Chương III Một số kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty cổ phần mía đường Lam Sơn

Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo thực hiện được một số mục tiêu sau: - Các thành viên hội đồng quản trị không kiêm nhiệm tham gia điều hành sản xuấtkinh doanh, chỉ thực hiệ

Chương III Một số kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty cổ phần mía đường Lam Sơn, đáp ứng quá trình hội

nhập trong thời kỳ mới.

I Mục tiêu hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý:

1 Những mục tiêu cơ bản của việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản

lý.

- Hiện nay Công ty gồm có hội đồng quản trị; ban Tổng giám đốc, các phòng banchức năng, các Nhà máy và các tổ sản xuất Về cơ bản thì Công ty đã có nhữngđổi mới hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý nhằm điều hành sản xuất kinh doanhđảm bảo những yêu cầu và nhiệm vụ đặt ra Song như phân tích ở trên thì bộ máyquản lý của Công ty còn tồn tại những hạn chế cần khắc phục Hoàn thiện tổ chức

bộ máy quản lý phải đảm bảo thực hiện được một số mục tiêu sau:

- Các thành viên hội đồng quản trị không kiêm nhiệm tham gia điều hành sản xuấtkinh doanh, chỉ thực hiện chức năng quản trị doanh nghiệp theo điều lệ qui định,Ban Tổng giám đốc không phải là thành viên hội đồng quản trị, phải chú trọngđến điều hành sản xuất kinh doanh có hiệu quả cao hơn

- Đảm bảo phát huy vai trò của bộ máy quản lý Công ty trong điều hành sản xuấtkinh doanh và tuân theo các quy định của pháp luật Đồng thời nâng cao tính năngđộng, gọn nhẹ của bộ máy quản lý, đem lại hiệu quả cao hơn, làm cho các chỉ tiêucủa Công ty tăng lên như chỉ tiêu: Doanh thu hàng năm, Năng suất lao động,giảm chi phí trong quá trình sản xuất, cổ tức/ vốn góp

- Xây dựng đổi mới cơ cấu tổ chức gọn nhẹ , năng động, phản ứng linh hoạt trongbất kỳ tình huống nào xảy ra, phát huy được tính chủ động sáng tạo của các đơn vị

cơ sở , để các quyết định được thực hiện nhanh chóng hơn, khắc phục tình trạngtrùng lặp hoặc chia cắt chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận nhằm nâng cao hiệuquả sản xuất kinh doanh, xây dựng được vùng nguyên liệu có năng xuất chấtlượng và vững chắc, đảm bảo được công tác thị trường đáp ứng được mọi yêu cầucủa khách hàng theo qui luật cung cầu , đáp ứng việc làm và thu nhập cho người

- Đảm bảo mối quan hệ chỉ đạo giữa ban Tổng giám đốc, các phòng ban chứcnăng , các đơn vị tổ chức sản xuất tạo nên một khối quản lý thống nhất hoạt độngnhịp nhàng với nhau.

- Gắn việc kiện toàn tổ chức với việc sắp xếp luân chuyển cán bộ, tổ chức, đào tạothi nâng bậc, đào tạo lại đội ngũ cán bộ Chuẩn bị một đội ngũ cán bộ kế cận bằngcác chương trình đào tạo, thu hút chiến lược

- Chức danh, nhiệm vụ, quyền hạn của từng bộ phận, phân hệ, từng thành viênphải được xây dựng và xác định rõ ràng,gắn trách nhiệm cá nhân với hiệu quảcông việc và thu nhập, sắp xếp lao động đúng người đúng việc, đảm bảo điều kiệnlàm việc cho người lao động

Tóm lại việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý sẽ giúp Công tynâng cao hiệu quả, hiệu lực quản lý trong sản xuất kinh doanh , cải thiện điềukiện làm việc, kích thích hoạt động lao động sản xuất kinh doanh bằng việc làm

và thu nhập, tạo uy tín của Công ty với thị trường trong nước cũng như quốc tế

Có chính sách thu hút được nhiều nhân tài đặc biệt là khâu thị trường có khảnăng đảm nhận được một khối lượng công việc lớn, chất lượng sản phẩm luôncung cấp ổn định và được đảm bảo

