MỘT SỐ Ý KIẾN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VẬT TƯ Ở CÔNG TY MAY PHÙ ĐỔNG

6Nâng cao hiệu quả của việc tiết kiệm vật tư - các yếu tố của sản xuất kinh doanh : Chế độ tiết kiệm là hệ thống những biện pháp kinh tế, tổ chức, kỹ thuật và giáo dục được thực hiện the

MỘT SỐ Ý KIẾN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VẬT TƯ Ở CÔNG TY MAY PHÙ

ĐỔNG

-ý kiến 1:

Kiểm tra nhận và nhập vật tư vào kho:

Tại công ty hiện nay, khi phòng tổ chức kinh doanh nhận được hoá đơn kiểm phiếu xuất kho hay giấy báo nhận hàng của người bán gửi đến như đã trình bày ở chương II Quy trình tiếp nhận và bbảo quản vật tư có những đặc điểm như sau: Ưu điểm: Đảm bảo đúng số lượng, chất lượng vật tư nhập kho, đúng thủ tục chứng từ quy định của bộ tài chính ban hành

Nhược điểm: Thời gian chờ đợi để nhập nguyên vật liệu vào kho còn lâu Vật

tư nằm ngoài cảng, bãi lâu dễ bị ảnh hưởng bởi thời tiết và khí hậu kèm theo đó là các chi phí bảo quản và bến bãi

Nguyên nhân: Khi đã có giấy báo nhận hàng, biên bản kiểm nghiệm hàng của trung tâm KCS thì người giao hàng lại phải quay lên phòng kinh doanh để làm “ Phiếu nhập kho” sau đó mới xuống kho để nhập vật tư vào kho

Để khắc phục được những nhược điiểm trên, theo tôi khi đã có giấy báo nhận hàng, biên bản kiểm nghiệm của trung tâm KCS thì người nhập hàng (nguyên vật liệu) giao ngay vật tư cho thủ kho Nếu thủ kho nhận đủ số lượng chất lượng theo yêu cầu thì thủ kho ký nhận ngay vào góc trái hay mặt sau giấy báo nhận hàng ( ghi bằng số hoặc bằng chữ) Sau đó người nhập hàng mang giấy báo nhận hàng

và biên bản kiểm nghiệm lên phòng kinh doanh hoàn tất thủ tục, như vậy giảm bớt thời gian mà vật tư nằm chờ tại bãi

+ ý kiến 2:

Để quản lý đảm bảo tốt chất lượng vật tư trong kho, theo tôi phải tăng cường thêm hệ thống phòng cháy nổ và vệ sinh an toàn vật tư kho bãi tránh những sự cố đáng tiếc xảy ra Hệ thống ánh sáng còn kém cũng ảnh hưởng đến quản lý và sắp xếp vật tư kho bãi

Ngoài ra, vấn đề điều kiện vật chất cán bộ công nhân viên nói cung trong công

ty chưa đươc quan tâm thoả đáng tinh thần trách nhiêm với công việc chưa cao do

đó cũng gây nhiều lãng phí trong công tác dự trữ và bảo quản vật tư

+ý kiến 3:

Hiện nay, ở công ty khi xuất dùng vật tư cho sản xuất hay cho các chi nhánh, khi

sử dụng không hết vật tư đơn vị sử dụng vẫn để lại tại đơn vị như vậy sẽ không đảm bảo được chất lượng và số lượng của vật tư ảnh hưởng lớn đến công tác quản

lý vật tư của doanh nghiệp

Theo tôi muốn khắc phục được những nhược điểm trên thì khi các đơn vị lĩnh vật

tư nếu không sử dụng hết thì tiến hành làm thủ tục nhập ngay lại kho Như vậy công tác bảo quản vật tư vật liệu và kiểm tra chất lượng được thường xuyên và tốt hơn

+ý kiến4:

Lập dự phòng giảm giá cho nguyên vật liệu dự trữ trong kho Theo thông tư số 64TC/TCDN của bộ tài chính ban ngày 15/09/1997

