TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH TRONG DOANH NGHIỆP DỊCH VỤ

TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH NGÂN SÁCHTRONG DOANH NGHIỆP DỊCH VỤ Theo giáo trình: “ Kế toán cho các ngành dịch vụ” định nghĩa: Kinh doanhdịch vụ là hoạt động cung ứng lao vụ,

TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH

TRONG DOANH NGHIỆP DỊCH VỤ

Theo giáo trình: “ Kế toán cho các ngành dịch vụ” định nghĩa: Kinh doanhdịch vụ là hoạt động cung ứng lao vụ, dịch vụ phục vụ nhu cầu sinh hoạt và đờisống cho dân cư cũng như những nhu cầu của sản xuất kinh doanh toàn xã hội.Theo GS.TS Nguyễn Thị Mơ- trong cuốn sách “ Lựa chọn bước đi và giảipháp để Việt Nam mở cửa về dịch vụ – thương mại ”- NXB Lí luận chính trị –

2005, định nghĩa: Dịch vụ là hoạt động của con người được kết thành các loại sảnphẩm vô hình và không thể cầm nắm được

Tóm lại, hoạt động dịch vụ rất đa dạng, bao gồm các hoạt động kinh doanh:bưu điện, vận tải, du lịch, may đo, sửa chữa, dịch vụ khoa học kĩ thuật, dịch vụ tưvấn, dịch vụ công cộng, vui chơi, giải trí, chụp ảnh, cho thuê đồ dùng, cắt tóc, giặtlà…

Căn cứ vào tính chất của dịch vụ người ta có thể chia thành 2 loại dịch vụ:+ Dịch vụ có tính chất sản xuất: bao gồm dịch vụ vận tải, bưu điện, may đo,sửa chữa…

+ Dịch vụ có tính chất không sản xuất: hướng dẫn du lịch, giặt là, chụp ảnh…

Tuỳ thuộc vào từng doanh nghiệp mà dịch vụ có thể có vai trò khác nhau.Với một doanh nghiệp hoạt động bán hàng hoá là chủ yếu thì dịch vụ là hoạt động

hỗ trợ Còn với các doanh nghiệp dịch vụ thì ngược lại dịch vụ chính là hoạt độngmang lại lợi nhuận chính cho công ty

Trong ngành dịch vụ, vận tải đường bộ là một bộ phận không thể tách rời.Dịch vụ vận tải đường bộ là một bộ phận của hệ thống dịch vụ có tính chấtsản xuất Dịch vụ vận tải có thể chia ra thành nhiều loại hình như dịch vụ vận tảiđường thuỷ, đường hàng không, đường sắt…

Dịch vụ vận tải là một ngành sản xuất vật chất đặc biệt, có nhu cầu chủ yếu làvận chuyển hàng hoá và vận chuyển hành khách từ nơi này đến nơi khác

Dịch vụ vận tải đường bộ theo phân loại của WTO bao gồm:

+ Vận tải hành khách

+ Vận tải hàng hóa

+ Cho thuê xe cùng người lái

+ Bảo dưỡng sửa chữa thiết bị vận tải

+ Các dịch vụ hỗ trợ cho vận tải đường bộ

Doanh nghiệp dịch vụ vận tải là chủ thể kinh tế độc lập, có tư cách phápnhân, hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải đường bộ trên thị trường nhằm làmtăng giá trị của chủ sở hữu

Tại doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ vận tải đường bộ, hoạt động dịch vụ làhoạt động chính, chi phối toàn bộ mọi hoạt động khác của doanh nghiệp

1.2 Ngân sách trong doanh nghiệp.

Khi nói đến ngân sách người ta thường nghĩ đến những khoản tiền, và thườngnghĩ đến ngân sách nhà nước Ngân sách trong doanh nghiệp là một thuật ngữđược gắn với ngân sách nhà nước cấp hay quản lí ngân sách của nhà nước tại cácdoanh nghiệp Nhưng thực tế thì ngân sách là một cụm từ có ý nghĩa khác hẳn vàđược sử dụng rộng rãi để biểu thị những kế hoạch cho các hoạt động trong tương

lai, không chỉ của nhà nước mà cho cả các doanh nghiệp thậm chí là ngân sách củagia đình, ngân sách của cá nhân Ngân sách, đơn giản được định nghĩa là:

Theo “ Managing budgets, 2000 Dorling Kindersley Limited” –NXB Trẻ –2004: ngân sách là một bản những kế hoạch tài chính được chuẩn bị trước 1khoảng thời gian cụ thể thường là một năm

Còn theo “ Giáo trình kế hoạch kinh doanh” : ngân sách là kế hoạch được mô

tả bằng các thuật ngữ tài chính và được hoạch định trong một thời gian nhất địnhnhằm giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra

Người ta thường nghĩ ngân sách chỉ bao gồm những khoản thu- chi dựkiến( tài khoản lãi lỗ), cho thấy lợi nhuận mỗi đơn vị trong công ty được kì vọng sẽđạt được và tổng chi tiêu được phép có Tuy nhiên, ngân sách cũng nên bao gồmnhững kế hoạch về tài sản có, tài khoản nợ( dự toán bảng cân đối kế toán) cũngnhư ước lượng về các khoản thu chi tiền mặt( dự toán báo cáo lưu chuyển tiền tệ).Ngân sách không chỉ quan tâm đến khía cạnh tài chính, cho dù đây là mặtquan trọng mà nó còn gắn nguồn lực với các kế hoạch sản xuất, cung cấp dịchvụ… đảm bảo cho các mục tiêu của kế hoạch sản xuất kinh doanh trở nên khả thi Ngân sách ở bất cứ cấp độ nào cũng rất quan trọng Ở tầm vĩ mô ngân sách đãkhẳng định vị thế của mình khi nó luôn được xem xét rất thận trọng trong các kìhọp quan trọng của Chính Phủ Một bản ngân sách không hợp lí có thể là nguyênnhân dẫn đến những bất đồng lớn và lãng phí lớn trong quá trình thực hiện các mụctiêu Còn ở cấp độ các doanh nghiệp ngân sách cũng không hề mất đi vị trí của nó

Đó chính là những hành động trong tương lai của doanh nghiệp Vì thế một ngânsách tốt sẽ giúp doanh nghiệp đi đúng con đường đã lựa chọn của mình

2 Đặc điểm của doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ và ảnh hưởng của nó đến kế hoạch ngân sách.

Doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ quản lí quá trình hoạt động kinhdoanh theo nhiều khâu khác nhau như: giao dịch, hợp đồng vận chuyển hàng hoá

hoặc hành khách, thanh toán hợp đồng, lập kế hoạch điều vận và kiểm tra tình hìnhthực hiện kế hoạch điều vận Chính vì thế kế hoạch ngân sách gắn với những hợpđồng, những kế hoạch điều vận Ngân sách bán hàng trong các doanh nghiệp kinhdoanh hàng hoá ở đây chính là ngân sách cung cấp dịch vụ Ngân sách giành choviệc kí kết hợp đồng là vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp Có hợp đồngđồng nghĩa với việc doanh nghiệp có thể tiến hành hoạt động.

Thứ hai, kế hoạch tác nghiệp vận tải được thực hiện cụ thể, chi tiết cho từngngày, từng giờ Người điều hành phương tiện và phương tiện chủ yếu hoạt động ởbên ngoài doanh nghiệp Đặc điểm này chi phối rất lớn đến thời gian của các kếhoạch ngân sách hay kì ngân sách Kế hoạch sẽ được lập thành nhiều kì điều hànhtrong một năm sao cho thật linh hoạt Ngoài ra ngân sách lao động, tiền lương cầnphải được thiết lập theo hướng khuyến khích sự tìm kiếm hợp đồng vận chuyểncủa các lái xe

Sản phẩm vận tải là sản phẩm không có hình thái hiện vật, đơn vị tính sảnphẩm là tấn, km vận tải hoặc người, km vận chuyển hàng hoá, sản lượng bảodưỡng sửa chữa, ngày doanh vận Nên trong các ngân sách doanh thu hay chi phíđiều quan trọng là phải xác định được, không phải là sản lượng bán hàng mà là sảnlượng vận tải và sản lượng sửa chữa Đây chính là công việc đầu tiên và quan trọngnhất khi lập kế hoạch ngân sách tại các doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ Một đặc điểm quan trọng của dịch vụ vận tải đường bộ là quá trình sản xuất

và tiêu dùng diễn ra đồng thời nên trong doanh nghiệp không có kế hoạch dự trữsản phẩm hay chuyển sản phẩm sản xuất từ thời kì này sang tiêu dùng ở thời kìkhác

Như vậy, doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ có những đặc điểm rất riêngchi phối rất nhiều đến hệ thống kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp Để có một

kế hoạch hoàn thiện thì các yếu tố này cần phải được xem xét một cách thật thậntrọng

3 Qui trình kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ

và mối quan hệ giữa kế hoạch ngân sách với các bộ phận kế hoạch khác trong doanh nghiệp.

