BÀI HỌC KINH NGHIỆM VÀ PHƯƠNG HƯỚNGHOÀN THIỆN QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHU TRÌNH BÁN HÀNG

KTV thực hiện việc đánh giá hệ thống KSNB của khách hàng nhằm đề ra cho mình một chương trình kiểm toán khoa học nhanh, chính xác, đồng thời giảm được chi phí kiểm toán, KTV của AISC đã

BÀI HỌC KINH NGHIỆM VÀ PHƯƠNG HƯỚNGHOÀN THIỆN QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHU TRÌNH BÁN HÀNG- THU TIỀN TRONG KIỂM TOÁN BÁO

CÁO TÀI CHÍNH

I. BÀI HỌC KINH NGHIỆM TRONG QUÁ TRÌNH KIỂM TOÁN CHU TRÌNH BÁN

HÀNG-THU TIỀN

1 Giai đoạn chuẩn bị kiểm toán

Ưu điểm: Công tác chuẩn bị được AISC tiến hành khá tốt AISC thực hiện công việc cập nhật các thông tin liên quan tới khách hàng, sau đó lập kế hoạch một cách khoa học và phù hợp với chuẩn mực kiểm toán quốc tế số 310 về thu thập thông tin cơ sở Trong giai đoạn này, KTV đã xem xét, nghiên cứu mục tiêu tổng quát để đưa ra, các phương pháp tiếp cận phù hợp nhằm đưa ra ý kiến tư vấn cho khách hàng Mục tiêu được xác định căn cứ vào nội dung, yêu cầu công việc, tính chất phức tạp và điều kiện của khách hàng

KTV thực hiện việc đánh giá hệ thống KSNB của khách hàng nhằm đề ra cho mình một chương trình kiểm toán khoa học nhanh, chính xác, đồng thời giảm được chi phí kiểm toán, KTV của AISC đã tìm hiểu từ những vấn đề chung nhất liên quan đến toàn bộ BCTC đến những vấn đề cụ thể của từng phần hành kiểm toán.

KTV thực hiện việc tìm hiểu, đánh giá các thủ tục kiểm soát kết hợp với các thủ tục kiểm toán khác một cách hợp lý, chặt chẽ Việc đánh giá rủi ro của cuộc kiểm toán được Chủ nhiệm kiểm toán đánh giá cẩn thận và phổ biến tỷ

mỷ về những rủi ro trọng yếu có thể xảy ra cho KTV nhằm giúp cho KTV có được nhận thức về những rủi ro.

Trong bước lập kế hoạch kiểm toán này, nhóm kiểm toán đã có sự phân công nhiệm vụ, thời gian cho các KTV, các trợ lý kiểm toán Thực tế cho thấy, công tác chuẩn bị được AISC tiến hành nhanh chóng.

Nhược điểm: Giai đoạn chuẩn bị thông thường chỉ được thực hiện cho cả cuộc kiểm toán, với sự đồng ý của cả bên khách hàng, không có giai đoạn chuẩn bị cho từng chu trình Thông thường, nhóm trưởng đề ra lịch trình và

những mục tiêu tổng quát của giai đoạn này cùng với KTV thực hiện, và chỉ đề cập người thực hiện chu trình này trong kế hoạch kiểm toán Với kinh nghiệm

và khả năng của mình, KTV thực hiện sẽ tiến hành kiểm toán trên cơ sở phán đoán mục tiêu Điều này sẽ gây khó khăn cho người kiểm toán sau khi đọc hồ

sơ để tìm hiểu quá trình thực hiện kiểm toán của năm trước.

2 Giai đoạn thực hiện kiểm toán

Ưu điểm: KTV kiểm tra hệ thống kiểm soát, kiểm tra chi tiết tài khoản.

Và đây là giai đoạn đòi hỏi kinh nghiệm cũng như tính khách quan của mỗi KTV Quy trình kiểm toán chu trình bán hàng được KTV có kinh nghiệm thực hiện Đồng thời có một KTV khác thực hiện kiểm toán chu trình thu tiền việc này nhằm khẳng định tính khách quan cũng như tính hợp lý khi kết hợp hai chu trình này Qua đó, có thể thấy việc phân chia trách nhiệm như vậy sẽ giúp cho công tác kiểm toán đạt kết quả cao hơn và dễ phát hiện những điểm chưa hợp lý.

