MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC GIAO HÀNG CÀ PHÊ XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI INTIMEX ĐÀ NẴNG

Công ty đến địa điểm tập kết hàng để xếp lên Container, cách thức chất xếp hàng vào Container tối ưu.3.2.1.2.Các công tác ảnh hưởng đến công tác đõng hàng vào container Qui trình kỹ thuậ

MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC GIAO HÀNG CÀ PHÊ XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI INTIMEX ĐÀ NẴNG

3.1.Định hướng xuất khẩu cà phê của công ty trong những năm tới:

3.1.1.Thị trường xuất khẩu.

Cà phê là mặt hàng xuất khẩu chủ lực của công ty.Trong năm 2008 công ty đã xuất khẩu được 30.145,43 tấn cà phê đạt tổng trị giá 45.592.785 USD sang 30 nước khắp các châu lục như:MỸ ,Anh ,Pháp ,Đức, Trong đó thị trường châu âu là thị trường nhập khẩu cà phê của công ty nhiều nhất chiếm hơn 50%kim ngạch xuất khẩu cà phê của công ty.Trong thời gian tới công ty sẽ vẫn giữ quan hệ với các thị trường tiềm năng như:Mỹ ,Đức Thụy Sĩ,Indonexia trong đó thị trường Thụy Sĩ ,Đức là hai thị trường lớn nhất của công ty trong những năm vừa quachir riêng sản lượng xuất khẩu của hai nước này đã chiếm 40%tổng sản lượng xuất khẩu cà phê của công ty Trong năm 2009

do biến động tài chinhstreen toàn thế giới nên chắc chắn sẽ ảnh hưởng dến kim ngạch xuất khẩu cà phê của công ty,các đối tác sẽ bị thiếu hụt tài chính nên công ty cần rà soát lại đối tác của mình

3.1.2.Nguồn hàng xuất khẩu.

Thị trường cung ứng cà phê của công ty chủ yếu ở Tây Nguyên như các tỉnh Đắc Lắc ,Lâm Đồng,Gia Lai, Kon Tum.Cà phê ở thị trường này phần lớn là cà phê Robutsa Công ty không thu mua trực tiếp từ các nông hộ mà thu chủ yếu qua các công ty,đại lý chuyên thu mua trực tiếp của nông dân ,mối nơi chỉ sử dụng một nhà cung cấp duy nhất,các công ty truyền thống của công ty là:

Bảng 3.1: Danh sách nhà cung ứng

ĐắcLắc XNtư nhân TM Trúc Lâm GiaLai DNTN Vĩnh Hiệp Lâm Đồng DNTN Hoàng Ngọc

Trong thời gian tới công ty sẽ mở rộng khu vực thu muabawngf cách tìm kiếm thêm nhiều nhà cung cấp nữa phân bổ đều khắp để đáp ứng kịp thời và đầy đủ cho các đơn hàng đồng thời sẽ tạo ra sự cạch tranh để giảm chi phí tăng chất lượng cà phê và giúp công ty có thêm nhiều lựa chon hơn

Còn đối với cà phê Arabica công ty thường nhập khẩu ở thị trường Lào ,sau đó tái xuất cho khách hàng

3.2.Hoàn thiện công tác giao hàng cà phê xuất khẩu bằng đường biển tại Intimex

Đà Nẵng

3.2.1.Hoàn thiện công tác thuê tàu.

Trong tất cả các hợp đồng công ty nên dành quyền thuê tàu, như vậy sẽ rất có lợi cho công ty, công ty sẽ chủ động hơn trong nghiệp vụ giao hàng vì công ty là người trực tiếp

ký kết hợp đồng thuê tàu với hãng tàu sẽ giúp cho công ty thuận lợi trong việc liên lạc

để giải quyết các vấn đề nảy sinh một cách nhanh chóng Đồng thời công ty cũng có thể lựu chọn được phương thức thuê tàu phù hợp với điều kiện cũng như khối lượng hàng hóa mà công ty cần giao

Hiện nay công ty đang áp dụng phương thức thuê tàu chợ cho các hợp đồng của mình là rất phù hợp và công ty nên duy trì hình thức này vì những lợi ích mà phương thức mang lại là rất lớn Với phương thức thuê tàu chợ công ty có thể chọn được hãng tàu với giá cước thấp, uy tín nhờ sự cạnh tranh của các hãng tàu trên thị trường thuê tàu hiện nay.Các hãng tàu cạnh tranh nên luôn gởi thông báo bảng giá cước cùng lịch trình tàu chạy mới nhất đến công ty.Theo đó công ty có thể so sánh giữa các hãng tàu với nhau và lựu chọn hãng tàu phù hợp, có lịch trình chạy những cảng mà công ty cần giao hàng, với giá cước thấp nhất giúp giảm chi phí cho công ty Hơn nữa công ty sẽ chủ động hơn trong quá trình giao hàng nhờ định trước được thời gian giao hàng

