Bài giảng Quản lý dự án Công nghệ Thông tin

Quản lý dự án Công nghệ thông tin là tài liệu đề cập đến các nội dung về lập và quản lý các dự án thuộc ngành nghề công nghệ thông tin Chương I: Giới thiệu tổng quan Chương II: Quản lý phạm vi của dự án Chương III: Quản lý thời gian Chương IV: Quản lý chi phí Chương V: QL Chất lượng dự án

“Sinh viên ra trường làm được việc ngay, không phải đào tạo lại” 1

Dream come true

TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ LONG BIÊN

Địa chỉ: Số 765 Nguyễn Văn Linh – Sài Đồng – Long Biên

Giáo viên: Nguyễn Thị Dung

Số tiết: 30

Số bài kiểm tra: 02

Dream come true

NỘI DUNG CHƯƠNG TRÌNH

Chương I: Giới thiệu tổng quan

Chương II: Quản lý phạm vi của dự án

Chương III: Quản lý thời gian

Chương IV: Quản lý chi phí

Chương V: Quản lý Nhân lực dự án

Chương VII: Đánh giá tài chính và hiệu quả của dự án

“Sinh viên ra trường làm được việc ngay, không phải đào tạo lại” 3

Dream come true Chương I: Giới thiệu tổng quan

– Khái niệm về dự án, dự án CNTT – Các đặc trưng của một dự án

– Phân loại dự án – Làm thế nào để quản lý dự án – Các bên liên quan đến dự án – Các giai đoạn của dự án

Dream come true Chương I: Giới thiệu tổng quan

“Sinh viên ra trường làm được việc ngay, không phải đào tạo lại” 5

Dream come true 1 Khái niệm chung về dự án

phương tiện và nguồn lực để cho - một

Dream come true 2 Dự án CNTT

lý và nghiệp vụ, trong đó trọng tâm là Tin

học hoá phục vụ điều hành và quản lý Nhà nước;

(CSDL) quốc gia và chuyên ngành;

CNTT

“Sinh viên ra trường làm được việc ngay, không phải đào tạo lại” 7

Dream come true 2 Dự án CNTT

NỘI DUNG CỦA DỰ ÁN CNTT

Dream come true 3 Đặc trưng của dự án CNTT

“Sinh viên ra trường làm được việc ngay, không phải đào tạo lại” 9

Dream come true 3.1 Mục tiêu của dự án

được viết ra một cách rõ ràng ngay từ đầu,

mục tiêu của mình cả về mặt định tính và

định lượng

Dream come true 3.2 Thời gian của dự án

hạn, kéo dài một vài ba năm

“Sinh viên ra trường làm được việc ngay, không phải đào tạo lại” 11

Dream come true 3.3 Kinh phí của dự án

quá trình thực hiện, phân bổ theo từng

năm thực hiện.

