THỰC TRẠNG VỀ XÂY DỰNG, TỔ CHỨC THỰC HIỆN KẾ HOẠCH VÀ CHƯƠNG TRÌNH SẢN XUẤT SẢN PHẨM

Kế hoạch hóa sản xuất là một quá trình tiếp diễn, phảnánh sự thích ứng của doanh nghiệp với những thay đổi của môi trường kinhdoanh, xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch sản x

Nhu cầu

Lập KHSX

THỰC TRẠNG VỀ XÂY DỰNG, TỔ CHỨC THỰC HIỆN KẾ HOẠCH VÀ CHƯƠNG TRÌNH SẢN XUẤT SẢN PHẨM

I CƠ SỞ XÂY DỰNG KẾ HOACH SẢN XUẤT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN KẾ HOẠCH CỦA CÔNG TY

Kế hoạch sản xuất cho biết doanh nghiệp sẽ đáp ứng yêu cầu về sản phẩmcủa bộ phận marketing như thế nào Lập kế hoạch sản xuất là cụ thể hóa kếhoạch marketing: những loại sản phẩm sẽ được sản xuất, với số lượng nào là đủ,

sử dụng những nguồn lực gì? Chi phí sản xuất là bao nhiêu?

Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất là hai mặt và còn được gọi

là kế hoạch hóa sản xuất Kế hoạch hóa sản xuất là một quá trình tiếp diễn, phảnánh sự thích ứng của doanh nghiệp với những thay đổi của môi trường kinhdoanh, xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất nhằm đạtđược các mục tiêu của doanh nghiệp Kế hoạch hóa sản xuất là một chức năngkhởi đầu và trọng yếu của quản trị quá trình sản xuất

Trong môi trường biến động, kế hoạch và chương trình sản xuất có ý nghĩa

bổ sung cho nhau: vừa xây dựng kế hoạch sản xuất, vừa hoạch định chươngtrình sản xuất khi có nhiệm vụ mới ngoài dự kiến kế hoạch xuất hiện Việc phốihợp hai hình thức kế hoạch này để điều khiển quá trình hoạt động sản xuất củadoanh nghiệp

Thống kê về công tác xây dựng, tổ chức thực hiện kế hoạch và chương trìnhsản xuất của công ty Cổ phần Tràng An được trình bày qua lưu đồ sau:

T

T

T.nhiệ

m

Nội dung công việc Mã số BM/TL Tên BM/TL

Triển khai SX, kiểm soát tiến

độ SX

Báo cáo, quyết toán VT,

TP

K.traLập KHSX

KHSX năm KHSX tháng Đánh giá Thực hiện KHSX KHSX tuần

KH cấp vật tư (tháng, năm) Theo dõi vật tư kho nguyên liệu

3 TGĐ

P.TGĐ

BM/HD 04.01 BM/HD 04.02 BM/HD 04.03 BM/HD 04.04 BM/HD 04.06

KHSX năm KHSX tháng Đánh giá Thực hiện KHSX KHSX tuần

KH cấp vật tư (tháng, năm)

4 Giám

đốc XN

BM/HD 04.02 BM/HD 04.03 BM/HD 04.04 BM/HD 04.05 BM/HD 04.08 BM/HD 04.09 BM/HD 21.02 BM/HD 21.10

KHSX tháng Đánh giá Thực hiện KHSX KHSX tuần

Báo cáo hoạt động XN (ngày)

Sổ kiểm soát vật tư XN (tuần)

Sổ kiểm soát SP XN Phiếu xuất kho (tháng)

Sổ theo dõi vật tư (ngày)

5 XN

P.KHSX

BM/HD 04.10 BM/HD 04.11 BM/HD 21.01 BM/HD 04.13

Bảng quyết toán vật tư tháng Bảng quyết toán SP tháng Phiếu nhập kho (tháng) Phiếu nhập thành phẩm (ngày)

6 XN

P.KHSX

Quy trình kiểm soát hồ sơ

Lưu đồ 2.1: Lập kế hoạch và triển khai sản xuất của công ty

1 Lập kế hoạch sản xuất

Lập kế hoạch chỉ đạo sản xuất và cân đối năng lực sản xuất Kế hoạch sảnxuất xác định rõ lịch trình thực hiện các nhiệm vụ của chương trình và tại từng

thời điểm của lịch trình cần những nguồn lực nào, với số lượng bao nhiêu và ai

là người cung cấp

Lập kế hoạch dựa trên định hướng phát triển doanh nghiệp và triển khai kếhoạch để thực hiện các chỉ tiêu đó Kế hoạch sản xuất của công ty Cổ phầnTràng An được lập dựa trên nhu cầu phát triển công ty và dự kiến tiêu thụ củaphòng bán hàng

