Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả đấu thầu ở Công ty Xây dựng lắp máy điện nước Hà Nội.doc

Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả đấu thầu ở Công ty Xây dựng lắp máy điện nước Hà Nội

Lời mở đầu

Trong chu trình của mỗi dự án đầu t phát triển dù của Nhà nớc hay của t nhân, chủ đầu t đều phải thực hiện rất nhiều các công việc khác nhau, từ việc xây dựng, phân tích, thẩm định dự án đến việc mua sắm vật t… thiết bị, chọn công nghệ…

Để thực hiện đợc những việc này chủ đầu t có thể tự làm hoặc thông qua các tổ chức hoặc cá nhân khác có đủ điều kiện thực hiện Trong nền kinh tế thị trờng các

dự án đợc thực hiện chủ yếu thông qua phơng thức thứ hai Vậy làm thế nào để chọn đợc các tổ chức cá nhân có thể thực hiện tốt các chu trình của một dự án?

Đấu thầu là phơng pháp có hiệu quả nhất để thực hiện mục tiêu này nhằm đảm bảo cho sự thành công của chủ đầu t Là một công ty thuộc ngành xây dựng, Công

ty Xây dựng lắp máy điện nớc Hà Nội đã đạt đợc những thành công đáng kể trong việc đấu thầu những công trình Với tình hình cạnh tranh ngày một gay gắt, việc

đề ra những giải pháp nâng cao hiệu quả đấu thầu là một vấn đề hết sức quan trọng Vì vậy sau một thời gian thực tập tại Công ty em xin mạnh dạn chọn đề tài

Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả đấu thầu ở Công ty Xây dựng lắp

“

máy điện nớc Hà Nội ”

Do còn hạn chế về kiến thức cũng nh tìm hiểu thực tế nên em không tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong có sự góp ý của các thầy cô trong khoa Khoa học quản lý, cùng các cán bộ của Công ty Xây dựng lắp máy điện nớc Hà Nội

Em xin cảm ơn PGS.TS Đoàn Thị Thu Hà cũng nh phòng Kinh tế - Kế hoạch

của Công ty đã tận tình hớng dẫn giúp đỡ em hoàn thành bản chuyên đề này

Nội dung của chuyên đề gồm ba chơng:

Chơng 1: Tổng quan về đấu thầu

Chơng 2: Thực trạng đấu thầu của Công ty Xây dựng lắp máy điện nớc

Hà Nội.

Chơng 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả đấu thầu ở Công

ty Xây dựng lắp máy điện nớc Hà Nội.

Hà Nội ngày 29 tháng 4 năm 2004

SV: Trần Thị Hoạ

Chơng I Tổng quan về đấu thầu

I Khái niệm và những vấn đề cơ bản của đấu thầu

1 Một số khái niệm của đấu thầu

Để hiểu thêm về đấu thầu trong việc nghiên cứu đề tài này, sau đây là một số khái niệm cơ bản về đấu thầu

- Đấu thầu: Là quá trình lựa chọn nhà thầu đáp ứng các yêu cầu của bên mời thầu

- Đấu thầu trong nớc: là cuộc đấu thầu chỉ có nhà thầu trong nớc tham dự

- Đấu thầu quốc tế: là cuộc đấu thầu có cả nhà thầu trong nớc và ngoài nớc tham dự

- Xét thầu: là quá trình bên mời thầu xem xét, phân tích, đánh giá xếp hạng các hồ sơ dự thầu để lựa chọn nhà thầu trúng thầu

- Bên mời thầu: là chủ dự án, chủ đầu t hoặc pháp nhân đại diện hợp pháp của chủ dự án

- Nhà thầu: là tổ chức, cá nhân trong nớc hoặc nớc ngoài có năng lực pháp luật dân sự, đối với cá nhân còn phải có năng lực hành vi dân sự để ký kết

- T vấn: là hoạt động đáp ứng kiến thức, kinh nghiệm chuyên môn cho bên mời thầu xem xét, quyết định, kiểm tra quá trình chuẩn bị và thực hiện dự

án

- Thẩm định: là công việc kiểm tra đánh giá của các cơ quan có chức năng thẩm định về kế hoạch đấu thầu của dự án, kết quả đấu thầu mỗi gói thầu, cũng nh các tài liệu đấu thầu có liên quan trớc khi ngời có thẩm quyền cũng nh cấp có thẩm quyền phê duyệt

- Chủ dự án: là tổ chức đợc giao nhiệm vụ trực tiếp quản lý và thực hiện dự

án Đối với dự án đầu t chủ dự án là chủ đầu t

2 Phân loại đấu thầu

2.1 Đấu thầu tuyển chọn t vấn

- T vấn chuẩn bị đầu t: lập báo cáo nghiên cứu khả thi; thẩm định các báo cáo nghiên cứu khả thi

- T vấn thực hiện đầu t: lập, thiết kế tổng dự toán và dự toán; thẩm định thiết

kế và tổng dự toán; lập hồ sơ mời thầu và đánh giá xếp hạng nhà thầu

- Các t vấn khác: vận hành trong thời gian đầu; thực hiện chơng trình đào tạo, chuyển giao công nghệ và quản lý dự án

2.2 Đấu thầu mua sắm thiết bị

Đây là một trong những hình thức đấu thầu thực hiện đầu t nhằm lựa chọn các nhà thầu thực hiện mua sắm vật t thiết bị cho dự án

Vật t thiết bị cho dự án bao gồm thiết bị toàn bộ hay thiết bị lẻ, thành phẩm, bán thành phẩm, nguyên liệu và vật liệu

2.3 Đấu thầu xây lắp

Là loại đấu thầu thực hiện dự án nhằm lựa chọn nhà thầu thực hiện các công việc xây lắp của dự án Đây là loại hình phổ biến nhất hiện nay

2.4 Đấu thầu dự án

Đây là loại đấu thầu mà dự án không phải chia thành các gói thầu, các dự án thực hiện theo phơng thức xây dựng – chuyển giao (BT) và các dự án thực hiện theo phơng thức xây dựng – vận hành – chuyển giao (BOT) Điểm khác biệt giữa đấu thầu dự án và các hình thức đấu thầu trên là các nhà thầu trong đấu thầu

dự án thực hiện tất cả các hoạt động, từ t vấn đầu t, mua sắm vật t thiết bị, xây lắp

và vận hành, chuyển giao

3 Nguyên tắc đấu thầu

Nhằm đảm bảo tính đúng đắn, khách quan, công bằng và hiệu quả trong đấu thầu, chủ thể quản lý dự án phải đảm bảo nghiêm túc các nguyên tắc

- Nguyên tắc cạnh tranh với điều kiện ngang nhau: mỗi cuộc đấu thầu đều phải

đợc thực hiện với sự tham gia của một số nhà thầu có đủ năng lực để hình thành một cuộc cạnh tranh mạnh mẽ Điều kiện đặt ra với các đơn vị ứng

thầu và thông tin cung cấp cho họ phải ngang nhau, nhất thiết không có sự phân biệt đối xử

- Nguyên tắc dữ liệu đầy đủ: các nhà thầu phải nhận đợc đầy đủ tài liệu đấu thầu với các thông tin chi tiết, rõ ràng và có hệ thống về qui mô, khối lợng, quy cách, yêu cầu chất lợng của công trình hay hàng hoá dịch vụ cần cung ứng, về tiến độ và điều kiện thực hiện Để đảm bảo nguyên tắc này, chủ thể quản lý dự án phải nghiên cứu, tính toán, cân nhắc thấu đáo để tiên liệu rất

kỹ và rất chắc chắn về mọi yếu tố có liên quan, phải tránh tình trạng chuẩn bị sơ sài, tắc trách

- Nguyên tắc đánh giá công bằng: các hồ sơ đấu thầu phải đợc đánh giá một cách công bằng không thiên vị theo cùng một chuẩn mực và đợc đánh giá bởi một đơn vị xét thầu có đủ năng lực và phẩm chất Lý do để đợc chọn hay bị loại phải đợc giải thích đầy đủ để tránh sự ngờ vực

- Nguyên tắc trách nhiệm phân minh: không chỉ nghĩa vụ, quyền hạn của các bên liên quan đợc đề cập và chi tiết hoá trong hợp đồng mà phạm vi trách nhiệm của mỗi bên ở từng phần việc đều đợc phân định rõ ràng để không một sai sót nào không có ngời chịu trách nhiệm Mỗi bên phải biết rõ mình phải chịu hậu quả gì nếu không hoàn thành trách nhiệm

- Nguyên tắc ba chủ thể: trong quá trình thực hiện dự án luôn có sự xuất hiện

đồng thời của ba chủ thể: chủ công trình, nhà thầu và kỹ s t vấn Trong đó kỹ

s t vấn hiện diện nh một sự bảo đảm cho hợp đồng luôn đợc thực hiện nghiêm túc, đồng thời hạn chế tối đa những mu toàn, thông đồng, châm trớc gây thiệt hại cho chủ đích thực của dự án Kỹ s t vấn phải là chuyên gia có đầy đủ năng lực và kinh nghiệm cũng nh phẩm chất, phải làm đúng vai trò của trọng tài công minh, mẫn cảm, đợc cử ra bởi công ty t vấn chuyên ngành

- Nguyên tắc tuân thủ nghiêm ngặt sự quản lý thống nhất của nhà nớc: đây là một nguyên tắc mang tính bất biến

- Nguyên tắc bảo lãnh, bảo hành và bảo hiểm đích đáng: đây là nguyên tắc

đảm bảo dự án đi đúng hớng của nó và mỗi bên phải có trách nhiệm cao hơn với dự án cho đến khi dự án kết thúc và đi vào hoạt động

4 Những nhân tố ảnh hởng tới kết quả đấu thầu của các nhà thầu.

4.1 Những nhân tố bên ngoài.

a Điều kiện thị trờng xây dựng:

Điều kiện thị trờng xây dựng là một nhân tố có tầm ảnh hởng khá lớn đến kết quả của các cuộc đấu thầu Tuy không phải là những ảnh hởng trực tiếp nhng thông qua nó các điều kiện về đấu thầu đợc thuận lợi hay khó khăn Điều kiện thị trờng xây dựng là một yếu tố vĩ mô nó là nhân tố tạo ra sự ổn định cho các hoạt

động về đấu thầu phát triển

- Một khi môi trờng luật pháp về các Quy chế đấu thầu, Đầu t xây dựng, về sự cạnh tranh trong đấu thầu không có tính ổn định, chặt chẽ nghiêm minh thì chắc chắn hiệu quả của các cuộc đấu thầu sẽ bị ảnh hởng tiêu cực Chính vì vậy, để kết quả các cuộc đấu thầu cũng nh hoạt động về xây dựng khác ngày càng có hiệu quả hơn đòi hỏi các tổ chức (nhà thầu) cũng những các cơ quan quản lý phải tích cực xây dựng cũng

nh hoàn thiện các quy định về hoạt động đấu thầu nhằm tạo ra một môi trờng đấu thầu hoàn hảo hơn, qua đó hiệu quả của hoạt động này cũng đợc cao hơn

b Tình hình của đối thủ cạnh tranh:

Một trong những nhân tố quan trọng nhất ảnh hởng tới kết quả đấu thầu của bên dự thầu, đó là đối thủ cạnh tranh Nh ta đã biết đấu thầu là sự giành giật phần thắng giữa các nhà thầu với nhau Cho nên sự mạnh yếu của đối thủ cạnh tranh là cơ hội hay là nguy cơ đối với bên dự thầu Nếu đối thủ mạnh hơn thì gây cho ta rất nhiều khó khăn và có thể chúng ta sẽ bị thất bại Ngợc lại là cơ hội để chúng ta giành chiến thắng

Không chỉ là kết quả của một cuộc đấu thầu mà để tồn tại và phát triển lớn mạnh trên thị trờng chúng ta luôn phải quan tâm đến các đối thủ cạnh tranh, quan sát từng nớc cờ của họ từ đó đa ra những chính sách thích hợp có nh thế mới không bị loại khỏi cuộc chơi

c Sự ủng hộ của chủ đầu t và các cơ quan chức năng khác:

Trong một cuộc đấu thầu cho dù hồ sơ dự thầu của nhà thầu có mang tính thuyết phục cao, có thể về giá, về kỹ thuật, nh… ng nếu không đợc sự ủng hộ, sự phê duyệt của chủ đầu t và cơ quan quản lý thì cũng trở nên vô nghĩa Điều này càng đúng đối với điều kiện nớc ta hiện nay Trong các cuộc đấu thầu ở Việt Nam hiện nay thì việc chiếm đợc sự ủng hộ của chủ đầu t và các bên liên quan là cực

kỳ quan trọng đối với các nhà thầu Chính vì vậy để thắng thầu, ngoài việc đáp ứng tốt các chỉ tiêu trong túi hồ sơ họ còn tìm đủ mọi cách để chiếm đợc sự ủng

hộ, sự u tiên của chủ đầu t cũng nh các cơ quan chức năng khác Đây là một vấn

đề còn gây nhiều ảnh hởng không tốt đến kết quả đấu thầu

d Tính nghiêm minh của luật pháp:

Cũng giống nh các hoạt động khác hiệu quả của các cuộc đấu thầu cũng phụ thuộc vào việc luật pháp có đầy đủ, chặt chẽ hay không? Tình hình thực thi luật pháp nh thế nào? Có một thực tế là nhiều hoạt động đã đợc luật pháp quy

định cụ thể nhng thực thi rất kém Chính vì vậy đã tạo ra nhiều kẽ hở cho những

kẻ cơ hội luồn qua Ví dụ nh ở đấu thầu: Trong môi trờng đấu thầu luôn tồn tại khái niệm “Cửa sau” Các nhà thầu khi tham gia đấu thầu, để thắng thầu họ đã đi cửa sau để chiếm đợc sự ủng hộ của những ngời có thẩm quyền (nhất là đối với các dự án có vốn đầu t Nhà nớc) Hiện tợng này đã làm giảm kết quả của các cuộc

đấu thầu Nhà thầu chiếm đợc phần thắng không phải là nhà thầu thực hiện dự án một cách tốt nhất có khi còn là nhà thầu yếu kém không có đủ năng lực

4.2 Những nhân tố bên trong.

a Năng lực của chủ thầu

Có thể nói trong các nhân tố góp phần vào sự thắng thầu thì năng lực của các nhà thầu là yếu tố cơ bản nhất Bởi vì một công ty thực sự có năng lực tốt thì mới có điều kiện để đáp ứng tốt các yêu cầu của bên mời thầu Năng lực của các nhà thầu đợc thể hiện qua một số chỉ tiêu sau:

- Năng lực về máy móc thiết bị công nghệ:

Năng lực về máy móc thiết bị thể hiện ở năng lực sản xuất thi công của nhà thầu, nếu tổ chức đó có nhiều máy móc hiện đại quy mô lớn, chứng tỏ nó có đủ năng lực để thi công các công trình quy mô lớn Năng lực về máy móc thiết bị cũng nói lên tính chuyên môn hoá, tính cơ giới trong tổ chức đó nh thế nào Tổ chức xây dựng có trang thiết bị thô sơ không thể đảm trách thi công các công trình có quy mô lớn, điều kiện thi công phức tạp, công nghệ cao Chính vì vậy, năng lực về trang thiết bị máy móc có ảnh hởng rất lớn đến khả năng của tổ chức xây dựng đó và do đó cũng ảnh hởng đến kết quả đấu thầu

- Năng lực về nguồn nhân lực:

Nh bất kỳ ở một tổ chức nào, nhân tố con ngời có vai trò trọng tâm của quá trình sản xuất Đối với các tổ chức xây dựng cũng không nằm ngoài quy luật đó Một công ty có máy móc hiện đại, quy mô lớn, có nguồn lực tài chính dồi dào nhng nếu không có những con ngời giỏi, không có một đội ngũ cán bộ chuyên môn có trình độ cao thì cũng không thể phát huy đợc sức mạnh tổng hợp của mình Nhng cũng với điều kiện đó mà công ty có một nguồn nhân lực mạnh với

cơ cấu hợp lý, trình độ chuyên môn cao, cùng hết lòng vì mục tiêu chung của doanh nghiệp thì cộng với những nhân tố về trang thiết bị và nguồn tài chính tốt

sẽ tạo nên một sức mạnh vững chắc cho công ty

- Năng lực về tài chính:

Với một nguồn tài chính dồi dào cho phép công ty thực hiện tốt những dự án

có quy mô lớn, thời gian dài và là điều kiện tốt cho doanh nghiệp thắng thầu trong các cuộc cạnh tranh bằng việc hạ giá thấp nhất tới mức có thể

Năng lực tài chính là một chỉ tiêu hàng đầu để đánh giá khả năng đáp ứng cũng nh sự linh hoạt của công ty Tiến độ thực hiện dự án nh thế nào phụ thuộc lớn vào khả năng tài chính của tổ chức đó Từ đó, ta thấy năng lực tài chính có

ảnh hởng không nhỏ đến khả năng thắng thầu đối với nhà thầu và chất lợng công trình của chủ dự án

b Khả năng cạnh tranh của các chủ thầu

Khả năng cạnh tranh của nhà thầu nhìn chung đợc đánh giá trên hai mặt đó là: Đáp ứng các yêu cầu của bên mời thầu và mối quan hệ, uy tín của tổ chức đó

- Khả năng đáp ứng các chỉ tiêu cơ bản của chủ đầu t:

Khả năng cạnh tranh là một nhân tố tổng hợp, nó gồm nhiều nhân tố nhỏ tạo nên, nhng cơ bản trong một cuộc đấu thầu nó đợc thể hiện thông qua một số chỉ tiêu sau:

Chính vì vậy để cạnh tranh với các nhà thầu khác thì cần phải có một nguồn lực đủ mạnh để hạ giá thấp nhất tới mức có thể Đây là một chiến lợc rất thông dụng đối với các nhà thầu

+ Thời gian thực hiện

Khi mà nền kinh tế ngày càng phát triển thì vấn đề thời gian, tiến độ công việc là rất quan trọng, nhất là đối với những công trình mang tính cấp bách đòi hỏi phải giải quyết ngay thì chỉ tiêu thời gian thực hiện đợc đa lên chỉ tiêu hàng

đầu Vấn đề thời gian không chỉ quan trọng với các chủ đầu t mà nó còn là vấn

đề mà các nhà thầu luôn luôn phải quan tâm Rút ngắn đợc thời gian xây dựng có nghĩa là rút ngắn đợc thời gian quay vòng vốn, giảm chi phí cơ hội Đó là những chỉ tiêu làm giảm chi phí khá lớn cho các nhà thầu.

