CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG

Trong quá trình thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính, các kiểm toán viên thường chia công việc kiểm toán theo các chu trình, theo cách này các nghiệp vụ và các tài khoản có liên quan ch

CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG

VÀ THANH TOÁN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO KIỂM TOÁN

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

1 Chu trình mua hàng và thanh toán trong quá trình sản xuất kinh doanh

1.1 Đặc điểm, vị trí và nội dung của chu trình mua hàng và thanh toán trong quá trình sản xuất kinh doanh

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, hoạt động kiểm toán đã phát triển và ngày càng trở thành một nhu cầu không thể thiếu đối với các hoạt động kinh doanh Đối tượng chủ yếu của hoạt động kiểm toán là kiểm toán báo cáo tài chính Trong quá trình thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính, các kiểm toán viên thường chia công việc kiểm toán theo các chu trình, theo cách này các nghiệp vụ và các tài khoản có liên quan chặt chẽ với nhau được xếp vào cùng một phần hành.

Chu trình mua hàng và thanh toán là một chu trình quan trọng cần phải được kiểm toán trong các cuộc kiểm toán, bởi vì chi phí cho dịch vụ mua hàng thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh và ảnh hưởng trực tiếp tới lợi nhuận của Doanh nghiệp.

Quá trình mua vào của hàng hoá và dich vụ bao gồm các khoản mục như mua nguyên liệu, máy móc, thiết bị, vật tư, điện, nước, sửa chữa bảo trì và nghiên cứu phát triển Chu trình mua hàng và thanh toán bao gồm các quyết định và các quá trình cần thiết để có hàng hoá và dịch vụ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp Chu trình thường bắt đầu bằng việc lập một đơn đặt mua của người có trách nhiệm tại bộ phận cần hàng hoá hay dich vụ và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hoá hay dich vụ nhận được.

Đối với các đơn vị sản xuất, quá trình kinh doanh bao gồm 3 giai đoạn: cung ứng, sản xuất và tiêu thụ Còn ở doanh nghiệp thương mại, quá trình kinh

doanh cũng gồm hai giai đoạn: mua hàng và bán hàng Như vậy, dù ở loại hình doanh nghiệp nào thì quá trình “mua hàng” cũng là quá trình cung cấp các yếu

tố đầu vào, nó quyết định đến khả năng sản xuất và duy trì sản xuất của đơn vị, bên cạnh đó khả năng thanh toán các khoản chi phí mua hàng cũng đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp là tốt hay xấu.

1.2 Chức năng của chu trình mua hàng và thah toán

Mặc dù ở các doanh nghiệp khác nhau, nhu cầu về hàng hoá là khác nhau, nhưng chu trình mua hàng và thanh toán vẫn phải đảm bảo đầy đủ 4 chức năng sau:

1.2.1 Xử lý các đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ

Đây là chức năng quan trọng trong chu trình mua hàng và thanh toán Các bước công việc cần thực hiện trong chức năng này bao gồm:

- Xác định nhu cầu hàng hoá, dịch vụ cần cung cấp: Thông thường mỗi doanh nghiệp thường có một bộ phận chuyên nghiên cứu nhu cầu nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ cần thiết cho sản xuất gọi là bộ phận kế hoạch Bộ phận này có nhiệm vụ lên kế hoạch, cung ứng đảm bảo cung cấp đầy đủ các yếu tố đầu vào để quá trình sản xuất được liên tục nhưng đồng thời cũng không quá nhiều gây ứ đọng vốn ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

- Lập đơn yêu cầu mua hàng: Sau khi đã lên kế hoạch cung ứng, bộ phận

kế hoạch sẽ lập đơn yêu cầu mua hàng để trình Giám đốc hoặc người có thẩm quyền ký duyệt Sau đó, đơn yêu cầu mua hàng này sẽ được chuyển cho bộ phận mua hàng.

hàng này để xem xét, tìm kiếm nhà cung cấp Về nguyên tắc, trước khi quyết định mua một mặt hàng nào thì cũng phải tìm hiểu đơn chào hàng của nhiều nhà cung cấp khác nhau để lựa chọn nhà cung cấp thích hợp nhất.

