Bài viết trình bày kinh nghiệm cũng như thuật toán xác định các chỉ tiêu tài chính trong hợp đồng mua bán trả góp với sự trợ giúp của phần mềm Microsoft Excel.
Trang 1PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH CÁC CHỈ TIÊU TÀI CHÍNH
TRONG HỢP ĐỒNG MUA BÁN HÀNG TRẢ GÓP
Phó Khoa Kinh tế, Trường Đại học Xây dựng Miền Trung
Tóm tắt: trong bài báo này tác giả trình bày kinh nghiệm cũng như thuật toán xác định các
chỉ tiêu tài chính trong hợp đồng mua bán trả góp với sự trợ giúp của phần mềm Microsoft Excel
Từ khóa: chỉ tiêu tài chính; trả góp; excel
Có bài toán đặt ra: Tại Doanh nghiệp
thương mại Như Thảo chuyên kinh doanh xe
ô tô, xe gắn máy của các hãng SUSUKI,
YAMAHA, HONDA, SYM, KIA … Có
bán hàng theo phương thức trả góp
Bán hàng theo phương thức trả góp
được hiểu là khi người bán giao hàng cho
người mua thì lượng hàng chuyển giao được
xác định là tiêu thụ Khi nhận được hàng
khách hàng sẽ thanh toán ngay một phần tiền
mua hàng để được nhận hàng, số tiền trả lần
đầu nhiều hay ít là do thoả thuận giữa bên
bán, bên mua Phần còn lại sẽ được trả dần
trong một khoảng thời gian nhất định và
người mua phải chịu một khoản lãi suất trả
góp được thoả thuận trong hợp đồng Có thể
nói hình thức bán hàng trả góp rất thông dụng
đối với những mặt hàng có giá trị cao (Xe
máy, xe ôtô, nhà…) và khách hàng là người
có thu nhập ổn định Do người mua không có
khả năng hoặc không muốn chi trả một lần
mà muốn chi trả trong nhiều kỳ và chấp nhận
một mức lãi suất trả góp nhất định
Với đặc trưng của phương thức bán
hàng trả góp kế toán của công ty Như Thảo
luôn luôn phải đối mặt với rất nhiều các hợp
đồng mua bán trả góp phát sinh trong tháng
hoặc trong một ngày :Ví dụ Hợp đồng số
001 khách hàng Hoàng Anh mua xe máy
JUPITER số tiền trả góp 20 triệu, lãi suất trả
góp 1,2%/tháng, thời hạn trả 2 năm (24
tháng) hoặc Hợp đồng số 002 khách hàng
Công ty A mua xe Ford số tiền trả góp là
300 triệu, lãi suất trả góp là 1%/tháng, thời hạn trả là 4 năm (48 tháng) … và rất nhiều các hợp đồng mua bán hàng hoá trả góp khác tương tự như thế xuất hiện tại công ty Hầu hết các hợp đồng mua bán hàng trả góp phát sinh tại công ty, kế toán của công ty đều phải trả lời các câu hỏi quan trọng tương tự nhau là:
Thứ nhất: Với khoản nợ trả góp, thời gian
và lãi suất trả góp quy định trong hợp đồng thì đều đặn hàng tháng (quý, năm) khách hàng sẽ phải chi trả cho công ty 1 khoản tiền
là bao nhiêu (gồm cả gốc và lãi) để khi kết thúc thời hạn trả góp là vừa hết nợ gốc và lãi trả góp?
Thứ hai: Số tiền mà khách hàng trả đều đặn
hàng tháng (quý, năm) gồm cả gốc và lãi cho khoản nợ trả góp thì bao nhiêu trong số đó được dùng để trả nợ gốc và bao nhiêu trong
số đó được dùng để trả lãi trả góp?
