Trình bày ứng dụng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (enterprise resource planning – ERP) tại công ty cổ phần thế giới số trần anh

Các chức năng tiêu biểu của một phần mềm hoạch định tài nguyên doanh nghiệp bao gồm:  Lập kế hoạch, dự toán  Bán hàng và quản lí khách hàng  Sản xuất  Kiểm soát chất lượng  Kiểm soá

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG

Khoa Quản Trị Kinh Doanh

- -Đề tài :“ Trình bày ứng dụng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise resource planning – ERP) tại công ty cổ phần thế giới

số Trần Anh”

Hà Nội, 3/2017

Sinh viên thực hiện: Hoàng Thiện Quang

Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Hồng Vân

Mục lục

Lời mở đầu 1

I.Sơ lược về hệ thống hoạch định nguồn lực (ERP) 2

II.Sơ lược về công ty cổ phần thế giới số Trần Anh 4

III.Thực tế áp dụng triển khai ERP tại Trần Anh 5

1.Thực trạng của Trần Anh trước khi ứng dụng ERP 5

2.Thực trạng triển khai công nghệ 5

3 Thực trạng quy trình triển khai 10

III Bài học kinh nghiệm của Trần Anh 11

IV Kết Luận 14

Tài liệu tham khảo: 15

Lời mở đầu

Trong thời đại kinh tế mở của hiện nay, canh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng trở lên gay gắt Nếu doanh nghiệp không chịu tìm tòi, ứng dụng công nghệ vào sản xuất kinh doanh thì không thể tồn tại lâu dài trên thị trường được Ngày nay việc ứng dụng công nghệ thông tin vào sản xuất ngày càng trở nên phổ biến và là một yếu

tố không thể thiếu bởi vì có công nghệ thì mới tăng năng suất, giảm nhẹ khối lượng công việc tay chân, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả doanh nghiệp

ERP là viết tắt của từ Enterprise resource planning là hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, một mô hình ứng dụng công nghệ thông tin vào vào quản lý hoạt động kinh doanh, thu thập dữ liệu, lưu trữ, phân tích diễn giải Nói một cách đơn giản hơn ERP là hệ thống thoongtin quản lý doanh nghiệp

Theo ông Hoàng Minh Châu – Giám đốc công ty FPT TP.HCM, có nhiều lợi ích đối với doanh nghiệp khi ứng dụng ERP Năng suất lao động sẽ tăng do các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi giao dịch có liên quan, đồng thời các báo cáo được thực hiện với tốc độ nhanh hơn, chính xác hơn Doanh nghiệp có khả năng kiểm soát tối ưu hóa các nguồn lực như nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thi công… vừa đủ để sản xuất, kinh doanh

Vì vậy việc ứng dụng ERP vào hoạt động kinh doanh là vô cùng quan trọng, đặc biệt là các doanh nghiệp Việt Nam trong nền kinh tế trên dà tăng trưởng như hiện nay

I.Sơ lược về hệ thống hoạch định nguồn lực (ERP)

Hoạch Định Nguồn Lực Doanh nghiệp (tiếng Anh: Enterprise Resource Planning – ERP) là một hệ thống dùng để hoạch định tài nguyên trong một tổ chức, một doanh nghiệp Một hệ thống ERP điển hình là nó bao hàm tất cả những chức năng

cơ bản của một tổ chức Tổ chức đó có thể là doanh nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận, tổ chức phi chính phủ…

Một phần mềm ERP, nó tích hợp những chức năng chung của một tổ chức vào trong một hệ thống duy nhất Thay vì phải sử dụng phần mềm kế toán, phần mềm nhân sự-tiền lương, quản trị sản xuất song song, độc lập lẫn nhau thì ERP gộp tất cả vào chung 1 gói phần mềm duy nhất mà giữa các chức năng đó có sự liên thông với nhau

