Chương I Những lý luận cơ bản về tổ chức

Vai trò: Việc hoàn thiện cơ cấu bộ máy tổ chức có ảnh hưởng đến sự phát triển của tổ chức như:  Phân tích kế hoạch nhằm xác định, tập hợp các chức năng nhiệm vụ của từng công việc, phân

Chương I Những lý luận cơ bản về tổ chức

I Một số vấn đề cơ bản về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

1 Khái niệm:

Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) có mối quan

hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới những mục tiêu đã xác định

2 Vai trò:

Việc hoàn thiện cơ cấu bộ máy tổ chức có ảnh hưởng đến sự phát triển của tổ chức như:

 Phân tích kế hoạch nhằm xác định, tập hợp các chức năng nhiệm

vụ của từng công việc, phân hệ cần thực hiện để đạt mục tiêu của

tổ chức

 Xác định được con người cho các bộ phận, phân hệ trong cơ cấu

bộ máy tổ chức để tổ chức thực hiện các công việc, các nhiệm vụ, các chức năng Con người trong tổ chức là công cụ để thực hiện các nhiệm vụ của tổ chức

 Trao cho họ các nguồn lực như nhân lực, vật lực, tài lực thông tin, quyền lực ra các quyết định nhất định

 Xây dựng cơ chế phối hợp hoạt động của con người trong từng phân hệ và toàn bộ hệ thống Trên cơ sở tạo ra sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận, nhằm hướng tới thực hiện các mục tiêu của tổ chức

 Cơ cấu bộ máy tổ chức là tạo ra khuôn khổ cơ cấu và nhân lực quản lý cho quá trình triển khai các kế hoạch công tác, công tác tổ chức có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, quyết định phần lớn sự thành

bại của tổ chức Một tổ chức làm công tác tổ chức tốt sẽ hoạt động

có hiệu quả trong mọi tình huống phức tạp

3 Các yêu cầu cơ bản của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức phải bảo đảm những yêu cầu sau:

 Tính thống nhất trong mục tiêu:

Một cơ cấu tổ chức được coi là có kết quả nếu nó cho phép mỗi cá nhân, góp phần công sức vào các mục tiêu của tổ chức nhằm thực hiện tốt các hoạt động của tổ chức

 Cơ cấu tổ chức mang tính tối ưu:

Cơ cấu tổ chức phải có đầy đủ các phân hệ, bộ phận và con người (Không thừa mà cũng không thiếu) để thực hiện các hoạt động cần thiết của tổ chức Giữa các bộ phận và cấp tổ chức đều thiết lập được mối quan hệ hợp lý với số cấp nhỏ nhất cùng với môi trường, nhờ đó cơ cấu

sẽ mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ mục đích đề ra của

tổ chức

 Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính tin cậy:

Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính chính xác, kịp thời đầy đủ các thông tin được sử dụng trong tổ chức, nhờ đó đảm bảo phối hợp tốt các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận của tổ chức

 Cơ cấu tổ chức phải bảo đảm tính linh hoạt:

Cơ cấu tổ chức là một hệ thống tĩnh, cơ cấu tổ chức phải có khả năng thích ứng linh hoạt đối với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong tổ chức cũng như ngoài môi trường Sự thay đổi của cơ cấu tổ chức phải tiến hành rất thận trọng, vì nó ảnh hưởng vận mệnh của nhiều người

 Quản lý sự thay đổi của tổ chức cần chú ý:

 Hiểu được tính tất yếu của sự thay đổi

 Dự báo được thay đổi có thể.