2 Yêu cầu của việc hoàn thiện bộ máy quản lý:

- Được kiểm soát chặt trên cơ sở vốn sản xuất kinh doanh của các cổ đông, sựkiểm soát chặt chẽ tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty

- Bộ máy quản lý phải chuyên tinh, gọn nhẹ, không cồng kềnh, phát huy tối đanguồn lực, nâng cao hiệu quả hoạt động với chi phí thấp nhất

- Xây dựng rỏ chức năng nhiệm vụ, phân cấp phân quyền cụ thể, gắn trách nhiệm

cá nhân với hiệu quả công việc, trả công theo kết quả, có chính sách khuyếnkhích, đãi ngộ những người có nhiều cống hiến vào thành quả sản xuất kinhdoanh

3 Một số điểm cần lưu ý khi hoàn thiện bộ máy qản lí của công ty

- Hoàn thiện bộ máy quản lý tránh tình trạng cấp dưới chịu hai hệ thống quyền lựctạo lên một sự chồng chéo, cấp dưới không biết phải thực hiện theo hệ thốngquyền lực nào

- Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý phải chú ý đến việc phân công rõ ràng nhiệm

vụ và chức năng của cán bộ và nhân viên trong từng phòng ban

- Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đi đôi với xây dựng cơ sở vậtchất kỷ thuật, đổi mới công nghệ và thiết bị, giải quyết hài hòa các lợi ích Nhànước – Doanh nghiệp – Người lao động – Người trồng mía Nâng cao năng lựccạnh tranh hội nhập và thường xuyên quan tâm xây dựng, phát huy thương hiệuLASUCO – là sự sống còn của doanh nghiệp

4 Cơ sở để hoàn thiện bộ máy quản lý.

Là một Công ty Cổ phần nên việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lýphải dựa trên những yêu cầu của Đại hội đồng cổ đông và Hội đồng quản trị Công

ty để bộ máy của Công ty hoạt động có hiệu quả nhất, đảm bảo phát huy đượctruyền thống của đơn vị anh hùng và văn hóa doanh nghiệp LASUCO luôn gắn lợiích của cá nhân với lợi ích của doanh nghiệp ở mọi điều kiện của nền kinh tế thịtrường

II Các giải pháp hoàn thiện bộ máy quản lý của Công ty

1 Hoàn thiện bộ máy của Công ty.

Sơ đồ 1.6 Sơ đồ cơ cấu tổ chức mới kiểu chức năng của LASUCO

Sơ đồ 1.7 cơ cấu tổ chức bộ máy quản hành chính

Phòn

g hànhchín

h QT

PhòngVT

&

TTSP

Ban thư ký

Phó TGĐ

PhòngBảovệ

Ba

n vă

n hó

a, giáodục

Trại thực nghi ệm bò sữa

Xínghiệpnguyênliệu

Nhàmáycồnsố

PhòngKiểmsoátchấtLượngvàmôitrườ

Nhàmáycồnsố

Nhàmáyđường

Nhàmáyđường

Phòn

g tổchứ

c n

PhòngTC-KT

Phòngkếhoạc

Phó TGĐ Sản xuất

 Cơ cấu tổ chức của HĐQT Công ty được tổ chức theo cơ cấu sau:

 Các cơ quan giúp việc cho HĐQT:

Văn phòng HĐQT là cơ quan giúp việc HĐQT bao gồm:

- Thư ký HĐQT

- Tổ quản lý vốn cổ phần

- Các chuyên viên của HĐQT (chuyên viên tư vấn)

 Các cơ quan tham mưu của HĐQT:

Đại hội đồng cổ đông

- Đầu tư và phát triển.

- Ban xây dựng và phát triển nguyên liệu (mía, bò sữa, …)

- Ban quản lý dự án đầu tư

- Ban quản lý tài sản cố định

- Ban lập quy

- Bộ máy điều hành

 Ban Tổng giám đốc điều hành

Các thành viên ban Tổng giám đốc điều hành không phải là thành viên hội đồngquản trị

Cơ cấu tổ chức của ban tổng giám đốc điều hành

- Tổng giám đốc

- Phó tổng giám đốc thường trực phụ trách kinh doanh

- Phó tổng giám đốc phụ trách khối sản xuất

- Phó tổng giám đốc phụ trách công tác nguyên liệu

 Các phòng chức năng (8 phòng ban bao gồm)