Một phần mềm ERP cần phải thể hiện được tất cả các chu trình kinh doanh Việc tích hợp một cách xuyên suốt và từ bỏ các giải pháp cô lập dẫn đến một hệ thống được trung tâm hóa trở lại mà qua đó các tài nguyên có thể được quản lí bởi toàn bộ doanh nghiệp

Các chức năng tiêu biểu của một phần mềm hoạch định tài nguyên doanh nghiệp bao gồm:

 Lập kế hoạch, dự toán

 Bán hàng và quản lí khách hàng

 Sản xuất

 Kiểm soát chất lượng

 Kiểm soát nguyên vật liệu, kho, tài sản cố định

 Mua hàng và kiểm soát nhà cung ứng

 Tài chính – Kế toán

 Quản lí nhân sự

 Nghiên cứu và phát triển

2

Bên cạnh đó, do tính dây chuyền và phức tạp của hệ thống ERP, các doanh nghiệp cung cấp giải pháp ERP còn hỗ trợ khách hàng thông qua dịch vụ tư vấn, thiết

kế theo đặc thù của doanh nghiệp

Một hệ thống ERP có thể được mô tả qua sơ đồ sau:

II.Sơ lược về công ty cổ phần thế giới số Trần Anh

Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Trần Anh được thành lập theo Quyết định số 0102004703 ngày 11/3/2002 của Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội Công ty đã chính thức chuyển đổi từ mô hình công ty trách nhiệm hữu hạn sang mô hình công ty cổ phần với tên gọi mới là Công ty Cổ phần Thế giới số Trần Anh kể từ ngày 08/8/2007 theo Giấy CNĐKKD số 0103018927 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp và đã chuyển sang số mới là 0101217009 kể từ ngày 29/5/2015

Ngày đầu thành lập, Trần Anh chỉ có 5 người làm việc trong một cửa hàng nhỏ với diện tích hơn 60m2 Sau hơn 14 năm hoạt động, hiện nay quy mô Công ty đã tăng lên con số gần 3.000 nhân viên và 28 trung tâm bán lẻ (trong đó có 5 trung tâm bán lẻ khai trương vào Quý III/2016)

Là một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực bán lẻ điện máy, máy tính và điện thoại, kết thúc năm 2013, Trần Anh đã có 9 trung tâm bán lẻ phủ khắp địa bàn Hà Nội, đồng thời nhận được sự tin tưởng, ủng hộ của đông đảo Khách hàng Thủ đô Khẳng định được vị thế tại Hà Nội, năm 2014 đánh dấu mốc son rực rỡ trên con đường chinh phục thị trường của Trần Anh với 7 trung tâm bán lẻ trải khắp các tỉnh, thành miền Bắc và miền Trung, đưa Trần Anh vào Top 10 nhà bán lẻ hàng đầu Việt Nam Kết thúc năm 2015, Trần Anh tiếp tục lộ trình phủ điểm thần tốc bằng việc mở mới thành công 6 trung tâm bán lẻ quy mô lớn, hiện đại, hướng tới chất lượng dịch vụ Nojima Nhật Bản, trở thành nhà bán lẻ điện máy dẫn đầu về số lượng điểm bán ở phía Bắc

Năm 2016 được coi là một năm mở rộng thần tốc của Trần Anh, không chỉ tại thị trường miền Bắc mà còn vươn xa vào thị trường miền Trung Với việc khai trương thêm 12 trung tâm mới tại các tỉnh thành lớn như Yên Bái, Hải Phòng, Thái Bình, Nghệ An, Quảng Bình, Quảng Trị, Đà Nẵng … nâng số trung tâm điện máy trong hệ thống lên con số 33, giúp Trần Anh trở thành doanh nghiệp có tốc độ phát triển ấn tượng trên thị trường điện máy Tổng doanh thu của Trần Anh năm 2016 là 4.116 tỷ đồng

Năm 2017, với mục tiêu lựa chọn chất lượng dịch vụ khách hàng làm mũi nhọn cạnh tranh, Trần Anh sẽ không tập trung mở rộng quy mô như năm 2016 mà sẽ chỉ mở thêm khoảng 10 -12 siêu thị, vừa phủ kín các tỉnh thành lớn ở miền Bắc và miền Trung

III.Thực tế áp dụng triển khai ERP tại Trần Anh.

