Xây dựng ứng dụng theo dõi, giám sát hồ sơ giao dịch bảo hiểm xã hội trực tuyến

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN ĐỀ TÀI Nội dung của Chương 1 sẽ giới thiệu các cơ sở lý thuyết về những bất cập khi thực hiện giao dịch hồ sơ điện tử của ngành, những nguyên nhân khi thực liên thông

Công trình được hoàn thành tại TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS NGUYỄN THANH BÌNH

Phản biện 1: TS Phạm Minh Tuấn

Phản biện 2: TS Hoàng Văn Dũng

Luận văn sẽ được bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp thạc sĩ khoa học máy tính họp tại Trường Đại học Bách khoa vào ngày 25 tháng 08 năm 2019

Có thể tìm hiểu luận văn tại:

- Trung tâm Học liệu, Đại học Đà Nẵng tại Trường Đại học Bách khoa

- Thư viện Khoa Công nghệ thông tin, Trường Đại học Bách khoa-ĐHĐN

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết và lý do chọn đề tài

Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế là một chính sách xã hội lớn của Đảng và Nhà nước ta, đóng vai trò chủ đạo và quan trọng nhất trong hệ thống an sinh xã hội BHXH, BHYT là sự bảo đảm thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập của người lao động khi họ bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, thất nghiệp, hết tuổi lao động hoặc chết, trên cơ sở mức đóng góp vào Quỹ BHXH BHXH góp phần tạo ra cơ chế chia sẻ rủi ro, nâng cao tính cộng đồng xã hội, củng cố truyền thống đoàn kết, gắn

bó giữa các thành viên trong xã hội, ngoài ra BHXH còn có vai trò to lớn đối với sự phát triển kinh tế của mỗi quốc gia v.v BHXH Việt Nam với chức năng là đơn vị có nhiệm vụ thu, chi trả, giải quyết các chế độ Bảo hiểm xã hội BHYT, Bảo hiểm thất nghiệp cho nhân dân

và người lao động, nên việc quản lý hồ sơ của đối tượng cũng như việc thực hiện giao dịch hồ sơ góp phần rất quan trọng thực hiện nề nếp từ nhiều năm qua Tuy nhiên, khi số lượng hồ sơ ngày càng lớn thì vấn đề sử dụng hồ sơ giấy, việc khai thác thông tin giải quyết chế

độ BHXH, BHYT, BHTN cho người tham gia mất rất nhiều thời gian

Để cải cách chính sách bảo hiểm xã hội thành công, đạt được hiệu quả mong muốn đòi hỏi phải có quyết tâm cao của cả hệ thống chính trị từ công tác lãnh đạo, chỉ đạo của các cấp ủy, tổ chức đảng, trách nhiệm trực tiếp của các cơ quan quản lý nhà nước có liên quan, của tổ chức Bảo hiểm xã hội Việt Nam đến sự tham gia của người sử dụng lao động và người lao động Trong giai đoạn hiện nay, việc ứng dụng Công nghệ thông tin vì mục tiêu xây dựng ngành BHXH hiện đại, chuyên nghiệp, hướng tới sự hài lòng của người dân, doanh

nghiệp, chung sức vì một Chính phủ điện tử hiện đại hơn, chuyên nghiệp hơn Vậy nên, yêu cầu cần có một phần mềm phục vụ công tác quản lý theo dõi hồ sơ với mục đích giúp cho cán bộ một cửa của BHXH tỉnh, BHXH huyện, thị xã, thành phố cũng như đơn vị, doanh nghiệp và người dân trực tiếp tra cứu, theo dõi hồ sơ giao dịch với BHXH góp phần công khai, minh bạch các quy định của cơ quan BHXH về quy trình và thủ tục hồ sơ

2 Mục tiêu và nội dung nghiên cứu

2.1 Mục tiêu

Xây dựng ứng dụng theo dõi, giám sát tiến trình giải quyết

hồ sơ và trả kết quả thủ tục hành chính BHXH trực tuyến nhằm:

- Cung cấp cho cán bộ BHXH các cấp thực hiện giám sát, quản

lý quy trình hồ sơ BHXH

- Hỗ trợ cho doanh nghiệp, tổ chức đơn vị sử dụng lao động thực hiện tham theo dõi, giám sát hồ sơ điện tử trong lĩnh vực BHXH, BHYT, BHTN nhanh chóng, thuận lợi

- Giúp cho người tham gia BHXH, BHYT, BHTN tra cứu, theo dõi quá trình giao dịch hồ sơ của bản thân

2.2 Nội dung nghiên cứu

3 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tƣợng nghiên cứu

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN ĐỀ TÀI

Nội dung của Chương 1 sẽ giới thiệu các cơ sở lý thuyết về những bất cập khi thực hiện giao dịch hồ sơ điện tử của ngành, những nguyên nhân khi thực liên thông dữ liệu hồ sơ bảo hiểm xã hội, thủ tục hồ sơ vừa gửi hồ sơ điện tử, đồng thời vừa phải gửi hồ sơ bằng giấy, cán bộ bảo hiểm thực hiện thông báo trả kết quả cho doanh nghiệp, tổ chức đơn vị, cá nhân thông qua dịch vụ bưu chính Việc khai thác thông tin giải quyết chế độ BHXH, BHYT, BHTN cho người tham gia mất rất nhiều thời gian, để từ đó đưa ra những bài

toán theo dõi giám sát hồ sơ giao dịch bảo hiểm xã hội điện tử 1.1 Giới thiệu về cơ qu n Bảo hiểm xã hội

1.2 Thực trạng hiện nay

1.2.1 Những bất cập khi thực hiện gi o dịch hồ sơ BHXH

Trong giai đoạn hiện nay, việc ứng dụng CNTT vì mục tiêu xây dựng ngành BHXH hiện đại, chuyên nghiệp, hướng tới sự hài lòng của người dân, doanh nghiệp, chung sức vì một Chính phủ điện

tử hiện đại hơn, chuyên nghiệp hơn Chính vì vậy nên, yêu cầu cần có một phần mềm phục vụ công tác quản lý theo dõi hồ sơ với mục đích giúp cho cán bộ một cửa của BHXH tỉnh, BHXH huyện, thị xã, thành phố cũng như đơn vị, doanh nghiệp và người dân trực tiếp tra cứu, theo dõi hồ sơ giao dịch với BHXH góp phần công khai, minh bạch các quy định của cơ quan BHXH về quy trình và thủ tục hồ sơ Với phần mềm giao dịch hồ sơ điện tử như hiện nay, để quản

lý theo dõi hồ sơ của cán bộ BHXH nói chung và đơn vị, doanh nghiệp cũng như người dân trên địa bàn tỉnh Quảng Bình nói riêng, việc trực tiếp tra cứu, theo dõi hồ sơ giao dịch điện tử như hiện nay, vẫn chưa góp phần công khai, minh bạch, các thủ tục hành chính,

quy trình các loại hồ sơ, biểu mẫu chưa thống nhất, tình trạng không tìm thấy hồ sơ trên ứng dụng quản lý, thao tác phức tạp, tốn nhiều thời gian, là những nguyên nhân được chỉ ra cho tình trạng không thể thực hiện giao dịch BHXH điện tử hiện nay

Còn nhiều khó khăn trước mắt cho BHXH điện tử, đơn vị tham gia BHXH, BHYT, BHTN có được công cụ lập thủ tục BHXH, BHYT, BHTN đúng quy định ngành, hỗ trợ nhiều chức năng tự động giúp giảm thiểu sai sót khi kê khai

Bên cạnh đó, việc nhận được các thông báo từ cơ quan BHXH (như thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN, thông báo duyệt chi trợ cấp ngắn hạn, các văn bản của cơ quan BHXH…) qua phần mềm vẫn chưa đáp ứng được, chưa giảm thiểu thời gian đi lại giao dịch với cơ quan BHXH