3.1 Qui trình

Doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ cũng như các doanh nghiệp khác luônluôn cần một kế hoạch ngân sách thật chính xác Hoạch định ngân sách là một việcrất quan trọng và không thể chấp nhận sai sót Ngân sách cần được thiết lập có độchính xác cao ngay từ lần đầu tiên Để làm được việc này doanh nghiệp nên theomột qui trình chặt chẽ:

Hình 1: Qui trình kế hoạch ngân sách doanh nghiệp.

dự toán ngân sách đầu tiên

- Kiểm tra các con số

dự toán bằng cách chất vấn

và phân tích

- Lập dự toán tiền mặt để theo dõi dòng tiền mặt từ BCĐKT và BClãi lỗ

- Xem lại

- Phân tích

sự khác biệt giữa thực tế và

dự toán

- Theo dõi

sự khác biệt và phân tích sai số -dự báo lại

và điều chỉnh, xem xét

sử dụng

Nguồn: Sách “ Quản lí ngân sách” – Lê Tuyên (dịch)- NXB Trẻ- 2004

Qui trình trên không đảm bảo thành công nhưng chất lượng của công táchoạch định ngân sách sẽ được cải thiện rất nhiều

Ba nhiệm vụ( chuẩn bị, soạn thảo, kiểm soát ) trong qui trình là khác nhaunhưng quan trọng như nhau Nghiên cứu cho thấy, hầu hết những ngân sách khôngđạt được mục tiêu đều do không có kế hoạch tốt hoặc không được theo dõi Cáccông ty thường nhảy ngay vào soạn thảo ngân sách mà không suy nghĩ hay chuẩn

bị, không kiểm soát về sau trong chu kì hoạch định ngân sách,

Đầu tiên để có được những thông tin cần thiết doanh nghiệp phải có nhữngbước chuẩn bị thật tốt Chuẩn bị cho ngân sách càng tốt thì công ty càng gặp ít khókhăn sau này Qui luật Pareto: 80% kết quả đạt được chỉ cần với 20% công sứcnhưng nếu không chuẩn bị chu đáo, 20% kết quả còn lại sẽ lấy đi 80% công sức bỏra

Công ty phải xác định ngay từ đầu, đâu là mục tiêu chính cần theo đuổi Làtăng sản lượng vận tải? tăng sản lượng sửa chữa? tăng doanh thu? giảm chi phí?quảng bá thương hiệu? hay gắn kết các hoạt động của các phòng ban trong côngty? Việc xác định những mục tiêu, chính là cách lên kế hoạch cho tương lai màkhông mâu thuẫn với mục tiêu mà công ty đang theo đuổi Hay nói một cách khácsau khi xây dựng kế hoạch kinh doanh công ty mới dự toán ngân sách cho các kếhoạch ấy

Chuẩn hoá ngân sách cũng là một công việc có ý nghĩa Doanh nghiệp nênthiết lập Ban ngân sách để phối hợp giải quyết những vấn đề gặp phải giữa các

phòng ban với nhau, và xây dựng các biểu mẫu ngân sách Công việc này sẽ giúpcho công tác hoạch định thật thống nhất và nhanh chóng hơn

Đánh giá lại hệ thống là công việc các nhân viên trong toàn công ty cùng nhauxem xét, kết hợp với nhau xem có theo một chuẩn chung hay không Công việcnày không hề đơn giản nếu như mọi cá nhân chỉ khư khư giữ lấy cái tôi của mình.Tuy nhiên, một ngân sách chỉ thực sự phát huy được hiệu quả nếu chúng tatiến hành kiểm soát nó Kiểm soát và xây dựng kế hoạch luôn luôn phải đi cùngvới nhau Các bản kế hoạch được xây dựng không chỉ được xây dựng để tính đếncác kết quả trong tương lai mà quan trọng hơn là phải dùng để kiểm soát

Kiểm soát nên được tiến hành thường xuyên theo những kì điều hành ngắnđược cho là phù hợp với những biến đổi của doanh nghiệp: có thể theo tháng hoặctheo quí Công việc này do chính những người thực hiện kế hoạch làm và gửi cácbáo cáo sai số của mình lên Ban ngân sách Công việc kiểm soát sẽ được giảm nhẹnếu đảm bảo đủ hai yêu cầu sau:

Thứ nhất, công tác kiểm soát thường xuyên có chất lượng tốt do mỗi cán bộphụ trách tiếp tục thực hiện mà không cần phải báo cáo lên cấp trên

Thứ hai, đối với mỗi cán bộ phụ trách, bắt buộc phải tính đến các chênh lệch,vào bất kì lúc nào mà anh ta cho là quan trọng

Để theo dõi thật chặt chẽ ngân sách, doanh nghiệp cần phải theo 4 bước củaqui trình sau đây:

Hình 2: Qui trình kiểm soát ngân sách

Lâp/điều chỉnhngân sách

So sánh kết quảthực tế với ngân

sách

Có biện pháp kiểm

soát nếu cần thiết

Nguồn: Sách “Quản lí ngân sách”- NXB Trẻ - 2004

* So sánh kết quả thực tế với kế hoạch ngân sách

So sánh kết quả thực tế với ngân sách là công việc cần làm đầu tiên khi tiếnhành kiểm soát Các dự báo ngân sách được thiết lập cho năm ngân sách và đượcchia thành các thời kì tương ứng với kì hạn kiểm soát dự tính Mục đích của việc

so sánh này là nhằm phát hiện ra những chênh lệch Công ty có thể thiết lập cácbáo cáo sai số để dễ dàng báo cáo với các cán bộ cấp trên

Nhưng câu hỏi đặt ra ở đây là những số liệu dùng để so sánh? Giả sử chúng tatiến hành kiểm soát cho quí II, sau khi đã tiến hành kiểm soát cho quí I, như vậy sốliệu là của cả hai quí hay của một quí?

Thường thì chúng ta có thể tiến hành so sánh dữ liệu kiểm soát với dữ liệu dựbáo, tuy nhiên cần phải vượt qua mức độ kiểm soát này vì hai lí do:

Từ kì này qua kỳ khác có sự kết chuyển có thể do đơn hàng chậm, phân chiacác chi phí…điều này làm cho khi cộng nhiều kì vào với nhau con số mới thật có ýnghĩa, và mới dễ phân tích nếu có chênh lệch

Thứ hai, ngân sách được lập cho một năm và phân chia thành nhiều kì khácnhau Số liệu của cả năm mới là số mục tiêu chính Vì thế, khi tiến hành kiểm soáttại một kì nào đó nên cộng số liệu của các kì trước đó và tiến hành lượng hoá lạitoàn bộ năm ngân sách theo các kết quả đã thực hiện Theo cách đó chúng ta có thểđối chiếu năm ngân sách mà không sợ tiến triển thuận lợi hoặc bất lợi của kì nàyhay kì khác đánh lừa chúng ta về kết quả cuối cùng

*Kiểm soát nên được tiến hành với 3 công việc chính:

+Kiểm tra số liệu của kì vừa qua

Ghi nhận kết quả

thực tế

+Cộng dồn số liệu của các kì đã qua từ khi bắt đầu năm ngân sách

+ Ước lượng lại toàn bộ năm ngân sách theo những thay đổi phát sinh tại kìkiểm soát thấy có ảnh hưởng trong tương lai

* Phân tích các chênh lệch

Sau khi đã có những báo cáo sai số chúng ta tiến hành phân tích chúng Cầnphải tìm hiểu kĩ càng những sai lệch, xem đó là sai số do lập ngân sách hay sai số

do không đo lường trước được

Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là chúng ta phải phân tích tất cả các sailệch Chúng ta có hai cách để đo lường các chênh lệch: theo ngoại lệ hoặc linhhoạt

** Kiểm soát theo ngoại lệ: là cách chỉ trình bày và giải thích các chênh lệch

có ý nghĩa nhất giữa thực tế và dự báo

Chênh lệch có thể được đo lường theo số lượng tuyệt đối hoặc theo giá trịtương đối Thường thì cách này dựa vào kinh nghiệm của những người kiểm soátngân sách Họ có thể biết chênh lệch nào là đáng cần phải đem ra phân tích khi quamột ngưỡng nào đó Điều này xem ra là khó khăn đối với những doanh nghiệp mới

áp dụng việc kiểm soát ngân sách nhưng thường thì chỉ sau đó một thời gian ngắn

họ có thể tự tin tìm ra điểm chênh lệch có ý nghĩa nhất và đặt ra được ngưỡngchênh lệch Tuy nhiên, kiểm soát linh hoạt sẽ giúp ích rất nhiều trong giai đoạn đầunày

** Kiểm soát linh hoạt

Kiểm soát linh hoạt là cách đo lường thực sự, không dừng lại ở việc xem xétđơn thuần các chênh lệch mà phải đặt chúng trong mối quan hệ có ảnh hưởng vớinhtheer‡

Ví dụ Bảng 1: Ví dụ về kiểm soát linh hoạt

ty tính tất cả chi phí vào giá) còn phụ thuộc vào tỉ lệ chi phí cố định được phân bổtrong tổng chi phí…

Tóm lại, điều quan trọng trong việc phân tích các sai lệch là phải quan tâmtìm hiểu thật kĩ nguyên nhân gây ra chênh lệch ấy

* Xác nhận các kết quả

Sau khi phân tích các chênh lệch, chúng ta đã có thể phân loại ra được chênhlệch nào là do dự toán ngân sách, chênh lệch nào không thể đo lường trước được.Doanh nghiệp phải xác nhận các kết quả đó và tiến hành bước tiếp theo

* Có biện pháp điều chỉnh ( nếu cần)

Mọi thứ đều có nguyên nhân của nó Nhưng nguyên nhân quan trọng mới làđiều cơ bản Nếu lỗi là do dự toán thì nguyên nhân có thể là do chưa nghiên cứu kĩcác lượng đã dự toán, không hiểu rõ những gì chi phối tài chính của một doanhnghiệp, hoặc chưa kiểm tra hết số liệu …Giải pháp cho vấn đề này khi doanh thuthấp và chi phí cao là đảo ngược tình thế Với doanh thu thấp có phải là giá quá caohay không, chi phí cho nhân viên qua thấp hay không…Với mỗi khoản mục chúng

ta phải xem xét cả lượng, thời gian Sau khi đã xác định được nguyên nhân, doanh

nghiệp cần phải cân nhắc xem có thể điều chỉnh được chênh lệch đó trong ngânsách sắp tới hay không.

