THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP DỰ ÁN TẠI CÔNG TY TNHH TƯ VẤN VÀ ĐẦU TƯ VIỆT NGA

Thứ hai là cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật của công ty còn thiếu, năng lực chưa đáp ứng được với nhiệm vụ sản xuất đề ra, trong khi đó nền kinh tế đang diễn ra sôi động, quá trình đấu th

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP DỰ ÁN TẠI CÔNG TY TNHH TƯ VẤN VÀ ĐẦU TƯ VIỆT NGA

I KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TƯ VẤN VÀ ĐẦU TƯ VIỆT NGA.

1 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của công ty VINCO

1.1 Quá trình hình thành của công ty.

- Tên công ty: công ty tư vấn và đầu tư Việt Nga Tên viết tắt: VINCO

- Đăng ký kinh doanh số: 010200029 do Sở Kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 31/01/2000

- Trụ sở chính: 38 Hà Trung- Hoàn Kiếm- Hà Nội Đến tháng 03/2003 chuyển về 218c Đội Cấn- Ba Đình- Hà Nội

- Công ty tư vấn đầu tư Việt Nga là một doanh nghiệp 100% vốn do các thành viên đóng góp Công ty có tài khoản, con dấu riêng, sản xuất kinh doanh độc lập Kinh doanh theo mô hình tự hạch toán

- Vốn điều lệ của công ty là 4 tỷ đồng

1.2 Ngành nghề kinh doanh.

Ngành nghề kinh doanh chủ yếu của công ty là: tư vấn và đầu tư trong nước, chủ yếu là lĩnh vực tài chính Tư vấn đầu tư bao gồm: tư vấn lập dự án, khảo sát, tư vấn giám sát thi công, tư vấn quản lý, tổ chức và thực hiện dự án Ngoài ra, còn tư vấn du học, tư vấn hướng nghiệp và các ngành nghề khác

1.3 Quá trình phát triển của công ty:

Trong quá trình xây dựng và phát triển công ty đã kiện toàn về tổ chức, xây dựng và phát triển không ngừng, đủ mạnh để đảm nhận các công trình có giá trị đầu tư lớn và có công nghệ tiên tiến Công ty luôn hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nước, luôn hoàn thành kế hoạch được giao

Toàn thể lãnh đạo, công nhân viên trong công ty luôn đoàn kết nhất trí nỗ lực phấn đầu khắc phục mọi khó khăn thiếu thốn trong quá trình sản xuất kinh doanh để hoàn thành mục tiêu, kế hoạch đã đề ra

Tuy nhiên công ty cũng gặp không ít khó khăn Đó là cuộc khủng hoảng kinh tế khu vực tuy đã qua nhưng vẫn còn ảnh hưởng nhiều đến quá trình sản

xuất kinh doanh, đặc biệt là khâu vốn để đầu tư sản xuất, Công ty có những lúc thiếu vốn trầm trọng Thứ hai là cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật của công ty còn thiếu, năng lực chưa đáp ứng được với nhiệm vụ sản xuất đề ra, trong khi đó nền kinh tế đang diễn ra sôi động, quá trình đấu thầu cạnh tranh gay gắt, giá cả thấp, hiệu quả sản xuất kinh doanh không cao

1.4 Kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty từ năm 2004 đến nay:

Những kết quả của sự phấn đấu nỗ lực của một tập thể lao động Công ty Việt Nga đã góp phần đưa công ty lên một vị thế mới Chính vì vậy, quá trình hoạt động và trưởng thành giai đoạn 2004- 2007, ban lãnh đạo Công ty luôn quan tâm theo dõi sát sao nên đã đạt được thành tích cao Cùng với thời gian 4 năm qua, vị thế của Công ty tư vấn đầu tư Việt Nga đã tiếp tục được khẳng định

và ngày càng được nâng cao qua nhiều công trình, dự án có quy mô lớn, kỹ thuật cao trong toàn quốc, giữ vững và củng cố uy tín Cụ thể công ty đã đạt được các kết quả sau:

Hình 2 1: Bảng kết quả sản xuất kinh doanh của công ty (2004- 2007)