- Lựa chọn nhà cung cấp: Sau khi đã xem xét đơn chào hàng của các nhà cung cấp khác nhau, đơn vị sẽ chọn ra một nhà cung cấp phù hợp nhất Sự lựa

chọn này căn cứ vào giá cả, chất lượng của hàng hoá, các điều kiện ưu đãi như chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, phương thức thanh toán

- Giao đơn đặt hàng: Đơn đặt hàng là một loại chứng từ trong đó ghi rõ loại hàng, số lượng, các thông tin liên quan đến hàng hoá mà doanh nghiệp có

ý định mua vào Tất cả các đơn đặt hàng đều phải đánh số trước, có đầy đủ chữ ký của những người có thẩm quyền Tất cả các đơn đặt hàng phải bao gồm vừa đủ số cột và diện tích để hạn chế tối đa khả năng có gian lận trên đơn đặt mua hàng này.

Các bước công việc trên cho thấy đơn đặt hàng (yêu cầu về sản phẩm hoặc dịch vụ) được lập bởi người mua hàng là điểm khởi đầu của chu trình Nó là một chứng từ hợp pháp và được xem như một đề nghị để mua hàng hoá dịch vụ Trong một số trường hợp khác, nếu người mua và người bán lần đầu có quan hệ giao dịch hoặc thực hiện những giao dịch lớn và phức tạp thì đòi hỏi phải ký hợp đồng cung ứng hàng hoá hay dịch vụ nhằm đảm bảo việc thực hiện các quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia hợp đồng.

Mẫu của bản yêu cầu và sự phê chuẩn quy định phụ thuộc vào bản chất của hàng hoá dịch vụ và quy định của công ty Trong đó việc phê chuẩn đúng đắn nghiệp vụ mua hàng chức năng chính vì nó đảm bảo hàng hoá và dịch vụ được mua theo đúng mục đích đã được phê chuẩn và tránh cho việc mua quá nhiều hoặc mua các mặt hàng không cần thiết Hầu hết các công ty cho phép một sự phê chuẩn chung cho việc mua phục vụ các nhu cầu hoạt động thường xuyên như hàng tồn kho ở mức cho phép (phù hợp định mức hàng tồn kho) Thí dụ, các lần mua tài sản thường xuyên vượt quá một giới hạn tiền nhất định nào đó có thể yêu cầu sự phê chuẩn của Hội đồng quản trị, các mặt hàng được mua tương đối không thường xuyên, như các hợp đồng dịch vụ dài hạn thì được phê chuẩn bởi các nhân viên nhất định, vật tư và những dịch vụ có giá trị thấp hơn một giá trị quy

định thì được phê chuẩn bởi quản đốc và trưởng phòng, và một số loại nguyên vật liệu và vật tư được tự động tái đặt hàng bất cứ lúc nào chúng ở mức giới hạn ấn định trước.

- Quá trình kiểm soát đối với các bước công việc nêu trên là phải đảm bảo trả lời được các câu hỏi sau:

+ Đơn đặt hàng được phê duyệt bởi ai?

+ Bộ phận nào đưa ra đơn đặt hàng?

+ Đặt hàng tại thời điểm nào?

+ Số lượng đặt hàng là bao nhiêu?

+ Đặt hàng ở nhà cung cấp nào?

+ Đơn đặt hàng có được theo dõi không?

Khi một đơn đặt hàng đã vượt quá một thời hạn nhất định nào đó mà hàng vẫn chưa được giao thì bộ phận mua hàng phải liên hệ với nhà cung cấp hàng để xem xét có vấn đề gì xảy ra không

1.2.2 Nhận hàng hoá hay dịch vụ

Việc nhận hàng hóa từ người bán là một điểm quyết định trong chu trình nghiệp vụ vì đây là thời điểm mà tại đó bên mua thừa nhận khoản nợ liên quan đối với bên bán trên sổ sách của họ Khi hàng hóa nhận được đòi hỏi phải

có sự kiểm tra mẫu mã, số lượng, thời gian đến và các điều kiện khác.

Thông thường các Công ty có phòng tiếp nhận để nhận hàng, kiểm tra mẫu mã, số lượng, quy cách và thời gian giao hàng để ngăn ngừa sự mất mát

và lạm dụng Bộ phận này đồng thời lập biên bản hay báo cáo nhận hàng gửi cho thủ kho một bản để tiến hành nhập kho hàng hoá và gửi cho kế toán vật tư

để ghi chép sổ sách kế toán.