Trả lời các câu hỏi trên về phía kế toán doanh nghiệp bán trả góp sẽ có cơ sở
để xác định giá bán hàng trả góp, số tiền cần phải thu của khách hàng đều đặn hàng tháng (quý, năm) trong suốt thời hạn trả góp Đồng thời có cơ sở xác định số tiền ghi giảm nợ cho khách hàng và số tiền ghi tăng doanh thu
Trang 2hoạt động tài chính về tiền lãi bán hàng trả
góp trong định khoản kế toán
Nợ TK111, 112 …
Có TK131 …
Có TK515……
Trả lời các câu hỏi trên về phía khách
hàng mua trả góp (cá nhân tiêu dùng hoặc
doanh nghiệp) sẽ có cơ sở để đưa ra quyết
định là có nên mua bằng phương thức trả
góp hay huy động nguồn vốn khác có lãi
suất rẻ hơn để tài trợ mua Đồng thời khi xác
định được số tiền phải trả đều đặn hàng
tháng (quý, năm) cho khoản nợ trả góp thì
khách hàng có thể xem xét khả năng tài
chính của mình có đủ khả năng chi trả theo
quy định của hợp đồng không để ra quyết
định mua Bên cạnh đó kế toán của khách
hàng là doanh nghiệp cũng xác định được
trong số tiền chi trả đều đặn từng kỳ gồm cả
gốc và lãi thì được ghi nhận giảm công nợ
phải trả là bao nhiêu, và ghi nhận tăng chi
phí tài chính của lãi trả góp là bao nhiêu
trong định khoản kế toán:
Nợ TK331 …
Nợ TK635 …
Có TK111, 112 ……
Để giúp kế toán của các doanh nghiệp
bán hàng, mua hàng trong hợp đồng mua
bán hàng trả góp trả lời các câu hỏi trên Để
ra quyết định mua bán hợp lý nhất và ghi
nhận doanh thu, chi phí công nợ, tài sản phải
thu, phải trả… đúng quy định của chế độ kế
toán tài chính hiện hành Bài viết này người
viết tập trung trang bị những công cụ để trả
lời các câu hỏi trên từ công cụ giản đơn đến
áp dụng công cụ hiện đại
Công cụ thứ nhất: Vận dụng công
thức giá trị hiện tại của chuỗi tiền tệ đều phát
sinh trong đầu tư được nghiên cứu trong
môn Quản trị Tài chính Doanh nghiệp để trả lời câu hỏi thứ nhất cho kế toán Giá trị hiện tại của chuỗi tiền tệ đều được xác định theo công thức sau:
1 (1 )
n
t t
A PVAn
r
r
r
A1 1 n
(1) Ứng dụng công thức (1) để trả lời câu
hỏi thứ nhất đặt ra đối với kế toán của các doanh nghiệp thì ta có thể hiểu các chỉ tiêu
trong công thức (1) trong bài toán trả góp
như sau:
PVAn: Số tiền trả góp của hợp đồng mua
bán trả góp
A: Khoản tiền trả góp bằng nhau từng kỳ
trong suốt thời hạn trả góp
r(%): Lãi suất trả góp thoả thuận trong hợp đồng
n: Tổng số kỳ trả góp
Với cách hiểu các chỉ tiêu trong công
thức (1) như trên kế toán của các doanh
nghiệp có thể trả lời được câu hỏi thứ nhất theo công thức sau:
1 1 n
P V A n
r
r r
PVAn
) 1 (
Việc trả lời câu hỏi thứ nhất được tính
toán theo công thức (2) trên thì tương đối
đơn giản vì ta chỉ cần xác định số tiền trả góp, lãi suất trả góp, thời gian trả góp, thế
vào công thức (2) qua một số bước tính toán
bằng máy tính cầm tay cũng đủ để đưa ra kết quả Nhưng việc trả lời câu hỏi số 2 đặt ra bằng việc tính toán thông thường sau khi đã biết số tiền trả đều đặn hàng tháng A là vô cùng phức tạp và tốn rất nhiều thời gian và công sức và độ chính xác lại không cao Có
Trang 3thể minh chứng qua việc tính toán số liệu tại
hợp đồng bán hàng trả góp số 001 đã đề
cập ở trên: số tiền trả góp (PVAn = 20 triệu),
lãi suất trả góp (r(%) =1,2%/tháng), thời hạn
trả góp (n = 24 tháng) như sau:
041 964
% 2 ,
1
%) 2 , 1 1
(
1
000 000
.