1.Thực trạng của Trần Anh trước khi ứng dụng ERP

Một siêu thị số lớn nên mặt hàng kinh doanh của Trần Anh khá đa dạng gồm hơn 2.500 chủng loại mặt hàng với giá trị hàng tồn kho trung bình khoảng 15 - 20 tỷ đồng Mỗi ngày, Trần Anh đón hơn 4.000 lượt khách hàng với khoảng 1.000 đơn mua hàng Dù đã đưa PM kế toán và QL kho vào ứng dụng nhưng nếu muốn xem báo cáo

về hàng tồn kho thì vẫn phải đợi đến cuối ngày mới có được báo cáo Như vậy hình thức bào cào ngày sẽ không đem lại hiệu quả trong lĩnh ực quản lí kinh doanh

Nhập hàng theo từng cửa hàng nhưng lại không có liên hệ giữa các cửa hàng khác nên việc nắm bắt thông tin về số lượng bán và hàng tồn kho của cửa hàng gặp khó khăn, việc đáp ứng hàng cho các cửa hàng không thể nắm bắt được, nhiều trường hợp cung cấp thừa hàng cho cửa hàng là điều khó tránh khỏi trong khi các cửa hàng khác đang thiếu

Hàng tồn kho nhiều và thiếu cân đối giữa các kho, Trần Anh thường vấp phải tình trạng kho bên cửa hàng này còn nhưng cửa hàng kia lại thiếu, không đủ cung cấp cho khách hàng

Hạn chế phân tích kinh doanh vì báo cáo về tình trạng tồn kho, số lượng sản phẩm bán được phải đợi đến cuối ngày nên việc phân tích kinh doanh rất khó khăn, dẫn đến khó nắm bắt được xu hướng nhu cầu của khách hàng để cung cấp sản phẩm Khó phân tích chi tiết lãi/lỗ của từng mặt hàng và hiệu xuất kinh tế

Thường phải chịu thêm phí tổn bảo hành với hàng lưu kho vì số lượng hàng quá lớn việc quản lý gặp rất nhiều khó khăn, báo cáo lại chỉ có được vào cuối ngày nên việc quản lý hàng tồn kho gặp khó khăn và hơn thế nữa nó ảnh hưởng tới phí tổn bảo hành mà công ty phải chịu

2.Thực trạng triển khai công nghệ

Năm 2007 Trần Anh chọn giải pháp ERP VIP Enterprise của Công ty cổ phần phần mềm VIAMI hãng phần mềm nổi tiếng của Rumani

6

Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày một ra tăng, doanh nghiệp nào cũng phải nỗ lực tìm kiếm giải pháp quản lý toàn diện nhằm cung cấp sản phẩm và dịch vụ đến với khách hàng nhanh hơn, tốt hơn và hiệu quả hơn ERP có thể là câu trả lời Đây là giải pháp công nghệ thông tin giúp doanh nghiệp quản trị hoạt động của mình một cách toàn diện và đây là xu hướng quản lý của các doanh nghiệp Việt Nam

và trên thế giới Và trananh.vn và một trong số ít doanh nghiệp của Việt Nam ứng dụng thành công giải pháp ERP VIP Enterprise

Ban đầu khi ứng dụng hệ thống VIP Enterprise Trần Anh gặp phải rất nhiều khó khăn, đã có lúc hệ thống phải đóng cửa do rối loạn và xem xét lại hệ thống ứng dụng

và thiệt hại là rất lớn Tuy nhiên sau một tháng, khi phần mềm đã chạy ổn định thì nó