Đối với cơ quan BHXH, khối lượng công việc lớn về số lượng khách đến trực tiếp giao dịch hàng ngày, khi giải quyết công việc cần phải giải thích nhiều về thủ tục, chế độ chính sách chưa thống nhất, chính xác, tình trạng tẩy xóa hồ sơ vẫn thường xảy ra làm phiền hà cho đơn vị sử dụng lao động cũng như người lao động Tuy nhiên, với phần mềm giao dịch BHXH điện tử hoạt động chưa ổn định, còn chậm, tình trạng không tìm thấy hồ sơ trên ứng dụng vẫn xảy ra thường xuyên; thao tác phức tạp, tốn rất nhiều thời gian so với thao tác đang thực hiện như hiện nay là những khó khăn mà các đơn vị và người lao động khi thực hiện BHXH điện tử hiện đang gặp phải Đối với các đơn vị sử dụng lao động, chưa quen với việc sử dụng và chưa hiểu rõ những tiện ích khi sử dụng phần mềm giao dịch BHXH điện tử; một số đơn vị không sử dụng mạng internet trong giờ làm việc, cán bộ làm công tác BHXH vấp phải áp lực từ phía chủ sử dụng lao động và việc vẫn phải in, ký và nộp lại cơ quan BHXH bộ

hồ sơ giấy là nguyên nhân khiến cho các tiện ích bị hạn chế áp dụng

1.2.2 Những nguyên nhân, yếu tố bất cập khi liên thông dữ liệu hồ sơ BHXH

- Hệ thống quản lý thông tin tự động thực hiện việc lưu trữ đầy

đủ, nguyên trạng dữ liệu chứng từ BHXH điện tử tại cơ sở dữ liệu BHXH điện tử của BHXH Việt Nam Các giải pháp kỹ thuật để thực hiện việc sao lưu dữ liệu dự phòng và khôi phục hỏng hóc khi gặp sự

cố thiết bị, an ninh bảo mật mạng internet

Sự mập mờ thông tin từ phía BHXH mà các đơn vị còn gặp phải khi sử dụng phần mềm, bởi có những thủ tục hồ sơ vừa làm bằng phần mềm của nhà IVAN nhưng vẫn phải gửi hồ sơ bằng giấy Dẫn tới việc giảm thời gian không như mong muốn cho đơn vị, cũng như người lao động, hồ sơ phát sinh tới 2 lần (1 lần bằng giấy, 1 lần cập nhật vào phần mềm Giao dịch điện tử)

Đối với thủ tục thực hiện giao nhận hồ sơ, thời gian giao nhận chưa rõ ràng giữa các bộ phận, chỉ có thời hạn ngày nhận hồ sơ và ngày giao hồ sơ Số liệu xuất ra từ chương trình để thực hiện báo cáo

và báo cáo kết quả tiếp nhận và trả kết quả giải quyết TTHC còn chênh lệch số liệu, hệ thống tự xác định trạng thái hồ sơ huyện trả về

là huyện đã nộp hồ sơ liên thông lên tỉnh tại bước trước hay chưa

1.2.3 Bài toán theo dõi, giám sát hồ sơ gi o dịch bảo hiểm

xã hội

Để thực hiện có hiệu quả Luật BHYT, BHXH, BHTN sửa đổi, đặc biệt là để thực hiện Nghị quyết, Quyết định, công văn hướng dẫn của ngành về các giải pháp cải cách mạnh mẽ thủ tục hành chính, giảm số giờ thực hiện giao dịch thuế, hải quan, bảo hiểm xã hội, vấn