Để tiện cho việc kiểm tra chéo thì nhân viên phòng tiếp nhận phải độc lập với thủ kho và phòng kế toán Cuối cùng, sổ sách kế toán sẽ phản ánh việc chuyển giao trách nhiệm đối với hàng hoá khi hàng hoá được từ phòng tiếp nhận qua kho và từ kho vào quá trình sản xuất hay đưa đi tiêu thụ

1.2.3 Ghi nhận các khoản nợ người bán

Sự ghi nhận đúng đắn về hàng hoá hay dịch vụ nhận được đòi hỏi việc ghi sổ chính xác và nhanh chóng Việc ghi sổ ban đầu có ảnh hưởng quan trọng đến các báo cáo tài chính và đến các khoản thanh toán thực tế nên kế toán chỉ được phép ghi vào các lần mua có cơ sở hợp lý theo đúng số tiền.

Kế toán các khoản phải trả thường có trách nhiệm kiểm tra tính đúng đắn của các lần mua và ghi chúng vào sổ nhật kí và sổ hạch toán chi tiết “các khoản phải trả” Khi kế toán các khoản phải trả nhận được hóa đơn của người bán thì phải so sánh mẫu mã, giá, số lượng, phương thức và chi phí vận chuyển ghi trên hóa đơn với thông tin trên Đơn đặt mua (hoặc hợp đồng) và Báo cáo nhận hàng (nếu hàng đã về) Thường thì các phép nhân và các phép tổng cộng được kiểm tra lại và được ghi vào hóa đơn Sau đó số tiền được chuyển vào sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả.

Một quá trình kiểm soát quan trọng đối với các khoản phải trả là quy định tất cả những ai ghi sổ các khoản chi tiền mặt không được dính líu với tiền mặt, và các chứng khoán thị trường và các tài sản khác

1.2.4 Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán

Công việc này chỉ được thực hiện khi đã có bốn yếu tố: Đơn yêu cầu mua hàng đã được phê chuẫn, đơn đạt hàng, hoá đơn bán hàng và biên bản giao nhận hàng Hoá đơn bán hàng phải do kế toán công nợ lưu giữ cho đến khi thanh toán Phương thức thanh toán có thể thực hiện qua uỷ nhiệm chi, qua Ngân hàng hay bằng tiền mặt.

Các quá trình kiểm soát quạn trọng đối với quy trình xử lý ghi sổ là việc

ký phiếu phải do đúng cá nhân có trách nhiệm (Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẫn), phải có sự tách biệt giữa người ký phiếu chi và người chi tiền (Nguyên tắc bất kiêm nhiệm).

Trên đây là bốn nội dung chính của các bước công việc khi mua hàng và thanh toán của các doanh nghiệp nói chung

1.3 Tổ chức công tác kế toán chu trình mua hàng và thanh toán

1.3.1 Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng trong chu trình mua hàng và thanh toán

Trong chu trình mua hàng và thanh toán, hầu hết các doanh nghiệp sử dụng các loại chứng từ và sổ sách sau:

- Yêu cầu mua: tài liệu được lập bởi bộ phận được sử dụng (như bộ phận sản xuất)

để đề nghị mua hàng hóa dịch vụ Trong một số trường hợp, các bộ phận trong doanh nghiệp có thể trực tiếp lập đơn đặt hàng, trình phê duyệt và gửi cho nhà cung cấp.

- Đơn đặt hàng: lập lại các chi tiết có trong đề nghị mua, được gửi cho nhà cung cấp hàng hóa hay dịch vụ.

- Phiếu giao hàng (biên bản giao nhận hàng hóa hoặc nghiệm thu dịch vụ): tài liệu được chuẩn bị bởi nhà cung cấp Phiếu giao nhận phải được kí nhận bởi khách hàng để chứng minh sự chuyển giao hàng hóa hay dịch vụ thực tế.

- Báo cáo nhận hàng: được bộ phận nhận hàng lập như một bằng chứng của việc nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá (dấu hiệu của sự kiểm soát).

- Hóa đơn của người bán: chứng từ nhận được từ người cung cấp hàng đề nghị thanh toán cho các hàng hóa dịch vụ đã được chuyển giao

- Nhật ký mua hàng: đây là những ghi chép đầu tiên trong hệ thống kế toán để ghi lại các khoản mua Nhật ký phải liệt kê danh sách các loại hàng hoá, cùng với việc chỉ ra tên người cung cấp hàng, ngày hoá đơn và các khoản tiền của hoá đơn đó.

- Sổ hạch toán chi tiết nợ phải trả nhà cung cấp: danh sách các khoản tiền phải trả cho mỗi nhà cung cấp Tổng số của tài khoản người cung cấp hàng trong sổ hạch toán chi tiết phải bằng khoản tiền ghi trên khoản mục phải trả người bán.

