LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP

LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Sự cần thiết của việc nghiên cứu công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán

LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG

VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 Sự cần thiết của việc nghiên cứu công tác kế toán bán hàng và xác định

kết quả bán hàng

1.1.1 Đặc điểm, vai trò của bán hàng và xác định kết quả bán hàng

Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp tiến hành hoạt động sảnxuất, kinh doanh, tạo ra các loại sản phẩm và cung cấp dịch vụ nhằm thỏa mãnnhu cầu của thị trường (nhu cầu sản xuất và nhu cầu tiêu dùng) thông qua quátrình bán hàng (trao đổi) với mục tiêu là lợi nhuận

Bán hàng là quá trình các doanh nghiệp thực hiện việc chuyển hóa vốnkinh doanh của mình từ hình thái hàng hóa sang hình thái tiền tệ và hình thànhkết quả tiêu thụ Đây là kết quả cuối cùng của hoat động sản xuất kinh doanh tạiđơn vị

Xét trên góc độ kinh tế, bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu hàng hóa,sản phẩm gắn với phần lớn lợi ích hoặc rủi ro cho khách hàng, đồng thời đượckhách hàng thanh toán hoặc được chấp nhận thanh toán

Theo đó quá trình bán hàng trong doanh nghiệp cho thể chia làm 2 giaiđoạn:

Giai đoạn 1: Đơn vị bán căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết để xuấtgiao sản phẩm, hàng hóa cho đơn vị mua Giai đoạn này phản ánh một mặt củaquá trình vận động lưu thông thành phẩm

Giai đoạn 2: Khi khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán lúcnày quá trình bán hàng được hoàn tất Doanh nghiệp có thể bù đắp chi phí phátsinh và hình thành kết quả kinh doanh

Tóm lại quá trình bán hàng trong doanh nghiệp có những đặc điểm sau:

- Có sự thỏa thuận giữa người mua và người bán về số lượng, chất lượng,quy cách bán hàng

- Có sự thay đổi quyền sở hữu và quyền sử dụng hàng hóa từ người bánsang người mua

- Người bán giao cho người mua một lượng hàng hóa và nhận được tiềnhoặc được chấp nhận thanh toán Khoản tiền này được gọi là doanh thubán hàng - được dùng để bù đắp chi phí bỏ ra trong quá trình kinh doanh

và hình thành nên kết quả bán hàng trong doanh nghiệp

Doanh thu là tổng các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong thời

kỳ hạch toán, phát sinh từ hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường củadoanh nghiệp góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu

Doanh thu được xác định bằng giá trị hợp lý của các khoản đã thu đượchoặc sẽ thu được sau khi trừ đi các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàngbán và giá trị hàng bán bị trả lại

Căn cứ vào luật thuế giá trị gia tăng doanh thu bán hàng được ghi nhậnnhư sau:

- Doanh thu bán hàng là toàn bộ số tiền hàng, tiền cung ứng dịch vụ (chưa

có thuế giá trị gia tăng ) bao gồm cả phụ thu và phí thu thêm ngoài giábán (nếu có) mà cơ sở kinh doanh được hưởng

Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phươngpháp trực tiếp và đối với hàng hóa, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuếGTGT

Doanh thu bán hàng là toàn bộ tiền bán hàng, tiền cung ứng dịch vụ baogồm cả phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có) mà cơ sở kinh doanhđược hưởng (tổng giá thanh toán bao gồm cả thuế)

Kết quả kinh doanh là mục đích cuối cùng của mỗi doanh nghiệp Toàn

bộ hoạt động của doanh nghiệp là nhằm mục đích này Còn bán hàng hóa thànhphẩm với vị trí là khâu cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh, là cơ sở đểxác định kết quả kinh doanh

Kết quả hoạt động kinh doanh là biểu hiện số tiền lãi hay lỗ từ các loạihoạt động của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định Đây là kết quả cuốicùng của hoạt động kinh doanh thông thường và các hoạt động khác của doanhnghiệp

