THỰC TRẠNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ

Tóm lại do tính chất và nhiệm vụ sản xuất của Công ty rất phức tạp, đã gây ranhiều khó khăn trong công tác tổ chức quản lý và trong hoạt động sản xuất kinhdoanh.. Nhìn chung việc điều ph

THỰC TRẠNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ

Ở CÔNG TY CẦU 7 THĂNG LONG

I- MỘT SỐ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ, KỸ THUẬT CHỦ YẾU Ở CÔNG TY ẢNH HƯỞNG ĐẾN VIỆC XÂY DỰNG VÀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY DOANH NGHIỆP, PHÂN XƯỞNG, TỔ SẢN XUẤT

1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty :

* Công ty cầu 7 Thăng Long là một đơn vị được thành lập từ năm 1954 trựcthuộc tổng cục Đường sắt (nay là liên hiệp đường sắt Việt Nam) Trải qua 46 năm,công ty đã thay đổi nhiều phiên hiệu như : Đội cầu Kỳ Cùng, đội cầu 1, đội cầuTrần Quốc Bình, Chi đội cầu 4, Công ty cầu 7, Xí nghiệp xây dựng cầu 7 và cuốicùng là Công ty cầu 7 Thăng Long

Từ năm 1954 đến năm 1974, Công ty đã xây dựng được 78 cầu các loại, khôiphục được nhiều cầu trên các tuyến đường

Năm 1974, Công ty chuyển về Hà Nội đóng tại thị trấn Nghĩa Tân - Từ Liêm

- Hà Nội Là đơn vị đầu tiên của liên hiệp các xí nghiệp cầu Thăng Long với nhiệm

vụ là xây dựng cầu Thăng Long với các chuyên gia Liên Xô (cũ) Kết thúc cầuThăng Long, Công ty đã được nhà nước tặng thưởng 6 huân chưong lao động

Từ năm 1985 đến nay, Công ty tiếp tục thi công và hoàn thiện được 20 cầu.Đặc biệt là cầu Gianh, cầu Bến Thuỷ, cầu Đò Lèn - là những cầu lớn trên tuyếnđường 1A

Sau 46 năm xây dựng và phát triển, công ty cầu 7 Thăng Long đã đạt đượcnhiều thành tích to lớn và đã được Đảng và Nhà nước tặng thưởng:

- 1 huân chương lao động hạng nhất

- 5 huân chương lao động hạng nhì

- 10 huân chương lao động hạng ba

- 1 huân chương kháng chiến hạng nhì

- Năm 1999 Công ty đã được nhà nước phong tặng danh hiệu đơn vị anhhùng.

* Chức năng, nhiệm vụ của Công ty :

Chuyên xây dựng các công trình giao thông, công nghiệp, dân dụng loại vừa

và nhỏ phục vụ ngành Giao thông vận tải

* Ngành nghề kinh doanh chủ yếu và sản phẩm chính:

- Thi công đường sắt, cầu đường bộ, cảng sông , cảng biển, sân bay

- Sản xuất các loại vật tư và kết cấu bê tông, bán thành phẩm phục vụ thicông, cạc bê tông, dầm cầu bê tông VST kéo trước hoặc kéo sau được chế tạo tạicông xưởng hoặc đúc tại công trường

- Thi công phần móng các công trình công nghiệp và dân dụng bằng cácphương pháp đóng cọc, ép cọc, khoan nhồi với chiều dài cọc L = 5: 40m

- Sản xuất gạch chỉ nung, gạch lát hoa, tấm panen các loại

* Những năm gần đây, tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty có nhiềukết quả khả quan được thể hiện qua biểu sau:

Biểu 1

( ĐV tính 1000đ)

TT Chỉ tiêu cơ bản Thực hiện

1997 Thực hiện1998 Thực hiện1999 hiện 99/ 97% Thực

Tổng chi phí: 66.813.600.000 đMua sắm tài sản cố định: 8.000.000.000 đLợi tức trước thuế: 2.066.400.000 đ

- Thực hiện tốt việc nộp ngân sách, nghĩa vụ với nhà nước

- Tiếp cận thị trường, tìm đủ việc làm cho người lao động

- Phấn đấu thu nhập bình quân 1.200.000đ/người/ tháng

- Đổi mới thiết bị ,công nghệ thi công đi đôi với công tác đào tạo đội ngũ cán

bộ, tăng cường quản lý trên cơ sở ký kết các hợp đồng giữa Giám đốc và Độitrưởng, áp dụng chế độ khoán thích hợp cho công trình cụ thể Thi công các côngtrình đảm bảo tiến độ, chất lượng, giá thành hạ, giữ được uy tín với khách hàng vàchiếm được ưu thế trên thị trường

- Thu hồi vốn ứng với phần khối lượng hoàn thành năm 1999 và một số hạngmục năm 2000