 Chủ động thay đổi cho tổ chức thích nghi sự thay đổi của môi trường

 Cơ cấu tổ chức bảo đảm tính hiệu quả:

Công cụ thực hiện mục tiêu của tổ chức với chi phí là nhỏ nhất, bởi vì chi phí cho cơ cấu tổ chức được tính vào giá thành của sản phẩm và dịch vụ

4 Nguyên tắc xây dựng cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý:

Được thừa nhận rộng rãi bởi các nhà lý luận và thực hành quản lý, các nguyên tắc hoạt động với tư cách là chuẩn mực cơ bản cho quá trình tổ chức có kết quả Có những nguyên tắc cơ bản sau:

 Cơ cấu bộ máy tổ chức phải mang tính tối ưu: Cơ cấu bộ máy tổ chức phải có đầy đủ các phân hệ, bộ phận, các vị trí công tác nhằm thực hiện tất cả các hoạt động của tổ chức.Mối quan hệ giữa các phân hệ, bộ phận, các vị trí công tác và giữa tổ chức với môi trường phải hợp lý

 Cơ cấu tổ bộ máy tổ chức phải phù hợp tương thích với sứ mệnh

và chiến lược của tổ chức Cơ cấu bộ máy tổ chức là công cụ chiến lược để thực thi sứ mệnh và chiến lược của tổ chức

 Cơ cấu bộ máy tổ chức phải bảo đảm tính linh hoạt, cơ cấu bộ máy

tổ chức là hệ thống tĩnh Khi có sự thay đổi dẫn đến sự thay đổi về

cơ cấu bộ máy tổ chức phải được tiến hành một cách rất thận trọng, bởi vì sự thay đổi này sẽ làm ảnh hưởng đến vận mệnh của nhiều người

 Quản lý được sự thay đổ của tổ chức

- Hiểu được tính tất yếu của sự thay đổi

- Dự báo được sự thay đổi có thể có

- Chủ động thay đổi cho tổ chức thích nghi sự thay đổi của môi trường

 Cơ cấu bộ máy tổ chức phải bảo đảm tính hiệu quả công cụ thực hiện mục tiêu của tổ chức nó phải được thực hiện với chi phí là nhỏ nhất Bởi vì cơ cấu bộ máy tổ chức được tính vào giá thành sản phẩm và dịch vụ

 Tuân thủ qui trình thiết kế cơ cấu bộ máy tổ chức Thiết kế được hiểu là hoàn thiện, đổi mới hoặc xây dựng cơ cấu bộ máy tổ chức mới, qui trình thiết kế như sau:

1- Nghiên cứu v d à ự báo môi trường

Bên trong

Điểm mạnh của cơ cấu bộ máy tổ chức

Điểm yếu của cơ cấu bộ máy tổ chức

Chiến lược của tổ chức l gì?à

.Xem xét thực trạng của cơ cấu bộ máy tổ chức đã v à đang tồn tại như thế n o; à điểm mạnh; điểm yếu của cơ cấu bộ máy tổ chức cũ

Bên ngo i à Cơ hội của cơ cấu bộ máy tổ chức về môi trường;

Môi trường vĩ mô

Môi trường vi mô

Thách thức bên ngo i à đối với tổ chức

2- Phân tích chiến lược của tổ chức để tiến h nh nên t à ập hợp các

chức năng, nhiệm vụ, hoạt động công việc 5- Xây dựng cơ chế phối hợp các cá nhân, phân hệ, bộ phận trong

cơ cấu bộ máy tổ chức 4- Trao cho họ các vị trí, các bộ phận, các phân hệ, các nguồn lực( nhân lực, vật lực, t i là ực, thông tin, quyền hạn, trách nhiệm…)

3- Hợp nhóm các công việc, các hoạt động, nhiệm vụ, chức năng để

hình th nh nên các b à ộ phận, phân hệ 6-Thể chế hóa cơ cấu tổ chức, xây dựng sơ đồ cơ cấu bộ máy tổ chức Xây dựng cơ chế cho tổ chức hoạt động của cơ cấu bộ máy

tổ chức

5 Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức:

Không một yếu tố riêng lẽ nào có thể quyết định cơ cấu của một tổ chức Ngược lại cơ cấu tổ chức chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố tố thuộc về môi trường bên trong và bên ngoài tổ chức, với mức độ tác động thay đổi theo từng trường hợp Có những yếu tố cơ bản đó là:

