Bản mô tả công việc – công cụ quản trị hữu hiệu

Bản mô tả công việc là một tài liệu nhằm giải thích và mô tả: Tại sao công việc này tồn tại; những trách nhiệm và nhiệm vụ chính của người đảm nhận công việc; phương pháp và tiêu chuẩn để đánh giá kết quả đạt được; những năng lực và tính cách cần có để đảm nhiệm công việc; phạm vi trách nhiệm và quyền hạn trong công việc như thế nào?

187

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC – CÔNG CỤ QUẢN TRỊ HỮU HIỆU

ThS Trần Thị Nguyên Thảo Phòng Tổ chức hành chính, Trường Đại học Xây dựng Miền Trung Tóm tắt

Bản mô tả công việc là một tài liệu nhằm

giải thích và mô tả: Tại sao công việc này tồn

tại; những trách nhiệm và nhiệm vụ chính của

người đảm nhận công việc; phương pháp và

tiêu chuẩn để đánh giá kết quả đạt được;

những năng lực và tính cách cần có để đảm

nhiệm công việc; phạm vi trách nhiệm và

quyền hạn trong công việc như thế nào?

Hệ thống bản mô tả công việc là một

công cụ hết sức quan trọng và hữu hiệu sử

dụng trọng công tác quản lý nhân sự của bất

kỳ một doanh nghiệp nào Đặc biệt vô cùng

cần thiết trong các doanh nghiệp/ tổ chức lớn

nơi mà hệ thống quản lý đòi hỏi chặt chẽ, khoa

học, hiệu quả góp phần thúc đẩy sự phát triển

toàn diện của doanh nghiệp

Từ khóa

Bản mô tả công việc, tiêu chuẩn đánh

giá, trách nhiệm, quyền hạn

1 Đặt vấn đề

Hệ thống lương thiếu công bằng, bất hợp lý, chưa trả lương trên cơ sở giá trị công việc mà theo chế độ bằng cấp, thâm niên Việc đánh giá hoàn thành công việc chỉ dừng lại ở hình thức, theo cách dĩ hoà

vi quý, không khuyến khích và thúc đẩy hiệu quả lao động Cơ cấu tổ chức chồng chéo, các bộ phận chức năng chưa phát huy được vai trò và nhiệm vụ của mình, định biên nhân sự vừa thừa mà lại vừa thiếu Những vấn đề bất cập này có thể nhận thấy ở nhiều doanh nghiệp Các cấp lãnh đạo cũng nhận ra từ lâu các tồn tại

đó nhưng việc khắc phục, đổi mới thực sự

là cả một quá trình Xây dựng Bản mô tả công việc là một trong những cơ sở tiền

đề cho quá trình đổi mới đó

Doanh nghiệp muốn đổi mới tiền lương, định biên nhân sự, hợp lý hoá bộ máy tổ chức, khuyến khích cán bộ, nhân viên hoàn thành nhiệm vụ, v.v Hãy bắt đầu từ việc xây dựng và cải tiến Bản mô

tả công việc Tuy nhiên, chúng ta cần lưu

ý, Bản mô tả công việc không nên được soạn thảo và phê duyệt một cách hình thức, mà phải dựa trên sự phân tích kỹ lưỡng các vị trí công việc, theo các nguyên tắc xây dựng tổ chức như sau:

• Từ mục tiêu hoạt động mà xác định cơ cấu các bộ phận chức năng;

• Từ cơ cấu mà xác định ra nhiệm vụ

và quy trình thực hiện của từng đơn vị;

• Từ quy trình công việc mà định biên nhân sự và mô tả công việc;

• Từ mô tả công việc mà tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm và đánh giá;