Như vậy, bán hàng và xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh cómối quan hệ mật thiết với nhau Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh là mụcđích cuối cùng của doanh nghiệp, còn bán hàng là phương tiện trực tiếp để thựchiện mục đích đó

1.1.2 Yêu cầu quản lý quá trình bán hàng, nhiệm vụ của công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng

Trong điều kiện xu hướng khu vực hóa, toàn cầu hóa, tự do thương mại,

tự do cạnh tranh làm cho sự khác biệt giữa thị trường trong nước và ngoài nứơcngày càng mờ nhạt, điều đó vừa tạo ra cơ hội mở rộng thị trường tiêu thụ nhưnglại đặt ra cho các doanh nghiệp trong nước thử thách lớn hơn do đối thủ cạnhtranh ngày càng nhiều và mạnh Đứng trước tình hình này đòi hỏi mỗi doanhnghiệp phải lựa chọn cho mình chính xác sản phẩm, chính sách tiêu thụ đúngđắn nhằm đáp ứng yêu cầu đa dạng của thị trường để tăng hiệu quả kinh doanh,

do vậy yêu cầu quản lý của doanh nghiệp đối với quá trình bán hàng ngày càngtrở nên khắt khe và tuân theo các yêu cầu quản lý cơ bản sau:

- Quản lý sự vận động và số liệu hiện có của từng loại sản phẩm, hàng hóatheo chỉ tiêu số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị của chúng

- Quản lý chất lượng, cải tiến mẫu mã và xây dựng thương hiệu sản phẩm

là mục tiêu cho sự phát triển và bền vững của doanh nghiệp

- Tìm hiểu, khai thác và mở rộng thị trường, áp dụng các phương thức bánhàng phù hợp và có các chính sách sau bán hàng “hậu mãi” nhằm khôngngừng tăng doanh thu, giảm chi phí của các hoạt động

- Quản lý chặt chẽ các chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp vàcác chi phí hoạt động khác nhằm tối đa hóa lợi nhuận

Từ những yêu cầu chung của quá trình quản lý kinh tế, khi tổ chức côngtác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng được khoa học, hợp lý sẽcung cấp những thông tin có ích, kịp thời cho nhà quản lý trong việc ra quyếtđịnh sản xuất và tiêu thụ phù hợp, có hiệu quả, muốn vậy kế toán bán hàng xácđịnh kết quả bán hàng phải thực hiện nhiệm vụ sau:

- Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính sách tình hình hiện có và sựbiến động của từng loại sản phẩm, hàng hóa theo chỉ tiêu số lượng, chấtlượng chủng loại và giá trị

- Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác các khoản doanh thu,các khoản giảm trừ doanh thu và chi phí của từng hoạt động trong doanhnghiệp Đồng thời theo dõi và đôn đốc các khoản phải thu của kháchhàng

- Phản ánh và tính toán chính xác kết quả của từng hoạt động, giám sát tìnhhình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước và tình hình phân phối kết quả cáchoạt động.

- Cung cấp các thông tin kế toán phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính vàđịnh kì phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình bán hàng, xácđịnh và phân phối kết quả

1.2.1.2 Phương thức gửi hàng

Theo phương thức này, định kỳ doanh nghiệp sẽ gửi hàng cho khách hàngtheo những thỏa thuận trong hợp đồng Khách hàng có thể là đơn vị nhận bánhàng đại lý hoặc là những khác hàng mua thường xuyên theo hợp đồng kinh tế.Khi xuất kho hàng hóa, thành phẩm giao cho khách hàng thì số hàng hóa, thànhphẩm đó vẫn thuộc quyến sở hữu của doanh nghiệp, bởi vì chưa thỏa mãn 5điều kiện ghi nhận doanh thu Đến khi khách hàng thanh toán hoặc chấp nhậnthanh toán kế toán ghi nhận doanh thu do doanh nghiệp đã chuyển các lợi íchgắn với quyền sở hữu hàng hóa, thành phẩm cho khách hàng

1.2.1.3 Bán hàng qua đại lý

Bán hàng đại lý, là phương thức mà bên chủ hàng xuất hàng giao cho bênnhận đại lý, bên đại lý sẽ được hưởng thù lao đại lý dưới hình thức hoa hồng

hoặc chênh lệch giá Doanh thu hàng bán được hoạch toán khi đại lý trả tiềnhoặc chấp nhận thanh toán.