Hiện nay công ty thường xuyên thuê tàu của hãng Wanhai vì lịch trình của hãng này qua các cảng mà công ty cần giao hàng và công ty đã hợp tác lâu năm nên đã có uy tín, giúp cho việc ký hợp đồng dễ dàng.Bên cạnh đó trong thời gian tới công ty cũng nên tìm hiểu và hợp tác với những hãng tàu khác trên thị trường tàu như Mitsui, Huyndai, OOCL Các hãng tàu này hiện nay trên thị trường cũng là những hãng tàu uy tín và có giá cả cạnh tranh Với việc lựu chọn thêm những hãng tàu khác sẽ giúp công ty luôn được đáp ững kịp thới với các hợp đồng giao hàng

3.2.1: Hoàn thiện công tác đóng hàng vào container

3.2.1.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện:

Từ khi tham gia vào hoạt động kinh doanh xuất khẩu đến nay, mặt hàng cà phê chỉ được Công ty sử dụng một phương pháp giao hàng duy nhất đó là giao hàng nguyên Container Do đó, theo tập quán thương mại quốc tế thì trách nhiệm đóng hàng vào Container và mọi chi phí liên quan đến việc này đều do Công ty chịu Từ đó có thể thấy việc đóng hàng vào Container là một khâu quan trọng nếu làm tốt sẽ góp phần mang lại

sự thành công trong công tác giao nhận hàng xuất khẩu tại Công ty

Trong thực tế công tác đóng hàng xuất khẩu vào Container tại Công ty đã được thực hiện tương đối tốt Tuy nhiên, để khâu đóng hàng vào Container đạt hiệu quả cao hơn thì Công ty cũng cần quan tâm hơn đến các vấn đề như : kiểm tra kỹ tình trạng của Container trước khi đưa vào sử dụng, tổ chức hợp lý việc vận chuyển hàng từ kho của

Công ty đến địa điểm tập kết hàng để xếp lên Container, cách thức chất xếp hàng vào Container tối ưu.

3.2.1.2.Các công tác ảnh hưởng đến công tác đõng hàng vào container

Qui trình kỹ thuật xếp hàng vào container phụ thuộc vào các yếu tố sau:

-Hàng xuất khẩu của công ty là mặt hàng cà phê, mặt hàng này khi vận chuyển phải đòi hỏi giữ nhiệt độ ổn định từ 20-25 độ c, đồng thời phải giữ không khí thông thoáng trong quá trình vận chuyển, độ ẩm không quá 12% có như thế mới giữ được chất lượng cà phê tốt nhất

-Hiện nay, phương thức vận tải tại công ty là phương thức vận tải đường biển, sử dụng tàu biển để chuyên chở hàng hóa xuất khẩu trong một thời gian tương đối dài nếu công tác xếp hàng vào container không được chú trọng sẽ gây tổn thất về hàng hóa trong quá trình vận chuyển

-Kích cỡ container dùng để xếp hàng cũng là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến việc xếp hàng vào container.Tùy vào từng loại container 20’ hay 40’ mà công ty cần xếp hàng để tận dụng hết thể tích của container

3.2.1.3.Hoàn thiện công tác đõng hàng vào container

Nghiệp vụ xếp hàng vào container có thể chia thành từng bước công việc Như vậy

sẽ tạo thuận lợi cho công ty trong kiểm tra giám sát từng công đoạn

 Lựa chọn kích cỡ container để xếp hàng.

Căn cứ vào hợp đồng, xác định số lượng khối lượng hàng xuất khẩu, công ty tính toán, lựa chọn kích cỡ container để xếp hàng cho hợp lý.Khi khối lượng hàng xuất khẩu lớn, nếu có thể công ty nên chọn container 40’ tránh việc phân chia hàng vào nhiều container 20’.Như vậy sẽ giảm chi phí giao hàng, vận tải tăng hiệu quả kinh doanh xuất khẩu

 Kiểm tra Container trước khi đưa vào sử dụng:

Tại Công ty, lâu nay việc kiểm tra Container trước khi đóng hàng vào không được chú trọng ở mức độ cần thiết Điều này xuất phát từ suy nghĩ hàng hoá vận chuyển là mặt hàng cà phê khó hư hỏng, không gây nguy hiểm và ít chịu ảnh hưởng bởi sự thay đổi của khí hậu Hơn nữa, trọng lượng hàng được đóng vào Container bao giờ cũng thấp hơn trọng lượng tịnh của Container

Tuy nhiên thực tế cho thấy dù hàng hoá đóng vào Container là loại hàng gì thì việc kiểm tra Container trước khi đóng hàng là điều cần thiết bởi vì cùng một trọng lượng hàng vận chuyển nằm trong giới hạn cho phép nhưng nếu Container không đảm bảo an toàn có thể gây nứt vỡ Container dẫn đến thiệt hại cho hàng hoá và như vậy công ty sẽ không hoàn thành nghĩa vụ giao hàng Do đó Công ty cần phải xem trọng việc kiểm tra trước khi đóng hàng

Cách thức kiểm tra: Công ty có thể kiểm tra Container theo hai cách :

Cách 1: Công ty tiến hành kiểm tra Container ngay khi Công ty vận tải đưa

Container đến Để việc kiểm tra được kỹ càng, chu đáo thì Công ty nên yêu cầu Công ty vận tải đưa Container đến kho của mình sớm hơn thời gian dự kiến chất hàng, khoảng một ngày hoặc một buổi Khi đó, nếu Công ty phát hiện Container có những sai sót mà không thể chấp nhận được, thì vẫn có thời gian yêu cầu Công ty vận tải đổi Container khác cho mình mà không ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng của Công ty