AISC luôn cập nhật mọi thông tin về luật, về các quy định chế độ Công ty cài đặt một phần mềm về các quy định, chế độ, và các Chuẩn mực mới nhất cho mọi nhân viên, và khi có một văn bản pháp luật mới được phát hành thì Công

ty luôn phổ biến cho nhân viên của mình để công tác kiểm toán đạt hiệu quả cao.

Nhược điểm: Qua quá trình kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền thực

tế tại Công ty ABC và Công ty XYZ có thể thấy trên thực tế không phải mục tiêu kiểm toán nào cũng được đề cập và được tách riêng mà có sự kết hợp giữa các mục tiêu KTV chỉ quan tâm đến một số mục tiêu chủ yếu như đối với nghiệp vụ bán hàng thì mục tiêu chính là việc ghi sổ và tính trọn vẹn của các khoản doanh thu

Việc tìm hiểu hệ thống kiểm soát

Khi tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị khách hàng, KTV thông thường chỉ sử dụng bảng tường thuật để mô tả hệ thống kiểm soát nội

bộ của khách hàng Ưu điểm của phương pháp này là dễ mô tả những nhược điểm là không có sự khái quát cao để KTV có thể xem xét và đánh giá với hệ thống kiểm soát của các chu trình khác

Việc ghi chép trên giấy tờ của KTV

Thông thường trong quá trình kiểm tra chi tiết, KTV chỉ lại những sai sót phát hiện ra còn các thông tin diễn giải quá trình tiến hành kiểm tra không được KTV đề cập trên giấy tờ làm việc như lý do chọn mẫu, mức độ trọng yếu điều này có thể làm cản trở việc phát hành Báo cáo (vì khi xem xét, kiểm tra Chủ nhiệm kiểm toán đặt ra một số câu hỏi mà KTV không trả lời được thì buộc KTV phải đi kiểm tra lại).

Vấn đề chọn mẫu

Trên thực tế, các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến số dư từng tài khoản thường phát sinh với số lượng lớn nên KTV không thể tiến hành kiểm tra chi tiết từng giao dịch Mặt khác, do yêu cầu bắt buộc của công việc KTV không thể bỏ qua những sai sót trọng yếu liên quan đến tình hình tài chính của Doanh nghiệp Do vậy, để bảo đảm hiệu quả trong công việc đòi hỏi KTV phải tiến hành chọn mẫu.

Thực tế cho thấy, KTV thường chọn mẫu dựa trên phán đoán chủ quan của mình và theo nguyên tắc số lớn Do đó, rủi ro kiểm toán dễ xảy ra làm giảm chất lượng của Báo cáo kiểm toán.

3 Giai đoạn kết thúc kiểm toán

Giai đoạn này được áp dụng theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam và Chuẩn mực Kiểm toán Quốc tế Và cũng áp dụng theo đúng mẫu sẵn được quy định tại AISC Đây là giai đoạn thể hiện sự phối hợp kết hợp chặt chẽ giữa các KTV với nhau và giữa KTV với chủ nhiệm kiểm toán và với Ban Giám đốc.

Trưởng nhóm kiểm toán sẽ báo cáo lại các vấn đề phát hiện trong cuộc kiểm toán với Ban Quản lý cấp cao hơn để đưa ra phương hướng giải quyết cuối cùng.

Qua việc kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền tại hai Công ty khách hàng trên, đã cho thấy việc vận dụng linh hoạt, sáng tạo của KTV trong công tác kiểm toán AISC là một công ty kiểm toán khá mới nhưng với việc vận dụng các bước một cách khoa học là một trong những bí quyết thành công của Công

ty đồng thời cũng tạo thuận lợi cho sự phát triển uy tín của Công ty

Khi một cuộc kiểm toán kết thúc, KTV luôn phải thực hiện công việc đánh giá, nhận xét nhằm tổng kết cuộc kiểm toán Đây là công việc nhằm đánh giá đúc kết kinh nghiệm cho KTV.

Công việc kiểm soát và quản lý công tác kiểm toán là rất quan trọng, Tại AISC chủ nhiệm kiểm toán thực hiện quản lý cuộc kiểm toán khá chặt chẽ

Trong quá trình kiểm toán, các KTV luôn sử dụng sự hoài nghi mang tính nghề nghiệp, nhưng phải tuân theo những tiêu chí như tuân theo ý kiến chỉ đạo của Chủ nhiệm Kiểm toán và Ban Giám đốc Công ty, đồng thời tạo được mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, đặc biệt là phải có tính năng động trong công việc.

II SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC HOÀN THIỆN KIỂM TOÁN CHU TRÌNH BÁN HÀNG- THU TIỀN

1 Kiểm toán trước yêu cầu hội nhập quốc tế

Hiện nay ở Việt Nam, nền kinh tế đang phát triển nhanh chóng, cơ chế thị trường đã phát huy sức mạnh, thông tin kinh tế ngày càng được coi trọng, nhu cầu về kiểm toán ngày càng lớn Kiểm toán giúp doanh nghiệp phát hiện

và điều chỉnh kịp thời những sai sót trong hạch toán, trong việc áp dụng chế độ

kế toán phù hợp và đóng vai trò hữu ích cho doanh nghiệp trong việc lành mạnh hoá tình hình tài chính Kiểm toán cũng mang lại niềm tin cho “những người quan tâm”.

Trong đó có các nhà đầu tư, các nhà quản trị doanh nghiệp, khách hàng, các nhà cung cấp và người lao động Mỗi người có các cách quan tâm đến tình hình tài chính của doanh nghiệp theo mục đích khác nhau nhưng kết quả kiểm toán là tài liệu tin cậy nhất phục vụ mục tiêu tìm hiểu của những người quan tâm Chỉ có Kiểm toán mới mang lại cho họ niềm tin và những xác minh độc lập

và khách quan Vì vậy, việc thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính là một nhu cầu cấp thiết khách quan mà các doanh nghiệp nên tiến hành.

2 Sự cần thiết phải hoàn thiện chu trình kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền

Chu trình bán hàng- thu tiền có vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh Kết quả của chu trình này là một chỉ tiêu biểu hiện cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp và luôn là đối tượng quan tâm của nhiều người Khi kết quả của chu trình này tốt, cho phép chúng ta có cái nhìn lạc quan về tình hình tài chính và tương lai hoạt động của doanh nghiệp Kết quả của chu trình này cũng thể hiện tốc độ tiêu thụ hàng hoá của Doanh nghiệp để từ đó, Doanh nghiệp định hướng kịp thời cho việc kinh doanh Qua đó, ta có thể thấy dưới góc độ của nhà quản lý chu trình này có một vai trò rất quan trọng Vậy theo quan điểm của KTV thì chu trình này có vai trò như thế nào?

Đối với công ty kiểm toán AISC, nhận thức được tầm quan trọng của kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền trong kiểm toán BCTC, ngay từ khi thành lập với đội ngũ KTV có kinh nghiệm tích luỹ được từ những công ty kiểm toán lớn, AISC đã nghiên cứu xây dựng cho mình một chương trình kiểm toán chu trình này một cách chi tiết, cụ thể và đây được coi là cẩm nang của KTV trong quá trình kiểm toán.

Tuy nhiên, là một công ty kiểm toán mới thành lập AISC không tránh khỏi những hạn chế, tồn tại trong công nghệ kiểm toán của mình do kinh

nghiệm thực tiễn với chương trình kiểm toán thiết thực phát huy hiệu quả đối với mọi khách hàng Quá trình kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền chủ yếu được dựa trên kinh nghiệm cá nhân của KTV, điều này là cần thiết vì kiểm toán

là nghề nghiệp đòi hỏi sự nhạy cảm, sắc bén và óc phán đoán của bản thân KTV Trong quá trình kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền, KTV xác định, chu trình này không chỉ có vị trí quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh

mà còn là đối tượng của kiểm toán BCTC Kết quả của chu trình này còn tác động trực tiếp tới các khoản mục trên Bảng cân đối tài khoản và Báo cáo lãi lỗ của Công ty Do đó, đòi hỏi công tác kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền không chỉ dừng lại ở việc phát hiện các sai sót mà còn phải đưa ra những ý kiến mang tính chất tư vấn cho Công ty trên góc độ quản lý Đây là mục tiêu

mà các nhà Quản lý mong muốn từ phía KTV Với vai trò quan trọng như vậy có thể thấy việc hoàn thiện quy trình kiểm toán này là không thể bỏ qua.

III MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHU TRÌNH BÁN HÀNG- THU TIỀN TẠI AISC

1 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền tại công ty AISC

Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán.

