Thực tế về công tác kế toán nguyên vật liệuTại công ty bánh kẹo hải châu

Trong từng Phân xưởng đều có bộ phận quản lý Phân xưởng bao gồm: quản đốc phụ trách hoạt động chung của Phân xưởng; phó quản đốc phụ trách về an toàn lao động, vật tư, thiết bị; Nhân viê

Thực tế về công tác kế toán nguyên vật liệuTại công ty bánh kẹo hải châu

I Tổng quan về Công ty bánh kẹo Hải Châu

1.Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

Công ty bánh kẹo Hải Châu tiền thân là Nhà máy Bánh kẹo Hải Châu thành lập ngày 02/09/1965 dưới sự giúp đỡ của hai tỉnh Thượng Hải và Quảng Châu (Trung Quốc) Để biểu thị tình hữu nghị Nhà máy đã mang tên ghép của hai tỉnh là Hải Châu Hiện nay Công ty là một doanh nghiệp Nhà nước, thành viên hạch toán độc lập của Tổng Công ty Mía đường I trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Theo quyết định số

1355 NN – TCCB/QĐ ngày 29/10/1994 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm (Nay là Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn)

về việc đổi tên và bổ sung nhiệm vụ của Công ty :

Tên giao dịch trong nước: Công ty bánh kẹo Hải Châu

Tên giao dịch quốc tế: HAICHAU CONFECTIONERRY COMPANY

Trụ sở chính đặt tại: Số 5 Mạc Thị Bưởi – Phường Minh Khai – Quận Hai Bà Trưng – Hà Nội.

Thời kỳ 1965-1975: Đây là 30 năm đầu hoạt động của Công ty với chỉ 3 Phân xưởng sản xuất chính là Phân xưởng mì sợi, Phân xưởng sản xuất bánh và Phân xưởng kẹo Vốn đầu tư lúc này chủ yếu do Trung Quốc viện trợ Thời kỳ này diễn ra cuộc chiến tranh phá hoại của đế quốc Mĩ, một phần nhà xưởng, máy móc, thiết bị của Nhà máy đã bị hư hỏng nặng Phân xưởng kẹo được tách sang Nhà máy Miến Hà Nội (Nay là Công ty bánh kẹo Hải Hà) Do trình độ Công nghệ còn thấp, lao động thủ công là chủ yếu nên sản phẩm sản xuất ra không đáp ứng nhu cầu nhân dân Số cán bộ công nhân viên bình quân của Nhà máy lúc này là 850 người/ năm.

Thời kỳ 1976-1985: là thời kỳ đất nước khắc phục hậu quả chiến tranh và bắt đầu có sự sắp xếp lại sản xuất theo hướng “sản xuất hàng hoá” Nhận biết được xu hướng phát triển, Nhà máy đã bổ xung thêm hai

lò thủ cỗng sản xuất bánh kem xốp với công suất 240 kg/ ca và thành lập Phân xưởng mì ăn liền Tuy nhiên do sức cạnh tranh trên thị trường, sau

một thời gian sản phẩm này đã trở nên không thích hợp Đây là thời kỳ làm ăn kém hiệu quả của Nhà máy, thua lỗ kéo dài và Nhà nước phải đứng

ra bù lỗ.

Thời kỳ 1986-1991: do có sự thay đổi cơ chế, Nhà máy bắt đầu chuyển sang kinh doanh tự bù đắp chi phí, không có sự bao cấp của Nhà nước Năm 1990-1991, Nhà máy lắp đặt thêm 2 dây chuyền bánh quy Đài Loan nướng bằng lò điện, công suất 2,5-2,8 tấn/ca, đầu tư thêm dây chuyền sản xuất bia công suất 2,5 tấn/ca Thời kỳ này Nhà máy gặp rất nhiều khó khăn do có sự cạnh tranh của các sản phẩm nhập lậu, hàng nhái…

Thời kỳ 1992 đến nay: trong giai đoạn này Nhà máy đã chính thức đổi tên là Công ty bánh kẹo Hải Châu kể từ ngày 29/20/2994 Công ty đã thực hiện việc sắp xếp lại sản xuất theo chủ trương mới, hướng sản xuất vào các mặt hàng truyền thống, đầu tư mua sắm thêm trang thiết bị mới, thay đổi mẫu mã và nâng cao chất lượng sản phẩm Từ năm 1993 đến

1995, Công ty liên tục đầu tư các dây truyền sản xuất bánh mới từ nước ngoài Đên năm 1996, được sự tài trợ của chương trình quốc gia PCRLI và

sự tài Australia trong chương trình phòng chống rối loạn tiêu hoá do thiếu Iốt, Công ty đã đầu tư thiết bị trên 500 triệu đồng để nâng cao chất lượng sản xuất bột canh (đã tăng gấp 2 lần so với năm 1995) Từ đó đến nay, Công ty còn đầu tư mới một số dây truyền như dây chuyền sản xuất kẹo cứng, kẹo mềm, dây chuyền sản xuất sôcôla.

Nhờ sự tích cực đổi mới và hướng phát triển phù hợp, Công ty bánh kẹo Hải Châu đã không ngừng vươn lên tạo công ăn việc làm cho trên dưới 1000 cán bộ công nhân viên với mức lương trên 1 triệu đồng/người/tháng; doanh thu, lợi nhuận và các khoản nộp ngân sách ngày càng tăng.