• Từ đánh giá mà trả lương, đãi ngộ,…

2 Vai trò của bản mô tả công việc trong quản trị doanh nghiệp

Bản mô tả công việc giúp cho nhân viên hiểu được công ty đang trông chờ

188

điều gì ở họ Nó còn giúp người quản lý

giám sát được quá trình thực hiện công

việc và đánh giá kết quả của những thực

hiện đó, là cơ sở cho những quyết định về

việc tiếp tục một hợp đồng lao động,

thăng thưởng, hoặc xem xét nâng lương

Để thích ứng với nền kinh tế hội nhập và

nhiều cạnh tranh trên thị trường lao động

hiện nay, bản mô tả công việc cho nhân

viên ở các công ty đã có những thay đổi

quan trọng

Bản mô tả công việc linh hoạt, đang

được áp dụng ngày càng phổ biến ở các

công ty, thay thế cho những bản mô tả

công việc cố định Những trách nhiệm mà

một nhân viên được công ty yêu cầu phải

thực hiện ở vị trí công việc của mình sẽ

được mô tả một cách tổng quát hơn, thay

vì chúng phải nêu rõ đích danh nhiệm vụ

với số lượng cụ thể phải thực hiện trong

công việc hàng ngày Ngày nay, trong một

môi trường mà các công ty phải đối đầu

với sự cạnh tranh ngày càng gia tăng và

sự đòi hỏi liên tục đổi mới về sản phẩm

hoặc dịch vụ của thị trường, công ty phải

không ngừng cải tiến về kỹ thuật, quy

trình sản xuất sản phẩm và cung cách

phục vụ Những áp lực trên buộc công ty

phải luôn đổi mới chiến lược và cơ cấu,

cũng như cách thực hiện công việc của

từng nhân viên cũng phải liên tục thay

đổi Nhân viên làm việc với bản mô tả

công việc truyền thống cùng những nhiệm

vụ cố định sẽ khó có thể đáp ứng kịp thời

những thay đổi nhanh chóng của công ty

trong một môi trường đầy cạnh tranh Sẽ

khó khăn hơn cho công ty nếu phải tiếp

tục tăng lương và đầu tư cho những nhân

viên có năng lực làm việc yếu và khả năng

thích ứng thấp với những yêu cầu mới Do

vậy, nhân viên đang làm việc ở một vị trí,

hoặc người đang tìm việc, nếu biết đặt

mình vào một tư thế sẵn sàng thích ứng

với những biến đổi, cụ thể hơn là có khả

năng làm việc tùy thuộc vào hoàn cảnh,

nhanh chóng thích ứng với những nhiệm

vụ mới, sẽ có nhiều khả năng thành công

hơn Một ứng viên đi tìm việc hay một

nhân viên đang làm việc tại một vị trí

không nên trông cậy vào một công việc có

số lương trách nhiệm cố định

Bản mô tả công việc là một công cụ quản trị hữu hiệu Tất cả các chức danh công việc đều được mô tả một cách chính xác, cụ thể về trách nhiệm, mục tiêu thực hiện công việc cùng với các điều kiện tối thiểu cần thiết khác Bản mô tả công việc được sử dụng làm cơ sở để:

- Tuyển dụng và đào tạo:

Bản thân người tuyển dụng sẽ xác định rõ họ cần phải tìm kiếm nhân viên như thế nào, cũng như ứng viên xin việc

và nhân viên mới biết chính xác họ phải làm cụ thể những công việc gì, cấp trên mong đợi điều gì trong công việc từ họ Bên cạnh đó bản mô tả công việc luôn là một tài liệu quan trọng đính kèm hợp đồng lao động Nó thể hiện cam kết cụ thể của hai bên về trách nhiệm, nội dung công việc cụ thể cần thực hiện, mối quan

hệ trong công việc, điều mà hợp đồng lao động chưa làm rõ được

Người lập kế hoạch đào tạo xây dựng được kế hoạch đào tạo hàng năm và định kỳ góp phần nâng cao trình độ nguồn nhân lực cho đơn vị đáp ứng yêu cầu thực

tế của công việc

- Hướng dẫn và giao việc:

Người quản lý sẽ không phải đau đầu và tốn thời gian hướng dẫn nhân viên mới như thế nào, giao việc như thế nào cho đạt hiệu quả Đồng thời cách thức kiểm tra giám sát việc thực hiện công việc của nhân viên ra sao? Bởi lẽ đi liền với các nhiệm vụ công việc đã có những tiêu chí đánh giá cụ thể, rõ ràng Bản thân nhân viên nhân việc cũng thấy thỏa mái khi nhiệm vụ công việc họ phải làm đã được quy định rõ ràng thành văn bản với tiêu chí đo lường tương ứng

- Trả lương công bằng:

Trong hệ thống bản mô tả công việc của toàn đơn vị, căn cứ vào trách nhiệm, khối lượng công việc, mức độ phức tạp, điều kiện và môi trường làm việc… đã được mô tả cụ thể, người làm công tác chuyên môn sẽ đánh giá, so sánh và phân nhóm lao động Những chức danh có cùng

189

giá trị công việc được xếp vào cùng một

nhóm lương Hàng năm, việc cập nhật lại

bản mô tả công việc sẽ giúp đánh giá lại

đúng thực tế, đảm bảo sự công bằng và

khách quan trong việc trả lương

- Đánh giá hoàn thành công việc:

Trên cơ sở các nhiệm vụ và mục tiêu

công việc, định kỳ người quản lý và nhân

viên sẽ tiến hành thảo luận, đánh giá kết

quả thực hiện công việc Thành tích,

khuyết điểm cũng như nguyên nhân chưa

hoàn thành đều được hai bên làm rõ Từ

đó, mục tiêu công việc trong kỳ đánh giá

kế tiếp và những yếu điểm cần khắc phục,

kiến thức, kỹ năng chuyên môn cần được

đào tạo cũng sẽ được hai bên xác định và

cam kết thực hiện cụ thể Kết quả đánh

giá này cũng sẽ là cơ sở để xem xét về

mức lương và đề bạt cán bộ

- Phân tích và điều chỉnh cơ cấu tổ

chức, định biên nhân sự:

Thông qua việc cập nhật định kỳ hệ

thống bản mô tả công việc, người quản lý

có thể nhận biết về sự chồng chéo, trùng

lắp trong giao việc, khoảng cách giữa

năng lực thực tế của người lao động so với

yêu cầu công việc, sự dư thừa và thiếu

hụt nhân sự đối với từng nhóm chức danh

Từ đó kết hợp với một số phương pháp

khác, người quản lý có thể điều chỉnh cơ

cấu tổ chức, định biên nhân sự, lập kế

hoạch đào tạo cho giai đoạn kế tiếp, đáp

ứng yêu cầu kinh doanh và mục tiêu phát

triển của doanh nghiệp

3 Nội dung của bản mô tả công việc

Một bản mô tả công việc là văn bản

nêu ra các nhiệm vụ và trách nhiệm liên

quan tới một công việc được giao và

những điều kiện đối với người làm nhiệm

vụ đó Bản mô tả công việc phải được viết

bằng ngôn ngữ đơn giản, tạo ra sự so

sánh với các công việc khác và dễ hiểu đối

với người giao cũng như người nhận công

việc đó

Không có một mẫu chuẩn nào dành

cho các bản mô tả công việc vì có quá

nhiều công việc khác nhau, độ dài ngắn,

chi tiết của Bản mô tả công việc phụ thuộc

vào mục đích sử dụng và phương pháp

quản lý của từng doanh nghiệp Tuy nhiên một bản mô tả công việc được cho là hiệu quả đều gồm các thông tin sau:

Các thông tin chung về vị trí chức danh: Tên, chức vụ, mã nhân viên,

phòng ban, người quản lý trực tiếp và gián tiếp, ngày lập và hiệu lực của Bản mô tả

Trách nhiệm công việc: Viết ngắn

gọn về 2 hoặc 3 dòng về mục đích công việc Liệt kê từ 5 đến 7 trách nhiệm công việc chính yếu, nêu rõ tần suất và tỷ trọng phần trăm thời gian thực hiện (tổng cộng là 100%) Các trách nhiệm cần được viết rõ làm việc gì, làm như thế nào và mục đích cần đạt được của công việc đó

Trình độ, kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm theo yêu cầu của công việc: Lưu ý, không phải là thâm niên và

bằng cấp của người lao động hiện có mà

là theo yêu cầu của công việc

Vị trí trong tổ chức: Chịu sự quản

lý, giám sát bởi những ai, về việc gì

Các mối quan hệ bên trong và bên ngoài tổ chức: Nêu rõ đối tác phải

quan hệ, nội dung, tính chất và tần suất phải giao tiếp, trao đổi làm việc

Quyền ra quyết định và trách nhiệm quản lý về con người, chi tiêu, sử dụng thiết bị và tiếp cận thông tin, v.v

Điều kiện và môi trường làm việc: Mô tả rõ về điều kiện làm việc trong

nhà, ngoài trời, tần suất di chuyển, nguy

cơ rủi ro, tai nạn nghề nghiệp,v.v

Sự cam kết và xác nhận của người

quản lý và nhân viên

Những thành phần cấu tạo nên một công việc được phân tích và thể hiện trong bản mô tả công việc Nó mô tả một vị trí, làm rõ trách nhiệm của người nắm giữ vị trí

đó và giúp phân biệt phạm vi trách nhiệm của một nhân viên với những nhân viên khác nhằm tránh sự dẫm chân lên nhau hoặc ngược lại là “trốn tránh trách nhiệm”

4 Các bước lập bản mô tả công việc

Bản mô tả công việc có thể tiến hành theo 4 bước: lập kế hoạch, thu thập thông tin, viết lại và phê chuẩn

