Kinh nghiệm chính mà pythis chia sẻ là các bên tham gia (pythis, vinamilk, oracle và cả KPMG)

Với sự trợ giúp của công nghệ thông tin, doanh nghiệp đã có công cụ hữu hiệu là các hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp.. Đây là phương tiện hiện đại, sử dụng công nghệ thông tin để

M C L C Ụ Ụ

Môi trường kinh doanh hiện đại với áp lực cạnh tranh ngày một gia tăng buộc doanh nghiệp luôn tìm kiếm giải pháp cung cấp sản phẩm và dịch vụ tới khách hàng nhanh hơn,

rẻ hơn, và tốt hơn đối thủ Để vươn tới mục tiêu này, doanh nghiệp nỗ lực hoàn thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực trong quá trình sản xuất kinh doanh

Với sự trợ giúp của công nghệ thông tin, doanh nghiệp đã có công cụ hữu hiệu là các hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp Việc áp dụng các phần mềm này ngày càng trở nên phổ biến và thiết yếu với doanh nghiệp

Chúng tôi xin giới thiệu một ứng dụng của công nghệ thông tin rất được nhiều nhà quản

lý quan tâm trong việc điều hành công ty mà cho đến nay không ít doanh nghiệp vận dụng Nhưng chính vì chưa hiểu đúng và hiểu đủ nên chưa phát huy được tác dụng vốn

có của nó, thậm chí còn gặp rất nhiều khó khăn Đó chính là ERP (Enterprise Resource Planning) – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Đây là phương tiện hiện đại, sử dụng công nghệ thông tin để quản lý tất cả các nguồn lực của doanh nghiệp (nhân lực, tài chính, phương tiện và tư liệu sản xuất )

Ngoài chức năng quản lý, ERP còn đảm nhận luôn nhiệm vụ phân tích, kiểm tra thực trạng sử dụng nguồn lực với mọi mức độ cập nhật phù hợp theo yêu cầu của nhà quản lý Vậy với những tính năng ưu việt của nó đã đem lại kết quả gì cho doanh nghiệp? Vận dụng thế nào mới gọi là hợp lý? Và doanh nghiệp Việt Nam đã vận dụng thành công hay chưa? Nếu chưa thì doanh nghiệp cần phải làm gì để có thể vận dụng thành công hệ thống này? Chúng ta hãy cùng tìm hiểu qua phân tích dưới đây

NỘI DUNG

1 Giới thiệu về công ty Vinamilk:

- Vinamilk được thành lập vào ngày 20/08/1976 với tên gọi Công ty Sữa- Cà phê Miền Nam, dựa trên cơ sở tiếp quản 3 nhà máy sữa do chế độ cũ để lại: Nhà máy sữa Thống Nhất (tiền thân là nhà máy Foremost); Nhà máy sữa Trường Thọ (tiền thân là nhà máy Cosuvina); Nhà máy sữa Bột Dielac.Vào tháng 3 năm 1994, Vinamilk chính thức khánh thành Nhà máy sữa đầu tiên ở Hà Nội

- Tháng 11/2003 chuyển sang tên gọi Công ty cổ phần Sữa Việt Nam

- Ngày 19/1/2006 niêm yết mã chứng khoán VNM trên sàn chứng khoán thành phố Hồ Chí Minh

- Được bình chọn vào top 10 Hàng Việt Nam chất lương cao từ 1995-2007

- Năm 2010, Vinamilk đầu tư vào công ty Mikara tại New Zealand

- Vinamilk cũng được xếp vào danh sách 200 doanh nghiệp tốt nhất thị trường Châu Á- Thái Bình Dương do Forbes Asia bình chọn năm 2010

- Tháng 3/2012, bà Mai Kiều Liên- CEO của Vinamilk được Forbes bình chọn vào danh sách 50 nữ doanh nhân quyền lực nhất Châu Á

- Từ năm 2008- 2012, tốc độ tăng trưởng xuất khẩu đã đạt 62%

- Năm 2016, doanh thu của Vinamilk đạt 44.560 tỷ VNĐ

- Vinamilk là công ty sản xuất sữa và các sản phẩm từ sữa hàng đầu Việt Nam, có trụ sở chính tại số 10 phố Tân Trào, Phường Tân Phú, Quận 7, thành phố

Hồ Chí Minh

- Công ty bao gồm trụ sở chính, 24 đơn vị trực thuộc và 1 Văn phòng và tổng số CBCNV chính thức lên đến gần 5,400 người

- Đến nay, sản phẩm của công ty đã có mặt trên thị trường hơn 31 quốc gia lớn trên thế giới với hơn 200 loại sản phẩm bao gồm sữa bột, sữa tươi, sữa hộp, bánh, bột sinh dưỡng, sữa đậu nành, sữa chua và những sản phẩm khác từ sữa

 E: Interprise (Doanh nghiệp).

