ỨNG DỤNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN lực DOANH NGHIỆP tại CÔNG TY cổ PHẦN sữa VIỆT NAM VINAMILK

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNGKHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH Môn: THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ Tiểu luận ỨNG DỤNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM VINAMILK Sinh viên thực

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

Môn: THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ

Tiểu luận ỨNG DỤNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM VINAMILK

Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Hồng Vân

Mã số sinh viên: 1411210239

Lớp tín chỉ: TMA306(2-1617).3_LT

Giảng viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Thị Hồng Vân

Hà Nội, tháng 3 năm 2017

Mục lục

LỜI MỞ ĐẦU

Trong bối cảnh nền kinh tế mở cửa và phát triển không ngừng như hiện nay, việc cạnh tranh trở nên vô cùng gay gắt Nếu doanh nghiệp không cởi mở, thay đổi, ứng dụng công nghệ vào sản xuất kinh doanh và quản lý thì sẽ không thể tồn tại và phát triển bền vững trên thị trường Ngày nay việc ứng dụng công nghệ thông tin vào sản xuất trở nên phổ biến và là một yếu tố cần thiết không thể thiếu bởi vì có công nghệ thì mới tăng năng suất, giảm nhẹ khối lượng công việc tay chân, tiết kiệm thời gian, chi phí và cho thấy rõ ràng hiệu quả công việc

Hiện nay, đối với các doanh nghiệp thì hệ thống kế hoạch hóa nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise resource planning - ERP ) cũng đã không còn xa lạ Tuy nhiên, để

có thể sử dụng được thành thục ERP thì doanh nghiệp cần phải có một đội ngũ nhân viêc giàu kinh nghiệm, năng lực

Thực tế cho thấy ở Việt Nam, khi triển khai ERP ở các doanh nghiệp, có 70% trong số ấy không thành công, 30% còn lại là thành công hoặc chỉ thành công 1 phần Điều đó có nghĩa là triển khai ERP là công việc vô cùng khó khăn, cần có chiến lược

cụ thể, sự chuẩn bị kỹ lưỡng về nhiều mặt.Và sự thành công về ERP của Vinamilk cũng có thể một phần nào cho ta thấy được những kinh nghiệm và bài học qua công cuộc áp dụng ERP của Vinamilk Vì vậy, em xin lựa chọn đề tài này để cùng mọi người hiểu rõ hơn về thực trạng triển khai ERP tại nước ta thông qua nghiên cứu hoạt động thực tế này tại Vinamilk

Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG

1.1. Sơ lược về ERP.

ERP được định nghĩa là một hệ thống ứng dụng đa phân hệ (Multi Module Software Application) giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và điều hành tác nghiệp Bản chất ERP là một hệ thống tích hợp các phần mềm ứng dụng đa phân hệ nhằm giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và tác nghiệp

Giải pháp ERP cung cấp cho các nhà quản lý doanh nghiệp khả năng quản

lý và điều hành tài chính – kế toán, quản lý vật tư, quản lý sản xuất, quản lý kinh doanh và phân phối sản phẩm, quản lý dự án, quản lý dịch vụ, quản lý khách hàng, quản lý nhân sự, các công cụ dự báo và lập kế hoạch, báo cáo, v.v Thêm vào đó, như một đặc điểm rất quan trọng mà các giải pháp ERP cung cấp cho các doanh nghiệp, là một hệ thống quản lý với quy trình hiện đại theo chuẩn quốc tế, nhằm nâng cao khả năng quản lý điều hành doanh nghiệp cho lãnh đạo cũng như tác nghiệp của các nhân viên

1.2. Giới thiệu công ty Vinamlik

1.2.1. Giới thiệu chung

Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam (Vinamilk) được thành lập trên cơ sở quyết định

số 155/2003QĐ-BCN ngày 01/10/2003 của Bộ Công nghiệp về việc chuyển Doanh nghiệp Nhà nước Công ty Sữa Việt Nam thành Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam Giấy Chứng nhận đăng ký kinh doanh Công ty số 4103001932 do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP

Hồ Chí Minh cấp ngày 20/11/2003

Vốn điều lệ hiện nay của công ty là vào khoảng hơn 14.514 tỷ đồng Năm 2016, doanh thu thuần của công ty rơi vào khoảng hơn 46.794 tỷ đồng và lợi nhuận sau thuế vào khoảng hơn 9.363 tỷ đồng Mức doanh thu và lợi nhuận sau thuế của công ty tăng đều theo các năm

1.2.2. Hoạt động của công ty.

- Sản xuất kinh doanh các sản phẩm từ sữa

- Kinh doanh thực phẩm công nghệ, thiết bị phụ tùng, vật tư, hoá chất và nguyên liệu, sản xuất mua bán rượu, bia, đồ uống, thực phẩm chế biến, chè uống, café

- Kinh doanh nhà, môi giới cho thuê BĐS, kho bãi, bến bãi, vận tải hàng bằng ô

tô, bốc xếp hàng hoá

- Bán lẻ thực phẩm và đồ uống trong các cửa hàng chuyên doanh

1.2.3. Mục tiêu

 Tầm nhìn

“Trở thành biểu tượng niềm tin số một Việt Nam về sản phẩm dinh dưỡng và sức khỏe phục vụ cuộc sống con người “

 Sứ mệnh

“Vinamilk cam kết mang đến cho cộng đồng nguồn dinh dưỡng tốt nhất, chất lượng nhất bằng chính sự trân trọng, tình yêu và trách nhiệm cao của mình với cuộc sống con người và xã hội”

 Giá trị cốt lõi

- Chính trực: Liêm chính, Trung thực trong ứng xử và trong tất cả các giao dịch

- Tôn trọng: Tôn trọng bản thân, tôn trọng đồng nghiệp Tôn trọng Công ty, tôn trọng đối tác Hợp tác trong sự tôn trọng

- Công bằng: Công bằng với nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp và các bên liên quan khác

- Tuân thủ: Tuân thủ Luật pháp, Bộ Quy Tắc Ứng Xử và các quy chế, chính sách, quy định của Công ty

- Đạo đức: Tôn trọng các tiêu chuẩn đã được thiết lập và hành động một cách đạo đức

Chương 2: ỨNG DỤNG ERP TẠI VINAMLIK

2.1. Thực trạng triển khai ERP tại Vinamilk.

Hệ thống ERP sử dụng giải pháp Oracle E Business Suite của Oracle do Pythis bắt đầu triển khai từ 15/3/2005 gồm các phân hệ chính là tài chính – kế toán, quản lý mua sắm – quản lý bán hàng, quản lý sản xuất và phân tích kết quả hoạt động (Business Intelligence – BI)

Hệ thống ERP tại Vinamilk đã được đưa vào sử dụng chính thức từ 1/1/2007 Chiều 7/9/2007, tại TP.HCM, nhà triển khai Pythis đã cùng Vinamilk tổ chức lễ bàn giao hệ thống thông tin hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) Công việc chuyển giao công nghệ diễn ra trên toàn công ty cổ phần Sữa Việt Nam - Vinamilk với 13 địa điểm, bao gồm trụ sở chính tại TP.HCM, xí nghiệp kho vận và các chi nhánh, nhà máy trên toàn quốc

Ông Nguyễn An Nhân, tổng giám đốc Pythis cho biết ban lãnh đạo Vinamilk cam kết và hỗ trợ mạnh mẽ dự án ứng dụng ERP - định hướng đúng và đi đến cùng Vinamilk đã phân công đội ngũ có chuyên môn tham gia tích cực vào dự án; đội ngũ CNTT của Vinamilk chuyên nghiệp, làm việc bài bản và quy củ Ngoài ra, dự án còn được hỗ trợ bởi hệ thống quản lý sản xuất của Vinamilk, của nhà cung cấp giải pháp là Oracle và nhà tư vấn độc lập là công ty TNHH KPMG Kinh nghiệm chính mà Pythis chia sẻ là các bên tham gia (Pythis, Vinamilk, Oracle và cả KPMG) cùng xác định rõ mục tiêu nhưng không đi quá chi tiết vào những vấn đề không quan trọng, đồng thời luôn luôn có người đứng ra giải quyết các vấn đề phát sinh