1- Phòng tổ chức nhân sự ( tách từ văn phòng tổng hợp củ)

2- Phòng tài chính kế toán

3- Phòng kế hoạch đầu tư

4- Phòng vật tư & tiêu thụ sản phẩm

5- Xí nghiệp cơ khí sữa chữa

6- Xí nghiệp nguyên liệu

7- Trung tâm nghiên cứu giống mía

8- Phòng kiểm soát chất lượng và môi trường

9- Trại thực nghiệm bò sữa

2- Hoàn thiện chức năng nhiệm vụ và so sánh tính ưu việt của cơ cấu bộ máy điều hành quản lý mới

2.1 Hoàn thiện chức năng nhiệm vụ

 Chức năng nhiệm vụ của các thành viên HĐQT.

Hội đồng quản trị là cơ quan chịu trách nhiệm trước Pháp luật, trước Đại hội đồng

cổ đông trong việc quản trị Công ty; Chức năng quản trị Công ty không tham giađiều hành Hoạch định , mục tiêu và các chính sách phát triển Tổ chức bộ máy,

bố trí nhân sự và chăm lo phát triển nguồn nhân lực HĐQT là cơ quan quản trịCông ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quanđến mục đích và quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền củaĐại hội đồng cổ đông.Chủ tịch HĐQT là người đại diện Công ty theo pháp

 Chức năng,Quyền hạn và nhiệm vụ của Tổng giám đốc

- Thực hiện nghị quyết của Hội đồng quản trị và Đại hội đông cổ đông, kếhoạch kinh doanh và kế hoạch đầu tư của công ty đã được Hội đồng quản trị

và Đại hội đông cổ đông thông qua

- Kiến nghị về số lượng cán bộ quản lý mà công ty cần thuê để Hội đồng quảntrị bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm Đề xuất và tư vấn cho Hội đồng quản trị đểquyết định mức lương thù lao, các lợi ích khác của hợp đồng lao động chocác cán bộ quản lý

- Quyết định số lượng người lao động, mức lương, mức trợ cấp, bổ nhiệm,miễn nhiệm các chức danh thuộc thẩm quyền của Tổng giám đốc

- Tổng giám đốc phải điều hành công việc kinh doanh hàng ngàycủa công tytheo đúng qui định của pháp luật, điều lệ của công ty, hợp đồng lao động kývới công ty và quyết định của Chủ tịch Hội đồng quản trị Nếu trái với quiđịnh này thì tổng giám đốc phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và bồithường thiệt hại cho công ty

- Các phó tổng giám đốc không được ủy quyền tất cả trách nhiệm của mìnhhoặc quyền hạn của mình cho người tiếp theo khác; thực hiện đầy đủ cácchức năng nhiệm vụ theo sự phân công của Tổng giám đốc.

 Trưởng Phòng tổ chức nhân sự:

Quyền hạn:

- Lựu chọn, đánh giá năng lực cán bộ, nhân viên thuộc quyền; bố trí, phân côngcán bộ, nhân viên tại các cương vị trong phòng theo đúng năng lực, sở trườngnhằm thực hiện các nhiệm vụ đạt kết quả và chất lượng cao;

- Đề xuất với Tổng giám đốc về việc khen thưởng, kỷ luật, nâng lương, nâng bậc,đào tạo cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty;

- Giải quyết cho nhân viên thuộc quyền nghỉ việc có lý do theo luật lao động vànội quy lao động của Công ty

- Khi vắng mặt, ủy quyền cho Phó phòng (Trường hợp trưởng phòng và phó phòng

đi vắng thì ủy quyền cho 1 nhân viên văn phòng) giải quyết các công việc củaphòng và các công việc thuộc thẩm quyền của trưởng phòng

- Theo đề nghị của Trưởng đơn vị và Luật lao động, được Tổng giám đốc ủyquyền trong việc giải quyết nghỉ việc riêng, nghỉ phép cho cán bộ, nhân viên cácđơn vị (Trừ trường hợp người lao động là trưởng, phó đơn vị)

 Trưởng phòng kế hoạch đầu tư phát triển:

Quyền hạn

- Lựa chọn, đánh giá năng lực cán bộ, nhân viên thuộc quyền; bố trí, phân côngcán bộ, nhân viên tại các cương vị trong phòng kế hoạch đầu tư phát triển theođúng năng lực, sở trường nhằm thực hiện các nhiệm vụ đạt kết quả chất lượngcao;

