TIÊU CHUẨN KỸ THUẬT VỀ ĐẶC TẢ DỮ LIỆU TRONG QUY TRÌNH LƯU TRỮ HỒ SƠ

1 VẤN ĐỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ VÀ YÊU CẦU CHUẨN HÓA1.1 Vai trò của quản lý hồ sơ Theo Điều 2, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ”Quy định chi tiết thi hành một sốđiều của Luật lưu trữ” thì Hồ sơ điện t

BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG

THUYẾT MINH TIÊU CHUẨN QUỐC GIA

TCVN xxx 2017

TIÊU CHUẨN KỸ THUẬT VỀ ĐẶC TẢ DỮ LIỆU

TRONG QUY TRÌNH LƯU TRỮ HỒ SƠ PHẦN 1: ĐỐI TƯỢNG VÀ HỒ SƠ

Recordkeeping metadata standard Part 1:Agent and Record

HÀ NỘI - 2017

MỤC LỤC

1 VẤN ĐỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ VÀ YÊU CẦU CHUẨN HÓA 4

1.1 Vai trò của quản lý hồ sơ 4

1.2 Quản lý nội dung số và nhu cầu chuẩn hóa 5

2 LÝ DO, MỤC ĐÍCH XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN 9

2.1 Dữ liệu đặc tả mô tả thao tác của đối tượng 9

2.2 Mục đích xây dựng tiêu chuẩn 11

3 SỞ CỨ XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN 12

3.1 Tổng quan về các tiêu chuẩn quản lý hồ sơ 12

3.2 Tiêu chuẩn quốc tế, khu vực, quốc gia 19

3.2.1 Tổng quan về quản lý hồ sơ (ISO 15489-1:2001) 19

3.2.2 Hướng dẫn quản lý hồ sơ (ISO 15489-2:2001) 20

3.2.3 Dữ liệu đặc tả quản lý hồ sơ – Nguyên tắc chung (ISO 23081-1:2006) 21 3.2.4 Dữ liệu đặc tả quản lý hồ sơ – Triển khai (ISO 23081-2:2009) 23

3.2.5 Dữ liệu đặc tả Dublin 25

3.2.6 Tiêu chuẩn dữ liệu đặc tả quản lý hồ sơ của Úc 25

3.2.7 Dữ liệu đặc tả và hướng dẫn triển khai của bang Queensland – Úc .28 3.3 Tiêu chuẩn trong nước 28

3.3.1 TCVN 7420-1:2004 28

3.3.2 TCVN 7420-2:2004 28

3.4 Lựa chọn tiêu chuẩn 29

3.5 Phương pháp xây dựng tiêu chuẩn 29

4 NỘI DUNG CHÍNH 32

4.1 Nội dung tiêu chuẩn 32

4.2 Bảng tham chiếu……… 34

5 KẾT LUẬN 36

TÀI LIỆU THAM KHẢO 37

1 VẤN ĐỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ VÀ YÊU CẦU CHUẨN HÓA

1.1 Vai trò của quản lý hồ sơ

Theo Điều 2, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ”Quy định chi tiết thi hành một sốđiều của Luật lưu trữ” thì Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quanvới nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung,hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng,nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân Theo đó thì dưới góc độ văn thư lưu trữ,một hệ thống quản lý tài liệu điện tử chính là một hệ thống tự động được sử dụng

để quản lý việc tạo lập, sử dụng, duy trì và loại/ hủy tài liệu điện tử nhắm mục đíchcung cấp bằng chứng cho các hoạt động công việc Những hệ thống này lưu giữ dữliệu đặc tả của thông tin và các liên kết giữa các tài liệu để hỗ trợ cho những giá trịbằng chứng của nó Về cơ bản, quản lý hồ sơ điện tử bao gồm hai giai đoạn: Giaiđoạn hồ sơ ở khâu văn thư và giai đoạn hồ sơ được chuyển giao vào lưu trữ Nộidung quản lý hồ sơ điện tử trong giai đoạn văn thư tập trung vào các vấn đề: quản

lý quá trình soạn thảo và ban hành văn bản; đăng ký và chuyển giao văn bản điện

tử, thực hiện số hóa điện tử, xử lý văn bản điện tử, quản lý việc lập hồ sơ điện tử.Giai đoạn chuyển giao vào lưu trữ thì tập trung chủ yếu vào vấn đề phân loại tàiliệu lưu trữ phục vụ mục đích quản lý, tìm kiếm, tra cứu, chỉnh sửa và đảm bảo tínhbảo mật của thông tin, tài liệu