- Làm tốt công tác đào tạo, nâng bậc và công tác bảo hộ lao động đảm bảokịp thời, đúng chế độ

- Hoàn thành bàn giao các công trình:

1 Cầu Hiệp Đức - Quảng Nam

2 Cầu Khánh Khê - Lạng Sơn

3 Cầu Gành - Chánh Hoà

4 Cầu Sông Thải _Hải Phòng

5 Cầu Cộng Hoà - Quảng Ninh

6 Cầu Đình Lập - Lạng Sơn

7 Cầu Dần Xây- TP Hồ Chí Minh

8 Các cầu nhỏ ở Bắc Cạn, Hà Tĩnh, Thanh Hoá

- Làm tốt công tác thi đua khen thưởng, có quy chế khen thưởng, và kỷ luậtđối với các đơn vị, cá nhân để khuyến khích sản xuất, động viên tinh thần chongười lao động kịp thời và thích đáng.

- Hoàn thiện và ban hành các quy chế ứng với mô hình quản lý như:

+ Quy chế khoán

+ Quy chế quản lý thiết bị

+ Tiến hành giao vốn cho đội thi công cơ giới 1 và 2

2 Một số đặc điểm kinh tế, kỹ thuật chủ yếu của công ty có ảnh hưởng đến việc củng cố và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý:

a Tính chất và nhiệm vụ sản xuất của Công ty:

Trước đây, Công ty chủ yếu làm nhiệm vụ xây dựng và sửa chữa cầi đường.Nhưng từ năm 1990 trở lại đây Công ty đã không ngừng mở rộng quy mô sản xuất,sản xuất thêm được nhiều loại sản phẩm mới thích ứng với nhu cầu thị trường

Do kết cấu sản phẩm phức tạp, chủng loại sản phẩm đa dạng, đòi hỏi cán bộcông nhân viên vừa phải có kinh nghiệm, kỹ năng, kỹ xảo, vừa phải tiếp thu nhanhchóng những tiến bộ khoa học thì mới có những sản phẩm đáp ứng được nhu cầu,đòi hỏi của thị trường

Tóm lại do tính chất và nhiệm vụ sản xuất của Công ty rất phức tạp, đã gây ranhiều khó khăn trong công tác tổ chức quản lý và trong hoạt động sản xuất kinhdoanh

b Đặc điểm máy móc thiết bị:

Trong những năm gần đây nhằm tạo trong ưu thế trong cạnh tranh, Công ty đãmạnh dạn đầu tư chiều sâu bằng nguồn vốn tự bổ sung và nguồn vốn vay ngânhàng với tổng số tiền hơn 30 tỷ đồng để mua sắm các thiết bị thi công đồng bộnhư: búa đóng cọc, rung cọc, các loại cần cẩu, trạm trộn thi công có hệ thống cân

đo tự động, xe vận chuyển bê tông, máy bơm bê tông việc đưa kỹ thuật công

nghệ hiện đại vào sản xuất có ý nghĩa cực kỳ quan trọng trong việc giảm thời giangián đoạn, rút ngắn chu kỳ sản xuất và đẩy nhanh vòng quay của vốn lưu động.Theo báo cáo, số lượng hiện trạng máy móc thiết bị thuộc quyền sở hữu củacông ty có đến 31/13/1999 như sau:

Tốt Hư hỏ ng ph ải sc

Chờ than

h lý

I Máy phát điện

1 Máy phát điện 125 KVA Ba lan 01 x Quảng Ninh

5 Máy phát điện 80 KVA Tiệp 02 xx Tuyên quang

II Máy nén khí

6 Máy nén khí điện

10/8

7 Máy nén khí điện 5 m 3 /ph L.xô 01 x Khánh Khê

9 Máy nén khí Đông Phong T.quốc 04 xx xx Hà Nội

III Máy làm đất

Nội

15 Đầm đất Misaka Nhật 03 xx

x Hải phòng - Hà Nội

IV Máy xây dựng

16 Máy trộn vữa 250 lít V.Nam 01 x Hiệp đức

17 Máy bơm vữa CO50A L.xô 03 xx

x

Phả lại

19 Máy trộn bê tông 250 lít T.quốc 01 X Hà Nội

20 Máy trộn bê tông 400 lít T.quốc 02 x x Hà Nội

21 Máy trộn BT JZC 350/650 T.quốc x Đội 707-Hà Nội

22 Máy trộn bê tông 600 lít T.quốc 01 x Sông mã

23 Máy trộn bê tông 750 lít L.xô 02 xx Hà Nội

24 Máy trộn bê tông CP.80 L.xô 02 xx Tuyên Quang

25 Trạm trộn BT 1500 lít T.quốc 01 x Hà Nội

31 ô tô trộn BT TATRA Tiệp,

LX 02 xx Đội bê tông -Hà Nội

Hà Nội

33 ô tô vận chuyển BT Nga, ý 02 xx Đội TCCG2 -

Hà Nội

V Thiết bị đóng cọc

34 Giá bún đóng cọc 7135 T.quốc 01 x Hải phòng

35 Giá búa DJ 2,5 cải tiến T.quốc 01 x Khánh khê

Nội

39 Quả búa D40 T.quốc 01 x Quảng ninh

Nội

VI Máy bơm nước

Nội

44 Máy bơm điện 3pha Việt

45 Máy bơm nước 150m 2 /h Nhật 01 x Đội 707-Hà Nội

46 Máy bơm nước 36m 3 /h Nhật 01 x Cầu Chánh hoà VII Thiết bị nâng

54 Cẩu KC 3577 trên ô tô L.xô 01 x Khánh khê VIII Thiết bị vận chuyển

55 ô tô zin 130 29K-22-92 L.xô 01 x Sông mã

56 ô tô zin téc 29E-58-26 L.xô 01 x Cầu Pác chót

57 ôtô KAMAZ 29K-59-10 L.xô 01 x H.đức, Sông mã

58 ôtô Maz ben 29H-19-81 L.xô 01 x Phả lại

59 ôtô Mazben 29H-13-13 L.xô 01 x Đội bêtông -Hà

trình Nhìn chung việc điều phối thiết bị đã đáp ứng về cơ bản cho thi công cáccông trình cả về số lượng, góp phần không nhỏ vào việc hoàn thành công trìnhđúng tiến độ.

Tại các phòng ban chức năng đã có nhiều máy vi tính nhưng việc sử dụngphần mềm vào quản lý sản xuất kinh doanh còn chưa được chú ý Chính vì vậy đòihỏi công ty phải có hướng khắc phục

c Đặc điểm về nguyên vật liệu:

Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố của qía trình sản xuất (sức lao động, tưliệu lao động và đối tượng lao động) Nguyên vật liệu là yếu tố cấu thành nên thựcthể của sản phẩm, chất lượng của nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiệp đến chấtlượng sản phẩm và chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành

Là công ty xây dựng cầu đường cho nên nguyên vật liệu của công ty chủ yếu

là sắt thép, xi măng, cát đá và một số vật liệu phụ trợ như: dầu, mỡ, ôxy, đất đèn,que hàn và các phụ gia Các loại nguyên vật liệu được bảo quản tại kho của công ty

và kho của các đội sản xuất tương đối tốt, dược sắp xếp một cách khoa học thuậntiện cho việc tìm kiếm và vận chuyển mau chóng Căn cứ vào bản thiết kế kỹ thuậtcho từng hạng mục công trình, phòng vật tư thiết bị lên kế hoạch mua sắm chínhxác theo định mức Trong cơ chế thị trường hiện nay nguồn vật tư tương đối dễmua, vì thế công ty không dự trữ trong kho nhiều vừa mất chi phí bảo quản lại vừađọng vốn Nguyên vật liệu mua tới đâu, xuất thẳng vào công trường tới đó theođúng chủng loại yêu cầu Khi đưa vào sử dụng đều có giám sát kỹ thuật bên Akiểm tra xem có đảm bảo chất lượng hay không Phòng vật tư thiết bị có tráchnhiệm quán xuyến chung cho toàn công ty mua sắm vật tư cho các công trình, côngtrình nào có nhu cầu thì tiếp liệu viên của phòng sẽ mua đúng chủng loại và cótrách nhiệm giao vật tư tại công trình, không phải xuất từ kho của công ty

Ngoài ra còn có vật liệu luân chuyển, có nghĩa là vật liệu này được phân bổdần, hết công trình này sẽ thu hồi lại rầi chuyển sang công trình khác theo khấuhao cụ thể như: Thanh vạn năng, cọc ván thép, tà vạt các loại

Đối với một đơn vị làm cầu thì nguồn nhiên nguyên liệu là rất quan trọng, chiphí của nó rất lớn được tính vào giá thành Vì thế muốn giá thành hạ thì đòi hỏiphải mua sắm nguyên vật liệu thật chính xác và phân phối vào công trình kịp thời.

d Đặc điểm về lao động:

Để đảm bảo yêu cầu sản xuất kinh doanh , công ty đã từng bước ổ địng độingũ cán bộ kỹ thuật, đặc biệt quan tâm đến đội ngũ cán bộ và công nhân lành nghề.Qua thực tế sản xuất và được bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý kinh tế , một đội ngũcán bộ mói có năng lực đã trưởng thành

Theo số liệu đến hết ngày 31/12/1999 tổng số CBCNV toàn công ty có 815người (trong đó nữ là 194 người chiếm 23,8% tổng số CBCNV):

* Số lao động gián tiếp là 208 người chiếm 25,5% tổng ssố CBCNV, trong đó

số lao động quản lý là 32 người chiếm 3,93%

Về trình độ chuyên môn:

- Cán bộ có trình độ đại học và cao đẳng là 96 người (chiếm 11,8%)

- Cán bộ trung cấp là 35 người (chiếm 4,3%)

- Công nhân kỹ thuật là 518 người

Sau đây là bảng tổng hợp về số lượng, chất lượng lao động gián tiếp của côngty:

9.LĐ gián tiếp đội SSX

Việc phân bổ bậc thợ của công ty như sau:

- Biểu

bậc thợ7/7 6/7 5/7 4/7 3/7 2/7

Thu nhập bình quân từ 1.000.000 - 1.100.000 đ/người/tháng, tốc độ tăng thunhập bình quân so với lưong cơ bản từ 2,5 đến 3 lần.

* Về công tác tuyển dụng lao động và hợp đồng lao động, công ty quy định:Các đơn vị trực thuộc công ty được phép sử dụng người lao động đã giao kếthợp đồng lao động với công ty và được công ty điều động về làm tại đơn vị.Nghiêm cấm việc sử dụng người lao động chưa giao kết hợp đồng lao động vớicông ty hoặc dưới bất kỳ hình thức nào hoặc sử dụng lao động trái với điều khoản

đã giao kết trong hợp đồng lao động

Hàng tháng các đơn vị trực thuộc phải báo cáo về phòng TC - LĐ - TL công

ty về tình hình lao động của đơn vị mình

Trường hợp nhân lực của đơn vị mình không đáp ứng được yêu cầu của côngviệc, các đơn vị phải báo cáo Giám đốc công ty để có kế hoạch điều phối công việc

và nhân lực trong công ty cho hợp lý

Khi công ty cần tuyển chọn tăng thêm người lao độngđể phù hợp với nhu cầusản xuất kinh doanh của công ty , phòng TC - LĐ - TL có trách nhiệm thông báođầy đủ công khai các điều kiện tuyển dụng, quyền lợi và trách nhiệm của người laođộng và người sử dụng lao dộng trong quá trình làm việc Hồ sơ xin việc làm củangười lao động theo mẫu bao gồm: Đơn xin việc, giấy khám sức khỏe, sơ yếu lýlịch, văn bằng chứng chỉ phòng TC-LĐ-TL nếu xét thấy phù hợp thì soạn thảo

hợp đồng lao động đệ trình Giám đốc công ty Sau khi đã giao kết hợp đồng laođộng, người lao động được công ty điều động về các đơn vị trong công ty và phảituân thủ đúng theo các điều khoản đã giao kết trong hợp đồng lao động đã ký.Hiện nay công ty đang ký hợp đồng lao động theo vụ việc và nhắn hạnkhoảng 400 người, chủ yếu là sử dụng lao động tại địa phương làm các công việcgiản đơn Riêng những việc đòi hỏi có tính chất kỹ thuật thì thuê lao động kỹ thuật(có kiểm tra tay nghề).

Công ty đã thực hiện lấy việc giao khoán là đòn bẩy thúc đảy sản xuất và là

cơ sở để tăng cường công tác quản lý Do đó công tác khoán được thực hiện triệt

để từ đó công ty đến các đội sản xuất và từ các đội sản xuất đến các tổ sản xuất

e Đặc điểm về thị trường tiêu thụ :

Thị trường của công ty có mặt hầu hết các tỉnh thành trong cả nước, bao gồm

cả thị trường cung ứng và thị trường tiêu thụ Do đó công ty rất quan tâm đến cácvấn đề dự báo thị trường cũng như trương , chính sách của Đảng và nhà nước, tìm

ra nhu cầu để lên kế hoạch tổ chức sản xuất kinh doanh cụ thể Trong những nămqua, công tác tiếp thị và đấu thầu đã có những tiến bộ đáng kể Uy tín của công tyđược mở rộng, chất lượng hồ sơ đấu thầu được nâng cao lên, được khách hàng vàcác đơn vị bạn tin tưởng

Với chỉ trương của Đảng là đổi mới nhanh cơ chế quản lý, giáo dục, đào tạokhoa học và công nghệ phù hợp với nền kinh tế thị trường nhiều thành phần theođịnh hướng xã hội chủ nghĩa; gắn chặt sự phát triển các lĩnh vực này với sản xuất

và các mục tiêu kinh tế xã hội, công ty đã chuyển sang cơ chế mới Hoạt động theo

cơ chế mới đòi hỏi công ty phải tự chủ động trong sản xuất kinh doanh :Tự tìmkiếm nguồn hàng, tự mua sắm máy móc thiết bị và các nguyên vật liệu phục vụ chosản xuất và tự tiêu thụ sản phẩm Ngoài ra công ty còn tích cực thu thập thông tin

về thị trường một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời để có những thủ pháp cạnh tranhđối với từng đối thủ và đưa ra những chính sách giao tiếp khuyếch trương có tínhkhả thi cao,bảo đảm việc thực hiện mục tiêu cho công ty

II PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY CẦU 7 THĂNG LONG

1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty đó là các bộ phận lao động quản

lý chuyên môn hoá với trách nhiệm có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, cùng thamgia điều hành quản lý sản xuất

Để đảm bảo cho bộ máy quản lý có hiệu quả đòi hỏi Giám đốc phải căn cứvào trình độ chuyên môn , năng lực cũng như nhiệm vụ SXKD được giao, để phâncông lao động quản lý cho phù hợp Có như vậy mới mong tiết kiệm được chi phíquản lý, nâng cao hiẹu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

Trên cơ sở nhiệm vụ sản xuất kinh doanh , cơ cấu tổ chức bộ máy quản lýcông ty cầu 7 Thăng Long được xây dựng như sau:

Phòng

Kỹ thuậtPhòng Vật tư thiết bị

Đội 702Đội 703 Đội 704 Đội 705 Đội 706 Đội 707 Đội Bê tông

Ban Thanh tra bảo vệ

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CẦU 7 THĂNG LONG

Ta đi tìm hiểu cơ cấu tổ chức từng phòng ban cụ thể như sau:

a Cơ cấu tổ chức phòng Tổ chức - Lao động - Tiền lương:

Phòng gồm 8 cán bộ công nhân viên, trong đó :

- Một đồng chí trưởng phòng phụ trách chung, đồng thời trực tiếp phụ tráchphụ trách công tác cán bộ, thi đua, khen thưởng, kỷ luật, nâng lưong lên bậc, phụtrách công tác xây dựng quy chế trong công ty

- Một đồng chí phó phòng trực tiếp phụ trách công tác bảo hộ lao động cónhiệm vụ: Lập kế hoạch trang bị bảo hộ lao động và giải quyết chế độ trang bị bảo

hộ lao động cho CBCNV theo quy định hiện hành Đồng thời cũng giáp trưởngphòng trong mọi công tác của phòng và thực hiện các công việc đột xuất khác

- 3 cán bộ định mức lao động làm nhiệm vụ:

+ Xây dựng và triển khai: các định mức lao động trong toàn công ty

+ Triển khai khoán gọn các công trình theo quy trình công nghệ

+ Nghiên cứu, vận dụng các hình thức tổ chức lao động khoa học trong côngty.

+Duyệt công, tiền lương, sản phẩm, khoán gọn công trình theo kết quả sảnxuất

+ Lập báo cáo tổng hợp thực hiện các định mức lao động, lượng sản phẩmhàng quý, năm báo cáo công ty

+ Hướng dẫn các phòng ban, đội ghi chép, phản ánh số liệu ban đầu về năngsuất lao động, sử dụng lao động theo mẫu quy định

+ Lập báo cáo về lao động, tiền lương tháng, quý, năm trong toàn công ty, gửilên tổng công ty và các cơ quan có liên quan

+ Duyệt công, lương, ăn giữa ca trong toàn công ty

- Một cán bộ làm công tác đào tạo có nhiệm vụ

+ Theo dõi về nghiệp vụ đào tạo, lập kế hoạch đào tạo, kế hoạch xin kinh phíđào tạo, kèm cặp, nâng bậc công nhân kỹ thuật hanggf năm

+Tổ chức thi nâng bậc theo kế hoạch được duyệt

+Triển khai các chỉ tiêu chọn CBCNV đi thực tế ở các địa phương

+ Triển khai kế hoạch luyện tay nghề, thi thợ giỏi, đào tạo, phát triển thợ giỏiđều đặn cho các nghề sản xuất chủ yếu

- Một cán bộ quản lý, lưu trữ hồ sơ có nhiệm vụ:

+ Quản lý toàn bộ hồ sơ CBCNV của công ty

+ Định kỳ bổ xung hồ sơ, ghi chép nhận xét đầy đủ, chính xác ( kể cả khenthưởng, kỷ luật ghi lưu vào hồ sơ)

+ Theo dõi lưu trữ công văn, tài liệu của phòng

- Một cán bộ bảo hiểm xã hội có nhiệm vụ:

+ Giải quyết các chế độ về hưu, mất sức, thai sản, tử tuất, các chế độ bồidưỡng ca ba, độc hại, chính sách thương binh - xã hội

Xét về trình độ chuyên môn nghiệp vụ: Đồng chí trưởng phòng phụ tráchchung, có bằng kỹ sư xây dựng và đã học qua lớp quản lý kinh tế Một đồng chíphó phòng có trình độ Đại học (kỹ sư bảo hộ lao động) phụ trách công tác bảo hộlao động Ba đồng chí cán bộ định mức lao động ( hai cử nhân kinh tế và mộttrung cấp xây dựng) làm các công việc về duyệt công, tiền lương, tổ chức laođộng Hai cử nhân kinh tế làm công tác đào tạo và quản lý hồ sơ Một đồng chítrung cấp phụ trách công tác bảo hiểm xã hội.

