LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN CÁC KHOẢN NỢ PHẢI TRẢ TRONG DOANH NHGIỆP

Nợ phải trả xác định nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp khi doanh nghiệp nhận về một tài sản, tham gia một cam kết hoặc phát sinh các nghĩa vụ pháp lý Nợ phải trả phát sinh từ các giao

LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN CÁC KHOẢN NỢ PHẢI

TRẢ TRONG DOANH NHGIỆP

1.1 Sự cần thiết phải tổ chức kế toán các khoản nợ phải trả.

1.1.1 Nội dung các khoản nợ phải trả.

Nợ phải trả xác định nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp khi doanh

nghiệp nhận về một tài sản, tham gia một cam kết hoặc phát sinh các nghĩa

vụ pháp lý

Nợ phải trả phát sinh từ các giao dịch và sự kiện đã qua như mua hàng hoá chưa trả tiền, sử dụng dịch vụ chưa thanh toán, vay nợ, cam kết bảo hành hàng hoá, cam kết nghĩa vụ hợp đồng, phải trả nhân viên, thuế phải nộp, phải trả khác…

- Vay ngắn hạn:Vay ngắn hạn là các khoản vay có thời hạn trả trong vòng một chu kỳ sản xuất kinh doanh bình thường hoặc trong vòng một năm

kể từ ngày nhận tiền vay.

- Nợ dài hạn đến hạn trả: Là các khoản nợ vay dài hạn, nợ dài hạn sẽ phải trả cho chủ nợ trong niên độ kế toán hiện hành.

- Phải trả cho người bán: Là các khoản phải trả của doanh nghiệp cho người cung cấp vật tư hàng hoá , người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp chính phụ … theo hợp đồng kinh tế đã ký kết

- Thuế và các khoản phải nộp NSNN: Là các khoản thuế GTGT, thuế TTĐB, thuế xuất nhập khẩu, thuế tài nguyên, mà doanh nghiệp phải nộp cho nhà nước

- Phải trả công nhân viên: Là các khoản thu nhập doanh nghiệp phải trả công nhân viên như tiền lương, tiền thưởng, BHXH, và các khoản khác.

- Chi phí phải trả: Là khoản chi phí được thừa nhận là chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế chưa phát sinh, để đảm bảo cho chi phí khi phát sinh không gây đột biến cho chi phí sản xuất kinh doanh Thuộc loại chi phí phải trả bao gồm các khoản trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất chính, chi phí sửa chữa lớn TSCĐ, chi phí trong thời gian ngừng sản xuất theo mùa vụcó thể xây dựng được kế hoạch ngừng sản xuất, chi phí bảo hành sản phẩm hàng hoá …

- Phải trả nội bộ: Là những khoản phát sinh trong quan hệ thanh toán giữa cấp trên, cấp dưới hay các đơn vị thành viên khác như các khoản phải trả, phải nộp, phải cấp hoặc đã chi, đã thu hộ nhau.

- Phải trả phải nộp khác: Là những khoản phải trả phải nộp ngoài những nội dung đã nêu gồm:

+ Giá trị tài sản thừa

+ Tình hình trích và thanh toán BHXH, BHYT, KPCĐ.

+ Các khoản khấu trừ vào tiền lương của CNV

+ Các khoản phải trả cho các đơn vị bên ngoài do nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn.

+ Các khoản lãi phải trả cho các bên tham gia liên doanh, cổ tức phải trả cho các cổ đông.

+ Các khoản đi vay, đi mượn vật tư, tiền vốn có tính chất tạm thời + Số tiền thu trước của khách hàng trong nhiều kỳ kế toán về cho thuê tài sản, cơ sở hạ tầng.

+Các khoản phải trả phải nộp khác

- Vay dài hạn: Là các khoản tiền mà doanh nghiệp vay có thời hạn hoàn trả trên một năm

- Nợ dài hạn:Là khoản tiền mà DN nợ các đơn vị, các tổ chức kinh tế, các cá nhân có thời hạn trên một năm như nợ thuê TSCĐthuê tài chính hoặc các khoản nợ dài hạn khác

- Nhận ký quỹ ký cược dài hạn: Là khoản tiền mà đơn vị nhận ký quĩ ký cược của các đơn vị cá nhân bên ngoài với thời hạn trả từ một năm trở lên,

để đảm bảo cho các dịch vụ liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh được thực hiện đúng như hợp đồng kinh tế đã ký kết