Cách 2: Thay vì yêu cầu Công ty vận tải đưa Container đến sớm hơn thì trước đó

Công ty nên cử người có kinh nghiệm về Container đến tận bãi Container, yêu cầu Công

ty vận tải cho biết Container nào dự kiến sẽ được cấp cho mình, lúc này nhân viên Công

ty có thể kiểm tra xem xét Container tại đó Nếu cảm thấy không an toàn thì yêu cầu đổi Container phù hợp hơn với loại hàng được vận chuyển và nhân viên kiểm tra Container của Công ty cần phải ghi lại số hiệu của Container để tránh việc Công ty vận tải cung cấp Container không đúng yêu cầu

* Khi kiểm tra Container, Công ty cần kiểm tra như sau:

- Kiểm tra bên ngoài Container :Tiến hành quan sát để phát hiện các vết hư hỏng, khe nứt, lỗ thủng, biến dạng, móp méo do va chạm … Phải kiểm tra kỹ phần mái và các góc lắp ghép vì đây là nơi thường hay quên kiểm tra, nhưng lại là cơ cấu trọng yếu của Container liên quan đến sự an toàn trong chuyên chở

- Kiểm tra bên trong Container: Đây cũng là khâu không kém phần quan trọng vì nó

là không gian chứa đựng hàng hoá trong suốt quá trình chuyên chở Khi kiểm tra bên trong Container cần kiểm tra độ kín nứơc bằng cách khép kín cửa Container lại và quan sát từ bên trong xem thử có các tia sáng lọt qua hay không để phát hiện các lỗ thủng hoặc khe nứt, kiểm tra các đinh tán, rivê có bị lỏng hoặc nhô lên hay không Ngoài ra, Công ty cũng cần phải kiểm tra các dây chằng buộc bên trong Container có đạt yêu cầu

không bởi vì Công ty sẽ tận dụng các dây chằng buộc này trong quá trình đóng hàng vào Container sau này

- Kiểm tra cửa Container : Kiểm tra tình trạng hoạt động khi đóng, mở cánh cửa, kiểm tra chốt và tấm đệm cửa … đảm bảo an toàn khi đóng , mở cửa, niêm phong chắc chắn và khép kín không để nước thâm nhập

- Kiểm tra tình trạng vệ sinh: Trước khi đóng hàng vào Container, Công ty cần phải kiểm tra tình trạng vệ sinh của Container Nếu Container không đảm bảo yêu cầu vệ sinh thì Công ty phải tiến hành dọn vệ sinh sạch sẽ rồi mới tiến hành đóng hàng vào Nếu không, những lốp có màu trắng sẽ bị dây bẩn không đạt yêu cầu của khách hàng

- Kiểm tra các ký hiệu , thông tin của Container như: Số hiệu Container, kích thước chuẩn của Container phải chính xác để không xảy ra sự cố Nếu số hiệu và kích thước của Container thực giao có sự sai khác với số hiệu và kích thước của Container ghi trong các chứng từ có liên quan thì sẽ gây khó khăn cho việc giao hàng, thông quan hàng hoá và dễ bị nhầm lẫn cho người vận tải

3.2.2 Tổ chức việc vận chuyển hàng từ kho đến cảng xuất.:

Tại Công ty, việc vận chuyển hàng từ kho ra đến bãi tập kết hàng để chuẩn bị xếp lên Container chủ yếu là do đội ngũ công nhân trong Công ty thực hiện Tuỳ theo mặt hàng được đóng vào Container là cà phê mà Công ty có sự phân bổ công nhân hay các phương tiện vận chuyển khác nhau phù hợp với từng loại mặt hàng

Đối với cà phê, Công ty chỉ bố trí khoảng 8 công nhân vận chuyển và 3 công nhân bốc xếp hàng lên Container Thông thường, một Container cà phê loại 20 Với con số lớn như vậy thì việc vận chuyển sẽ vất vả đối với công nhân Do đó, muốn tăng năng suất trong việc vận chuyển hàng và giảm bớt sự vất vả cho công nhân, Công ty có thể bố trí thêm đội ngũ công nhân hoặc cơ giới hoá để vận chuyển hàng vừa tiết kiệm được thời gian và công sức trong việc vận chuyển Chẳng hạn, Công ty có thể sử dụng xe rùa chạy bằng ắc quy có công nhân đi theo để điều khiển Loại xe này có thể làm việc được trong nhà kho cũng như ngoài bãi để hàng Ưu điểm của loại xe này là : cấu tạo đơn giản và bền, tính cơ động cao và không gây ồn, không làm bẩn môi trường bảo quản Nếu Công ty sử dụng xe rùa này thì mỗi lần có thể chất được 5 hoặc 6 kiện cà phê và như thế việc vận chuyển hàng sẽ được nhanh chóng hơn

3.2.3 Lựa chọn cách thức chất xếp hàng vào Container :

Trong quá trình bốc dỡ và vận chuyển, Container và hàng hoá không tránh khỏi phải gánh chịu các lực tác động từ bên ngoài Do đó để tránh những rủi ro có thể xảy ra đối với Container và hàng hoá, khi xếp hàng vào Container, công nhân thực hiện việc chất xếp cần lưu ý những điểm sau:

- Việc vận chuyển Container có được an toàn hay không tuỳ thuộc chủ yếu vào việc xếp hàng chính xác, bất di bất dịch và việc phân đều về trọng lượng Vì thế, công nhân cần phải lưu ý phân bổ hàng đều trên mặt sàn sao cho trọng tâm của hàng phải đặt ở chính giữa Container Sau khi xếp hàng xong, công nhân cần chằng buộc hàng hoá cẩn thận trong lúc vận chuyển.