Dream come true 3.4 Nguồn nhân lực

người tham gia

– Quản lý dự án – Thực hiện

– Triển khai

“Sinh viên ra trường làm được việc ngay, không phải đào tạo lại” 13

Dream come true 3.5 Kết quả chuyển giao dự án

Dream come true 4 Phân loại dự án

“Sinh viên ra trường làm được việc ngay, không phải đào tạo lại” 15

Dream come true 5 Thế nào là quản lý dự án

5.1 Khái niệm về lập kế hoạch

- Lập kế hoạch

- Quản lý các rủi ro

- Quản lý nhân sự

- Theo dõi dự án 5.2.Mục đích của quản lý

5.3.Phương pháp luận và kỹ thuật quản lý dự án

5.4 Nguyên nhân khiến dự án thất bại:

Dream come true Khái niệm

 Ứng dụng kiến thức kỹ năng, công cụ, kỹ

thuật vào các hoạt động của dự án nhằm

thỏa mãn dự án

 Là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời

gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát

triển của dự án

“Sinh viên ra trường làm được việc ngay, không phải đào tạo lại” 17

Dream come true 5.1 KN Lập kế hoạch

Dream come true 5.1 KN Lập kế hoạch

“Sinh viên ra trường làm được việc ngay, không phải đào tạo lại” 19

Dream come true 5.2.Mục đích của quản lý dự án

Dream come true 5.2.Mục đích của quản lý dự án

“Sinh viên ra trường làm được việc ngay, không phải đào tạo lại” 21

Dream come true

5.3 Phương pháp luận và kỹ

thuật quản lý dự án

Dream come true 5.4 Nguyên nhân thất bại

Theo thống kê chung trên thế giới

“Sinh viên ra trường làm được việc ngay, không phải đào tạo lại” 23

Dream come true 5.4 Nguyên nhân thất bại

Dream come true 6 Các bên liên quan

“Sinh viên ra trường làm được việc ngay, không phải đào tạo lại” 25

Dream come true 6 Các bên liên quan

Dream come true CÂU HỎI

1 Liệt kê các vấn đề mà dự án CNTT ở Việt

nam thường gặp phải, có ảnh hưởng tới

kết quả và tiến độ của dự án Mỗi vấn đề

tác động đến (những) giai đoạn nào của dự

án (khởi đầu, thực hiện hay kết thúc)

“Sinh viên ra trường làm được việc ngay, không phải đào tạo lại” 27

Dream come true II.Các giai đoạn của dự án CNTT

1 Một số khái niệm

2 7giai đoạn của dự án

Dream come true 1 Một số khái niệm

là những gì mà ta phải làm trong mỗi giai đoạn

Có những hoạt động phải thực hiện liên tục từ giai đoạn đầu đến cuối như “quản lý theo dõi dự án, tư liệu hóa ".

Các hoạt động

là những gì mà ta phải làm trong mỗi giai đoạn

Có những hoạt động phải thực hiện liên tục từ giai đoạn đầu đến cuối như “quản lý theo dõi dự án, tư liệu hóa "

“Sinh viên ra trường làm được việc ngay, không phải đào tạo lại” 29

Dream come true 1 Một số khái niệm

Tài liệu, sản phẩm đầu ra và các điểm mốc:

Các tài liệu hoặc sản phẩm cần có sau mỗi giai đoạn

Còn các thời điểm mốc (ghi trong ngoặc đơn) là để làm cơ sở xác định xem công việc hay giai đoạn xong 100% hay chưa

Tài liệu, sản phẩm đầu ra và các điểm mốc:

Các tài liệu hoặc sản phẩm cần có sau mỗi giai đoạn

Còn các thời điểm mốc (ghi trong ngoặc đơn) là để làm cơ sở xác định xem công việc hay giai đoạn xong 100% hay chưa

Công sức của con người:

công sức tổng thể của mỗi một người (kỹ thuật) tham gia vào dự án

Công sức của con người:

công sức tổng thể của mỗi một người (kỹ thuật) tham gia vào dự án

Dream come true

2 7 Giai đoạn của dự án CNTT

“Sinh viên ra trường làm được việc ngay, không phải đào tạo lại” 31

Dream come true 1 Giai đoạn Xác định

Dream come true Giai đoạn xác định xây nhà

“Sinh viên ra trường làm được việc ngay, không phải đào tạo lại” 33

Dream come true 2 GIAI ĐOẠN PHÂN TÍCH

Dream come true 2 GIAI ĐOẠN PHÂN TÍCH

Hệ thống nước Trong phòng tắm

Hướng nhà

Bể bơi

Điều hòa

Hệ thống điện, ánh sáng

Phòng chức năng

Add Title

“Sinh viên ra trường làm được việc ngay, không phải đào tạo lại” 35

Dream come true 3 GIAI ĐOẠN THIẾT KẾ

Dream come true 3 GIAI ĐOẠN THIẾT KẾ

“Sinh viên ra trường làm được việc ngay, không phải đào tạo lại” 37

Dream come true 4 GIAI ĐOẠN THỰC HIỆN

Dream come true 4 GIAI ĐOẠN THỰC HIỆN

“Sinh viên ra trường làm được việc ngay, không phải đào tạo lại” 39

Dream come true 5 KiỂM THỬ HỆ THỐNG

Dream come true 5 KiỂM THỬ HỆ THỐNG

“Sinh viên ra trường làm được việc ngay, không phải đào tạo lại” 41

Dream come true 6 GIAI ĐOẠN CHẤP NHẬN

Dream come true 7 Giai đoạn Vận hành

“Sinh viên ra trường làm được việc ngay, không phải đào tạo lại” 43

Dream come true CÂU HỎI

các hoạt, sản phẩm và điểm mốc quan

trọng nhất trong từng giai đoạn

mà anh (chị) đã từng tham gia

Dream come true

– Hiểu được tầm quan trọng của QL Phạm vi.

