã quản lý có hiệu quả hơn các kênh phân phối sản phẩm

Vinamilk hiện đang ứng dụng đồng thời ba giải pháp ERP quốc tế của Oracle, SAP và Microsoft Làm thế nào để có thể làm chủ và tích hợp cả ba giải pháp này? Thay đổi quy trình phân phối Vinamilk là một trong số ít doanh nghiệp Việt Nam đang ứng dụng giải pháp quản trị mối quan hệ với khách hàng (Customer

Relationship Management-CRM) của SAP Đây là dự án giai đoạn hai trong việc triển khai ERP của công ty này Sau tám tháng, dự án ERP giai đoạn hai đã được nghiệm thu phần lõi (SAP CRM) sau khi triển khai đến hơn 40 nhà phân phối và dự kiến tất cả các nhà phân phối khác sẽ được tích hợp vào hệ thống này Theo bà Mai Kiều Liên, Tổng giám đốc Vinamilk, với

nỗ lực đầu tư trang bị hệ thống SAP CRM, Vinamilk mong muốn có một công cụ hỗ trợ nhân viên trong công việc, cho phép mạng phân phối Vinamilk trên cả nước có thể kết nối thông tin với trung tâm trong cả hai tình huống online hoặc o_ine Thông tin tập trung sẽ giúp Vinamilk đưa ra các xử lý kịp thời cũng như hỗ trợ chính xác việc lập kế hoạch Việc thu thập và quản lý các thông tin bán hàng của đại lý là để có thể đáp ứng kịp thời, đem lại sự thỏa mãn cho khách hàng ở cấp độ cao hơn Trước khi có hệ thống SAP CRM : Thông tin phân phối của Vinamilk chủ yếu được tập hợp theo dạng thủ công giữa công ty và các đại lý Hiện nay: Hệ thống thông tin báo cáo và ra quyết định phục vụ ban lãnh đạo (Business Intelligence-BI) được thiết lập ở trung tâm chính để quản lý kênh phân phối bán hàng và các chương trình khuyến mại Các nhà phân