áp dụng cho các doanh nghiệp nhà nước hoạt động sản xuất kinh doanh

đã quy định việc lập dự phòng giảm giá đối với vật tư vật liệu hàng hoá tồn kho với điều kiện

-Thứ nhất: Là những vật liệu, hàng hoá tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính thường có giá trị thường thấp hơn số giá trị ghi trên

sổ kế toán

-Thứ hai: Là vật tư hàng hoá phải là mặt hàng kinh doanh thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp

-Thứ ba: Là phải có chứng từ hoá đơn hợp lý, hợp lệ hoặc các chứng từ khác chứng minh giá trị vốn vật tư, hàng hoá tồn kho

Trong điều kiện nền kinh tế thị trường giá cả luôn luôn biến động

về các nhu cầu như : mẫu mã kiểu dáng chất lượng ngày càng cao kéo theo giá cả yêu cầu nguyên vật liệu thay đổi Mặt khác, do nguyên nhân nguyên, nhiên, vật liệu, dự trữ trong kho có thể bị hao hụt hoặc

có thể bị giảm chất lượng Vì vậy, để đảm bảo an toàn cho quản lý, sản xuất kinh doanh công ty nên lập dự phòng giảm giá cho nguyên vật liệu dự trữ nói riêng và cho hàng hoá tồn kho nói chung Những vật tư kém phẩm chất còn ứ đọng trong kho phải được xem xét rõ nguyên nhân, quy rõ trách nhiệm Giải phóng toàn bộ số vật tư còn tồn đọng

để đảm bảo cho tất cả số vật tư dự trữ có thể đáp ứng được với yêu cầu sản xuất kinh doanh và toàn bộ số vốn lưu động của công ty được huy động một cách hiệu quả nhất

Kế toán phải căn cứ vào tình hình giảm giá, số lượng tồn không thực tế của từng loại vật tư để xác định mức dự phòng một cách hiệu quả nhất

Mức dự

phòng

giảm giá

vật tư năm

Lượng vật tư tồn kho giảm giá tại thời điểm 31/12 năm báo cáo

Giá hạch toán trên

sổ kế toán

Giá thực tế trên thị trường tại thời điểm

Giá thực tế trên thị trường của tất cả các loại vật tư tồn kho bị giảm giá tại thời điểm 31/12 là giá có thể mua hoặc bán trên thị trường

Việc lập dự phòng phải tiến hành riêng cho từng loại vật tư bị giảm giá và tổng hợp vào bảng kê chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho của công ty

6)Nâng cao hiệu quả của việc tiết kiệm vật tư - các yếu tố của sản xuất kinh doanh :

Chế độ tiết kiệm là hệ thống những biện pháp kinh tế, tổ chức, kỹ thuật và giáo dục được thực hiện theo một chương trình nhất định nhằm sử dụng một cách hợp lý và tiết kiệm các nguồn lực của mỗi doanh nghiệp, hộ tiêu dùng và nền kinh tế quốc để phát triển nền kinh

tế quốc dân

Tiết kiệm không chỉ là sử dụng dè sẻn tất cả các nguồn tài nguyên, là tránh sự mất mát mà còn là sử dụng hợp lý những nguồn tài nguyên đó, là tiêu dùng có căn cứ, khoa học các phương tiện nhằm hoàn thiện công nghệ sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm Nói cách khác, trong cơ chế thị trường, tiết kiệm theo nghĩa rộng chính là toàn bộ các giải pháp kinh tế– tổ chức–kỹ thuật …nhằm giải quyết tốt nhất các vấn đề cơ bản của sản xuất kinh doanh ở mọi cấp của nền kinh tế quốc dân

*) Tăng cường xác định nhu cầu vật tư một cách chính xác:

Phân định rõ nhu cầu vật tư ở công ty gồm ba bộ phận: Nhu cầu vật tư cho các sản phẩm chính, nhu cầu vật tư cho hoạt động kinh doanh khác, và nhu cầu vật

tư cho dự trữ

Đối với nhu cầu vật tư cho sản xuất sản phẩm chính gồm có:

Phương pháp tính theo sản lượng sản phẩm :Tính nhu cầu vật tư theo phương pháp nàyphải căn cứ vào định mức sử dụng vật tư cho mỗi đơn vị sản phẩm và sản lượng sản phẩm

Ns x = 

Trong đó:

Ns x-Là nhu càu vật tư dùng đễ sản phẩm

Qs P-là nhu cầu sản xuất trong kỳ kế hoạch

Ms p-Là mức sử dụng vật tư cho đơn vị sản phẩm

*)Phương pháp tính theo mức sử dụng bình quân của sản phẩm

Theo phương pháp này, tính nhu cầu vật tư phải căn cứ vào sản lượng của các sản phẩm cùng loại trong kỳ kế hoạch và mức sử dụng bình quân của sản phẩm

Ns x =  Q.M

Trong đó:

Ns x-Là nhu cầu vật tư dùng để sản phẩm

Q-là nhu cầu sản xuất trong kỳ kế hoạch

M-Là mức sử dụng vật tư bình quân cho đơn vị sản phẩm

*)Phương pháp tính theo hệ số biến động

Ns X= NB C + Ts X+ HS D

Trong đó

NB C -Là số lượng vật tư đã sử dụng trong năm báo cáo

Ts X -Nhịp độ phát triển sản xuất kỳ kế hoạch

HS D -Hệ số sử dụng vật tư năm kế hoạch so với năm báo cáo

Tính nhu cầu vật tư theo phương pháp này cần nghiên cứu tình hình thực tế sản xuất và sử dụng vật tư trong năm báo cáo, phương án sản xuất kỳ kế hoạch, phân tích các yếu tố tiết kiệm vật tư từ đó xác định hệ số sử dụng vật tư kỳ kế hoach so với kỳ báo cáo

QsP mSP

Đối với nhu cầu vật tư cho các hoạt động khác: khi tính nhu cầu vật tư cho các sản phẩm này nên sử dụng hệ số biến động

Ns X= NB C + TK H+ HT k

Việc xác định Tk h (chỉ số phát triển kỳ kế hoạch so với kỳ báo cáo) phải căn cứ vào kê hoạch sản xuất chung của công ty trong kỳ

kế hoạch căn cứ vào dự đoán tình hình cung cầu vật tư trên thị trường

và căn cứ vào số lượng cũng như khả năng cạnh tranh của các đối thủ Việc xác đinh HT K ( hệ số tiết kiệm kỳ KH so với kỳ BC) phải căn cứ vào biện pháp và khả năng tiết kiệm vật tư trong kỳ kế hoạch

- Đối với nhu cầu vật tư cho dự trữ: phải xác định chính xác mức tiêu dùng vật tư và nhu cầu cho sản xuất kinh doanh của công ty từ đó xác định các mức dự trữ hợp lý

*Các biện pháp tiết kiệm trong sản xuất kinh doanh :

Nói đến nguồn tiết kiệm là nói đến hướng có thể thực hành tiết kiệm, hay nói một cách khác là chỉ ra những con đường nào, chỗ nào cần phải chú ý để thực hành tiết kiệm

Nói đến biện pháp tiết kiệm là nói đến những cách thức để thực hành tiết kiệm, tức là làm cách nào để thực hiện tiết kiệm

Mỗi nguồn tiết kiệm có nhiều biện pháp tiết kiệm Người ta thường phân thành từng khâu: sản xuất,lưu thông, tiêu dùng Trong mỗi khâu ngừơi ta vạch ra những nguồn và biện pháp tiết kiệm thích hợp