20
24
A
Số tiền mà khách hàng trả đều đặn hàng tháng là 964.041 đồng trong vòng 24 tháng cho khoản nợ trả 20.000.000 đồng Việc xác số tiền 964.041 đồng khách hàng trả từng kỳ bao nhiêu trong số đó được dùng
để trả nợ gốc và bao nhiêu trong số đó được dùng để trả lãi ta có thể tính toán một cách phức tạp qua bảng sau: (Số liệu được tính cho 3 tháng đầu)
BẢNG THEO DÕI CÁC CHỈ TIÊU TÀI CHÍNH CỦA HỢP ĐỒNG TRẢ GÓP
Kỳ thanh
toán
Số trả từng kỳ
Số dùng trả lãi
Số dùng trả nợ gốc
Số dư
nợ gốc
Ghi chú: Số dùng trả lãi từng kỳ = Số dư nợ gốc x Lãi suất trả góp
Số dùng trả nợ gốc từng kỳ = Số trả từng kỳ - Số dùng trả lãi từng kỳ
Qua bảng tính toán ta có thể trả lời phần nào
được câu hỏi thứ 2 đặt ra ban đầu Cụ thể
nhìn vào dòng số 1 của các cột A, B, C, D
trong tháng thứ nhất khách hàng trả nợ tổng
số tiền là 964.041 đồng thì trong số đó
724.041 đồng được dùng để trả nợ gốc và
240.000 đồng trong số đó được dùng để trả
lãi, tương tự nhìn vào dòng số 2 của các cột
A, B, C, D trong tháng thứ 2 khách hàng trả
nợ tổng số tiền là 964.041 đồng thì trong số
đó 732.729 đồng được dùng để trả nợ gốc và
231.312 đồng trong số đó được dùng để trả
lãi, và tương tự các kỳ sau trong suốt thời
hạn trả góp ta cũng có thể xác định được các
chỉ tiêu tài chính liên quan đến trả lời các
câu hỏi đặt ra trong bài toán trả góp
Việc trả lời các câu hỏi đặt ra ban đầu
đối với các hợp đồng trả góp bằng công cụ
thứ nhất tỏ ra không có hiệu quả quá trình
tính toán rất phức tạp, tốn nhiều thời gian và
công sức cho người làm kế toán Đặc biệt đối với các doanh nghiệp phát sinh số lượng lớn các hợp đồng bán hàng trả góp trong tháng hoặc trong ngày thì khối lượng công việc đối với những nhân viên làm phần này
là rất lớn và khó có thể hoàn tất công việc một cách nhanh chóng và độ chính xác cao Đứng trước khó khăn của các nhân viên kế toán khi ứng dụng công cụ giản đơn
để trả lời các câu hỏi đặt ra ban đầu cho các hợp đồng mua bán hàng trả góp thì
MICROSOFT EXCEL đã thiết kế sẵn một
bộ hàm tài chính (Financial) giúp nhân viên
kế toán có thể nhanh chóng trả lời các câu hỏi đặt ra trên một cách chính xác, tiết kiệm thời gian và công sức, đó chính là công cụ thứ 2 mà người viết muốn giới thiệu trong bài viết này
Công cụ thứ hai: Ứng dụng bộ hàm
tài chính (Financial) của MICROSOFT
Trang 4EXCEL để trả lời các câu hỏi đặt ra cho bài
toán trả góp
Hàm PMT trong nhóm hàm tài chính
sẽ giúp chúng ta trả lời câu hỏi thứ nhất Cú
pháp của hàm PMT được định nghĩa là:
PMT(rate, nper, pv, fv, type)
Hàm IPMT, PPMT trong nhóm hàm
tài chính sẽ giúp chúng ta trả lời câu hỏi thứ
hai Trong đó hàm IPMT giúp ta xác định số
tiền trả nợ từng kỳ bao nhiêu trong số đó
được dùng để trả lãi trả góp, hàm PPMT
giúp ta xác định số tiền trả nợ từng kỳ bao
nhiêu trong số đó được dùng để trả nợ gốc
Cú pháp hàm IPMT, PPMT lần lượt được
định nghĩa là:
IPMT(rate, per, pv, fv, type)
PPMT(rate, per, pv, fv, type)
Trong đó: Rate: Lãi suất trả góp thoả thuận
