NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ XÂY DỰNG VÀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY TRONG DOANH NGHIỆP

Quản lý một doanh nghiệp là quá trình vận dụng những quy luật kinh tế, quyluật tự nhiên trong việc lựa chọn và xác định những biện pháp kinh tế - chính trị - xã hội - tổ chức - kỹ thuật

NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ XÂY DỰNG VÀ HOÀN THIỆN

CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY TRONG DOANH NGHIỆP

I - MỘT SỐ QUAN NIỆM CƠ BẢN VỀ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP:

1 Khái niệm quản lý

Quản lý là sự tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm đạtđược mục tiêu đề ra trong điều kiện biến động của môi trường Nói đến quản lý lànói đến hoạt động chủ quan có ý thức, có tính năng động linh hoạt của con người,của tập thể

Quản lý một doanh nghiệp là quá trình vận dụng những quy luật kinh tế, quyluật tự nhiên trong việc lựa chọn và xác định những biện pháp ( kinh tế - chính trị

- xã hội - tổ chức - kỹ thuật) để tác động đến tập thể người lao động và thông qua

họ tác động đến các yếu tố vật chất của sản xuất kinh doanh

Quản lý được hiểu theo nghĩa chung nhất là: Sự tác động liên tục có tổ chức

có hướng đích của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm duy trì tính trồi của

hệ thống, nhằm đưa hệ thống đến mục tiêu một cách tốt nhất trong điều kiện môitrường luôn biến động

Với bất kỳ quan niệm nào thì mục đích của quản lý cũng phải đạt được:

- Sản xuất kinh doanh có lãi

- Đề ra các biện pháp gắn chặt giữa quyền lợi với trách nhiệm người lao độnglại với nhau

- Xây dựng được cơ chế để chuyển hoá được các hình thức sở hữu từ các ưuthế khác nhau thành hình thức sở hữu của chính bản thân mình

2 Các chức năng và lĩnh vực quản lý doanh nghiệp:

2.1 Khái niệm và cách phân loại chức năng quản lý doanh nghiệp:

Hoạt động của một doanh nghiệp bao gồm nhiều nội dung và nhiều cách tiếpcận, nhưng xét cho cùng cần thiết phải quy nạp vấn đề quản lý vào những hoạtđộng nhất định mà khả dĩ các nhà thực tiễn cũng như giới khoa học có thể tìm

kiếm để có tiếng nói chung - hoạt động quản lý đó được gọi là các chức năng quảnlý.

Có thể định nghĩa chức năng quản lý là những hoạt động riêng biệt của laođộng quản lý, thể hiện những phương hướng tác động của chủ thể quản lý đến đốitượng quản lý

Có hai cách phân loại chức năng quản lý như sau:

* Theo nội dung quá trình quản lý thì chức năng quản lý doanh nghiệp baogồm:

- Chức năng dự kiến: doanh nghiệp chỉ thu được kết quả khi nó được hướngdẫn bởi một chương trình hoạt động, một kế hoạch nhất định nhằm xác định rõ: sảnxuất, kinh doanh cái gì? bán cho ai? sản xuất kinh doanh bằng cách nào, vớinguồn tài chính nào?

- Chức năng tổ chức: Nhằm sắp xếp, tổ chức, tận dụng mọi nguồn lực trongnội bộ, thực hiện nhiệm vụ bổ nhiệm các chức vụ quản lý Tổ chức doanh nghiệptức là trang bị những gì cần cho hoạt động của doanh nghiệp: vốn, máy móc, nhânviên, nguyên vật liệu để đạt được mục tiêu đề ra

- Chứa năng phối hợp: Nhằm đảm bảo kết hợp các mặt hoạt động tạo sự hàihoà cân đối tối ưu trong quá trình sản xuất kinh doanh Tức là đặt các bộ phận khácnhau của doanh nghiệp vào đúng vị trí thích hợp và đảm bảo vận hành nhịp nhàng.Điều hoà tất cả các hoạt động của doanh nghiệp để đảm bảo cho các công việc thựchiện một cách ăn khớp tạo hiệu quả cao

- Chức năng chỉ huy: Chức năng này nhằm thúc đẩy bộ máy hoạt động, giảiquyết các khó khăn vướng mắc Đây là chức năng quan trọng, phải nắm được các

lý thuyết, kết hợp với kinh nghiệm thực tế để ra quyết định

- Chức năng kiểm tra: Kiểm tra thực chất là duyệt lại xem tất cả có được tiếnhành phù hợp chương trình đã phù hợp với những mệnh lệnh đã ban bố và nhữngnguyên lý đã thừa nhận