– Hiểu được Qui trình QL Phạm vi.

– Mô tả sự hỗ trợ của phần mềm trong quản lý phạm vi dự án

Chương II Quản lý phạm vi của

dự án CNTT

“Sinh viên ra trường làm được việc ngay, không phải đào tạo lại” 45

Dream come true NỘI DUNG

Dream come true 1 Quản lý phạm vi là gì

“Sinh viên ra trường làm được việc ngay, không phải đào tạo lại” 47

Dream come true

2 Các quy trình của QL

Phạm vi Dự án

Dream come true 2.1 Khởi động dự án

 Kế hoạch chiến lược

– Kế hoạch chiến lược đòi hỏi xác định các mục tiêu nghiệp vụ lâu dài

– Các dự án CNTT cần hỗ trợ các mục tiêu chiến lược

và tài chính

 Xác định các dự án tiềm năng

 Sau đó chọn các dự án CNTT và phân bổ tài nguyên

“Sinh viên ra trường làm được việc ngay, không phải đào tạo lại” 49

Dream come true 2.1 Khởi động dự án

Dream come true 2.2 Lập kế hoạch phạm vi dự án

 Là quá trình xây dựng các tài liệu nhằm cung cấp nền

tảng về phạm vi của dự án Tuyên bố về phạm vi (scope

“Sinh viên ra trường làm được việc ngay, không phải đào tạo lại” 51

Dream come true 2.2 Lập kế hoạch phạm vi dự án

Dream come true 2.3 Xác định phạm vi dự án

 Xác định chi tiết công việc bằng cách chia thành các công việc nhỏ hơn có thể quản lý được

“Sinh viên ra trường làm được việc ngay, không phải đào tạo lại” 53

Dream come true 2.3 Xác định phạm vi dự án

Cấu trúc phân rã công

việc (WBS): Chia nhỏ

công việc theo sơ đồ

phân cấp

Dream come true 2.3 Xác định phạm vi dự án

Nguyên lý cơ bản tạo WBS

1.Một đơn vị công việc chỉ xuất hiện một nơi trong WBS.

2.Nội dung công việc trong một mục WBS bằng tổng các công việc dưới nó 3.Một mục WBS là nhiệm vụ của chỉ một người,

4.WBS phải nhất quán với cách thực hiện công việc;

5.Các thành viên nhóm dự án phải tham gia phát triển WBS để bảo đảm tính nhất quán.

6.Mỗi mục WBS phải có tài liệu đi kèm để bảo đảm hiểu được chính xác phạm

vi công việc.

7.WBS phải là công cụ linh hoạt để đáp ứng những thay đổi không tránh được, điều khiển nội dung công việc theo đúng tuyên bố về phạm vi.

“Sinh viên ra trường làm được việc ngay, không phải đào tạo lại” 55

Dream come true 2.4 Kiểm tra & điều khiển

WBS tốt cho một dự án

đổi phạm vi là điều khó hơn

phạm vi phình ra » (scope creep) và kiểm

tra phạm vi tồi.

Dream come true Câu hỏi

 Quản lý phạm vi dự án gồm những gì? Tầm quan trọng của nó đối

với các dự án CNTT.

 Các thành phần chính của bản tuyên bố phạm vi (scope statement)

Tại sao phải có bản tuyên bố phạm vi nếu đã có tuyên bố dự án và

WBS.

 Trình bày các phương pháp xây dựng WBS, giải thích tại sao công

việc này thường rất khó.

 Mô tả một dự án bị “vượt phạm vi “ (scope creep) Có thể tránh tình

huống này được không?

 Tại sao để sử dụng phần mềm quản lý dự án phải có WBS tốt? Giới thiệu các loại phần mềm khác dùng trong quản trị phạm vi dự án.

“Sinh viên ra trường làm được việc ngay, không phải đào tạo lại” 57

Dream come true

“Sinh viên ra trường làm được việc ngay, không phải đào tạo lại”

Dream come true CÂU HỎI

Câu 1: Có mấy giai đoạn Quản lý dự án CNTT?

7

Dream come true

Câu 2: Quy trình quản lý phạm vi của dự án có mấy bước?

