Trình bày ứng dụng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (enterprise resource planning – ERP) tại một doanh nghiệp bán lẻ

Chúng ta có thể thấy thương mại điện tử không chỉ xuất hiện trong ngành kinh doanh như mua bán, trao đổi hàng hóa qua mạng, tìm kiếm nhà cung cấp , đối tác kinh doanh mà còn ứng dụng tro

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG

-TIỂU LUẬN MÔN HỌC: THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ

Đề tài: Trình bày ứng dụng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise

resource planning – ERP) tại một doanh nghiệp bán lẻ

Sinh viên thực hiện:

Tạ Thị Ngọc – 1412210154 Giảng viên: Ths Nguyễn Thị Hồng Vân

Hà nội, tháng 3 năm 2017

M c L c ụ ụ

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay, với sự phát triển của mạng Internet, ngành thương mại điện tử cũng phát triển không ngừng Thương mại điện tử được ứng dụng rộng rãi và phổ biến Chúng ta có thể thấy thương mại điện tử không chỉ xuất hiện trong ngành kinh doanh như mua bán, trao đổi hàng hóa qua mạng, tìm kiếm nhà cung cấp , đối tác kinh doanh mà còn ứng dụng trong cả việc giao dịch điện tử, kí kết hợp đồng, trong ngành sản xuất, nghiên cứu và phát triển, marketing điện tử hay dịch vụ sau bán hàng………Và đặc biệt thương mại điện tử còn được ứng dụng trong việc quản lý doanh nghiệp như quản trị quan hệ khách hàng CRM giúp cho doanh nghiệp tìm kiếm khách hàng tiềm năng, xây dựn, củng cố và duy trì , phát triển mối quan hệ với khách hàng hiện tại, quản trị chuỗi cung ứng giúp doanh nghiệp quản

lý cả đầu vào và đầu ra của quá trình sản xuất một cách hiện quả…… Mô hình quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP cũng được ứng dụng rộng rãi và đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp đặc biệt là doanh nghiệp bán lẻ Triển khai hệ thống ERP là một quá trình liên tục, từ quản lý dự án , quản lý sự thay đổi, triển khai vận hành , dịch vụ hỗ trợ tới đào tạo và chuyển giao công nghệ Chúng ta cùng tìm hiểu ứng dụng ERP trong công ty cổ phần bán lẻ FPT để có thể hiểu rõ hơn về ứng dụng của mô hình ERP vào thực tế và hiệu quả của mô hình khi áp dụng vào từng doanh nghiệp cụ thể như thế nào?

Chương 1: Tổng quan về ERP

1. Khái niệm

Enterprise resource planning software, viết tắt là ERP, là một giải pháp

phần mềm ra đời cũng đã khá lâu với mục đích hỗ trợ việc quản trị một công ty Phần mềm này không sử dụng cho từng cá nhân mà sẽ giúp đỡ doanh nghiệp trong các hoạt động thường nhật của mình, bởi vậy mới có chữ “Enterprise” (doanh nghiệp, công ty) trong cái tên của nó

Chức năng chính của ERP đó là tích hợp tất cả mọi phòng ban, mọi chức năng của công ty lại trong một hệ thống máy tính duy nhất để dễ theo dõi hơn, nhưng đồng thời cũng đủ linh hoạt để đáp ứng nhiều nhu cầu khác nhau Nói cách khác, bạn có thể tưởng tượng ERP như một phần mềm khổng lồ, nó có khả năng làm được những việc về tài chính, nhân sự, sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng và rất rất nhiều những thứ khác

2. Chức năng chính của ERP đối với công ty

- Kiểm soát thông tin khách hàng: như đã nói ở trên, vì dữ liệu nằm chung ở

một nơi nay mọi nhân viên trong công ty đều có thể truy cập và xem thông tin khách hàng, một số người có quyền thì có thể đổi cả thông tin mà không

lo sợ hồ sơ khách hàng không được cập nhật xuyên suốt các bộ phận khác nhau Ngay cả một ông CEO cũng có thể dễ dàng xem ai mua cái gì ở đâu và bao nhiêu tiền

- Tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ: ERP có thể

phục vụ như một công cụ giúp tự động hóa một phần hoặc tất cả quy trình sản xuất, từ việc chuẩn bị nguyên vật liệu cho đến ra thành phẩm, quản lý đầu ra đầu vào, đóng gói và nhiều thứ khác Vì chỉ sử dụng một hệ thống máy tính duy nhất nên công ty có thể tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, tăng năng suất và giảm lượng nhân sự cần thiết Người quản lý có thể xem tất cả mọi thông số của công ty trong một giao diện hợp nhất, không phải nhảy từ khu vực này sang khu vực khác chỉ để kiếm vài con số

- Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án: ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra và

theo dõi tính đồng nhất trong chất lượng sản phẩm, đồng thời lên kế hoạch

và phân bổ nhân lực một cách hợp lý tùy nhu cầu dự án ERP còn có thể tự động kiểm tra trong cơ sở dữ liệu xem nhân viên nào có thế mạnh nào rồi tự gán họ vào từng tác vụ của dự án, người quản lý không phải mất nhiều thời gian cho công đoạn này

- Kiểm soát thông tin tài chính: để hiểu được hiệu suất của công ty mình ra

sao, người quản lý sẽ phải tìm hiểu số liệu từ nhiều bộ phận khác nhau, nhiều khi có cái đúng, có cái sai, có cái theo tiêu chuẩn này, có cái thì theo tiêu chuẩn khác ERP thì tổng hợp hết mọi thứ liên quan đến tài chính lại một nơi

và số liệu chỉ có một phiên bản mà thôi, hạn chế tiêu cực cũng như những đánh giá sai lầm của người quản lý về hiệu năng của doanh nghiệp ERP cũng có thể giúp tạo ra các bản báo cáo tài chính theo những chuẩn quốc tế như IFRS, GAAP, thậm chí cả theo tiêu Kế toán Việt Nam cũng được luôn (công ty TRG International ở Việt Nam cũng đang chỉnh sửa bộ phần mềm Infor ERP LN theo chuẩn Việt Nam)

- Kiểm soát lượng tồn kho: ERP giúp kiểm soát xem trong kho còn bao nhiêu

hàng, hàng nằm ở đâu, nguyên vật liệu còn nhiều ít ra sao Việc này giúp các công ty giảm vật liệu mà họ chứa trong kho, chỉ khi nào cần thiết thì mới nhập thêm (chữ Planning trong ERP ý chỉ việc giúp doanh nghiệp lên kế hoạch cho các hoạt động của mình, và đây là một ví dụ) Tất cả sẽ giúp giảm chi phí, giảm số người cần thiết, tăng nhanh tốc độ làm việc

- Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự: nhờ ERP mà bên nhân sự có thể theo dõi

sát sao giờ làm việc, giờ ra về, khối lượng công việc từng nhân viên đã làm

là bao nhiêu (để tính lương bổng và các phức lợi này nọ), ngay cả khi những người nhân viên đó làm việc trong nhiều bộ phận khác nhau, ở nhiều khu vực địa lý khác nhau Nhân viên cũng vui hơn vì với ERP, công ty có thể trả lương cho họ đúng thời gian hơn

- Giao tiếp, xã hội hóa việc liên lạc trong công ty: Bạn đừng nghĩ rằng môi

trường doanh nghiệp thì không cần mạng xã hội, thực ra là có, và nó rất hữu ích trong việc liên lạc giữa nhân viên các phòng ban với nhau Mình biết có một nền tảng tên là Ming.le cho phép mọi người trong một hệ thống ERP chat với nhau thời gian thực để truy vấn thông tin, y như khi bạn chat trên Facebook Ông giám đốc có thể nhanh chóng chat với thủ kho hỏi xem mặt

hàng X còn lại bao nhiêu cái, thủ kho tra kết quả ngay trong giao diện nền web rồi nói ngay cho giám đốc biết Chưa kể đến việc ERP còn sở hữu khả năng hiển thị những tác vụ mà một người cần làm, xem cập nhật trạng thái từ những người cùng phòng,