1.1.2 Nhiệm vụ kế toán các khoản nợ phải trả.

1.1.2.1 Yêu cầu quản lý các khoản nợ phải trả

Do tính chất, phạm vi và thời hạn của các khoản nợ phải trả khác nhau,

mặt khác trong quá trình hoạt động SXKD của doanh nghiệp, các khoản nợ

phải trả luôn biến động, do đó cần phải quản lý một cách chặt chẽ,sử dụng đúng mục đích,có hiệu quả

Cuối niên độ kế toán trước (hoặc đầu niên độ kế toán hiện hành),phải phân loại các khoản nợ phải trả thành nợ ngắn hạn và nợ dài hạn , căn cứ vào thời hạn thanh toán của từng khoản nợ phỉa trả, đảm bảo thanh toán đúng thời hạn ,chính xác, an toàn và nâng cao uy tín của doanh nghiệp với bạn hàng.

Các khoản nợ phải trả phải được theo dõi chi tiết số nợ phải trả, số nợ

đã trả cho, số nợ còn phải trả cho từng chủ nợ

1.1.2.2 Nhiệm vụ kế toán các khoản nợ phải trả.

Để đáp ứng được yêu cầu đó, kế toán các khoản nợ phải trả cần hoàn thành những nhiệm vụ sau:

- Theo dõi một cách chi tiết số phải trả, số đã trả trong kỳ,số tăng thêm trong

kỳ và số còn phải thanh toán với từng chủ nợ ,nhằm tránh sự nhầm lẫn trong thanh toán các khoản nợ và tránh tồn đọng các khoản nợ quá hạn.

- Kiểm tra, đối chiếu tình hình công nợ ,bao gồm các khoản nợ đã phát sinh,các khoản nợ đã thanh toán và số nợ còn lại phải thanh toán có xác nhận cụ thể của từng chủ nợ

- Lập các báo cáo,sổ sách tổng hợp, chi tiết nhằm phân tích đánh giá tình hình công nợ và khả năng thanh toán của doanh nghiệp ,từ đó xây dựng

và thực hiện kế hoạch nhằm nâng cao khả năng tài chính cũng như khả năng thanh toán của doanh nghiệp

1.2 Tổ chức kế toán các khoản nợ phải trả.

1.2.1 Nguyên tắc chung hạch toán kế toán các khoản nợ phải trả

Hạch toán các khoản nợ phải trả cần tôn trọng những nguyên tắc sau đây:

- Mọi khoản nợ cuả doanh nghiệp phải được theo dõi chi tiết số nợ phải trả số nợ đã trả cho từng chủ nợ Tổng số nợ phải trả của của mỗi khoản nợ bằng tổng số nợ phải trả của các khoản nợ cùng chủ nợ.

- Các khoản nợ phải trả của các doanh nghiệp phải được phân loại thành nợ ngắn hạn và nợ dài hạn căn cứ vào thời hạn phải thanh toán của từng khoản nợ phải trả

- Nợ phải trả bằng vàng bạc kim khí đá quí được kế toán chi tiết cho từng chủ nợ, theo chỉ tiêu số lượng giá trị theo giá qui định

- Các khoản nợ, vay bằng ngoại tệ hoặc trả bằng ngoại tệ phải theo dõi chi tiết gốc ngoại tệ riêng và qui đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường liên ngân hàng do NHNNVN công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ vay và trả nợ vay để ghi sổ kế toán Bên nợ TK 311(vay ngắn hạn) hoặc TK 341(vay dài hạn) được đổi ngoại tệ ra đồng VN theo tỷ giá trên sổ kế toán Các khoản chênh lệch tỷ giá phát sinh khi thanh toán các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ và đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ cuối năm tài chính sẽ được hạch toán vào thu nhập hoăc chi phí trong năm tài chính

- Những chủ nợ mà doanh nghiệp có quan hệ giao dịch thường xuyên hoặc có số dư nợ phải trả lớn, bộ phận kế toán phải kiểm tra đối chiếu về tình hình công nợ đã phát sinh với từng khách hàng và định kỳ phải có xác nhận bằng văn bàn với các chủ nợ

1.2.2 Chứng từ sử dụng trong hạch toán kế toán các khoản nợ phải trả

Trong hạch toán kế toán các khoản vay, các chứng từ liên quan gồm có:hợp đồng vay, khế ước vay, đơn xin vay, …

Trong hạch toán kế toán các khoẳn phải trả người bán, các chứng từ gồm có: hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT, hợp đồng,phiếu kiểm tra chất lượng, …

Trong hạch toán kế toán các khoản thuế và các khoản phải nộp vào NSNN các chứng từ gồm có: giấy nộp tiền vào NSNN, thông báo thuế, …