- Đề xuất với công ty về việc khen thưởng, kỷ luật, nâng lương, nâng bậc, đào tạocán bộ, nhân viên thuộc quyền theo qui định của công ty

- Khi vắng mặt, ủy quyền cho phó phòng ( trường hợp trưởng, phó phòng vắngmặt có thể ủy quyền cho một nhân viên trong phòng) giải quyết các công việc của

phòng kế hoạch đầu tư phát triển và các công việc thuộc thẩm quyền của trưởngphòng kế hoạch đầu tư.

 Trưởng phòng vật tư và tiêu thụ sản phẩm :

- Lựa chọn, đánh giá năng lực cán bộ, nhân viên thuộc quyền; bố trí, phân công

cán bộ, nhân viên tại các cương vị trong phòng vật tư và tiêu thụ sản phẩm theo

đúng năng lực, sở trường nhằm thực hiện các nhiệm vụ đạt kết quả chất lượngcao;

- Khi vắng mặt, ủy quyền cho phó phòng ( trường hợp trưởng, phó phòng vắngmặt có thể ủy quyền cho một nhân viên trong phòng) giải quyêt các công việc củaphòng kế hoạch đầu tư phát triển và các công việc thuộc thẩm quyền của trưởngphòng vật tư và tiêu thụ sản phẩm

2.2- Tính ưu việt của cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý mới

 Bộ máy quản trị doanh nghiệp

 Trên cơ sở mô hình cơ cấu tổ chưc mới này cho thấy các thành viên Hộiđồng quản trị không tham gia điều hành sản xuất kinh doanh Điều đó có ýnghĩa là các thành viên Hội đồng quản trị được phân công chức năng nhiệm vụ

rỏ ràng và đầy đủ hơn, chức năng, nhiệm vụ chủ yếu là tập chung chính vàocông tác quản trị doanh nghiệp theo sự phân công nhiệm vụ Điều đó tạo điềukiện thuận lợi cho các thành viên này tập chung chuyên sâu vào chuyên môn,gắn kết được trách nhiệm của từng cá nhân vào hiệu quả, hiệu lực quản trịdoanh nghiệp theo công việc được phân công

 Các thành viên này có đầy đủ cơ sở để thực hiện tốt việc kiểm tra giám sátđiều hành trên các kết quả thực hiện, đồng thời từ đó xác định được nguyênnhân và trách nhiệm của các phần hành thực hiện không đạt được mục tiêu đãđịnh đầy đủ và minh bạch hơn Từ đó đưa ra được các quyết sách mới đúngmực, sát thực tế và phát huy được vai trò trách nhiệm của các thành viên thamgia vào quyết định vì mục tiêu phát triển của tổ chức

 Việc kiểm soát vốn đầu tư của doanh nghiệp càng được chú trọng và chặtchẽ hơn, được thể hiện trên các báo cáo, phân tích xem xét Từ đó phân định

được trách nhiệm của người đại diện quản lý phần vốn đầu tư của công ty tạicác doanh nghiệp khác.

 Trên cơ cấu này Hội đồng quản trị có bộ phận tham mưu giúp việc hay còngọi là các chuyên gia, bộ phận này có chức năng tham mưu giúp việc cho Hộiđồng quản trị về kiểm tra, giám sát các lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanhtheo mục tiêu đề ra của bộ máy điều hành, một cách chính xác kịp thời và đầy

đủ hơn Giúp Hội đồng quản trị thu thập số liệu, thông tin phản ánh cho các kếhoạch chiến lược và các quyết sách mới hiệu quả hơn.Bên cạnh đó bộ phận thammưu này có những kiến thức chuyên sâu về các lĩnh vực kinh tế, chính trị, xãhội, pháp lý, công nghệ xẽ xem xét đánh giá và đưa ra được các lời khuyên , cácphương án quyết định bổ ích cho Hội đồng quản trị nphù hợp với điều kiện pháttriển của doanh nghiệp