đã thổi một luồng gió mới vào cho doanh nghiệp và hiện tại hệ thống này chạy trên mạng VPN toàn công ty với các bộ phận: cửa hàng, phòng kế toán, kinh doanh, kho, bảo hành và kỹ thuật Tất cả mọi hoạt động đều được thực hiện trên một hệ thống

a) Ứng dụng VIP Enterprise quản lý cửa hàng

Với diện tích cửa hàng 7000m2 và số lượng nhân viên là gần 500 người, do vậy việc quản lý bình thường của Trần Anh là rất khó khăn và mang lại hiệu quả không cao Để khắc phục tình trạng này, Trần Anh đã áp dụng phần mềm quản lý VIP Enterprise của công ty Rumani đạt được thành công lớn

Quản lý cửa hàng là quản lý một bộ phận của Trần Anh, việc quản lý bộ phận này được tích hợp với các bộ phần khác trên cùng một hệ thống Tại phòng mua hàng của công ty có module đặt hàng, module này ghi lại sự đặt hàng của khách hàng Tại phòng bán hàng của công ty có module bán hàng, ngoài ra còn có các module khác như trả tiền, thu tiền, doanh thu, công nợ, hóa đơn… tất cả các module này được tích hợp chặt chẽ với nhau và các phòng có thể kế thừa thông tin của nhau đảm bảo thông tin được thống nhất, minh bạch, giảm việc xử lý dữ liệu tại nhiều nơi; cho phép quy trình luân chuyển nghiệp vụ giữa các phòng ban Khi muốn mua một sản phẩm của Trần Anh tại cửa hàng, đầu tiên khách hàng sẽ lựa chọn hàng hóa mà minh muốn mua, sau đó hệ thống sẽ in phiếu mua hàng, mọi thông tin mua hàng của khách hàng sẽ được chuyển sang phòng thanh toán, tại đây sau khi thanh toán khách hàng sẽ nhận được một phiếu lấy hàng, toàn bộ mọi thông tin về khách hàng và hàng hóa sẽ được chuyển lên phòng lấy hàng, tại đây các nhân viên sẽ tiến hành lắp ráp sản phẩm theo đúng yêu cầu và giao hàng cho khách

b) Ứng dụng VIP kế toán

Đối với một doanh nghiệp lớn như Trần Anh thì vấn đề cần đặt ra là làm thế nào

để công việc được giải quyết nhanh chóng, không phải chờ đợi qua nhiều công đoạn, nhiều phòng ban Số liệu do các phòng ban cung cấp về phải thống nhất Để giải quyết vấn đề trên và để làm tăng hiệu quả kinh doanh Trần Anh đã áp dụng phần mềm quản

lý kế toán VIP Enterprise

Phần mềm quản lý kế toán của Trần Anh có tác dụng quản trị toàn bộ nghiệp vụ tài chính kế toán của công ty như kế toán tổng hợp: kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền gửi tiền vay, kế toán bán hàng và công nợ phải thu; kế toán mua hàng và công nợ phải trả;

kế toán hàng tồn kho, quản trị chi phí và giá thành sản phẩm

Phần mềm quản lý kế toán mà Trần Anh áp dụng là phù hợp với chế độ tài chính và thuế hiện nay, phần mềm hỗ trợ cho công ty kết xuất dữ liệu báo cáo thuế, báo cáo tài chính sang phần mềm hỗ trợ kê khai thuế của Tổng Cục thuế để in theo mã vạch

Với phần mềm này Trần Anh có thể theo dõi được các khoản tạm ứng, cho vay,

đi vay chi tiết như là hóa đơn Các phiếu nhập liệu như phiếu thu, phiếu chi, giấy báo

nợ, giấy báo có khi lưu chương trình sẽ chuyển vào các hồ sơ thanh toán phải thu, phải trả giống như bên quản lý hóa đơn Các khoản này được theo dõi thanh toán, phân bổ chi tiết để lên các báo cáo quản trị công nợ, báo cáo phân tích về tuổi nợ, báo cáo cảnh báo theo hạn thanh toán…

Kế toán tổng hợp tiếp nhận tất cả dữ liệu từ các phân hệ khác trên cơ sở đó lập

ra các báo cáo tài chính kế toán của doanh nghiệp như bảng cân đối kế toán, báo cáo tất cả hoạt động sản xuất kinh doanh, báo cáo dòng tiền

Phần mềm kế toán còn cung cấp chương trình tính giá thành sản phẩm, dựa vào chi phí và tình hình thị trường để đưa ra các mức giá và chính sách phù hợp cho công

ty Chức năng điều chỉnh giá thành linh hoạt, đồng bộ Điều chỉnh về số lượng và giá trị, chi tiết theo yếu tố chi phí, theo từng nguyên vật liệu Việc điều chỉnh trên nhằm đảm bảo số liệu khớp đúng giữa hệ thống báo cáo quản trị giá thành và báo cáo trên tài khoản kế toán Chương trình hỗ trợ rất nhiều tiện ích nhằm phát hiện các sai sót xảy ra trong quá trình nhập liệu, giúp kiểm soát tối ưu kết quả xử lý, tính toán cuối kỳ Hệ thống báo cáo giá thành đa dạng, phục vụ tốt nhu cầu quản trị, phân tích, kiểm tra, kiểm soát số liệu

8

Với chức năng tự động hóa xử lý số liệu, phần mềm tự động phân bổ chi phí mua hàng theo nhiều tiêu thức khác nhau; tự động gán giá bán tùy theo mặt hàng và khách hàng; tự động tính giá xuất kho theo nhiều phương pháp; tập hợp số liệu và tạo các bút toán kết chuyển, phân bổ tự động cuối kỳ; tự động tính tỷ giá ghi sổ và tạo chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ theo nhiều phương pháp; tự động đánh giá và tạo chênh lệch tỷ giá các khoản mục có gốc ngoại tệ vào cuối mỗi niên độ kế toán; tự động tính và tạo bút toán phân bổ khấu hao tài sản cố định, phân bổ công cụ lao động; tự động kiểm tra và xử lý các sai sót trong quá trình nhập liệu (hạch toán sai, cúp điện, rớt mạng,…

Với chức năng tùy chọn tốc độ báo cáo, thiết kế hỗ trợ tổng hợp số liệu định kỳ, ERP giúp tốc độ lập báo cáo nhanh hơn

Khả năng bảo mật cao, ERP cho phép bảo mật bằng mật khẩu và phân quyền truy nhập chi tiết đến từng chức năng và công việc (đọc/sửa/xóa/tạo mới) trong chương trình cho từng người sử dụng Ngoài ra chương trình còn cho phép phân quyền, giới hạn quyền theo nhóm người sử dụng nhằm giảm thiểu thời gian, thao tác cho cán bộ quản trị Chức năng phân quyền truy nhập theo mã đơn vị cơ sở cho người

sử dụng hoặc nhóm người sử dụng nhằm nâng cao tính bảo mật dữ liệu giữa các đơn vị trong công ty Trong trường hợp này, chương trình sẽ xét các quyền truy nhập theo mã đơn vị cơ sở trước khi xét các quyền trong phần phân quyền chi tiết cho người sử dụng, nhóm người sử dụng

c) Ứng dụng VIP Enterprise trong kinh doanh

Trần Anh ứng dụng VIP kinh doanh trong doanh nghiệp nhằm quản lý việc mua hàng hóa đầu vào, bán hàng hóa và kiểm tra hàng hóa trong kho của doanh nghiệp Khi áp dụng phần mềm quản trị này thì tất cả hàng hóa sẽ được tổ chức theo bảng danh mục dễ tìm và khoa học Lượng hàng hóa của Trần Anh rất lớn với rất nhiều mặt hàng do đó việc quản lý là một điều hết sức cần thiết

Công ty cổ phần thế giới số Trần Anh ứng dụng phần mềm VIP Enterprise để lập kế hoạch kinh doanh trong doanh nghiệp Dựa vào tình hình thực tế của doanh nghiệp, các sản phẩm mặt hàng nào bán chạy, giá cả, chính sách khuyến mại… phần mềm giúp công ty có thể dễ dàng hơn trong việc lập kế hoạch kinh doanh và kế hoạch hóa mặt hàng và nguồn hàng cho minh

d) Ứng dụng VIP Enterprise trong quản lý kho

Giảm chi phí lưu kho Trong một hệ thống lý tưởng, mọi thứ cần thiết đều được đưa đến vị trí đúng lúc, không sớm không muộn và sau khi xong việc được đưa tiếp sang vị trí khác Do đó giảm diện tích kho bãi, chi phí lưu kho

Phần mềm quản lý kho giúp Trần Anh quản lý việc nhập kho, xuất kho, báo cáo, tồn kho, chuyển kho, đóng gói, kiểm kê, nhập số dư ban đầu, lịch sử hàng hóa, quản lý chứng từ, tổng hợp tồn kho

Khi hàng hóa được nhập vào kho hoặc xuất kho thì tất cả mọi thông tin của hàng hóa sẽ được lưu lại từ đó giúp việc quản lý hàng tồn kho được dễ dàng, bất cứ lúc nào công ty cũng có thể biết được tình trạng hàng hóa trong kho để có được biện pháp điều chỉnh kịp thời, đồng thời khi khách hàng ghé thăm website www.trananh.vn cũng có thể biết được hàng hóa mà mình muốn mua liệu có đang ở trong kho của doanh nghiệp hay không Đối với Trần Anh, hiện tại có 2 cửa hàng và sắp tới công ty muốn mở thêm một số chi nhánh nữa, với phần mềm quản lý hàng tồn kho này công ty

sẽ biết được chính xác hàng thực trạng hàng hóa của mình, quản lý các nhà phân phối

và khách hàng tốt hơn, từ đó xây dựng được chương trình chăm sóc khách hàng hợp lý

e) Ứng dụng phần mềm VIP Enterprise trong bảo hành và kỹ thuật

Ứng dụng phần mềm yêu cầu việc bảo hành, chăm sóc khách hàng phải được diễn ra một cách đơn giản và thuận tiện Đảm bảo chuyên môn hóa trong khâu bảo hành để khi khách hàng đến bảo hành sản phẩm không cần phải đợi quá lâu, lắp ráp kỹ thuật của sản phẩm đảm bảo it xảy ra sơ xuất nhất

Có thể nói điều tuyệt vời nhất ở ERP đó là tất cả các phân hệ đều cùng chạy trên một hệ thống, tất cả chúng có quan hệ chặt chẽ với nhau, thông tin được trao đổi với nhau nhanh nhất và chính xác nhât giúp cho việc quản trị các hoạt động kinh doanh của Trần Anh đạt hiệu quả cao nhất

3 Thực trạng quy trình triển khai

Thực hiện khảo sát và mô tả quy trình nghiệp vụ của Trần Anh : Trần Anh chia nhân sự ra làm hai nhóm chính: nhóm nghiệp vụ và nhóm kỹ thuật Nhóm nghiệp vụ bao gồm những người sử dụng là các cán bộ tác nghiệp hàng ngày, thuộc các phòng ban chức năng như kế toán - tài chính, kế hoạch, cung ứng vật tư, bán hàng, bộ phận sản xuất Nhóm này sẽ tham dự triển khai hệ thống ERP như những người sử dụng cuối cùng khi vận hành hệ thống Những công việc chính có thể chỉ ra như: đưa ra các

10