Bước 1 Lập kế hoạch: Việc chuẩn

bị tốt dẫn tới kết quả tốt Giai đoạn chuẩn

190

bị cần phải xác định các trách nhiệm chính

và công tác kiểm tra đánh giá

- Công việc đó nhằm đạt được cái

gì? (Nhiệm vụ)

- Người đảm đương công việc đó cần

phải nỗ lực như thế nào? (Trách nhiệm)

- Kết quả công việc được đánh giá

như thế nào? (Kiểm tra)

Bước 2 Thu thập thông tin: Điều

quan trọng là thu thập thông tin đầy đủ

để đặt công việc vào một hoàn cảnh có

liên quan đến các công việc khác trong cơ

cấu tổ chức và thông báo về các mối quan

hệ có liên quan Vị trí công việc được miêu

tả rõ nhất bằng sơ đồ

Bước 3 Phác thảo bản mô tả công

việc: Điều này nghĩa là chuyển những

thông tin đã thu thập thành bản mô tả

công việc nhằm mục đích giúp người làm

công việc đó và người quản lý có thể hình

dung cùng một bức tranh giống nhau và

bao quát được phạm vi công việc Bản mô

tả công việc có thể do người làm công việc

đó hoặc người quản lý soạn, đôi khi người

quản lý viết bản thảo sau khi đã thảo luận

với người đảm đương công việc

Bước 4 Phê chuẩn bản mô tả công

việc: Người làm công việc đó và người

quản lý phải cùng nhau thảo luận và nhất

trí về văn bản mô tả công việc Người làm

công việc đó và người giám sát hoặc người

quản lý phải cùng thống nhất xem nên

giải quyết như thế nào khi người làm công

việc đó gặp phải những vấn đề cần giải

quyết Người quản lý cần chỉ đạo cấp dưới

sao cho cùng thống nhất về bản mô tả

công việc đảm bảo công việc tiến hành

thuận lợi mà không có kẽ hở hoặc sự

chồng chéo lên nhau

5 Kết luận

Bản mô tả công việc linh hoạt, đang được áp dụng ngày càng phổ biến ở các công ty, thay thế cho những bản mô tả công việc cố định Những trách nhiệm mà một nhân viên được công ty yêu cầu phải thực hiện ở vị trí công việc của mình sẽ được mô tả một cách tổng quát hơn, thay

vì chúng phải nêu rõ đích danh nhiệm vụ với số lượng cụ thể phải thực hiện trong công việc hàng ngày Ngày nay, trong một môi trường mà các công ty phải đối đầu với sự cạnh tranh ngày càng gia tăng và

sự đòi hỏi liên tục đổi mới về sản phẩm hoặc dịch vụ của thị trường, công ty phải không ngừng cải tiến về kỹ thuật, quy trình sản xuất sản phẩm và cung cách phục vụ Những áp lực trên buộc công ty phải luôn đổi mới chiến lược và cơ cấu, cũng như cách thực hiện công việc của từng nhân viên cũng phải liên tục thay đổi Nhân viên làm việc với bản mô tả công việc truyền thống cùng những nhiệm

vụ cố định sẽ khó có thể đáp ứng kịp thời những thay đổi nhanh chóng của công ty trong một môi trường đầy cạnh tranh Sẽ khó khăn hơn cho công ty nếu phải tiếp tục tăng lương và đầu tư cho những nhân viên có năng lực làm việc yếu và khả năng thích ứng thấp với những yêu cầu mới Do vậy, nhân viên đang làm việc ở một vị trí, hoặc người đang tìm việc, nếu biết đặt mình vào một tư thế sẵn sàng thích ứng với những biến đổi, cụ thể hơn là có khả năng làm việc tùy thuộc vào hoàn cảnh, nhanh chóng thích ứng với những nhiệm

vụ mới, sẽ có nhiều khả năng thành công hơn Một ứng viên đi tìm việc hay một nhân viên đang làm việc tại một vị trí không nên trông cậy vào một công việc có

số lương trách nhiệm cố định

TÀI LIỆU THAM KHẢO

[1] Nguyễn Hữu Thân, 2010 Quản Trị Nhân Sự, NXB Thống Kê TP HCM

[2] Trần Kim Dung, 2011 Quản Trị Nhân Sự, NXB Thống Kê TP HCM

[3] Bùi Xuân Phong, 2010 Quản trị nguồn nhân lực, NXB Thống Kê TP HCM

[4] Đào Công Bình, 2012 Kỹ năng quản trị nguồn nhân lực, NXB Trẻ

[5] http://quantrinhansu-online.com/

[6] http://quantri.vn/

[7] http://careerbuilder.vn/