Chương 2: Ứng dụng ERP trong công ty cổ phần bán lẻ FPT

1. Tổng quan về công ty

1.1 Giới thiệ chung về FPT Shop

FPT Shop hay còn gọi là FPT Retail hay là Công ty cổ phần bán lẻ kỹ thuật số FPT là 1 thành viên trong tập đoàn FPT được tách ra từ FPT Trading vào năm 2013 nhằm cơ cấu tổ chức

Hệ thống liên tục phát triển cả về chất lượng dịch vụ lẫn về số lượng trung tâm bán lẻ Trải dài 3 miền Bắc - Trung - Nam, FPT Shop cung cấp các sản phẩm chất lượng, chính hãng và là hệ thống trung tâm bán lẻ đầu tiên của Việt Nam được cấp chứng chỉ ISO 9001:2000 về quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn Quốc tế Đến đầu năm 2016, FPT shop đã có hơn

5000 thành viên và hơn 250 cửa hàng trên toàn quốc cũng như tạo ra 1 thương hiệu gần gũi với mọi người trên toàn lãnh thổ Việt Nam với ưu tiên phục vụ khách hàng là mục tiêu hàng đầu

Mục tiêu của FPT Shop đến hết năm 2016 là trở thành nhà bán lẻ hàng đầu với hơn 500 cửa hàng bán lẻ trên toàn quốc để cung cấp các sản phẩm công nghệ đến với mọi tầng lớp khách hàng được trải nghiệm các sản phẩm kỹ thuật số chính hãng với giá cả cạnh tranh nhất và dịch vụ chất lượng nhất

1.2Ngành nghề kinh doanh

FPT Shop Phân phối - bán lẻ các sản phẩm công nghệ: bao gồm Phân phối các sản phẩm công nghệ và Bán lẻ các sản phẩm công nghệ như :

- Điện thoại: Danh mục sản phẩm của 16 thương hiệu gồm Apple, Oppo, Sony, Samsung, Wing, HTC, Vertu, Asus, LG, Lenovo, FPT, Q-Mobile, Gionee, Philips, Mobell, Mobiistar

- Máy tính bảng: Danh mục sản phẩm của 12 thương hiệu gồm Apple, Acer, AINOL, Samsung, Asus, ProTab, HP, Lenovo, ConnSpeed, Dell, FPT, Mass

- Máy tính xách tay: Danh mục sản phẩm của 08 thương hiệu gồm Apple, Acer, Toshiba, HP, Asus, Dell, Lenovo, Sony

- Máy tính để bàn: Danh mục sản phẩm máy tính để bàn của các thương hiệu tên tuổi như Apple, FPT, HP

- Kỹ thuật số

- Phụ kiện: Danh mục sản phẩm từ phụ kiện máy tính, điện thoại đến máy tính bảng theo nhiều phân khúc giá khác nhau

2. Ứng dụng ERP vào công ty bán lẻ FPT Shop

2.1Hệ thống ERP Solomon

Năm 2000, sau khi đạt chứng chỉ ISO, FPT chính thức đặt mục tiêu xây dựng hệ thống quản trị DN (ERP - Enterprise Resource Planning) Trong quá trình phát triển, hệ thống quản lý tài chính của công ty ngày càng phát triển và việc quản lý bằng chương trình Balance của FPT không đáp ứng hết những yêu cầu phát sinh Sau hàng loạt những nghiên cứu, phân tích, đánh giá các đối tác, cuối cùng FPT đã chọn phần mềm SOLOMON để thay thế với sự hỗ trợ đầy đủ sau bán hàng của đối tác SOLOMON là hệ thống đồ sộ với dữ liệu tập trung nhưng xử lý phân tán, phù hợp với những công ty lớn, gồm nhiều bộ phận ở khắp nơi như FPT Với SOLOMON, các cán bộ quản lý tài chính sẽ có thể quản lý cụ thể từng hợp đồng và nắm được lãi lỗ của nó ngay lập tức Đối tượng sử dụng SOLOMON là những cán bộ quản lý tài chính; cán bộ bán hàng, mua hàng; cán bộ công nợ, quản lý khách hàng của toàn công ty Công tác đào tạo đã được hoàn thành Đội dự án SOLOMON và cán bộ phòng Tài vụ đã được đối tác trực tiếp đào tạo trong tháng 4 và tháng 5/2000 Cán bộ các bộ phận bán hàng và mua hàng được đội Dự án đào tạo trong các ngày từ 15 đến 20/12 Sau 5 năm sử dụng, hệ thống Solomon kh ng còn đủ khả năng đáp ứng nhu cầu phát triển của c ng ty, chính vì thế FPT