đề đặt ra là cần phải bám sát, tranh thủ sự lãnh đạo, chỉ đạo của các cấp ủy đảng, chính quyền địa phương; sự phối hợp chặt chẽ của các ngành trong việc tổ chức triển khai thực hiện trên địa bàn; Kịp thời tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc trong tổ chức thực hiện nhiệm vụ; Đồng thời thường xuyên đổi mới phương pháp và hình thức tuyên

truyền phù hợp; tăng cường đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, quy trình,

kỹ năng giao tiếp, tuyên truyền cho cán bộ tham gia BHXH

1.2.4 Gửi thông tin tiếp nhận hồ sơ BHXH

1.2.5 Lưu trữ chứng từ BHXH điện tử

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Trên cơ sở lý thuyết vừa trình bày, có thể hiểu Bảo hiểm xã hội Việt Nam là cơ quan thuộc Chính phủ, có chức năng thực hiện chính sách, chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và quản lý Quỹ bảo hiểm

xã hội theo quy định của pháp luật Là chính sách lớn của Đảng và Nhà nước góp phần bảo đảm ổn định đời sống cho người lao động ổn định chính trị, trật tự an toàn xã hội, thúc đẩy sự nghiệp xây dựng đất nước, bảo vệ tổ quốc

Bên cạnh đó, việc nhận được các thông báo từ phía cơ quan BHXH (như thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN, thông báo duyệt chi trợ cấp ngắn hạn, các văn bản của cơ quan BHXH…) qua phần mềm của ngành bảo hiểm xã hội vẫn chưa đáp ứng được, chưa giảm thiểu thời gian đi lại giao dịch với cơ quan BHXH

Việc thực hiện giao dịch hồ sơ điện tử của ngành bảo hiểm xã hội nói chung, BHXH tỉnh Quảng Bình nói riêng, những nguyên nhân, tồn tại khi liên thông dữ liệu hồ sơ giao dịch bảo hiểm xã hội,

sự hài lòng của doanh nghiệp, tổ chức đơn vị cũng như người dân trực tiếp tra cứu, theo dõi, giám sát hồ sơ giao dịch với cơ quan BHXH góp phần công khai, minh bạch các quy định của cơ quan BHXH về quy trình và thủ tục hồ sơ Để từ đó cần đưa ra những giải pháp, bài toán nhằm làm hoàn thiện hơn việc theo dõi giám sát hồ sơ giao dịch bảo hiểm xã hội điện tử

CHƯƠNG 2 GIẢI PHÁP THEO DÕI, GIÁM SÁT HỒ SƠ GIAO

DỊCH BẢO HIỂM XÃ HỘI TRỰC TUYẾN

Từ cơ sở lý thuyết trình bày ở Chương 1, phần nào đó cũng đã hiểu các cơ chế hoạt động khi thực hiện giao dịch hồ sơ điện tử của

cơ quan BHXH Chương 2 sẽ tìm hiểu về hiện trạng quản lý theo dõi, giám sát hồ sơ điện tử tại BHXH tỉnh Quảng Bình, từ đó đưa ra các quy trình và trách nhiệm liên thông giữa đơn vị BHXH tỉnh, Bưu điện cũng như về phía doanh nghiệp, tổ chức Đơn vị và người dân, đồng thời phân tích hệ thống theo dõi giám sát, để tìm ra các giải pháp thực hiện theo dõi, giám sát hồ sơ giao dịch BHXH điện tử

2.1 Hiện trạng và giải pháp theo dõi, giám sát hồ sơ

2.1.1 Quy trình giám sát hồ sơ

Khi bộ phận Một cửa của cơ quan BHXH tiếp nhận một hồ sơ điện tử, hồ sơ giấy đến từ các bộ phận Bộ phận thu, Bộ phận chế độ cũng như doanh nghiệp, tổ chức đơn vị, cá nhân bên ngoài, sẽ tiến hành các bước sau:

Trách nhiệm củ Bộ phận Một cử

- Cán bộ BHXH theo dõi, giám sát hồ sơ

+ Đăng nhập hệ thống đã phân quyền

+ Cập nhật Mã bưu qua ứng dựng theo dõi, giám sát hồ sơ BHXH

+ Theo dõi, giám sát quy trình hồ sơ

+ In biên bản giao nhận hồ sơ với Bưu điện

+ Tiếp nhận ý kiến phản hồi từ đơn vị, cá nhân phản hồi thông tin hồ sơ

+ Lập báo cáo

b Trách nhiệm củ Bưu điện

- Bưu điện tỉnh và cấp huyện thực hiện cập nhật Mã bưu, mã

hồ sơ qua ứng dựng theo dõi, giám sát hồ sơ BHXH

+ Đăng nhập hệ thống đã phân quyền

+ Cập nhật mã bưu phẩm

+ Theo dõi, giám sát, cập nhật quy trình hồ sơ

c Đơn vị, cá nhân theo dõi, giám sát hồ sơ

- Đơn vị, cá nhân theo dõi, giám sát hồ sơ

+ Xem tiến độ kết quả từ chối

+ Xem tiến độ Trả kết quả đúng

+ Xem tiến độ kết quả chưa giải quyết

+ Phản hồi thông tin tình trạng hồ sơ

2.1.2 Quy trình xử lý hồ sơ

Trách nhiệm xử lý hồ sơ củ Bộ phận Một cử

- Cán bộ BHXH theo dõi, giám sát hồ sơ

+ Đăng nhập hệ thống đã phân quyền

+ Tiếp nhận và xử lý công việc, cập nhật hồ sơ, theo dõi hồ sơ + Tạo biên bản giao nhận hồ sơ

+ Cập nhật Mã bưu, mã hồ sơ qua ứng dựng theo dõi, giám sát

hồ sơ BHXH

+ Theo dõi, giám sát quy trình hồ sơ

+ In biên bản giao nhận hồ sơ với Bưu điện

+ Tiếp nhận ý kiến phản hồi từ đơn vị, cá nhân phản hồi thông tin hồ sơ

+ Kiểm tra tiến độ thực hiện công việc

+ Xác nhận công việc đã hoàn thành khi cán bộ trực thuộc báo cáo đã thực hiện xong việc được giao Đối với công việc có sự phối hợp nhiều nhân sự thì công việc chỉ hoàn thành khi tất cả các nhân sự được giao việc phải hoàn thành đúng tiến độ được giao

+ Báo cáo kết quả thực hiện đến lãnh đạo đã giao việc

b Trách nhiệm xử lý hồ sơ củ cán bộ Bưu điện

- Cán bộ BHXH theo dõi, giám sát hồ sơ

+ Đăng nhập hệ thống đã phân quyền

+ Tiếp nhận và xử lý công việc, cập nhật hồ sơ và theo dõi hồ

sơ

+ Tạo biên bản giao nhận hồ sơ

+ Cập nhật Mã bưu qua ứng dựng theo dõi, giám sát hồ sơ BHXH

+ Theo dõi, giám sát quy trình hồ sơ

+ In biên bản giao nhận hồ sơ với Bưu điện

+ Tiếp nhận ý kiến phản hồi từ đơn vị, cá nhân phản hồi thông tin hồ sơ

+ Kiểm tra tiến độ thực hiện công việc

+ Xác nhận công việc đã hoàn thành khi cán bộ trực thuộc báo cáo đã thực hiện xong việc được giao Đối với công việc có sự phối hợp nhiều nhân sự thì công việc chỉ hoàn thành khi tất cả các nhân sự được giao việc phải hoàn thành đúng tiến độ được giao