 Chiến lược của tổ chức

 Qui mô và mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức

 Công nghệ

 Thái độ ban lãnh đạo cấp cao và năng lực của đội ngũ nhân viên

 Môi trường

 Chiến lược:

Chiến lược và cơ cấu tổ chức là hai mặt không thể tách rời trong cơ sở phân tích (1) các cơ hội và sự đe doạ của môi trường, và (2) những điểm mạnh yếu của tổ chức trong đó cơ cấu đang tồn tại Ngược lại, là công

cụ để thực hiện các mục tiêu chiến lược, cơ cấu tổ chức sẽ phải được thay đổi khi có sự thay đổi chiến lược Động lực khiến các tổ chức phải thay đổi là cơ cấu kém hiệu quả của những thuộc tính cũ trong việc thực hiện chiến lược Các nghiên cứu cho thấy quá trình phát triển của một tổ chức để đảm bảo sự tương thích với chiến lược thường trải qua các bước sau:

 Xây dựng chiến lược mới

 Phát sinh các vấn đề quản lý

 Cơ cấu tổ chức mới, thích hợp hơn được đề xuất và triển khai

 Đạt được thành tích mong đợi

Tuy sự thay đổi về chiến lược không phải bao giờ cũng bắt buộc phải có

sự thay đổi về cơ cấu tổ chức( như một số doanh nghiệp có thể tăng giá bán để bù đắp cho sự kém hiệu qủa) các nghiên cứu nói chung ủng hộ ý tưởng rằng cơ cấu tổ chức phải đi theo chiều chiến lược

- Trong bất kỳ tổ chức kinh tế nào thì nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và

cơ cấu tổ chức là hai mặt không thể tách rời Khi sự thay đổi nhiệm vụ sản xuất kinh doanh thì cơ cấu tổ chức cũng thay đổi theo, vì thế nếu không thay đổi theo thì cơ cấu tổ chức bộ máy cũ xẽ làm cản trở việc phấn đấu đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp Tuy nhiên không phải bao giờ sự thay đổi về nhiệm vụ sản xuất kinh doanh cũng đòi hỏi phải có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý; Song các kết quả nghiên cứu đều ủng hộ ý kiến bộ máy cần được thay đổi kèm theo nhiệm

vụ sản xuất kinh doanh

 Qui mô của tổ chức và độ phức tạp của tổ chức:

Các tổ chức có qui mô càng lớn càng phức tạp thì hoạt động của tổ chức cũng phức tạp theo Tổ chức có qui mô lớn, thực hiện những hoạt động phức tạp thường có độ chuyên môn hoá, tiêu chuẩn hoá, hình thức hoá cao hơn, nhưng lại ít tập chung hơn các tổ chức nhỏ, thực hiện không quá phức tạp Do đó các nhà quản lý cần phải đưa ra một mô hình cơ cấu

bộ máy quản lý sao cho đảm bảo quản lý được toàn bộ hoạt động của tổ chức đồng thời làm sao để bộ máy quản lý không cồng kềnh và phức tạp

về mặt cơ cấu

 Công nghệ:

Tính chất và mức độ phức tạp của công nghệ mà tổ chức sử dụng có thể ảnh hưởng đến cơ cấu của tổ chức Ví dụ các tổ chức chú trong đến công nghệ cao thường có tầm quản lý thấp Cơ cấu phải được bố trí sao cho tăng cường được khả năng thích nghi của tổ chức trước sự thay đổi nhanh chóng về công nghệ Đáng tiếc là cơ cấu tổ chức đi sau công nghệ

gây ra sự chậm trễ trong việc khai thác đầy đủ công nghệ mới Các tổ chức khai thác công nghệ mới thường có su hướng sử dụng (1) các cán

bộ quản lý cấp cao có học vấn và kinh nghiệm về kỹ thuật (2) Các cán

bộ quản lý thường có chủ trương đầu tư cho các dự án hướng vào việc hậu thuẫn và duy trì vị trí dẫn đầu của tổ chức về mặt công nghệ (3) cơ cấu tổ chức phù hợp với hệ thống công nghệ và đảm bảo sự điều phối một cách chặt chẽ trong việc ra các quyết định liên quan đến hoạt động của tổ chức và công nghệ