Đơn vị tính: Triệu đồng

6

2007

Tổng giá trị các dự án 52.250 65.670 72.351 87.650

Tổng doanh thu 460,02 567,51 986,963 1243,041

Lợi nhuận 184,008 209,975 444,133 497,216

Lợi nhuận/ tổng doanh

thu

Nộp ngân sách 117,092 138,53 250,153 276,58

(nguồn: Theo số liệu phòng kinh doanh)

Dựa vào các số liệu trên, ta thấy doanh thu của công ty có những năm tăng giảm rất khác nhau Giải thích điều này là do đặc thù lĩnh vực hoạt động

mà công ty đang thực hiện: việc tư vấn và lập các dự án đầu tư thường kéo dài khá lâu (khoảng 12- 18 tháng), do đó số vốn tồn đọng trong các khâu của

dự án là khá lớn Hơn nữa, việc giải phóng mặt bằng, xây lắp, mua sắm thiết bị phải kéo dài, dự án chậm đi vào hoạt động nên chủ đầu chưa có tiền để trả cho nhà tư vấn Việc này dẫn đến những khoản tiền công của dự án năm trước lại rơi vào doanh thu năm sau Vì vậy, doanh thu sẽ có những năm tăng cao trong khi số dự án thực hiện lại không thay đổi

Về chỉ tiêu lợi nhuận ta dễ dàng nhận thấy cũng có những sự biến động lớn Năm 2005, lợi nhuận thu được là 209,97 triệu, lớn hơn năm 2004 là 25,97 triệu, tăng 14,11% Nhưng đến năm 2006, mức lợi nhuận thu được tăng lên là 444,13 triệu, hơn năm 2005 là 234, 16 triệu, tăng tới 111,52% Năm

2007 cũng tăng hơn năm 2006 là 53,09 triệu, tăng 11,95% Lợi nhuận công ty

có những năm tăng cao như năm 2006 là do những dự án đã thực hiện năm

2004, 2005 thì đến năm 2006 mới thanh toán hết Hơn nữa, công ty đã có kinh nghiệm hơn trong việc lập và thực hiện dự án nên tiến độ thực hiện nhanh hơn Vì vậy, chi phí cho công tác lập dự án đã được giảm xuống, tạo điều kiện cho doanh thu tăng cao hơn

Một thành tựu không thể không nhắc tới là việc công ty luôn hoàn thành đầy đủ các nghĩa vụ nộp thuế đối với nhà nước Với những thành công

đã đạt được công ty VINCO đang thực sự lớn mạnh và dần khẳng định được

vị thế của mình trên thị trường

2 Đặc điểm cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý cơ cấu tổ chức của công

ty VINCO.

2.1 Đặc điểm bộ máy tổ chức của công ty VINCO.

Công ty TNHH Tư vấn và đầu tư Việt Nga được tổ chức theo mô hình:

- Hội đồng thành viên: Gồm 2 thành viên, là cơ quan quyết định cao nhất của công ty VINCO Hội đồng họp mỗi năm hai lần để quyết định phương

hướng phát triển của Công ty;

- Ban giám đốc: 4 người, trong đó có 1 giám đốc, 3 phó giám đốc

- Các phòng chức năng:

+ Phòng kinh doanh: Thực hiện hoạt động kinh doanh và các hoạt động khác có liên quan Ngoài ra, Phòng còn có chức năng tìm kiếm việc làm, quảng bá hình ảnh công ty để công ty mở rộng thêm thị trường và tìm ra nhiều lĩnh vực kinh doanh mới

+ Phòng tổ chức: Có nhiệm vụ kiện toàn bộ máy tổ chức của công

ty Theo dõi năng lực của các thành viên, lập báo cáo tổ chức cán bộ, lao động tiền lương và bảo hiểm xã hội theo đúng quy định

+ Phòng kế toán: Quản lý công tác tài chính kế toán, cập nhật sổ sách và bảo quản chứng từ, mở sổ sách kế toán theo dõi, cập nhật toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh toàn công ty đúng thời khoá luật quy định

+ Phòng hành chính: phụ trách những công việc hành chính, văn phòng

+ Phòng dự án: Phòng dự án trực tiếp lập dự án quản lý dự án và tham mưu cho lãnh đạo công ty về việc xin thẩm định và lên kế hoạch thực hiện

dự án

2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty.