5

“Sinh viên ra trường làm được việc ngay, không phải đào tạo lại” 59

Dream come true

“Sinh viên ra trường làm được việc ngay, không phải đào tạo lại”

Câu 3: Chọn phát biểu đúng về phạm vi của quản lý dự án CNTT?

Phạm vi là một Danh sách tất cả các công việc Dự án phải làm

Dream come true

Câu 4: Chọn cấu trúc WBS đúng cho dự án Thiết kế lại website?

1 Tìm hiểu nhu cầu

2 Thiết kế

2.1 Tạo tường lửa 2.2 Thiết kế tổng thể 2.3 Thiết kế chi tiết

“Sinh viên ra trường làm được việc ngay, không phải đào tạo lại” 61

Dream come true

“Sinh viên ra trường làm được việc ngay, không phải đào tạo lại”

Dream come true NGƯỜI HỌC TIỀM NĂNG

Câu 5:

Công cụ tin học nào dưới đây giúp ta Quản lý phạm vi dự án?

MPM PPT

DBMain

A B C

MPM

Dream come true XEM PHIM

“Sinh viên ra trường làm được việc ngay, không phải đào tạo lại” 63

Dream come true Chương III: Quản lý thời gian

 Mục tiêu:

– Hiểu được tầm quan trọng của việc quản lý thời gian

dự án – Hiểu được các Qui trình Quản lý Thời gian

– Lập được sơ đồ Gand bằng công cụ MPM

– Hiểu được các Phương pháp dùng để QL Thời gian:

CPM (Critical Path Method), PERT (Program

Evaluation and Review Technique).

– Mô tả cách dùng phần mềm trong quản lý thời gian dự án.

Dream come true NỘI DỤNG

2 Các quy trình quản lý thời gian

3 Phần mềm quản lý thời gian

4 Câu hỏi

5 Bài tập

1 Tầm quan trọng của quản lý thời gian

“Sinh viên ra trường làm được việc ngay, không phải đào tạo lại” 65

Dream come true 1 Tầm quan trọng của QLTG

Khó ước lượng thời gian cho các nhiệm vụ

lý do chính dẫn đến xung đột trong dự án Thời gian có độ linh hoạt bé nhất;

Thời gian quá hạn 222% (b/c CHAOS 2005) Kết thúc đúng thời gian là một thách thức

?

Dream come true

BIỂU ĐỒ ĐÁNH GIÁ VƯỢT THỜI GIAN

CỦA DỰ ÁN (B/C CHAOS)

“Sinh viên ra trường làm được việc ngay, không phải đào tạo lại” 67

Dream come true

BIỂU ĐỒ ĐÁNH GIÁ QUẢN LÝ THỜI GIAN

THEO QUY MÔ DN CÓ DỰ ÁN

Dream come true 2 Các quy trình QLTG

Xác định các hoạt động Sắp thứ tự các hoạt động Ước lượng thời gian cho mỗi hoạt động Phát triển lịch biểu

Điều khiển lịch biểu

“Sinh viên ra trường làm được việc ngay, không phải đào tạo lại” 69

Dream come true 2.1 Xác định các hoạt động

Định nghĩa:

Là quy trình xác định và lập tài liệu cho các hoạt động

cụ thể nhằm tạo ra sản phẩm bàn giao.

Định nghĩa:

Là quy trình xác định và lập tài liệu cho các hoạt động

cụ thể nhằm tạo ra sản phẩm bàn giao.

Dream come true SMART

“Sinh viên ra trường làm được việc ngay, không phải đào tạo lại” 71

Dream come true Ví dụ minh họa

WBS cho dự án xây dựng mới phòng thực hành tin học.

Tên các nhiệm vụ

1 Khởi động

1.1 Lập kế hoạch

1.2 Phân công nhiệm vụ

1.3 Xây dựng tôn chỉ thực hiện

2 Đặt mua các thiết bị, linh kiện

3 Xây dựng hệ thống điện

4 Lắp ráp và cài đặt máy tính

5 Xây dựng hệ thống mạng

6 Kết thúc

Dream come true THỰC HÀNH 1

1 Xác định các hoạt động cho Nhiệm vụ xây dựng hệ thống

mạng LAN tại phòng tin học Thời gian (5’)

“Sinh viên ra trường làm được việc ngay, không phải đào tạo lại” 73

Dream come true NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ

Tên công viêc

1.Vẽ sơ đồ khoan tường

7 Kết nối các máy tính vào HT mạng

8 Kiểm tra mạng đã thông chưa

Dream come true THỰC HÀNH

2 Xác định các hoạt động cho dự án xây dựng

mới phòng thực hành tin học.