Tiết kiệm phải được thực hành ở mọi khâu của nền kinh tế quốc dân Trong các khâu trên thì sản xuất là khâu quan trọng nhất, vì sản xuất là nơi tiêu dùng ( sử dụng ) các yếu tố của quá trình sản xuất như: nguyên liệu, máy móc thiết bị và cả thời gian lao động của người lao động Biện pháp quan trọng nhất để thực hành tiết kiệm là biện pháp khoa học công nghê tiên tiến mới nâng cao được chất lượng sản phẩm và sử dụng một cách có hiệu quả các nguồn lực của sản xuất Nói như vậy không có nghĩa là các khâu kế hoạch khác không quan trọng, mà các khau khác đều có vị trí quan trọng nhất định và đều góp phần trong việc tiết kiệm tài sản của loài người

Nguồn tiết kiệm gồm về kỹ thuật, công nghệ của sản xuất, nguồn tiết kiệm về tổ chức quản lý kinh doanh và nguồn tiết kiệm về người trực tiếp sử dụng nguyên, nhiên vật liệu

Có thể nói tiết kiệm vật tư có vai trò quan trọng trongviệc nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Do đó công ty phải nghiêm túc và kiên quyết thực hiện các biện pháp sau:

-Nâng cao ý thức trách nhiệm bảo quản vật tư sản phẩm trong đội ngũ cán bộ công nhân viên

-Tiến hành hạch toán kinh doanh cụ thể trong từng phân xưởng sản xuất

-Hoàn thiện hệ thống kho tàng một cách tối ưu nhất nhằm bảo quản tốt nhất giá trị vật tư hàng hoá

-Tiến hành nâng cấp và hoàn chỉnh hệ thống máy móc thiết bị trên cơ

sở nhập mới các dây chuyền công nghệ hiện đại

-Sử dụng các đơn bảng kinh tế, các chính sách thưởng phạt bằng lợi ích vật chất

-Có quyết toán hàng tháng cho các loại vật tư cụ thể

-Biết kết hợp một cách hài hoà các biện pháp trên cùng với các chỉ tiêu hướng dãn như sau, công ty sẽ tạo ra được môi trường sản xuất kinh doanh tốt:

* Giảm bớt phế liệu, phế phẩm, các tổn thất trong quá trình sản xuất:

Phế liệu là những thứ phát sinh trong quá trình sản xuất Phế liệu có hai loại : loại sử dụng lại đươc trong quá trình sản xuất sản phẩm đó

và loại phế liệu không thể sử dụng lại được Để giảm bớt phế liệu cần phải cải tiến các công cụ lao động, đặc biệt chú ý các công cụ chuyên dùng, cải tiến quy trình công nghệ và sử dụng tói đa loại phế liệu mà

có thể sử dụng lại được trong quá trình sản xuất

Phế phẩm là những sản phẩm không đạt tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm chính.Tỷ lệ phế phẩm cao hay thấp liên quan đến quy trình công nghệ, đến chất lượng nguyên vật liệu, đến công cụ sản xuất đến tay

nghề của công nhân và cả những điều kiện khác như: điều kiện làm việc, cung cấp các yếu tố sản xuất, điều kiện khi làm việc, khí hậu của

nơi sản xuất

* Sử dụng tổng hợp các loại nguyên vật liệu:

Trong mỗi sản phẩm sản xuất ra, tuỳ theo cơ cấu của nó, các bộ phận có các yêu cầu khác nhau.Vì thế, có thể sử dụng tổng hợp các loại nguyên vật liệu khác nhau, với điều kiện vừa đảm bảo chất lượng, tính năng công dụng của sản phẩm vừa tiết kiệm loại nguyên vật liệu quý hiếm, đắt tiền hoặc lại phải nhập ngoại Sử dụng tổng hợp nguyên vật liệu đòi hỏi phải đa dạng hoá sản phẩm Rất nhiều loại nguyên vật liệu, khi dùng để chế tạo loai sản phẩm chính này, loại phế liệu không dùng được lại có thể là nguyên vật liệu để sản xuất loại sản phẩm chính khác.Vì vậy tận dụng hết các loại phế liệu, phế thải các loại thu hồi được của sản xuất chính vào sản xuất các mặt hàng khác là biện pháp sử dụng tối đa nguyên vật liệu trong sản xuất