Trong hạch toán kế toán các khoản phải trả CNV các chứng từ gồm có: bảng chấm công, bảng thanh toán lương, BHXH…

Các chứng từ khác liên quan: phiếu thu,phiếu chi, giấy báo nợ , giấy báo có,UNC, biên bản giao nhận, các thông báo, quyết định của cấp trên…

1.2.3 TK sử dụng trong kế toán các khoản nợ phải trả

- TK 311 ‘Vay ngắn hạn’ phản ánh các khoản tiền vay ngắn hạn và tình hình trả nợ tiền vay của doanh nghiệp bao gồm các khoản tiền vay ngân hàng, vay của các tổ chức , cá nhân trong và ngoài doanh nghiệp.

- TK 315 “Nợ dài hạn đến hạn trả” phản ánh các khoản nợ dài hạn đã đến hạn trả trong kỳ kế toán và tình hình thanh toán các khoản nợ đó

- TK 331 ‘Phải trả người bán’ phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ theo hợp đồng đã ký kết, hoặc phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ.

- TK 333 ‘Thuế và các khoản phải nộp NSNN’ TK này dùng để phản ánh quan hệ giữa doanh nghiệp với nhà nước về các khoản thuế, phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác, phản ánh nghĩa vụ và tình hình thanh toán của doanh nghiệp với nhà nước trong kỳ

- TK 333 có 9 TK cấp hai từ TK 3331 đến TK 3339 phản ánh chi tiết từng loại thuế, phí, lệ phí như thuế GTGT, thuế TTĐB, thuế XNK, thu trên vốn, thuế tài nguyên, thuế nhà đất, các loại thuế , phí lệ phí khác.

- TK 334’Phải trả CNV’ phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho CNV của doanh nghiệp về tiền lương, tiền thưởng BHXH, và các khoản khác thuộc về thu nhập của CNV và lao động thuê ngoài

- TK 335’Chi phí phải trả’ phản ánh các khoản được ghi nhận là chi phí hoạt động SX,KD trong kỳ nhưng thực tế chưa phát sinh mà sẽ phát sinh trong kỳ kế toán sau.

- TK 336’Phải trả nội bộ’ phản ánh tình hình thanh toán các khoản phải trả giữa doanh nghiệp độc lập với các đơn vị trực thuộc, phụ thuộc trong một doanh nghiệp độc lập về các khoản phải trả phải nộp phải cấp, về các khoản mà các đơn vị trogn doanh nghiệp độc lập đã chi đã thu hộ cấp trên, cấp dưới hoặc đơn vị thành viên khác.

- TK 338’Phải trả phải nộp khác’ phản ánh tình hình thanh toán về các khoản phải trả phải nộp khác ngoài những nội dung đã phản ánh ở những

TK khác TK này cũng phản ánh doanh thu chưa thực hiện về các dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng.

TK 338 có 6 TK cấp 2 phản ánh các khoản tài sản thừa chờ xử lý, KPCĐ,BHXH,BHYT,doanh thu chưa thực hiện và các khoản phải trả phải nộp khác.

- TK 341’Vay dài hạn’ Phản ánh các khoản tiền vay dài hạn và tình hình thanh toán các khoản tiền vay dài hạn của doanh nghiệp (những khoản tiền vay có thời hạn trả trên một năm)

- TK 342’Nợ dài hạn’ Phản ánh các khoản nợ dài hạn như nợ thuê tài chính TSCĐ, hoặc các khoản nợ dài hạn khác có thời hạn trả trên 1 năm.

- TK 344’Nhận ký quĩ ký cược dài hạn’Phản ánh các khoản tiền mà đơn

vị nhận ký quĩ ký cược của các đơn vị, cá nhân bên ngoài với thời hạn từ 1 năm trở lên để đảm bảo cho các dịch vụ liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh được thực hiện đúng như hợp đồng kinh tế đã ký kết Các trường hợp nhận ký quĩ ký cược dài hạn bằng hiện vật được theo dõi ở TK ngoài bảng CĐKT

1.2.4 Trình tự kế toán các khoản nợ phải trả

1.2.4.1 Trình tự kế toán khoản vay ngắn hạn Sơ đồ 1

Thanh toán tăng Vay ngắn hạn để trả nợ người

bán trả nợ tiền vay trước đó

TT tiền vay bằng CK, bù trừ vay đầu tư CK ngắn hạn

TK 515 TK 635

Chênh lệch tỷ giá giảm Chênh lệch TG tăng

cuối niên độ cuối niên độ

TK 3331 TT bằng sản phẩm Giá trị NVL, CCDC, mua chịu

hàng hoá,DV (chưa có thuếGTGT)