đã quyết định sử dụng hệ thống ERP mới Oracle Business Suite

2.2.1 Khái quát chung về ERP Oracle Business Suite

ERP Oracle Business Suite là hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp (hệ thống ứng dụng giúp doanh nghiệp hoạch định và quản lý tất cả các nguồn lực (nhân lực, tài chính, sản xuất, thương mại…) của một doanh nghiệp

Ngoài chức năng quản lý, ERP có thể phân tích, kiểm tra thực trạng sử dụng nguồn lực với mức độ chi tiết tuỳ theo yêu cầu của nhà quản lý EBS là một hệ thống ứng dụng với cơ sơ sở dữ liệu tập trung, được tích hợp trên 30 phân hệ quản lý toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp: tài chính kế toán, sản xuất, bán hàng, mua hàng, vật tư, dự án, nhân

sự, dịch vụ

Triển khai Oracle EBS, doanh nghiệp sẽ nhận được cùng một lúc nhiều ích lợi: Quy trình nghiệp vụ đã được chuẩn hoá, hướng tới chuẩn mực quốc tế cho quá trình hội nhập; Ứng dụng tiên tiến đã được triển khai thành c ng cho hơn 25,000 doanh nghiệp tại Mỹ và 17 quốc gia khác, Với hệ thống ứng dụng thống nhất, đa năng, quán xuyến mọi lĩnh vực hoạt động từ lập kế hoạch, kiểm soát, thống kê, phân tích, ERP giúp nhà quản lý chủ động hoạch định nguồn lực, đảm bảo cho doanh nghiệp phản ứng kịp thời trước những thay đổi liên tục của môi trường mở cạnh tranh

2.2.2 Đặc điểm của hệ thống

- Quản lý chặt chẽ hoạt động tài chính kế toán, bao quát tổng thể hoạt động sản xuất kinh doanh :

+ Kế toán sổ cái (Oracle General Ledger)

+ Quản lý Tài sản cố định (Oracle Fixed Assets)

+ Quản lý luồng tiền (Oracle Cash Management)

+ Kế toán phải thu (Oracle Receivables)

+ Kế toán phải trả (Oracle Payables)

- Quản lý hiệu quả quá trình sản xuất :

+ Quản lý định mức kinh tế kỹ thuật (Oracle Bills of Material)

+ Quản lý giá thành (Oracle Cost Management)

+ Quản lý sản xuất (Oracle Work in Process)

+ Lập kế hoạch sản xuất/ kế hoạch nguyên vật liệu (Oracle Master Scheduling/ Material Requirements Planning)

Tại FPT, ERP đã giúp cải thiện rất nhiều quá trình kiểm soát tài chính về hàng tồn (linh kiện lắp ráp), công nợ qua các chỉ tiêu, đồng thời cung cấp nhanh chóng và chính xác các đơn hàng và số liệu hạch toán Quan trọng nhất là ERP hỗ trợ rất nhiều cho việc lập kế hoạch kinh doanh và ra quyết định

- Quản lý hàng tồn kho chính xác, tức thời :

+ Quản lý tồn kho (Oracle Inventory)

+ Quản lý việc mua - bán hàng tự động, linh hoạt

+ Quản lý mua hàng (Oracle Purchasing)

+ Quản lý đơn hàng (Oracle Order Management)

2.3 Hiệu quả đạt được

Một ví dụ cụ thể: sau khi áp dụng phân hệ quản lý sản xuất cho hệ thống sản xuất lắp ráp máy tính, tỷ lệ giao hàng đúng hạn trong 6 tháng đầu năm 2004 là 94,9% (tăng 18,5% so với năm 2003); số ngày trung bình tồn linh kiện lắp ráp là 43% (giảm 25% so với năm 2003)

Việc áp dụng ERP trên thực tế đã có tác động sâu rộng tới bộ máy điều hành và từng đơn vị tác nghiệp của FPT ERP đã làm thay đổi cách thức tác nghiệp, quản

lý, tạo nên thói quen dùng số liệu để điều hành và ra quyết định ở tất cả các cấp trong công ty