Dưới đây là một số chỉ tiêu kinh tế cho thấy sự phát triển cuả Công

Đến nay Công ty đã có 50 chủng loại mặt hàng với mẫu mã, bao bì hấp dẫn mang đậm dấu ấn Hải Châu, quy cách đa dạng hoàn thiện mã số,

mã vạch đủ tiêu chuẩn quốc tế, sánh ngang với nhiều mặt hàng bánh kẹo nước ngoài, đã giành nhiều huy chương vàng và được bình chọn vào TOPTEN “Hàng Việt Nam chất lượng cao” từ năm 1996 đến năm 2000 cùng nhiều giải thưởng khác

2 Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh tại Công ty bánh kẹo Hải Châu.

2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

Xuất phát từ đặc điểm sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, Công ty bánh kẹo Hải Châu tổ chức mô hình quản lý theo phương pháp kết hợp giữa trực tuyến và chức năng Do vậy đã thể hiện được cả tính tập trung hoá và phi tập trung hoá, tận dụng được ưu điểm cũng như hạn chế được nhược điểm của hai phương pháp này Bộ máy quản lý của Công ty được cơ cấu như sau:

Phòng t i v à ụ Phó giám đốc kinh doanh Phó giám đốc kỹ thuật

Giám đốc Cửa h ng GTSP à Phòng KH_VT Phòng h nh chính à Phòng tổ chức Ban XDCB Ban bảo vệ Phòng kỹ thuật

VP TP.HCM VP TP.ĐN

PX BánhI PX Bánh II PX BánhIII PX Kẹo

PX Bột canh PX

Cơ điện

Bộ phận in phun

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty bánh kẹo Hải Châu

Sơ đồ trên cho thấy, các bộ phận phòng ban trong Công ty gồm có: Ban giám đốc:

☼

•Giám đốc là người phụ trách chung và phụ trách công tác tổ chức cán bộ lao động tiền lương, công tác kế hoạch vật tư, tiêu thụ, tài chính, kế toán, thống kê Giúp việc cho giám đốc là hai phó giám đốc

•Phó giám đốc kỹ thuật: giúp việc cho giám đốc các công tác về kỹ thuật, nâng cao bồi dưỡng trình độ công nhân, điều hành kế hoạch tác nghiệp (hàng ngày) của các Phân xưởng

•Phó giám đốc kỹ thuật: giúp việc cho giám đốc các công tác về kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm, công tác hành chính quản trị và bảo vệ.

Phòng tổ chức: có chức năng tham mưu cho giám đốc về tổ chức,

☼

sắp xếp và quản lý lao động nhằm sử dụng hợp lý, hiệu quả đồng thời nghiên cứu các biện pháp, xây dựng các phương án nhằm hoàn thiện việc trả lương,phân phối tiền thưởng hợp lý.

Phòng kỹ thuật: phụ trách công tác đổi mới kỹ thuật, đưa cải tiến

Phòng kế hoạch vật tư: Đảm nhiệm công tác kế hoach sản xuất,

☼

tiêu thụ, xây dựng các kế hoạch thu mua và cung ứng nguyên vật liệu đáp ứng kịp thời cho sản xuất kinh doanh và theo dõi kế hoạch sản xuất ở các Phân xưởng

Phòng hành chính quản trị: giải quyết các công việc có tính chất

☼

hành chính phục vụ cho bộ máy quản lý.

Ban bảo vệ: đảm bảo an toàn, trật tự cho toàn Công ty, tham mưu

☼

cho giám đốc về công tác tự vệ và thực hiện nghĩa vụ quân sự.

Ban xây dựng cơ bản: phụ trách công tác kế hoach xây dựng cơ

☼

bản, công tác sửa chữa nhỏ trong Công ty.

Các cửa hàng giới thiệu sản phẩm: là đơn vị trực thuộc có nhiệm

☼

vụ giới thiệu và bán sản phẩm của Công ty, thăm dò thị trường.

Các văn phòng đại diện: có nhiệm vụ thay mặt và thực hiện một số

☼

hoạt động của Công ty tại hai miền Trung và Nam.

Các Phân xưởng (gồm 5 Phân xưởng ): có nhiệm vụ quản lý thiết

☼

bị, Công nghệ sản xuất, quản lý công nhân để thực hiện các kế hoạch tác nghiệp đồng thời thực hiện việc ghi chép và thống kê các số liệu ban đầu phục vụ cho yêu cầu quản lý và kế toán của Công ty.

2.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất tại Công ty bánh kẹo Hải Châu Công ty bánh kẹo Hải Châu thuộc loại hình doanh nghiệp Công nghiệp, thực hiện hoạt động sản xuất, chế biến thực phẩm, các sản phẩm của Công ty đa dạng về chủng loại và có yêu cầu kỹ thuật cũng như quy trình Công nghệ khác nhau Do vậy, bộ máy sản xuất của Công ty chia làm năm Phân xưởng :

-Phân xưởng bánh I: sản xuất bánh Hương Thảo, bánh Quy Bơ, các loại lương khô…trên cùng một dây chuyền sản xuất (của Trung Quốc).

-Phân xưởng bánh II: chuyên sản xuất bánh kem xốp các loại không phân hóa (125g, 150g, 250g, 300g, 500g), kem xốp phủ sôcôla.

-Phân xưởng bánh III: gồm một dây chuyền Đài Loan sản xuất bánh Hải Châu, quy hộp các loại.

-Phân xưởng kẹo: chuyên sản xuất các loại kẹo cứng, kẹo mềm.