Cho đến nay, các cơ quan nhà nước liên quan đã ban hành các văn bản quy định cụthể về vấn đề này gồm:

- Luật Giao dịch điện tử số 51/ 2005/ QH11 ngày 29/11/2006;

- Luật Công nghệ thông tin số 67/ 2006/ QH11 ngày 29/06/2006;

- Luật Lưu trữ số 01/ 2013/ QH13 ngày 11/11/2011;

- Luật Kế toán số 88/ 2015/QH13 ngày 20/11/2015;

- Nghị định số 26/ 2007/ NĐ- CP của Chính phủ ban hành ngày 15/02/2007 Quy

định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thựcchữ ký số;

- Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng Côngnghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước;

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiếtthi hành một số điều của Luật lưu trữ;

- Hướng dẫn số 169/HD – VTLTNN ngày 10/3/2010 của Cục Văn thư và Lưu trữnhà nước về xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ;

- Quyết định số 176/QĐ – VTLTNN ngày 21/10/2011 của Cục Văn thư và Lưu trữnhà nước ban hành quy trình và hướng dẫn thực hiện quy trình số hóa tài liệu lưutrữ để lập bản sao bảo hiểm và bản sao sử dụng;

- Quyết định số 310/QĐ – VTLTNN ngày 21/10/2011 của Cục Văn thư và Lưu trữnhà nước ban hành quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;

- Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăngcường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

- Hướng dẫn số 822/HD – VTLTNN ngày 26/8/2015 của Cục Văn thư và Lưu trữnhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môitrường mạng;

1.2 Quản lý nội dung số và nhu cầu chuẩn hóa

Quản lý hồ sơ là một nhánh của quản lý nội dung số Công nghiệp nội dung số làmột ngành kinh tế mới, có nhiều tiềm năng phát triển, đem lại giá trị gia tăng cao,thúc đẩy sự phát triển của xã hội thông tin và kinh tế tri thức, góp phần quan trọngvào sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước Nhà nước đặc biệt khuyếnkhích, ưu đãi đầu tư và hỗ trợ phát triển ngành công nghiệp này thành một ngànhkinh tế trọng điểm

Nhà nước dành một phần ngân sách đầu tư đào tạo nguồn nhân lực công nghiệp nộidung số, đầu tư phát triển cơ sở hạ tầng thông tin, truyền thông hiện đại, hoàn thiện

môi trường pháp lý, tạo môi trường thuận lợi cho các doanh nghiệp sản xuất kinhdoanh nội dung thông tin số phát triển.

Nhà nước có chính sách đặc biệt ưu đãi đối với một số sản phẩm nội dung thông tin

số trọng điểm Khuyến khích phát triển thị trường trong nước để tạo đà cho ngànhcông nghiệp nội dung số Việt Nam tiến tới xuất khẩu trong giai đoạn tới

Trên quan điểm phát triển đó, Chính phủ đã đề ra mục tiêu “Phát triển công nghiệpnội dung số thành một ngành kinh tế trọng điểm, đóng góp ngày càng nhiều choGDP, tạo điều kiện thuận lợi cho các tầng lớp nhân dân tiếp cận các sản phẩm nộidung thông tin số, thúc đẩy mạnh mẽ sự hình thành và phát triển xã hội thông tin vàkinh tế tri thức”

Để đáp ứng được các mục tiêu trên, Chương trình phát triển công nghiệp nội dung

số Việt Nam của Chính phủ đã đề ra các chính sách và giải pháp phát triển như sau:

 Nhanh chóng ban hành các văn bản hướng dẫn, triển khai thực hiện và tăngcường hiệu lực thực thi các quy định của Luật Giao dịch điện tử, Luật Côngnghệ thông tin, Luật Sở hữu trí tuệ, đặc biệt là sở hữu trí tuệ trong lĩnh vựcphần mềm và nội dung thông tin số

 Rà soát, hoàn thiện lại các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến quản lý

về Internet và truy cập nội dung thông tin trên mạng theo hướng đơn giản hoácác thủ tục

 Tạo lập môi trường cạnh tranh bình đẳng, lành mạnh, tạo điều kiện cho các tổchức, cá nhân thuộc các thành phần kinh tế cùng tham gia đầu tư phát triển sảnphẩm và dịch vụ nội dung thông tin số

 Thiết lập môi trường kinh doanh trên mạng thuận lợi; tạo thuận tiện cho việcthanh toán điện tử; giao dịch điện tử, chứng thực điện tử; đảm bảo an toàn, bảomật thông tin

 Ban hành các quy định cụ thể để bảo vệ thông tin cá nhân, bảo vệ bí mật kinh

doanh, và các quyền riêng tư khác của những người tham gia giao dịch trênmạng.