- Bảng đối chiếu của nhà cung cấp: báo cáo nhận được của nhà cung cấp hàng (thường là hàng tháng) chỉ ra các hóa đơn chưa thanh toán vào một ngày đối chiếu nhất định.

Sau đây là sơ đồ hạch toán đối với nghiệp vụ thanh toán nợ phải trả với nhà cung cấp thông qua các tải khoản liên quan.

Sơ đồ 1: Hạch toán nghiệp vụ phát sinh trong chu trình mua hàng

-thanh toán (thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ)

TK 111,112,311,341 TK 331 TK 111,112

Thanh toán bằng tiền Người bán hoàn lại tiền

(kể cả tiền đặt trước) (Thu hồi tiền trả thừa)

1.3.2 Quy trình tổ chức chứng từ mua hàng và thanh toán

Quy trình tổ chức chứng từ kế toán chỉ ra dòng vận động của chứng từ

kế toán trong doanh nghiệp từ khi lập chứng từ, thực hiện nghiệp vụ đến khi đưa chứng từ vào bảo quản, lưu trữ Một quy trình luân chuyển chứng từ hợp

lý giúp cho các nghiệp vụ được thực hiện gọn nhẹ, nhanh chóng, nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

Nhu cầu vật liệu hàng hoá

Bộ phận kế hoạch Bộ phận cung ứng Cán bộ thu mua Trưởng bộ phận cung ứng Thủ kho Kế toán

Kế hoạch cung ứng Khai thác hàng Lập chứng từ kho Ký duyệt chứng từ Nhập kho Ghi sổ chứng từ

Lưu trữ và bảo quản chứng từ

Kế toán quỹ Thủ trưởng kế toán trưởng Thủ quỹ Nhân viên thanh toánKế toán

Lập chứng từ chi quỹ Duyệt chứng từ Chi quỹ Nhận tiền và thanh toán Ghi sổ

Sơ đồ 2: Quá trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ mua vào.

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất trong kỳ, bộ phận kế hoạch lập ra kế hoạch cung ứng vật tư, hàng hóa Bộ phận cung ứng có nhiệm vụ khai thác hàng theo yêu cầu của doanh nghiệp Sau đó, cử cán bộ đi thu mua vật tư, hàng hóa Khi hàng hóa được mua về, cán bộ thu mua sẽ lập chứng từ kho trình trưởng bộ phận cung ứng ký duyệt rồi chuyển cho thủ kho để nhập kho hàng hóa Cuối cùng chứng từ được chuyển cho kế toán để ghi sổ và bảo quản lưu trữ.

Sơ đồ 3: Quá trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ thanh toán

Khi đơn vị có nhu cầu thanh toán cho hàng hóa, dịch vụ nhận được, kế toán quỹ lập chứng từ chi quỹ, trình thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng ký duyệt rồi chuyển cho thủ quỹ thực hiện chi tiền, nhân viên thanh toán có nhiệm vụ nhận tiền và thanh toán cho nhà cung cấp Sau khi thực hiện nghiệp vụ, chứng từ sẽ được chuyển cho kế toán để ghi sổ, cuối cùng đưa vào bảo quản, lưu trữ.

1.4 Hệ thống mục tiêu kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán

Để thực hiện một cách nhanh chóng và có hiệu quả trong các cuộc kiểm toán thì KTV phải xác định được các mục tiêu kiểm toán trên cơ sở các mối quan hệ vốn có của đối tượng và của khách thể kiểm toán Vì vậy, khi tiến hành kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán, KTV phải xác định hệ thống mục tiêu kiểm toán của chu trình này.

Mục tiêu chung của kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán là đánh giá xem liệu số dư các tài khoản có liên quan có được trình bày trung thực và phù hợp với các nguyên tắc kế toán hiện hành hoặc được thừa nhận hay không? Từ mục tiêu chung này cụ thể hoá thành các mục tiêu đặc thù đối với chu trình mua hàng và thanh toán

Các mục tiêu kiểm toán đặc thù đối với chu trình mua hàng và thanh toán đã xác định được bao gồm 7 mục tiêu, cụ thể là:

- Tính có thực của hàng hoá hay dịch vụ mua vào cũng như các khoản nợ người bán với ý nghĩa các thông tin phản ánh tài sản hoặc công nợ phải được đảm bảo bằng sự tồn tại của các tài sản cũng như công nợ đó.

