Chương 1: Giới thiệu chung về doanh nghiệpTập đoàn Xăng dầu Việt Nam Petrolimex hiện nay được hình thành từ việc cổ phần hóa và cấu trúc lại Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam theo Quyết địn
Trang 1Họ và tên: Nguyễn Xuân Hiệp
MSV: 1311610023
Lớp: TMA306.2.1617.1
Đề bài: Trình bày ứng dụng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise resource
planning – ERP) tại một doanh nghiệp bán lẻ
Trang 2Chương 1: Giới thiệu chung về doanh nghiệp
Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam (Petrolimex) hiện nay được hình thành từ việc cổ phần hóa và cấu trúc lại Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam theo Quyết định số 828/QĐ-TTg ngày 31.5.2011 của Thủ tướng Chính phủ, là công ty đại chúng theo văn bản số 2946/UBCK-QLPH ngày 17.8.2012 của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước
Lĩnh vực kinh doanh chính của Petrolimex là xuất nhập khẩu và kinh doanh xăng dầu, lọc - hóa dầu, đầu tư vốn vào các doanh nghiệp khác để kinh doanh các ngành nghề
mà Petrolimex đang kinh doanh và các ngành nghề kinh doanh khác theo quy định của pháp luật Bên cạnh các lĩnh vực xăng dầu, dầu mỡ nhờn & các sản phẩm hóa dầu, khí hóa lỏng và vận tải xăng dầu; Petrolimex đầu tư kinh doanh vào các ngành nghề: Thiết
kế, xây lắp, cơ khí và thiết bị xăng dầu; bảo hiểm, ngân hàng và các hoạt động thương mại dịch vụ khác; trong đó, nhiều thương hiệu được đánh giá là dẫn đầu Việt nam như PLC, PGC, PG Tanker, Pjico, Trong lĩnh vực xăng dầu, Petrolimex tiếp tục giữ vai trò chủ đạo trên thị trường nội địa theo đúng chỉ đạo của Chính phủ Cùng với 29 doanh nghiệp đầu mối kinh doanh xăng dầu khác và 120 thương nhân phân phối xăng dầu (số
liệu có đến ngày 12.01.2017), Petrolimex bảo đảm đầy đủ và kịp thời các chủng loại xăng
dầu phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội của đất nước, bảo đảm an ninh quốc phòng và nhu cầu tiêu dùng của nhân dân 43/69 đơn vị thành viên Petrolimex trực tiếp kinh doanh xăng dầu trên địa bàn 62/63 tỉnh, thành phố Ở nước ngoài, Petrolimex có Công ty TNHH 1 thành viên Petrolimex tại Singapore, Công ty TNHH 1 thành viên Petrolimex tại Lào và đã mở Văn phòng đại diện Petrolimex tại Campuchia Đối với hoạt động bán lẻ xăng dầu; trong số hơn 14.000 cửa hàng xăng dầu thuộc tất cả
các thành phần kinh tế (số liệu có đến 30.11.2015), Petrolimex sở hữu 2.352 (số liệu có đến ngày 24.11.2015)cửa hàng hiện diện trên khắp cả nước tạo điều kiện thuận lợi để
người tiêu dùng sử dụng hàng hoá, dịch vụ do Petrolimex trực tiếp cung cấp Tại các vùng sâu, vùng xa, vùng khó khăn và đặc biệt khó khăn - nơi hiệu quả kinh doanh thấp nhưng ý nghĩa chính trị- xã hội cao, Petrolimex có thị phần cao hơn so với thị phần bình quân của toàn Tập đoàn Tính chung trên phạm vi cả nước và căn cứ sản lượng xăng dầu
Trang 3thực xuất bán tại thị trường nội địa (tại Việt Nam) năm 2013, thị phần thực tế của Petrolimex khoảng 50% Bên cạnh mặt hàng xăng dầu, tại cửa hàng xăng dầu Petrolimex còn có các hàng hóa, dịch vụ khác như dầu mỡ nhờn, gas, bảo hiểm, ngân hàng, v.v… do các đơn vị thành viên Petrolimex sản xuất, cung cấp Petrolimex là doanh nghiệp đầu tiên
áp dụng phương thức bán xăng dầu thanh toán bằng thẻ Flexicard với nhiều tiện ích và sẽ triển khai dịch vụ chuyển tiền nhanh tại Việt Nam