* Theo mối quan hệ trực tiếp với hoạt động lĩnh vực sản xuất kinh doanh thìchức năng quản lý doanh nghiệp bao gồm:

- Chức năng kế hoạch hoá, điều độ sản xuất: gồm những công việc có liênquan đến xác định chiến lược chung và chiến lược sản phẩm của doanh nghiệp, xâydựng kế hoạch dài hạn và hàng năm lập tiến độ sản xuất và công tác điêù độ sảnxuất.

- Chức năng thương mại: gồm các công việc thuộc các quan hệ kinh tế đốingoại như khai thác, mua vật tư kỹ thuật, nghiên cứu thị trường, ký hợp đồng kinh

tế, tổ chức tiêu thụ sản phẩm

- Chức năng hạch toán: gồm hạch toán kế toán và thống kê, công tác ghi chépban đầu, thông tin kinh tế nội bộ doanh nghiệp và giữa doanh nghiệp với cơ quancấp trên

- Chức năng kiểm tra và phân tích: trên các lĩnh vực hoạt động như kiểm tra

kỹ thuật và chất lượng sản phẩm, kiểm tra và phân tích kết quả hoạt động sản xuấtkinh doanh

- Chức năng quản lý nhân sự: Bao gồm công tác tuyển dụng, bố trí, đào tao,bồi dưỡng, khen thưởng, kỷ luật, định mức lao động, tiền lương, tiền thưởng đốivới doanh nghiệp

- Chức năng quản lý tài chính: Bao gồm công tác tạo vốn, quản lý các loạivốn và quỹ của doanh nghiệp, công tác tín dụng, nhằm nâng cao hiệu quả sử dụngvốn và chấp hành các quy định tài chính của nhà nước

- Chức năng kỹ thuật công nghệ: Bao gồm tất cả các công việc trang thiết bị,phương tiện đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh

- Chức năng đầu tư

- Chức năng hành chính pháp chế

- Chức năng an ninh bảo vệ

- Chức năng tổ chức tốt đời sống tập thể và các hoạt động xã hội như tổ chứcviệc ăn ở, đi lại của cán bộ công nhân viên, hoạt động văn hoá, thể thao và các hoạtđộng xã hội khác

- Chức năng sản xuất: điều phối các mặt hàng sản xuất của các phân xưởng

Thực hiện các chức năng quản lý có nghĩa là xây dựng một bộ máy quản lýsao cho vừa đảm bảo đầy đủ các chức năng trên vừa thích hợp với các đặc điểmcủa doanh nghiệp.

2.2 Khái niệm và các phân loại lĩnh vực quản lý doanh nghiệp:

Lĩnh vực quản lý trong doanh nghiệp được hiểu như các hoạt động quản lýkhi được sắp xếp trong một bộ phận nào đó, ở các bộ phận này có người chỉ huy vàliên quan đến việc ra quyết định quản lý,

Lĩnh vực quản lý được phân định phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: truyềnthống quản lý, các yếu tố xã hội và cơ chế kinh tế, quy mô cũng như đặc điểm kinh

tế - kỹ thuật của doanh nghiệp Nó gắn liền với mỗi quốc gia, mỗi vùng cụ thể và

sự tiến bộ về nhận thức trong khoa học quản lý

Cách phân loại các lĩnh vực quản lý trong doanh nghiệp như sau:

* Lĩnh vực vật tư bao gồm các nhiệm vụ:

- Phát hiện nhu cầu vật tư

- Tính toán vật tư tồn kho

- Xây dựng kế hoạch sản xuất

- Điều khiển quá trình chế biến

- Kiểm tra chất lượng

- Giữ gìn bản quyền, kiểu dáng và phát minh sáng chế của mọi thành viên

* Lĩnh vực marketing gồm các nhiệm vụ:

- Thu thập các thông tin về thị trường

- Hoạch định chính sách sản phẩm

+ Tính toán chi phí - kết quả.

+ Xây dựng các bảng cân đối

+ Tính toán lỗ lãi

+ Các nhiệm vụ khác như: thẩm định kế hoạch, thống kê, kiểm tra việc tínhtoán, bảo hiểm, thuế

* Lĩnh vực nghiên cứu và phát triển gồm các nhiệm vụ:

- Thực hiện nghiên cứu cơ bản

- Nghiên cứu ứng dụng.