Việc phân công nhiệm vụ trong phòng như vậy là hợp lý

b Cơ cấu tổ chức phòng Kinh tế - Kế hoạch:

Phòng gồm 8 CBCNV, trong đó :

- Trưởng phòng:

+ Lãnh đạo toàn phòng thực hiện nhiệm vụ được giao Có quyền đề nghị vớiGiám đốc tăng cường bổ xung cán bộ hoặc thay đổi cán bộ cho phù hợp với nhiệmvụ.

+ Khen thưởng, kỷ luật, nâng bậc đối với CBCNV trong phòng; đồng thờitham gia các đoàn kiểm tra đội sản xuất theo quyết định của Giám đốc

- 2 phó trưởng phòng:

+ Giúp trưởng phòng về các lĩnh vực thuộc các chức năng của phòng Đặctrách công tác: Kế hoạch tác nghiệp các đội, điều độ sản xuất, thông tin kịp thời vàđịnh kỳ tình hình sản xuất của công ty

- Tổ kinh tế - kế hoạch:

+ Bộ phận hợp đồng kinh tế : Dự thảo hợp đồng kinh tế tại công ty với tưcách là người bán (người sản xuất ) theo dõi viêc thực hiện Giải quyết các thủ tụcnhận hàng, xuất hàng, báo hàng, báo giá, giao dịch thực hiện hợp đồng Giao dịch,tham gia khảo sát mặt hàng Lập dự toán công trình, tham gia quyết toán côngtrình,

+ Bộ phận giá: Xây dựng giá bán sản phẩm, lao vụ Lập kế hoạch giá thành,

dự toán chi phí sản xuất Tham gia phân tích hoạt động kinh tế

+ Bộ phận kế hoạch: Tổ chức lập kế hoạch tổng hợp (kế hoạch sản xuất -kỹthuật) Lập kế hoạch sản xuất , tiêu thụ sản phẩm dài hạn và ngắn hạn của công ty,lập kế hoạch vật tư và đơn hàng vật tư nhập, tham gia phân tích hoạt động kinh tế + Bộ phận XDCB: dự thảo hợp đồng kinh tế về XDCB; lập dự toán côngtrình; theo dõi, đôn đốc tiến độ thực hiện, tham gia quyết toán công trình

+ Bộ phận thống kê : Lập báo cáo ước tính và thực tế tình hình thực hiện kếhoạch sản xuất tháng, quý, năm của công ty, tham gia phân tích hoạt động kinh tế

- Tổ điều độ sản xuất :

+ Lập kế hoạch sản xuất cho các đội

+ Điều độ tổng hợp, đồng bộ sản phẩm và kế hoạch

+ Thông tin sản xuất định kỳ.

+ Phụ trách các đội sản xuất

Các nhiệm vụ cơ bản của điều độ viên:

- Tích cực chủ động đôn đốc các đơn vị hoàn thànhnhiệm vụ được giao theotiến độ

- Kịp thời phát hiện các khó khăn vướng mắc, mất cân đối trong sản xuất để

đề xuất biện pháp và khắc phục kịp thời

- Giao và đôn đốc thực hiện lệnh sản xuất

- Đề xuất với trưởng phòng mức hoàn thành nhiệm vụ sản xuất của đội domình phụ trách, chịu trách nhiệm về tình hình thực hiện kế hoạch của các đội sảnxuất đó

Trong nền kinh tế hiện nay việc bùng nổ các đơn vị xây dựng cầu đường đãtạo nên một sự cạnh tranh lớn, do vậy nhiệm vụ của phòng càng khó khăn hơn.Công việc không còn đơn giản như trước đây mà phải tính toán, cân nhắc, tìmhiểu nghiên cứu thị trường , các đối thủ cạnh tranh để đấu thầu thì mới có thể thuđược các hợp đồng.

Hiện tại phòng có 8 người làm việc với cơ cấu như sau:

- Trưởng phòng ( kiêm bí thư Đoàn thanh niên) là kỹ sư xây dựng phụ tráchchung

- Hai phó phòng là kỹ sư kinh tế lập kế hoạch giá thành, dự toán chi phí sảnxuất

- Một đồng chí trung cấp xây dựng làm công tác xây dựng cơ bản

- Ba cử nhân chuyên ngành: Kinh tế , luật làm công tác thống kê kế hoạch,hợp đồng kinh tế , điều độ tổng hợp