Nếu nguyên nhân do lỗi dự toán thì chúng ta cần phải tiến hành dự toán lại.Còn nếu là do khách quan thì có thể tìm phương án khác không Ví dụ giá nhiênliệu quá cao ảnh hưởng đến chi phí thì doanh nghiệp có thể tìm kiếm hay thay thếnguồn nhiên liệu nào khác rẻ hay không…

Tóm lại, kiểm soát ngân sách là một công việc vô cùng quan trọng Quantrọng không chỉ vì chúng ta có thể kiểm soát chính xác ngân sách của doanhnghiệp mà bởi kinh nghiệm chúng ta thu được trong việc dự báo ngân sách tiếptheo và chúng ta đang ngày càng hiểu sâu sắc hơn về thị trường, về công ty quaviệc tìm ra nguyên nhân của nó

Bước còn lại là xây dựng kế hoạch của qui trình kế hoạch ngân sách sẽ đượctrình bày chi tiết hơn trong các phần sau, sau khi xem xét vai trò của kế hoạch ngânsách trong các doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ

3.2 Mối quan hệ với các bộ phận kế hoạch khác trong doanh nghịêp.

Hệ thống kế hoạch trong doanh nghiệp vô cùng rộng Nếu phân theo thời gianchúng ta có kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn Còn phân theo nội dung, tínhchất của kế hoạch có kế hoạch chiến lược và kế hoạch chiến thuật Kế hoạch chiếnlược được soạn thảo cho thời gian dài, tuy nhiên nó không đồng nghĩa với kếhoạch dài hạn Kế hoạch chiến lược có thể chỉ trong một thời gian ngắn, miễn làdoanh nghiệp sử dụng nó như là hành động tổng thể để phát triển doanh nghiệp:thay đổi, cải thiện hay củng cố vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp mình Để thựchiện được những chiến lược đó, kế hoạch phải được cụ thể hoá bằng hệ thống các

kế hoạch chiến thuật Kế hoạch chiến thuật bao gồm: kế hoạch cung cấp dịch vụ,

kế hoạch đầu tư phương tiện mới, kế hoạch mua sắm xăng dầu, thiết bị, kế hoạchnhân sự, kế hoạch tài chính, kế hoạch marketing Kế hoạch chiến thuật có thể hiểunhư kế hoạch tác nghiệp

Hình 3: Mối quan hệ của kế hoạch ngân sách với các bộ phận kế hoạch khác

trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ

Nguồn: Giáo trình Kế hoạch kinh doanh-Khoa Kế hoạch và Phát

triển-Trường ĐHKTQDHN

Sau khi các kế hoạch được xây dựng xong, công việc tiếp theo là lượng hoáchúng dưới dạng tiền tệ các dự toán về mua sắm phương tiện vận tải, chi phí cungcấp dịch vụ, nhu cầu vốn, chi phí kí kết hợp đồng vận tải…Đây chính là công việccủa kế hoạch ngân sách Ngoài ngân sách chung, mỗi bộ phận hay chương trìnhcủa doanh nghiệp cũng cần soạn lập ngân sách riêng của mình

Như vậy, khả năng nắm bắt nhu cầu sẽ là yếu tố đầu tiên quyết định sự thànhcông của kế hoạch Kế hoạch marketing sẽ là trung tâm và cơ sở của mọi kế hoạchtác nghiệp Ngân sách trở thành một phương tiện để kết hợp các kế hoạch chứcnăng với nhau, đồng thời là tiêu chuẩn quan trọng để đo lường sự tăng tiến của kếhoạch Các ngân sách không được thực hiện hoặc thực hiện không hiệu quả sẽ dẫnđến sự đổ vỡ của các kế hoạch khác trong doanh nghiệp Tất cả điều này cuối cùnglàm cho chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp không được thực hiện Do vậy,việc kiểm soát ngân sách đóng vai trò hết sức quan trọng không những trong quá

Kế hoạch cungcấp dịch vụ

kế hoạch đầu tư

trình hoạch định ngân sách của doanh nghiệp mà còn trong việc tổ chức thực hiệnchiến lược phát triển trong dài hạn.