-Phân xưởng bột canh: sản xuất bột canh thường và bột canh Iốt

Mỗi Phân xưởng thực hiện một quy trình Công nghệ khép kín với chu kỳ sản xuất ngắn Các dây chuyền sản xuất đều là bán tự động máy móc kết hợp với thủ công Ngoài ra để hỗ trợ cho hoạt động sản xuất, Công ty còn có thêm hai Phân xưởng là Phân xưởng cơ điện (đảm nhận việc sữa chữa, bao dưỡng máy móc của các Phân xưởng sản xuất) và bộ phận in phun (phục vụ bao bì, in ngày tháng sản phẩm) Trong từng Phân xưởng đều có bộ phận quản lý Phân xưởng bao gồm: quản đốc phụ trách hoạt động chung của Phân xưởng; phó quản đốc phụ trách về an toàn lao động, vật tư, thiết bị; Nhân viên kỹ thuật chịu trách nhiệm về quy trình kỹ thuật và Công nghệ sản xuất; Nhân viên thống kê ghi chép số liệu phục vụ việc tổng hợp số liệu trên phòng tài vụ Và mỗi Phân xưởng đều được chia

ra thành các tổ để phân công đảm nhận mỗi công đoạn sản xuất, mỗi tổ lại được chia thành các nhóm để làm việc theo ca và đều có trưởng ca chịu trách nhiệm chung toàn bộ công việc diễn ra trong ca.

Các sản phẩm của Công ty có đặc điểm nổi bật là các bước Công nghệ tương đối ngắn nên cuối tháng Công ty không có sản phẩm dở dang, sản phẩm cũng chính là thành phẩm Trong các sản phẩm của Công ty thì bột canh là sản phẩm có khối lượng tiêu thụ lớn và ổn định trong năm còn các sản phẩm bánh kẹo có khối lượng tiêu thụ không ổn định do nhu cầu tiêu thụ trên thị trường Điều này dẫn đến kế hoạch sản xuất của Công ty không đều giữa các tháng, do vậy vào thời điểm sản xuất lớn Công ty phải

sử dụng lao động thời vụ để đảm bảo cung ứng đầy đủ sản phẩm cho nhu cầu dự trữ và tiêu thụ Sau đây là quy trình Công nghệ sản xuất một số sản phẩm chủ yếu của Công ty:

Quy trình sản xuất bánh bích quy:

-Nguyên liệu gồm: bột mì, sữa, chất béo và các chất phụ gia

-Sơ đồ quy trình sản xuất:

Quy trình sản xuất bánh kem xốp

-Nguyên liệu gồm: bột mì, đường, bơ, sữa, chất béo, trứng, hương liệu và các chất phụ gia

-Sơ đồ quy trình sản xuất :

Phối liệu đánh kem

Nh o d à ịch bột

Lò nướng (điện)

L m ngu à ội Phết kem định hình

L m l à ạnh Cắt bỏ bavia Bao gói đơn Bao gói kép Nhập kho Phủ sôcôla

Quy trình sản xuất kẹo

-Nguyên liệu gồm: đường, nha, sữa, hương liệu và các chất phụ gia -Sơ đồ quy trình sản xuất

Phối liệu Gybomat(cântự động)

Nấu trộn Thêm phụ gia

L m ngu à ội Vuốt kẹo Tạo hình

L m l à ạnh Nhập kho Bao gói

Quy trình sản xuất bột canh

-Nguyên liệu gồm: muối, đường, mì chính, hạt tiêu và các chất phụ gia

-Sơ đồ quy trình sản xuất

Rang muối Xay hạt tiêu

Mì chính Cán nguyên liệu v pha tr à ộn đều th nh h à ỗn hợp

Cân v bao gói th nh ph à à ẩm Nhập kho th nh ph à ẩm

Quy trình sản xuất sô cô la

-Nguyên liệu gồm: đường, sữa, sôcôla, chất béo…

-Sơ đồ quy trình sản xuất

Gõ khuôn Lật khuôn lấy sản phẩm

Nhập kho Bao gói

3 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty bánh kẹo Hải Châu

Công ty bánh kẹo Hải Châu có đặc điểm là một doanh nghiệp sản xuất có quy mô vừa, số lượng, chủng loại mặt hàng kinh doanh đa dạng, sản xuất tập trung Với đặc điểm này, để tổ chức công tác kế toán đạt hiệu quả cao, Công ty tổ chức theo mô hình trực tuyến, tập trung Theo đó toàn

bộ công tác kế toán được tập trung thực hiện tại phòng tài vụ Ngoài ra ở mỗi cửa hàng, Phân xưởng đều bố trí một nhân viên kế toán mang tính

chất thống kê, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh giới hạn ở hạch toán ban đầu Định kỳ, các nhân viên kế toán này gửi các chứng từ nghiệp

vụ đã phát sinh về phòng tài vụ

Phòng tài vụ của Công ty gồm 12 người Trong đó có 1 kế toán trưởng, 3 phó phòng, 2 thủ quỹ và 6 nhân viên phụ trách các phần hành kế toán khác Chức năng và nhiệm vụ cụ thể của mỗi người như sau:

Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm cao nhất về kế toán của Công ty Kiểm tra, giám sát mọi số liệu trên sổ sách kế toán, đôn đốc các bộ phận kế toán chấp hành đúng quy chế, chế độ kế toán Nhà nước ban hành Đồng thời là người chịu trách nhiệm cung cấp thông tin kế toán tài chính cho giám đốc và các bên hữu quan.

Phó phòng tài vụ kiêm kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành:

Phó phòng tài vụ kiêm kế toán tiền mặt: chịu trách nhiệm theo dõi

Kế toán tiền gửi ngân hàng: quản lý các loại vốn ngân hàng, phụ

Nhìn chung bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình sau:

Kế toán trưởng Thủ quỹ Phó phòng phụ trách kế toán TH v thu à ế Phó phòng phụ trách kế toán tiền mặt Phó phòng phụ trách CPSX v tính giá th nh à à

Kế toán TSCĐ v th nh ph à à ẩm

Kế toán vật tư NVL

Kế toán tiền gửi ngân h ng à

Kế toán DT v công n à ợ

Kế toán tiền lương v BHXH à

Các cán bộ làm công tác kế toán tại Công ty đều có trình độ đại học trở lên, trình độ chuyên môn đồng đều, nhiều năm kinh nghiệm trong công tác Mỗi người được chuyên môn hoá theo phần hành đồng thời cũng luôn

có kế hoạch đối chiếu số liệu với nhau để phát hiện kịp thời những sai sót.