Giám đốc

P Hành chính

P Dự ánTổ 1

P Kế toán

Tổ 2 Hội đồng quản trị

Hình 2.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty tư vấn đầu tư Việt Nga

3 Vấn đề lao động tiền lương của công ty:

Chế độ tiền lương của công ty thực hiện theo thang bậc lương của Bộ

Tài chính và theo điều lệ của Công ty Công ty xây dựng quỹ lương tiền

thưởng dựa trên cơ sở hiệu quả sản xuất kinh doanh của mình

Thu nhập của người lao động trong công ty phụ thuộc vào hiệu quả

công tác, vị trí của các thành viên và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

của năm tài chính

Lao động của công ty gồm hai bộ phận là lao động chính thức và lao

động không chính thức Lao động chính thức là bộ phận lao động chủ chốt,

thường xuyên có mặt tại công ty Đây là những thành viên chính thức, được

công ty trả lương cố định hàng tháng Lao động không chính thức là lao động

thời vụ, được công ty thuê khoán theo việc Lực lượng lao động này là đội

ngũ cộng tác viên, chuyên viên đông đảo đang làm việc trong nhiều cơ quan,

tổ chức kinh tế xã hội, có mối quan hệ và vai trò hết sức quan trọng, đóng

góp công sức vào sự phát triển của công ty Bộ phận này làm việc, ăn lương

theo sản phẩm

Lao động của công ty hầu hết đều có trình độ cao (trình độ Đại học và

trên Đại học chiếm gần 70% trong cơ cấu lao động của công ty) Chính đội

ngũ trí thức này đã giúp công ty có khả năng đáp ứng được những đòi hỏi hết

sức khó khăn của công tác lập dự án

Các CTV, chuyên

gia

Hình 2.3: Trình độ lao động của công ty trong năm 2007:

(người)

Cơ cấu (%)

Hình 2.4: Số lao động của công ty (2004- 2007)

Trong đó:

+ Lao động không chính thức

+ Lao động chính thức

5

16

5

19

12

19

20

22

Nguồn: Theo số liệu của Phòng Tổ chức.

Theo số liệu của phòng tổ chức công ty VINCO, ta thấy rằng lao động chính thức của công ty năm 2007 tăng 3 người so với năm 2004, số tăng tương đối là 14,3% c ông ty VINCO có một bộ máy tổ chức rất linh hoạt và đặc trưng của nền kinh tế thị trường Bình thường tại các doanh nghiệp Nhà nước thì số lao động chính thức luôn chiếm đa số, còn số lao động không chính thức chỉ chiếm tỷ lệ rất nhỏ Nhưng công ty VINCO là một công ty tư nhân, hoạt động theo mô hình tự hạch toán nên công ty luôn cố gắng giảm chi phí để tối đa hoá lợi nhuận Công ty cố gắng tinh giảm số lao động chính thức phải trả lương cố định và tăng số lao động không chính thức là những cộng tác viên hay chuyên viên làm khoán việc và được trả lương theo kết quả công việc mà họ đã hoàn thành Chính việc này đã góp phần thúc đẩy công việc hoàn thành nhanh với

chất lượng cao, đồng thời cũng kích thích người lao động phát huy tối đa khả năng làm việc của mình Đây cũng là thế mạnh của công ty vì nhờ đó công ty có thể tăng được lợi nhuận và rút ngắn được thời gian hoàn thành dự án

Cùng với sự phát triển của công ty, tiền lương của toàn thể thành viên trong công ty tư vấn đầu tư Việt Nga cũng ngày càng được cải thiện

Hình2.5: Bảng thu nhập bình quân của cán bộ công nhân viên công ty VINCO

Lương bình quân (nghìn

Nguồn: Theo số liệu của Phòng Kế toán

Theo bảng tiền lương của công ty từ năm 2004 đến năm 2007, công ty cũng đạt được sự tăng trưởng nhất định Số tăng tuyệt đối là 228 nghìn, tốc độ tăng trưởng định gốc là 34,6% Như vậy là trung bình mỗi năm tiền lương của

công ty tăng 11,5% Có được kết quả này là do sự nỗ lực và phấn đấu của tập thể thành viên trong toàn công ty