- Tính đầy đủ của việc ghi nhận các hàng hoá hay dịch vụ mua vào và các khoản phải trả người bán với ý nghĩa thông tin phản ánh trên sổ sách, tài liệu

kế toán không bị bỏ sót trong quá trình xử lý.

- Tính đúng đắn trong việc tính giá vốn thực tế hàng nhập kho được tính theo chi phí thực tế thực hiện nghiệp vụ, việc tính toán các khoản phải trả người bán phù hợp với hợp đồng mua bán, phù hợp với hoá đơn người bán và biên bản giao nhận hàng hoá hay dịch vụ.

- Tính đúng đắn trong việc phản ánh quyền và nghĩa vụ với ý nghĩa tài

sản mua vào phản ánh trên BCTC phải thuộc quyền sở hữu của đơn vị và nợ phải trả người bán thể hiện đúng nghĩa vụ của đơn vị này.

- Tính chính xác về số học trong việc tính toán, cộng dồn, chuyển sổ đối với các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán.

- Tính đúng đắn trong việc phân loại và trình bày các tài sản mua vào cũng như các khoản phải trả người bán với ý nghĩa tuân thủ các quy định trong việc phân loại các tài sản và công nợ cùng việc thể hiện đúng nghĩa vụ của đơn vị này

- Tính đúng kỳ các nghiệp vụ kinh tế được ghi chép đúng kỳ kế toán, đặc biệt là các nghiệp vụ sau ngày kết thúc năm tài chính Trong chu trình mua hàng và thanh toán, các khoản nợ phải trả thường bị ghi chậm so với thực tế phát sinh.

Các mục tiêu kiểm toán đặc thù trên chính là khung tham chiếu cho việc xác định các thủ tục kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán để thu thập bằng chứng kiểm toán Căn cứ vào các mục tiêu đó, KTV sẽ thiết kế các thử nghiệm tuân thủ để nhận diện được cơ cấu, các quá trình kiểm soát hiện có và các nhược điểm theo từng mục tiêu Từ đó đánh giá lại rủi ro kiểm soát theo từng mục tiêu và xây dựng các thủ tục kiểm tra chi tiết các số dư và nghiệp vụ một cách tương ứng.

2 Chu trình mua hàng và thanh toán với công tác kiểm toán báo cáo tài chính

Mỗi cuộc kiểm toán dù quy mô lớn hay nhỏ, đơn giản hay phức tạp thì quy trình kiểm toán thường tuân theo trình tự các bước chung Cụ thể kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán được tiến hành qua 3 bước sau:

- Chuẩn bị kiểm toán (Lập kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán)

- Thực hiện kiểm toán.

- Hoàn thành kiểm toán và công bố báo cáo kiểm toán.

2.1 Lập kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán

Lập kế hoạch kiểm toán là giai đoạn đầu tiên mà các kiểm toán viên cần thực hiện trong các cuộc kiểm toán nhằm tạo các điều kiện pháp lý cũng như các điều kiện cần thiết khác cho kiểm toán Đối với chu trình mua hàng và thanh toán mục đích của giai đoạn này là xây dựng kế hoạch kiểm toán chung

và phương pháp kiểm toán cụ thể phù hợp với phạm vi, bản chất, thời gian của quy trình kiểm toán sẽ thực hiện.

Cũng như các chu trình khác, việc lập kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán cũng tuân theo các bước như sau: Chuẩn bị kiểm toán, thu thập thông tin cơ sở,thu thập thông tin về quyền và nghĩa vụ pháp lý của khách hàng và thực hiện các thủ tục phân tích, đánh gía trọng yếu và rủi ro kiểm toán, cuối cùng là lập chương trình kiểm toán.

2.1.1 Chuẩn bị cho kế hoạch kiểm toán

- Đánh giá khả năng chấp nhận kiểm toán

Trên thực tế không phải bất cứ một lời mời kiểm toán nào cũng được chấp nhận ngay mà phải căn cứ vào khả năng của công ty và các điều kiện của khách hàng Trong giai đoạn này kiểm toán viên đánh giá rủi ro có thể gặp phải khi tiến hành kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán của doanh nghiệp, sau đó kết hợp vơí việc đánh giá các chu trình khác để đưa ra quyết định có chấp nhận kiểm toán cho doanh nghiệp hay không

- Nhận diện các lý do kiểm toán của công ty khách hàng

Sau khi đã chấp nhận kiểm toán, công ty kiểm toán tiến hành xem xét các lý do kiểm toán đối với chu trình mua hàng và thanh toán của khách hàng để từ đó tiến hành xác định

số lượng bằng chứng kiểm toán phải thu thập và mức độ chính xác của các ý kiến mà kiểm toán viên đưa ra trong báo cáo kiểm toán nói chung