1.2.1.5 Phương thức hàng trao đổi hàng

Hàng đổi hàng là phương thức tiêu thụ mà trong đó người bán đem sảnphẩm, vật tư, hàng hóa của mình để đổi lấy vật tư, hàng hóa của người mua Giátrao đổi là giá bán của hàng hóa, vật tư đó trên thị trường Phương thức này cóthể chia làm ba trường hợp:

- Xuất kho lấy hàng ngay

- Xuất hàng trước, lấy vật tư, sản phẩm, hàng hóa về sau

- Nhận hàng trước, xuất hàng trả sau

1.2.1.6 Các trường hợp được coi là tiêu thụ khác.

Trên thực tế ngoài các phương pháp bán hàng như trên, sản phẩm, hànghóa của doanh nghiệp còn có thể được tiêu thụ dưới nhiều hình thức khác Đó làkhi doanh nghiệp xuất hàng hóa, thành phẩm để tặng, trả lương, thưởng cho cán

bộ, nhân viên trong nội bộ doanh nghiệp

1.2.2 Kế toán giá vốn hàng hóa

1.2.2.1 Các phương pháp xác định trị giá vốn hàng hóa.

Trị giá vốn hàng hóa là toàn bộ các chi phí liên quan đến quá trình bánhàng, gồm có trị giá vốn của hàng xuất kho để bán, chi phí bán hàng và chi phíquản lý doanh nghiệp phân bổ cho hàng bán ra trong kỳ Việc xác định chínhxác trị giá vốn hàng hóa là cơ sở để tính kết quả hoạt động kinh doanh

1.2.2.1.1 Phương pháp xác định giá vốn thực tế hàng xuất kho

 Đối với doanh nghiệp sản xuất: Trị giá vốn của hàng xuất kho để bánhoặc thành phẩm hoàn thành không nhập kho đưa bán ngay chính là giáthành sản xuất thực tế của thành phẩm xuất kho hoặc giá thành sản xuấtthực tế của thành phẩm hoàn thành

 Đối với doanh nghiệp thương mại: Trị giá vốn của hàng xuất kho để bánbao gồm: trị giá mua thực tế của hàng xuất kho để bán và chi phí muahàng phân bổ cho số hàng đã bán

 Trị giá vốn hàng xuất kho để bán được tính bằng một trong các phươngpháp sau:

a Phương pháp bình quân gia quyền:

Trị giá vốn thực tế của hàng hóa xuất kho được tính căn cứ vào số lượngxuất trong kỳ và đơn giá bình quân gia quyền , theo công thức:

- Đơn giá bình quân thường được tính cho từng thứ hàng hoá

- Đơn giá bình quân có thể được xác định cho cả kỳ được gọi là đơn giá bìnhquân cả kỳ hay đơn giá bình quân cố định Theo cách tính này, khối lượngtính toán giảm nhưng chỉ tính được giá trị vốn thực tế của hàng hoá vào thờiđiểm cuối kỳ nên không thể cung cấp thông tin kịp thời

- Đơn giá bình quân có thể được xác định sau mỗi lần nhập được gọi là đơngiá bình quân liên hoàn; theo cách tính này, xác định được trị giá vốn thực tếhàng hoá hàng ngày cung cấp thông tin kịp thời Tuy nhiên khối lượng công

Trị giá vốn thực tế

của hàng xuất kho

Số lượng hàngxuất kho

Đơn giá bìnhquân giaquyền

Đơn giá bình

Trị giá thực tếcủa hàng tồnđầu kỳ

+ của hàng nhậpTrị giá thực tế

trong kỳ

Số lượng hàngtồn đầu kỳ +

Số lượng hàngnhập trong kỳ

việc tính toán sẽ lớn nên phương pháp này rất thích hợp đối với những doanhnghiệp áp dụng kế toán máy.

b Phương pháp nhập trước, xuất trước:

Phương pháp này dựa trên giả định hàng nào được mua trước hoặc sảnxuất trước thì được xuất trước và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồnkho được mua hoặc được sản xuất gần thời điểm cuối kỳ Theo phương phápnày thì hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểmđầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàngnhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho

c.Phương pháp nhập sau xuất trước:

Phương pháp này dựa trên giả định là hàng nào được mua sauhoặc sảnxuất sau thì được xuất trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn khođược mua hoặc sản xuất trước đó Theo phương pháp này thì giá trị hàngxuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, trị giáhàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ còn tồn kho

d Phương pháp thực tế đích danh:

Trị giá thực tế mua vào của hàng hóa tồn kho được tính như sau: hàng tồnkho thuộc lô nào sẽ được tính theo đơn giá của lô đó Phương pháp này phảnánh chính xác giá của từng lô hàng xuất nhưng công việc khá phức tạp đòihỏi thủ kho phải nắm được chi tiết từng lô hàng

Áp dụng cho các loại hàng hóa có giá trị cao, được bảo quản riêng theotừng lô hàng của mỗi lần nhập

Trong thực tế ngoài các phương pháp tính trị giá vốn thực tế của hànghoá theo chuẩn mực kế toán hàng tồn kho quy định thì các doanh nghiệp còn

áp dụng các phương pháp sau:

*, Phương pháp tính theo đơn giá tồn đầu kỳ:

Giá vốn thực tế của hàng hóa xuất kho được xác định trên cơ sở số lượnghàng hóa xuất kho và đơn giá thực tế của hàng tồn đầu kỳ:

Trị giá thực

tế của hàng

hoá xuất kho =

Số lượnghàng hoáxuất trong kỳ x

Đơn giá thực

tế hàng hoátồn đầu kỳ

*, Phương pháp giá hoạch toán:

Giá hoạch toán của hàng hóa là giá do doanh nghiệp tự quy định (có thểlấy giá kế hoạch hoặc giá mua tại một thời điểm nào đó) và được sử dụngthống nhất ở doanh nghiệp trong một thời gian dài Hàng ngày sử dụng giáhoạch toán để ghi sổ chi tiết giá trị hàng nhập, xuất Cuối kỳ kế toán tính ratrị giá vốn thực tế của hàng xuất kho theo hệ số giá:

1.2.2.1.2 Ph ương pháp tính trị giá vốn của hàng hóa đã bán ng pháp tính tr giá v n c a h ng hóa ã bán ị giá vốn của hàng hóa đã bán ốn của hàng hóa đã bán ủa hàng hóa đã bán àng trả góp đã bán

Xác định chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho sốhàng đã bán:

- Nếu doanh nghiệp sản xuất có chu kỳ ngắn, doanh nghiệp thương mạidịch vụ có dự trữ hàng hóa ít, doanh thu ổn định thì cuối kỳ phân bổcho số hàng đã bán trong kỳ

- Nếu doanh nghiệp sản xuất có chu kỳ dài, doanh nghiệp thương mạidịch vụ có dự trữ hàng hóa nhiều, doanh thu không ổn định thì cuối kỳcần phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cho sốhàng đã bán trong kỳ và số hàng tồn kho theo công thức sau:

Đơn giá thực

tế hàng hoá

tồn đầu kỳ

=

Trị giá hàng hoá tồn đầu kỳ

Số lượng hàng hoá tồn đầu kỳ

Hệ số giá (H )

Trị giá thực

tế của hàngtồn đầu kỳ

=

+

Trị giá thực tếcủa hàng nhậptrong kỳ

Trị giá hạchtoán hàngtồn đầu kỳ +

Trị giá hạchtoán của hàngnhập trong kỳ

Trị giá vốn

của hàng

Trị giá vốnhàng xuất đã

CPBH, CPQLDNcủa số hàng đãbán

1.2.2.2.Phương pháp kế toán giá vốn hàng bán.