Điểm cuối cùng liên quan đến thành công của ERP, theo ông Ngọc chính là vấn

đề chọn đối tác Doanh nghiệp luôn trong trạng thái phát triển và để ERP có thể đồng hành mãi với doanh nghiệp thì giải pháp đã lựa chọn cần nhận được cam kết hỗ trợ lâu dài và luôn luôn cập nhật mới theo chuẩn thế giới của nhà cung cấp

2.4 Kinh nghiệm của FPT khi triển khai ERP

ERP được FPT triển khai trước tiên tới bộ phận kinh doanh Những năm tiếp theo được áp dụng cho hệ thống sản xuất và lắp ráp máy tính FPT-Elead, các bộ phận quản lý như: quản trị nhân sự và tiền lương, quản lý cổ đông, quản lý hệ thống chất lượng, quản lý sản xuất dự án PM, quản lý bảo hành, quản lý đơn đặt hàng và giao nhận hàng xuất nhập khẩu Cuối cùng FPT tự xây dựng một hệ thống báo cáo với hơn 400 báo cáo mẫu phục vụ công tác quản lý và hỗ trợ ra quyết định, triển khai cho cả tập đoàn gồm tổng công ty và các đơn vị thành viên

Áp dụng ERP rất giống áp dụng ISO trước đó, nhưng tầm ảnh hưởng của ERP lớn hơn nhiều Hệ thống tác nghiệp hoàn toàn phụ thuộc vào máy tính, vào hệ thống thông tin và không thể làm tắt, làm sai Ngoài ra, hệ thống ERP tự ghi nhận, tự đưa ra báo cáo, tự kiểm soát để hỗ trợ việc quản lý mà không cần phải

có một bộ phận chuyên trách theo dõi và quản lý như đối với ISO

3. Bài học kinh nghiệm

- Nguồn lực triển khai ERP

Trong việc triển khai ERP, nhân sự đóng vai trò rất quan trọng trong

sự thành công của dự án Doanh nghiệp chia nhân sự thành hai nhóm chính:

+ Nhón nghiệp vụ: các cán bộ tác nghiệp hằng ngày ( những người sử dụng cuối cùng khi vận hành hệ thống) thuộc các phòng ban chức năng như kết toán, tài chính, kế hoạch, chuỗi cung ứng, bán hàng, sản xuất,…… Những công việc chính có thể chỉ ra như: đưa ra các yêu cầu nghiệp vụ, cùng xây dựng quy trình nghiệp vụ với đơn vị triển khai, kiểm tra tính đúng đắn và thao tác, vận hành hệ thống

+Nhóm kĩ thuật: các cán bộ, nhân viên phụ trách về công nghệ thông tin Nhóm này sẽ hỗ trợ cho nhóm nghiệp vụ và đơn vị triển khai về kĩ thuật như hệ thống máy chủ, hạ tầng mạng, cài đặt hệ thống, thực hiện các công việc chuyên môn về quản trị hệ thống

- Thành công của ERP hầu như không can hệ gì đến việc doanh nghiệp đó mạnh hay không mạnh về ứng dụng công nghệ thông tin ‘Một doanh nghiệp ứng dụng công nghệ thông tin ở trình độ thấp vẫn có thể áp dụng thành công ERP', ông Bùi Quang Ngọc, phó tổng giám đốc FPT khẳng định Vấn đề cốt lõi là doanh nghiệp đó có mạnh về phương thức quản lý và cam kết của lãnh đạo hay không Còn khi triển khai, tự yếu tố công nghệ thông tin sẽ đi kèm theo giải pháp Khi đó, doanh nghiệp có thể lựa chọn một đội ngũ phù hợp, hay thậm chí thuê mướn bên ngoài, để vận hành hay hỗ trợ hệ thống công nghệ thông tin

- Chuẩn bị đầy đủ các cơ sở hạ tầng thông tin (các mạng băng thông rộng, mạng LAN tin cậy và tính tương hợp của các mạng, mạng LAN phải có nơi đặt server tập trung ngay cả trong điều kiện địa bàn phân tán), đào tạo đội