 Nghiên cứu xây dựng và chuẩn hoá các tiêu chuẩn về phát triển nội dung số,chuẩn hoá trang thông tin điện tử, chuẩn hoá dữ liệu

Việc áp dụng các tiến bộ khoa học công nghệ và tiêu chuẩn vào thực tiễn côngnghiệp phần mềm, thương mại điện tử, chính phủ điện tử tuy đã được quan tâmnhưng trong thực tế áp dụng còn nhiều hạn chế Trong số gần 50 tổ chức và doanhnghiệp tham gia khảo sát, có khoảng 43,5% đơn vị đã biết đến các tiêu chuẩn này,56,5% còn lại là chưa biết Đặc biệt, tỷ lệ các chuyên gia hiểu đúng về khái niệmtiêu chuẩn trao đổi dữ liệu điện tử (EDI/ebXML) chỉ chiếm khoảng 3-4% trong sốnhững người được hỏi Việc ứng dụng tiêu chuẩn công nghệ hỗ trợ giao dịch điện

tử, ứng dụng CNTT của các cơ quan, doanh nghiệp phục vụ nhiều mục đích khácnhau Kết quả khảo sát cho thấy 27,8% doanh nghiệp chủ yếu áp dụng các tiêuchuẩn công nghệ để cung cấp thông tin cho giao dịch trực tuyến với đối tác, quảngcáo, giới thiệu, còn những ứng dụng sâu nhằm hiện đại hóa hệ thống thông tindoanh nghiệp như xử lý số liệu kế toán - tài chính, quản lý quan hệ khách hàng,quản lý hàng hóa kho bãi, hay lập kế hoạch nguồn lực được các doanh nghiệp ứngdụng chỉ dao động trong khoảng từ 10 - 16% Kết quả khảo sát cũng cho thấy10,1% doanh nghiệp hiện ứng dụng những tiêu chuẩn vào việc thanh toán trựctuyến, theo xu hướng phát triển chung của hệ thống thanh toán qua mạng, con sốnày sẽ có triển vọng tăng cao trong những năm tới đây

Các tiêu chuẩn công nghệ hỗ trợ thương mại điện tử chủ yếu hiện nay được doanhnghiệp ứng dụng bao gồm: Tiêu chuẩn XML, các chuẩn quốc tế liên quan đến traođổi dữ liệu điện tử (như các tiêu chuẩn của EDIFACT, GS1, ISO 8583, SWIFT,ISO 9735) và một số chuẩn về xử lý dữ liệu khác Những tiêu chuẩn do Việt Namban hành (TCVN) hầu như chưa được biết đến hay áp dụng Trong môi trường kinhdoanh năng động và đầy cạnh tranh như hiện nay, bên cạnh các yêu cầu về chủ

chương, chính sách quản lý nhà nước, các doanh nghiệp, người dân rất cần các giảipháp và hệ thống chuyên nghiệp, hiện đại và được chuẩn hóa đặc biệt trong lĩnhvực công nghệ thông tin và truyền thông đang phát triển rất nhanh về công nghệcũng như ảnh hưởng rộng các lĩnh vực kinh tế - xã hội Việt nam ta trong thời kỳhội nhập.

Qua các phân tích ở trên, để có thể đáp ứng được các yêu cầu phát triển côngnghiệp phần mềm và công nghiệp nội dung số của Chính phủ, của người dân, củacác doanh nghiệp và của các đơn vị cung cấp hạ tầng truyền thông, tài chính ngânhàng, giữa các đơn vị này cần tổ chức các kết nối và hệ thống giao tiếp với nhau.Tuy nhiên việc tổ chức thực hiện cần phải được chuẩn hóa và có sự quản lý cũngnhư định hướng, qui hoạch cấp Nhà nước để bảo vệ, duy trì và phát triển đến lợiích của quốc gia, các cá nhân, doanh nghiệp tham gia lĩnh vực Công nghiệp phầnmềm và nội dung số

