PHÂN TÍCH THIẾT kế và xây DỰNG hệ THỐNG bán HÀNG của CÔNG TY TNHH xây DỰNG và nội THẤT VIỆT

Bên cạnh đó, tôi cũng muốn gửi lời cảm ơn đến các thầy, côtrong khoa Hệ thống thông tin quản lý Trường Học Viện Ngân Hàng đã tận tình giúp đỡ và tạo điều kiện tốt nhất trong thời gian qu

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT

NAM HỌC VIỆN NGÂN HÀNG KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Giảng viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Dương Hùng

H và tên sinh viên: ọ và tên sinh viên: Nguyễn Thị Hà

HÀ NỘI, NĂM 2019

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan bài viết chuyên đề tốt nghiệp với đề tài: “Phân tích thiết kế

và xây dựng hệ thống bán hàng của Công ty TNHH xây dựng và nội thất Việt” làcông trình nghiên cứu của bản thân Các cơ sở lý luận trong bài được tham khảo,đúc kết từ các nguồn tài liệu chuyên ngành, các số liệu sử dụng phân tích có nguồngốc rõ ràng Tất cả các thông tin tham khảo và kế thừa đều được trích dẫn và thamchiếu đầy đủ Bài viết được nghiên cứu, phân tích một cách trung thực, khách quan

và phù hợp với thực tiễn tại Công ty TNHH xây dựng và nội thất Việt

Hà Nội, Ngày tháng năm

Người cam đoan Nguyễn Thị Hà

LỜI CẢM ƠN

Trước hết, tôi xin chân thành cảm ơn thầy Nguyễn Dương Hùng là giảng viênhướng dẫn đã nhiệt tình giúp đỡ, chỉ dẫn cho tôi trong suốt quá trình làm bài thực tậplàm chuyên đề này Bên cạnh đó, tôi cũng muốn gửi lời cảm ơn đến các thầy, côtrong khoa Hệ thống thông tin quản lý Trường Học Viện Ngân Hàng đã tận tình giúp

đỡ và tạo điều kiện tốt nhất trong thời gian qua để tôi có thêm kiến thức phục vụ cho

đề tài nghiên cứu của mình và có thể thực hiện cũng như hoàn thành tốt đề tài này.Đặc biệt, tôi cũng xin cảm ơn Công ty TNHH xây dựng và nội thất Việt, đặc biệt làchị Nguyễn Thu Huyền - Trưởng phòng kinh doanh, là cán bộ trực tiếp hướng dẫn đãnhiệt tình giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực tập tại Công ty để tôi có đủ thông tinliên quan phục vụ cho đề tài thực tập chuyên đề này Cảm ơn thầy và anh chị đã giúp

đỡ tôi rất nhiều trong quá trình tìm kiếm,thu thập tài liệu và có những đóng góp chânthành để bài báo cáo chuyên đề của tôi được hoàn thiện và tốt hơn

Cuối cùng, tôi xin gửi lời chúc đến các thầy, cô giảng viên và các bạn sứckhỏe, hạnh phúc và thành công trong cuộc sống cũng như trong công việc của mình

Tôi xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CẢM ƠN ii

DANH MỤC BẢNG v

DANH MỤC HÌNH vi

DANH MỤC SƠ ĐỒ vii

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG VÀ NỘI THẤT VIỆT 2

1.1 Quá trình ra đời và phát triển Công ty 2

1.1.1 Lịch sử hình thành 2

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển Công ty 2

1.1.3 Cơ cấu tổ chức công ty 3

1.2 Quy trình quản lý của Công ty TNHH xây dựng và nội thất Việt 3

1.2.1 Đánh giá về hệ thống thông tin quản lý của Công ty TNHH xây dựng và nội thất Việt 3