Hiện nay hình thức sổ kế toán mà Công ty đang áp dụng là hình thức Nhật ký chung (được ban hành theo quyết định 1141/TC/QĐ/CĐkế toán ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính) Ngoài ra Công ty còn kết hợp phần mềm kế toán chuyên biệt do kỹ sư tin học thiết kế riêng cho Công ty

để thực hiện công tác kế toán chính xác và nhanh chóng.

Hình thức này khi áp dụng trong phần mềm kế toán của Công ty được thực hiện như sau: hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc số liệu được cập nhật vào máy vi tính Các số liệu từ phần nhập chứng từ này, sẽ được máy chuyển vào sổ Nhật ký chung, Sổ Cái và các sổ chi tiết có liên quan

Cuối kỳ, kế toán tổng hợp sẽ lập các bút toán kết chuyển để máy đưa ra các báo cáo quyết toán Có thể khái quát trình tự này qua sơ đồ dưới đây:

Sơ đồ trình tự kế toán của Công ty bánh kẹo Hải Châu

theo hình thức sổ Nhật ký chung

Chứng từ gốc Máy vi tính Nhật ký chung Hạch toán chi tiết

Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo t i chinh à

Ghi cuối tháng

Đối chiếu số liệu

Sổ kế toán tổng hợp của Công ty bao gồm: sổ Nhật ký chung, Sổ Cái các tài khoản, Công ty không sử dụng các sổ Nhật ký đặc biệt.

Sổ kế toán chi tiết: sổ chi tiết tài sản cố định, sổ chi tiết nguyên vật liệu, sổ chi tiết thành phẩm, sổ chi tiết đối tượng thanh toán, sổ chi tiết chứng từ bút toán …

Hệ thống báo cáo:

Báo cáo bắt buộc của Công ty bao gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và thuyết minh báo cáo tài chính Công ty phải gửi bốn báo cáo này cho Bộ Tài chính, cơ quan thuế, cục thống kê và Tổng Công ty Mía đường I chậm nhất là 30 ngày kể

từ ngày kết thúc niên độ kế toán.

Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 của năm báo cáo.

Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu là phương pháp thẻ song song và tính giá hàng tồn kho theo phương bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập.

Nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi sang đồng tiền khác: theo

tỷ gía của ngân hàng Nhà nước Việt nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.

II Tình hình tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty

bánh kẹo Hải Châu

1.Đặc điểm và nguồn cung ứng nguyên vật liệu của Công ty

Công ty bánh kẹo Hải Châu là một Công ty có quy mô sản xuất lớn, sản phẩm sản xuất ra thuộc nhóm hàng Công nghiệp thực phẩm Dó đó, nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu là những sản phẩm của nghành Công nghiệp chế biến, nông nghiệp…Những loại nguyên vật liệu này có đặc điểm là rất dễ bị hư hỏng, kém phẩm chất do tác động của các yếu tố môi trường như ánh sáng, độ ẩm, nhiệt độ…nên rất khó bảo quản, đòi hỏi yêu cầu quản lý cao.

Tuy các sản phẩm chủ yếu của Công ty chỉ là bánh, kẹo và bột canh nhưng chủng loại rất đa dạng Mỗi loại lại có những nhu cầu nguyên vật liệu khác nhau cho sản xuất Do vậy nguyên vật liệu của Công ty không chỉ nhiều mà còn phong phú Chỉ tính riêng nguyên vật liệu chính đã có tới gần 100 loại, trong đó chiếm chủ yếu là các loại bột, đường và sữa Ngoài

ra, còn có các loại nguyên vật liệu phụ bao gồm tinh dầu, bột hoa quả, các

loại phẩm mầu, các loại dung dịch axit…cùng với hàng trăm thứ bao bì, nhiên liệu…trong mỗi loại lại có các tiểu loại khác nhau, tất cả có đến

1000 loại nguyên vật liệu Để đáp ứng nhu cầu đa dạng và tương đối nhiều về nguyên vật liệu đó cho sản xuất, hiện nay Công ty có các nguồn huy động nguyên vật liệu sau:

*Nguồn nhập ngoại:

Vật liệu nhập ngoại nhiều nhất của Công ty là Bột mì và các loại Tinh dầu Đặc biệt là Bột mì, loại vật liệu này được nhập khẩu toàn bộ chủ yếu từ các nước Anh, Pháp, Trung Quốc, Liên Xô cũ…Quá trình nhập phần lớn được thực hiện thông qua các Công ty Thương Mại Bảo Phước, Công

ty Nông sản An Giang, Công ty lương thực Thăng Long…hoặc nhập từ các thương nhân buôn bán bột mì Còn tinh dầu chủ yếu nhập tại Pháp Bên cạnh đó Công ty còn phải nhập bao bì từ các nước Nhật, Singapore…trong

đó phần nhiều là các loại bao gói đơn cho bánh kem xốp và một số ít hương liệu nhập qua Công ty bánh kẹo Hải Hà.