2.1.1. Thực trạng về quy trình

Quá trình triển khai ERP tại Vinamilk thực chất đã trải qua 3 đợt chính Vì thế, trong toàn công ty Vinamilk có tình trạng nơi đã sử dụng ERP, nơi chưa có ERP nên đã

phát sinh các vấn đề về hệ thống báo cáo, điều hành công ty Bên cạnh 3 phân hệ ERP chính, Vinamilk còn tiếp nhận hệ thống phần mềm trích xuất dữ liệu thông minh BI (Business Intelligence) cho cả 3 phân hệ đó Pythis đã phải lập trình trên 300 biểu mẫu báo cáo theo quy trình của Vinamilk Đây cũng là một tài sản trí tuệ lớn thu được từ dự án

Việc chia nhỏ quá trình giúp công ty tiếp cận hệ thống được dễ dàng hơn, cùng các bên liên quan giải quyết những vấn đề phát sinh, giúp cho các đợt tiếp theo mở rộng thêm qui mô, áp dụng thêm các công nghệ kĩ thuật mới sẽ giảm thiểu rủi ro, suôn

sẻ và thành công hơn

Thực hiện việc khảo sát mô tả qui trình hiện tại : Phòng CNTT của Vinamilk được thành lập với 26 nhân viên chia ra thành nhiều nhóm: nhóm hỗ trợ máy tính, nhóm mạng, nhóm máy chủ- cơ sở dữ liệu, nhóm lập trình và nhóm hỗ trợ Solomon (Solomon là một phần mềm của microsoft)

Qui trình triển khai ERP tuân theo qui trình chuẩn ERP được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp sản xuất-thương mại dưới sự giúp đỡ tận tình của nhà triển khai Pythis, công ty tư vấn độc lập KPMG, nhà cung cấp giải pháp Oracle và đặc biệt

là đã được tạo điều kiện tối đa từ ban lãnh đạo Vinamilk

2.1.2. Thực trạng về công nghệ.

 Ứng dụng của ERP trong quá trình phân phối đối với Vinamilk.

Nhờ ứng dụng CNTT, Vinamilk đã quản lý có hiệu quả hơn các kênh phân phối sản phẩm Sau tám tháng, dự án ERP giai đoạn hai đã được nghiệm thu phần lõi (SAP CRM) sau khi triển khai đến hơn 40 nhà phân phối và dự kiến tất cả các nhà phân phối khác sẽ được tích hợp vào hệ thống này

Hệ thống thông tin báo cáo và ra quyết định phục vụ ban lãnh đạo (Business Intelligence-BI) được thiết lập ở trung tâm chính để quản lý kênh phân phối bán hàng

và các chương trình khuyến mại Các nhà phân phối có thể kết nối trực tiếp vào hệ thống qua đường truyền Internet sử dụng chương trình SAP, hoặc kết nối theo hình thức offline sử dụng phần mềm Solomon của Microsoft Riêng các đại lý sử dụng phần mềm được FPT phát triển cho PDA để ghi nhận các giao dịch Các nhân viên bán hàng

sử dụng PDA kết nối với hệ thống tại nhà phân phối để cập nhật thông tin

Chương trình đã giúp CRM hóa hệ thống kênh phân phối của công ty qua các phần mềm ứng dụng Quá trình này đã hỗ trợ các nhân viên nâng cao năng lực, tính chuyên nghiệp và khả năng nắm bắt thông tin thị trường tốt nhất nhờ sử dụng các thông tin được chia sẻ trên toàn hệ thống.Vinamilk cũng quản lý xuyên suốt các chính sách giá, khuyến mãi trong hệ thống phân phối Trong khi đó, đối tượng quan trọng của doanh nghiệp là khách hàng đầu cuối cũng được hưởng lợi nhờ chất lượng dịch vụ ngày càng được cải thiện

 Ứng dụng EPR trong kế toán

Trong hạch toán, kế toán thủ công Vinamilk vẫn thường gặp phải những sai sót

mà nhân viên thường mắc phải Với hạch toán theo kiểu thủ công, các cán bộ quản lý của Vinamilk cũng không dễ dàng gì khi kiểm tra các bước toán và các quy trình

Từ những lý do cụ thể này, Vinamilk đã tìm giải pháp và khắc phục một cách có hiệu quả tình trạng trên bằng việc sử dụng hệ thống thông tin hoạch địnhnguồn lực doanh nghiệp ERP