Giảm gía hàng mua Thuế GTGT đầu vào

hàng mua trả lại được khấu trừ

Số chiết khấu thanh toán khi

mua hàng được hưởng

Trong trường hợp doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, giá mua hàng hoá, sản phẩm, dịch vụ bao gồm cả thuế GTGT đầu vào

1.2.4.4 Trình tự kế toán thuế,phí, lệ phí và các khoản phải nộp NSNN

Số thuế được hoàn lại,trừ vào Thuế GTGT(PPTT),

số thuế phải nộp thuế TTĐB, thuế XK

TK 111,112

bằng tiền

TK 4211 Thuế TNDN,thu trên vốn

Phải nộp theo thông báo

Số thuế TNDN, thu trên vốn

Nộp thừa TK 4211

thuế TNDN, thu trên vốn

nộp bổ sung

TK 5114 TK 211,627,6425

Trợ cấp trợ giá được NN thuế trước bạ, thuế TN

duyệt trong kỳ thuế nhà đất, thuế môn bài

TK 334 Thuế TNCN phải nộp

TK 111, 112

Trợ cấp trợ giá được NN duyệt đã nhận

1.2.4.5 Trình tự kế toán khoản phải trả CNV Sơ đồ 5

TK 141,138 TK 334 TK 622,627…

Các khoản khấu trừ vào Phần trích vào chi phí SXKD

thu nhập của CNV

TK 335

TK 3383,3384 Lương thực tế Trích trước lương

BHXH,BHYT do phải trả CNV nghỉ phép của CN SX

CNV đóng góp

TK 4311

TK 111,112 Tiền thưởng cho CNV

từ quỹ khen thưởng

Các khoản thanh toán TK 3382,3383,3384

Chi phí bảo hành hàng hoá nếu TK 635

DN không có bộ phận BH độc lập Trích trước lãi tiền vay vốn dài hạn

TK 711

Trích bổ sung K/C chênh lệch chi phí trích thừa

1.2.4.7 Trình tự kế toán khoản phải trả nội bộ

Quan hệ thanh toán

Kế toán tại cấp trên hay đơn vị được thu hộ trả hộ

Kế toán tại cấp dưới hay đơn vị thu hộ trả hộ

giữ hộ thu hộ nhau

Sơ đồ 8

TK 111 TK 3381 TK 211

Giá trị chênh lệch của TSCĐ

số tiền mặt thừa trả lại khách hàng thừa chờ xử lý

Mua tiếp số hàng Số tiền mặt thừa chờ xử lý

người bán giao thừa

tăng vốn kinh doanh

1.2.4.8.2 Trình tự kế toán thanh toán BHXH,BHYT,KPCĐ

cho cơ quan quản lý quĩ TK 111,112

Chi tiêu KPCĐ tại cơ sở Số BHXH,KPCĐ được hoàn trả

K/C doanh thu tiền lãi bán hàng

trả chậm,trả góp trong kỳ Chênh lệch giá bán trả chậm,

trả góp với giá bán trả ngay

TK 511

K/C doanh thu của hoạt động

cho thuê hoạt động TS trong kỳ

TK 111,112,3388

Số tiền trả lại cho khách hàng Số tiền nhận trước về hoạt động

vì hoạt động cho thuê TS không cho thuê TS hoạt động

được thực hiện

1.2.4.8.4 Trình tự kế toán khoản phải trả phải nộp khác.

Sơ đồ 11

TK 111,112 TK 3388 TK 111,112

Thanh toán các khoản phải trả Số tiền nhận ký quĩ ký cược

khác bằng tiền mặt,tiền gửi ngắn hạn của đối tác

Số tiền vay tạm thời của

Vay dài hạn để đầu tư TC dài hạn

, ký quĩ, góp vốn liên doanh

TK 635

Tỷ giá ngoại tệ tăng cuối niên độ

Xác định số nợ dài hạn đến hạn CL tỷ giá tăng

trả trong niên độ KT tiếp theo cuối niên độ

khoản nợ phải trả được phản ánh trên các sổ kế toán phù hợp Trong hình thức NKCT(hình thức mà NMTLTL áp dụng), kế toán các khoản nợ phải trả sử dụng những sổ kế toán sau:

.…….

NKCT số 4, số 5,

311,331,315,333,334,33 6,338 ….

Báo cáo t i chính à