- Việc chất xếp các loại cà phê sao cho thuận lợi trong khâu kiểm ra Hải quan

- Cố gắng sắp xếp cho khoảng trống không thể tránh được trong đống hàng nằm dọc theo đường tâm của Container, không để ở bên thành nhằm hạn chế việc dịch chuyển của hàng hoá

- Muốn việc chất xếp hàng vào Container được tối ưu, Công ty có thể sử dụng cách thức chất xếp như sau:xếp loại cà phê nào ra loại náy tránh tình trạng xếp lẫn lộn đến khi bốc hàng sẽ không phân biệt được loại nào ra loại nào

-Mặc khác cần sắp xếp hàng sao cho tận dụng tối đa khoảng trống trong container

mà vẫn đảm bảo độ thông thoáng của container tránh không để thiệt hại đến hàng hóa trong container

3.2.4.Hoàn thiện khai báo hồ sơ hải quan

Thủ tục hải quan là khâu quan trọng trong xuất khẩu hàng bởi người xuất khẩu phải

tự kê khai hàng hoá, thuế suất, giá tính thuế, tự tính thuế phải nộp Để giảm đi những rắc rối trong khâu khai báo hải quan thì cán bộ giao nhận của Công ty phải lập hồ sơ đúng theo quy định của hải quan Do đó, Công ty cần phối hợp chặt chẽ với hải quan để nắm bắt những yêu cầu của hải quan Nếu thủ tục hải quan chưa hoàn thành thì hàng hóa chưa được giao lên tàu dẫn đến chi phí lưu kho, lưu bãi sẽ tăng lên làm giảm đi hiệu quả trong công tác giao nhận

Để khâu khai báo hải quan hoàn thành sớm, Công ty cần nghiên cứu, tìm hiểu kỹ nội dung các khoản mục trên tờ khai hải quan để có thể điền đúng và đầy đủ các thông tin cần thiết Bởi vì, đây là khâu đối chứng hàng hóa và chứng từ Bất cứ xảy ra một sự không ăn khớp nào giữa các chứng từ hoặc giữa hàng hóa và chứng từ đều gây ra sự chậm trễ về thủ tục Hải quan Vì vậy, khi khai báo công ty cần nắm rõ các yêu cầu sau

để lập được bộ hồ sơ Hải quan phù hợp

- Phải khai báo bằng một loại mực, không được khai bằng mực đỏ, không được tẩy xoá, sửa chữa … vào tờ khai, nếu có thì phải có xác nhận của người khai Hải quan và phải được cán bộ Hải quan tiếp nhận tờ khai chấp nhận

- Mỗi tờ khai chỉ khai cho một giấy phép hoặc một hợp đồng, khai bằng tiếng Việt,

có thể chú thích bằng tiếng nước ngoài

- Phải khai đầy đủ các cột mục, đối với hàng xuất khẩu phải khai rõ, chính xác

- Người khai phải là chủ lô hàng hoặc là người được chủ hàng uỷ nhiệm, phải có tư cách pháp nhân, phải ký tên vào tờ khai và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tờ khai của mình.

Khi thực hiện công việc này đòi hỏi cán bộ lập chứng từ khai báo Hải quan của Công ty phải cẩn thận, chính xác và có sự nhanh nhạy, linh hoạt để giải quyết các vướng mắc phát sinh Bên cạnh đó, cần nắm bắt kịp thời các sửa đổi trong vấn đề làm thủ tục,

có như vậy mới có thể làm tốt công việc này Từ đó tạo điều kiện rút ngắn thời gian giúp cho việc giao hàng được nhanh chóng

Ngoài ra, để việc phối hợp với Hải quan trong khâu làm thủ tục thông quan xuất khẩu cho hàng hóa được thuận lợi thì Công ty cần tuyển thêm nhân viên có nghiệp vụ ngoại thương và trình độ ngoại ngữ khá để tham gia vào hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu, nhằm giảm bớt khối lượng công việc quá nhiều của nhân viên giao nhận tại Công