- Đưa các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào áp dụng

- Thẩm định hiệu quả các tiến bộ khoa học kỹ thuật được áp dụng

* Lĩnh vực tổ chức gồm các nhiệm vụ:

- Tổ chức các dự án

- Phát triển và cải tiến bộ máy tổ chức cho doanh nghiệp

- Tổ chức tiến trình hoạt động toàn bộ doanh nghiệp

* Lĩnh vực thông tin gồm các nhiệm vụ:

- Xây dựng kế hoạch và các thông tin liên quan cho doanh nghiệp

- Chọn lọc và xử lý các thông tin

- Kiểm tra thông tin và giám sát các thông tin

* Lĩnh vực hành chính pháp chế và các dịch vụ chung:

- Thực hiện các mối quan hệ pháp lý trong và ngoài doanh nghiệp

- Tổ chức các hoạt động quần chúng trong doanh nghiệp

- Các hoạt động hành chính và phúc lợi doanh nghiệp

Sự phân loại theo lĩnh vực quản lý nhằm chỉ ra tất cả các lĩnh vực cần phải

tổ chức thực hiện quản trih trong một doanh nghiệp Là căn cứ để thiết lập bộ máyquản lý doanh nghiệp để tuyển dụng, bố trí và sử dụng các quản trị viên Là cơ sở

để đánh giá và phân tích hoạt động trong toang bộ máy quản lý, điều hành hoạtđộng quản lý trên phạm vi toàn doanh nghiệp

Tóm lại, phân loại theo chức năng và phân loại theo lĩnh vực có mối quan hệtrực tiếp, hữu cơ với nhau, không gạt bỏ nhau, có quan trọng cả về lý luận và thựctiễn

II - CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY DOANH NGHIỆP:

1 Thực chất, vai trò của cơ cấu tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp

1.1 Thực chất của cơ cấu tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp

Là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau đượcchuyên môn hoá và có những trách nhiệm quyền hạn nhất định được bố trí theo

nhiều cấp nhiều khâu khác nhau đảm bảo thực hiện các chức năng quản lý và phục

vụ mục đích chung đã xác định của doanh nghiệp

Cơ cấu tổ chức quản lý là hình thức phân công lao động trong lĩnh vực quản

lý, nó tác động đến quá trình hoạt động của hệ thống quản lý Cơ cấu tổ chức quản

lý một mặt phản ánh cơ cấu sản xuất, mặt khác nó tác động tích cực trở lại việcphát triển sản xuất

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị chỉ có giá trị ổn định tương đối và cũng cóvòng đời của nó Xây dựng cho doanh nghiệp một cơ cấu tổ chức bộ máy để có thểgọi là hoàn thiện và hợp lý là việc rất đáng quan tâm Chính vì vậy mà những nhàlãnh đạo giỏi phải biết tìm kế hoạch cho tương lai Xây dựng được một cơ cấu tổchức bộ máy rồi còn phải biết nghĩ đến việc hoàn thiện nó sao cho phù hợp với sựphát triển của xã hội và thời đại Muốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp có hiệu quả thì việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp,phân xưởng, tổ sản xuất là một vấn đề quan trọng, xuyên suốt quá trình tồn tại vàphát triển của doanh nghiệp

1.2 Vai trò của tổ chức bộ máy quản lý đối với hoạt động của doanh nghiệp:

Tổ chức bộ máy quản lý là một trong những điều kiện cơ bản của sự sống còncủa các doanh nghiệp nhằm giúp cho mọi người, mọi thành viên trong bộ máy phốihợp làm việc với nhau một cách có hiệu quả nhất trong quá trình hình thành cácmục tiêu kế hoạch đã đề ra

- Thiếu một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ gây ra nhiều vấn đề khó khăn, phức tạpcho công tác quản lý Các giới có thẩm quyền trong lĩnh vực quản lý đều có hainhận định chung đó là:

+ Khoảng từ 75% đến 80% các vấn đề khó khăn phức tạp gây ra trong côngtác quản lý giải quyết bắt nguồn từ những nhược điểm của công tác tổ chức

+ Những phí phạm lo ngại nhất là những phí phạm về tinh thần làm việc vànăng lực của nhân viên do tổ chức kém cỏi mà ra Phần lớn những khuyết điểm

mắc phải trong doanh nghiệp, phân xưởng, tổ sản xuất là do người ta coi thườngcông tác tổ chức.