 Căn cứ để lập kế hoạch chung:

 Căn cứ vào chiến lược và mục tiêu phát triển của công ty trong các giaiđoạn

 Căn cứ vào dự kiến, nghiên cứu phát triển thị trường dài hạn và ngắn hạn

 Căn cứ vào tình hình tiêu thụ và lượng thành phần tồn kho để lập dự kiến

kế hoạch tiêu thụ trong thời điểm lập kế hoạch (biểu dự kiến kế hoạch tiêu thụnăm, tháng, đơn đặt hàng sản phẩm)

 Căn cứ vào hiện trạng thiết bị, nhà xưởng, con người (biểu kế hoạch sửachữa, bảo dưỡng thiết bị tháng)

 Căn cứ vào tồn kho vật tư, và kế hoạch tiếp cận vật tư (biểu báo cáo nhậpxuất tồn kho vật tư, hợp đồng vật tư và đơn đặt hàng vật tư)

 Căn cứ vào các quy định, tiêu chuẩn được áp dụng (định mức vật tư BM/

HD 09.10, định mức lao động BM/HD 09.11)

 Khi có nhu cầu, Phòng kế hoạch sản xuất với 3 mức sau:

 Kế hoạch sản xuất năm: Là kế hoạch sản xuất mang tính chất dài hạn, đượclập dựa trên tình hình tiêu thụ thực tế của năm trước, định hướng phát triển sảnxuất kinh doanh trong năm nay

Kế hoạch sản xuất năm được lập vào trước ngày 15 tháng 1 bởi giám đốcsản xuất hoặc người được ủy nhiệm thực hiện theo mẫu BM/HD 04.01

 Kế hoạch sản xuất tháng: được lập từ ngày 20 đến 26 tháng trước bởi phòng

kế hoạch sản xuất thực hiện theo mẫu BM/HD 04.02

 Nhằm thuận lợi cho việc lập kế hoạch cho tháng tiếp theo, trước ngày 25,phòng bán hàng cấp cho phòng KHSX dự kiến tiêu thụ tháng sau

 Phòng kế hoạch sản xuất ước tính sản lượng từ ngày 26 đến hết tháng,cân đối với kế hoạch tiêu thụ tháng sau và lượng hàng dự trữ tối thiểu để xâydựng kế hoạch sản xuất.

Đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất được lập hàng ngày căn cứvào tiêu thụ của phòng bán hàng, báo cáo hoạt động của xí nghiệp Thực hiệntheo kiểu mẫu BM/HD 04.03

 Kế hoạch sản xuất tuần: được lập từ thứ sáu tuần trước bởi phòng kế hoạchsản xuất Thực hiện theo kiểu mẫu BM/HD 04.04

Sau khi kế hoạch sản xuất sản phẩm tháng, năm, quý, được phê duyệt,Phòng kế hoạch sản xuất lập kế hoạch vật tư tương ứng theo biểu mẫu BM/HD04.06

2 Duyệt

 Kế hoạch sản xuất được người có thẩm quyền phê duyệt, nếu đạt thìchuyển kế hoạch sản xuất đến đơn vị liên quan thực hiện, nếu không đạt thì thựchiện lại

 Kế hoạch sản xuất năm BM/HD 04.01 được tổng giám đốc hoặc phó tổnggiám đốc phê duyệt

 Kế hoạch sản xuất tháng BM/HD 04.02 được tổng giám đốc hoặc phótổng dám đốc duyệt

 Kế hoạch sản xuất tuần BM/HD 04.04 được giám đốc sản xuất duyệt

 Kế hoạch sản xuất vật tư tháng BM/HD 04.06 được lập và phê duyệt bởigiám đốc sản xuất và tổng giám đốc

Duyệt xong kế hoạch sản xuất sản phẩm và vật tư, ban quản lý sẽ đưa kếhoạch sản xuất vào thực hiện tại các bộ phận sản xuất

3 Triển khai, kiểm soát tiến độ sản xuất

 Kế hoạch sản xuất tháng theo BM/HD 04/02, kế hoạch sản xuất tuần theoBM/HD 04/04 và kế hoạch cấp vật tư tháng theo biểu mẫu BM/HD 04/06 saukhi đã được phê duyệt, chuyển đến các đơn vị liên quan để thực hiện

 Khi nhận được kế hoạch sản xuất các đơn vị liên quan xem xét, nếu pháthiện ra những điểm không phù hợp, phản hồi thông tin tới phòng kế hoạch sảnxuất để điều chỉnh kịp thời.