Hệ thống SAP được xây dựng trên nền tảng công nghệ SAP NetWeaver Tại Vinamilk, NetWeaver đã tích hợp thông tin từ hệ thống ERP sử dụng Oracle EBS cùng với hệ thống Solomon sử dụng tại các nhà phân phối và ứng dụng trên PDA cho nhân viên bán hàng Ba ứng dụng này được NetWeaver tích hợp thành hệ thống (Business Warehouse-BW) để phục vụ cho hệ thống báo cáo thông minh, giúp ban lãnh đạo có

được thông tin chính xác và trực tuyến về tình hình hoạt động kinh doanh trên toàn quốc

2.1.3. Thực trạng về nhân lực.

Vinamilk đã có được sự quán triệt tư tưởng từ cấp lãnh đạo tới nhân viên thừa hành về quyết tâm thay đổi mặc dù giai đoạn đầu là giai đoạn vô cùng khó khăn Nhưng nhà quản trị và nhân viên đã vượt qua được thử thách, kiên trì thực hiện mục tiêu

Công ty đã có phương án triển khai nhằm đào tạo nguồn nhân lực vận hành hệ thống bằng cách cử một nhóm người có trình độ, có năng lực đi đào tạo, huấn luyện

Cấp lãnh đạo tạo nguồn động lực ,niềm tin tưởng cho nhân viên, cùng vì một mục tiêu chung Cùng với các qui định, tinh thần kỉ luật trong việc tuân thủ các qui trình hoạt động

Về cơ cấu tổ chức của công ty, ngoài việc nâng cao kiến thức của nhân viên, hệ thống đã đáp ứng tốt nhu cầu của người sử dụng Việc quản lý trở nên tập trung, xuyên suốt, có sự thừa hưởng và kịp thời

2.1.4. Thực trạng về ngân sách.

Để triển khai hệ thống ERP thì doanh nghiệp phải xác định là sẽ tốn một khoản ngân sách khá lớn.Chi phí lớn nhất trong ngân sách chi tiêu cho ERP nằm ở phần triển khai Xác định trước những khoản mục chi phí sẽ giúp việc triển khai đảm bảo tiến độ

và chất lượng, bằng không, sẽ dễ bị sa lầy và thất bại.Chi phí triển khai phần mềm ERP gồm khá nhiều mục, tùy thuộc vào mỗi nhà triển khai Tuy nhiên, chi phí cơ bản thường là chi phí bản quyền, hỗ trợ triển khai, tư vấn, bảo trì vận hành hệ thống… Ngoài ra là các chi phí cho hạ tầng ứng dụng CNTT nói chung như phần cứng, hạ tầng mạng

Hiện ở Việt Nam mới chỉ có các doanh nghiệp lớn, hoạt động ổn định mới có thể bỏ ra một khoản ngân sách lớn như vậy để đầu tư xây dựng hệ thống ERP này Còn hầu như là chưa có doanh nghiệp vừa và nhỏ nào ở Việt Nam triển khai được

Từ năm 2002 đến 2007, Vinamilk đã đầu tư cho hệ thống CNTT tổng cộng 4 triệu đô-la Mỹ.( Một khoản lớn trong đó là đầu tư cho hệ thống ERP)

2.2. Nhận xét về việc triển khai ERP tại Vinamilk.

2.2.1. Thành công đạt được.

Sau 8 tháng vận hành ERP trên toàn công ty, Vinamilk đã có thể sơ bộ kết luận

về hiệu quả ứng dụng Hệ thống giúp công ty thực hiện chặt chẽ, tránh được rủi ro trong công tác kế toán; với sự phân cấp, phân quyền rõ ràng, công tác tài chính – kế toán thuận lợi hơn nhiều so với trước đây Các khâu quản lý kho hàng, phân phối, điều hành doanh nghiệp, quan hệ khách hàng và sản xuất đã được công ty quản lý tốt hơn, giảm đáng kể rủi ro; giữa bán hàng và phân phối có sự nhịp nhàng, uyển chuyển hơn; các chức năng theo dõi đều tiến hành theo thời gian thực