- Xây dựng một cơ cấu tổ chức hợp lý là một việc làm quan trọng bậc nhấtcủa quản trị viên để thực thi nhiệm vụ quản trị có hiệu qủa, góp phần quan trọngthực hiện mục tiêu của doanh nghiệp đề ra

- Công tác tổ chức hiệu quả giúp thực hiện triệt để việc áp dụng khoa học kỹthuật vào hoạt đồng quản trị, giúp cho việc khuyến khích sử dụng với tính chất làcon người phát triển toàn diện, tạo điều kiện thuận lợi cho sự mở rộng, đa dạng hoá

tổ chức và nâng cao tính độc lập và sáng tạo của nhà quản trị Vì vậy, chức năng tổchức là cốt lõi của quy trình quản trị

Thực chất của tổ chức bộ máy là tiến hành phân công lao động một cách hợp

lý để khai thác tối đa lực lượng sản xuất và quan hệ sản xuất nhằm đạt năng suấtlao động và hiệu quả quản trị cao

2 Những yêu cầu cơ bản đối với cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp

Mỗi một công việc, mỗi một vấn đề dù lớn hay bé, dù đơn giản hay phức tạpđều đòi hỏi phải đạt được những yêu cầu cần thiết đặt ra, có như thế những côngviệc mới đạt hiệu quả cao Đặc biệt ở đây việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổchức bộ máy quản lý là một vấn đề vô cùng phức tạp Nó đòi hỏi rất lớn về nhiềumặt mà những mặt đó, những yêu cầu đó bắt buộc phải đạt được trong cơ chế thịtrường hiện nay Những yêu cầu đó là:

Một là, phải đảm bảo hoàn thành những nhiệm vụ của doanh nghiệp, phảithực hiện đầy đủ, toàn diện các chức năng quản lý doanh nghiệp

Hai là, phải đảm bảo thực hiện nghiêm túc chế độ một thủ trưởng, chế độtrách nhiệm cá nhân trên cơ sở bảo đảm và phát huy quyền làm chủ của tập thẻ laođộng trong doanh nghiệp

Ba là, phải phù hợp với quy mô sản xuất, thích ứng với những đặc điểm kinh

tế và kỹ thuật của doanh nghiệp

Bốn là, phải đảm bảo yêu cầu vừa tinh giảm lại vừa vững mạnh trong bộ máyquản lý

Việc tiến hành chế độ một thủ trưởng là một tất yếu bởi vì xuất phát từ tínhbiện chứng giữa tập trung và dân chủ trên cơ sở phát huy dân chủ đối với mọingười, cần tập trung thống nhất quản lý vào một đầu mối, vào một người Xuấtphát từ yêu cầu và tính chất của nền sản xuất công nghiệp chính xác từ nhữngquyết định, từ mối quan hệ trong phân công lao động xã hội, phân công lao độngchuyên môn hoá ngày càng sâu sắc tất yếu dẫn đến hợp tác hoá lao động và bất kỳmột sự trục trặc nào trong hợp tác sản xuất cũng dẫn đến đình trệ sản xuất, giảmhiệu quả Vì vậy bất kỳ một sự hợp tác nào cũng phải có người chỉ huy thống nhất.Trong cơ chế tổ chức bộ máy có các chức danh thủ trưởng, vị trí, mối quan hệtrong các chức danh này.

STT Chức danh thủ

trưởng

Vị trí từng chức danh

Phạm vi phát huy tác dụng

Người giúp việc T T

Người dưới quyền

1 Giám đốc Thủ trưởng

cao nhất

Toàn bộ Doanh nghiệp

các phó giám đóc

mọi người trong doanh nghiệp

2 Quản đốc T T cấp cao

nhất trong px

Toàn bộ phân xưởng

Các phó quản đốc

Mọi người trong px.