Tỷ lệ cán bộ có bằng Đại học là 7/8 (87,5%) đảm bảo trình độ, đúng chuyênngành

Qua phân tích ở trên cho thấy phòng kinh tế - kế hoạch đã có sự phân công vàkiêm nhiệm công việc, do vậy phòng luôn hoàn thành nhiệm vụ đề ra Tuy nhiên tavẫn thấy có sự bất hợp lý sau: Công tác xây dựng cơ bản là một công việc quantrọng và phức tạp mà lại giao cho một đồng chí có trình độ trung cấp đảm nhiệm

Do vậy nên tạo điều kiện để cho đồng chí này đi học nâng cao trình độ chuyênmôn nghiệp vụ

Tóm lại để hoàn thiện thì biên chế và nhiệm vụ của phòng kinh tế - kế hoạchphải có sự thay đổi sao cho đạt hiệu quả nhất

c Cơ cấu tổ chức phòng Vật tư - Thiết bị:

Phòng gồm 8 CBCNV trong đó :

- Trưởng phòng:

Là kỹ sư xây dựng, quản lý điều hành mọi hoạt động của phòng về vật tư vàmáy móc thiết bị Chịu trách nhiệm về số lượng, chất lượng vật tư, máy móc thiết

bị khi mua về cũng như khi xuất đến các công trình

- Tổ tiếp liệu có nhiệm vụ: Cung ứng vật tư đầy đủ đến tận chân công trình,đảm bảo các quy định về tài chính, hàng hoá thanh toán và nhập kho gọn

- Tổ thiết bị có nhiệm vụ cung ứng đầy đủ kịp thời máy móc thiết bị cho côngtrình khi có yêu cầu; phải luôn nắm bắt được hiện trạng máy móc của công ty.-Tổ kho có nhiệm vụ: Bảo quản toàn bộ vật tư, phụ tùng, sản phẩm trongkho; Tổ chức sắp xếp, bảo quản hàng hoá trong kho, phát hiện những mất mát hưhỏng về vật tư, hàng hóa thuộc kho mình quản lý Chấp hành đầy đủ những quyđịnh về nhập, xuất hàng hoá, báo cáo tồn kho hàng tháng và kiểm kê định kỳ

niên công tác (ít nhất là 20 năm) như vậy tạm thời họ vẫn có thể đảm đương đượcnhiệm vụ của phòng.

d Cơ cấu tổ chức phòng Tài chính kế toán :

Phòng gồm 7 CBCNV trong đó :

- Kế toán trưởng (trưởng phòng Tài chính kế toán) chỉ đạo, đôn đốc, giám sáttoàn bộ hoạt động tài chính của công ty Quản lý và kiểm tra toàn bộ công việchạch toán của nhân viên trong phòng, là tham mưu đắc lực cho Giám đốc trongviệc sử dụng đồng vốn một cách hiệu quả trong công tác sản xuất kinh doanh ,công tác đối ngoại

- Phó phòng tài chính kế toán ( kiêm kế toán tổng hợp và kế toán chi phí giáthành): thay mặt kế toán trưởng giải quyết toàn bộ công việc khi kế toán trưởng đivắng, phụ trách toàn bộ công tác kế toán, đồng thời còn làm kế toán tổng hợp, kếtoán chi phí giá thành và lập báo cáo tài chính Tham mưu cho kế toán trưởngtrong mọi lĩnh vực

- Một kế toán thanh toán vốn bằng tiền: khi có chứng từ xin thu chi tiền mặt,

kế toán tiến hành kiểm tra chứng từ sau đó viết phiếu thu chi Hàng ngày phải lập

kế hoạch chi tiêu tiền mặt gửi ngân hàng, căn cứ vào báo chi séc, làm thủ tục nhậpséc nếu khách hàng mua sản phẩm trả bằng séc Cuối tháng tiến hành lập báo cáo

và nộp cho kế toán tổng hợp nhật ký chứng từ số 1,2; Bảng kê số 1,2, nhật kýchứng từ số 4

- Một kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội: Tiến hành tính tiền lương và bảohiểm xã hội phải trả cho CBCNV toàn công ty , cuối tháng lập bảng phân bổ số 1

- Một kế toán nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ: Theo gõi tài khoản 152,153,hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ- dụng cụ theo phương pháp ghi thẻ songsong Cuối tháng tập hợp số liệu và căn cứ vào các chứng từ liên quan lập bảng kê

số 3, bảng phân bổ số 2, chuyển toàn bộ phiếu xuất kho cho bộ phận kế toán tậphợp chi phi sản xuất và tính giá thành

- Một kế toán phụ trách các đội sản xuất : Hàng ngày các kế toán đội cậpnhật chứng từ và cuối tháng báo cáo về phòng tài chính kế toán của công ty, kếtoán thanh toán lập báo cáo và nộp cho kế toán tổng hợp để tiến hành tính giáthành sản phẩm.