Trình độ nhân viên CNTT tại Vinamilk đã được nâng cao hơn so với trước Hạ tầng CNTT được kiện toàn, đồng bộ, chuẩn hoá và củng cố Về cơ cấu tổ chức của công ty, ngoài việc nâng cao kiến thức của nhân viên, hệ thống đã đáp ứng tốt nhu cầu của người sử dụng Việc quản lý trở nên tập trung, xuyên suốt, có sự thừa hưởng và kịp thời

Vinamilk đã đặc biệt thành công trong các kênh phân phối Các nhà phân phối

có thể kết nối trực tiếp vào hệ thống qua đường truyền Internet sử dụng chương trình SAP, hoặc kết nối theo hình thức offline sử dụng phần mềm Solomon của Microsoft Riêng các đại lý sử dụng phần mềm được FPT phát triển cho PDA để ghi nhận các giao dịch Các nhân viên bán hàng sử dụng PDA kết nối với hệ thống tại nhà phân phối để cập nhật thông tin

Vinamilk cũng thống nhất các quy trình kinh doanh với các nhà phân phối theo các yêu cầu quản lý mang tính hệ thống như quản lý giá, khuyến mại, kế hoạch phân phối, cũng như quy trình tác nghiệp cho nhân viên bán hàng bằng PDA

2.2.2. Một số hạn chế.

Thiếu nguồn nhân sự: Khi triển khai ERP, nguồn nhân lực chiếm vị trí hàng

đầu Không riêng gì Vinamilk mà hầu hết tất cả các doanh nghiệp khi triển khai ERP đều gặp khó khăn trong vấn đề nhân sự Đặc biệt là Nguồn nhân lực thiếu kiến thức chuyên môn ERP Vì thế mà hầu hết các doanh nghiệp phải cử nhân viên đi đào tạo, tập huấn

Chi phí đầu tư lớn: Tuy Vinamilk là một doanh nghiệp lớn hàng đầu của Việt

Nam, nhưng ERP vẫn là một hệ thống đắt tiền đối với doanh nghiệp, Vinamilk đã tốn một khoản chi phí lớn cho việc đầu tư này

Chương 3: BÀI HỌC KINH NGHIỆM

Các doanh nghiệp thường e dè khi tiếp nhận những công nghệ mới và áp dụng chúng vào quy trình quản lý, kinh doanh của doanh nghiệp mình Lý do cho hiện trạng này có thể là vì chi phí thay đổi, ứng dụng công nghệ cao; cũng có thể là vì doanh nghiệp không cởi mở trong việc thay đôi cơ cấu tổ chức công ty Tuy nhiên, thực tế đã chứng minh rằng việc ứng dụng công nghệ vào các hoạt động sản xuất, kinh doanh và quản lý của doanh nghiệp mang lại lợi ích lớn hơn nhiều so với những gì doanh nghiệp

bỏ ra Vậy từ doanh nghiệp đi trước và thành công như Vinamilk, ta rút ra được những bài học kinh nghiệm để các doanh nghiệp khác có thể học hỏi và ứng dụng thành công ERP với hiệu quả tốt nhất, chi phí thấp nhất và thời gian ngắn nhất

Sau đây là một số bài học kinh nghiệm để triển khai ERP thành công:

- Lựa chọn đúng giải pháp và lựa chọn đúng đơn vị triển khai Hệ thống ERP có nhiều giải pháp triển khai với mức chi phí khác nhau và do các đơn vị khác nhau cung cấp Doanh nghiệp có thể cân nhắc để chọn một giải pháp phù hơp nhất với tình hình nguồn lực của họ

- Lập kế hoạch dự án một cách cẩn thận Thực tế cho thấy việc lập kế hoạch triển khai dự án ERP rất quan trọng bởi việc áp dụng ERP là rất khó và chi phí đầu tư

là vô cùng lớn, do vậy doanh nghiệp cần chắc chắn đảm bảo ERP sẽ được áp dụng thành công

- Tập trung vào những lợi ích đã xác định Doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu của mình khi triển khai ERP và tập trung vào những mục tiêu đó, tránh việc tham lam quá nhiều lợi ích khiến nguồn lực bị chia sẻ, dẫn đến việc quá tải và việc ứng dụng ERP bị thất bại