1.2.2 Xác định bài toán 4

1.3 Các chức năng của hệ thống 5

1.3.1 Chức năng nhập hàng 5

1.3.2 Chức năng bán hàng 6

1.3.3 Chức năng báo cáo 6

1.4 Khảo sát hiện trạng 7

1.4.1 Kế hoạch phỏng vấn 7

1.4.2 Bảng kế hoạch phỏng vấn 7

1.4.3 Thực hiện phỏng vấn 9

1.5 Đánh giá tính khả thi của hệ thống 11

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 12

2.1 Hoạt động thực tiễn 12

2.1.1 Quy trình nhập hàng 12

2.1.2 Quy trình bán hàng 14

2.1.3 Quy trình thanh toán 18

2.1.4 Quy trình báo cáo 19

2.1.5 Quy trình Giải quyết khiếu nại 20

2.2 Biểu đồ ca sử dụng 21

2.2.1 Quy trình nhập hàng 21

2.2.2 Quy trình bán hàng 23

2.2.3 Biểu đồ ca theo các quy trình 25

2.3 Biểu đồ tuần tự 29

2.3.1 Biểu đồ tuần tự nhập hàng 29

2.3.2 Biểu đồ tuần tự bán hàng 31

2.3.3 Biểu đồ tuần tự Thanh toán 32

2.3.4 Biểu đồ tuần tự giải quyết khiếu nại 33

2.4 Biểu đồ lớp 34

2.4.1.Chuẩn hóa biểu đồ lớp quy trình nhập hàng 34

2.4.2.Chuẩn hóa biểu đồ lớp quy trình bán hàng 35

2.5 Những tồn tại và giải pháp 36

2.5.1 Các tồn tại mà cửa hàng chưa thể khắc phục 36

2.5.2.Các giải pháp đề xuất cải tiến 36

CHƯƠNG 3: THIẾT KẾ HỆ THỐNG 38

3.1 Mô hình dữ liệu quan hệ 38

3.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu mức vật lý 39

3.3 Thiết kế giao diện 47

3.3.1 Form Nhà Cung cấp 47

3.3.2 Form Hàng Hóa 47

3.3.3 Form Khách Hàng 48

3.3.4 Form Nhân viên 48

3.3.5 Form Hóa đơn bán hàng 48

3.3.6 Form Hóa đơn nhập hàng 49

3.3.7 Form Đơn Khiếu nại 49

3.3.8 Form Phiếu Thanh toán 49

3.3.9 Form Báo cáo Doanh Thu 50

KẾT LUẬN 51 TÀI LIỆU THAM KHẢO

DANH MỤC BẢNG

Bảng 2.1: Mô tả quy trình nhập hàng 12

Bảng 2.2: Mô tả các bước nhập hàng 13

Bảng 2.3: Mô tả quy trình bán hàng chung 14

Bảng 2.4: Mô tả các bước thực hiện quy trình bán hàng chung 15

Bảng 2.5: Mô tả quy trình bán hàng 17

Bảng 2.6: Mô tả quy trình thanh toán 18

Bảng 2.7: Mô tả quy trình báo cáo 19

Bảng 2.8: Mô tả quy trình Giải quyết khiếu nại 20

Bảng 2.9: Mô tả kịchS bản ca sử dụng Cập nhật phiếu nhập hàng 22

Bảng 2.10: Mô tả kịch bản ca sử dụng Cập nhật hóa đơn thanh toán 22

Bảng 2.11: Mô tả kịch bản ca sử dụng Xử lý khiếu nại 23

Bảng 2.12: Mô tả kịch bản ca sử dụng Cập nhật phiếu xuất kho 25

Bảng 2.13: Mô tả kịch bản ca sử dụng Cập nhật hóa đơn thanh toán 26

Bảng 2.14: Mô tả kịch bản ca sử dụng Cập nhật phiếu xuất kho 27

Bảng 2.15: Mô tả kịch bản ca sử dụng Cập nhật phiếu báo cáo chung 28

Bảng 2.16: Mô tả kịch bản ca sử dụng Xử lý khiếu nại 29

Bảng 3.1: Bảng tblNhacCC 39

Bảng 3.2: Bảng tblHanghoa 39

Bảng 3.3: Bảng tblHoadonnhap 40

Bảng 3.4: Bảng tblChitiethoadonnhap 40

Bảng 3.5: Bảng tblNhanvien 41

Bảng 3.6: Bảng tblHoadonbanhang 41

Bảng 3.7: Bảng tblChitiethoadonban 42

Bngr 3.8: Bảng tblKhachhang 42

Bảng 3.9: Bảng tblPhieunhapkho 43

Bảng 3.10: Bảng tblChitietphieuxuatkho 43

Bảng 3.11: Bảng tblChitietHoadonthanhtoan 44

Bảng 3.12: Bảng tblHoadonthanhtoan 44

Bảng 3.13: Bảng tblBienbannhaphang 45

Bảng 3.14: Bảng tblDonkhieunai 46

DANH MỤC HÌNH

Hình 2.1: Mô tả tác nhân chung ảnh hưởng đến quy trình nhập hàng 21

Hình 2.2: Mô tả xác định ca sử dụng 21

Hình 2.3: Biểu đồ ca sử dụng quy trình nhập hàng 21

Hình 2.4: Mô tả tác nhân chung ảnh hưởng đến quy trình bán hàng 23

Hình 2.5: Mô tả xác định ca sử dụng 24

Hình 2.6: Biểu đồ ca mô tả quy trình đón khách và bán hàng 25

Hình 2.7: Biểu đồ ca sử dụng quy trình thanh toán 26

Hình 2.8: Biểu đồ ca sử dụng quy trình báo cáo 27

Hình 2.9: Biểu đồ ca sử dụng Giải quyết khiếu nại 28

Hình 2.10: Biểu đồ tuần tự nhập hàng 30

Hình 2.11: Biểu đồ tuần tự bán hàng 31

Hình 2.12: Biểu đồ tuần tự Thanh toán 32

Hình 2.13: Biểu đồ tuần tự giải quyết khiếu nại 33

Hình 2.14: Chuẩn hóa biểu đồ lớp quy trình nhập hàng 34