Hiện nay các doanh nghiệp thường áp dụng hai phương pháp bán hàng:Bán hàng theo phương thức gửi hàng và bán hàng theo phương thức giaohàng trực tiếp

a Với phương thức gửi hàng:

Tài khoản kế toán sử dụng- TK 157: Hàng gửi đi bán- Phản ánh số

hiện có và tình hình biến động của trị giá vốn hay giá thành của sản phẩmhàng hoá, thành phẩm gửi bán Số hàng này chưa xác định là đã tiêu thụ

+

CPBH(CPQLDN)được tậphợp trongkỳ

Trị giáhàng tồn

Trị giá vốnhàng xuấttrong kỳ

Hàng hoá mua gửi bán thẳng

TK 133 Hàng gửi đi không

(1): Đầu kỳ kết chuyển số dư TK 157

(2): Cuối kỳ phản ánh Ztt, giá vốn thực tế của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đãgửi bán chưa xác định tiêu thụ đến cuối kỳ

b Với phương thức giao hàng trực tiếp:

Tài khoản kế toán sử dụng:

Kế toán sử dụng TK 632- Giá vốn hàng bán, TK này phản ánh trị giá vốnhàng hoá, thành phẩm, dịch vụ đã bán và kết chuyển trị giá vốn hàng bán sang

TK 911- xác định kết quả kinh doanh

Kế toán sử dụng một số tài khoản khác: TK155, TK156, TK154,TK911,

(1): Ztt của sản phẩm xuất xưởng bán trực tiếp.

(2): Ztt, giá vốn thực tế của sản phẩm, hàng hoá xuất kho bán trực tiếp

(3): Giá vốn thực tế của hàng hoá đã mua xuất bán thẳng

(4): Ztt, giá vốn thực tế của sản phẩm, hàng hoá đã bán bị người mua trả lạinhập kho

(5): Cuối kỳ kết chuyển giá vốn thực tế của hàng hoá đã xuất kho bán

 Đối với các đơn vị hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm

kê định kỳ:

Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu:

Sơ đồ 4:

TK 155 TK 632

(3)(1a)

(1a): Đầu kỳ kết chuyển số dư TK 155

(1b): Đầu kỳ kết chuyển số dư TK 157

(2): Ztt của sản phẩm sản xuất hoàn thành trong kỳ

(3): Cuối kỳ kiểm kê phản ánh Ztt của sản phẩm tồn kho, Ztt của sản phẩm gửibán chưa xác định là tiêu thụ

(4): Cuối kỳ kết chuyển giá vốn thực tế của hàng đã xuất bán

- Hóa đơn giá trị gia tăng

- Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho

- Phiếu thu, phiếu chi tiền mặt

- Giấy báo nợ, có của ngân hàng

- Các tài liệu, chứng từ thanh toán khác,…

Trình tự luân chuyển chứng từ bán hàng:

1.2.3.2 Tài khoản kế toán sử dụng

Trong kế toán bán hàng, thuế và các khoản làm giảm doanh thu, kế toán

sử dụng một số tài khoản chủ yếu như: TK 156, TK 157, TK 511, TK 512, Tk

531, TK532, TK 333 và một số TK có liên quan khác

TK 156 – Hàng hóa: Dùng để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn khohàng hóa, TK này được chi tiết thành 2 TK:

TK 1561: giá mua hàng hóa

TK 1562: chi phí thu mua hàng hoá

TK 157 – Hàng gửi đi bán: Sử dụng trong trường hợp hàng hóa theophương thức gửi bán TK này phản ánh số hàng đi tiêu thụ và tình hình tiêu thụhàng gửi trong kỳ

TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: TK này được dùng

để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp thực hiện trong mộtthời kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh Doanh thu thực tế là doanh thu của sảnphẩm, hàng hóa đã được xác định là tiêu thụ bao gồm hàng đã bán thu tiền ngay

và chưa thu tiền nhưng khách hàng đã chấp nhận thanh toán TK không có số dưcuối kỳ và có 4 TK cấp hai:

TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa

TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm

Đơn đặt

hàng

Bộ phậnbán hàng

Bộ phận tàivụ

Kế toán

tiêu thụ và

thanh toán

Bộ phậnbán hàng

Bộ phậnvận chuyển

Kế toánhàng hoá