*Nguồn mua trong nước:

Bao gồm nhiều loại như đường của Nhà máy đường Lam Sơn, Nhà máy đường Sông Lam; dầu ăn của cơ sở dầu ăn Tường An-Tân Bình- TP.HCM, dầu Neptune, muối ăn của Công ty muối Nam Hà, muối Nam Nghiệp; Túi bánh kẹo của Công ty Quang Huy; Phẩm mầu của Công ty Lê Hoàng…

*Nguồn thuê ngoài gia công

Một số loại vật liệu của Công ty, chủ yếu là một số loại bao bì phải gia công trước khi sử dụng thì Công ty thuê ngoài gia công Các cơ sở gia công quen thuộc là Tổ hợp Văn Chương, Nhà in Tiến Bộ…

Ngoài ra trong Công ty còn tổ chức một bộ phận phụ trách việc in bao bì để phục vụ cho nhu cầu sản xuất trong đó chủ yếu là in ngày tháng trên bao bì sản phẩm

Với những nguồn nhập nguyên vật liệu này, về cơ bản đã đáp ứng kịp thời và đầy đủ cho nhu cầu sản xuất của Công ty Hầu như không có tình trạng thiếu nguyên vật liệu làm gián đọan tiến độ sản xuất và chất lượng sản phẩm nhờ đó được đảm bảo Điều này đã góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh cũng như khả năng cạnh tranh cho các sản phẩm của Công ty trên thị trường.

2.Tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty

Trên cơ sơ nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản lý nguyên vật liệu đối với hoạt động sản xuất kinh doanh và xuất phát từ đặc điểm riêng về nguyên vật liệu của Công ty, Công ty bánh kẹo Hải Châu đã luôn quan tâm tổ chức và đổi mới công tác quản lý nguyên vật liệu sao cho

phù hợp Công tác quản lý nguyên vật liệu được Công ty phân công công việc và trách nhiệm rõ ràng tại tất cả các khâu từ khâu lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu đến khâu xuất sử dụng để tính ra chi phí nguyên vật liệu đã tiêu hao làm cơ sở tính toán chính xác giá thành của sản phẩm.

*Tại khâu thu mua:

Phòng Kế hoạch-Vật tư là bộ phận chịu trách nhiệm chính trong việc cung ứng toàn bộ nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất của Công ty Lượng nguyên vật liệu thu mua phải dựa trên nhu cầu sản xuất thực tế tại các Phân xưởng Khi có kế hoạch sản xuất, căn cứ vào mức tiêu hao nguyên vật liệu đối với mỗi loại sản phẩm, phòng Kế hoạch- Vật tư sẽ xét duyệt và cung cấp đầy đủ số lượng cũng như chủng loại Việc thu mua nguyên vật liệu sẽ do các nhân viên thu mua tiến hành trên cơ sở các hợp đồng ký kết với đơn vị cung ứng.

*Tại khâu bảo quản:

Để đáp ứng nhu cầu bảo đảm chất lượng nguyên vật liệu cho tốt, Công ty tiến hành bảo quản nguyên vật liệu tại các kho riêng biệt Hệ thống kho được phân loại thành kho Phân xưởng và kho Công ty để tiện cho việc quản lý Các kho được xây dựng cao ráo, không dột nát và được

bố trí gần các Phân xưởng tạo điều kiện cung ứng thuận lợi cho sản xuất Vật liệu trong kho dược quản lý chặt chẽ chỉ bởi một thủ kho Công ty có tất cả 5 kho:

- Kho nguyên vật liệu chính

- Kho công cụ, dụng cụ và vật dẻ tiền mau hỏng

Bên cạnh đó Công ty còn xây dựng hệ thống các nội quy cho việc bảo quản và quản lý kho tàng như : yêu cầu người không có nhiệm vụ liên quan đến kho tàng thì không được phép vào kho, các nội quy trong việc nhập xuất nguyên vật liệu …Trong nội quy của Công ty về kho bãi có xác định rõ trách nhiệm vật chất trong trường hợp hao hụt ngoài định mức,

hư hỏng, mất mát nguyên vật liệu thì người được chỉ định quản lý số nguyên vật liệu đó hoặc quản lý kho chịu trách nhiệm vật chất trước ban lãnh đạo Công ty.

*Tại khâu dự trữ:

Công ty chỉ dự trữ một lượng vật liệu nhất định cho đâu kỳ và cuối

kỳ và chỉ dự trữ cho các mặt hàng có tính chât chiến lược Đây là điều kiện thuận lợi góp phần tăng nhanh tốc độ luân chuyển vốn lưu động và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, giải quyết nhu cầu về vốn lưu động của Công

ty Thông thường mức dự trữ nguyên vật liệu của Công ty chiếm khoảng 1/3 trong tổng số.

*Tại khâu xuất sử dụng:

Để công tác sử dụng nguyên vật liệu có hiệu quả, Công ty đã xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng sản phẩm Mọi nhu cầu

sử dụng nguyên vật liệu quá định mức tiêu hao phải được phòng Kế hoạch-Vật tư xét duyệt thì thủ kho mới tiến hành xuất kho.

Theo dõi tổng hợp toàn bộ quá trình luân chuyển nguyên vật liệu trong Công ty là bộ phận kế toán nguyên vật liệu Kế toán mở sổ chi tiết theo dõi từng loại nguyên vật liệu thực tế sử dụng Tổ chức quản lý chặt chẽ cả về số lượng và giá trị của từng thứ nguyên vật liệu nhập, xuất, hàng tháng tính ra số tồn để có kế hoạch sử dụng cho tháng sau Đối với nguyên vật liệu dùng sản xuất không hết được nhập vào kho Phân xưởng

do thủ kho Phân xưởng quản lý, sau này sẽ mang sử dụng cho đợt sản xuất tiếp theo Trường hợp có vật liệu thừa không sử dụng đến do các nguyên nhân khác nhau như thay đổi kế hoạch sản xuất, chủng loại sản phẩm thì

sẽ được nhập vào kho trung chuyển để ghi giảm tài khoản 621 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”.

3 Tình hình phân loại và đánh giá nguyên vật liệu tại Công ty

3.1 Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty

Do đặc điểm nguyên vật liệu của Công ty rất phong phú về chủng loại nên để quản lý tốt, có hiệu quả và đáp ứng nhu cầu hạch toán chi phí nguyên vật liệu qua đó tính giá thành sản phẩm, Công ty tiến hành phân loại nguyên vật liệu theo nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị Theo cách này nguyên vật liệu của Công ty bao gồm 7 loại sau:

-Nguyên vật liệu chính: là những vật liệu tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất để tạo ra sản phẩm của Công ty như Bột mì, đường, sữa, mì chính …

-Nguyên vật liệu phụ: là những đối tượng lao động không trực tiếp cấu thành nên thực thể sản phẩm nhưng có tác dụng hỗ trợ nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất của Công ty như tinh dầu, bột tan, phẩm mầu…

-Nhiên liệu: là một loại vật liệu phụ Công ty sử dụng để cung cấp năng lượng, nhiệt lượng cho sản xuất như than, dầu, điện…

-Phụ tùng thay thế: Công ty có nhiều loại phụ tùng thay thế như bánh răng, bánh xích, cầu giao…chúng là những phụ tùng, chi tiết dùng để sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất.

-Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các loại thiết bị, vật kết cấu, công cụ …dùng cho công tác xây lắp, xây dựng cơ bản của Công ty

-Bao bì: Là một loại vật liệu dùng để đóng gói các sản phẩm của Công ty nhằm phục vụ cho quá trình bảo quản, vận chuyển như các loại băng dính, bìa giấy, các loại hộp…

-Nguyên vật liệu khác: Ngoài các loại vật liệu trên, các loại vật liệu

do quá trình sản xuất loại ra, phế liệu thu hồi hay vật rẻ tiền mau hỏng… được Công ty xếp vào loại các nguyên vật liệu khác để thuận tiện cho việc quản lý.

Để đáp ứng nhu cầu quản lý nguyên vật liệu một cách khoa học và chính xác hơn, Công ty còn tiến hành mã hoá các loại nguyên vật liệu bằng việc xây dựng một “Bảng danh mục mã vật tư” và được cài đặt sẵn trên máy vi tính và mỗi năm thực hiện khai báo một lần vào thời điểm đầu năm.

Bộ mã vật tư của Công ty bao gồm 6 số: hai số đầu hiển thị loại nguyên vật liệu theo nhóm tài khoản và 4 số sau hiển thị tên nguyên vật liệu.

Ví dụ: Số mã 010001 là mã của “Bột mì các loại” Điều này được hiểu như sau:

+ Hai số 01 có nghĩa là “Bột mì các loại” là nguyên vật liệu chính, khi hạch toán được phản ánh vào tài khoản 1521 “Nguyên vật liệu chính”.

+Bốn số 0001: thể hiện tên của nguyên vật liệu trong loại đó Vì Công ty có khoảng 1000 chủng loại nguyên vật liệu nên đã sử dụng bốn số

để mã hoá và trong 1000 chủng loại đó thì Bột mì là loại đứng số 1.

Bảng danh mục mã vật tư

tại Công ty bánh kẹo Hải Châu

010001

010002

010003

… 010049

021001

021002

Bột mì các loại Đường trắng các loại Đường vàng

Sữa gầy làm bánh mềm Tinh dầu cam

Tinh dầu dứa

Kg Kg Kg

Kg Kg Kg

… 027007

031001

031002

… 031020

041100

… 047305

050001

050002

… 050005

061000

061001

… 069707

071200

071300

… 077213

077214

Nước côt dừa Dầu máy kem xốp Dầu CS 32

Củi Attomat 35 A

Rắc co Kính tấm Sơn chống gỉ

úp sườn Băng dán hộp carton Bìa đáy hộp

Lịch 1 tờ Bìa Amiăng Cáp 2*10

Tấm kiện Inox Tôn thép 1,5*1*2

Lít Lít Lít

Kg Cái

Cái Tấm Kg

Mét Cái Cái

Tờ Tấm Mét

Kg Tấm

3.2 Đánh giá nguyên vật liệu tại Công ty

3.2.1 Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho

Tại Công ty, giá nguyên vật liệu nhập kho được đánh giá theo nguyên tắc giá thực tế

Nguyên vật liệu của Công ty được mua từ nhiều nguồn khác nhau nên theo từng nguồn nhập mà giá thực tế của nguyên vật liệu trong từng trường hợp cũng khác nhau:

- Đối với nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài:

Vì Công ty là đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là giá chưa có thuế.

Giá thực

tế NVL

nhập kho

= Giá mua NVL trên hoá đơn

Chi phí thu mua

Thuế nhập

-Các khoản chiết khấu, giảm giá

Tuỳ theo hợp đồng ký kết giữa Công ty và nhà cung cấp mà chi phí thu mua nguyên vật liệu (chi phí vận chuyển, bốc dỡ…) có thể được tính hoặc không được tính vào giá mua Nếu bê cung cấp chịu chi phí vận chuyển (tức là việc giao nhận được tiến hành tại kho Công ty thì trong giá mua đã gồm chi phí thu mua Ngược lại, nếu bên cung cấp không chịu chi phí thu mua (tức là Công ty phải thuê ngoài hoặc tự vận chuyển, bốc dỡ) thì trong giá vật liệu sẽ không bao gồm chi phí thu mua Như vậy khi phát sinh thêm chi phí thu mua sẽ được tính vào giá mua thực tế nguyên vật liệu tức là được hạch toán vào tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu”.