+ Chất lợng công việc

Chỉ tiêu chất lợng nói lên khả năng về kỹ thuật, trình độ chuyên môn trong thi công các công trình cũng nh sự chấp hành các định mức về tiêu chuẩn kỹ thuật một cách nghiêm ngặt Trong bối cảnh kinh tế nớc ta ngày càng đi lên, đi cùng với nó là sự đòi hỏi về chất lợng hàng hoá cũng phải cao hơn Trớc tình hình nh vậy, để tạo đợc uy tín trên thị trờng xây dựng thì đòi hỏi nhà thầu phải có những biện pháp nâng cao chất lợng, cần phải đa vào các mô hình quản lý chất lợng trong đơn vị mình, dần dần xây dựng đợc hình ảnh tốt và nâng cao uy tín của mình trong mắt các nhà đầu t

+ Chỉ tiêu về bảo vệ môi trờng

Đã có một thời gian dài trong quá khứ vấn đề bảo vệ môi trờng bị xem nhẹ Hậu quả là môi trờng đã bị ảnh hởng nặng nề từ các hoạt động xây dựng và các hoạt động khác Trớc tình trạng nh vậy, vấn đề bảo vệ môi trờng đã đợc các chủ

đầu t đặt ra, đòi hỏi các nhà thầu trong phơng án của mình phải có phơng thức bảo

vệ môi trờng Trong các dự án có tính công cộng, cảnh quan môi trờng đợc các nhà đầu t rất quan tâm đến phơng án bảo vệ môi trờng Do đó, để hồ sơ dự thầu của mình có tính thuyết phục cao hơn, các nhà thầu phải quan tâm nhiều hơn đến vấn đề môi trờng

+ Uy tín của nhà thầu

Trong bất kỳ một công việc gì, uy tín luôn có một vị trí quan trọng Một tổ chức nếu không có một uy tín nhất định thì khó có thể tồn tại đợc trên thị trờng Trong đấu thầu, uy tín của các nhà thầu thể hiện rất rõ ở các công trình đã từng thi công Do vậy, để đánh giá uy tín của nhà thầu, chủ đầu t rất quan tâm đến chất l-ợng những công trình của nhà thầu đã từng thi công

Với tầm quan trọng nh vậy, để có uy tín ngày càng cao với các chủ đầu t đòi hỏi nhà thầu phải luôn có tinh thần trách nhiệm cao, hoàn thành hợp đồng tốt Qua đó sức cạnh tranh trong các cuộc đấu thầu đợc nâng lên

- Năng lực Marketing:

Trong quá khứ khi mà nền kinh tế nớc ta cha mở cửa hay giai đoạn nền kinh

tế thị trờng còn sơ khai thì các hoạt động Marketing ở nớc ta còn rất hạn chế đặc biệt là trong ngành xây dựng Một số năm gần đây nền kinh tế thị trờng đã phát

triển thì trong xây dựng các hoạt động Marketing: quan hệ giao tiếp, quảng cáo…

đã đi vào hoạt động Thực tế cho thấy một đơn vị xây dựng để có đợc khả năng cạnh tranh cao thì việc tạo đợc một nội lực mạnh cha đủ mà cần phải tạo ra đợc một hình ảnh tốt trên thị trờng, đó là các mối quan hệ ngoại giao, uy tín của công

ty Muốn làm đ… ợc điều đó công ty cần có các hoạt động quảng cáo, giới thiệu sản phẩm, đó là các công trình với chất lợng cao đáp ứng yêu cầu của chủ đầu t…

Nh ta đã biết đấu thầu cũng là một hình thức bán hàng, hình thức tiêu thụ sản phẩm Để khách hàng tin tởng và tiêu thụ sản phẩm của mình thì Marketing không thể thiếu trong quá trình cạnh tranh gay gắt nh bây giờ

5 Tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả công tác đấu thầu với các doanh nghiệp xây lắp

5.1 Chỉ tiêu số lợng công trình trúng thầu và giá trị trúng thầu hàng năm

Giá trị trúng thầu hàng năm là tổng giá trị của tất cả các công trình mà doanh nghiệp xây dựng đã tham gia đấu thầu và trúng thầu trong năm (kể cả gói thầu của hạng mục công trình)

Chỉ tiêu giá trị chúng thầu và số công trình chúng thầu qua các năm cho ta biết khái quát nhất tình hình kết quả dự thầu của các doanh nghiệp Thông qua

đó để đánh giá hiệu quả công tác dự thầu trong năm

5.2 Chỉ tiêu xác suất chúng thầu

Chỉ tiêu này đợc xác định theo hai mặt biểu hiện là:

Xác suất chúng thầu theo số công trình =

==

Tổng số công trình trúng thầu Tổng số công trình đã dự thầu

Xác xuất trúng thầu theo giá trị =

Tổng giá trị trúng thầuTổng giá trị các công trình đã dự thầu

Các chỉ tiêu này cũng đợc đánh giá theo từng năm Trên thực tế hai chỉ tiêu này thờng không bằng nhau do giá trị đấu thầu các công trình khác nhau Việc

đánh giá đợc căn cứ vào từng kết quả cụ thể

5.3 Chỉ tiêu thị phần và uy tín của doanh nghiệp xây dựng trên thị trờng xây dựng

Chỉ tiêu thị phần cũng đợc đo bằng hai mặt biểu hiện đó là phần thị trờng tuyệt đối và phần thị trờng tơng đối

- Phần thị trờng tơng đối của doanh nghiệp đợc xác định trên cơ sở so sánh phần thị trờng tuyệt đối của doanh nghiệp với phần thị trờng tuyệt đối của một hoặc một số đối thủ cạnh tranh mạnh nhất

- Đối với chỉ tiêu uy tín doanh nghiệp đây là chỉ tiêu định tính mang tính chất bao trùm Nó có liên quan tới tất cả các chỉ tiêu trên và nhiều yếu tố khác nh: hoạt động marketing, quan hệ của doanh nghiệp với các tổ chức

II Một số vấn đề cơ bản của quy chế đấu thầu

1 Các hình thức đấu thầu

1.1. Đấu thầu rộng rãi

Đây là hình thức đấu thầu không hạn chế số lợng nhà thầu tham gia Bên mời thầu phải thông báo công khai về các điều kiện, thời gian dự thầu trên các phơng tiện thông tin đại chúng hoặc thông báo trên tờ thông tin về đấu thầu và trang Web về đấu thầu của Nhà nớc và của Bộ, ngành địa phơng tối thiểu 10 ngày trớc khi phát hành hồ sơ mời thầu

1.2 Đấu thầu hạn chế

Đây là hình thức đấu thầu mà bên mời thầu mời một số nhà thầu có đủ kinh nghiệm và năng lực tham dự Trong trờng hợp thực tế có ít hơn 5 nhà thầu thì phải báo cáo lên ngời có thẩm quyền xem xét, quyết định Chủ dự án quyết định danh

Phần thị trường tuyệt đối =

giá trị SLXL do DN thực hiên Tổng giá trị SLXL thực hiện của toàn ngành

sách nhà thầu tham dự trên cơ sở đánh giá của bên mời thầu trên cơ sở kinh nghiệm và năng lực của nhà thầu, song phải đảm bảo khách quan, công bằng và

đúng đối tợng Điều kiện áp dụng:

- Chỉ có một sồ nhà thầu có khả năng đáp ứng đợc yêu cầu của gói thầu

- Do nguồn vốn sử dụng yêu cầu phải tiến hành đấu thầu hạn chế

- Do tình hình cụ thể của gói thầu mà việc đấu thầu hạn chế có lợi

1.3 Chỉ định thầu

Là hình thức lựa chọn trức tiếp nhà thầu đáp ứng yêu cầu của gói thầu Nó đợc

áp dựng trong các trờng hợp đặc biệt sau đây:

- Bất khả kháng do thiên tai địch hoạ, sự cố cần khắc phục ngay thì chủ dự án

có quyền chỉ định ngay một đơn vị có năng lực để thực hiện công việc kịp thời Trong thời gian 10 ngày kể từ ngày quyết định chỉ định thầu, chủ dự

án phải báo cáo lên ngời có thẩm quyền và cấp có thẩm quyền, nếu phát hiện chỉ định thầu sai phải kịp thời sửa chữa

- Gói thầu có tính chất nghiên cứu thử nghiệm, bí mật quốc gia do ngời có thẩm quyền quyết định

- Gói thầu có giá trị dới một tỷ đồng với mua sắm hàng hoá, xây lắp; Dới 500 triệu đồng với t vấn

- Gói thầu có tính chất đặc biệt khác do yêu cầu của cơ quan tài trợ vốn, do tính chất phức tạp về kỹ thuật và công nghệ hoặc do yêu cầu đột xuất của dự

án Phần vốn dành cho dự án của các cơ quan sự nghiệp thể hiện nhiệm vụ nghiên cứu về quy hoạch phát triển kinh tế, quy hoạch phát triển ngành, quy hoạch chung phát triển đô thị, đã đợc các cơ quan nhà nớc có thẩm quyền giao nhiệm vụ thực hiện thì không phải đấu thầu, nhng phải có hợp đồng cụ thể và giao nộp sản phẩm theo đúng quy định

- Gói thầu t vấn lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, khả thi của dự án đầu tthì không phải đấu thầu, nhng nhà đầu t phải chọn t vấn phù hợp với yêu cầu của dự án

Trong trờng hợp chỉ định thầu thì phải nêu rõ ba nội dung sau:

+ Lý do chỉ định thầu

+ Kinh nghiệm và năng lực về mặt kỹ thuật và tài chính của nhà thầu đợc đề nghị chỉ định thầu

+ Giá trị và khối lợng công trình đã đợc ngời có thẩm quyền và cấp có thẩm quyền phê duyệt làm căn cứ chỉ định thầu

1.4 Chào hàng cạnh tranh

Hình thức này đợc áp dụng cho những gói thầu mua sắm hàng hoá có giá trị

d-ới 2 tỷ đồng Mỗi gói phải có ít nhất 3 chào hàng của 3 nhà thầu khác nhau trên cơ sở yêu cầu chào hàng của bên mời thầu

1.5 Mua sắm trực tiếp

Hình thức này đợc áp dụng trong việc bổ sung hợp đồng cũ đã đợc thực hiện trong hoặc đang trong thời gian thực hiện với điều kiện chủ đầu t có nhu cầu tăng thêm số lợng hàng hoá hoặc khối lợng công việc mà trớc đó đã đợc tiến hành đấu thầu, nhng phải đảm bảo không đợc vợt mức giá hoặc đơn giá trong hợp đồng đã

2 Phơng thức đấu thầu

2.1 Đấu thầu một túi hồ sơ: Là phơng thức mà nhà dự thầu nộp hồ sơ dự thầu

trong một túi hồ sơ, phơng thức này đợc áp dụng đối với đấu thầu mua sắm hàng hoá và xây lắp