Hình 2.15: Chuẩn hóa biểu đồ lớp quy trình bán hàng 35

Hình 3.1: Mô tả bảng tblNhacCC 39

Hình 3.2 Mô tả bảng tblHanghoa 39

Hình 3.3: Mô tả bảng tblHoadonnhap 40

Hình 3.4: Mô tả bảng tblChitiethoadonnhap 40

Hình 3.5: Mô tả bảng tblNhanvien 41

Hình 3.6: Mô tả bảng tblHoadonbanhang 42

Hình 3.7: Mô tả Bảng tblChitiethoadonban 42

Hình 3.8: Mô tả bảng tblKhachhang 43

Hình 3.9: Mô tả bảng tblPhieunhapkho 43

Hình 3.10: Mô tả bảng tblChitietphieuxuatkho 44

Hình 3.11: Mô tả Bảng tblChitietHoadonthanhtoan 44

Hình 3.12: Mô tả bảng tblHoadonthanhtoan 45

Hình 3.13: Mô tả bảng tblBienbannhaphang 45

Hình 3.14: Mô tả bảng tblDonkhieunai 46

Hình 3.15: Mô tả bảng tblPhieuthanhtoan 47

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 2.1: Mô tả hoạt động của quy trình nhập hàng 14

Sơ đồ 2.2: Mô tả hoạt động quy trình bán hàng chung 16

Sơ đồ 2.3: Mô tả hoạt động đón tiếp khách hàng và bán hàng 17

Sơ đồ 2.4: Mô tả hoạt động quy trình thanh toán 18

Sơ đồ 2.5: Mô tả hoạt động quy trình báo cáo 19

Sơ đồ 2.6: Mô tả hoạt động quy trình Giải quyết khiếu nại 20

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay, hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa hệ quyết định và hệtác nghiệp trong hệ thống quản lý Hệ thống thông tin có nhiệm vụ là trao đổi thôngtin với môi trừng ngoài và thực hiện việc liên lạc giữa các bộ phận và cung cấpthông tin cho các hệ tác nghiệp và hệ quyết định Hệ thống thông tin có chức năngthu thập,phân tích, lưu trữ các thông tin một cách hệ thống, và xử lý thông tin nhưthay đổi, sửa chữa và tiến hành tính toán tạo ra các thông tin kết quả Và đồng thờiphân phối và cung cấp thông tin

Để có một cái nhìn đầy đủ, đúng đắn và chính xác về hệ thống thông tin trongtương lai, cũng như tránh sai lầm trong thiết kế và cài đặt của hệ thống Và thấyđược sự cần thiết của việc phân tích thiết kế hệ thống thông tin tự động Do đó, tôilựa chọn đề tài :” Phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống bán hàng của Công tyxây dựng và nội thất Việt”

Chuyên đề ngoài lời mở đầu và kết luận được chia làm ba phần chính:

Chương 1: Tổng quan về Công ty xây dựng và nội thất Việt

Chương 2: Phân tích hệ thống

Chương 3: Thiết kế hệ thống

Do thời gian tìm hiểu chưa nhiều và kiến thức có hạn nên báo cáo không thểtránh khỏi những sai sót Vì vậy, tôi mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy côgiáo trong khoa Hệ thống thông tin quản lý để bài viết của tôi được hoàn thiện hơn.Tôi xin chân thành cảm ơn

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG

VÀ NỘI THẤT VIỆT

1.1 Quá trình ra đời và phát triển Công ty[5]

1.1.1 Lịch sử hình thành.

Quyết định thành lập: Năm 2014

Tên gọi: Công ty TNHH xây dựng và nội thất Việt

Hình thức pháp lý: Công ty trách nhiệm hữu hạn

Mã số thuế: 0106506622

Địa điểm: Số nhà 3, Ngõ 98, Mễ Trì Thượng, Phường Mễ Trì, Quận Nam

Từ Liêm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Chức năng nhiệm vụ: Cung cấp các dịch vụ về xây dựng và nội thất

Quy mô: 3000 nhân viên

Website: http://noithatviets.com/

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển Công ty.

Công ty TNHH xây dựng và nội thất Việt được thành lập theo quyết địnhgiấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của Công ty TNHH số: 0106506622, đăng kýlần đầu vào năm 2014 của Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội, tại phòng đăng

Trong quá trình hoạt dộng và phát triển Công ty đã đạt được nhiều thành tíchlớn, góp phần vào sự phát triển chung của đất nước Cụ thể trong những năm gầnđây lợi nhuận đã tăng lên rõ rệt Công ty đã nhân được nhiều giải thưởng uy tín, tiêubiểu đó là giải ưu tú hoạt động kinh doanh năm 2018