*- Sử dụng các loại nguyên vật liệu thứ cấp:

Các loại nguyên vật liệu thay thế, các loại nguyên vật liệu rẻ tiền Sử dụng các loại nguyên vật liệu trên cần đặc biệt chú ý các biện pháp kỹ thuật để tăng cường chất lượng nguyên vật liệu, vừa đảm bảo yêu cầu

kỹ thuật của sản xuất vừa đảm bảo giảm chi phí trong giai đoạn dài hạn đối với doanh nghiệp

*-Sử dụng nhiều lần nguyên vật liệu :

Có những loại nguyên vật liệu có thể sử dụng được nhiều lần .Sau quá trình sử dụng thải ra cần phải được thu hồi và sử dụng lại Đây là biện pháp kinh tế, đặc biêt trong vệc tiết kiệm nguồn tài nguyên thiên nhiên mà sau nhiều năm khai thác sẽ cạn kiệt

*Nâng cao chất lượng nguyên vật liệu, thành phẩm và công dụng của thành phẩm và các chất có ích trong nguyên, nhiê vật liệu:

Nguyên nhiên vật liệu chất lượng cao sẽ cho sản phẩm chất lượng cao Trước và trong khi sử dụng cần nâng cao chất lượng nguyên vật liệu, vừa đảm bảo sức cạnh tranh của sản phẩm, dễ tiêu thụ, vừa tiết kiệm đươc các nguồn tiềm năng Ở một số nguyên vật liệu, người ta chỉ sử dụng chất có ích Để sử dụng tốt hơn nguyên vật liệu, người ta nâng cao tỷ lệ sử dụng chất có ích trong nguyên vật liệu để sử dụng tối

đa nguyên vật liệu

*Về tổ chức quản lý kinh doanh :

Nếu như biện pháp về kỹ thuật công nghệ có tác dụng trực tiếp tiết kiệm nguyên vật liệu về số lượng, chất lượng và chủng loại nguyên nhiên vật liệu thì những biện pháp thuộc về hướng tổ chức quản lý kinh doanh chỉ góp phần tạo điều kiện tiền đề và điều kiện cần thiết để các biện pháp kỹ thuật được thực hiện ở doanh nghiệp, cũng như tránh được những lãng phí xảy ra trong quá trình sản xuất Những biện pháp

đó là:

-Đảm bảo cung ứng cho các nơi làm việc trong doanh nghiệp những nguyên nhiên vật liệu đầy đủ về số lượng, chất lượng và chủng loại, kịp thời gian yêu cầu; đồng bộ để chế tạo sản phẩm hoàn chỉnh Nếu không đảm bảo những nội dung trên, sẽ gây ra nhiều lãng phí Lãng phí cả nguyên nhiên vật liệu sử dụng, lãng phí thời gian sử dụng thíêt

bị máy móc và lãng phí cả sức lao động của công nhân, lãng phí do ngừng sản xuất …

-Thực hiện việc sử dụng các loại nguyên nhiên vật liệu theo định mức:

sử dụng theo định mức là cách sử dụng khoa học Vì vậy, các loại nguyên vật liệu chính, sử dụng khối lượng lớn phải xây dựng các định mức và sử dụng theo định mức đó

-Thực hiện dự trữ các loại nguyên nhiên vật liệu theo định mức.Dự trữ theo định mức đảm bảo việc sử dụng liên tục, đều đặn trong doanh nghiệp Những loại nguyên vật liệu có nguồn cung ứng khó khăn cần phải có dự trữ: dự trữ thường xuyên, dự trữ chuẩn bị, dự trữ bảo hiểm Những loại sử dụng theo thời vụ phải có dự trữ theo thời vụ