 Bộ máy điều hành doanh nghiệp

 Theo cơ cấu tổ chức xây dựng trên cho thấy các thành viên Ban Tổng giámđốc điều hành không phải là thành viên Hội đồng quản trị do đó các thành viênnày được phân công nhiệm vụ cụ thể và rỏ ràng hơn Tập chung được sức mạnhtổng hợp từ mọi nguồn lực trong việc điều hành toàn bộ quá trình sản xuất kinhdoanh của công ty.Cơ cấu bộ máy tổ chức này rất thuận lợi cho việc quản lýđiều hành theo chế độ một thủ trưởng, bảo đảm được tính thống nhất mệnh lệnhcao, đồng thời giảm bớt được gánh nặng cho người đứng đầu tổ chức không phảigiải quyết các sự vụ, tạo điều kiện cho người đứng đầu tổ chức có thời gian tậpchung vào các quyết sách mang tính định hướng chiến lược

 Phân định rỏ ràng chức năng nhiêm vụ từ đó gắn kết được tính tự chịu tráchnhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh theo từng lĩnh vực mình đượcphụ trách Đây là yếu tố tích cực thúc đẩy cho sự phát triển của doanh nghiệp

 Bộ máy điều hành của công ty, các phòng ban chức năng được tăng cường,kiện toàn, xắp xếp lại, gọn nhẹ trực tiếp đến tận cơ sở phù hợp với điều kiệnphát triển của công ty trong tiến trình hội nhập Xóa bỏ được chồng chéo trongthực thi nhiệm vụ trong quản lý và điều hành Với cơ cấu này khâu thị trường sẽđược quan tâm thỏa đáng hơn, ngoài việc cải tổ bộ máy tổ chức nhân sự, cũng

cố và mở rộng thị trường tiêu thụ trong nước, còn phải định hướng phát triển rathị trường nước ngoài Bởi vì tiêu thụ thị trường Quốc tế nhằm mục đích đẩylùi, hạn chế được các nhà sản xuất Nước Ngoài xâm nhập vào thị trường trongnước, đồng thời tạo thế và lực mới cho sự phát triển của doanh nghiệp trongthời kỳ hội nhập

 Hoàn toàn chủ động xây dựng kế hoạch, định hướng chiến lược phát triểnngắn hạn, trung dài hạn về sản xuất kinh doanh, đầu tư phát triển, đổi mới côngnghệ, chỉ căn cứ vào nghị quyết của Hội đồng quản trị

 Việc kiểm tra giám sát, đôn đốc, các bộ phận phân hệ sản xuất kinh doanhđược thường xuyên, liên tục có hệ thống và chặt chẽ hơn, đồng thời việc xemxét đánh giá có chuyên đề cụ thể hơn

 Ban hành được các qui chế quản lý nội bộ về tài chính, định mức chi phí sảnxuất, tiền lương, thưởng , phạt đến tất cả các cá nhân trong tổ chức

 Công tác phát triển nguồn nhân lực được quan tâm và đổi mới, sẽ khuyếnkhích và sử dụng có hiệu quả Những lao động có năng lực thực sự luôn đượcquan tâm và ưu tiên hàng đầu, đồng thời sẽ xây dựng được chính sách phù hợp

để thu hút nhân tài bên ngoài vào làm việc tại doanh nghiệp Tạo ra môi trườngcạnh tranh lành mạnh ở tất cả các vị trí công tác của doanh nghiệp với phươngchâm bình đẵng, lành mạnh kết hợp được lợi ích cá nhân và lợi ích tập thể Đơngiản hóa việc đào tạo và bố trí xắp xếp các vị trí đứng đầu các bộ phận phân hệtrong tổ chức

 Cơ chế phối hợp hành động giữa các phòng ban chức năng theo cơ cấu này

vì mục tiêu cuối cùng của tổ chức sẽ hiệu quả hơn Đồng thời mọi vấn đề, đềxuất đổi mới công nghệ của doanh nghiệp sẽ được quan tâm đầy đủ hơn.Tạo khảnăng tốt hơn cho việc phát triển đội ngũ cán bộ quản lý cấp chung, tạo điều kiệncho họ tự khẳng định mình với vai trò là người đứng đầu bộ phận, phân hệ trong

tổ chức, họ dám chịu trách nhiệm cá nhân với hiệu quả, chất lượng công việc ,tạo thuận lợi cho việc hoàn thành mục tiêu chung của doanh nghiệp

 K ết luận: Với cơ cấu này cho thấy