Công ty TNHH xây dựng và nội thất Việt đã không ngừng trưởng thành vàđạt được những thành tựu đáng kể, với lực lượng cán bộ công nhân viên hùng hậu

và có tâm huyết với nghề

Công ty TNHH xây dựng và nội thất Việt đang tiến hành đổi mới nâng caođào tạo trong mọi lĩnh vực, học hỏi kinh nghiệm, kịp thời nắm bắt những thông tin,những tiến bộ khoa học kỹ thuật để phục vụ nhu cầu xây dựng ngày càng phát triểnmạnh trong nước

1.1.3 Cơ cấu tổ chức công ty

1.2 Quy trình quản lý của Công ty TNHH xây dựng và nội thất Việt

1.2.1 Đánh giá về hệ thống thông tin quản lý của Công ty TNHH xây dựng và nội thất Việt

Hiện tại công ty vẫn đang thực hiện quản lý thủ công có sử dụng một số phầnmềm hỗ trợ như phần mềm kế toán của effect, word, excel Tuy nhiên, vì không sửdụng bất kỳ hệ thống thông tin quản lý nào nên cơ sở dữ liệu của công ty vẫn đangđược quản lý rời rạc, thiếu sự tập trung nhất quán trong quá trình cập nhật và khaithác, rất dễ làm phát sinh các silo thông tin, có thể gây khó khăn và làm gián đoạncông tác quản lý Chính vì vậy việc xây dựng hệ thống thông tin cho công ty là thực

sự cần thiết, góp phần làm đơn giản hóa công việc của nhà quản lý Đồng thời,trong tương lai khi công ty mở rộng phạm vi kinh doanh thì hệ thống thông tin cũng

dễ dàng nâng cấp và phát triển cho phù hợp

Việc tổ chức một môi trường quản lý chuyên nghiệp, khoa học, dưới sự hỗtrợ mạnh mẽ của máy tính và hệ thống thông tin sẽ là nền tảng vững chắc cho quátrình hoạt động cũng như phát triển của doanh nghiệp Nhận thấy điều đó, công tyrất coi trọng việc tin học hóa công tác quản lý, công ty rất mong muốn nhận được sự

hỗ trợ, tư vấn của đội ngũ chuyên môn để công ty có thể xây dựng và phát triển một

hệ thống thông tin quản lý phù hợp trong thời gian tới

1.2.2 Xác định bài toán

a Mục tiêu cần đạt được

Tạo ra một hệ thống quản lý nhất quán, tự động hóa ở mức trung bình thaythế cho hình thức quản lý thủ công hiện tại của công ty Tức là dựa trên hệ thốngmáy tính và tự động hóa từng chức năng từng bộ phận

Tôi tập trung vào phân tích quy trình kinh doanh về tất cả các mặt như conngười, hàng hóa và các vấn đề phát sinh trong quá trình kinh doanh Từ đó hướngtới phương pháp xử lý trực tuyến, thông tin được cập nhật liên tục, ngay lập tức khiphát sinh bất kì một hoạt động nào được xảy ra

b Phạm vi nghiên cứu của bài toán

Giải quyết tổng thể hoạt động kinh doanh của công ty đồng thời đi sâu giảiquyết vấn đề cụ thể trong hoạt động kinh doanh Đặc biệt quan tâm đến hoạt độngchăm sóc khách hàng để có thể cải thiện hoạt động bán hàng từ đó nâng cao doanh thu

Hiện tại Công ty TNHH xây dựng và nội thất Việt vẫn chưa quan tâm sâusắc đến vấn đề chăm sóc khách hàng, nhân viên bán hàng chịu trách nhiệm mọi vấn

đề liên quan đến khách hàng Tôi nhận thấy đối với sự phát triển sau này của công

ty, rất cần phải độc lập hóa hai vấn đề này Cần phải có bộ phận chăm sóc kháchhàng riêng biệt, tách riêng với bộ phận sale bán hàng

c Đặt ra bài toán

Từ việc khảo sát tình hình của Công ty, chúng tôi nhận thấy Công ty cần cómột hệ thống quản lý phù hợp hơn,hoàn chỉnh hơn, tối ưu hóa mọi hoạt động kinhdoanh của Công ty

Qua quá trình tìm hiểu và lấy ý kiến của người hướng dẫn,chúng tôi sẽ vậndụng kiến thức của môn Phát triển hệ thống thông tin để phân tích, thiết kế dựa vào

nhu cầu thực tế của công ty để giúp công ty có một hệ thống thông tin quản lý mớivới các thông tin.

- Quản lý về con người

- Quản lý về quy trình bán hàng

- Quản lý về hàng hóa

- Quản lý các vấn đề phát sinh trong quá trình kinh doanh

Để có thể xây dựng được hệ thống quản lý các vấn đề nêu trên thì phía công

ty đã cung cấp cho em các quy trình nghiệp vụ liên quan đến việc kinh doanh, cácbước cần thiết trong việc xử lý các vấn đề phát sinh nhờ vào đó để có được cái nhìnkhái quát về các công việc hàng ngày của công ty giúp thuận tiện hơn trong quátrình phân tích bài toán

- Cập nhật, lưu trữ, sửa, xóa thông tin về hàng hóa, khách hàng, nhà cungcấp, nhân viên, hóa đơn,báo cáo

- Lưu trữ thông tin về việc chăm sóc khách hàng

- Tìm kiếm về thông tin của các hàng hóa,sản phẩm hay thông tin về các đốitượng khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên,hóa đơn, báo cáo tùy thuộc vào nhu cầucủa người dùng

- Quản lý quá trình kinh doanh, hóa đơn mua bán

- Quản lý phiếu thu tiền

- Quản lý khiếu nại của khách hàng

1.3.1 Chức năng nhập hàng[1]

Chức năng nhập hàng giúp người dùng lưu trữ, quản lý, cập nhật lượng hàngnhập về kho bao nhiêu, thông tin nhà cung cấp,…trên hệ thống Từ những số liệu,thông tin trên giấy tờ, hoạt động hằng ngày đều được lưu lại và ghi chép cụ thể hóahơn bằng các con số, phép toán,… qua đó ta có sự kiểm soát nhất định về lượng

hàng đơn hàng trong các khoảng thời gian cụ thể Nhờ chức năng cơ bản này màcác chức năng về sau được phát triển trên nền dữ liệu được đưa vào từ đây.

- Yêu cầu với người nhập số liệu: cần tỉ mỉ, chính xác cao tránh sai sót nhỏdẫn đến sai dây chuyền

-Yêu cầu về hệ thống: thường xuyên được làm mới và cập nhật liên tục tránhxảy ra các sai số nhỏ cơ bản

1.3.2 Chức năng bán hàng[1]

- Bộ phận bán hàng: Trách nhiệm chính của người bán hàng là bán sản phẩm

dịch vụ của công ty thông qua các cuộc giao dịch, tiếp xúc trực tiếp, giao dịch quađiện thoại hay những dịch vụ khách hàng như: thư từ, tư vấn, gặp gỡ cá nhân,…

- Bộ phận quản lý và điều hành: Đây là những công việc mà người bán hàngtham gia với những công việc cụ thể như: giải quyết những vấn đề của khách hàng,lập kế hoạch, dự báo bán hàng, đánh giá, đào tạo Để làm được những điều này thìngười bán hàng phải có những kỹ năng cụ thể

1.3.3 Chức năng báo cáo[1]

Báo cáo doanh số bán hàng kịp thời rất quan trọng trong hoạt động kinhdoanh, đặc biệt là kinh doanh bán lẻ Khi có báo cáo chính xác, các nhà bán lẻ sẽchủ động được công việc kinh doanh, đưa ra những kế hoạch chính xác cho chiếndịch kinh doanh của doanh nghiệp

*Vai trò của báo cáo bán hàng:

Trong bán lẻ, có 3 loại thống kê thường xuyên phải thực hiện và rất cần thiết

đó là: báo cáo hàng tồn kho, báo cáo doanh số bán hàng, báo cáo lợi nhuận Thựchiện đầy đủ và kịp thời 3 báo cáo này là điều cần thiết đối với bất kỳ một doanhnghiệp bán lẻ nào, mỗi loại báo cáo đều có một vai trò đặc biệt quan trọng trongviệc xây dựng kế hoạch bán hàng

● Báo cáo kho

Báo cáo kho kịp thời sẽ giúp các nhà bán lẻ nắm rõ được mặt hàng nào bánchạy để phân tích và đưa ra kế hoạch bán hàng cho hiệu quả Ngoài ra, báo cáo khochính xác sẽ giúp xác định được mặt hàng nào còn có lượng tồn kho nhiều để có kếhoạch giải quyết Nếu hàng hóa nào sắp hết thì lên kế hoạch nhập thêm để tránh làmgián đoạn công tác bán hàng do thiếu hàng

● Báo cáo doanh số bán hàng

Báo cáo doanh số bán hàng là một trong những cách giúp nhà bán lẻ biếtđược tình hình kinh doanh của cửa hàng Việc báo cáo doanh số theo thời điểm còngiúp các nhà bán lẻ có cái nhìn tổng quát về tình hình kinh doanh của cửa hàngmình trong từng thời điểm cụ thể, theo đó có kế hoạch thực hiện các chương trìnhMarketing để tăng hiệu quả bán hàng trong mùa thấp điểm.