3 Đốc công T T cấp cao

nhất trong

ca làm việc

Toàn ca làm việc

Không Mọi người

trong ca làm việc

4 Tổ trưởng công tác T T cấp cao

nhất trong tổ

Toàn tổ Tổ phó mọi người

toàn phòng (ban)

Phó phòng (ban)

Mọi người trong phòng (ban)

Thủ trưởng cấp dưới phải phục tùng nghiêm chỉnh mệnh lệnh của thủ trưởng

c ấp trên, trước hết là thủ trưởng cấp trên trực tiếp Thủ trưởng từng bộ phận cótoàn quyền quyết định những vấn đề thuộc phạm vi đơn vị mình quản lý, chịu tráchnhiệm trước giám đốc về các mặt hoạt động của đơn vị mình phụ trách Thủ trưởng

mỗi cấp có trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh nội quy hoạt động ở từng cấp đãđược quyết định về chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ, mối quan hệ công tác Tất cảcác cấp phó đều là những người giúp việc cho cấp trưởng ở từng cấp tương đương

và phải chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cấp trên trực tiếp của mình, mọi ngườitrong từng bộ phận là những người thừa hành của thủ trưởng cấp trên trước hết làcủa thủ trưởng cấp tương đương và phải phục tùng nghiêm chỉnh mệnh lệnh củathủ trưởng Giám đốc là thủ trưởng cấp trên và là thủ trưởng cấp cao nhất trongdoanh nghiệp, chịu hoàn toàn trách nhiệm về mọi mặt hoạt động kinh doanh, kinh

tế , chính trị, xã hội trong doanh nghiệp trước tập thể những người lao động vàtrước chủ sở hữu doanh nghiệp, mọi người trong doanh nghiệp phải phục tùngnghiêm chỉnh mệnh lệnh của giám đốc

3 Một số phương pháp hình thành bộ máy quản lý doanh nghiệp

3.2 Phương pháp phân tích theo yếu tố

Đây là phương páp khoa học được áp dụng rộng rãi cho mọi cấp, mọi đốitượng quản trị Phương pháp này được chia ra ba giai đoạn như sau:

- Giai đoạn đầu là: xây dựng sơ đồ cơ cấu tổng quát và xác định những kếtluận có tính chất nguyên tắc của cơ cấu

- Giai đoạn hai là: xác định các thành phần cho các bộ phận cơ cấu và xácđịnh mối liên hệ giữa các bộ phận

- Giai đoạn ba là: xác định các đặc trưng của các yếu tố trong cơ cấu như chứcnăng , nhiệm vụ, quyền hạn và quy định hoạt động của cơ cấu tổ chức bộ máy quản

lý Ở giai đoạn này thường xảy ra hai trường hợp sau:

Lãnh đạo doanh nghiệp

+ Trường hợp thứ nhất: Đối với việc hoàn thiện các cơ cấu tổ chức quản lýđang hoạt động việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản trị được bắt đầu bằng cáchnghiên cứu kỹ lưỡng cơ cấu hiện tại và tiến hành đánh giá hoạt động của nó theonhững căn cứ nhất định Từ đó chỉ rõ mối quan hệ phụ thuộc của từng phòng ban, bộphận và các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mà nó phải thực hiện

+ Trường hợp thứ hai: hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị mới Trongtrường hợp này chúng ta phải tiến hành theo ba bước

Bước 1 : Dựa vào những tài liệu ban đầu, những văn bản hướng dẫn của cơquan quản lý vĩ mô, những quy định có tính chất luật pháp để xây dựng sơ đồ cơcấu tổ chức quản trị tổng quát và xác định những đặc trưng cơ bản nhất của cơ cấu

tổ chức này Như vậy bước 1 là nhằm giải quyết những vấn đề có tính chất địnhtính đối với cơ cấu tổ chức quản trị

Bước 2: Xác định thành phần, các phòng ban, bộ phận của cơ cấu tổ chức bộmáy và xác lập các mối quan hệ giữa các phòng ban bộ phận ấy Điều quan trọngnhất là tập hợp và phân tích các dấu hiệu ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máyquản lý

Bước 3: Phân phối và cụ thể hoá các chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, quyếtđịnh số lượng cán bộ, nhân viên trong từng bộ phận, trong cơ cấu tổ chức quản trị

Từ đó xây dựng điều lệ, thủ tục, quy tắc, lề lối làm việc nhằm đảm bảo bộ máyquản trị đạt hiệu quả cao

4 Các hình thức cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp

Cùng với sự phát triển không ngừng của sản xuất, để phù hợp với những điềukiện cụ thể nhất định đã hình thành những kiểu cơ cấu tổ chức quản lý khác nhau.Mỗi một kiểu, một hình thức đều chứa đựng những đặc điểm, những ưu điểm ,nhược điểm và được áp dụng trong những điều kiện cụ thể nhất định

4.1 Cơ cấu quản lý trực tuyến (theo đường thẳng)