 Phòng kế hoạch sản xuất thực hiện:

 Đối chiếu vật tư theo kế hoạch với vật tư tồn kho, tồn xưởng, vật tư đangtrên đường tới, vật tư đặt mua, để từ đó có kế hoạch cung ứng và dự trữ cho sảnxuất

 Vận chuyển vật tư theo kế hoạch với vật tư tồn kho, tồn xưởng, vật tưđang trên đường tới, vật tư đặt mua, để từ đó có kế hoạch cung ứng và dự trữvật tư cho sản xuất

 Vận chuyển vật tư theo yêu cầu cung ứng vật tư của xí nghiệp Thực hiệntheo biểu mẫu BM/HD 21.01

 Sắp xếp chỗ để vật tư nhận về và dán phiếu chỉ danh lên lô vật tư nhận

về, đảm bảo các tổ sản xuất nhận biết được mã lô vật tư khi sản xuất và ghi lại

mã lô sử dụng

4 Báo cáo, cập nhật, quyết toán vật tư, thành phẩm

Cuối tuần, tháng, năm thực hiện kế hoạch, công ty lại kiểm kê, đánh giá lạivật tư hàng hóa đã sử dụng và tồn kho trong kỳ

 Đối với vật tư sản xuất:

 Kiểm soát được số sử dụng, tồn đầu và cuối trong tuần, ghi sổ kiểm soátvật tư theo BM/HD 04.08

 Giám đốc xí nghiệp triển khai, giám sát việc thực hiện kiểm kê vật tư vàocuối tháng nhằm tổng hợp về số lượng, chủng loại vật tư (nhập về, sử dụng, tồncuối) trong một tháng Thực hiện theo biểu mẫu BM/HD 04.10

 Đối với các vật tư không có KHSX của tháng tiếp theo xí nghiệp trả lạikho, phải có lý do rõ ràng, được phòng quy chế kiểm tra chất lượng và có đủchữ ký của các bên liên quan trước khi thực hiện nhập kho trở lại.

 Đối với sản phẩm làm ra:

 Báo cáo hoạt động của xí nghiệp vào ngày hôm sau được thực hiện theoBM/HD 04.05

 Vào sổ kiểm soát sản phẩm xí nghiệp về sản lượng của mỗi ca sản xuất,theo biểu mẫu BM/HD 04.09 (thực hiện bởi Thống kê)

 Thực hiện kiểm kê thành phẩm vào cuối mỗi tháng và việc lập báo cáoquyết toán sản lượng sản xuất trong tháng Thực hiện theo biểu mẫu BM/HD04.11

 Thành phẩm nhập kho hàng ngày, tháng thực hiện theo biểu mẫu BM/HD04.13 BM/HD 21.01

 Hàng tháng Thống kê có trách nhiệm báo cáo số liệu tiêu hao vật tư chogiám đốc xí nghiệp, phòng kế hoạch sản xuất

II TÌNH HÌNH SẢN XUẤT VÀ TIÊU THỤ CỦA CÔNG TY

1 Tình hình sản xuất sản phẩm của công ty

Nghiên cứu tình hình sản xuất sản phẩm của công ty trong những năm quacho chúng ta một cái nhìn tổng quát về tốc độ tăng trưởng trong sản xuất cácmặt hàng Đo lường được tốc độ tăng trưởng của sản phẩm chúng ta sẽ biếtđược quy mô sản xuất của doanh nghiệp như thế nào

Bảng 2.1: Sản lượng mặt hàng sản xuất của công ty năm 2003 - 2007

Chỉ tiêu Đơn vị 2003 2004Sản lượng sản xuất2005 2006 2007

(Nguồn: Phòng KHSX – Công ty Cổ phần Tràng An)

Các số liệu trong bảng 2.2 cho thấy trong suốt 5 năm qua tổng sản lượng sảnxuất của công ty Cổ phần Tràng An không ngừng tăng lên Từ 2.096 tấn năm

2003 hiện nay công suất sản xuất của công ty đã tăng lên 4.694 tấn, tốc độ tăngtrung bình 122%/năm Hai năm gần đây tốc độ tăng nhanh, năm 2006 tăng 21%,

2007 tăng 32%

Kẹo cứng là mặt hàng truyền thống của công ty, bao gồm: kẹo caramen béo,hoa quả, kẹo sữa… Mỗi loại sản phẩm kẹo cứng có hương vị khác nhau phùhợp với sở thích của nhiều đối tượng Kẹo cứng có nhân lần đầu tiên sản xuất ở

Việt Nam tại Công ty cổ phần Tràng An với dây chuyền sản xuất nhập từ BaLan Nó có đặc trưng về mùi thơm, giòn, dễ ăn, hương vị hài hòa Tuy nhiên vìđây là dây chuyền sản xuất lâu đời nên thị trường kẹo cứng hiện tại đang bị cácdây chuyền sản xuất kẹo cứng của các doanh nghiệp trong và ngoài nước cạnhtranh quyết liệt Nhìn vào bảng số liệu về kẹo cứng trên ta thấy sản lượng kẹocứng sản xuất giảm trong suốt mấy năm gần đây, từ 575 tấn năm 2004 đến 2007mức sản xuất chỉ còn 478 tấn.

Hiện nay trong công ty, kẹo mềm chiếm ưu thế hơn về số lượng và chấtlượng về sản phẩm kẹo Các chủng loại kẹo mềm bao gồm: kẹo mơ, sữa, chewy,dừa, cốm… Kẹo mềm rất thơm ngon và nhiều chất dinh dưỡng Cũng như kẹocứng, hầu hết các dây chuyền sản xuất kẹo mềm cũng đã được công ty đầu tưcách đây nhiều năm, nên lượng sản phẩm bán ra cũng không tăng nhiều, có nămcòn sụt giảm như năm 2005 sản lượng là 777 tấn, đến năm 2006 chỉ còn sảnxuất 740 tấn, chỉ tiêu đạt 95,2% so với năm 2005 Tuy nhiên do vài năm gầnđây công ty đã cải tiến máy móc và thay thế một số hương liệu sản xuất nên sảnphẩm kẹo sản lượng kẹo mềm bán ra đã tăng trở lại Năm 2007 mức sản lượngcần sản xuất đã lên tới 1040 tấn

Các dây chuyền sản xuất bánh thì có nhiều biểu hiện tích cực hơn Khác vớicác loại kẹo, bánh ít ngọt nên khách hàng dễ chấp nhận Vả lại bánh có nhiềuhương vị nổi bật gây cảm giác rất hấp dẫn Các loại bánh trong công ty đó là:bánh quy, bánh quế kem, bánh Pháp và Snack Các số liệu trong bảng cho thấysản lượng sản xuất các loại bánh này tăng lên qua các năm Bánh quy thì tăngđều qua các năm, sản lượng tăng từ 137 tấn năm 2003 lên đến 590 vào năm

2007 Riêng với bánh quế kem và Snack tốc độ sản lượng sản xuất tăng nhanh.Bánh quế kem năm 2003 sản lượng là 229 tấn thì đến năm 2007 là 506 tấn.Snack mức sản lượng sản xuất hiện nay là rất lớn Con số đó vài năm gần đây làhơn 900 tấn/năm, chỉ tiêu từ năm 2004 đến năm 2007 lần lượt đạt 108%; 141%;121%; 110%, các con số đều dương và có sản lượng sản xuất đang chiếm tỉ lệrất lớn Đặc biệt hiện nay thị trường bánh Pháp đang tăng lên rất nhanh Qua 3

năm sử dụng dây chuyền vào sản xuất con số sản lượng sản xuất giờ đây đã lêntới 460 tấn (năm 2007) Theo kết quả dự báo cho thị trường này thì doanh sốbán ra của sản phẩm trong năm tới có thể còn cao hơn nhiều nên dự định nămtới công ty vẫn tích cực sản xuất cho loại sản phẩm này Ngoài ra từ năm 2007này vừa áp dụng thêm một dây chuyền sản xuất bánh mỳ Loại sản phẩm nàyvừa tung ra thị trường nhưng sản lượng sản phẩm bán được là không nhỏ Trongmấy tháng 2007 sản lượng sản xuất cho thị trường là 570 tấn Sản phẩm đã bắtđầu được công ty liệt vào danh sách sản phẩm cạnh tranh của công ty.