Quy mô của việc áp dụng các thủ tục kiểm tra chi tiết được quyết định sau khi tiến hành các thử nghiệm kiểm soát đối với hệ thống kiểm soát nội bộ

và thủ tục phân tích Như vậy, nếu thử nghiệm kiểm soát được tiến hành kỹ thì việc sử dụng các thủ tục kiểm tra chi tiết sẽ giảm mà không làm tăng rủi ro kiểm toán, ngược lại giúp KTV giảm được thời gian và chi phí tiến hành các thủ tục kiểm tra chi tiết Theo Chuẩn mực Kiểm toán số 400, “KTV phải thực hiện các thử nghiệm kiểm soát để thu thập đầy đủ các bằng chứng về tính hiệu quả của hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ” Như vậy thủ tục này là cần thiết và bắt buộc đối với giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, để từ đó KTV

phân bổ ban đầu về trọng yếu và rủi ro đối với từng khoản mục trên BCTC Vấn

đề này đã được KTV tại AISC nghiên cứu và thực hiện, tuy nhiên chưa được coi trọng đúng mức như một công cụ quan trọng làm căn cứ cho việc xác định quy

mô kiểm toán sau này Để thủ tục này được thực hiện mọi cuộc kiểm toán, KTV đều có thể có thể áp dụng, đảm bảo thu thập được những thông tin cơ sở cần thiết một cách hiệu quả mà vẫn bảo đảm hạn chế rủi ro có thể xảy ra Có thể thực hiện cách này thông qua một bảng câu hỏi đóng với nội dung cụ thể, cố định đối với mọi trường hợp với câu trả lời “có” hoặc “không, trên cơ sở đó KTV xem xét các rủi ro trong mối liên hệ với các mục tiêu kiểm toán cụ thể, từ

đó KTV sẽ tổng hợp để đưa ra nhận xét vể hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng nói chung hoặc với từng chu trình Sau đây là một mẫu bảng câu hỏi đối với hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng- thu tiền.

Bên cạnh bảng câu hỏi, việc sử dụng lưu đồ cũng nên được quan tâm áp dụng trong kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền vì quy trình vận chuyển chứng từ của chu trình này khá phức tạp và có thể khác nhau đối với từng khách hàng Vì vậy, thông qua lưu đồ bằng các quan sát, phỏng vấn nhân viên KTV sẽ phác hoạ được quá trình luân chuyển chứng từ cũng như trách nhiệm của từng cá nhân trong quy trình đó Từ đó đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ

có ngăn ngừa được những sai sót xảy ra hay không.

Mẫu bảng câu hỏi hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền (Bảng 20)

Mô tả BCTC Rủi ro

C1 Chấp nhận một hợp đồng trong khi hàng

chưa có sẵn

C2 Không xử lý các đơn đặt hàng đang đợi Không Không áp dụng C3 Chấp nhận hợp đồng trong khi mức nợ tối

đa bị vượt hay khi giá trị đơn đặt hàng lớn

C4 Chấp nhận một đơn đặt hàng có những

điẻm bất thường

C5 Thực hiện sai việc chuẩn bị hợp đồng Không Không áp dụng C6 Không chuẩn bị hợp đồng đã được chấp

nhận

C10 Chấp nhận tỷ lệ giảm giá mà không có lý do Không Không áp dụng C11 Xuất kho mà không ghi chép hoặc xuất

không đúng

C12 Không xử lý các hợp đồng đang đợi Không Không áp dụng C13 Sai sót trong việc hạch toán bán hàng hoặc

tồn kho hay chấp nhận tỷ lệ giảm giá quá

cao

C14 Sai sót trong việc hạch toán bán hàng Có Đ, H, C

C15 Sửa chữa một cách không đúng các thông

tin của một khách hàng

C16 Thay đổi không đúng các thông tin của một

khách hàng (các khoản nợ hiện tại)

C17 Không hạch toán hoặc hạch toán không

đúng những khoản thanh toán bằng Séc

C20 Gửi hoá đơn có mà không được phép Không Không áp dụng C21 Chấp nhận cho khách hàng nợ một khoản

lớn

Đ: Đầy đủ G: Giá trị

H: Hiện hữu S: Sở hữu

C: Chính xác T: Trình bày

Chọn mẫu kiểm toán

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong chu trình bán hàng- thu tiền liên quan tới từng tài khoản thường phát sinh với số lượng lớn, KTV không thể tiến hành kiểm tra chi tiết toàn bộ các giao dịch Vấn đề chọn mẫu thường được các công ty rất quan tâm vì nó quyết định tới chi phí và thời gian của cuộc kiểm toán Hiện nay, các công ty kiểm toán thường chọn mẫu phi xác suất và theo phán đoán chủ quan của các KTV Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 530 thì KTV phải lựa chọn các phần của mẫu sao cho tất cả các đơn vị lấy mẫu trong tổng thể đều có cơ hội được chọn Theo đó việc chọn mấu có thể áp dụng phương pháp chọn mẫu sau:

Bước 1: Định lượng đối tượng kiểm toán bằng con số tức là các chứng

từ được đánh số bằng con số duy nhất Thực tế thì bước này không phải thực hiện vì mỗi bản thân mỗi hoá đơn đều có một con số riêng.

Bước 2: Thiết lập mối quan hệ giữa bảng đối tượng kiểm toán đã định lượng điều này có nghĩa là việc lựa chọn các hàng số cụ thể trong tổng thể với bảng số ngẫu nhiên.

Bước 3: Lập hành trình sử dụng bảng, đây là hướng đi của việc lựa chọn các số ngẫu nhiên

Bước 4: Chọn điểm xuất phát, là việc xác định con số ngẫu nhiên đầu tiên trong hành trình đã định.

Các chỉ tiêu liên quan trong quá trình chọn mẫu kiểm toán

Quy mô mẫu chọn

Sai số cho phép Rủi ro trong việc lấy mẫu

Các chỉ tiêu trên luôn liên quan đến nhau, Khi xác định được 2 tham số thì tham số thứ 3 mặc nhiên cũng được xác định theo Kinh nghiệm trên thế giới , các KTV thường xác định sai số cho phép và rủi ro lấy mẫu còn quy mô mẫu thì được suy ra từ 2 chỉ tiêu trên.

Gửi thư xác nhận

KTV nên kiểm tra, thẩm định lại quá trình lập biên bản xác nhận công nợ

do đơn vị cung cấp để đảm bảo độ tin cậy, tránh có sự thông đồng giữa các đơn vị và khách hàng Ngoài việc lựa chọn khách hàng được gửi thư xác nhận theo quy mô củ số dư và độ dài thời gian, KTV cần kết hợp chọn ngẫu nhiên các khoản còn lại.

KTV cũng cần tổ chức theo dõi và xử lý các thư xác nhận không được trả lời chặt chẽ hơn: Nếu không nhận được giấy xác nhận gửi lần thứ nhất, cần gửi tiếp lần thứ hai, nếu sau lần thứ 2 vẫn không nhận được trả lời thì KTV phải thực hiện các thủ tục hỗ trợ để xem xét tính hiệu lực của số dư nợ phải thu của khách hàng.

Ghi chép trên giấy tờ làm việc của KTV

Khi tiến hành kiểm tra chi tiết tài khoản, ngoài việc sử dụng Bảng kê chênh lệch, KTV cần ghi chép các sai sót chưa xác định được chênh lệch hoặc các sai phạm cụ thể trên giấy tờ làm việc Ngoài ra, KTV nên ghi chép cẩn thận,

rõ ràng các số liệu hoặc thông tin làm tăng tính thuyết phục của giấy tờ làm việc Với cách làm khoa học này, sẽ giúp Trưởng nhóm kiểm toán dễ dàng tổng hợp và kiểm tra kết quả kiểm toán, nám bắt rõ toàn bộ cuộc kiểm toán, nâng cao chất lượng của cuộc kiểm toán.

Thiết kế chương trình kiểm toán

Chương trình kiểm toán được quy định trong Chuẩn mực Kiểm toán Việt nam số 300 là “phải được lập và thực hiện cho mọi cuộc kiểm toán, trong đó xác định nội dung, lịch trình và phạm vi của các thủ tục kiểm toán cần thiết để thực hiện kế hoạch kiểm toán tổng thể”

AISC đã soạn thảo cho mình một chương trình kiểm toán tương đối đầy đủ, chi tiết các nội dung cần thiết liên quan đến kiểm toán chu trình bán hàng-thu tiền Tuy nhiên, sự trình bày theo cách liệt kê các thử nghiệm kiểm soát, các thủ tục phân tích và các thủ tục kiểm tra chi tiết áp dụng đối với công việc kiểm toán như vậy chưa rõ ràng, mới chỉ nêu ra quy trình thực hiện chứ không nói đến mục đích hay tác dụng của việc thực hiện Vì quá trình kiểm toán là để xác