2.2 Đấu thầu hai túi hồ sơ: Là phơng thức mà nhà đấu thầu nộp đề xuất về

kỹ thuật về giá trong từng túi hồ sơ riêng vào cùng một thời điểm Túi hồ sơ đề xuất kỹ thuật sẽ đợc xem xét trớc để đánh giá Các nhà thầu kỹ

thuật đạt điểm từ 70% trở lên sẽ đợc mở túi hồ sơ đề xuất về giá để đánh giá Phơng thức này chỉ đợc áp dụng đối với đấu thầu tuyển chọn t vấn.2.3 Đấu thầu hai giai đoạn Phơng thức này đợc áp dụng trong các trờng hợp

sau đây:

- Các gói thầu mua sắm hàng hoá và xây lắp có giá từ 500 tỷ đồng trở lên

- Các gói thầu mua sắm hàng hoá có tính chất lựa chọn công nghệ thiết bị toàn bộ, phức tạp về công nghệ và kỹ thuật hoặc gói thầu xây lắp đặc biệt phức tạp

- Dự án thực hiện theo hợp đồng chìa khoá trao tay

Quá trình thực hiện nh sau:

Giai đoạn thứ nhất: các nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu sơ bộ về kỹ thuật và phơng

án tài chính để bên mời thầu xem xét và thoả luận cụ thể với từng nhà thầu

Giai đoạn thứ hai: Bên mời thầu mời các nhà thầu tham gia giai đoạn thứ nhất nộp hồ sơ chính thức với đề xuất kỹ thuật đã đợc bổ sung đầy đủ trên cùng một mặt bằng kỹ thuật và đề xuất chi tiết về tài chính với đầy đủ nội dung về tiến độ thực hiện, điều kiện hợp đồng, giá dự thầu

3 Điều kiện thực hiện đấu thầu

3.1 Việc tổ chức tổ đấu thầu chỉ đợc thực hiện khi có đủ các điều kiện

sau:

- Văn bản quyết định đầu t hoặc giấy phép đầu t của ngời có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền

- Kế hoạch đấu thầu đã đựơc ngời có thẩm quyền phê duyệt

- Hồ sơ mời thầu đã đợc ngời có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền phê duyệt

Trong trờng hợp đấu thầu t vấn thực hiện chuẩn bị dự án hoặc đấu thầu lựa chọn đối tác để thực hiện dự án, điều kiện tổ chức đấu thầu là các văn bản chấp thuận của ngời có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền và hồ sơ mời thầu đợc duyệt

3.2 Nhà thầu tham dự đấu thầu phải có đủ các điều kiện sau:

- Độc lập về tài chính, có năng lực pháp luật dân sự, đối với cá nhân phải có năng lực hành vi dân sự để kí kết và thực hiện hợp đồng Trong trờng hợp

mua sắm thiết phức tạp, nhà thầu phải có giấy phép bán hàng của nhà sản xuất

- Chỉ đợc tham gia một đơn dự thầu trong gói thầu, dù dới hình thức tham gia

độc lập hay liên doanh

- Có tên trong hệ thống dữ liệu thông tin về nhà thầu

3.3 Bên mời thầu không đợc tham gia với t cách là nhà thầu đối với các

gói thầu do mình tổ chức

4 Kế hoạch đấu thầu của dự án

4.1 Kế hoạch đấu thầu của dự án do bên mời thầu lập và đợc ngời có thẩm

quyến phê duyệt Trờng hợp cha đủ điều kiện lập kế hoạch đấu thầu của cả dự án, bên mời thầu có thể lập kế hoạch cho từng phần của dự án theo giai đoạn thực hiện, nhng phải đợc ngời có thẩm quyền cho phép

4.2 Nội dung kế hoạch đấu thầu của dự án bao gồm:

- Phân chia dự án thành các gói thầu

- Giá gói thầu và nguồn tài chính

- Hình thức lựa chọn nhà thầu và phơng thức đấu thầu áp dụng với từng gói thầu

- Thời gian tổ chức đấu thầu cho từng gói thầu

- Loại hợp đồng cho từng gói thầu

- Thời gian thực hiện hợp đồng

5 Trình tự thực hiện đấu thầu

Trình tự đấu thầu phải trải qua các bớc sau:

Bớc 1: Chuẩn bị đấu thầu

1.1 Lập kế hoạch đấu thầu

Kế hoạch đấu thầu do bên mời thầu lập Nội dung kế hoạch đấu thầu bao gồm:

- Phân chia dự án thành các gói thầu : Các gói thầu phải đợc phân chia một cách hợp lý và đảm bảo tính đồng bộ của dự án, nó không đợc quá nhỏ cũng không quá lớn để đảm bảo tính khoa học cũng nh dự án có tính khả thi và hiệu quả cao

- Ước tính giá của từng gói thầu: trên cơ sở dự toán chi phí cho từng gói thầu

và tổng dự toán của công trình đã đợc phê duyệt chủ đầu t cần xác định giá cho từng gói thầu

- Xác định phơng thức thực hiện hợp đồng: chủ đầu t thoả thuận hợp đồng với các nhà thầu Gồm ba phơng thức:

+ Hợp đồng trọn gói: giá trúng thầu là giá thanh toán hợp đồng

+ Hợp đồng chìa khoá trao tay: nhà thầu thực hiện tất cả các công việc của

dự án

+ Hợp đồng có điều chỉnh giá: những phần hạng mục không có điều kiện xác định chính xác khối lợng hoặc số lợng tại thời điểm đấu thầu

- Xác định thời gian thực hiện hợp đồng

1.2 Chuẩn bị nhân lực cho công tác đấu thầu: Bên mời thầu có thể là chủ đầu

t hoặc đại diện hợp pháp của chủ đầu t có trách nhiệm thực hiện các hợp

đồng đấu thầu

1.3 Chuẩn bị hồ sơ mời thầu: hồ sơ mời thầu là một tập tài liệu do bên mời

thầu chuẩn bị để gửi đến các nhà thầu Nội dung hồ sơ phụ thuộc vào loại hình đấu thầu

- Đấu thầu tuyển chọn t vấn gồm: th mời thầu; điều khoản tham chiếu; các thông tin cơ bản có liên quan tới dự án; tiêu chuẩn đánh giá chủ yếu để lựa chọn nhà thầu; các phụ lục chi tiết kèm theo

- Đấu thầu mua sắm vật t thiết bị hồ sơ mời thầu gồm: thông báo mời thầu; chỉ dẫn với các nhà thầu; các yêu cầu về công nghệ, vật t kỹ thuật và tính

năng kỹ thuật; biểu giá; điều kiện chung và điều kiện cụ thể của hợp đồng; bảo lãnh dự thầu; mẫu thoả thuận hợp đồng; bảo lãnh thực hiện hợp đồng.

- Đấu thầu xây lắp Hồ sơ dự thầu gồm: th mời thầu hoặc thông báo mời thầu; mẫu đơn dự thầu; chỉ dẫn đối với nhà thầu; hồ sơ thiết kế kỹ thuật kèm theo bảng tiên lợng và chỉ dẫn kỹ thuật; tiến độ thi công; các điều kiện tài chính thơng mại, tỷ giá hối đoái, phơng thức thanh toán; điều kiện chung và điều kiện cụ thể của hợp đồng; bảo lãnh dự thầu; mẫu thoả thuận hợp đồng; bảo lãnh thực hiện hợp đồng

1.4 Xác định tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu: tuỳ thuộc vào mỗi loại hình

đấu thầu mà bên mời thầu xác định một hệ thống các tiêu chuẩn đánh giá Có hai phơng pháp dùng để đành giá tổng hợp các tiêu chuẩn các hồ sơ đấu thầu Phơng pháp cho điểm và phơng pháp giá quy đổi trên cùng một mặt bằng Phơng pháp cho điểm là phơng pháp phổ biến hiện nay, phơng pháp giá quy đổi trên cùng một mặt bằng chỉ áp dụng trong các cuộc đấu thầu có sơ tuyển nhà thầu

2.2 Gửi th mời thầu: Đối với hình thức đấu thầu hạn chế, bên mời thầu cần phải gửi th mời thầu trực tiếp đến từng nhà thầu trong danh sách mời thầu

Bớc 3 Nộp và nhận hồ sơ dự thầu

Hồ sơ dự thầu phải đợc niêm phong và đợc nộp trực tiếp hoặc qua bu điện theo địa chỉ và thời gian quy định của hồ sơ mời thầu, trong đó có ghi rõ bản gốc, bản sao Trên túi hồ sơ phải ghi rõ gói thầu, tên dự án, tên nhà thầu, tên và địa chỉ bên mời thầu và phải ghi rõ không đợc mở ra trớc ngày giờ mở thầu.Thời hạn có hiệu lực của hồ sơ dự thầu là thời hạn kể từ ngày hết hạn nộp thầu đến ngày công

bố kết quả trúng thầu nhng không phải thông báo cho các nhà thầu

Bớc 4 Mở thầu

- Chuẩn bị mở thầu: mời đại diện tham dự đến chứng kiến; chuẩn bị các

ph-ơng tiện phù hợp để thông báo đầy đủ chính xác số liệu của hồ sơ dự thầu; chuẩn bị các hồ sơ dự thầu để mở thầu theo thứ tự do bên mời thầu quy định

- Trình tự mở thầu: Thông báo thành phần dự thầu; thông báo số lợng và tên nhà thầu đã nộp hồ sơ dự thầu; kiểm tra liêm phong các hồ sơ dự thầu; mở lần lợt các phong bì đựng hồ sơ dự thầu theo thứ tự đã quy định, đọc và ghi các thông tin chủ yếu; ký xác nhận hồ sơ dự thầu; thông báo biên bản mở thầu; đại diện bên mời thầu, nhà thầu, các cơ quan quản lý Nhà nớc ký xác nhận vào biên bản mở thầu

Bớc 5 Đánh giá hồ sơ dự thầu

Phân tích đánh giá để xếp hạng hồ sơ dự thầu là bớc quan trọng để đạt đợc mục tiêu đấu thầu Việc Phân tích đánh giá để xếp hạng hồ sơ dự thầu là bớc quan trọng để đạt đợc mục tiêu đấu thầu đợc tiến hành trên cơ sở yêu cầu của hồ sơ mời thầu và các tiêu chuẩn đánh giá đã quy định trớc Yêu cầu chung của việc đánh giá các hồ sơ dự thầu là đảm bảo tính chính xác, khách quan và công bằng Tuỳ thuộc mỗi loại đấu thầu có phơng pháp đành giá nhất định

5.1 Đánh giá hồ sơ dự thầu lựa chọn t vấn: Đợc tiến hành theo phơng thức hai túi hồ sơ Túi hồ sơ đề xuất kỹ thuật đợc đành giá trớc để xếp hạng Túi đề xuất tài chính của nhà thầu đợc xếp hạng thứ nhất về kỹ thuật sẽ đợc mở để thơng thảo hợp đồng

5.2 Đánh giá hồ sơ dự thầu về mua sắm thiết bị vật t Gồm các bớc chủ yếu

- Đánh giá hồ sơ dự thầu: đánh giá tính phù hợp của hồ sơ dự thầu; làm rõ hồ sơ dự thầu; loại bỏ những hồ sơ dự thầu không đáp ứng đúng yêu cầu

- Đánh giá chi tiết hồ sơ dự thầu: xem xét giá dự thầu để hiệu chỉnh; chuyển

đổi giá sang một loại tiền chung; xem xét tính phù hợp của hồ sơ dự thầu về mặt kỹ thuật; điều chỉnh những sai lệch; đánh giá theo các tiêu chuẩn đã xác định trớc

- Đánh giá tổng hợp các tiêu chuẩn và xếp hạng nhà thầu: có thể áp dụng

ph-ơng pháp giá quy đổi trên cùng một mặt bằng hoặc theo hệ thống tiêu chuẩn

đã thống nhất trớc

5.3 Đánh giá hồ sơ dự thầu về xây lắp

- Đành giá sơ bộ: xem xét tính hợp lý của hồ sơ dự thầu; xem xét sự đáp ứng cơ bản của nhà thầu; làm rõ hồ sơ mời thầu; loại bỏ hồ sơ dự thầu không hợp lệ hoặc không đáp ứng cơ bản

- Đánh giá chi tiết hồ sơ dự thầu: sửa các lỗi số học; điều chỉnh những sai lệch; chuyển đổi giá dự thầu sang đồng tiền chung; đánh giá theo tiêu chuẩn

đã định trớc

5.4 Các trờng hợp xem xét lại kết quả đấu thầu

- Loại bỏ hồ sơ dự thầu và tổ chức đấu thầu lại với các lý do: vì lý do khách quan dự án phải thay đổi mục tiêu; tất cả các hồ sơ dự thầu về cơ bản không

đáp ứng; có bằng chứng về việc nhà thầu có thông đồng tiêu cực

- Chào lại giá đấu thầu và các điều kiện khác: các hồ sơ đáp ứng đợc về kỹ thuật lại không đáp ứng đợc các điều kiện khác

- Đánh giá tổng hợp các tiêu chuẩn xếp hạng nhà thầu Tuỳ theo yêu cầu và

điều kiện cụ thể của từng công trình, việc đánh giá tổng hợp các tiêu chuẩn

có thể áp dụng theo phơng pháp giá quy đổi trên cùng mặt bằng hoặc theo

hệ thống điểm đã thống nhất trớc Sau khi đánh gía tổng hợp các tiêu chuẩn theo một trong hai phơng pháp trên, các hồ sơ mời thầu đợc xếp hạng thứ tự

để xem xét quyết định nhà trúng thầu

Bớc 6 Trình duyệt kết quả đấu thầu

Đối với các dự án Nhà nớc, tuỳ theo các dự án thuộc nhóm A, B hay C và các loại hình đấu thầu mà nhà nớc quy định cụ thể để phê duyệt kết quả đấu thầu, cấp thẩm định Bên mời thầu phải trình hồ sơ kết quả đấu thầu để cấp có thẩm quyền quyết định và ra quyết định

Bớc 7 Công bố kết quả đấu thầu

7.1 Nguyên tắc chung

- Bên mời thầu đợc phép công bố kết quả trúng thầu khi có văn bản của ngời

có thẩm quyền quyết định đầu t xem xét cho phép

- Trớc khi tiến hành thông báo trúng thầu và ký kết hợp đồng chính thức nếu phát hiện thấy những thay đổi làm ảnh hởng tới việc thực hiện hợp đồng ( năng lực tài chính, nguy cơ phá sản ) bên mời thầu phải kịp thời thông…báo cho ngời có thẩm quyền quyết định đầu t.

7.2 Thông báo trúng thầu

Sau khi có quyết định phê duyệt kết quả trúng thầu của cấp có thẩm quỳên, bên mời thầu phải thông báo kết trúng thầu bằng văn bản qua th bảo đảm hoặc qua điện báo, điện tín, fax đến nhà thầu trúng thầu kèm theo dự thảo hợp đồng có

lu ý tới những điểm cần thiết phải bổ xung Bên mời thầu gửi cho các bên trúng thầu lịch biểu trong đó nêu rõ yêu cầu thời gian thơng thảo, nộp bảo lãnh hợp

đồng và ký kết hợp đồng

Bớc 8 Thơng thảo, hoàn thiện và ký kết hợp đồng

Trớc khi nhận thông báo trúng thầu, nhà thầu trúng thầu phải gửi cho bên mời thầu th chấp nhận thơng thảo hợp đồng Trong phạm vi không quá 30 ngày kể

từ ngày thông báo, nếu bên mời thầu không nhận đợc th chấp thuận hoặc nhận

đ-ợc th từ chối của nhà thầu, bên mời thầu sẽ không hoàn trả bảo lãnh dự thầu và báo cáo cấp có thẩm quyền quyết định

Theo lịch biểu thống nhất, hai bên tiến hành thơng thảo hoàn thiện hợp đồng

để tiến tới ký kết hợp đồng chính thức Đối với các dự án nhỏ và đơn giản khi nhận đợc thông bảo trúng thầu và dự thảo hợp đồng, nhà thầu và chủ đầu t có thể

ký ngay hợp đồng để triển khai thực hiện

Chủ đầu t chỉ hoàn bảo lãnh dự thầu và tổ chức triển khai hợp đồng khi nhận

đợc bảo lãnh thực hiện hợp đồng của nhà trúng thầu trong thời gian nhất định kể

từ ngày thông báo trúng thâu

Kết thúc quá trình đấu thầu và xét thầu bằng việc ký kết hợp đồng chính thức với các nhà thầu thắng thầu

Chơng II

Thực trạng đấu thầu của công ty xây dựng lắp

máy điện nớc Hà Nội

I Vài nét chung về lịch sử hình thành và năng lực của công ty xây dựng lắp máy điện nớc Hà Nội

Văn phòng công ty đặt tại 59 ngõ Thông Phong- Tôn Đức Thắng-quận

Đống Đa- Hà Nội Số điện thoại: (84-4) 8456226/8437780 Fax: (84-4) 8432459 Với trên 300 cán bộ công nhân viên trong đó có 76 ngời là kỹ s, cử nhân chuyên ngành và đội ngũ công nhân kỹ thuật lành nghề đợc đào tạo toàn vẹn về nghiệp vụ chuyên môn cùng với kinh nghiệm hàng chục năm hoạt động Công ty Xây dựng Lắp máy Điện Nớc Hà Nội luôn đảm bảo chất lợng, tiến độ và đảm bảo

đợc uy tín với khách hàng trong việc thực hiện các công trình xây dựng

1.2 Các lĩnh vực hoạt động của công ty

- Lập và tổ chức thực hiện các dự án đầu t xây dựng

- Lắp đặt máy – thiết bị công trình công nghiệp và dân dụng

- Lắp đặt công nghệ dây chuyền xử lý nớc, đờng ống cấp thoát nớc đô thị

- Lắp đặt điện động lực và điện điều khiển, điện ánh sáng dân dụng và công nghiệp,

- Xây dựng các công trình công cộng, dân dụng và công nghiệp quy mô vừa

và nhỏ Trang trí nội thất

- Xây dựng và lắp đặt các công trình bu điện

- Kinh doanh nhà và vật t thiết bị chuyên ngành

2 Cơ cấu tổ chức, quyền hạn và trách nhiệm

T C cơ

giới

Giám

đốc xí nghiệp xây lắp 1

Giám

đốc xí nghiệp xây lắp 2

Giám

đốc xí nghiệp xây lắp 3

Giám

đốc xí nghiệp xây lắp 4

Giám

đốc xí nghiệp xây lắp 5

Giám

đốc xí nghiệp xây lắp 6

Trưởng phòng

Trưởng phòng kinh tế kế –

hoạch

2.2 Trách nhiệm và quyền hạn

a Giám đốc công ty

- Chức năng: chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh và đời sống kinh tế, xã hội của cán bộ công nhân viên trong công ty trớc sở Xây dựng Hà Nội

- Báo cáo: Trực tiếp báo cáo với Giám đốc Sở Xây dựng Hà Nội

- Trách nhiệm và quyền hạn:

+ Thiết lập và điều hành tổ chức hành chính của công ty

+ Phê duyệt kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

+ Phê duyệt chính sách chất lợng và mục tiêu chất lợng

+ Định ký xem xét đánh giá chất lợng và phê duyệt cung cấp các nguồn lực

+ Kí hợp đồng kinh tế mua bán hàng, hợp đồng giao nhận thầu, phê duyệt danh sách nhà thầu phụ

+ Phê duyệt sổ tay chất lợng, quy trình

+ Quyết định huỷ sản phẩm không đủ chất lợng và biện pháp khắc phục phòng ngừa, các khiếu lại của khách hàng

+ Phê duyệt các chơng trình đào tạo

+ Tiếp nhận ý kiến cấp trên, trực tiếp điều hành công tác quản lý và tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty

+ Trực tiếp chỉ đạo các phòng nghiệp vụ: Tổ chức; Tài vụ; Kế hoạch kỹ thuật

b Phó giám đốc công ty- Đại diện lãnh đạo về chất lợng:

- Chức năng: Giúp Giám đốc công ty điều hành các xí nghiệp xây lắp và phụ trách hệ thống chất lợng ISO 9002 của Công ty

- Báo cáo: Giám đốc công ty

- Trách nhiệm và quyền hạn:

+ Trực tiềp phụ trách công tác thi công, kỹ thuật và bảo hộ an toàn lao động

+ Đại diện lãnh đạo công ty điều hành hệ thống quản lý chất lợng

+ Duy trì cải tiến hệ thống chất lợng tín dụng.

+ Kiểm soát tài liệu có liên quan đến chất lợng tín dụng bao gồm các tài liệu nội

bộ và các tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài

+ Phê duyệt biện pháp kỹ thuật thi công, biện pháp an toàn và bảo hộ lao động

và các hành động khắc phục phòng ngừa

+ Chủ trì đánh giá chất lợng nội bộ

+ Kiểm tra các chơng trình đào tạo trớc khi giám đốc phê duyệt

+ Chủ trì xác định việc áp dụng kỹ thuật, thống kê và đề ra phơng án để thực hiện có hiệu quả những kỹ thuật đã chọn

c Trởng phòng kỹ thuật:

- Chức năng: phụ trách phòng Kỹ thuật công ty

- Báo cáo: Giám đốc công ty và đại diện lãnh đạo về chất lợng

- Trách nhiệm và quyền hạn:

+ Chủ trì tham gia làm hồ sơ dự thầu

+ Quản lý công tác kỹ thuật, an toàn lao động của các công trình của công ty thực hiện

+ Tham gia công tác đào tạo, sáng kiến, kiểm kê thiết kế

+ Lập kế hoạch chất lợng các công trình có nhiếu đơn vị thi công tham gia

+ Kiểm tra nghiệm thu nội bộ các công trình thi công

+ Kiểm tra việc thực hiện biện pháp thi công và biện pháp an toàn của các đơn vị

d Trởng phòng kinh tế kế hoạch–

- Chức năng: phụ trách phòng kinh tế – kế hoạch công ty

- Báo cáo: Giám đốc công ty và đại diện lãnh đạo về chất lợng

+ Lập kế hoạch chất lợng, kế hoạch tiến độ thi công các công trình có nhiếu đơn

vị thi công tham gia

+ Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch thực hiện của các đơn vị

+ Lập kế hoạch quỹ lơng hàng năm Theo dõi thanh toán khối lợng gán lắp các công trình Hớng dẫn các xí nghiệp sử dụng hợp lí quỹ tiền lơng nhằm khuyến khích sản xuất phát triển

+ Lập kế hoạch thu chi tài chính của công ty, điều hành thu chi tài chính

+ Xây dựng quy chế các mối quan hệ trong quản lý, xác định biên chế tổ chức

+ Tổng hợp, cân đối đề xuất ý kiến báo cáo giám đốc công ty về công tác đào tạo, bồi dỡng nâng bậc lơng cán bộ công nhân viên và ký kết hợp đồng lao

động theo chế độ hiện hành, tiếp nhận thuyên chuyển lao động

+ Thực hiện các chế độ chính sách của nhà nớc, xây dựng nội quy quy chế hoạt

động nội bộ của công ty

+ Lập kế hoạch huấn luyện quân sự của lực lợng tự vệ Xây dựng tổ chức lực ợng tự vệ

l-+ Lập kế hoạch quỹ lơng hàng năm Theo dõi thanh toán khối lợng gán lắp các công trình Hớng dẫn các xí nghiệp sử dụng hợp lí quỹ tiền lơng nhằm khuyến khích sản xuất phát triển

+ Tiếp nhận chuyển chính xác các công văn đi, đến Phục vụ chu đáo cho các yêu cầu sản xuất kinh doanh

f Giám đốc xí nghiệp:

- Chức năng: Phụ trách xí nghiệp

- Báo cáo: Giám đốc công ty

- Trách nhiệm và quyền hạn:

+ Tổ chức thi công, xây dựng hoàn chỉnh công trình đợc giao hoặc nhận thầu

+ Điều động, bố trí lực lợng lao động trong đơn vị theo yêu cầu sản xuất, lựa chon tổ trởng tổ phó sản xuất Có kế hoạch đào tạo nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ tay nghề cho công nhân viên

+ Thanh quyết toán bàn giao công trình Hạch toán nội bộ lời ăn lỗ chịu, thực hiện nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nớc thông qua các huy động của công ty thông qua các quy chế hiện hành, nộp khấu hao cơ bản, phí hành chính sự nghiệp, thuế theo quy định của Giám đốc công ty

+ Giáo dục chính trị, lãnh đạo t tởng công nhân viên, tôn trọng và phát huy dân chủ của ngời lao động, đảm bảo nguyên tắc tập trung dân chủ Không ngừng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh theo đúng hớng phát triển của Nhà nớc

+ Đợc chủ động trong việc thực hiện kế hoạch sản xuất, thi công của các đơn vị

+ Đợc tham gia đấu thầu trong công ty, ngoài công ty với tất cả các thành phần kinh tế theo chức năng nhiệm vụ và quy chế của công ty

3 Tình hình tài chính và cơ cấu vốn của công ty

(Nguồn: Báo cáo tài chính của công ty xây dựng lắp máy điện nớc Hà Nội)

Công ty đợc Sở xây dựng chấm điểm thi đua đạt 86.5/100 đứng thứ hai khối xây lắp, có thể thấy công ty đã đạt đợc những thành tựu đáng kể, những kế hoạch

đặt ra đều đợc thực hiện vợt mức nó không những đảm bảo cho tình hình tài chính

của công ty mà còn giúp nâng cao uy tín của công ty khi tham gia dự thầu các công trình

Qua bảng chúng ta thấy tình hình tài chính của Công ty khả quan dần theo các năm Các chỉ tiêu của năm 2001 tăng so với năm 2000 là thấp do năm 2001 công

ty trúng thầu rất ít Các chỉ tiêu của năm 2003 tăng so với 2002 là cao vì với các biện pháp tốt và giá trị công trình trúng thầu là lớn, năm 2003 là năm làm ăn có hiệu quả của công ty

(Nguồn: Báo cáo vốn của Công ty)

Qua bảng 2 chúng ta thấy tuy rằng so với năm 1995 vốn của công ty đặc biệt là vốn lu động, nhng vốn của công ty nh vậy là vẫn rất thấp Điều này khiến công ty rất khó khăn trong việc trúng thầu các công trình lớn, công ty phải vất vả huy

động vốn ở ngân hàng, vay Công ty bạn Đây là một điểm yếu cơ bản của công…

ty Trong thời gian tới công ty cần có những biện pháp tốt để huy động nguồn vốn phục vụ cho các công trình, hơn nữa nâng cao uy tín của công ty

4 Năng lực về máy móc thiết bị

Bảng 3: Tổng giá trị thiết bị công nghệ

Đơn vị: Đồng

STT Tªn thiÕt bÞ Ký hiÖu

h ng s¶n · xuÊt

Níc s¶n xuÊt N¨m mua s¾m Sè lîng Tæng kinh phÝ ®Çu t C¸c th«ng sè kü thuËt

7 Xe « t« tù cÈu IVECO Italia 2000 1 389.438.000

8 Xe cÇn trôc KC 3577 Nga 2000 1 174.720.000 5 tÊn, tÇm víi

12m

9 ¤ t« vËn t¶i IVECO 2.5 tÊn Italia 2000 1 256.780.000

10 ¤ t« vËn t¶i IVECO 3 tÊn Italia 2000 1 269.791.000

5 M¸y vi tÝnh ACER ( 05c) + M¸y in

(03c) §NA 2000 8 65.961.750 Intel Pentium III

6 M¸y vi tÝnh+ M¸y in ( 07 Bé ) §NA 2001 14 78.566.278 Intel Pentium

III 667Mhz

7 M¸y vi tÝnh Pentium+CDRom §NA 1 8.639.857

8 M¸y vi tÝnh Pentium1.6G §NA 2002 3 23.077.628

9 M¸y vi tÝnh Pentium4 §NA 2003 2 15.346.000

10 M¸y vi tÝnh Pentium4, 1,7G §NA 2003 2 7.394.500

M¸y mãc thiÕt bÞ thi c«ng

®Ëp 615lÇn/phót

14 Máy cắt BT MIKASA Nhật 2000 4 33.500.000 8,5kw

15 Máy cắt BT MIKASA

Nhật 2001 8 69.300.000

đờng kính lỡi cắt tối đa 475mm, chiều sâu cắt tối đa 170mm

16 Máy cắt đờng MIKASA

Nhật 3 100.950.000

đờng kính lỡi cắt tối đa 475mm, chiều sâu cắt tối đa 170mm

17 Máy biến thế hàn chạy xăng 1 6.715.240

20 Máy phát điện KUBUTA Nhật 1999 5 60.952.381 5,5kva~ 36 kva

23 Máy thuỷ chuẩn AS - 2S C32, A225 Nhật 2001 2 12.804.000 + -

Dựa vào bảng tổng giá trị thiết bị chúng ta nhận thấy:

- Tổng giá trị thiết bị – công nghệ tính đến tháng 8 năm 2003 là 7.654.730.179 đồng

- Tổng giá trị thiết bị công nghệ tính từ năm 2000 đến tháng 8 năm 2003 là 5.081.216.081 đồng

Vậy trong một vài năm gần đây công ty đã đặc biệt chú trọng vào mua sắm trang thiết bị hiện đại nhằm thay thế những trang thiết bị công nghệ đã cũ cũng

nh thêm vào những trang thiết bị công nghệ mới Điều đó giúp cho công nhân của nhà máy lao động đỡ vất vả và có hiệu quả hơn, các gói thầu đợc thực nhanh

và theo đúng tiến độ đề ra Đồng thời đây cũng là cơ sở vật chất quan trọng để khi tham gia dự thầu, công ty lấy đó ra làm đảm bảo cho công trình mình tham gia

đấu thầu Tuy nhiên những thiết bị công nghệ này cha thực sự đã đồng bộ, có một

số loại máy móc thiết bị đã cũ hoặc lỗi thời cần phải đợc thay thế

Công ty dự kiến trong thời gian tới đầu t thêm 5 tỷ đồng vào thiết bị công nghệ,

đây là một kế hoạch đáng quan tâm và cần đợc thực hiện tốt

5 Nguồn nhân lực

5.1 Nguồn lao động

Là một công ty thuộc ngành xây dựng lợng công việc phụ thuộc rất nhiều vào những công trình đấu thầu đợc vì vậy, nguồn lao động có đặc điểm là không có tính ổn định cao Nếu công ty thắng thầu nhiều thì phải tuyển thêm lao động để

đáp ứng khối lợng công việc, nhng nếu công ty không thắng thầu nhiều thì lợng lao động lại phải giảm đi vì không có đủ việc để làm Công ty đã có những biện pháp tốt để đảm bảo công việc cho công nhân, các công việc luôn phải đợc chuẩn

bị sẵn trong sáu tháng tiếp sau Tuy nhiên có một số trờng hợp bất khả kháng mà công trình bị dừng lại thì công nhân sẽ phải tạm nghỉ ít ngày, trong thời gian nghỉ

đó công ty cho họ vay mức tiền tối thiểu cộng với một ít phụ cấp để họ sinh sống, khi công nhân đi làm trở lại họ trả phần tiền vay bằng cách trừ vào tiền lơng tháng

Số lao động của công ty là không lớn 838 lao động, trong đó lao động nữ là

35 lao động, tất cả đều là lao động hợp đồng Số lao động là công nhân kỹ thuật chiếm 45%

5.2 Cán bộ khoa học và đầu t nghiên cứu phát triển khoa học công nghệ

Đây là đội ngũ lao động chất xám, đặc biệt quan trọng đối với Công ty

Thạc sĩ

(Nguồn: Báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty năm 2003)

Chúng ta có thể nhận thấy rằng cán bộ có trình độ cao ở công ty là vẫn cha nhiều, cán bộ nam nhiều hơn hẳn cán bộ nữ, điều này có thể giải thích do đặc

điểm của ngành xây dựng Tuy nhiên trong công ty phải nâng cao hơn nữa số lợng cũng nh trình độ của cán bộ đặc biệt cần có tính chuyên trách cao đảm bảo chất l-ợng cũng nh tiến độ công trình mà công ty trúng thầu Trong những năm tới Công

ty cần tuyển thêm nhằm phục vụ yêu cầu ngày càng cao của các công trình cả về quy mô cũng nh chất lợng

Bảng 5: Chi phí nghiên cứu ứng dụng trong năm 2003

(Nguồn: Báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty năm 2003)

Từ bảng trên chúng ta thấy vấn đề nghiên cứu, phát triển khoa học công nghệ của công ty còn rất hạn chế, điều đó do tình hình trong nớc cha có điều kiện phát triển cũng nh điều kiện của công ty không cho phép đi sâu vào những vấn đề ấy

mà chủ yếu tập trung vào ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ Ngoài vấn đề nghiên cứu, phát triển khoa học công nghệ, vấn đề sáng kiến và giải pháp kỹ thuật ũng rất quan trọng với các công ty xây dựng Trong những năm qua số sáng kiến cững tăng dần theo các năm nhng cũng cha lớn Năm 2001 có 17 sáng kiến, năm

2002 là 18 sáng kiến đến năm 2003 là 23 sáng kiến Những sáng kiến này chỉ mang tính chất cơ sở Vậy đây cũng là một điểm yếu của công ty nói riêng cũng

nh các công ty khác trong ngành xây dựng, trong thời gian tới Công ty cần quan tâm hơn nữa đến các vấn đề này để nâng cao thế mạnh của Công ty

6 Công tác bảo hộ lao động

Địa bàn công trình luôn thay đổi thờng trải dài theo tuyến đờng giao thông, lực lợng thi công phân tán, luôn có khả năng xảy ra mất an toàn lao động cũng nh an toàn giao thông Với nhận thức sâu sắc rằng công tác ATBHLĐ, quản lý chất l-ợng, kỹ thuật thi công công trình là khâu quan trọng Qua một năm phấn đấu, công tác ATBHLĐ đã đạt đợc những kết quả sau:

- Tháng 1 năm 2003 tổ chức khám sức khoẻ và huấn luyện định kỳ cho 100% CBCNV trong công ty

- 24 tổ sản xuất, 7 xí nghiệp xây lắp đăng ký phấn đấu đơn vị an toàn vệ sinh lao động đạt 100%

- Tổ chức công tác kiểm tra tại hiện trờng, lập biên bản nhắc nhở kịp thời nhằm mục đích ngăn ngừa nguy cơ xảy ra mất an toàn

- Tổ hàng tuần, xí nghiệp hàng tháng, Công ty hàng tháng tổ chức chấm điểm thi đua theo thông t 08 luôn đợc đoàn kiểm tra của sở đánh giá tốt Kết quả chấm điểm năm 2003 xếp thứ nhất XNXL4: 93.16 điểm – Xếp thứ ba XNXL 3, 5, 6:90 điểm

- Công ty đã trích thởng 18.700.000đ cho các đơn vị và cá nhân xuất sắc trong công tác ATVSLĐ

- Kế hoạch bảo hộ lao động và mua sắm trang thiết bị bảo hộ lao động đợc lập ra từ đầu năm, cấp phát đầy đủ đến công nhân Năm 2003 công ty đã mua sắm:

Quần áo: 350 bộGiầy vải:350 đôi

áo ma:350 cáiGăng tay: 1000 đôiNgoài ra các đơn vị còn mua sắm thêm cho công nhân nh giày, mũ nhựa, ủng cao su, gang tay hàn, kính bảo hộ…

7 Công tác quản lý

Sau 20 năm áp dụng mô hình quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO9002-1994 ý thức đợc sự cần thiết phải hoàn thiện mô hình quản lý tiên tiến này trong sản xuất kinh doanh, Công ty đã tập trung chỉ đạo tạo mọi điều kiện thuận tiện tập trung một lực lợng kỹ s có trình độ, có tinh thần trách nhiệm cao công ty đã hoàn thành mô hình quản lý chất lợng toàn diện TMQ (Sở khoa học công nghệ nghiệp thu tháng 3/2003), chuyển đổi xong hệ thống quản lý chất lợng theo ISO 9001 – 9002 Ngày 11/12/2003 đã đợc tổ chức chứng nhận hàng đầu quốc tế của Vơng quốc Anh là GLOBAL cấp giấy chứng nhận công ty có hệ thống chất lợng phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001 – 9002 trên các lĩnh vực: điện động lực, điện điều khiển, điện ánh sáng; lắp đặt hệ thống cấp thoát nớc

đô thị và các công trình xây dựng dân dụng, hạ tầng đô thị

Năm 2003 công ty đã mở rộng thị trờng ra các thị trờng nh: Đà Nẵng, Cẩn Thơ, Quảng Ninh giữ vững và phát huy đ… ợc vị thế của công ty tại Hà Nội, các thị trờng cũ mặc dù sự cạnh tranh ngày càng gay gắt Vì thế mà bớc vào năm kế hoạch năm 2004 công ty đã có đủ việc làm 6 tháng cho CBCNV

Trong lĩnh vực quản lý tài chính: Bớc đầu áp dụng tin học trong công tác kế toán đạt yêu cầu của công ty Dựa vào chính sách nhà nớc và quy chế nội bộ của công ty, đã thực hiện tốt công tác quản lý thu chi tài chính, đồng thời có sự vận dụng thích hợp, luôn cấp phát lơng, thởng kịp thời đầy đủ tạo điều kiện điều kiện thuận lợi cho công tác đấu thầu, tìm kiếm công ăn việc làm và thi công xây lắp cho các đơn vị của công ty Đặc biệt đã sử dụng đồng vốn hợp lý giúp công ty không những bảo toàn vốn mà còn phát triển vốn

II Thực trạng đấu thầu của công ty xây dựng lắp máy điện nớc

Hà Nội

1 Quá trình tham gia đấu thầu của công ty

Thông thờng trong một cuộc đấu thầu của công ty đợc tiến hành theo 3 giai

đoạn sau:

-Giai đoạn tìm hiểu dự án và chuẩn bị hồ sơ dự thầu

-Giai đoạn nộp hồ sơ dự thầu

-Giai đoạn thi công theo hợp đồng đã thơng thảo

a.Giai đoạn tìm hiểu dự án và chuẩn bị hồ sơ dự thầu.

a.1.Quá trình tìm kiếm thông tin

Là một doanh nghiệp có quy mô vào loại trung bình nên việc doanh nghiệp

đ-ợc chủ đầu t, chỉ định thầu là rất ít khi xẩy ra Đa phần các cuộc đấu thầu là công

ty tự tìm kiếm qua các mối quan hệ, qua các phơng tiện thông tin đại chúng, qua

th mời thầu của chủ đầu t Với đặc điểm nh vậy nên đã từ lâu công ty rất coi trọng quá trình tìm kiếm thông tin