trong hợp đồng
Nper: Tổng số kỳ trả góp
Per: Kỳ trả góp bạn muốn xác định số tiền
dùng trả lãi hoặc nợ gốc
PV : Số tiền trả góp của hợp đồng mua bán
trả góp
FV: Số tiền nhận được thêm khi trả nợ
xong, đối số này là tuỳ ý và thường lấy giá
trị 0
Type: Đối số tuỳ ý có thể là 0 hay 1 (giá trị
0 nếu trả cuối kỳ; giá trị 1 nếu trả đầu kỳ)
Để thấy được ưu điểm ứng dụng bộ
hàm tài chính (Financial) của EXCEL để trả
lời các chỉ tiêu tài chính cơ bản đặt ra trong
bài toán tài chính trả góp ta cùng tính toán số
liệu tại hợp đồng bán hàng trả góp số 001
đã đề cập ở trên: số tiền trả góp (PVAn = 20
triệu), lãi suất trả góp (r(%) =1,2%/tháng),
thời hạn trả góp (n = 24 tháng):
Từ Excel\Insert\Funstion\financial\PMT\
o Tính toán PMT: =PMT(1,2%, 24,
20.000.000, 0, 0) = 964.041
Từ Excel\Insert\Funstion\financial\IPMT\
o Tính toán IPMT tháng trả nợ thứ 1 (per
= 1): = IPMT(1.2%, 1, 20.000.000, 0, 0) = 240.000
o Tính toán IPMT tháng trả nợ thứ 2 (per
= 2): = IPMT(1.2%, 2, 20.000.000, 0, 0) = 231.312
Từ Excel\Insert\Funstion\financial\PPMT\
o Tính toán PPMT tháng trả nợ thứ 1 (per
= 1): = PPMT(1.2%, 1, 20.000.000, 0, 0) = 724.041
o Tính toán PPMT tháng trả nợ thứ 2 (per
= 2): = PPMT(1.2%, 2, 20.000.000, 0, 0) = 732.730
Để có thể ứng dụng bài bản các hàm tài chính của EXCEL để trả lời các chỉ tiêu
tài chính cơ bản đặt ra trong bài toán trả góp bạn có thể kết hợp tất cả các hàm PMT, PPMT, IPMT để thiết lập một bảng hoàn chỉnh theo dõi tất cả các chỉ tiêu tài chính qua các kỳ thanh toán trong suốt thời hạn trả
góp quy định trong hợp đồng gọi tắt là
“Bảng theo dõi các chỉ tiêu tài chính của hợp đồng trả góp” Bảng này sẽ trình bày
các thông tin cụ thể cho từng kỳ thanh toán bao gồm các thông tin như: Số tiền trả góp của hợp đồng; lãi suất trả góp, số kỳ thanh toán thoả thuận, khoản tiền thanh toán đều đặn hàng kỳ, khoản dùng trả lãi, trả gốc trong số tiền trả từng kỳ…
Minh hoạ cách dùng kết hợp các hàm
tài chính nêu trên, chúng ta hãy lập “Bảng
theo dõi các chỉ tiêu tài chính của hợp đồng trả góp” Bảng chấp nhận 3 biến nhập
đó là số tiền trả góp của hợp đồng; lãi suất trả góp, số kỳ thanh toán thoả thuận Căn cứ
vào 3 biến nhập bảng theo dõi hợp đồng trả góp sẽ tự động tính toán các số liệu về khoản tiền thanh toán đều đặn hàng kỳ, khoản dùng trả lãi, trả gốc trong số tiền trả từng kỳ, số tiền nợ gốc còn phải trả sau mỗi kỳ, luỹ kế
Trang 5số lãi trả góp qua các kỳ, luỹ kế số tiền đã
dùng để trả nợ gốc qua các kỳ…
Khi bạn thay đổi 3 biến nhập là số
tiền trả góp của hợp đồng; lãi suất trả góp, số
kỳ thanh toán thoả thuận thì tự động các số
liệu về khoản tiền thanh toán đều đặn hàng
kỳ, khoản dùng trả lãi, trả gốc trong số tiền
trả từng kỳ, số tiền nợ gốc còn phải trả sau
mỗi kỳ, luỹ kế số lãi trả góp qua các kỳ, luỹ
kế số tiền đã dùng để trả nợ gốc qua các kỳ
…cũng sẽ thay đổi theo
Lập Bảng theo dõi các chỉ tiêu tài
chính của hợp đồng trả góp thật đơn giản