Chính vì thế, ngân sách có vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp

4 Vai trò của kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ.

Ngân sách là yếu tố quan trọng để lên kế hoạch và kiểm soát công việc kinhdoanh Nó giúp phối hợp hoạt động của các nhà quản lí, các nhà lãnh đạo, với cácphòng ban khác nhau mà vẫn bảo đảm cam kết đạt được kết quả

Ngân sách cũng cho phép doanh nghiệp được chi bao nhiêu cho công ty củamình và đưa ra các chỉ tiêu về doanh thu Hãy tưởng tượng rằng tại công ty không

có một kế hoạch ngân sách nào Vậy công ty ấy đang chi bao nhiêu tiền cho hoạtđộng của mình so với mục tiêu mà họ đã đặt ra là tối thiểu hoá chi phí chẳng hạn

Có thể nhìn thấy ngay rằng công ty không có một căn cứ nào để đánh gía những gì

họ đang làm và họ đang không có một định hướng nào cho việc chi tiêu ấy Hànhđộng ấy giống như là đang đi trên đường mà không biết đích đến Điều này thật sựrất nguy hiểm

Vì thế, ngân sách thật hữu dụng khi trở thành một trong những căn cứ quantrọng, đáng tin cậy để phân tích kết quả kinh doanh bằng cách theo dõi hoạt độngthực tế, so sánh nó với kế hoạch Ngân sách chính là nguồn thông tin quan trọng đểcông ty có thể theo dõi tình hình phát triển và điều chỉnh kế hoạch kinh doanh đãthống nhất dựa trên hoạt động thực tế

Tuy các hệ thống ngân sách tại các công ty lớn phổ biến hơn, nhưng ở cáccông ty nhỏ công tác dự toán ngân sách cũng không kém phần hữu dụng Ngânsách sẽ giúp các cá nhân trong công ty nhận rõ trách nhiệm và quyền lợi của họ

trong sự phát triển của công ty bằng việc tự họ là những người lập ra Ngân sáchthể hiện khả năng của người chuẩn bị.

Vai trò của kế hoạch ngân sách có thể tóm tắt trong bảng sau

Bảng 2: Tóm tắt vai trò của kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp

Hoạch định Hoạch định hoạt động công ty một cách logic và có hệ thống, gắn

liền với chiến lược kinh doanh dài hạn Điều phối Điều phối hoạt động và đảm bảo sự nhất quán của các phòng ban

trong công ty Thông tin Truyền đạt dễ dàng hơn các mục tiêu, cơ hội, và những kế hoạch

kinh doanh đến các trưởng phòng ban.

Khích lệ Khích lệ các nhà quản lí đạt được mục tiêu của cá nhân và mục

tiêu của công ty Kiểm soát Kiểm soát các hoạt động thông qua đối chiếu với kế hoạch ban

đầu, điều chỉnh những chỗ cần thiết.

Đánh giá Cung cấp khuôn khổ để đánh giá hiệu quả của những nhà quản lí

trong việc đạt được mục tiêu của phòng ban và của cá nhân.

Nguồn: Sách “ Quản lí kinh tế”-Lý Tuyên ( Dịch)-NXB Trẻ-2004

Trên đây là những vấn đề có tính chất tổng quan về kế hoạch ngân sách trongdoanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ Trong phần tiếp theo của chuyên đề sẽ tiếptục đề cập một cách chi tiết hơn các bước còn lại của qui trình hoạch định ngânsách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ

II LÍ LUẬN VỀ XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TRONG DOANH NGHIỆP DỊCH

VỤ VẬN TẢI ĐƯỜNG BỘ

1 Vị trí và yêu cầu

1.1 Vị trí

Cũng như một ngôi nhà khi bạn tiến hành xây dựng nó thì kết quả cuối cùngphải là xuất hiện của một ngôi nhà Công việc hoạch định ngân sách cũng vậy Nếudoanh nghiệp xây dựng kế hoạch ngân sách thì kết quả cuối cùng phải là sự xuấthiện của một bản kế hoạch ngân sách Muốn làm được điều ấy, doanh nghiệp phảitiến hành xây dựng nó

Xây dựng chính là bước tiếp theo của qui trình hoạch định ngân sách Thiếu

nó, ngân sách sẽ không thể được thiết lập và điều này cũng đồng nghĩa với việcbước tiếp theo là kiểm soát ngân sách cũng không thể xảy ra

Xây dựng ngân sách là bước quan trọng nhưng không có nghĩa đây là bướcchính để hình thành nên kế hoạch ngân sách của doanh nghiệp Các doanh nghiệpkhông nên coi qui trình hoạch định ngân sách chỉ có xây dựng kế hoạch mà thôi.Muốn hoạch định tốt cần phải theo đúng qui trình như đã đề cập ở phần trên

Vậy những gì cần phải có và đạt đến trong bước tiếp theo này?