Chi phí phải trả cho đơn vị gia

Chi phí vận chuyển, bốc dỡ

về kho Công ty Nếu trong trường hợp Công ty tự gia công chế biến, khi đó giá thực

tế nguyên vật liệu nhập kho sẽ được Công ty đánh gía bằng

Giá thực tế NVL

nhập kho = kho gia công, chế biến Giá thực tế NVL xuất + Chi phí tập hợp cho gia công, chế biến

sản xuất, chủng loại sản phẩm :

Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho được xác định chính bằng giá trị xuất kho của chúng trước khi thay đổi kế hoạch sản xuất, chủng loại sản phẩm

- Đối với các loại phế liệu nhập kho của Công ty :

Công ty đánh giá theo giá thực tế có thể sử dụng được hoặc giá có thể bán được.

3.2.2 Đánh giá nguyên vật liệu xuất kho tại Công ty

Do đặc điểm kinh doanh của Công ty có số lần xuất kho nguyên vật liệu nhiều, liên tục còn nhập kho nguyên vật liệu là theo đợt và số lần nhập nhiều nên Công ty sử dụng phương pháp giá thực tế bình quân liên hoàn (hay giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập) để đánh gía trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho.

Với phương pháp này, để tính giá thực tế xuất kho cho từng thứ nguyên vật liệu tại một thời điểm nào đó cần tiến hành theo hai bước:

Bước 1: Tính đơn giá thực tế bình quân trước thời điểm xuất kho.

Giá thực tế = Giá trị NVL tồn kho trước thời điểm xuất kho bình quân Số lượng NVL tồn kho trước thời điểm xuất kho Bước 2: Xác định giá thực tế xuất kho

Giá thực tế NVL

xuất kho = Giá thực tế bình quân x Số lượng thực tế NVL xuất kho ghi trên phiếu xuất kho

Ví dụ: Tính trị giá xuất kho của 500 kg đường xuất sử dụng ngày 02/03/2003 của phiếu xuất kho số 47 được tính như sau:

Tồn đầu ngày 02/03

Phiếu nhập kho số 03 (02/03)

Phiếu nhập kho số 14

216 150 328

5100 5162 5175

1.101.600 774.300 1.697.400

III Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty bánh kẹo

Hải Châu

1 Các chứng từ sử dụng trong hạch toán ban đầu tại Công ty

1.1 Chứng từ phản ánh tăng nguyên vật liệu

Tại Công ty bánh kẹo Hải Châu, nguyên vật liệu được phản ánh tăng trong nhiều trường hợp, có thể tăng do mua ngoài, do gia công chế biến hay phát hiện thừa trong kiểm kê và cả những phế liệu thu hồi sau sản xuất … Với mỗi trường hợp Công ty sử dụng các chứng từ khác nhau để ghi chép vào các sổ sách kế toán Nhưng nhìn chung để phản ánh tăng nguyên vật liệu, kế toán của Công ty sử dụng các chứng từ sau:

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Biểu 02).

- Phiếu nhập kho (Biểu 03).

- Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hoá tồn kho.

- Giấy thông báo thuế (sử dụng khi Công ty nhập khẩu nguyên vật liệu ).

Để thanh toán cho các nguồn mua nguyên vật liệu Công ty có thể trả bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, bằng tiền tạm ứng hoặc trả chậm hay đối trừ công nợ Vì thế các chứng từ thường sử dụng trong thanh toán của Công ty là:

- “Phiếu chi” (Biểu 05).

- “Giấy thanh toán tạm ứng” (Biểu 04).

*Hoáđơn GTGT

Sau khi hoạch định được nhu cầu vật tư cho sản xuất, đối chiếu với thực tế nguyên vật liệu tại kho, nếu có nhu cầu cần phải mua thêm một loại nguyên vật liệu nào đó, phòng Kế hoạch-Vật tư sẽ xác định số lượng, chủng loại, quy cách phẩm chất…và giao cho cán bộ vật tư đi ký kết hợp đồng với nhà cung cấp hoặc thu mua trên thị trường Khi nhận được “Hoá đơn GTGT” của bên cung cấp, Phòng Kế hoạch-Vật tư sẽ đối chiếu với “Hợp đồng” để tiến hành kiểm nghiệm nguyên vật liệu nhập kho.

*Biên bản kiểm nghiệm vật tư

Tuỳ theo từng hợp đồng cung cấp mà nguyên vật liệu mua về có thể được giao nhận tại kho Công ty hoặc tại nơi cung cấp Vật liệu mua về do phòng Kỹ thuật kiểm tra mọi tiêu chuẩn về quy cách, chất lượng, chủng loại…trước khi nhập kho Công ty sẽ lập Ban kiểm nghiệm vật tư bao gồm

1 trưởng ban là đại diện phòng Kế hoạch-Vật tư và 2 uỷ viên là đại diện phòng Kỹ thuật và thủ kho Phương pháp để kiểm nghiệm vật tư chủ yếu của Công ty là bằng phương pháp cảm quan Nếu nguyên vật liệu bảo đảm yêu cầu, cán bộ kiểm tra lập “Biên bản kiểm nghiệm vật tư” (Biểu 02) và báo cho phòng Kế hoạch-Vật tư để lập “Phiếu nhập kho” Còn nếu trong quá trình kiểm nghiệm vật liệu không đúng quy cách, phẩm chất như trong Hợp đồng, Công ty sẽ tiến hành trả lại người bán; Nếu có hao hụt

trong định mức thì tính vào giá nhập kho, ngoài định mức thì quy trách nhiệm bồi thường.