sau đây người viết sẽ hướng dẫn từng bước
cách thực hiện cách tạo bảng trên cơ sở ứng
dụng EXCEL (để đơn giản chúng ta chỉ tạo
bảng theo dõi trả góp ghi chi tiết cho 10 kỳ
thanh toán đâu tiên của hợp đồng trả góp số
001 tại doanh nghiệp Như Thảo, bạn có thể
mở rộng bảng cho phù hợp với nhu cầu bằng cách điền tiếp các công thức chứa số lần thanh toán cần thiết)
Bước 1: Trong trang bảng tính mới, nhập tên các “biến nhập” bắt đầu từ ô A1 như hình dưới:
Bước 2: Nhập các cột đề mục bắt đầu từ ô A5 như hình sau:
Bước 3: Kế tiếp là nhập dữ liệu bắt đầu ở cột
C Ví dụ, trong ô C1 bạn nhập giá trị của khoản
trả góp trong hợp đồng trên là: 20.000.000,
trong ô C2 nhập tổng số kỳ trả góp là: 24 và
trong ô C3 nhập lãi suất trả góp là: 1,2%
Bước 4: Để công thức trong bảng tính được
dễ hiểu hơn bạn hãy đặt tên ô nhập Đặt tên
Ô C1 là “KV”, ô C2 là “SK”, ô C3 là “LS”
Muốn đặt tên ô bạn chỉ cần đặt chon chỏ vào
ô cần đặt tên sau đó vào hộp Name/Define
trong Memu Inset sau đó nhập tên và nhấn
Enter
Bước 5: Điền vào cột kỳ trả nợ (cột A)
Nhập giá trị 1 vào ô A6 và 2 vào ô A7
Bước 6: Chọn ô A6:A7 và thông qua handle
điền đầy đến ô A15 Để sử dụng handle điền
đầy, bạn rà con trỏ lên góc trái dưới đáy ô
chọn A6:A7 Khi con trỏ biến thành dấu (+)
Nhấn giữ nút trái chuột và kéo xuống vị trí
mong muốn Sau đó thả chuột
Bước 7: Điền hàm PPMT để tính toán cột
“Nợ gốc trả từng kỳ” (cột B) Trong ô B6, nhập câu lệnh của hàm PPMT là:
=PPMT(LS, A6, KV, 0, 0)
Bước 8: Điền hàm IPMT để tính toán cột “Lãi trả từng kỳ” (cột C) Trong ô C6, nhập câu lệnh
của hàm IPMT là: =IPMT(LS, A6, KV, 0, 0) Bước 9: Tuy bạn có thể cộng cột B6 và C6
để tính toán chỉ tiêu D6 số tiền trả đều nhau trên một kỳ Nhưng chúng ta cũng có thể áp
dụng hàm tính toán PMT để tính cột này
Điền hàm PMT để tính toán cột “số tiền trả đều nhau trên một kỳ” (cột D6) Trong ô D6, nhập câu lệnh của hàm PMT là:
=PMT(LS,SK, KV, 0, 0)
Trang 6Bước 10: Trong ô E6 xác định bằng số liệu
ô B6 của kỳ trả nợ đầu tiên và số liệu ở cột
này kỳ thanh toán thứ 2 được xác định bằng
cách lấy số nợ gốc trả tích luỹ kỳ 1, cộng với
số tiền dùng trả nợ gốc kỳ 2 (E7=E6+B7), và
các kỳ còn lại được xác định tương tự
Bước 11: Trong ô F6 xác định bằng số liệu ô
C6 của kỳ trả nợ đầu tiên và số liệu ở cột
này kỳ 2 được xác định bằng cách lấy số lãi
tích luỹ kỳ 1 cộng với số tiền dùng trả lãi kỳ
2 (F7=F6+C7), và các kỳ còn lại được xác
định tương tự
Bước 12: Sau cùng bạn điền công thức vừa nhập xong xuống hàng mong muốn Để lập
“bảng theo dõi các chỉ tiêu tài chính của hợp đồng trả góp” trong vòng 10 tháng của
hợp đồng đặt ra ở trên bạn chọn dãy ô B6:F6
và bằng handle điền đầy điền dãy ô xuống dòng thứ 10 như trong bước 6 đã thực hiện
Hình sau minh hoạ bảng hoàn chỉnh sau 12 bước
Trang 7Qua bảng theo dõi các chỉ tiêu tài
chính của hợp đồng trả góp hoàn chỉnh trên
ta thấy bảng đã trình bày đầy đủ các thông
tin cụ thể cho từng kỳ thanh toán trong suốt