Tổng công ty Xăng dầu Vệt Nam có: 41 Công ty thành viên, 34 Chi nhánh và Xí nghiệp trực thuộc các Công ty thành viên 100% vốn Nhà nước, 23 Công ty cổ phần có vốn góp chi phối của Tổng công ty, 3 Công ty Liên doanh với nước ngoài và 1 Chi nhánh tại Singapore Là doanh nghiệp nhà nước trọng yếu, được xếp hạng đặc biệt, có quy mô toàn quốc, bảo đảm 60% thị phần xăng dầu cả nước; Petrolimex luôn phát huy vai trò chủ lực, chủ đạo bình ổn và phát triển thị trường xăng dầu, các sản phẩm hoá dầu đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của nhân dân, phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế của đất nước và bảo đảm an ninh quốc phòng Chặng đường 55 năm xây dựng và phát triển của Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam luôn gắn liền với các sự kiện lịch sử trong công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước
Giai đoạn 1976-1986: Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam bắt tay khôi phục các cơ sở xăng dầu bị tàn phá ở miền Bắc, tiếp quản các cơ sở xăng dầu và tổ chức mạng lưới cung ứng xăng dầu ở các tỉnh phía Nam, thực hiện cung cấp đầy đủ, kịp thời nhu cầu xăng dầu cho sản xuất, quốc phòng và đời sống nhân dân đáp ứng yêu cầu hàn gắn vết thương chiến tranh và xây dựng CNXH trên phạm vi cả nước Trong giai đoạn này Nhà nước đã tặng thưởng Huân chương độc lập hạng nhì cho Tổng công ty, phong tặng 1 cá nhân danh hiệu Anh hùng lao động và nhiều huân chương lao động cho các tập thể, cá nhân
Giai đoạn 1986-2011: Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam thực hiện chiến lược đổi mới và phát triển theo chủ trương đường lối của Đảng và Nhà nước, chuyển hoạt động sản xuất kinh doanh sang cơ chế thị trường định hướng XHCN, từng bước xây dựng Tổng công ty trở thành hãng xăng dầu quốc gia mạnh và năng động để tham gia hội nhập vào nền kinh
Trang 4tế khu vực và thế giới Trong giai đoạn này, Nhà nước tặng thưởng Huân chương Độc lập hạng Nhất, Huân chương Chiến công hạng Nhì cho Tổng công ty, phong tặng 2 đơn vị thành viên danh hiệu Anh hùng lao động thời kỳ đổi mới, 5 chiến sỹ thi đua toàn quốc và
114 Huân chương Lao động các hạng cho các tập thể, cá nhân
Chương 2: Dự án ERP của Tập đoàn Petrolimex
Petrolimex là tập đoàn đầu tiên tại Việt Nam ứng dụng ERP
Ngày 16/4/2013, tại tòa nhà Keangnam Landmark Tower - Hà Nội, Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam, Tập đoàn FPT và hãng SAP đã tổ chức lễ “Tổng kết triển khai hệ thống ERP Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam”
Petrolimex là tập đoàn đầu tiên tại Việt Nam ứng dụng thành công ERP - giải pháp quản trị nguồn lực doanh nghiệp để hiện thực hóa chiến lược phát triển trong giai đoạn mới; phù hợp với mô hình Công ty đại chúng và tiến trình tái cấu trúc sau cổ phần hóa
Công ty Hệ thống Thông tin FPT (FPT IS - thành viên của Tập đoàn FPT) được lựa chọn làm tổng thầu - nhà tư vấn triển khai ERP tại Petrolimex theo hình thức trọn gói, với thiết bị phần cứng của HP và giải pháp của SAP - nhà cung cấp giải pháp quản trị doanh nghiệp hàng đầu thế giới của Đức đã triển khai thành công cho các tập đoàn dầu khí toàn cầu như: ExxoMobil, BP, Total, Gazprom, Chevron
Hệ thống ERP chính thức vận hành tại Petrolimex trên toàn quốc từ 1/1/2013 Đây
là một sự kiện quan trọng đánh dấu bước phát triển của doanh nghiệp Việt Nam trong việc cung cấp và ứng dụng thành công ERP trên quy mô lớn và nghiệp vụ phức tạp Dự
án được hoàn thành trong thời gian 3 năm (2010-2012) là kết quả của ý chí, quyết tâm
Trang 5của lãnh đạo, nỗ lực vượt bậc của các thành viên tham gia triển khai của Petrolimex và FPT
Giải pháp ERP SAP gồm các phân hệ: quản lý mua hàng, bán hàng, quản lý kho