● Báo cáo lợi nhuận

Báo cáo lợi nhuận chính xác giúp các nhà bán lẻ chủ động trong việc quayvòng vốn lưu động để không ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh của cửa hàng.Thực hiện đầy đủ và kịp thời báo cáo bán hàng là điều cần thiết đối với bất kỳ mộtdoanh nghiệp bán lẻ nào

1.4 Khảo sát hiện trạng

1.4.1 Kế hoạch phỏng vấn

1 Quản lý nhập hàng Cách thức nhập hàng của công ty

và cách sửa chữa nếu có sai sót

Người được phỏng vấn: Trưởng phòng kinh doanh _

Nguyễn Thu Huyền

Câu hỏi phỏngvấn:Thực hiện bởi sinhviên Nguyễn Thị HàĐịa chỉ: Số nhà 3,Ngõ 98,Mễ Trì Thượng, Phường Mễ

Trì,Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội

Thời gian thực hiện:14h-17h

Ngày: 15-03-2019Mục tiêu:

- Biết thêm về chuỗi hoạt động nhập bán của công ty

Tìm hiểu rõ quy trình hoạt động của công ty

Chi tiết buổi phỏng vấn:

Giới thiệu: Tôi đến tìm hiểu trực tiếp tại công ty và đưa ra

một số câu hỏi cho đại diện của công ty trả lời

Tổng quan về hệ thống: Giới thiệu qua phần mềmnhanh.vn mà công ty đang sử dụng vào quản lý nhập bánsản phẩm.

Tổng quan về buổi phỏng vấn: Tôi sẽ đưa ra câu hỏi xoayquanh về việc nhập, bán sản phẩm của công ty, mà cáchthức quản lý bằng phần mềm của công ty

Câu hỏi 4: Nếu khách hàng đặt cọc thiết kế,mà sau đókhông ưng ý với bản vẽ của công ty,khách hàng có thể lấylại cọc không?

Câu hỏi 5: Thời gian bảo hành sản phẩn là bao lâu?

Câu hỏi 6: Hàng trưng bày ở công ty rất đẹp,sản phẩm thực

tế của khách hàng có được vậy không?

Câu hỏi 7:Công ty thường có chương trình khuyến mãi gì

cách cho năm nay phù hợp với thị hiếu nhất hay không?

Câu hỏi 5: Quyền lợi khi mua hàng của khách hàng là gì?

Câu hỏi 6: Khách hàng bắt buộc thanh toán tiền bằng thẻ

khẩu hay là trong nước?

Tất cả sản phẩm của công ty đều được sản xuất tạinhà máy của Công ty.Nhà máy của chúng tôi đặt tạikhu công nghiệp Tân Đông Hiệp B,Dĩ An,BìnhDương

Câu hỏi 2: Nguyên liệu của

-Gỗ công nghiệp MDF,ván kháng ẩm HMR và MFCkháng ẩm được nhập khẩu từ Malaysia và Thái Lan-Acrylic được nhập khẩu từ Châu Âu

Câu hỏi 3: Công ty có thiết

kế và sản xuất riêng cho từng

kế theo phong cách riêng của khách hàng

Câu hỏi 4: Nếu khách hàng

đặt cọc thiết kế,mà sau đó

không ưng ý với bản vẽ của

công ty,khách hàng có thể lấy

Nếu khách hàng đã tham quan Showroom và yêuthích những mẫu thiết kế ở đó,chắc chắn khách hàng

sẽ hài lòng Vì chính các kiến trúc sư của những mẫutại Showroom sẽ thiết kế nhà cho chính khách hàng

Câu hỏi 6: Hàng trưng bày ở

công ty rất đẹp,sản phẩm

thực tế của khách hàng có

được vậy không?

Chúng tôi cam kết mọi sản phẩm giao cho kháchhàng đúng chính xác tiêu chuẩn sản phẩm tạiShowroom

Câu hỏi 7: Công ty thường có

chương trình khuyến mãi gì

không?

Công ty luôn cố gắng cung cấp cho khách hàng giátốt nhất cho mọi sản phẩm chất lượng

Phần 2:Quản lý về việc bán hàng và nhân viên, khách hàng.

Câu hỏi 1: Nhân viên được

tuyển vào có cần kinh nghiệm

bán hàng không ạ?

Đội ngũ nhân viên được tuyển kỹ lưỡng về ngoạihình, cách tư vấn, cách ứng xử và xử lý tình huốngtốt Tuân theo nội quy của cửa hàng

Câu hỏi 2: Công ty có yêu cầu

nhân viên phải biết qua giao

tiếp cơ bản đến tư vấn cho

khách nước ngoài ko?

Công ty yêu cầu nhân viên phải biết tư vấn bán hàng

và xử lí tình huống tốt, không yêu cầu quá cao vềngôn ngữ nước ngoài nhưng nên biết về chút ít ngônngữ cơ thể hoặc giá tiền bằng tiếng anh

Câu hỏi 3: Nhân viên được

phân công công việc như thế

nào( thu ngân, tư vấn khách

hàng )?

Một ca làm duy trì 5 nhân viên:

- Cửa hàng trưởng: Quản lý và phân công công việc của công ty

- Thu ngân: Phải biết tư vấn bán hàng và làm nhiệm

vụ thu ngân

- Nhân viên sale: Sáng dọn dẹp và làm sạch đẹp cửahàng, tư vấn bán hàng tốt

Câu hỏi 4: Nhân viên có thể

tư vấn về các xu hướng phong

Khi tư vấn nhân viên phải tư vấn sao cho khách thấythoải mái nhất khi nói chuyện, tất nhiên phải am hiểu

cách cho năm nay phù hợp

với thị hiếu nhất hay không?

về nội thất hiện hành và chọn nội thất cho khách

Câu hỏi 5: Quyền lợi khi mua

1.5 Đánh giá tính khả thi của hệ thống

Khi hệ thống này được triển khai, áp dụng vào quản lý các hoạt động kinhdoanh của công ty sẽ cung cấp nhiều lợi ích cho công ty như:

+ Tự động quản lý thông tin khách hàng, nhân viên và các phòng ban

+ Tự động thực hiện các công việc như quản lý tình trạng âm kho, báo cáothống kê về việc mua bán hàng cũng như nhắc nhở về kết toán cho người quản lý

+ Có thể nhận ngay ra lỗi sai là từ đâu khi có khiếu nại của khách hàng

+ Giảm các sai sót trong quá trình thực hiện so với việc làm thủ công nhưtrước kia

+ Giảm thiểu tối đa sự trùng lặp thông tin

+Thông tin được lưu trữ lâu dài, an toàn và bảo mật

+ Nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty cũng như tốc độ, tính linh hoạtcủa hệ thống

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

Phân tích hệ thống đóng vai trò quan trọng Hệ thống bao gồm tất cả các quytrình, bảng biểu, hoạt động và đánh giá quy trình Dưới đây nhóm sẽ đi sâu vào chitiết phân tích hệ thống

tư xuất nhập khẩu Đại Hưng, hay các nhà cung cấp nước ngoài

- Khi nhập với số lượng lớn sẽ được hưởng chiết khấu, giảm giá từ nhà cung cấp

Bảng 2.1: Mô tả quy trình nhập hàng

Mô tả tổng quát quy trình: Quy trình nhập hàng Công ty TNHH xây dựng và nộithất Việt

Người lập bảng: Nguyễn Thị Hà

Đối tượng thực hiện: Nhân viên kho phụ trách nhập hàng của công ty

Điều kiện bắt đầu:

- Quá trình nhập hàng diễn ra theo ngày hoặc theo đợt

- Cuối mỗi tháng nhân viên kho kiểm lại kho và thêm thông tin hàng hóa để nhập thêm.Thông tin đầu vào: - Hóa đơn nhập hàng

- Hóa đơn thanh toán

- Phiếu xuất kho

Kết quả đầu ra: - Hóa đơn nhập hàng

Nội dung: -Tất cả sản phẩm của công ty đều được sản xuất tại nhà máy củaCông ty.Nhà máy của chúng tôi đặt tại khu công nghiệp Tân Đông Hiệp B,DĩAn,Bình Dương

Tần suất: Nhập hàng thì diễn ra hàng ngày Còn phân phối về đại lý thườngtheo đợt và định kỳ

Quy tắc: - Phải nắm bắt được những mặt hàng còn lại trong kho

- Những đơn hàng của các đại lý sẽ do nhân viên sale tổng hợp vàgửi giấy đề nghị cho bên kế toán

Ghi chú: Đối với những dịp cao điểm như đợt dịp lễ tết cao điểm nhu cầu tăng

cao cần chú ý duy trì lượng hàng ổn định và có dự báo sát sao tránh tình trạngcháy hàng

Bảng 2.2: Mô tả các bước nhập hàng

Mô tả các bước thực hiện quy trình: Quy trình nhập hàng của công ty TNHH xâydựng và nội thất Việt

Người lập bảng: Nguyễn Thị Hà

STT Người thực

hiện Nội dung thực hiện Biểu mẫu liên quan

HĐ1 Nhân viên kho Kiểm tra hàng trong kho

HĐ2 Nhân viên kho + Còn hàng: Cập nhật lại số lượng

+ Hết hàng : yêu cầu nhập hàng

và chuyển sang HĐ3

HĐ4 NV Kho Nhập hàng và kiểm tra chất lượng Phiếu nhập hàng

HĐ5

NV Kho Nếu hàng có lỗi, thì làm đơn

khiếu nại Gửi lại cho nhà cungcấp sản phẩm

HĐ6 Nhân viên kế toán Cập nhập hóa đơn thanh toán Hóa đơn thanh toánHĐ7 NV sale Cập nhật lại tình trạng sản phẩm

Sơ đồ 2.1: Mô tả hoạt động của quy trình nhập hàng

2.1.2 Quy trình bán hàng[2]

Các quy trình thực hiện:

- Quy trình Đón tiếp Khách hàng và bán hàng

- Quy trình Thanh toán

- Quy trình Báo cáo

- Quy trình Giải quyết khiếu nại

Bảng 2.3: Mô tả quy trình bán hàng chung

Mô tả tổng quát quy trình:Quy trình bán hàng Công ty TNHH xây dựng và nộithất Việt

Người lập bảng:Nguyễn Thị Hà

Đối tượng thực hiện: Nhân viên phụ trách bán hàng của công ty

Điều kiện bắt đầu:

- Quá trình bán hàng diễn ra theo ngày hoặc theo đợt

Thông tin đầu vào:- Hóa đơn bán hàng

- Hóa đơn thanh toán

- Phiếu xuất kho

Kết quả đầu ra: - Hóa đơn bán hàng

Nội dung:

Khách hàng: Nguyễn Chí Thanh

SĐT: 0981007025Địa chỉ: Phòng 14B03 Tòa nhà Ruby Land, số 58/4 Lũy BánBích, Phường Tần Thới Hòa, Quận Tân Phú, Thành Phố Hồ ChíMinh, Việt Nam

Tần suất:Bán hàng trực tiếp thì diễn ra hàng ngày Còn phân phối về đại lýthường theo đợt và định kỳ

Quy tắc: - Phải nắm bắt được những mặt hàng còn lại trong kho

- Những đơn hàng của các đại lý sẽ do nhân viên sale tổng hợp vàgửi giấy đề nghị cho bên kế toán

Bảng 2.4: Mô tả các bước thực hiện quy trình bán hàng chung

Mô tả các bước thực hiện quy trình:Quy trình bán hàng của Công ty TNHH

xây dựng và nội thất Việt

Người lập bảng:Nguyễn Thị Hà

STT Người thực hiện Nội dung thực hiện Biểu mẫu liên

quan

HĐ1 Nhân viên bán hàng

(Các nhân viên sale)

Tiếp nhận và tổng hợp thông tinđơn đặt hàng của khách hàngonline, các đại lý

HĐ2 Nhân viên kho Kiểm tra hàng trong kho

HĐ3

Nhân viên kho + Đủ: Thông báo cho nhân viên

sale tiếp nhận đơn hàng

+Không đủ: thông báo nhập thêmhàng

HĐ4 Nhân viên bán hàng

(Các nhân viên sale)

đơn bán hàngHĐ5 Nhân viên kế toán Viết phiếu xuất kho chuyển cho

nhân viên kho+quỹ

Bước 2: Phiếuxuất kho

HĐ6 Nhân viên kho và quỹ Xác nhận xuất kho, và xuất hàng

cho các nhân viên sale

HĐ7 Nhân viên kế toán Cập nhập hóa đơn thanh toán -B3: Hóa đơn

Sơ đồ 2.2: Mô tả hoạt động quy trình bán hàng chung

HĐ1 Nhân viên sale Đón tiếp khách hàng

HĐ2 Nhân viên sale Tìm hiểu nhu cầu khách hàng

HĐ3 Nhân viên sale Giới thiệu và tư vấn sản phẩm

HĐ4 Khách hàng Lựa chọn sản phẩm

Sơ đồ 2.3: Mô tả hoạt động đón tiếp khách hàng và bán hàng

2.1.3 Quy trình thanh toán[2]

Bảng 2.6: Mô tả quy trình thanh toán

Mô tả các bước thực hiện quy trình: Quy trình thanh toán của công ty thờitrang 360

HĐ4 Kế toán Hoàn tất hồ sơ và lưu hồ sơ

Sơ đồ 2.4: Mô tả hoạt động quy trình thanh toán

2.1.4 Quy trình báo cáo

Bảng 2.7: Mô tả quy trình báo cáo

Mô tả các bước thực hiện quy trình: Quy trình báo cáo của Công ty TNHH xâydựng và nội thất Việt

- Tổng hợp lợi nhuận

Gửi lên cấp Quản lý

HĐ4 Quản lý Phê duyệt và lên kế hoạch

tháng tớiHĐ5 Quản lý Hoàn thành và lưu báo cáo

Sơ đồ 2.5: Mô tả hoạt động quy trình báo cáo

2.1.5 Quy trình Giải quyết khiếu nại[2]

Bảng 2.8: Mô tả quy trình Giải quyết khiếu nại

Mô tả các bước thực hiện quy trình : Quy trình giải quyết khiếu nại của công tyTNHH xây dựng và nội thất Việt

Người lập bảng: Nguyễn Thị Hà

STT Người thực

Biểu mẫu liên quan

HĐ1 Nhân viên sale Tiếp nhận khiếu nại khách hàng

HĐ2 Nhân viên sale Đưa ra phương án giải quyết cho khách hàng

+>Nếu Khách hàng không đồng ý thìchuyển sang hoạtđộng 4

HĐ4 Nhân viên sale Chuyển đơn khiếu nại đến phòng quản lý

HĐ5 Phòng quản

lý

Đưa ra phương án giải quyết phù hợp yêucầu của khách hàng và phê duyệt

HĐ6 Trưởng phòng Kết thúc và lưu trữ hồ sơ

Sơ đồ 2.6: Mô tả hoạt động quy trình Giải quyết khiếu nại

2.2 Biểu đồ ca sử dụng

2.2.1 Quy trình nhập hàng[1]