Nhìn chung, qua bảng biểu về tình hình sản xuất của doanh nghiệp chúng ta

có thể thấy tốc độ sản xuất các loại bánh và Snack tăng trong khi đó thì các loạikẹo, đặc biệt là một số loại kẹo cứng sản xuất hàng năm có vẻ giảm đi Phântích tình hình sản xuất của công ty cho chúng ta nhận biết được khả năng sảnxuất của công ty về các mặt hàng Có như vậy sản xuất mới có kế hoạch phân

bổ chương trình sản xuất hợp lý mà không vượt quá so với khả năng thực tế củacông ty Với tình hình sản xuất như hiện nay thì công ty vẫn có một số dâychuyền vẫn còn có thể khai thác thêm Tuy nhiên công ty cũng cần xem xétnguyên nhân của giảm sút của thực trạng hiện tại

2 Khả năng tiêu thụ sản phẩm của công ty

Quá trình lập kế hoạch sản xuất phải tính toán cân đối nhiều lần giữa sảnxuất và tiêu thụ sản phẩm; cân đối giữa nhiệm vụ sản xuất và khả năng bảo đảmcác yếu tố sản xuất như: vốn, sức lao động, nguyên vật liệu, khả năng máy mócthiết bị và diện tích sản xuất,…; cân đối giữa nhu cầu sản phẩm mà thị trườngđòi hỏi doanh nghiệp phải đáp ứng với khả năng đáp ứng của doanh nghiệp

Bảng 2.2: Tình hình tiêu thụ các mặt hàng chính những năm gần đây:

7.Bánh mỳ Tấn     530

(Nguồn: Phòng KHSX – Công ty Cổ phần Tràng An)

Như vậy, sản lượng sản phẩm tiêu thụ trên thị trường chính là một trong cáccăn cứ để hoạch định sản xuất sản phẩm và đó là một trong các yếu tố cơ bản đểcân đối theo mô hình “cân bằng động” Sự biến động của thị trường về nhu cầu

cơ bản quyết định quy mô, cơ cấu và sự thay đổi cơ cấu sản lượng tiêu thụ củadoanh nghiệp

Thống kê các chỉ tiêu từ bảng 2.2 ta thấy tình hình tiêu thụ các loại bánh vàSnack tăng lên qua các năm nhưng tổng sản lượng kẹo thì vẫn còn bấp bênh,vẫn tăng nhưng mức tăng không đáng kể, năm 2005 còn giảm đi so với nămtrước đó Tổng sản lượng sản phẩm tiêu thụ của công ty Cổ phần Tràng An thìmặc dù cũng tăng qua các năm (từ 2.040 tấn năm 2003 lên 4.527 tấn năm 2007),nhưng so với thị trường sau đây thì mức độ này vẫn còn rất nhỏ

So sánh nhu cầu thực tế so với thực trạng sản xuất của các công ty về cácmặt hàng sản phẩm, sản xuất luôn có khả năng đáp ứng được nhu cầu thị trường

về các mặt hàng có trong danh mục Vì vậy việc cần thực hiện của công ty lúcnày là thúc đẩy khả năng tiêu thụ bằng để sản lượng sản xuất trong tương lai củacông ty tiếp tục tăng lên Đồng thời công ty có thể tạo ra những sản phẩm đặcbiệt để sản lượng tiêu thụ còn lên cao hơn nữa

Bảng 2.3: cơ cấu sản lượng tiêu thụ sản phẩm của các thành phần doanh

nghiệp ngành sản xuất bánh kẹo.

23.Các thành phần kinh

tế khác

6

(Nguồn: Phòng Mar và BH – Công ty Cổ phần Tràng An)

Căn cứ vào sản lượng tiêu thụ của các của các kỳ trước chúng ta thấy vẫn có

sự biến động về sản lượng tiêu thụ của các mặt hàng Tuy nhiên chúng ta cầnthấy rõ nguyên nhân của sự biến động này, là do sự cạnh tranh của thị trườngbánh kẹo hiện nay là rất lớn Bảng 1.1 ta thấy sản lượng trên thị trường bánhkẹo toàn quốc là rất lớn

Kết quả bảng 2.3 chúng ta có thể thấy tổng sản lượng tiêu thụ của công tytuy tăng lên qua từng năm nhưng vẫn còn nhỏ so với thị trường, chỉ chiếm 3%(năm 2007) trong khi đó các doanh nghiệp nhà nước hiện nay vẫn có khả năngchiếm lĩnh thị trường rất lớn (37,5%) Do vậy, định hướng của công ty sẽ mởrộng thêm thị trường tiêu thụ trong mấy năm tới

III TÌNH HÌNH THỰC HIỆN KẾ HOẠCH SẢN XUẤT SẢN PHẨM CỦA CÔNG TY NĂM 2007

Dùng thước đo hiện vật để đánh giá tình hình hoàn thành kế hoạch sản xuấtmặt hàng trong kỳ của doanh nghiệp năm 2007, chúng ta thu được kết quả sauđây:

Bảng 2.4: Tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất năm 2007

Tên sản phẩm Sản lượng sản xuất (tấn)Kế hoạch Thực hiện +()Chênh lệch%