bể, kế toán tài chính, kế toán quản trị… đã được triển khai trong lĩnh vực kinh doanh xăng dầu từ Công ty mẹ - Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam đến 42 công ty, 21 chi nhánh, 11
xí nghiệp, 44 kho và tổng kho xăng dầu, 118 địa điểm và tích hợp với hệ thống quản lý tại hơn 2.200 cửa hàng xăng dầu trên toàn quốc
Trước khi áp dụng ERP, Petrolimex đã sớm đưa ứng dụng CNTT vào quản lý điều hành ngay từ những năm đầu thập kỷ 90 thế kỷ trước Nhưng với sự biến động phức tạp của thị trường xăng dầu thế giới và yêu cầu quản lý Nhà nước đối với thị trường xăng dầu nội địa trong những năm gần đây, việc quản trị hoạt động kinh doanh xăng dầu của Tập đoàn đòi hỏi thông tin minh bạch, kịp thời và chuẩn xác; trong khi hệ thống quản lý phân tán,
dữ liệu rời rạc không thể tiếp tục nâng cấp phát triển để đáp ứng nhu cầu mới, việc triển khai ERP là yêu cầu cấp bách, xuất phát từ nội tại Petrolimex
Tại thời điểm chuyển đổi sang áp dụng ERP, Petrolimex và FPT đã chuẩn bị kỹ lưỡng, phối hợp chặt chẽ bảo đảm các hoạt động cung ứng xăng dầu ra thị trường không
bị gián đoạn
Phát biểu tại buổi lễ, Chủ tịch HĐQT Petrolimex Bùi Ngọc Bảo cho biết: “Từ năm
2000, chúng tôi đã chủ động nghiên cứu và thuê tư vấn quốc tế để xây dựng Kế hoạch tổng thể phát triển ứng dụng CNTT giai đoạn 2000 - 2010 ERP là một trong những dự án quan trọng của kế hoạch này và được Petrolimex tập trung cao độ để tổ chức triển khai.” Ông Trương Gia Bình - Chủ tịch FPT tự hào nói: “Dự án ERP triển khai thành công tại Petrolimex rất có ý nghĩa với chúng tôi Bởi đây là lần đầu tiên một công ty Việt Nam làm tổng thầu dự án ERP với quy mô lớn như vậy Điều này thay đổi quan niệm rằng chỉ đối tác nước ngoài mới đủ năng lực làm tổng thầu các dự án lớn”
Trang 6“SAP tự hào được Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam lựa chọn cung cấp giải pháp ERP trong quản lý hoạt động kinh doanh xăng dầu Với kinh nghiệm đã tích lũy được, chúng tôi sẽ hỗ trợ tốt nhất để hệ thống ERP SAP vận hành ổn định và ngày càng hoàn thiện”, ông Phạm Thế Trường - Tổng Giám đốc SAP Việt Nam khẳng định
Tham dự buổi lễ, ông Bùi Văn Cường - Bí thư Đảng ủy khối doanh nghiệp Trung ương nhấn mạnh rằng, đây là mô hình tiêu biểu để các doanh nghiệp khác có thể nghiên cứu ứng dụng trong thời gian tới
Những kết quả bước đầu khi áp dụng ERP tại Petrolimex:
Một là, đáp ứng nhu cầu chủ động khai thác, phân tích thông tin từ hệ thống dữ
liệu tập trung tại Công ty mẹ; bảo đảm các yêu cầu: đầy đủ, chính xác, nhanh chóng, kịp thời để ra quyết định Điều đó đã khắc phục được tình trạng Công ty mẹ mất nhiều thời gian và công sức để tổng hợp báo cáo từ các đơn vị thành viên, dẫn đến thông tin tổng hợp bị chậm nhịp và lạc hậu với thực tế
Hai là, kiểm soát theo sát thời gian thực các dữ liệu hàng hóa, kế toán, tài chính;
từ đó, rút ngắn được thời gian lập báo cáo quyết toán tài chính, đáp ứng các chuẩn mực, chế độ kế toán và thời gian công bố thông tin theo Luật Doanh nghiệp đối với một công
ty đại chúng
Ba là, chủ động kiểm soát phát hiện các lỗi để hỗ trợ khắc phục kịp thời, bảo đảm
tính tuân thủ quy trình của các cá nhân tham gia hệ thống; khi cần có thể truy cập tới từng chứng từ gốc để xem xét thông tin chi tiết theo mục tiêu tìm kiếm
Bốn là, bảo đảm tính tin cậy cao đối với các số liệu như doanh thu, tồn kho, giá
vốn,… để điều hành doanh nghiệp, báo cáo các cơ quan quản lý nhà nước, thực hiện các mục tiêu lớn và các cân đối vĩ mô
Trang 7Với sự phát triển của công nghệ thông tin như hiện nay, khi áp dụng ERP - lãnh đạo Petrolimex có thể khai thác thông tin mọi lúc mọi nơi để điều hành và kiểm soát họat động của doanh nghiệp
