Trình bày ứng dụng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (enterprise resource planning – ERP) tại công ty cổ phần thế giới số trần anh bao 3

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNGKhoa Quản Trị Kinh Doanh ------Bộ Môn: Thương Mại Điện Tử Đề tài : “ Trình bày ứng dụng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Enterprise resource planning –

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG

Khoa Quản Trị Kinh Doanh

- -Bộ Môn: Thương Mại Điện Tử

Đề tài : “ Trình bày ứng dụng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise resource planning – ERP) tại công ty cổ phần thế giới số

Trần Anh”

Sinh viên thực hiện: Ngô Thị Kim Anh

Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Hồng Vân

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 3

NỘI DUNG 4

I Cơ sở lý luận 4

1 Khái niệm ERP 4

2 Vai trò của ERP 5

II Tổng quan về Công ty cổ phần thế giới số Trần Anh 6

1 Giới thiệu về Công ty 6

2 Tầm nhìn và sứ mệnh của Công ty Trần Anh 7

3 Giá trị cốt lõi của Công ty Trần Anh 8

4 Triết lý kinh doanh của Công ty Trần Anh 8

5 Thành tựu 8

III Thực tế áp dụng triển khai ERP tại Trần Anh 9

1 Trước khi ứng dụng ERP 9

2 Thực trạng triển khai công nghệ 10

3 Kết quả cả các ứng dụng 11

IV Bài học kinh nghiệm 17

KẾT LUẬN 19

LỜI MỞ ĐẦU

Trong thời đại kinh tế mở của hiện nay, canh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng trở lên gay gắt Trong điều kiện phát triển kinh tế và hội nhập kinh tế toàn cầu, để đảm bảo quá trình phát triển kinh doanh, đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải hội nhập và ứng dụng công nghệ mới trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình Nếu doanh nghiệp không chịu tìm tòi, ứng dụng công nghệ vào sản xuất kinh doanh thì không thể tồn tại lâu dài trên thị trường được Ngày nay việc ứng dụng công nghệ thông tin vào sản xuất ngày càng trở nên phổ biến và là một yếu tố không thể thiếu bởi vì có công nghệ thì mới tăng năng suất, giảm nhẹ khối lượng công việc tay chân, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả doanh nghiệp Trong vài năm trở lại đây,cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, ERP (Enterprise Resources Planning) đã nhanh chóng trở thành giải pháp được nhiều công ty đầu tư thích đáng do những lợi ích to lớn mà nó mang lại

ERP là viết tắt của từ Enterprise resource planning là hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, một mô hình ứng dụng công nghệ thông tin vào vào quản lý hoạt động kinh doanh, thu thập dữ liệu, lưu trữ, phân tích diễn giải Nói một cách đơn giản hơn ERP là

hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp Trên thế giới, việc ứng dụng các giải pháp ERP với nội dung chính là đưa ra giải pháp tổng thể cho tin học hóa tác nghiệp và quản trị trong các tổ chức, doanh nghiệp đã được thực hiện từ lâu Đây là một công cụ hiệu quả giúp đỡ các nhà lãnh đạo trong việc quản lý các nguồn lực khác nhau (nhân lực tài lực -vật lực) và tác nghiệp, đồng thời giúp các tổ chức, doanh nghiệp hội nhập với một tiêu chuẩn quản lý quốc tế

Sớm nhận thấy được sự cần thiết và hữu dụng của việc ứng dụng mô hình hoạch định ERP, Trần Anh đã có những thành công nhất định nhờ áp dụng ứng dung này Đây là một

đề tài mới nhằm phân tích được ưu, nhược điểm, khó kahwn và thuận lợi khi áp dụng mô hình này với doanh nghiệp bán lẻ ở Việt Nam hiện nay

NỘI DUNG

I Cơ sở lý luận

1 Khái niệm ERP

ERP là phần mềm máy tính tự động hoá các tác nghiệp của đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu quả quản lý toàn diện của doanh nghiệp Nói cách khác, ERP là Phần Mềm phục vụ tin học hóa tổng thể doanh nghiệp Đây chỉ là một cách nhìn “dễ hiểu” về khái niệm ERP Trên thực tế, khái niệm ERP theo chuẩn quốc tế giới hạn trong phạm vi hoạch định nguồn lực, các nguồn lực bao gồm nhân lực (con người), vật lực (tài sản, thiết bị ) và tài lực (tài chính) Khối lượng công việc trong hoạch định và sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp chiếm phần lớn trong toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp nên ERP là hệ thống Phần Mềm rất lớn Rất nhiều các giải pháp ERP chỉ thực hiện các chức năng theo đúng phạm vi này Tuy nhiên trên thực tế, khái niệm ERP đã được mở rộng rất nhiều trong nhiều giải pháp ERP ngoại

và nội Ví dụ module CRM (quản lý mối quan hệ khách hàng) cũng được tích hợp trong rất nhiều giải pháp ERP quốc tế mặc dù CRM là khái niệm khác so với ERP Xét về các quy trình hoạt động của doanh nghiệp thì CRM quản lý khâu đầu tiên trong quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh chính của doanh nghiệp Đó là công việc xây dựng hệ thống khách hàng để tạo ra kết quả - các hợp đồng bán hàng và đây là điểm xuất phát của tất cả các hoạt động tiếp theo của doanh nghiệp (mua hàng, sản xuất ) nên nếu module này được tích hợp trong phạm vi hệ thống ERP thì cũng là điều dễ hiểu Thực tế thì nhu cầu quản lý của các doanh nghiệp “vô cùng phong phú” và không chỉ giới hạn trong phạm vi hoạch định nguồn lực Ví dụ: Các công ty cổ phần có nhu cầu rất lớn về module Phần Mềm “Quản lý cổ phần và cổ đông” và module này có mối quan hệ chặt chẽ với module kế toán nhưng không nằm trong khái niệm ERP Nếu chúng ta hiểu ERP trên khía cạnh Phần Mềm quản lý “tổng thể” doanh nghiệp thì module này cũng nên được tích hợp vào thành phần của hệ thống ERP

Tóm lại, bạn chỉ nên hiểu khái niệm ERP một cách đơn giản nhất: ERP là Phần Mềm

quản lý tổng thể doanh nghiệp, trong đó phần hoạch định nguồn lực là phần cơ bản Những gì quan trọng nhất trong hoạt động của doanh nghiệp đều được ERP quản lý, và với mỗi ngành nghề kinh doanh, mỗi doanh nghiệp thì kiến trúc module hay chức năng của hệ thống ERP có thể rất khác nhau

2 Vai trò của ERP

ERP là chữ viết tắt của từ Enterpise Resource Planning Hệ thống ERP thật sự là một hệ thống mang tính cách mạng cao ERP có những chức năng cơ bản sau

 Kiểm soát thông tin khách hàng

Vì dữ liệu nằm chung ở một nơi nay mọi nhân viên trong công ty đều có thể truy cập Một số người có quyền thì có thể đổi cả thông tin mà không lo sợ hồ sơ khách hàng và xem thông tin khách hàng, không được cập nhật xuyên suốt các bộ phận khác nhau Ngay

cả một ông CEO cũng có thể dễ dàng xem ai mua cái gì ở đâu và bao nhiêu tiền

 Tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hoa, dịch vụ

ERP có thể phục vụ như một công cụ giúp tự động hóa một phần hoặc tất cả quy trình sản xuất, từ việc chuẩn bị nguyên vật liệu cho đến ra thành phẩm, quản lý đầu ra đầu vào, đóng gói và nhiều thứ khác Vì chỉ sử dụng một hệ thống máy tính duy nhất nên công ty

có thể tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, tăng năng suất và giảm lượng nhân sự cần thiết Người quản lý có thể xem tất cả mọi thông số của công ty trong một giao diện hợp nhất, không phải nhảy từ khu vực này sang khu vực khác chỉ để kiếm vài con số

 Kiểm tra chất lượng qản lý dự án

ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra và theo dõi tính đồng nhất trong chất lượng sản phẩm, đồng thời lên kế hoạch và phân bổ nhân lực một cách hợp lý tùy nhu cầu dự án ERP còn

có thể tự động kiểm tra trong cơ sở dữ liệu xem nhân viên nào có thế mạnh nào rồi tự gán

họ vào từng tác vụ của dự án, người quản lý không phải mất nhiều thời gian cho công đoạn này

 Kiểm soát thông tin tài chính

Để hiểu được hiệu suất của công ty mình ra sao, người quản lý sẽ phải tìm hiểu số liệu từ

nhiều bộ phận khác nhau, nhiều khi có cái đúng, có cái sai, có cái theo tiêu chuẩn này, có cái thì theo tiêu chuẩn khác ERP thì tổng hợp hết mọi thứ liên quan đến tài chính lại một nơi và số liệu chỉ có một phiên bản mà thôi, hạn chế tiêu cực cũng như những đánh giá sai lầm của người quản lý về hiệu năng của doanh nghiệp ERP cũng có thể giúp tạo ra các bản báo cáo tài chính theo những chuẩn quốc tế như IFRS, GAAP, thậm chí cả theo tiêu Kế toán Việt Nam (công ty TRG International ở Việt Nam cũng đang chỉnh sửa bộ phần mềm Infor ERP LN theo chuẩn Việt Nam)

 Kiểm soát lượng tồn kho

ERP giúp kiểm soát xem trong kho còn bao nhiêu hàng, hàng nằm ở đâu, nguyên vật liệu còn nhiều ít ra sao Việc này giúp các công ty giảm vật liệu mà họ chứa trong kho, chỉ khi nào cần thiết thì mới nhập Tất cả sẽ giúp giảm chi phí, giảm số người cần thiết, tăng nhanh tốc độ làm việc

 Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự

nhờ ERP mà nhân sự có thể theo dõi sát sao giờ làm việc, giờ ra về, khối lượng công việc từng nhân viên đã làm là bao nhiêu (để tính

lương bổng và các phúc lợi), ngay cả khi những người nhân viên đó làm việc trong nhiều

bộ phận khác nhau, ở nhiều khu vực địa lý khác nhau Nhân viên sẽ hài long hơn vì với ERP, công ty có thể trả lương cho họ đúng thời gian hơn

 Giao tiếp, xã hội hóa việc liên lạc trong công ty:

ERP có một nền tảng tên là Ming.le cho phép mọi người trong một hệ thống ERP chat với nhau thời gian thực để truy vấn thông tin ERP còn sở hữu khả năng hiển thị những tác vụ mà một người cần làm, xem cập nhật trạng thái từ những người cùng phòng,… Niêm yết trên thị trường chứng khoán trong thời gian sắp tới

II Tổng quan về Công ty cổ phần thế giới số Trần Anh

1 Giới thiệu về Công ty

Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Trần Anh được thành lập theo Quyết định số

0102004703 ngày 11/3/2002 của Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội Công ty đã chính thức chuyển đổi từ mô hình công ty trách nhiệm hữu hạn sang mô hình công ty cổ phần với tên gọi mới là Công ty Cổ phần Thế giới số Trần Anh kể từ ngày 08/8/2007 theo

Giấy CNĐKKD số 0103018927 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp và đã chuyển sang số mới là 0101217009 kể từ ngày 29/5/2015 Ngày đầu thành lập, Trần Anh chỉ có 5 người làm việc trong một cửa hàng nhỏ với diện tích hơn 60m2 Sau hơn 14 năm hoạt động, hiện nay quy mô Công ty đã tăng lên con số gần 3.000 nhân viên và 28 trung tâm bán lẻ (trong đó có 5 trung tâm bán lẻ khai trương vào Quý III/2016)

Là một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực bán lẻ điện máy, máy tính và điện thoại, kết thúc năm 2013, Trần Anh đã có 9 trung tâm bán lẻ phủ khắp địa bàn Hà Nội, đồng thời nhận được sự tin tưởng, ủng hộ của đông đảo Khách hàng Thủ đô Khẳng định được vị thế tại Hà Nội, năm 2014 đánh dấu mốc son rực rỡ trên con đường chinh phục thị trường của Trần Anh với 7 trung tâm bán lẻ trải khắp các tỉnh, thành miền Bắc

và miền Trung, đưa Trần Anh vào Top 10 nhà bán lẻ hàng đầu Việt Nam Kết thúc năm

2015, Trần Anh tiếp tục lộ trình phủ điểm thần tốc bằng việc mở mới thành công 6 trung tâm bán lẻ quy mô lớn, hiện đại, hướng tới chất lượng dịch vụ Nojima Nhật Bản, trở thành nhà bán lẻ điện máy dẫn đầu về số lượng điểm bán ở phía Bắc Năm 2016 được coi

là một năm mở rộng thần tốc của Trần Anh, không chỉ tại thị trường miền Bắc mà còn vươn xa vào thị trường miền Trung Với việc khai trương thêm 12 trung tâm mới tại các tỉnh thành lớn như Yên Bái, Hải Phòng, Thái Bình, Nghệ An, Quảng Bình, Quảng Trị,

Đà Nẵng … nâng số trung tâm điện máy trong hệ thống lên con số 33, giúp Trần Anh trở thành doanh nghiệp có tốc độ phát triển ấn tượng trên thị trường điện máy Tổng doanh thu của Trần Anh năm 2016 là 4.116 tỷ đồng Năm 2017, với mục tiêu lựa chọn chất lượng dịch vụ khách hàng làm mũi nhọn cạnh tranh, Trần Anh sẽ không tập trung mở rộng quy mô như năm 2016 mà sẽ chỉ mở thêm khoảng 10 -12 siêu thị, vừa phủ kín các tỉnh thành lớn ở miền Bắc và miền Trung

2 Tầm nhìn và sứ mệnh của Công ty Trần Anh

Ngay từ khi mới thành lập, Trần Anh luôn tâm niệm, khách hàng mới chính là yếu tố quyết định sự tồn tại và phát triển của Cty Chính vì vậy, trong những năm qua, Trần Anh liên tục đưa ra các chính sách, cam kết về chất lượng và dịch vụ, tiên phong hướng tới

người tiêu dùng Đối với tất cả các sản phẩm, Trần Anh cam kết bán ra những sản phẩm chính hãng với giá ưu đãi và các chế độ dịch vụ hoàn hảo

 Trở thành Công ty có hệ thống trung tâm bán lẻ Điện máy - Máy tính - Điện thoại quy mô, chuyên nghiệp và lớn mạnh nhất Việt Nam

 Xây dựng Trần Anh trở thành một môi trường làm việc chuyên nghiệp, nơi mà mọi cá nhân có thể phát huy tối đa sức sáng tạo, khả năng lãnh đạo và cơ hội làm chủ thực sự với một tinh thần dân chủ cao

 Xây dựng Trần Anh trở thành ngôi nhà chung thực sự cho mọi cán bộ, nhân viên trong Công ty bằng việc cùng nhau chia sẻ quyền lợi, trách nhiệm và nghĩa vụ một cách công bằng và minh bạch nhất

3 Giá trị cốt lõi của Công ty Trần Anh

 Kỷ luật hướng vào tính chuyên nghiệp;

 Hoàn thiện tổ chức hướng tới dịch vụ hàng đầu;

 Năng động hướng tới tính sáng tạo tập thể

 Cam kết với nội bộ và cộng đồng, xã hội

 Làm việc và hành động trung thực

 Hoạt động hiệu quả hướng tới hiệu quả doanh nghiệp và xã hội

4 Triết lý kinh doanh của Công ty Trần Anh

 Văn hóa Công ty là nền tảng và trụ cột phát triển, tập hợp và tôn vinh tất cả những yếu tố nhân bản trong kinh doanh hướng tới sự phát triển hài hòa và bền vững

 Tích kết vào trong mọi chính sách và dịch vụ mà Công ty đưa ra thị trường tất cả các giá trị cơ bản tạo nên hình ảnh về một công ty kinh doanh điện máy - máy tính – điện thoại cần phải có: Tiên phong + Tối ưu + Tiêu chuẩn

"Lấy sự Hài lòng của Khách hàng làm niềm Hạnh phúc của chúng ta" là những gì mà toàn thể cán bộ, nhân viên Công ty Trần Anh đang ngày đêm tâm niệm và phấn đấu!

5 Thành tựu

Là một DN trẻ nhưng thời gian qua Trần Anh đã đạt được nhiều thành tích xuất sắc

 Thương hiệu bền vững

 Cup vàng Nhãn hiệu Nổi tiếng

 Cup Vàng Nhãn hiệu cạnh tranh

 Huy chương Vàng ICT

 Top 500 doanh nghiệp Tư nhân lớn nhất Việt Nam

 Nhãn hiệu Việt Nam tốt nhất

 Top 5 đơn vị bán lẻ CNTT hàng đầu

 Nhãn hiệu nổi tiếng Quốc gia

 Những bằng khen, chứng nhận Đại lý cấp I, Đại lý xuất sắc, Partner Master, Gold Partner, Channel Partner, Best Retailer, Business Partner"¦ của các Hãng

và Nhà cung cấp như: IBM, Microsoft, HP, Sony, Samsung, LG, Fuji Xerox, TiE, FPT"¦

III Thực tế áp dụng triển khai ERP tại Trần Anh

1 Trước khi ứng dụng ERP.

Là một doanh nghiệp lớn Trần Anh gặp phải rất nhiều khó khan trong việc quản lý các nguồn lực của mình cụ thể như sau

 Một siêu thị số lớn nên mặt hàng kinh doanh của Trần Anh khá đa dạng gồm hơn 2.500 chủng loại mặt hàng với giá trị hàng tồn kho trung bình khoảng 15 - 20 tỷ đồng Mỗi ngày, Trần Anh đón hơn 4.000 lượt khách hàng với khoảng 1.000 đơn mua hàng Dù đã đưa phần mềm kế toán và quản lý kho vào ứng dụng nhưng nếu muốn xem báo cáo về hàng tồn kho thì vẫn phải đợi đến cuối ngày mới có được báo cáo Như vậy hình thức báo cáo ngày sẽ không đem lại hiệu quả trong lĩnh vực quản lí kinh doanh

 Nhập hàng theo từng cửa hàng nhưng lại không có liên hệ giữa các cửa hàng khác nên việc nắm bắt thông tin về số lượng bán và hàng tồn kho của cửa hàng gặp khó khăn, việc đáp ứng hàng cho các cửa hàng không thể nắm bắt được, nhiều trường hợp cung cấp thừa hàng cho cửa hàng là điều khó tránh khỏi trong khi các cửa hàng khác đang thiếu

 Hàng tồn kho nhiều và thiếu cân đối giữa các kho, Trần Anh thường vấp phải tình trạng kho bên cửa hàng này còn nhưng cửa hàng kia lại thiếu, không đủ cung cấp cho khách hàng

 Hạn chế phân tích kinh doanh vì báo cáo về tình trạng tồn kho, số lượng sản phẩm bán được phải đợi đến cuối ngày nên việc phân tích kinh doanh rất khó khăn, dẫn đến khó nắm bắt được xu hướng nhu cầu của khách hàng để cung cấp sản phẩm Khó phân tích chi tiết lãi/lỗ của từng mặt hàng và hiệu xuất kinh tế

 Thường phải chịu thêm phí tổn bảo hành với hàng lưu kho vì số lượng hàng quá lớn việc quản lý gặp rất nhiều khó khăn, báo cáo lại chỉ có được vào cuối ngày nên việc quản lý hàng tồn kho gặp khó khăn và hơn thế nữa nó ảnh hưởng tới phí tổn bảo hành mà công ty phải chịu

2 Thực trạng triển khai công nghệ

Năm 2007 Trần Anh chọn giải pháp ERP VIP Enterprise của Công ty cổ phần phần mềm VIAMI hãng phần mềm nổi tiếng của Rumani

Trần Anh chia nhân sự ra làm hai nhóm chính: nhóm nghiệp vụ và nhóm kỹ thuật Nhóm nghiệp vụ bao gồm những người sử dụng là các cán bộ tác nghiệp hàng ngày, thuộc các phòng ban chức năng như kế toán - tài chính, kế hoạch, cung ứng vật tư, bán hàng, bộ phận sản xuất Nhóm này sẽ tham dự triển khai hệ thống ERP như những người sử dụng cuối cùng khi vận hành hệ thống Những công việc chính có thể chỉ ra như: đưa ra các yêu cầu nghiệp vụ, cùng xây dựng quy trình nghiệp vụ với đơn vị triển khai, kiểm thử tính đúng đắn và thao tác, vận hành hệ thống Nhóm kỹ thuật bao gồm các cán bộ nhân viên thuộc bộ phận phụ trách về CNTT Nhóm này sẽ tham dự triển khai hệ thống ERP với chức năng hỗ trợ cho nhóm nghiệp vụ và đơn vị triển khai về kỹ thuật như

hệ thống máy chủ, hạ tầng mạng, cài đặt hệ thống, thực hiện các công việc chuyên môn

về quản trị hệ thống (sao lưu, dự phòng, phân quyền )

Lúc đầu để giảm rủi ro, giai đoạn đầu Trần Anh áp dụng song song hai hình thức nhập liệu thủ công và qua VIP Giữa người dùng PM, VIAMI, chuyên gia tư vấn và lãnh đạo công ty thường xuyên có sự trao đổi nhằm điều chỉnh thích hợp giữa quy trình của