1.2 Yêu cầu của công tác xây dựng kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ.

Thứ nhất, phải xây dựng kế hoạch ngân sách một cách liên tục Yêu cầu này

là rất quan trọng Bởi vì tương lai không có gì là chắc chắn, nên ngân sách phảiđược xây dựng thường xuyên để phản ánh những thay đổi của môi trường kinhdoanh Đối với các doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ yêu cầu này càng quantrọng hơn Ngành dịch vụ vận tải như trên đã phân tích đòi hỏi kế hoạch tác nghiệpphải được lập một cách liên tục, vì thế ngân sách cần được soạn thảo với kì ngânsách ngắn có thể là cho từng quí, từng tháng, từng tuần, thậm chí là từng ngày Cónhư vậy mới phản ánh kịp thời những thay đổi hàng ngày tại doanh nghiệp khi đơnđặt hàng hay hợp đồng vận tải có khoảng thời gian ngắn Mặt khác doanh nghiệpkinh doanh vận tải cũng là doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng chịu sự thay đổi liêntục của giá cả thị trường đầu vào như xăng dầu, giá các loại phương tiện, giá của

các đối thủ cạnh tranh nên những thay đổi này chỉ có thể được thể hiện trong các

kế hoạch ngân sách được lập một cách thường xuyên

Thứ hai, xây dựng ngân sách liên tục nhưng không có nghĩa là nóng vội.Ngân sách cần được xây dựng sau khi đã chuẩn bị những thông tin cần thiết Ngânsách đòi hỏi phải xây dựng sau khi đã suy nghĩ kĩ càng Bản kế hoạch ngân sáchsau khi xây dựng nên cần phải có tính thực tế

Thứ ba, khi xây dựng cần sự tham gia của mọi người Đây dường như đượcxem là yêu cầu thật dễ dàng vì bản thân việc hoạch định ngân sách không phảitrách nhiệm của riêng ai Thế nhưng, thường thì tại các doanh nghiệp công việcnày do các trưởng phòng, các lãnh đạo làm Điều này làm cho ngân sách khôngphát huy hết được vai trò quần chúng của nó Kế hoạch ngân sách được xây dựngnên, phải là kết quả của mọi người Bởi chính họ mới là người trực tiếp tiếp xúcvới công việc và hiểu những gì đang thực sự diễn ra, những chi phí nào họ cần đểnâng cao khả năng phục vụ dịch vụ…Có như vậy mới tăng tính cam kết trong việcthực hiện của nhân viên và phát huy việc trao đổi thông tin giữa lãnh đạo và cấpdưới của mình Kế hoạch ngân sách phải là kế hoạch hành động chung cho toàn bộdoanh nghiệp

Thứ tư, kế hoạch ngân sách cần được xây dựng kèm với kế hoạch hành động.Việc xây dựng kế hoạch hành động cho ngân sách thường được bỏ qua vì các cán

bộ cho rằng nó quá “ lằng nhằng” Tuy nhiên, hiệu quả của kế hoạch ngân sách sẽhơn rất nhiều nếu bên cạnh đó là một kế hoạch cho những khoản chi và cách thức

để có được một doanh thu ấy Kế hoạch hành động thực sự hữu dụng khi xây dựng

kế hoạch đầu tư đối với các doanh nghiệp nhà nước mà vốn đầu tư chính đượccung cấp bởi cơ quan cấp trên Có được những hành động cho đầu tư sẽ thuyếtphục hơn những nhà đầu tư

Yêu cầu cuối cùng là ngân sách phải được lập theo hướng chấp nhận linhhoạt Có nghĩa là ngân sách nên được thiết lập với nhiều phương án, kịch bản khác

nhau để đề phòng những trường hợp khác nhau có thể xảy ra Yêu cầu này không

hề dễ dàng Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn có thể làm nếu cố gắng dự báo tốt nhữngthay đổi trong tương lai sau khi đã có những thông tin tốt về thị trường

2 Phương pháp xây dựng

Dự báo những gì diễn ra trong tương lai là một trong những ảnh hưởng đếnchất lượng của xây dựng kế hoạch ngân sách Nhưng phương pháp xây dựng cũngquyết định ngân sách của một doanh nghiệp Tuỳ theo đặc điểm của mỗi doanhnghiệp dịch vụ vận tải đường bộ , các phương pháp sau có thể dùng để xây dựng

2.1 Phương pháp từ dưới lên.

Theo phương pháp này cán bộ lập kế hoạch ngân sách trình bày các đề xuấtcho cấp trên, trên cơ sở chương trình hoạt động đã định Sau khi xem xét và điềuchỉnh, nếu là doanh nghiệp lớn thì có thể theo nhiều cấp độ, các đề xuất này sẽđược tổng hợp và tạo thành ngân sách chung của doanh nghiệp

Sử dụng phương pháp này có ưu điểm là cán bộ lập kế hoạch có thể tự do bày

tỏ ý kiến của mình Ngân sách là của chính họ, nếu được duyệt sẽ là cam kết mà họthực hiện, như vậy phát huy tính trách nhiệm trong các kế hoạch ngân sách