ty hiện nay

Tóm lại, việc giao nhận và thông quan hàng hóa tại các cửa khẩu không chỉ là

nguyên tắc truyền thống mà còn chiếm nhiều cả về thời gian và khối lượng hàng hóa xuất khẩu trong quá khứ cũng như hiện tại đối với Việt Nam nói chung và của Công ty nói riêng Tuy nhiên, trong những năm gần đây công tác quản lý Nhà nước về Hải quan đối với các hàng hóa xuất khẩu đã có nhiều thay đổi theo chiều hướng thông thoáng, đáp ứng cho lưu lượng hàng hóa ngày càng tăng lên Do đó, trong tương lai không xa, Hải quan Việt Nam sẽ sử dụng kỹ thuật máy vi tính trên qui mô rộng cho việc lập tờ khai Hải quan, hiện đại hóa các thủ tục nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho lưu thông hàng hóa Do vậy đòi hỏi nhân viên phụ trách công việc này của Công ty phải có những kỹ thuật nghiệp vụ hết sức thành thạo và chuyên môn hoá cao các công tác liên quan đến các khâu thủ tục trong giao nhận hàng hóa xuất khẩu để hạn chế thấp nhất những sai sót

có thể xảy ra

3.2.5.Hoàn thiện khâu lập chứng từ sau khi giao hàng

3.2.5 1 Những vấn đề Công ty cần quan tâm khi thiết lập bộ chứng từ thanh toán:

Trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu nói chung và công tác giao nhận hàng xuất khẩu nói riêng, việc lập chứng từ đóng vai trò rất quan trọng xuyên suốt bắt đầu từ khâu làm thủ tục thông quan xuất khẩu cho hàng hóa cho đến khi hoàn thành bộ chứng

từ thanh toán và nhận được tiền hàng từ ngân hàng Tuy nhiên trong thực tế chính khâu quan trọng này lại là khâu rất dễ mắc sai sót, đặc biệt khi hàng xuất khẩu được thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ (L/C) Điều này có thể dẫn đến việc kéo dài thời gian giao hàng cho người mua và nhất là bị người mua từ chối thanh toán hoặc thanh toán chậm Vì thế, khi thiết lập chứng từ đặc biệt là bộ chứng từ thanh toán, Công

ty cần phải quan tâm đến những yêu cầu sau để hạn chế được những sai sót và được ngân hàng chấp nhận trả tiền hàng nhanh chóng góp phần tạo nên thành công trong hoạt động giao nhận của Công ty:

- Việc thiết lập các chứng từ đòi hỏi phải có sự cẩn thận, chính xác và sự am hiểu cặn kẽ về các chứng từ khác nhau của nhân viên phụ trách khâu này

- Đối với những khách hàng sử dụng phương thức thanh toán chuyển tiền (như những khách hàng ở thị trường Malaysia và Argentina) thì bộ chứng tư Công ty lập ra đòi hỏi phải phù hợp với hợp đồng Do đó Công ty cần có những quy định cụ thể trong nội dung các điều khoản của hợp đồng để tạo thuận lợi hơn cho người lập chứng từ trong việc thể hiện hợp lý các nội dung này trên bề mặt các chứng từ gởi hàng

- Đối với những khách hàng sử dụng phương thức thanh toán bằng L/C (như những khách hàng ở thị trường Singapore, Ý, Cộng Hoà Séc,…) thì bộ chứng từ lập ra phải thể hiện được những yêu cầu sau mới được ngân hàng chấp nhận thanh toán:

+ Bô chứng từ lập ra phải đầy đủ các chứng từ nghĩa là các loại chứng từ và số lượng của từng loại phải theo quy định của L/C

+ Bộ chứng từ lập ra phải hoàn chỉnh về mặt hình thức bề ngoài Điều này có nghĩa rằng bộ chứng từ này cần phải hoàn toàn đáp ứng các yêu cầu nêu trong L/C : từ

mô tả đặc điểm của hàng hóa, đến mô tả chất lượng, phương thức vận tải, giao nhận,…

+ Bộ chứng từ lập ra đòi hỏi phải thể hiện được tính nghiêm ngặt về mặt chứng

từ Bởi vì, ngân hàng chỉ thanh toán tiền hàng cho Công ty dựa vào bộ chứng từ chứ không dựa vào hàng hóa Vì thế ngân hàng giám sát rất chặt chẽ từng nội dung của từng loại chứng từ có phù hợp với quy định của L/C hay không Thậm chí nếu Công ty có những sai sót nhỏ thì ngân hàng sẽ gây khó khăn cho việc thanh toán tiền hàng xuất khẩu

+ Bộ chứng từ lập ra đòi hỏi phải không thể hiện sự mâu thuẩn giữa các chứng

từ, nghĩa là nội dung của các loại chứng từ không được mâu thuẩn với nhau Ví dụ mô

tả hàng hóa trong hóa đơn phải giống mô tả trong vận đơn phải đúng quy định của L/C;

số lượng hàng hóa ghi trong các chứng từ phải thống nhất và đúng quy định của L/C

+ Khi lập xong bộ chứng từ đòi hỏi phải xuất trình đúng thời hạn quy định của L/C Nếu trong L/C không quy định thời hạn xuất trình bộ chứng từ thì điều 43 UCP-

DC quy định như sau: “ Các ngân hàng sẽ không chấp nhận các chứng từ xuất trình cho ngân hàng sau 21 ngày kể từ ngày xếp hàng” Vì vậy trong mọi trường hợp các chứng từ không được xuất trình sau khi hết thời hạn có hiệu lực của L/C