- Một thủ quỹ làm nhiệm vụ thu chi tiền mặt Tiến hành ghi sổ cuối ngày, đốichiếu sổ của thủ quỹ với thu, chi tiền mặt của kế toán quỹ

Qua quan sát thấy thời gian làm việc của các nhân viên là liên tục nhưng vẫncòn phụ thuộc vào công việc, thường tập trung không đều vào các ngày cuối

tháng , cuối quý, cuối năm, công tác kế toán vật liệu tương đối quan trọng trongviệc tính giá thành mà lại do 1 đồng chí có trình độ trung cấp tài chính kế toánđảm nhiệm Do vậy nên tạo điều kiện để đồng chí này đi học nâng cao trình độchuyên môn nghiệp vụ.

e Cơ cấu tổ chức phòng Kỹ thuật:

Phòng gồm 11 CBCNV trong đó:

- Trưỏng phòng : Là một kỹ sư xây dựng phụ trách chung quản lý điều hànhhoạt động của phògn về mtj kỹ thuật Có nhiệm vụ chỉ đạo, quản lý , phân côngkiểm tra công việc của từng thành viên trong phòng , đề xuất voéi Giám đốc về kếhoạch trong tương lai của lĩnh vực kỹ thuật, kỹ thuật thi công ,kế hoạch đào tạo taynghề cho CBCNV Đồng thời qtản lý theo hệ dọc về mặt kỹ thuật của cả đội sảnxuất dưới công ty Có quyền tạm đình chỉ thi công nếu thấy rõ vấn đề không đảmbảo về chất lượng, kỹ thuật hoặc an toàn lao động Có quyền kiến nghị với Giámđốc đề bạt hay bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ trong phòng

- Hai đồng chí phó phòng:

+ Một đồng chí phụ trách kỹ thuật, máy móc, chất lượng

+ Một đồng chí phụ trách: trực tiếp tại các công trình thi công

Vói một công trình xây dựng thì công tác kỹ thuật thi công là một vấn đềđược quan tâm hàng đâu Phòng có 13 CBCNV thì tất cả đều có trình độ đại họcvới các chuyên ngành như: Xây dựng, giao thông, kiến trúc.

Xét về trình độ chuyên môn nghiệp vụ : Một đồng chí trưởng phòngphụ tráchchung Một đồng chí phó phòng phụ trách kỹ thuật, máy móc, chất lượng côngtrình và một đồng chí phó phòng phụ tách công tác kỹ thuật trực tiếp tại các côngtrình 10 cán bộ kỹ thuật làm việc tại phòng được phân công làm các nhiệm vụ phùhợp với khả năng và trình độ của từng người

Như vậy xét về trình độ chuyên môn nghiệp vụ của các cán bộ trong phòng làđảm bảo cho công việc và việc phân công nhiệm vụ trong phòng như vậy là hợp lý

Phòng có 15 người trong đó có 3 người có trìng độ Đại học (20%) là một tỷ lệthấp, còn lại là trình độ trung cấp và sơ cấp.

Xét về trình độ chuyên môn nghiệp vụ: Đồng chí trưởng phòng có trình độĐại học (cử nhân kinh tế ) và một đồng chí phó phòng cũng là cử nhân kinh tế phụtrách công tác lương văn phòng Hai đồng chí làm công tác văn thư và đánh máychữ Hai đồng chí làm công tác tạp vụ Hai đồng chí cấp dưỡng Năm đồng chí cóbằng lái xe làm nhiệm vụ lái xe cho Ban Giám đốc và lái xe phục vụ Hai đồng chílàm công tác y tế, chăm sóc sức khoả cho CBCNV trong công ty ( Một đồng chí tốtnghiệp Đại học Y)

Như vậy, qua phân tích ở trên thì thấy phòng bố trí công việc phù hợp vớichuyên môn nghiệp vụ (nhưng công việc của một số bộ phận tương đối nhẹ ).Công tác lái xe qua tìm hiểu cho thấy chỉ cần 3 đồng chí lái xe con là đủ, và côngtác tạp vụ chỉ làm vào một thời gian nhất định (sáng- tối) nên cũng chỉ cần 1 đồngchí Như vậy so với hiện tại phòng sẽ giảm biên được 2 người, 3 người này có thểxuống làm nhiệm vụ trực tiếp tại các đội sản xuất hoặc công ty tạo điều kiện để cho

họ chuyển công tác

h Cơ cấu tổ chức Ban thanh tra - Bảo vệ:

Ban thanh tra bảo vệ gồm có 8 đồng chí trong đó :

- Trưởng ban thanh tra bảo vệ có trình độ Đại học (Đại học Luật) phụ tráchchung công tác an ninh, thanh tra

- Một đồng chí phó ban thanh tra bảo vệ có trình độ trung cấp an ninh phụtrách bảo vệ, PCCC

- Sáu nhân viên bảo vệ có trình độ sơ cấp thay phiên nhau làm 3 ca(mỗi catrực có 2 đồng chí) làm nhiệm vụ: Thường trực, giữ xe, tuần tra canh gác