*Phiếu nhập kho

“Phiếu nhập kho” thông thường được lập làm 4 liên, có đầy đủ chữ

ký của người giao vật tư, thủ kho và thủ trưởng đơn vị Sau khi ký xác nhận, 1 liên giao cho kế toán nguyên vật liệu để ghi sổ, 1 liên giao cho thủ kho để vào “Thẻ kho”, 1 liên giao cho kế toán thanh toán cùng với “Hoá đơn GTGT” để theo dõi thanh toán và 1 liên lưu gốc tại Phòng Kế hoạch- Vật tư Nhưng nếu trường hợp Công ty tự tiến hành chuyên chở hàng hoá

về kho thì còn có thêm 1 liên giao cho người phụ trách chuyên chở để yêu cầu thanh toán chi phí chuyên chở Với những nguyên vật liệu thừa do thay đổi kế hoạch sản xuất, chủng loại sản phẩm , phòng Kế hoạch-Vật tư tiến hành nhập vào kho trung chuyển Lúc này “Phiếu nhập kho” chỉ lập làm 2 liên: kế toán nguyên vật liệu giữ 1 liên để vào sổ kế toán và thủ kho giữ 1 liên để ghi vào thẻ kho Lúc này “Phiếu nhập kho” được lập trên cơ

sở số lượng nguyên vật liệu thực tế đem nhập kho và giá trị của nguyên vật liệu đó xuất kho trước khi có sự thay đổi kế hoạch sản xuất, chủng loại sản phẩm.

*Giấy thông báo thuế

Với nguyên vật liệu Công ty nhập khẩu từ nước ngoài còn phải có thêm “Giấy thông báo thuế” kèm theo bản sao “Tờ khai hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu” để kế toán thanh toán tính số thuế nhập khẩu và số thuế GTGT phải nộp cho số nguyên vật liệu nhập khẩu Các chứng từ này khi giao cho kế toán phải gửi kèm “Phiếu nhập kho” và “Biên bản kiểm nghiệm vật tư”.

*Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hóa tồn kho

Do đặc điểm nguyên vật liệu của Công ty có giá trị đơn vị nhỏ, số lượng nhiều, đa dạng, rất dễ xẩy ra mất mát, thừa, thiếu nên định kỳ (tại thời điểm cuôí tháng 6 và cuôí năm), Công ty thực hiện việc kiểm kê nguyên vật liệu một lần do Ban kiểm kê tài sản của Công ty tiến hành Mọi kết quả kiểm kê đều được ghi vào “Biên bản kiểm kê” (Biểu 10).Biên bản này được lập cho từng kho và cho toàn bộ Công ty theo từng danh điểm nguyên vật liệu Trong đó ghi rõ mã vật tư, tên vật tư, đơn vị tính, số lượng tồn kho trên sổ sách, số lượng tồn kho thực tế, chênh lệch, số lượng kém phẩm chất, thành tiền của mỗi nguyên vật liệu Sau khi kiểm kê, kế toán nguyên vật liệu tập hợp kết quả và nhập số liệu vào máy vi tính Máy

vi tính dựa vào số liệu trên sổ sách tính ra số lượng thừa, thiếu thành tiền của nguyên vật liệu và in ra “Biên bản kiểm kê” Căn cứ vào “Biên bản kiểm kê”, Hội đồng kiểm kê của Công ty sẽ đưa ra biện pháp xử lý tuỳ thuộc vào

số lượng hao hụt Kế toán nguyên vật liệu dựa vào quyết định trên để ghi sổ.

*Phiếu chi , Giấy thanh toán tạm ứng

Đây là các chứng từ Công ty sử dụng để thanh toán tiền mua nguyên vật liệu và các chi phí khác nhưng chủ yếu là thanh toán cho các

cá nhân thu mua nguyên vật liệu.

Biểu 01

HOÁ ĐƠN (GTGT)

Liên 2: giao cho khách hàng

Ngày 28 tháng 3 năm 2003 Mẫu số: 01GTKT-3 Số:096166

Đơn vị bán hàng: Công ty lương thực và công nghệ thực phẩm

Họ tên người mua hàng: Công ty bánh kẹo Hải Châu

Địa chỉ: Phố Minh Khai-Hai Bà Trưng-Hà Nội

44.800 20.000

2923,8 3004,7

130.986.24 0 60.094.000

Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

Biểu 02-A

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ SỐ 27

Căn cứ vào Hoá đơn GTGT số 096-166 của bên cung cấp ngày 28 tháng 3

năm2003 và hợp đồng số 9564 ngày 17 tháng 3 năm 2003

Ban kiểm nghiệm gồm:

Bà: Nguyễn Hồng Hải Đại diện phòng Kế hoạch-Vật tư (Trưởng ban)

Ông: Lê Minh Hoàng Đại diện phòng Kỹ thuật (Uỷ viên)

Bà: Nguyễn Thị Lan Thủ kho (Uỷ viên)

Mã vật

tư Tên, nhãn hiệu vật tư

Đơ

n vị tín h

Số lượng Theo

CT Thực nhập Đúng quy

cách

Không đúng quy cách

44.80 0

20.00 0

44.80 0 0

44.800 0

0 20.000

Kết luận của Ban kiểm nghiệm: Bột mì Bình An hiệu Chùm nho đạt tiêu

chuẩn nhập kho

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Biểu 03

Đơn vị: Công ty bánh kẹo Hải Châu

Địa chỉ: Phố Minh Khai-Hai Bà Trưng-Hà Nội

PHIẾU NHẬP KHO

Số : 72/Q2

Nợ : 1521

Có : 3311

Họ tên người giao hàng: Đông Trường Sơn

Theo hợp đồng số 9564 ngày 17 tháng 3 năm 2003 của Công ty lương thực và công nghệ thực phẩm

Nhập tại kho : Anh Niên

Thành tiền Theo