-Tổ chức thu hồi, tận dụng các loại phế liệu phế thải trong quá trình sản xuất

-Tích cực ngăn ngừa và kiên quyết chống mọi hành vi tiêu cực, làm thất thoát nguyên vật liệu và sản phẩm dưới mọi hình thức

-Bảo quản tốt các loại nguyên nhiên vật liệu và hoá chất trong thời gian lưu kho của doanh nghiệp Giảm hao hụt, biến chất, tích cực phòng ngừa, chống cháy nổ, phòng chống mưa lũ lụt gây tổn thất nguyên nhiên vật liệu và sản phẩm

-Sử dụng nguyên nhiên vật liệu đúng yêu cầu, đúng định mức, đúng quy trình công nghệ, đúng đối tượng

-Tổ chức hạch toán kiểm tra, phân tích, đánh giá hiệu quả sử dụng nguyên nhiên vật liệu ở doanh nghiệp

*Về yếu tố con người trong việc sử dụng nguyên nhiên vật liệu :

Người công nhân là người sử dụng trực tiếp nguyên nhiên vật liệu trong quá trình sản xuất Họ biết rõ giá trị của các loại nguyên nhiên vật liệu và công dụng của chúng Vì vậy cần áp dụng các biện pháp sau:

-Nâng cao giáo dục về ý thức tiết kiệm, lợi ích của tiết kiệm đối với doanh nghiệp, đối với từng người

-Nâng cao trình độ kỹ thuật công nghệ, trình độ tay nghề của người công nhân

-Có các biện pháp khuyến khích vật chất và tinh thần thích đáng, kịp thời đối với mọi việc tiết kiệm

-Có chế độ giao nhận, chế độ trách nhiệm vật chất, chế độ sử dung máy móc thiết bị nguyên nhiên vật liệu rõ ràng trong doanh nghiệp, trách nhiệm đến từng người công nhân để nâng cao ý thức trách nhiệm, tinh thần chấp hành kỷ luật lao động, để sử dụng tốt nhất các yếu tố vật chất

Tiết kiệm các yếu tố vật chất trong sản xuất kinh doanh phải bao gồm cả trong quá trình sản xuất và cả trong qúa trình lưu thông sản phẩm từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng Trong khâu kinh doanh cần chú ý khâu bảo quản, bảo vệ ở kho, các khâu giao nhận, các khâu vận chuyển bốc xếp dỡ hàng đóng gói hàng hoá tích cực phòng chống hoả hoạn, mất cắp sản phẩm hàng hoá

Trong một nền kinh tế nói chung, và một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh

nói riêng, để có thể tồn tại và phát triẻn trong nền kinh tế thị trường đòi hỏi phải hội tụ đầy đủ các nguồn lực cơ bản phục vụ cho các yếu tố đầu vào và phải quản lý một cách sát sao để nó thực sự mang lại nguồn hiệu qủa và là một lợi thế của doanh nghiệp

Trong đó vật tư là nguồn quan trọng nhất vốn luôn vận động và tích luỹ trong quá trình sản xuất Vì vậy cần phải có một khoa hoc quản lý và tổ chức chúng để đạt được hiệu quả thực sự là một lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp

Trong đề tài “Phân tích tình hình quản lý vật tư và các biện pháp hoàn thiện quản lý vật tư ở Công ty May Phù Đổng” sử dụng những kiến thức đã học, vận dụng các điều kiện thực tế tại Công ty, trong một khuôn viên nhỏ, tôi không thể mang hết những ý kiến của mình được, đôi khi còn một vài khiếm khuyết, tôi mong được sự đồng tình ủng hộ và góp ý kiến của các thầy cô và các bạn để tôi có thể hoàn thành tốt đề tài của mình

Qua đây tôi cũng xin trân thành cảm ơn tiến sỹ Ngô Trần Ánh cũng như toàn

bộ tập thể thầy cô giáo trường Đại học Bách khoa Hà Nội và các bạn học sinh, sinh viên cùng với đồng nghiệp của tôi đã hết sức giúp đỡ tôi trong việc nghiên cứu đề tài này