3.2.5.2 Những sai sót thường gặp và cách thức khắc phục khi thiết lập bộ chứng

từ thanh toán :

Trong quá trình thiết lập các chứng từ việc mắc phải những sai sót, những lỗi nhỏ là điều khó có thể tránh khỏi Trên thực tế khi thiết lập các chứng từ trong phương thức thanh toán T/T Công ty có mắc những lỗi nhỏ không đáng kể, nhưng đối với những khách hàng sử dụng phương thức thanh toán bằng L/C thì Công ty dễ mắc các sai sót hơn Những sai sót Công ty thường gặp phải và cách khắc phục nó là:

a/ Hoá đơn thương mại (Commercial invoice) :

Hoá đơn thương mại là chứng từ quan trọng nhất và cơ bản của các chứng từ hàng hoá cũng như trong khâu thanh toán Do đó, khi lập hoá đơn thương mại Công ty cần chú ý đến các mục thường sai sót sau để có thể hạn chế được những bất hợp lệ khi lập chứng từ này

* Ngày lập hoá đơn :

Hóa đơn thương mại do Công ty lập và xuất trình cho người mua sau khi đã giao

hàng Điều này dễ dẫn đến sai sót cho Công ty bởi vì sau giao hàng xong nhân viên giao nhận của Công ty mới bắt đầu hoàn thành bộ chứng từ thanh toán nên có khi không để ý

đã ghi nhầm ngày lập hóa đơn sau ngày giao hàng tức là sau ngày ký B/L Để tránh sai sót này khi lập hóa đơn Công ty cần phải để ý ngày lập hóa đơn phải trước hoặc bằng với ngày ký B/L

* Mô tả hàng hóa :

Trong mục này Công ty thường mắc phải các sai sót do mỗi lần đặt hàng khách

hàng không chỉ đặt một loại cà phê cụ thể nào đó mà có rất nhiều loại khác nhau trong cùng một đơn đặt hàng cho nên chỉ cần ghi sai một con số hoặc một chữ cái thì chứng từ

sẽ được coi là bất hợp lệ Vì thế nhân viên lập chứng từ cần phải cẩn thận hơn khi mô tả hàng hóa và phải lưu ý rằng hàng hóa phải được mô tả chi tiết và chính xác như trong hợp đồng mua bán (nếu thanh toán theo phương thức T/T) hoặc trong L/C (nếu thanh toán bằng L/C) Nếu L/C có yêu cầu những ghi chú trên mô tả hàng hóa thì hóa đơn và các chứng từ khác cũng phải được thể hiện

* Trị giá hóa đơn :

Hóa đơn thương mại là cơ sở để người bán đòi người mua phải trả tiền theo tổng số tiền hàng đã được ghi trên hóa đơn Do đó trị giá hàng xuất khẩu ghi trên hóa đơn phải không được vượt quá số tiền trong hợp đồng hoặc L/C cho phép Điều này có nghĩa là nếu giao hàng từng phần không cho phép thì tổng giá trị hóa đơn phải nằm trong dung sai cho phép của thư tín dụng Ngược lại, nếu người mua chấp nhận việc giao hàng từng phần thì trị giá hoá đơn có thể nhỏ hơn trị giá L/C nhưng khi Công ty giao hàng lần cuối cùng thì tổng giá trị của tất cả các lần giao hàng có thể nhỏ hơn trị giá L/C là 5% không

bị giảm Tuy nhiên, nếu trong L/C có những từ : vào khoảng, khoảng chừng hoặc những

từ ngữ tương tự khác dùng để nói về số tiền thì phải được hiểu là số dung sai cho phép

là hơn hoặc kém không quá 10%

Trên thực tế khi ghi tổng giá trị hàng Công ty đã ghi đầy đủ cả bằng số, bằng chữ và điều kiện cơ sở giao hàng kèm theo giá đó Nhưng để bảo lưu quyền đính chính khi có sai sót Công ty nên ghi kèm thêm cả chữ “E and OE” (Errors and omission expelled) Ví

dụ như trong hóa đơn thương mại khi gửi cho khách hàng ở thị trường Malaysia, ở mục trị giá hoá đơn Công ty chỉ ghi như sau:

Total amount : USD 18,601.30 FOB Danang Port, VietNam, Incoterm 2000

(say: US Dollars eighteen thousand six hundred one and thirty cents)

Nếu chỉ ghi như vậy khi có sai sót thì việc sữa đổi sẽ không tiện, tốt nhất Công ty nên ghi như sau để bảo lưu quyền đính chính sữa đổi nếu có nhầm lẫn:

Total amount: USD 18,601.30 FOB DaNang Port, VietNam, Incoterm 2000, E and OE

* Số bản hoá đơn khi xuất trình:

Số bản hoá đơn khi xuất trình phải bằng số bản mà hợp đồng hoặc L/C yêu cầu và ít nhất trong đó phải có một bản gốc có dấu “ORIGINAL” nếu không bộ chứng từ xuất trình sẽ được coi là không hợp lệ Tuy nhiên,việc khắc phục sai sót này không có gì khó khăn chỉ cần trước khi gửi bộ chứng từ thanh toán cho ngân hàng Công ty nên xem lại quy định của hợp đồng hoặc của L/C để chuẩn bị số lượng bản hóa đơn gốc và phụ (bản photo) cho đầy đủ

b/ Phiếu đóng gói (Packing list):