Trước cơ hội và nhu cầu trên, Chính phủ mà đại diện là Bộ Thông tin và Truyềnthông thấy rằng cần thiết phải "Xây dựng hệ thống chuẩn thông tin số và chuẩn traođổi thông tin" để:

- Thúc đẩy hoạt động giao dịch điện tử theo quy định của Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29/11/2005 của Quốc hội Khóa 11 về thông điệp dữ liệu; chữ

ký điện tử và chứng thực chữ ký điện tử; v.v

 Thúc đẩy ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin phù hợp với quy định củaLuật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29/06/2006 của Quốc hộiKhóa 11 về quản lý và sử dụng thông tin số; truyền đưa thông tin số; lưu trữthông tin số; tiêu chuẩn chất lượng trong hoạt động ứng dụng và phát triển côngnghệ thông tin;

 Xây dựng và ban hành các TCVN và Qui chuẩn kỹ thuật (QCKT) về thông tin

số và trao đổi thông tin, tạo tiền đề cho nền công nghiệp nội dung số Việt Namhội nhập quốc tế và phát triển

Cần thiết phải xây dựng hệ thống chuẩn thông tin số và chuẩn trao đổi thông tin, hệthống vừa có vai trò nâng cao năng lực quản lý, điều hành của các cơ quan nhànước trong phát triển công nghiệp phần mềm và công nghiệp nội dung số, vừa đóngvai trò là điểm cung cấp các giải pháp hữu hiệu nhất bảo đảm an toàn thông tin, bảo

vệ thông tin cá nhân đến người dân và doanh nghiệp, nhằm từng bước cung cấpkhung pháp lý phù hợp đến cho mọi người dân và doanh nghiệp, cơ quan Đảng,Nhà nước

2 LÝ DO, MỤC ĐÍCH XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN

2.1 Dữ liệu đặc tả mô tả thao tác của đối tượng

Ngày nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong các lĩnh vực của đờisống đã được khẳng định, việc sử dụng máy tính đã đem lại những hiệu quả to lớntrong khả năng tính toán, trao đổi và lưu trữ thông tin Ở mỗi cơ quan, tổ chức,doanh nghiệp … đều có những bài toán nghiệp vụ của riêng mình, ở đó sẽ có nhucầu tin học hóa hồ sơ dữ liệu và các quy trình nghiệp vụ để phục vụ cho mục đíchcủa tổ chức đó Bài toán mô tả thao tác truy cập; cập nhật, chỉnh sửa và trao đổi làmột bài toán xuất phát ở giai đoạn quản lý hồ sơ dữ liệu, cụ thể là lưu vết thông tintruy cập vào hồ sơ dữ liệu của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đó

Việc mô tả đúng thao tác truy cập; cập nhật, chỉnh sửa và trao đổi giúp cho việcquản lý và điều khiển các hoạt động tác động vào hồ sơ dữ liệu theo thời gian.Thao tác truy cập vào hồ sơ dữ liệu của một đối tượng (con người, cơ quan, tổchức, doanh nghiệp) có thể coi là một chuỗi các thao tác đơn lẻ, và tuân theo mộtgiao thức nhất định tùy thuộc vào hệ thống muốn triển khai truy cập theo cách nào.Đơn giản nhất thao tác truy cập được mô tả theo sơ đồ sau (tham khảo sơ đồ ở Hình1):

Đối tượng Gửi yêu cầu truy cập Hệ thống lưu trữ hồ sơ

Xác thực Trả về hồ sơ

Dữ liệu đặc tả của Hồ sơ

Tuy nhiên, tiêu chuẩn kỹ thuật này không gò ép bắt buộc phải tuân theo giao thứctruy cập như Hình 1 mà gộp chung các thao tác nêu trên nói riêng và các thao táctruy cập theo các giao thức khác nói chung thành một thao tác duy nhất gọi là Thao

tác Truy cập:

Thao tác cập nhật, chỉnh sửa là một thao tác của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp(đối tượng) tác động lên hồ sơ dữ liệu Thao tác cập nhật, chỉnh sửa được mô tảtheo sơ đồ sau:

Thao tác trao đổi là thao tác mà cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp (đối tượng) nàychuyển gửi hồ sơ dữ liệu cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp khác, bao gồm 2 thao

tác đơn lẻ: Gửi hồ sơ và Nhận được hồ sơ Thao tác trao đổi được mô tả theo sơ đồ

sau:

Hình 1 Sơ đồ mô tả thao tác Truy cập

Hình 2 Sơ đồ mô tả thao tác Truy cập rút gọn

Hình 3 Sơ đồ mô tả thao tác Cập nhật, chỉnh sửa

Đối tượng Gửi hồ sơ Đối tượng

Nhận được hồ sơ

Trong phạm vi tiêu chuẩn này các thao tác Truy cập; Cập nhật, chỉnh sửa và Traođổi sẽ được lưu vết, ghi lại trên dữ liệu đặc tả để phục vụ cho việc quản lý và điềukhiển hồ sơ dữ liệu Đây là một bài toán phù hợp với tính khoa học, có tính logiccao và có khả năng ứng dụng vào trường hợp cụ thể của thực tiễn

Đối với dữ liệu đặc tảmô tả các thao tác của đối tượng lên hồ sơ dữ liệu, hiện naychưa có quy định nào chi tiết nào về việc này, tuy nhiên đối với những cách tiếpcận của các tiêu chuẩn ISO,tiêu chuẩn vùng lãnh thổ đã ban hành, việc tiến hành

mô tả các thao tác Truy cập; Cập nhật, chỉnh sửa và Trao đổi là hoàn toàn khả thi

và có tính logic chặt chẽ

2.2 Mục đích xây dựng tiêu chuẩn

Trong thời đại công nghiệp hóa toàn cầu, hội nhập kinh tế quốc tế, nghànhcông nghệ thông tin phát triển không ngừng, các cơ quan tổ chức nhà nước, cácdoanh nghiệp phải thay đổi cách quản lý sao cho nhanh chóng, linh hoạt và tiếtkiệm nhất để đáp ứng được nhu cầu phát triển của đơn vị mình Trước nhu cầu lưutrữ hồ sơ tài liệu hiện có và tài liệu phát sinh hàng ngày rất lớn tại đơn vị, để quản

lý khai thác hiệu quả mà tiết kiệm chi phí nhất thì các đơn vị thường sử dụngphương pháp số hóa tài liệu Việc số hóa tài liệu nhằm lưu trữ dữ liệu đồng nhất,kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ bản gốc, quản lý - khai thác tập trung lâu dài,nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị - phương tiện bảo quản, tạolập cơ sở dữ liệu quốc gia về nghành nghề theo quy định (nếu có)

Hình 4 Sơ đồ mô tả thao tác Trao đổi

Để thuận tiện cho việc quản lý, lưu trữ và điều khiển các tài liệu số hóa và lập cơ sở

dữ liệu quốc gia về các văn bản quản lý, điều hành, cần phải có quy định thốngnhất về tập hợp các thuộc tính (dữ liệu đặc tả) cho việc mô tả các thao tác Truy cập;Cập nhật, chỉnh sửa của đối tượng vào hồ sơ dữ liệu hoặc mô tả thao tác Trao đổi

hồ sơ dữ liệu giữa các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

3 SỞ CỨ XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN

3.1 Tổng quan về các tiêu chuẩn quản lý hồ sơ

Tại thời điểm Cục lưu trữ của Úc NAA (National Archives of Australia) ban hànhtiêu chuẩn quản lý hồ sơ phiên bản năm 1999, cộng đồng quản lý hồ sơ Úc đã đặtmục tiêu xây dựng mô hình nhằm xác định, xây dựng mối quan hệ giữa các thựcthể và chuẩn hóa dữ liệu đặc tả hồ sơ Dự án dữ liệu đặc tả hồ sơ SPIRT của Đạihọc Monash đã phát triển phương pháp tiếp cận đa thực thể đầu tiên để mô hìnhhóa dữ liệu đặc tả hồ sơ NAA là một đối tác công nghiệp trong dự án này Kết quảcủa dự án SPIRT đã được công bố vào năm 2000 Dựa vào kết quả của dự ánSPIRT, các bang của Úc đã ban hành tiêu chuẩn riêng của mình: NSW vào năm

2000, Nam Úc vào năm 2003 và Queensland vào năm 2008 [1.1.1.1.1 1.2

Vào năm 1995, khái niệm Dữ liệu đặc tả cơ bản Dublin (Dublin Core Metadata)được trình bày ở hội thảo khoa học diễn ra tại thành phố Dublin, bang Ohio, Hoa