Ngoài ra công ty công ty còn quan tâm đến đời sống của các thành viên bằng nhiều hình thức như tổ chức đi thăm quan du lịch, tặng quà vào những dịp lễ, tết hoặc cử cán bộ công nhân viên đi học để nâng cao trình độ

II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY TƯ

VẤN VÀ ĐẦU TƯ VIỆT NGA.

1 Đặc điểm các dự án lập tại công ty VINCO:

Các dự án do công ty VINCO lập thường thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau Ví dụ như dự án "nhà máy cơ khí giao thông Á Châu" thuộc lĩnh vực công nghiệp ô tô; dự án "Nhà máy chế biến nông sản xuất khẩu Vĩnh Thắng" thuộc lĩnh vực nông nghiệp; dự án "Nhà máy bao bì an toàn thực phẩm Thắng Hiền" thuộc lĩnh vực bảo vệ môi trường; dự án "Nhà máy dệt lụa tơ tằm Thái Hà" thuộc lĩnh vực may mặc; dự án "Nhà máy gạch ceramic Bình Minh" thuộc lĩnh vực vật liệu xây dựng; dự án "Nhà máy sản xuất thuốc

Đông nam dược Bảo Long" thuộc lĩnh vực dược học; dự án "Trung tâm sản xuất giống gốc, giống mới công nghệ cao và chế biến chè Thiên Thanh" thuộc lĩnh vực công nghệ sinh học

- Thời gian lập dự án kéo dài từ 10- 14 tháng do tính chất phức tạp của các dự án và quá trình thực hiện dự án

- Hầu hết các dự án được lập đều là các dự án nhóm B, thường có số vốn đầu tư không lớn (khoảng từ 20- 70 tỷ

- Công ty thường phải tư vấn cho chủ đầu tư hầu hết các thông tin để giúp chủ đầu tư có thể thực hiện dự án một cách tốt nhất

- Các dự án được công ty lập thường thuộc diện được ưu đãi đầu tư nên phải làm các thủ tục xin ưu đãi và tư vấn nguồn vốn để thực hiện dự án

2 Công tác quản lý dự án tại công ty VINCO.

Hiện nay, công tác quản lý thực hiện dự án đầu tư của Công ty VINCO đang áp dụng theo hình thức tự thực hiện

Quy trình quản lý dự án tại công ty VINCO:

Doanh nghiệp đặt hàng (thuê tư vấn)

Công ty tiếp nhận ký hợp đồng

Phòng dự án nghiên cứu lập

đề cương

Xử lý, chọn lọc, kiểm tra thông tin

Thu thập thông tin có liên quan đến dự án

Lập báo cáo nghiên cứu khả thi

Chỉnh sửa theo yêu cầu của chủ đầu tư

Hòan thiện dự án

trình phê duyệt

Chủ đầu tư trình cơ quan có thẩm quyền phê duyệt

Phân tích kỹ thuật

Phân tích tài chính

Trình chủ đầu tư xem xét, góp ý

Hình 2.6: Sơ đồ quy trình quản lý dự án công ty VINCO.

(Nguồn: Theo tài liệu phòng dự án)

Các hoạt động quản lý dự án của công ty đều được xây dựng theo mô hình quản lý chất lượng tiêu chuẩn Việt Nam ISO 9001:2000

- Mỗi khi có một dự án triển khai sẽ có một người chỉ đạo, một người đôn đốc

và một người thực hiện (chủ nhiệm dự án):