Tuy nhiên, phương pháp này không thường xuyên được sử dụng Bởi vì:Cấp trên sẽ không dễ dàng gì khi phê duyệt một ngân sách không phải do họđịnh hướng xây dựng Là những người chịu trách nhiệm định hướng cho toàn bộdoanh nghiệp, cấp trên sẽ không chấp nhận nếu các bản ngân sách không được giảitrình một cách sâu sắc Và ngân sách được phê duyệt không hẳn là ngân sách thểhiện định hướng quan trọng cho toàn bộ doanh nghiệp

Mặt khác, ngân sách do cán bộ cấp dưới lập có xu hướng tư duy bằng phépcộng Họ sẽ thiết lập một báo cáo ngân sách theo hướng cộng vào năm trước một tỉ

lệ nào đó, thường là tỉ lệ lạm phát mà họ dự kiến mà không tính đến các yếu tốkhác như sự thay đổi công nghệ hay tăng năng suất lao động

Việc xét duyệt ngân sách sẽ mất nhiều thời gian do cấp trên có thể chưa đồng

ý với những đề xuất Điều này dễ gây chán nản đối với người xây dựng và họ có

xu hướng tăng các dự toán chi phí, và giảm các dự toán doanh thu Cho phép tạo ramột “ khoảng cách an toàn” cho những lần chỉnh sửa tiếp theo

Phương pháp này thường được áp dụng khi cấp trên tuyệt đối tin tưởng vàocấp dưới, hoặc doanh nghiệp đang phải đương đầu với nguy cơ suy giảm lợi nhuậnhoặc tăng trưởng, hoặc cũng có thể là do sự tăng lên của giá thành

2.2 Phương pháp từ trên xuống.

Đây là phương pháp trái ngược với phương pháp ở trên Theo phương phápnày từ các lựa chọn đã thực hiện và trên cơ sở chương trình hành động đã thôngqua, cấp trên sẽ định ra cho mỗi bản ngân sách một giới hạn, phù hợp với mục tiêuchung của doanh nghiệp Trên cơ sở đó cán bộ cơ sở sẽ thiết lập các ngân sáchhành động cho phép tuân thủ các định hướng này, thậm chí có thể làm tốt hơn, vàtrình bày các bản ngân sách theo yêu cầu của cấp trên

Phương pháp này cho phép đồng thời đảm bảo một sự liên kết về tổng thể cácngân sách, định hướng công việc của các cán bộ theo mục tiêu của doanh nghiệp,tránh hiện tượng tính quá cao chi phí và quá thấp doanh thu nhờ việc tính toán cẩntrọng hơn Đây cũng là tiêu chuẩn để đánh giá thành tích của cán bộ xây dựng.Tuy nhiên, phương pháp này cũng có những hạn chế như giảm sự sáng tạocủa cán bộ xây dựng, và không hứng thú thực hiện kế hoạch do họ không được xâydựng theo ý mình Mặt khác những ấn định mục tiêu của cấp trên có thể chưa hợp

lí do họ chưa hiểu hết tình hình thực tế, nên hiệu quả của các bản kế hoạch có thểkhông cao

2.3 Phương pháp qua lại

Chính vì những hạn chế của hai phương pháp trên mà phương pháp này nênđược áp dụng

Đây là phương pháp kết hợp cả hai phương pháp trên Theo đó các lựa chọntổng quát sẽ được thực hiện ở cấp độ tổng thể, phần cần thực hiện ở cấp dưới sẽđược ước lượng và giao cho các cấp dưới dạng khung ngân sách, nhằm định hướngcông việc lập ngân sách Trên cơ sở các chương trình đã thông qua, và các địnhhướng đã nắm được, cấp dưới sẽ thiết lập các kế hoạch hành động bằng với việctìm kiếm các giải pháp tiên phong cho phép thực hiện các mục tiêu tham vọng, vàlượng hoá các kế hoạch này để trình cấp trên xem xét Cấp trên sẽ xem xét và thảoluận các đề xuất này, so sánh chúng với khung ngân sách và có thể chấp nhận một

số chênh lệch nếu nó được giải trình một cách hợp lí

Sử dụng phương pháp này tận dụng được ưu điểm của việc định hướng tậptrung các công việc và sự sáng tạo của các cán bộ xây dựng, nhằm đưa ra một ngânsách vừa năng động, vừa thực tế và hợp lí, mà theo đó việc thực hiện sẽ do các cán

bộ đảm nhiệm với tinh thần hợp tác

Phương pháp đúng đóng góp lớn vào sự thành công của ngân sách doanh nghiệp nhưng xây dựng theo đúng qui trình sẽ là cách đạt được ngân sách mong muốn một cách khoa học nhất

3 Qui trình xây dựng

Hình 4: Qui trình xây dựng kế họạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ

vận tải đường bộ

Ngân sáchchi phí laođộng

Ngânsách chiphí cung

Ngân sách

chi phí

nguyên vật

Ngân sách cung cấp dịch vụ