Chương 3: Bài học kinh nghiệm của Petrolimex
Petrolimex hiện có doanh thu mỗi năm khoảng 140.000 tỉ đồng và sở hữu một hệ thống 2.100 cửa hàng xăng dầu trên toàn quốc Nhờ áp dụng ERP từ đầu năm 2011, nhân viên các cửa hàng xăng dầu của Petrolimex thay vì phải ngồi viết báo cáo rất lâu bằng tay mỗi cuối ngày thì chỉ việc gửi báo cáo trên hệ thống một cách nhanh chóng Hóa đơn cung cấp cho khách cũng được in bằng máy Dù đang đi công tác xa, các nhà lãnh đạo Petrolimex cũng có thể đưa ra quyết định mới về giá bán xăng dầu và cho triển khai đến các phòng ban chức năng một cách thuận tiện và nhanh chóng mà không cần phải ngồi tại cuộc họp ở cơ quan Để đạt được những thành công như vậy, Petrolimex đã trải qua những bước đầu tiên rất khó khăn, và chính từ những khó khăn đó, họ đã rút ra được nhiều kinh nghiệm quý giá, để đạt được những cột mốc đáng nhớ như ngày nay:
Chọn thời điểm thích hợp
Từng biết đến khái niệm ERP từ năm 2000 nhưng mãi đến năm 2010 Petrolimex mới quyết định triển khai giải pháp này vì đã chọn được thời điểm thích hợp nhất Giá cả xăng dầu biến động Việc kinh doanh xăng dầu lại phụ thuộc vào nguồn xăng dầu nhập khẩu nên yêu cầu phải nắm bắt thông tin thường xuyên để hỗ trợ việc điều hành có hiệu quả trở nên bức thiết đối với lãnh đạo Petrolimex Sự có mặt của ERP như đã nói trên đã giúp người của Petrolimex – từ nhà lãnh đạo đến nhân viên – làm việc dễ dàng và nhanh chóng hơn Tuy nhiên, để triển khai ERP thành công, bà Huyền cho rằng doanh nghiệp chỉ nên áp dụng giải pháp ERP khi có nhu cầu thực sự Và một khi đã có quyết định cuối cùng, ban lãnh đạo của doanh nghiệp phải rất quyết liệt trong quá trình triển khai ERP Dĩ nhiên là quá trình triển khai ERP còn nhiều điểm cần lưu ý khác như làm việc với nhà tư vấn, nhà triển khai ERP và lực lượng nhân sự trong công ty
Trang 8Loại bỏ tâm lý sợ ERP
Một trong những điều nhân viên nơi chuẩn bị áp dụng giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp thấy lo sợ là sẽ bị hệ thống công nghệ thông tin kiểm soát Ban lãnh đạo cần làm công tác truyền thông cho nhân viên của mình về những lợi ích của ERP đối với hoạt động của doanh nghiệp, rằng khi triển khai ERP mỗi nhân viên ở mọi vị trí việc làm
từ cao đến thấp đều có lợi nhất định Yếu tố đầu tiên mà các doanh nghiệp có ý định triển khai ERP cần quan tâm là yếu tố con người Nếu những người tham gia dự án trong công
ty không tâm huyết, không được đả thông về tư tưởng, không hiểu rõ lợi ích và tầm quan trọng của ERP thì việc triển khai giải pháp này sẽ rất khó khăn, thậm chí có thể bị hủy bỏ Thêm vào đó, doanh nghiệp cũng không nên nóng vội trong việc triển khai ERP mà nên thực hiện theo kế hoạch và hết sức thận trọng Bài học kinh nghiệm cho thấy doanh nghiệp nên thử nghiệm ở những phần mềm nhỏ trước khi đầu tư vào những phần mềm lớn, chuyên nghiệp và đắt tiền Có như vậy doanh nghiệp mới có thể giúp giảm nhẹ gánh nặng áp lực cho nhân viên cũng như hạn chế được những rủi ro, tránh lãng phí thời gian
và tiền bạc Tâm lý ngại thay đổi hoặc việc nhận thức sai về khả năng của hệ thống ERP dẫn đến sự kỳ vọng quá mức vào giải pháp gây cản trở cho việc thực hiện giải pháp ERP
Sự cản trở đôi khi xuất hiện do thiếu sự cam kết và quyết tâm của ban lãnh đạo doanh nghiệp Dù là về cơ bản, các khó khăn này đều có thể khắc phục được, nhưng dự án vì vậy bị chậm tiến độ và làm hao tổn thêm chi phí
Thay đổi tư duy đầu tư