 R: Resource (Tài nguyên) Trong CNTT, tài nguyên là bất kỳ PM, phần cứng hay dữ liệu thuộc hệ thống mà có thể truy cập và sử dụng được Ứng dụng ERP vào quản trị DN đòi hỏi DN phải biến nguồn lực thành tài nguyên

 P: Planning (Hoạch định), là kế hoạch là một khái niệm quen thuộc trong quản trị kinh doanh Điều cần quan tâm ở đây là hệ ERP hỗ trợ DN lên kế hoạch như thế nào?

ERP là một thuật ngữ được dùng liên quan đến mọi hoạt động của doanh nghiệp,

do phần mềm máy tính hỗ trợ và thực hiện các qui trình xử lý một cách tự động hoá, để giúp cho các doanh nghiệp quản lý các hoạt động then chốt

Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch Một phần mềm ERP là một phần mềm máy tính cho phép công ty cung cấp và tổng hợp số liệu của nhiều hoạt động riêng rẽ khác nhau

để đạt được mục tiêu trên

Đặt điểm nổi bật của ERP là một hệ thống phần mềm sống có thể mở rộng và phát triển theo thời gian theo từng loại hình doanh nghiệp mà không làm ảnh hưởng đến cấu trúc của chương trình

Một hệ thống ERP có thể được mô tả qua sơ đồ sau

1.2 Tình hình Vinamilk trước khi áp dụng ERP:

- Quy trình quản lý hàng hóa đầu vào và đầu ra cũng hoàn toàn thủ công, điều này

đã dẫn đến một số hậu quả như lượng hàng tồn kho quá nhiều trong khi sản phẩm đầu ra lại tiêu thụ quá chậm hay việc sử dụng máy móc và công nhân đều chưa đạt hết công suất tất cả những điều này đều đã gây ra tốn kém trong cả quá trình sản xuất của Vinamilk, trực tiếp ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty

- Từ những lý do cụ thể này, Vinamilk đã tìm giải pháp và khắc phục một cách có hiệu quả tình trạng trên bằng việc sử dụng hệ thống thông tin hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP

1.3 Triển khai ERP

1.3.1 Chuẩn bị cơ sở hạ tầng và nhân lực:

Phòng CNTT của Vinamilk được thành lập với 26 nhân viên chia ra thành nhiều nhóm: nhóm hỗ trợ máy tính, nhóm mạng, nhóm máy chủ - cơ sở dữ liệu, nhóm lập trình và nhóm hỗ trợ Solomon Vinamilk đã hợp tác với IBM để xây dựng và triển khai cơ sở hạ tầng CNTT theo yêu cầu bao gồm hệ thống máy chủ thuộc dòng IBM Blade Center System X (chạy bộ vi xử lý intel); hệ thống lưu trữ SAN của IBM DS8100 dung lượng 10TB nặng 1 tấn, được điều khiển bằng 2 máy chủ IBM system p- Vinamilk là khách hàng đầu tiên của IBM áp dụng hệ thống này( chỉ riêng hệ thống này có chi phí tới 2,5 triệu USD); hệ thống phục hồi sự cố và phần mềm quản lý ứng dụng

1.3.2 Triển khai:

Quá trình triển khai ERP tại Vinamilk thực chất đã trải qua 3 đợt chính Ngày 15/3/2005,

Hệ thống ERP sử dụng giải pháp Oracle E Business Suite của Oracle do Pythis bắt đầu triển khai gồm các phân hệ chính là tài chính - kế toán, quản lý mua sắm - quản lý bán hàng, quản lý sản xuất và phân tích kết quả hoạt động (Business Intelligence - BI) Công việc chuyển giao công nghệ diễn ra trên toàn công ty cổ phần Sữa Việt Nam - Vinamilk với 13 địa điểm, bao gồm trụ sở chính tại TP.HCM, xí nghiệp kho vận và các chi nhánh, nhà máy trên toàn quốc Việc chia nhỏ quá trình giúp công ty tiếp cận hệ thống được dễ dàng hơn, cùng các bên liên quan giải quyết những vấn đề phát sinh, giúp cho các đợt

tiếp theo mở rộng thêm qui mô, áp dụng thêm các công nghệ kĩ thuật mới sẽ giảm thiểu rủi ro, suôn sẻ và thành công hơn