 Thái độ của lãnh đạo cấp cao:

- Thái độ của lãnh đạo cấp cao:Tác động đến cơ cấu tổ chức các cán

bộ quản lý theo phương thức truyền thống , thường thích sử dụng hình thức tổ chức theo chức năng với hệ thống thứ bậc Họ ít khi vận hành tổ chức theo ma trận hay mạng lưới Hướng sự kiểm soát tập chung, họ cũng không muốn sử dụng các mô hình tổ chức mang tính phân tán với các đơn vị chiến lược

- Năng lực của đội ngũ nhân lực: Khi lựa chọn mô hình tổ chức cũng cần xem xét đến đội ngũ công nhân viên Nhân lực có trình độ kỹ năng cao thường hướng tới các mô hình quản lý mở Các nhân viên cấp thấp và công nhân kỹ thuật có trình độ tay nghề cao thường thích mô hình tổ chức theo có nhiều tổ, đội, bộ phận được chuyên môn hoá như

tổ chức theo chức năng, vì các tổ chức như vậy có sự phân định nhiệm

vụ rỏ ràng hơn và tạo điều kiện cơ hội để liên kết những đối tượng có chuyên môn tương đồng

 Môi trường của tổ chức:

Những tính chất của môi trường như tính tích cực, tính phức tạp và mức

độ thay đổi có ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức Trong điều kiện phong phú về nguồn lực, đồng nhất, tập chung về nguồn lực và ổn định, tổ chức

thường có cơ cấu về cơ học, trong đó việc ra quyết định mang tính tập chung với những chỉ thị, nguyên tắc với những thể lệ cứng rắn có thể mang lại hiệu quả cao Ngược lại tổ chức muốn thành công trong môi trường khan hiếm nguồn lực, đa dạng, phân tán và thay đổi nhanh chóng thường phải xây dựng cơ cấu tổ chức với các mối liên hệ hữu cơ, trong

đó việc ra quyết định mang tính chất phi tập chung với các thể lệ mềm mỏng, các bộ phận liên kết chặt chẽ với nhau và các tổ đội đa chức năng

 Địa bàn hoạt động:

Việc mở rộng hoặc phân tán địa bàn hoạt động của tổ chức đều có sự thay đổi về sự xắp xếp nhân lực nói chung và nhân lực quản lý nói riêng,

do đó dẫn đến sự thay đổi về cơ cấu tổ chức quản lý Do vậy sự thay đổi địa bàn hoạt động của tổ chức cũng làm ảnh hưởng tới cơ cấu của tổ chức bộ máy quản lý

II - Một số mô hình cơ cấu bộ máy quản lý

1 - Mô hình cơ cấu bộ máy theo chức năng:

Theo kiểu cơ cấu này, nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các bộ phận riêng biệt theo chức năng quản lý, mỗi bộ phận đảm nhiệm theo một chức năng nhất định

Sơ đồ 1.1 Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng

Giám đốc

Trưởng phòng nhân sự

Trợ lý giám đốc Phó giám đốc kinh doanh Phó giám đốc kỹ thuật sản xuất Phó giám đốc t i chính à Nghiên cứu thị trường Lập kế hoạch thị trường

Quảng cáo Quản lý bán h ng à Bán h ng à Lập kế hoạch sản xuất Phòng kỹ thuật Phòng kiểm soát chất lượng