Chuyên về tư vấn ERP, FPT IS cho rằng ERP phù hợp để triển khai với doanh nghiệp ở mọi ngành nghề, mọi quy mô, tuy nhiên các doanh nghiệp có ý định triển khai ERP thì nên chuẩn bị về tài chính, nhân sự, công nghệ và tư duy Chấp nhận sự thay đổi, chấp nhận đầu tư đúng mức để mang lại hiệu quả mong muốn Chấp nhận không phải chỉ
bỏ tiền một lần mà còn phải đầu tư hằng năm cho việc bảo trì, bảo dưỡng và nâng cấp ERP, giống như người đi xe máy chuyển sang đi ô tô, cần phải thay đổi về tư duy chấp hành luật lệ, cần phải trả tiền cho việc bảo trì, bảo dưỡng định kỳ Thông thường, các
Trang 9doanh nghiệp đều có các bài toán quản trị nội bộ, như quản trị tài chính, quản trị nhân sự… và quản trị chuyên ngành, như tính phí sử dụng trong viễn thông, dịch vụ ngân hàng lõi (core banking) trong ngân hàng… Doanh nghiệp phải lựa chọn giải pháp ERP giải quyết cả hai loại bài toán quản trị này, đồng thời tập trung vào các phân hệ đáp ứng tốt các yêu cầu quản trị ngắn và trung hạn và lập mục tiêu triển khai các phân hệ hướng vào mục tiêu quản trị dài hạn
Điều cần lưu ý khi chọn nhà tư vấn
Chọn nhà tư vấn như thế nào cũng là một trong những điều quan trọng đối với doanh nghiệp muốn triển khai ứng dụng ERP Với phần lớn số nhân viên không thường xuyên sử dụng ngoại ngữ, Petrolimex đã chọn đơn vị tư vấn và triển khai trong nước nhưng có thuê đội ngũ chuyên gia nước ngoài Petrolimex tin rằng, điều quan trọng nhất khi chọn đối tác tư vấn và triển khai ERP là phải chú ý đến năng lực của đơn vị, như kinh nghiệm tổ chức, cách thức quản trị, sự cam kết với khách hàng… chứ không đơn thuần là nhìn vào kinh nghiệm của vài cá nhân đơn lẻ tại đơn vị đó
Các doanh nghiệp đang xem ERP như công cụ, giải pháp hữu hiệu để nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận, tăng năng lực cạnh tranh và phát triển thương hiệu, đồng thời giảm thiểu rủi ro, cảnh báo trước nguy cơ thiệt hại kinh tế do các số liệu, dữ liệu kinh doanh được cập nhật kịp thời và đảm bảo công khai, minh bạch tài chính Tuy nhiên, tại Việt Nam, số lượng tập đoàn, doanh nghiệp đầu tư triển khai ERP vẫn còn khiêm tốn Đơn cử, trong Top 10 doanh nghiệp hàng đầu của bảng xếp hạng
500 doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam VNR500, mới có 3 doanh nghiệp công bố công khai trên các phương tiện truyền thông đại chúng và mạng Internet về việc đã triển khai ERP trong toàn doanh nghiệp là Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam, Liên doanh Việt - Nga Vietsovpetro và Tập đoàn Điện lực Việt Nam (7 doanh nghiệp, tập đoàn còn lại gồm Tập đoàn Dầu khí Việt Nam, Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam, Công ty TNHH Samsung Electronics Việt Nam, Tập đoàn Viễn thông Quân đội, Công ty TNHH MTV Vàng bạc đá quý Sài Gòn - SJC, Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam,
Trang 10Ngân hàng Nông nghiệp & Phát triển nông thôn Việt Nam Riêng trường hợp Tập đoàn Viễn thông Quân đội, theo tìm hiểu của ICTnews thì đã tự nghiên cứu phát triển giải pháp ERP và ứng dụng trong Tập đoàn nhưng không công bố thông tin) Mặc dù vậy, thời đại công nghệ số ngày càng phát triển, Việt Nam đang hội nhập càng nhanh và mạnh với thế giới, nếu không muốn tụt lại phía sau thì không thể trở nên lạc hậu mãi được Nhận thức được điều đó, số lượng doanh nghiệp Việt Nam quan tâm tới việc triển khai ERP đang có
xu hướng gia tăng, hầu hết vẫn nhắm tới hai giải pháp ERP đang chiếm lĩnh thị trường Việt Nam là SAP và ORACLE Đây là điều rất đáng mừng cho nền kinh tế Việt Nam Cùng trở xem một sự khởi sắc nơi các doanh nghiệp trong những năm sắp tới