Phiếu đóng gói là một chứng từ hàng hóa liệt kê những mặt hàng, những loại hàng

và số lượng mỗi loại được đóng trong một Container nhất định Phiếu này do Công ty lập ra mỗi khi đóng hàng xuất khẩu vào Container Phiếu đóng gói là một chứng từ cần thiết cho Công ty khi tiến hành làm thủ tục thông quan xuất khẩu cho hàng hóa, bởi vì

nó có tác dụng tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm đếm hàng hóa trong Container nhằm phục vụ cho khâu làm thủ tục hải quan và công tác giao nhận hàng được dễ dàng

và nhanh chóng hơn

Trong thực tế trường hợp bất hợp lệ mà Công ty thường gặp phải khi lập hối phiếu là tổng số số lượng hàng hóa được kể chi tiết trong packing list không bằng với số lượng hàng hóa ghi trong hóa đơn hoặc không phù hợp với số lượng hàng giao thực tế Chính

vì vậy đã làm cho thời gian kiểm hoá hải quan bị kéo dài, ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng của Công ty Do vậy, khi lập phiếu đóng gói Công ty cần phải chú ý không được tạo ra sự khác biệt về nội dung giữa phiếu đóng gói và hóa đơn thương mại và cần phải chú trọng đến số lượng hàng giao thực tế để lập phiếu đóng gói cho phù hợp

c/ Vận đơn đường biển (Bill of Lading - B/L) :

Vận đơn đường biển là một chứng từ hết sức quan trọng trong buôn bán quốc tế Nó được ví như là “linh hồn” của bộ chứng từ bởi vì nó không thể thiếu được trong quá trình thanh toán, trong bảo hiểm và trong khiếu nại đòi bồi thường các tổn thất trong quá trình vận chuyển Hơn nữa, vận đơn đường biển còn là một chứng từ xác nhận quyền sở hữu đối với những hàng hóa ghi trên vận đơn nghĩa là người nào cầm được chứng từ này thì có thể nhận hàng từ tàu biển Vì thế đây là một chứng từ phức tạp đòi hỏi người lập vận đơn phải thật cẩn thận và am hiểu về nó để có thể tránh được những bất hợp lệ rất dễ xảy ra đối với chứng từ này

Vận đơn, về danh nghĩa là do người vận tải cấp Nhưng trong thực tế khi tiến hành công tác giao nhận thì chứng từ này lại được giao cho Công ty chuẩn bị sẵn trên cơ sở mẫu chứng từ do hãng tàu cấp Sau khi Công ty giao Container tại CY thì đại lý của hãng tàu đó sẽ xem xét và ghi chú (nếu cần) vào vận đơn Do vậy, khi lập vận đơn Công

ty thường mắc phải các sai sót do không nắm vững được cách lập chứng từ Để có thể tránh được những bất hợp lệ Công ty thường gặp trong khi lập vận đơn, góp phần mang lại hiệu quả trong khâu lập bộ chứng từ sau khi giao hàng thì nhân viên lập chứng từ này cần phải lưu ý những vấn đề sau:

Trước hết, khi chuẩn bị điền các thông tin vào vận đơn cần phải xem lại thử mẫu vận đơn mà mình đang sử dụng thuộc mẫu vận đơn nào Nhân viên lập chứng từ cần thiết phải thực hiện bước này bởi vì đối với Công ty tuy mới bắt đầu tham gia vào hoạt động xuất khẩu nhưng đã có rất nhiều khách hàng ở các thị trường khác nhau Vì thế, mỗi lần giao hàng Công ty phải quan hệ với nhiều hãng tàu khác nhau do đó nếu không để ý rất

dễ sử dụng lộn mẫu vận đơn không phải của hãng tàu mà mình đang giao dịch Do vậy Công ty cần phải lưu ý rằng mẫu vận đơn của hãng tàu nào thì chỉ dùng cho tàu thuộc hãng đó

Tiếp đến, phần thường bị sai sót nhiều nhất trên vận đơn là phần tên và địa chỉ của người nhận hàng (consingnee) vì phần này thường được quy định khác nhau trên từng

L/C Nếu chỉ hiểu theo cách đơn giản rằng ” Phần người nhận hàng thì phải ghi tên của

người mua hay người mở L/C” thì rất dễ dẫn đến việc ghi sai ở mục này vì thật ra trong

buôn bán quốc tế có thể nói người nào cầm được vận đơn thì người đó có quyền định

đoạt đối với hàng hóa Vì vậy trong vận đơn ở chổ Consingnee thường đa dạng và

những sai sót ở phần này dễ làm cho người mua từ chối thanh toán Do vậy muốn ghi mục này trên B/L cho đúng thì:

+ Mục “Shipper” phải thể hiện tên người bán trong hợp đồng hay trong L/C và không được viết tắt Công ty có thể ghi như sau:

DANANG RUBBER COMPANY

01 Le Van Hien Street, Danang City, Vietnam

+ Mục “Cosingnee” : Việc ghi tên người nhận hàng phải căn cứ vào loại vận đơn

do hợp đồng hay L/C yêu cầu cấp Cụ thể để tránh bất hợp lệ ở mục này Công ty nên thể hiện như sau trên B/L:

Yêu cầu trong L/C Cách ghi trên L/Container

1 To order and endorsed bank + To order

+ Công ty lật mặt sau B/L ký tên, đóng dấu2.To order of …… bank + To order of …… bank

+ Công ty không cần ký hậu B/L3.To order of the shipper and

endorsed in bank

+ To order of the shipper+ Người giao hàng lật mặt sau ký tên, đóng dấu

4.To order of the bank and endorsed

in bank

+ To order of the bank+ Công ty không cần ký hậu5.To order and endorsed to … bank + To order

+ Công ty lật mặt sau ký tên đóng dấu và ghi thêm dòng chữ “Delivery to the order of

…… bank”

Yêu cầu trong L/C Cách ghi trên L/Container

1 To order and endorsed bank + To order

+ Công ty lật mặt sau B/L ký tên, đóng dấu2.To order of …… bank + To order of …… bank

+ Công ty không cần ký hậu B/L3.To order of the shipper and

endorsed in bank

+ To order of the shipper+ Người giao hàng lật mặt sau ký tên, đóng dấu

4.To order of the bank and endorsed

in bank

+ To order of the bank+ Công ty không cần ký hậu5.To order and endorsed to … bank + To order

+ Công ty lật mặt sau ký tên đóng dấu và ghi thêm dòng chữ “Delivery to the order of

Ngoài những sai sót dễ gặp ở các mục kể trên, khi lập B/L Công ty còn gặp các rủi ro khác như :

+ Cảng bốc hàng không khớp với quy định trong L/C do L/C quy định “shipment from Danang Port…” nhưng khi điền vào mục “loading port” Công ty đã ghi là “Tien Sa Port” Mặc dầu ghi như vậy thì rõ ràng hơn bởi vì cảng Tiên Sa là cảng xếp dỡ lớn nhất của cảng Đà Nẵng do đó hầu hết tất cả các tàu có trọng tải lớn đều cập ở cảng này, nhưng trên thực tế chứng từ này đã bị ngân hàng coi là bất hợp lệ và từ chối chiết khấu

bộ chứng từ Để khắc phục được những hạn chế này thì người lập Bill cần phải nắm vững được L/C và kiểm tra lại chứng từ sau khi đã lập xong

+ Số lượng hàng hóa ghi trên vận đơn khác với số lượng hàng hóa ghi trên hóa đơn Do đó khi điền vào mục này cần phải lưu ý rằng việc ghi số lượng hàng cần phù hợp với số lượng thực tế được giao lên tàu và phải không được mâu thuẩn với hóa đơn

+ Vì Công ty giao hàng nguyên Container nên sau khi giao hàng xong và nhận vận đơn nhận hàng để xếp (Received for shipment B/L) từ đại lý của hãng tàu thì việc giao hàng được coi như đã xong Tuy nhiên, trong thực tế vận đơn này chỉ được ngân hàng chấp nhận nếu trong hợp đồng hoặc trong L/C đã đề cập đến việc chấp nhận hợp lệ loại vận đơn này Vì vậy trong những thương vụ xuất khẩu mà trong hợp đồng hoặc L/C không nói gì thì Công ty đã gặp rủi ro do loại B/L không hợp lệ Do đó tốt nhất làsau khi giao hàng thì Công ty nên yêu cầu ghi chú thêm câu “shipped on board on …” và ký xác nhận vào đó để trở thành vận đơn đã xếp hàng “shipped on board B/L” Khi đó ngày phát hành vận đơn (ngày giao hàng) sẽ được coi là ngày bốc hàng lên tàu

+ Số lượng B/L xuất trình không đúng quy định Thông thường trong hợp đồng hoặc L/C người ta chỉ quy định số lượng bản gốc cần phải được xuất trình khi thanh toán tiền hàng Ví dụ như khi quy định :

3/3 bản vận đơn gốc, thì Công ty phải nộp cho ngân hàng tất cả 3 bản gốc vận

đơn đã làm; hoặc

2/3 bản vận đơn gốc, thì Công ty phải nộp cho ngân hàng cả hai trong số 3 bản

gốc vận đơn, một bản gốc còn lại có thể gửi cho người mua nếu như hợp đồng quy định

Như vậy, để không mắc sai sót ở phần này thì Công ty cần phải căn cứ vào hợp đồng hoặc L/C để tính toán số lượng bản gốc cần có để chuẩn bị cho đúng Còn số lượng bản sao cần thiết thì cần phải được tính dựa vào yêu cầu về lưu trữ của Công ty,

về việc gửi cho người mua để thông báo kết quả giao hàng, về việc lưu trữ của những cơ quan có liên quan

Cuối cùng, điểm quan trọng mà Công ty cần quan tâm là tất cả những sai sót có thể xảy ra khi thiết lập chứng từ này cần phải được khắc phục một cách chắc chắn trước khi tàu chạy Do đó, để thực hiện tốt được việc này Công ty nên đánh giá tất cả các chi tiết