+ Báo cáo kết quả thực hiện đến lãnh đạo đã giao việc

2.2 Phân tích hệ thống theo dõi giám sát

2.2.1 Hệ thống ứng dụng trên web

Trong hệ thống ứng dụng theo dõi, giám sát hồ sơ giao dịch bảo hiểm xã hội điện tử là việc làm ngày nay, hầu hết các tất cả công việc đều thực hiện trên internet, việc tra cứu hồ sơ giao dịch BHXH thông qua ứng dụng trên website Vậy việc triển khai hệ thống ứng dụng theo dõi giám sát hồ sơ giao dịch BHXH có thể thiết kế một website ứng dụng theo dõi, giám sát hồ sơ bảo hiểm Trang web online cho phép cán bộ bảo hiểm và nhân viên bưu điện cũng như

doanh nghiệp, tổ chức đơn vị và người dân dễ dàng kết nối đến hệ thống

Ngoài ra, ngày nay thiết bị di động đang trở nên cực kỳ phổ biến, nên để thuận tiện và nhanh chóng cho người dùng có nhu cầu tra thông tin hồ sơ bảo hiểm của mình, chúng ta sẽ xây dựng một ứng dụng đi kèm trên nền tảng hai hệ điều hành phổ biến nhất hiện nay là Android và iOS

Mọi thao tác chỉnh sửa, cập nhập, quản trị đều phải được thực hiện trên website Ứng dụng điện thoại chỉ cho phép người dùng đăng nhập và xem thông tin hồ sơ bảo hiểm của mình

2.2.2 Yêu cầu chức năng

Hiện tại dữ liệu được lấy từ website trung ương dưới dạng excel nên ta cần chuyển dữ liệu này vào cơ sở dữ liệu của hệ thống

hồ sơ bằng cách tìm kiếm theo mã số hồ sơ hoặc mã bưu phẩm (tiến

độ hiện tại có thể là từ chối, trả đúng hoặc chưa giải quyết), xem thông tin chi tiết hồ sơ bằng cách tìm kiếm theo số hồ sơ, hoặc có thể gửi ý kiến phản hồi của mình về kết quả tiến độ, quy trình và thông tin hồ sơ hoặc thông tin khi hồ sơ gặp sự cố

Ngoài ra, việc thực hiện tìm kiếm thông tin đại lý theo họ tên người đại diện, vị trí (thành phố, thị xã, huyện) loại đại lý, có thể tra cứu thông tin hồ sơ giao dịch BHXH của mình trên website hoặc trên

ứng dụng điện thoại

Đối với cán bộ BHXH:

Chỉ sử dụng các thao tác nghiệp vụ trên hệ thống website

Đăng nhập vào hệ thống đã phân quyền

Cập nhật mã bưu phẩm, mã hồ sơ hoặc xác nhận thông tin hồ

sơ

Theo dõi, giám sát bằng cách tra cứu thông tin hồ sơ, xem tiến

độ các hồ sơ đang được xử lý

Cập nhật quy trình và thông tin của hồ sơ thông qua số hồ sơ Tiếp nhận ý kiến phản hồi của khách hàng

Lập báo cáo định kỳ

Đối với nhân viên bưu điện:

Chỉ sử dụng các thao tác nghiệp vụ trên hệ thống website

Đăng nhập hệ thống đã phân quyền

Cập nhật mã bưu phẩm cho hồ sơ

2.2.3 Yêu cầu phi chức năng

Xây dựng hệ thống gồm ứng dụng trên điện thoại và website, website được hỗ trợ những trình duyệt phổ biến như Chrome, Firefox

Ứng dụng điện thoại hỗ trợ cả hai nền tảng Android và iOS

Hệ thống cần phải được phân quyền (admin, cán bộ BHXH, nhân viên bưu điện, khách hàng)

Bảo mật thông tin khách hàng

Ngôn ngữ sử dụng trong hệ thống toàn bộ là tiếng Việt

Các hỗ trợ được thực hiện, phản hồi trong vòng tối đa 48 giờ làm việc

2.3 Phân tích chức năng cụ thể

2.3.1 Quản trị hệ thống (Chức năng dành cho người quản trị)

Quản lý thành viên: Quản trị viên có quyền

Tạo mới thành viên

Sửa thông tin cá nhân các

Xóa thành viên