+ Người chỉ đạo thường là một phó Tổng giám đốc có trách nhiệm kiểm tra tình hình lập dự án sao cho dự án tuân thủ đúng mọi quy định của Nhà nước + Người đôn đốc thường là trưởng hoặc phó phòng dự án, sau khi nhận được mệnh lệnh sẽ giải thích, truyền đạt cho người thực hiện và động viên thúc đẩy mọi thành viên của tổ dự án tích cực hoàn thành nhiệm vụ Người đôn đốc còn

có một nhiệm vụ rất quan trọng là phối hợp hài hòa các khâu, các bộ phận để cho quá trình lập dự án được diễn ra suôn sẻ Khi có trục trặc xảy ra trong quá trình lập

dự án người đôn đốc phải nhanh chóng phát hiện và đề ra phương án xử lý để xin

ý kiến người chỉ đạo

+ Người thực hiện có trách nhiệm đảm bảo cho các khâu của quá trình lập dự

án diễn ra đúng tiến độ đảm bảo về chất lượng và số lượng Khi gặp khó khăn người thực hiện phải nhanh chóng báo cáo lên cấp trên để được hướng dẫn và trợ giúp

Có thể thấy, việc phân công quản lý, chỉ đạo như trên không theo một quy chuẩn nào Những người được giao nhiệm vụ chỉ đạo, đôn đốc không có chuyên môn sâu về quản lý dự án Là người của phòng ban khác khi có dự án được giao nhiệm vụ quản lý dự án mà thôi Vì thế không có kỹ năng, nghiệp vụ cũng như kinh nghiệm quản lý dự án đúng cách Không đi vào quản lý từng nội dung của dự

án, cũng như vấn đề nguồn lực của dự án mà chỉ quản lý theo cách đơn thuần, khi gặp khó khăn thì đề ra phương án xử lý và báo cho cấp trên, hoặc như khi nhận nhiệm vụ thì truyền đạt lại cho người thực hiện và có biện pháp phối hợp các bộ phận thực hiện, mà không hề có một kế hoạch tổng quan nào

Nguyên nhân của thực trạng trên là do cán bộ quản lý dự án của công ty chưa được đào tạo về chuyên môn, năng lực quản lý còn yếu

- Mỗi dự án trước khi được triển khai sẽ đề ra một tiến độ dựa trên tình hình hoàn cảnh thực tế của mỗi dự án Người chỉ đạo sẽ dựa trên bảng tiến độ đó để so sánh mức độ hoàn thành và kiểm tra kiểm soát các dự án Việc kiểm soát gồm: + Xây dựng kế hoạch chất lượng cho mỗi dự án

+ Các tài liệu chỉ dẫn cách thức thực hiện các công việc mà nếu thiếu sẽ ảnh hưởng đến chất lượng

+ Các quá trình hoạt động mới có ảnh hưởng đến chất lượng dự án được kiểm soát giám sát trong quá trình tiến hành

Các cán bộ chuyên môn tham gia vào thực hiện quá trình lập dự án đều được quy định yêu cầu trình độ kinh nghiệm trong bản mô tả công việc của các vị trí tương ứng

Trưởng phòng sẽ thường xuyên giám sát quá trình thực hiện các dự án về mặt tiến độ chất lượng thông qua các báo cáo hàng tuần hàng tháng và kiểm tra hiện trường định kỳ hoặc đột xuất

- Công ty phải xem xét, tính toán toàn diện các khía cạnh kinh tế- kỹ thuật, điều kiện tự nhiên, môi trường xã hội, pháp lý có liên quan đến quá trình thực hiện đầu tư, đến sự phát huy tác dụng và hiệu quả đạt được của công cuộc đầu

tư, phải dự đoán các yếu tố bất định (sẽ xảy ra trong suốt quá trình kể từ khi thực hiện đầu tư cho đến khi các thành quả của hoạt động đầu tư kết thúc sự phát huy tác dụng theo dự kiến trong dự án) có ảnh hưởng đến sự thành bại của công cuộc đầu tư Chính vì vậy, khi nhận được bất cứ đơn đặt hàng nào của doanh nghiệp, một nhóm của Phòng dự án sẽ được giao nhiệm vụ tiến hành phân tích khả năng của khách hàng Nếu thấy khách hàng là người có đủ năng lực, có khả năng về tài chính và hơn hết là phải có bầu nhiệt huyết với công việc sắp làm thì công ty mới bắt đầu tiến hành ký kết hợp đồng để giúp họ có thể biến ước mơ thành hiện thực