Kỳ Dữ liệu đặc tả cơ bản Dublin bao gồm 15 trường, dùng để mô tả nội dung số

15 trường này là số lượng trường tối thiểu trong tiêu chuẩn quốc tế về dữ liệu đặc

tả được đưa ra bởi Hiệp hội dữ liệu đặc tả Dublin (DCMI - Dublin Core MetadataInitiative) [1.1.1.1.1 1.4

Kể từ năm 2000, công việc chuẩn hóa dữ liệu đặc tả hồ sơ vẫn tiếp tục được thựchiện bởi ISO và các tổ chức biên soạn và áp dụng tiêu chuẩn Úc Kết quả củanhững nỗ lực này là đóng góp quan trọng để ISO ban hành tiêu chuẩn ISO 23081

về dữ liệu đặc tả hồ sơ Tương tự như vậy, tiêu chuẩn ISO 15489 về quản lý hồ sơđược ban hành cũng dựa vào tiêu chuẩn quản lý hồ sơ AS 4390 của Úc

Tới nay, có thể hệ thống hóa các tiêu chuẩn quốc tế, quốc gia về quản lý hồ sơ đãđược ban hành như sau

Tiêu chuẩn ISO

 ISO 30300:2011,Thông tin và tài liệu – Hệ thống quản lý cho hồ sơ – Nguyên

tắc cơ bản và từ vựng (Information and documentation  Management systems

for records  Fundamentals and vocabulary).

 ISO 30301:2011,Thông tin và tài liệu – Hệ thống quản lý cho hồ sơ – Yêu cầu

(Information and documentation  Management systems for records 

Requirements).

 ISO 30302:2011, Thông tin và tư liệu – Hệ thống quản lý cho hồ sơ – Hướng

dẫn thực hiện (Information and documentation  Management systems for

records  Guidelines for implementation).

 ISO 15836:2009, Thông tin và tài liệu – Tập hợp thành phần dữ liệu đặc tả cơ

bản Dublin (Information and documentation  The Dublin Core metadata

element set).

 ISO 23081-1:2006, Thông tin và tài liệu – Các quá trình quản lý hồ sơ – Dữ

liệu đặc tả cho hồ sơ – Phần 1: Các nguyên tắc (Information and

documentation  Records management processes  Metadata for records  Part 1: Principles).

 ISO 23081-2:2009, Thông tin và tài liệu – Các quá trình quản lý hồ sơ – Dữ

liệu đặc tả cho hồ sơ – Phần 2: Vấn đề khái niệm và thực hiện (Information

and documentation  Records management processes  Metadata for records  Part 2: Conceptual and implementation issues).

 ISO 15489-1:2001, Thông tin và tài liệu – Quản lý hồ sơ – Phần 1: Tổng hợp

(Information and documentation  Records management  Part 1: General).

 ISO 15489-2:2001, Thông tin và tài liệu – Quản lý hồ sơ – Phần 2: Hướng dẫn

(Information and documentation  Records management  Part 2: Guidelines).

 ISO/TR 26122:2008, Thông tin và tài liệu – Phân tích quá trình làm việc cho

hồ sơ (Information and documentation  Work process analysis for records).

 ISO/TR 13028:2010, Thông tin và tài liệu – Hướng dẫn thực hiện cho số hóa

hồ sơ (Information and documentation  Implementation guidelines for

digitization of records).

 ISO 13008:2012, Thông tin và tài liệu – Quá trình chuyển và chuyển đổi các

hồ sơ số (Information and documentation  Digital records conversion and

migration process).

 ISO 16175-1:2010,Thông tin và tài liệu – Các nguyên tắc và yêu cầu chứcnăng cho hồ sơ trong môi trường văn phòng điện tử –Phần 1 – Tổng quan và

tuyên bố các nguyên tắc (Information and documentation  Principles and

functional requirements for records in electronic office environments  Part 1: Overview and statement of principles).

 ISO 16175-2:2011, Thông tin và tài liệu – Các nguyên tắc và yêu cầu chứcnăng cho hồ sơ trong môi trường văn phòng điện tử –Phần 2 – Hướng dẫn và

yêu cầu chức năng cho các hệ thống quản lý hồ sơ số (Information and

documentation  Principles and functional requirements for records in electronic office environments  Part 2: Guidelines and functional requirements for digital records management systems).

 ISO 16175-3:2010, Thông tin và tài liệu – Các nguyên tắc và yêu cầu chứcnăng cho hồ sơ trong môi trường văn phòng điện tử –Phần 3 – Hướng dẫn và

yêu cầu chức năng cho hồ sơ trong các hệ thống nghiệp vụ (Information and

documentation  Principles and functional requirements for records in electronic office environments  Part 3: Guidelines and functional

requirements for records in business systems).

Vai trò của các tiêu chuẩn ISO trên được mô tả ở Hình 5.

Tiêu chuẩn các hiệp hội quốc tế

 RFC 5013, Tập hợp thành phần dữ liệu đặc tả cơ bản Dublin (The Dublin

Core Metadata Element Set IETF, 2007).

 Hiệp hội lưu trữ thế giới ICA: Modun 3 – Hướng dẫn và yêu cầu chức năng

cho hồ sơ trong hệ thống nghiệp vụ (Module 3  Guidelines and Functional

Requirementsfor Records in Business Systems ICA-M3-B, 2008).

 Hiệp hội lưu trữ thế giới ICA: Tính xác thực của hồ sơ điện tử (Authenticity

of Electronic Records, ICA Study 13-1, November 2002, ICA Study 13-2,

January 2004)

 Hiệp hội công nghiệp DLM: Báo cáo phạm vi cho phát triển các yêu cầu mô

mình cho quản lý các hồ sơ điện tử (Scoping Report for the Development of

the Model Requirements for the Management of Electronic Records, February

2006)

 Hiệp hội công nghiệp DLM: Yêu cầu modun cho các hệ thống hồ sơ

(Modular Requirements for Records Systems MoReq 2010, Vol.1, v1.1,

2011)

Tiêu chuẩn cấp khu vực, quốc gia:

 Hoa Kỳ: Tiêu chuẩn thiết kế chuẩn cho các ứng dụng phần mềm quản lý hồ

sơ điện tử (Design Criteria Standard for Electronic Records Management

Software Applications, DoD 5015.2-STD, June 2002).

 Liên minh châu Âu: Yêu cầu mô hình cho quản lý hồ sơ điện tử Cập nhật và

Mở rộng (Model Requirements for the Management of Electronic Records

Update and Extension, 2008, (MoReq2)).

 Na Uy: Hệ thống lưu trữ hồ sơ Na Uy: Mô tả chức năng và Đặc tả yêu cầu

(NOARK 4 Part 1 – Norwegian Recordkeeping System: Functional

Description and Specification of Requirements, 1999)

Hình 5 Các tiêu chuẩn ISO về quản lý hồ sơ (Hình 1, [1.1.1.1.1 1.3)

 Liên hiệp Anh: Yêu cầu cho hệ thống quản lý hồ sơ điện tử, 1: Yêu cầu chức

năng (Requirements for Electronic Records Management Systems, 1:

Functional Requirements, 2002 Revision – Final Version, 2002).

 Liên hiệp Anh: Yêu cầu cho hệ thống quản lý hồ sơ điện tử, 2: Tiêu chuẩn dữ

liệu đặc tả (Requirements for Electronic Records Management Systems, 2:

Metadata Standard, 2002 Revision – Final Version, 2002).

 Liên hiệp Anh: Yêu cầu cho hệ thống quản lý hồ sơ điện tử, 3: Tài liệu tham

chiếu (Requirements for Electronic Records Management Systems, 3:

Reference Document, 2002 Revision – Final Version, 2002).

 Liên hiệp Anh: Yêu cầu cho hệ thống quản lý hồ sơ điện tử, 4: Hướng dẫn

thực hiện (Requirements for Electronic Records Management Systems, 4:

Implementation Guidance, 2004).

 Liên hiệp Anh: Cơ sở lý luận cho yêu cầu chức năng cho hệ thống quản lý hồ

sơ điện tử (Rationale for the Functional Requirements for Electronic Records

Management Systems, 2002).

 Liên hiệp Anh: Yêu cầu để duy trì thông tin điện tử qua thời gian

(Requirements to Sustain Electronic Information Over Time, March 2006).

 Liên hiệp Anh: Yêu cầu chức năng cho tính bền vững của hệ thống quản lý

hồ sơ điện tử (Functional Requirements for the Sustainability of Electronic

Records Management Systems, March 2006).

 Hoa Kỳ: Yêu cầu chức năng và các thuộc tính cho các dịch vụ quản lý hồ sơ

(Functional Requirements and Attributes for Records Management Services,

December 2005)

 New Zealand: Tiêu chuẩn hệ thống lưu trữ hồ sơ điện tử (Electronic

Recordkeeping Systems Standard, June 2005).

 Úc: Đặc tả chức năng cho phần mềm hệ thống quản lý hồ sơ điện tử

(Functional Specifications for Electronic Records Management Systems

Software, February 2006).

 Úc: Đặc tả chức năng cho phần mềm hệ thống thông tin nghiệp vụ

(Functional Specifications for Business Information Systems Software,

October 2006)

 Úc: Tiêu chuẩn dữ liệu đặc tả lưu trữ hồ sơ của chính phủ Úc (Australian

Government Recordkeeping Metadata Standard Version 2.0, 2008).

 Úc: Hướng dẫn thực hiện Tiêu chuẩn dữ liệu đặc tả lưu trữ hồ sơ của chính

phủ Úc (Australian Government Recordkeeping Metadata Standard

Implementation Guidelines v.2.0, 2011).

 Úc, bang Victoria: Tiêu chuẩn cho quản lý các hồ sơ điện tử (Standard for

the Management of Electronic Records PROS 99/007 (Version 1), April 2000, (Version 2), July 2003).

 Úc, bang Nam Úc: Tiêu chuẩn tài liệu và hệ thống hồ sơ(Document and

Records Systems Standard 2001, Version 1, January 2001)

 Úc, bang Nam Úc: Yêu cầu phù hợp chức năng cho EDRMS của chính phủ

nam Úc (South Australian Government EDRMS Functional Compliance

Requirements 2002, Version 1.0, August 2002).

 Úc, bang Nam Úc:Across Government EDRMS Panel of Products

Procurement and Pre-Implementation – Guideline, Version 1, October 2004

 Bang Queensland: Tiêu chuẩn dữ liệu đặc tả lưu trữ hồ sơ và Hướng dẫn của

Queensland (Queensland Recordkeeping Metadata Standard and Guideline.

v.1.1, June 2012)

Tiêu chuẩn Việt Nam:

 TCVN 7420-1:2004 - Thông tin và tư liệu Quản lý hồ sơ Phần 1: Yêu cầuchung

 TCVN 7420-2:2004 - Thông tin và tư liệu Quản lý hồ sơ Phần 2: Hướng dẫn

Sau khi phân loại và xem xét, nhóm dự án chỉ chọn các tiêu chuẩn từ danh sáchtrên liên quan trực tiếp đến đề bài làm tài liệu tham khảo để xây dựng dự thảo tiêuchuẩn Các tiêu chuẩn được này sẽ được trình bày chi tiết ở phần sau.

3.2 Tiêu chuẩn quốc tế, khu vực, quốc gia

3.2.1 Tổng quan về quản lý hồ sơ (ISO 15489-1:2001)

Phạm vi

Tiêu chuẩn ISO 15489 hướng dẫn phương thức quản lý hồ sơ cho một tổ chức, vớiphạm vi sau[1.1.1.1.1 1.9:

 áp dụng cho việc quản lý hồ sơ với tất cả các định dạng,

 hướng dẫn xác định trách nhiệm của tổ chức đối với hồ sơ và chính sách quản

lý, thủ tục, hệ thống và quy trình quản lý hồ sơ,

 hướng dẫn quản lý hồ sơ đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001 và ISO 14001,

 hướng dẫn thiết kế và phát triển hệ thống hồ sơ

Đối tượng sử dụng tiêu chuẩn ISO 15489 là:

 nhà quản lý của tổ chức,

 chuyên gia quản lý hồ sơ, chuyên gia quản trị công nghệ thông tin,

 tất cả các nhân viên khác của tổ chức, và

 cá nhân tạo lập và duy trì hồ sơ

Ý nghĩa của việc quản lý hồ sơ

Quản lý hồ sơ chi phối việc thực hiện của cả người quản lý hồ sơ và của bất kỳngười tạo lập hoặc sử dụng hồ sơ trong quá trình tiến hành các hoạt động nghiệp

vụ Quản lý hồ sơ trong một tổ chức bao gồm các hoạt động sau:

 Quy định các chính sách và tiêu chuẩn áp dụng,

 phân công trách nhiệm và quyền hạn,

 thiết lập và ban hành các thủ tục và hướng dẫn,