Vinamilk hiện đang ứng dụng đồng thời ba giải pháp ERP quốc tế của Oracle, SAP, và Microsoft các hệ thống nói trên đã được Vinamilk lựa chọn cho từng yêu cầu cụ thể, tùy theo các chức năng, đặc điểm riêng của từng hệ thống cho các công việc cụ thể do đó có thể tích hợp và làm chủ cả 3 giải pháp ERP quốc tế này và VINAMILK đã đưa ra được các giải pháp tốt nhất nhằm giúp giải quyết bài toán kinh doanh

1.3.3 Kết quả:

Sau 8 tháng vận hành ERP trên toàn công ty, Vinamilk đã có thể sơ bộ kết luận về hiệu quả ứng dụng Hệ thống giúp công ty thực hiện chặt chẽ, tránh được rủi ro trong công tác

kế toán; với sự phân cấp, phân quyền rõ ràng, công tác tài chính - kế toán thuận lợi hơn nhiều so với trước đây Các khâu quản lý kho hàng, phân phối, điều hành doanh nghiệp, quan hệ khách hàng và sản xuất đã được công ty quản lý tốt hơn, giảm đáng kể rủi ro; giữa bán hàng và phân phối có sự nhịp nhàng, uyển chuyển hơn; các chức năng theo dõi đều tiến hành theo thời gian thực Trình độ nhân viên CNTT tại Vinamilk đã được nâng cao hơn so với trước Hạ tầng CNTT được kiện toàn, đồng bộ, chuẩn hoá và củng cố Công ty cho biết từ năm 2002 đến nay, Vinamilk đã đầu tư cho CNTT tổng cộng 4 triệu USD (trong đó có phần ERP) và khẳng định, nhờ có đầu tư sâu, rộng nên Vinamilk đủ sức tiếp thu các giải pháp lớn Về cơ cấu tổ chức của công ty, ngoài việc nâng cao kiến thức của nhân viên, hệ thống đã đáp ứng tốt nhu cầu của người sử dụng Việc quản lý trở nên tập trung, xuyên suốt, có sự thừa hưởng và kịp thời

Ngay khi triển khai thành công hệ thống Microsoft Dynamics SL, Vinamilk đã đồng thời đưa ERP và giải pháp bán hàng bằng PDA cho các nhà phân phối để củng cố năng lực quản lý.Đã có 33 nhà phân phối (NPP) của Vinamilk trên toàn quốc tham gia vào mạng lưới triển khai ERP-PDA Dự kiến đến cuối 2007, con số này sẽ tăng lên là 78 NPP Vinamilk đã triển khai Microsoft Dynamics SL và Palm Z22 cho 10 NPP ở HN và 23 NPP tại TP.HCM Mười sáu NPP khác ở khu vực Đông Nam Bộ đang trong giai đoạn hoàn tất cài đặt phần mềm Dự kiến, đến cuối năm nay, Vinamilk sẽ triển khai xong phần mềm cho 78 NPP và đến tháng 7/2008 là 187 NPP Mạng lưới các NPP được Vinamilk

1.4.1 Khó khăn:

Tuy Pythis là một doanh nghiệp chuyên cung cấp các giải pháp phần mềm tại Việt Nam nhưng khả năng đáp ứng của Pythis cho toàn bộ quá trình ERP của Vinamilk là chưa đủ

Có thể thấy, là nhà cung cấp hàng đầu nhưng nguồn nhân lực, công nghệ và năng lực của Pythis cũng chỉ có hạn Tầm của Pythis có thể là đối tác chiến lược của Oracle tại Việt Nam nhưng để hoàn toàn phát huy hết khả năng của Oracle tại một doanh nghiệp lớn như Vinamilk là chưa thể được Do đó, Vinamilk mua cả giải pháp phần mềm của Oracle và SAP để hoàn thiện hơn khả năng quản lý công nghệ ở mức cao Có thể Vinamilk muốn mua giải pháp của Oracle cho các năng lực quản lý lõi và riêng CRM ( Customer Relationship Management ) của SAP để củng cố khả năng quản lý khách hàng ở mức cao nhất Ở một mức nào đó, các chức năng ERP của Oracle ở mảng CRM chưa được phát huy, một phần là do năng lực, nhân lực không đủ (mà nguyên nhân chính là do Pythis) điều này khiến cho chi phí dành cho ERP tại Vinamilk lại bị đội lên một lần nữa Đồng thời, khả năng đồng bộ hóa cho qua trình quản lý của các giải pháp cũng bị giảm đáng kể Những số liệu từ khách hàng và nhà cung cấp đưa vào vẫn thông qua hệ thống nhập tay

từ các nhân viên nghiệp vụ của mình nhận chứng từ của nhân viên nghiệp vụ đối tác Do vậy, có độ trễ và thiếu chính xác

Chi phí để đầu tư cho ERP và để đưa nó vào hoạt động hoàn chỉnh là tương đối lớn không chỉ về năng lực phần cứng, phần mềm và cả năng lực con người Hệ thống phần cứng cần được đầu tư lớn để có khả năng chạy được tất cả các module Hệ thống phần mềm thì cũng cần thường xuyên phải cập nhật các phiên bản mới nhất dùng cho việc quản lý một cách hiệu quả nhất Khi hệ thống phần cứng và phần mềm có thể mua được thì một vấn đề khác cần được nhắc đến như là một vấn đề quan trọng, then chốt Đó là năng lực, nhân lực cần có để sử dụng được hệ thống đó Việc đầu tư cho nhân lực không phải ngày một ngày hai mà còn là một quá trình dài Vinamilk muốn sử dụng hệ thống ERP thì không chỉ phải đầu tư cho cơ sở hạ tầng mà còn phải chú trọng đến nguồn nhân

lực có đủ trình độ để triển khai hệ thống Nguồn nhân lực này không những phải am hiểu

về tình hình chung của Vinamilk mà còn phải đủ khả năng vận hành hệ thống Muốn vậy thì Vinamilk phải đào tạo nhân lực đủ trình độ để sử dụng hệ thống và thêm vào đó là đưa nhân viên của mình thực hành trên hệ thống thật sự để tích lũy thêm kinh nghiệm để đạt được hiệu quả cao nhất khi sử dụng hệ thống

Phần triển khai CRM và distribution cho các vendor là những module khác hẳn các module trong core central mà Vinamilk đã mua Nghiệp vụ đã vươn ra để kiểm soát thị trường, kiểm soát năng lực nhân viên kinh doanh, kiểm soát cạnh tranh của đối thủ Điều ấy quá xa lạ với các nhân viên và các nhà tư vấn triển khai ERP thông thường

Ngoài ra, điểm đặc biệt của Vinamilk là hiện công ty đang ứng dụng đồng thời ba giải pháp ERP quốc tế của Oracle, SAP, và Microsoft Do đó, làm cách nào để kết hợp được 3 giải pháp một cách hiện quả cũng là một thách thức

1.4.2 Lý do thành công:

- Sự cam kết và hỗ trợ mạnh mẽ của ban lãnh đạo Vinamilk - định hướng đúng và đi đến cùng

- Vinamilk đã phân công đội ngũ có chuyên môn tham gia tích cực vào dự án

- Đội ngũ CNTT của Vinamilk chuyên nghiệp, làm việc bài bản và qui củ

- Ngoài ra, dự án còn được hỗ trợ bởi hệ thống quản lý sản xuất của Vinamilk, của nhà cung cấp giải pháp là Oracle và nhà tư vấn độc lập là công ty TNHH KPMG

2 Kinh nghiệm chính mà Pythis chia sẻ là các bên tham gia (Pythis,

Vinamilk, Oracle và cả KPMG) cùng xác định rõ mục tiêu nhưng không đi quá chi tiết vào những vấn đề không quan trọng, đồng thời luôn luôn có người đứng ra giải quyết các vấn đề phát sinh Bài học kinh nghiệm:

- Các doanh nghiệp thường gặp phải những khó khăn chính liên quan đến việc học

để tiếp thu công nghệ; thay đổi quy trình trong doanh nghiệp cho phù hợp với quy trình phần mềm; thay đổi cơ cấu tổ chức của công ty Do vậy, muốn triển khai ERP, doanh nghiệp cần có đủ cán bộ có năng lực, dám chấp nhận và biết cách thay đổi Quan trọng nhất là sự cam kết của lãnh đạo và năng lực quản lý được các thay

Tài liệu tham khảo