- Lựa chọn đội ngũ nhân viên thực hiện kiểm toán

Thông qua việc nhận diên các lý do kiểm toán của khách hàng, công ty kiểm toán ước lượng được quy mô phức tạp của cuộc kiểm toán, từ đó lựa chọn đội ngũ nhân viên thích hợp để thực hiện kiểm toán Cụ thể công ty kiểm toán sẽ lựa chọn những nhân viên có nhiều kinh nghiệm trong kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán để kiểm toán chu trình này Số lượng và trình độ của các kiểm toán viên phụ thuộc vào tính phức tạp và mức rủi ro của chu trình.

- Hợp đồng kiểm toán

Công viêc cuối cùng của giai đoạn này là kí kết hợp đồng kiểm toán, ghi rõ trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền lợi của mỗi bên.

2.1.2 Thu thập thông tin cơ sở về khách hàng

Sau khi kí kết hợp đồng kiểm toán, KTV bắt đầu thu thập thông tin đối với phần hành kiểm toán mà mình đảm nhận là mua hàng và thanh toán.Trong giai đoạn này, kiểm toán viên tiến hành tìm hiểu các mặt hoạt động kinh doanh của khách hàng và các quy trình mang tính pháp lý có ảnh hưởng đến các mặt hoạt động kinh doanh này từ đó ảnh hưởng đến chu trình kiểm toán mua hàng và thanh toán của mình Có các thông tin cơ sở sau:

- Tìm hiểu ngành nghề và hoạt động kinh doanh của khách hàng

Việc tìm hiểu ngành nghề và hoạt động kinh doanh của khách hàng giúp kiểm toán viên nhận định về chủng loại hàng hoá mà doanh nghiệp mua vào cũng như cách thức thanh toán và mục đích sử dụng đối với từng loại hàng hóa có đúng với mục đích đã cam kết bằng văn bản không Ngoài ra việc tìm hiểu ngành nghề kinh doanh của khách hàng cũng cho kiểm toán viên biết được cách thức tổ chức hệ thống kế toán và các nguyên tắc kế toán đặc thù của chu trình mua hàng thanh toán nói riêng và ngành nghề này nói chung.

- Xem xét lại kết quả cuộc kiểm toán năm trước và hồ sơ kiểm toán chung

Việc xem xét lại kết quả cuộc kiểm toán năm trước và hồ sơ kiểm toán chung giúp cho kiểm toán viên xác định và khoanh vùng các khoản mục chứa đựng rủi ro cao trong chu trình, những bước mà ở đó hệ thống KSNB yếu kém Chẳng hạn như đơn vị khách hàng thường yếu trong khâu ghi nhận các khoản nợ với các nhà cung cấp nhỏ không thường xuyên Thông thường những điểm yếu này chưa khắc phục được trong thời gian ngắn.

- Tham quan nhà xưởng

Việc tham quan nhà xưởng là sẽ cung cấp cho kiểm toán viên những điều mắt thấy tai nghe về quy trình sản xuất kinh doanh của khách hàng, giúp cho kiểm toán viên đánh giá tình trạng bảo quản, nhập và xuất hàng hoá từ đó đánh giá khả năng của bộ phận mua hàng và những gian lận gian sai sót có thể xảy ra trong quá trình mua hàng Cụ thể, nếu việc sản xuất diễn ra đều đặn, hàng hóa không bị ứ đọng, chất lượng sản phẩm không giảm sút

có nghĩa là việc mua hàng tiến triển tốt, hàng hóa mua vào có chất lượng đạt yêu cầu Ngược lại, nếu sản xuất bị đình trệ thì đó là dấu hiệu cho thấykhả năng đầu vào cung cấp không kịp thời, nếu hàng hóa tồn kho quá nhiều có nghĩa là mua không phù hợp với nhu cầu, chất lượng giảm sút cho thấy chất lượng các yếu tố đầu vào không tốt.

- Nhận diện các bên hữu quan

Trong giai đoạn này KTV cần xác định tất cả các bên hữu quan của khách hàng.Theo chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam thì các bên hữu quan được hiểu là: các bộ phận trực thuộc (các chi nhánh, các đại lý ), các nhà cung cấp, các cá nhân tổ chức mà công ty có quan hệ Trong quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán các bên hữu quan mà kiểm toán viên quan tâm chủ yếu là nhà cung cấp, đại lý, các tổ chức có ảnh hưởng đến quyết định mua của công ty khách hàng.

Việc nhận diện các bên hữu quan sẽ giúp cho kiểm toán viên trong quá trình thu thập bằng chứng kiểm toán có nhiều thuận lợi hơn.

- Dự kiến nhu cầu chuyên gia bên ngoài

Trong khi kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán, sẽ có những trường hợp phải giám định giá trị của những hàng hóa mà doanh nghiệp mua vào nếu trong nhóm kiểm toán không ai có khả năng giám định thì họ sẽ phải sử dụng các chuyên gia trọng những lĩnh vực nói trên.

Sau khi có được những thông tin cơ sở về quy trình mua vào và thanh toán thì kiểm toán viên tiến hành thu thập các thông tin về các nghĩa vụ pháp lý của khách hàng, điều này

sẽ giúp cho kiểm toán viên nắm bắt được các quy trình mang tính pháp lý có ảnh hưởng đến quá trình mua hàng và thanh toán Đây sẽ là những căn cứ để kiểm toán viên dựa vào trong quá trình thu thập bằng chứng kiểm toán cung như đưa ra các ý kiến kiểm toán sau này.

2.1.3 Thu thập các thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng

Nếu các thông tin cơ sở được thu thập ở trên giúp cho KTV hiểu được các mặt hoạt động kinh doanh của khách hàng thì việc thu thập các thông tin

về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng giúp cho KTV nắm bắt được các quy trình mang tính pháp lý có ảnh hưởng đến các mặt hoạt động kinh doanh này đặc biệt là đối với nghiệp vụ mua hàng – thanh toán Những thông tin này được thu thập trong quá trình tiếp xúc với Ban Giám đốc công ty khách hàng bao gồm:

- Giấy phép thành lập và điều lệ Công ty: Cung cấp những thông tin ban đầu về quá trình hình thành và mục tiêu hoạt động của khách hàng.

- Báo cáo tài chính: Cung cấp những dữ liệu về tài chính giúp cho KTV nhận thức tổng quát và có những đánh giá ban đầu về tình hình tài chính của đơn vị.

- Báo cáo Kiểm toán thanh Tra hay Kiểm tra: Giúp cho KTV nắm bắt được các khả năng sai phạm và dụ kiến phương hướng Kiểm toán có liên quan tới chu trình mua hàng và thanh toán.

- Biên bản họp hội đồng cổ đông, HĐQT, BGĐ: Giúp cho KTV xác định các

dữ kiện có ảnh hưởng trọng yếu tới báo cáo tài chính, đặc biệt là ảnh hưởng tới chu trình mua hàng và thanh toán.

- Các hợp đồng mua hàng dài hạn hoặc các cam kết khác: Giúp KTV tiếp xúc với các hoạt động mua hàng và xem xét các khía cạnh pháp lý có liên quan ảnh hưởng tới nợ phải trả của khách hàng.

- Các quy định chính sách về mua hàng và thanh toán: Qua đây KTV xem xét có phù hợp với các chính sách quy định của Nhà nước hay không ?

2.1.4 Thực hiện các thủ tục phân tích

Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 520 - Quy trình phân tích, đoạn 09, đã nêu rõ: “KTV phải áp dụng quy trình phân tích trong quá trình lập kế hoạch kiểm toán để tìm hiểu tình hình kinh doanh của đơn vị và xác định những vùng

có thể có rủi ro” Như vậy, với các thông tin cơ sở thu thập được, bằng thủ tục phân tích sơ bộ như so sánh các số liệu năm nay với số liệu năm trước đã được kiểm toán, KTV có thể tìm ra những xu hướng biến động và những mối quan hệ

có mâu thuẫn với các thông tin liên quan khác… Từ đó lập một kế hoạch kiểm toán thích hợp

Đối với chu trình mua hàng và thanh toán, thủ tục phân tích sơ bộ thường được thực hiện như sau:

- So sánh chi phí mua hàng của kì này với kì trước để xem xét những biến động bất thường.

- Phân tích xu hướng tăng, giảm hoặc kiểm tra tính hợp lí của các yếu tố chi phí giữa các kì kế toán để phát hiện những biến động bất thường

- Phân tích tỷ lệ chi phí mua hàng của từng tháng với nợ phải trả được ghi nhận trong từng tháng hoặc với các khoản thực tế đã thanh toán.