thời hạn trả góp bảng bao gồm đầy đủ các
thông tin như: Số tiền trả góp của hợp đồng;
lãi suất trả góp, số kỳ thanh toán thoả thuận,
khoản tiền thanh toán đều đặn hàng kỳ,
khoản dùng trả lãi, trả gốc trong số tiền trả
từng kỳ, nợ gốc trả tích luỹ qua các kỳ, lãi
trả tích lỹ qua các kỳ ….Ví dụ nhìn vào dòng
số 1 của các cột A, B, C, D trong tháng thứ
nhất khách hàng trả nợ tổng số tiền là
964.041 đồng thì trong số đó 724.041 đồng
được dùng để trả nợ gốc và 240.000 đồng
trong số đó được dùng để trả lãi, tương tự
các kỳ sau trong suốt thời hạn trả góp ta
cũng có thể xác định được các chỉ tiêu tài
chính liên quan đến trả lời các câu hỏi đặt ra
trong bài toán trả góp
Sau khi lập được bảng theo dõi hợp
đồng trả góp cho hợp đồng mua hàng trả góp
số 001 hoàn chỉnh như trên Kể từ khi đó
công việc lập các bảng theo dõi các chi tiêu
tài chính của hợp đồng khác phát sinh thật
đơn giản Bạn chỉ cần thực hiện các thao tác
hướng dẫn sau là đã có ngay một bảng theo
dõi các chỉ tiêu tài chính của hợp đồng trả
góp mới:
Bước 1: Kích chuột phải vào Sheet vừa được
thiết lập (giả định tên Sheet là HĐ001) sau
đó kích chọn mục Move or Copy
Bước 2: Một hộp thoại Move or Copy hiện
ra trong mục Before Sheet bạn chọn HĐ001
sau đó kích đánh dấu vào mục Create a copy
và nhấn OK
Bước 3: Một Sheet HĐ001(1) được tạo ra
nội dung giống hệt Sheet HĐ001 bạn kích
chuột phải vào Sheet HĐ001(1) và chọn mục
Rename đặt lại tên Sheet là HĐ002
Bước 4: Nhập lại các biến nhập của bảng
theo dõi hợp đồng trả góp bao gồm Số tiền
trả góp ô C1, số kỳ trả góp ô C2, Lãi suất trả góp ô C3 theo thoả thuận của hợp đồng
trả góp mới cần lập bảng theo dõi
Sau khi thực hiện xong 4 bước trên lập tức bạn có bảng theo dõi các chỉ tiêu tài chính của hợp đồng trả góp mới với đầy đủ các số liệu cần thiết phục vụ cho việc trả lời các câu hỏi đặt ra ban đầu của kế toán cho các hợp đồng mua bán hàng trả góp Bạn đọc
có thể thực hành các thao tác này với hợp đồng mua bán hàng trả góp số 002 của công
ty Như Thảo
Việc sử dụng các hàm tài chính (Fianancial) được trình bày trong bài này không chỉ dừng lại ở việc giải quyết các chỉ tiêu tài chính cần thiết đặt ra trong bài toán mua bán hàng hoá trả góp Chúng ta hoàn toàn
có thể vận dụng bộ hàm tài chính này trong giải quyết các chỉ tiêu tài chính cần thiết đặt ra trong bài toán vay nợ ngân hàng và các tổ chức tín dụng mà hợp đồng quy định thanh toán tương tự như hợp đồng trả góp
Trong bài viết này người viết mới chỉ giới thiệu một số hàm tài chính trong bộ hàm tài chính (Fianancial) đa dạng của Microsoft Excel để giải quyết bài toán mua bán hàng hoá trả góp và gợi mở ứng dụng để giải quyết các bài toán vay nợ ngân hàng và các
tổ chức tín dụng quy định thanh toán theo
mô hình trả góp
Tác giả rất hy vọng người đọc có thể lĩnh hội và áp dụng được vào công việc học tập, nghiên cứu cũng như giải quyết được các bài toán thực tế xẩy ra tương tự hoặc phức tạp hơn bài toán tác giải đưa ra./