Thời gian (7’)

“Sinh viên ra trường làm được việc ngay, không phải đào tạo lại” 75

Dream come true GỢI Ý

Dream come true 2.2 Sắp thứ tự các hoạt động

Xem xét các hoạt động và xác định quan hệ phụ

•Phụ thuộc liên quan giữa

các hoạt động bên trong

dự án và bên ngoài dự án

Xem xét các hoạt động và xác định quan hệ phụ

•Phụ thuộc liên quan giữa

các hoạt động bên trong

“Sinh viên ra trường làm được việc ngay, không phải đào tạo lại” 77

Dream come true 2.3 Ước lượng thời gian

3 Phương pháp đường tới hạn (CPM)

2 Ước lượng PERT

1 Ước lượng phi khoa học

Dream come true 2.3 Ước lượng thời gian

 Dựa trên kinh nghiệm chủ quan, cảm tính

 Nhanh, dễ dàng

 Kết quả thiếu tin cậy

1 Ước lượng phi khoa học

Thích hợp với các dự án có đội ngũ chuyên môn rất có kinh nghiệm,

có kỹ năng; Đội hình cố định; dự án đã có quy định bắt buộc

“Sinh viên ra trường làm được việc ngay, không phải đào tạo lại” 79

Dream come true 2.3 Ước lượng thời gian

EST=(MO + 4ML + MP)/6

EST: Thời gian ước lượng dự án

MO: Thời gian cần để hoàn thành công việc trong điều kiện tốt nhất

4ML: Thời gian cần để hoàn thành công việc trong điều kiện bình thường MP: Thời gian cần để hoàn thành công việc trong điều kiện tồi nhất

2 Ước lượng PERT

Dream come true

ƯỚC LƯỢNG THỜI GIAN THEO PERT

Kết nối các máy tính vào HT mạng 1 2 4 2.2

Kiểm tra mạng đã thông chưa 0.5 1 10 2.4

“Sinh viên ra trường làm được việc ngay, không phải đào tạo lại” 81

Dream come true

Vẽ sơ đồ khoan tường 3.2 10% 3.52

Lắp máy tính, máy chủ 2.8 10% 3.08

Kết nối các máy tính vào HT mạng 2.2 10% 2.42

Kiểm tra mạng đã thông chưa 2.4 10% 2.64

ƯỚC LƯỢNG THỜI GIAN THEO PERT

Tăng thêm 7-10% thời gian lãng phí giữa chừng cho các công việc

Dream come true 2.3 Phát triển lịch biểu

“Sinh viên ra trường làm được việc ngay, không phải đào tạo lại” 83

Dream come true 2.4 Điều khiển lịch biểu

 Kiểm tra lịch biểu so với thực tế

 Sử dụng kế hoạch phòng hờ bất trắc

 Không lập kế hoạch cho mọi người làm việc

100% khả năng vào mọi thời điểm

 Tổ chức các buổi họp tiến độ với các bên liên

quan, Thật rõ ràng, trung thật khi bàn về các vấn

đề liên quan đến lịch biểu

Dream come true 3 Dùng phần mềm MP

“Sinh viên ra trường làm được việc ngay, không phải đào tạo lại” 85

Dream come true 4 Câu hỏi

 Giải thích tại sao lịch biểu (schedule) thường gây nhiều

xung đột (conflict) trong các dự án.

 Tại sao việc xác định các hoạt động là bước đầu tiên

trong quản lý thời gian dự án?

 Tại sao phải xác định tuần tự các công việc trong dự án?

 Giải thích sự khác biệt giữa ước lượng thời gian cho công việc và ước lượng nỗ lực để thực hiện công việc.

 Giải thích các khái niệm sau đây: biểu đồ Gantt, đường

dẫn tới hạn.

Dream come true 5 Bài tập

“Sinh viên ra trường làm được việc ngay, không phải đào tạo lại” 87

Dream come true Chương IV: Quản lý chi phí