Sau khi đã nhận đợc thông báo mời thầu, bộ phận đấu thầu ở phòng kinh tế –

kỹ thuật dự thầu phối hợp với phòng kế hoạch – tiếp thị của công ty cử ra một số ngời có kinh nghiệm, có trình độ chuyên môn đi khảo sát ở hiện trờng, bộ phận này có nhiệm vụ nắm rõ về mặt bằng thi công, các nguồn nguyên vật liệu có thể khai thác tại địa phơng nơi có công trình, ớc tính khối lợng công việc, điều kiện thời tiết sau khi bộ phận khảo sát hiện tr… ờng đã xác định rõ về hiện trờng Ban

dự thầu sẽ bắt đầu thực hiện phân tích, tính toán dựa trên cơ sở khảo sát hiện ờng và bản vẽ thiết kế công trình mà chủ đầu t đã lập Ban dự thầu bắt đầu tiến hành bóc tách khối lợng và tính toán giá dự thầu

tr-a.2.Công tác tính giá dự toán dự thầu:

Là một yếu tố quan trọng trong hoạt động đấu thầu, là một chỉ tiêu mà bên chủ thầu luôn hết sức quan tâm Giá có ảnh hởng quyết định đến việc trúng thầu hay trợt thầu của công ty Nguyên tắc cơ bản nhất trong tính giá dự thầu là tính

đúng tính đủ Các sản phẩm xây dựng thờng mang tính cá biệt, phụ thuộc nhiều vào địa điểm xây dựng, chủng loại công trình đợc xây dựng theo đồ án thiết kế, theo đối tợng đặt hàng của mình Vì thế giá sản phẩm xây dựng không thể có giá chung, đợc quy định thống nhất mà mỗi công trình có một giá riêng Công ty chỉ

có thể quy định giá cho từng bộ phận cấu thành công trình thông qua các định mức đơn giá và các quy định tính toán chung của Nhà nớc.

Hiện nay nội dung tính giá ở công ty đợc tính toán ở các khoản sau:

- Chi phí trực tiếp

- Chi phí chung

- Thu nhập chịu thuế tính trớc

- Thuế giá trị gia tăng

• Cơ sở tính giá

- Tất cả các công việc chi tiết đều đợc lập chiết tính đơn giá

- Cơ sở chiết tính đơn giá dựa trên:

+ Đơn giá xây dựng của tỉnh, thành phố có công trình đang thi công

+ Đơn giá của bên mời thầu

+ Thông báo giá vật liệu xây dựng của cơ quan chức năng về xây dựng nh: Bảng giá dự toán ca máy số: 1260/1998/QĐBXD; định mức dự toán xây dựng cơ bản số: 1242/1998/QĐBXD; định mức xây dựng cấp thoát nớc số: 24/QĐBXD; thông t 03/2001/TT Bộ xây dựng …

Chi phí trực tiếp I=a+a1+b+c

(Nguồn: Hồ sơ dự thầu của công ty)

Ngoài ra để bộ hồ sơ dự thầu đợc hoàn thành thì song song với việc tính giá Bộ phận đấu thầu kết hợp với phòng tổ chức hành chính, phòng tài chính và các phòng chức năng khác soạn thảo ra một văn bản báo cáo về năng lực của công ty: Báo cáo này phải gồm những thông tin sau:

1 Thông tin chung về công ty

2 Hồ sơ pháp nhân

3 Biểu khai năng lực cán bộ lãnh đạo của công ty

4 Biểu khai năng lực cán bộ chuyên môn

5 Biểu khai năng lực công nhân kỹ thuật

14 Báo cáo quyết toán trong 3 năm gần đây

15.Danh mục các công trình tơng tự gói thầu công ty đã thi công

b Giai đoạn nhận hồ sơ dự thầu.

Sau khi đã chuẩn bị đẩy đủ mọi hồ sơ cần thịết cho bộ hồ sơ dự thầu Công ty mang bộ hồ sơ nộp cho bên mời thầu Trong thời gian chờ xét thầu bộ phận phụ trách công tác dự thầu sẽ tiếp tục nghiên cứu để tìm ra các giải pháp mới nhằm giảm giá, giảm tiến độ thi công với mục đích là nâng cao sức cạnh tranh, chứng tỏ năng lực sáng tạo đối với chủ đầu t, mặt khác cùng với ban lãnh đạo của Công ty,

bộ phận tiếp thị, quan hệ ngoại giao tiến hành các hoạt động thuyết trình, nhằm

làm tăng thêm uy tín cho công ty, tranh thủ các mối quan hệ thân hữu, bạn hàng

để chủ đầu t cảm thấy tin tởng hơn Các hoạt động này trong thực tế đã mang lại hiệu quả rất lơn, giúp công ty dành phần thắng trong nhiều cuộc đấu thầu mà các

đối thủ cạnh tranh có sức mạnh xấp xỉ nhau

c Giai đoan thực hiện thi công theo hợp đồng.

Trong cuộc đấu thầu, giai đoạn này có thể có hoặc không bởi vì nếu công ty không trúng thầu thì không ký đợc hợp đồng và phần thi công sẽ không xảy ra ng-

ợc lại là khi công ty trúng thầu Khi công ty nhận đợc kết quả trúng thầu sẽ tiến hành thơng thảo với bên chủ đầu t để đi đến thoả thuận ký hợp đồng và quá trình thi công sẽ thực hiện những điều khoản trong hợp đồng đã thoả hiệp

Trong giai đoạn hiện nay nhìn chung công ty đã thực hiện khá tốt, tiến độ thi công công việc đợc đảm bảo Đạt đợc kết quả nh vậy là do sự đóng góp chung của các bộ phận trong công ty Đặc biệt là bộ phận kỹ thuật dự thầu đã có những sáng tạo (giải pháp mới) giúp công ty hoạt động có hiệu quả hơn

Việc phân công nhiệm vụ trong lập hồ sơ và dự thầu của công ty đã đợc nêu rõ

ở quy trình chuẩn bị và dự thầu

2 Tổ chức quản lý và phối hợp giữa các bộ phận thực hiện công tác dự thầu tại công ty

Công tác đấu thầu đợc giao cho phòng kinh tế - kế hoạch phối hợp với phòng

kỹ thuật để thực hiện và đặt dới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc công ty Qua một thời gian hoạt động, trên cơ sở nhận thức rõ vị trí quan trọng của công tác đấu thầu và sức ép về việc làm ngày càng tăng, Ban lãnh đạo công ty thấy cần thiết phải có một bộ phận trợ giúp Giám đốc công ty trong việc tìm kiếm thông tin về công trình cần đấu thầu, quản lý và phối hợp thực hiện Chính vì vậy giám đốc công ty đã ra quyết định thành lập bộ phận tiếp thị, trực thuộc phòng kinh tế- kế hoạch đồng thời chịu sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc công ty với các chức năng và nhiệm vụ chủ yếu sau:

+ Về chức năng:

Là bộ phận chuyên trách về công tác tiếp thị của công ty, tìm hiểu và xử lý các thông tin có liên quan đến công tác tìm kiếm việc làm xác minh độ xác thực của các thông tin báo cáo giám đốc xử lý hoặc chủ động đề xuất phơng án giải quyết Mục đích cuối cùng là giúp cho giám đốc trong công việc tìm kiếm việc làm

+ Về nhiệm vụ:

- Nắm bắt kịp thời thông tin các dự án đầu t, xây dựng trong mọi lĩnh vực và các địa phơng Khi dự án có điều kiện thì chuẩn bị và lập hồ sơ đăng ký dự thầu (căn cứ từng công trình cụ thể sẽ dùng hồ sơ của công ty, Tổng công ty hoặc liên doanh, liên kết với các đơn vị bên ngoài) Cung cấp đầy đủ thông tin của công ty cho chủ đầu t làm việc với cơ quan chỉ đạo dự án, chủ đầu t có các thông tin cần thiết báo cáo giám đốc, tiếp tục duy trì các quan hệ trên trong suốt quá trình đấu thầu cũng nh lâu dài

- Chịu trách nhiệm chắp nối, hoàn tất hồ sơ dự thầu từ khâu chuẩn bị cho đến khi nộp hồ sơ dự thầu Trong quá trình làm hồ sơ dự thầu phải cung cấp đầy đủ thông tin liên quan đến dự án cho phòng kinh tế - kế hoạch để làm giá dự thầu và phòng kỹ thuật để lập biện pháp thi công và tính khối lợng, các phần việc còn lại thuộc bộ phận tiếp thị Phân công các bộ phận theo sát các dự án sau khi nộp hồ sơ dự thầu cho đến khi có kết quả cuối cùng

Việc thành lập bộ phận tiếp thị qua một thời gian ngắn đã đem lại những tác

động tích cực đến hoạt động dự thầu của công ty, thể hiên cụ thể ở các khía cạnh sau:

- Đa công tác dự thầu của công ty dần đi vào hoạt động có tính hệ thống Quá trình thực hiện công tác dự thầu đợc theo dõi chặt chẽ và sát sao hơn, tạo ra đợc

đầu mối để liên kết các bộ phận có liên quan Việc lập kế hoạch dự thầu hàng tháng đợc thực hiện đầy đủ

- Tăng cờng và thiết lập tốt mối quan hệ với bên mời thầu Các thông tin và dự

án đợc thu thập đầy đủ và cung cấp kịp thời cho các bộ phận có liên quan

- Số lợng các công trình đợc tiếp thị để lựa chọn, quyết định dự thầu cũng tăng lên, tạo cơ hội lựa chọn đợc các dự án có triển vọng nhằm đạt hiệu quả cao hơn cho tác dự thầu

Trong các khía cạnh tác động trên, khía cạnh mang lại nhiều hiệu qủa nhất cho việc thực hiện công tác dự thầu đó là theo dõi và phối hợp giữa các bộ phận

có liên quan trong việc lập hồ sơ dự thầu, nó giảm đợc ách tắc trong các bộ phận, thực hiện đảm bảo cho quá trình lập hồ sơ dự thầu diễn ra nhanh hơn Về mặt chất