2.1.5 Đánh giá trọng yếu và rủi ro kiểm toán

Nếu ở các bước trên, KTV mới chỉ thu thập được các thông tin mang tính khách quan về khách hàng thì ở bước này, KTV sẽ căn cứ vào các thông tin đã thu thập để đánh giá, nhận xét nhằm đưa ra một kế hoạch kiểm toán phù hợp 2.1.5.1 Đánh giá tính trọng yếu

Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 320 – Tính trọng yếu trong kiểm toán, đoạn 04: “Trọng yếu là thuật ngữ dùng để thể hiện tầm quan trọng của một thông tin (một số liệu kế toán) trong BCTC Thông tin được coi là trọng yếu có nghĩa là nếu thiếu thông tin đó hoặc nếu thiếu độ chính xác của thông tin đó sẽ ảnh hưởng đến quyết định của người sử dụng BCTC ” Theo đó, trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, KTV phải đánh giá mức độ trọng yếu

để ước tính mức độ sai sót của BCTC để từ đó “xác định bản chất, lịch trình và phạm vi thực hiện các thủ tục kiểm toán”.

Để đánh giá mức độ trọng yếu, trước hết KTV cần ước lượng mức trọng yếu cho toàn bộ BCTC, sau đó phân bổ mức đánh giá này cho từng khoản mục trên BCTC

Cơ sở để tiến hành phân bổ là: bản chất của các khoản mục, rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát được đánh giá sơ bộ đối với các khoản mục, kinh nghiệm của KTV và chi phí kiểm toán đối với từng khoản mục Đối với chu trình mua hàng – thanh toán, bản chất của các khoản mục trong chu trình là:

- Các nghiệp vụ mua vào chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí kinh doanh của doanh nghiệp.

- Bản thân các nghiệp vụ mua vào liên quan tới nhiều tài sản như: tài sản

cố định, hàng tồn kho, tiền mà hầu hết chúng đều trọng yếu.

Trên thực tế, việc ước lượng và phân bổ mức trọng yếu cho các tài khoản là vấn đề hết sức phức tạp, đòi hỏi sự xét đoán nghề nghiệp của KTV Thông thường ước lượng và phân bổ mức trọng yếu do chủ nhiệm kiểm toán đảm trách

2.1.5.2 Đánh giá rủi ro kiểm toán

Theo chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 - Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ, đoạn 07: "Rủi ro kiểm toán là rủi ro do KTV và Công ty kiểm toán đưa ra ý kiến nhận xét không thích hợp khi BCTC đã được kiểm toán còn có những sai sót trọng yếu" Theo đó trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, kiểm toán viên phải xác định rủi ro kiểm toán mong muốn (AR) cho toàn bộ BCTC được kiểm toán thông qua việc đánh giá ba bộ phận: rủi ro tiềm tàng (IR), rủi ro kiểm soát (CR) và rủi ro phát hiện (DR)

Trong đó, rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát sẽ được KTV đánh giá đối với từng khoản mục Trong chu trình mua hàng – thanh toán, các rủi ro cơ bản thường gặp đối với các nghiệp vụ trong chu trình là:

Giá trị hàng hoá, dịch vụ: chi phí mua hàng thấp hơn thực tế.

- Hàng hoá, dịch vụ đã nhận được, chi phí đã phát sinh nhưng chưa được ghi nhận.

- Giá trị hàng hoá, dịch vụ mua: chi phí mua hàng đuợc ghi sổ thấp hơn thực tế.

- Hàng hoá, dịch vụ đã nhận được hoặc đã phát sinh chi phí trong kỳ này nhưng được ghi sổ vào kỳ sau.

Hàng bán trả lại nhà cung cấp cao hơn giá trị thực tế

- Ghi giảm Nợ phải trả nhà cung cấp nhưng hàng chưa trả lại.

- Ghi giảm Nợ phải trả nhà cung cấp cao hơn giá trị hàng trả lại thực tế.

- Hàng trả lại vào kỳ sau nhưng ghi sổ nghiệp vụ vào kỳ này.

Giá trị thanh toán nợ cao hơn thực tế.

- Ghi sổ thanh toán nhưng chưa trả tiền.

- Ghi sổ thanh toán cao hơn thực tế.

- Trả tiền kỳ sau nhưng ghi sổ thanh toán vào kỳ này.

Số dư Nợ phải trả nhà cung cấp không hợp lý.

- Số dư Nợ phải trả nhà cung cấp không được tính toán đúng.