Phân xưởng 1 Phân xưởng 2 Lập kế hoạch t i chính à

Ngân quĩ

Kế toán chung

Kế toán chi phí Thống kê v s à ử lý số liệu

Mô hình tổ chức theo cơ cấu này là hình thức tạo nên bộ phận trong

đó các cá nhân hoạt động trong cùng một lĩnh vực chức năng Do vậy

sẽ hình thành nên người lãnh đạo được chuyên môn hoá, chỉ đảm nhận thực hiện một số chức năng nhất định Mối liên hệ giữa các thành viên trong tổ chức rất phức tạp và chịu sự lãnh đạo của nhiều thủ trưởng

Ưu điểm:

 Hiệu quả tác nghiệp cao nếu nhiệm vụ có tính tác nghiệp lặp

đi lặp lại hàng ngày

 Phát huy đầy đủ hơn những ưu thế của chuyên môn hoá nghành nghề

 Giữ được sức mạnh và uy tín của các chức năng chủ yếu

 Đơn giản hoá việc đào tạo

 Chú trọng đến tiêu chuẩn nghề nghiệp và tư cách nhân viên

 Tạo điều kiện cho việc kiểm tra chặt chẽ của cấp cao nhất

 Giảm bớt gánh nặng cho người lãnh đạo

Nhược điểm :

 Thường dẫn đến mâu thuẩn giữa các đơn vị chức năng khi đề

ra chỉ tiêu và chiến lược

 Thiếu sự phối hợp và hành động giữa các phòng ban chức năng

 Chuyên môn hoá quá mức tạo ra cái nhìn hạn hẹp ở các cán

bộ quản lý

 Hạn chế việc phát triển đội ngũ cán bộ quản lý chung

 Đổ vấn đề thực hiện mục tiêu chung của tổ chức cho lãnh đạo cấp cao nhất

Với mô hình tổ chức chức năng này chỉ phù hợp cho các tổ chức có qui mô vừa và nhỏ, hoạt động trong lĩnh vực đơn sản phẩm và đơn thị trường

2- Mô hình cơ cấu bộ máy trực tuyến chức năng:

Sơ đồ 1.2 Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng

Lãnh đạo cấp 1 Lãnh đạo chức năng B Lãnh đạo chức năng C Lãnh đạo chức năng A Lãnh đạo cấp 2 Người lao động chức năng C Người lao động chức năng B

Người lao động chức năng A Đối tượng quản lý3 Đối tượng quản lý2

Đối tượng quản lý1

Trực tuyến

Chức năng

Cơ cấu này là sự kết hợp của hai cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến

và cơ cấu theo kiểu chức năng Theo đó mối liên hệ cấp dưới và lãnh đạo là đường thẳng, là quyền tự chủ trong quá trình quyết định, và quyền đòi hỏi sự tuân thủ quyết định , gắn liền với một vị trí quản lý nhất định trong tổ chức Còn bộ phận chức năng chỉ làm nhiệm vụ tham mưu, điều tra, khảo sát, nghiên cứu, phân tích và đưa ra ý kiến tư vấn cho người quản lý trực tuyến mà họ có trách nhiệm phải quan hệ Sản phẩm lao động của cán bộ hay bộ phận tham mưu là những lời khuyên chứ không phải là quyết định cuối cùng

Ưu điểm:

Lợi dụng được các ưu điểm như; bộ máy gọn nhẹ, tạo điều kiện cho việc thực hiện chế độ một thủ trưởng Thu hút được chuyên gia vào công tác lãnh đạo, có điều kiện sử dụng và phát huy tốt cán bộ hơn, đồng thời phát huy tốt tác dụng của những người có trình độ chuyên môn giỏi, giảm bớt gánh nặng cho người lãnh đạo Đồng thời đảm bảo được quyền chỉ huy trực tiếp của lãnh đạo cấp cao của tổ chức Nhược điểm:

Cơ cấu phức tạp, nhiều vấn đề đòi hỏi người lao động phải thường xuyên giải quyết mối quan hệ giữa các bộ phận trực tuyến với các bộ phận chức năng

3 - Mô hình cơ cấu bộ máy tổ chức theo Ma trận: