MỘT SỐ BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP VÀ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH TÁC NGHIỆP TẠI CÔNG TY

Để có được sự hoạt động nhịp nhàng liên tục của Công ty dựa trên những dự báo quý, tháng kế hoạch tác nghiệp cân đối khối lượng những công việc cho tiến hành sản xuất, in những đơn hàng

MỘT SỐ BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP VÀ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH TÁC NGHIỆP TẠI CÔNG TY

1 Hoàn thiện công tác nghiên cứu dự báo thị trường

1.1 Cơ sở lý luận và thực tiễn

Chúng ta đã biết một trong những xuất phát điểm của công tác kế hoạch đó là dựa trên kết quả của những nghiên cứu thị trường Vì vậy công tác nghiên cứu thị trường là khâu đầu tiên phải đề cập đến khi hướng tới sự hoàn thiện của công tác lập kế hoạch tác nghiệp Kết quả nghiên cứu dự báo thị trường cho biết số lượng công việc phải hoàn thành trong năm, từng quý, tháng của năm để sắp xếp tổ chức công việc Để có được sự hoạt động nhịp nhàng liên tục của Công ty dựa trên những dự báo quý, tháng kế hoạch tác nghiệp cân đối khối lượng những công việc cho tiến hành sản xuất, in những đơn hàng trước hoặc sau cho phù hợp với yêu cầu của đơn hàng Và chủ động thực hiện những đơn hàng đột xuất, đảm bảo giữ được khách hàng cho Công ty

Xuất phát từ vai trò quan trọng của việc nghiên cứu dự báo thị trường với công tác lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp: Nếu điều tra nghiên cứu thị trường đúng dự báo chính xác thì công tác lập kế hoạch tác nghiệp sát thực và công việc sản xuất

sẽ nhịp nhàng liên tục không ngừng trệ đáp ứng kịp nhu cầu của khách hàng Ngược lại nếu không nghiên cứu dự báo thị trường hoặc dự báo thiếu chính xác thì trong quá trình sản xuất sẽ sảy ra tình trạng khi thì ùn tắc công việc, do khách hàng đặt quá nhiều (khách hàng đã đặt trước và khách hàng đột xuất), khi thì công việc quá ít so với công suất của máy và công nhân

Qua nghiên cứu thực tế cho thấy công tác nghiên cứu thị trường của Công ty in Hàng không đã được tiến hành nhưng chưa được quan tâm đúng mức nên còn rời rạc và hiệu quả thấp Tình trạng này dẫn tới việc Công ty còn bị thiếu nhiều thông tin như thông tin về nhu cầu thị trường, về khách hàng, về đối thủ cạnh tranh Mặt khác, do không có bộ phận chuyên trách nên Công ty còn kém nhạy bén trong xử

lý thông tin, dẫn đến tình trạng bị động trong sản xuất kinh doanh, bị động trước sự biến động của môi trường

Do vậy, dây là một trong những giải pháp cấp thiết Công ty cần xem xét trong chiến lược xây dựng va phát triển của mình

1.2 Nội dung biện pháp

Phân đoạn thị trường

Công ty in Hàng không là thành viên trong Tổng công ty Hàng không, kinh doanh trong lĩnh vực in ấn Do vậy thị trường của công ty được chia làm hai mảng chính: Thị trường nội bộ của Tổng công ty và thị trường ngoài ngành

Thị trường nội bộ: Thị trường nội bộ của Công ty thường tương đối ổn định Các

thông báo của thị trường là kế hoạch yêu cầu cung ứng nội bộ của Tổng công ty giao xuống Mảng thị trường này đã có kế hoạch cung ứng theo thời điểm, Công ty chỉ dựa vào đó điều chỉnh kế hoạch sản xuất cho phù hợp với năng lực sản xuất Đây là mảng thị trường truyền thống, chiếm khoảng trên 60% tổng đơn hàng của Công ty Là thị trường mà Công ty có thể vận dụng khai thác hết công xuất nhằm mục tiêu thu được doanh thu lớn nhất ( theo phân tich ma trận BCG thì mảng thị

trường này rơi vào vị trí con bò sữa) Dựa vào thị trường này Công ty có thể sử

dụng biện pháp tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu để tăng lợi nhuận phục vụ cho chiến lược phát triển của Công ty

Thị trường ngoài ngành: Đây là thị trường được coi là thị trường tiềm năng của

Công ty Trong 19 năm trưởng thành và phát triển, Công ty In Hàng không đã xây dựng được hình ảnh tốt với thị trường trong và ngoài ngành Hàng không Khách hàng ngoài ngành đến với Công ty ngày càng nhiều, đây là tín hiệu tốt cho Công

ty Nhưng do công ty chưa có phương pháp phân tích và sử lý những thông tin từ thị trường này do vậy nhiều đơn hàng bị chậm, có thời điểm phải từ chối đơn hàng

Sử dụng các phương pháp nghiên cứu dự báo thị trường:

- Phương pháp dự báo có định lượng

- Phương pháp nghiên cứu nhu cầu thị trường bằng phiếu điều tra

1.3 Điều kiện thực hiện

Khách hàng của Công ty là những tổ chức do vậy để nghiên cứu và dự báo thị trường cần có :

Trước hết Công ty cần có đội ngũ nhân viên marketing có trình độ chuyên môn về nghiên cứu phân tích thị trường Đội ngũ này ngoài kiến thức về đặc điểm sản phẩm dịch vụ của Công ty mà còn phải có kiến thức tổng hợp về nhu cầu in ấn của

khách hàng, phân tích xu hướng phát triển của ngành mà khách hàng đang kinh doanh

Cần có một khoản chi phí đủ lớn cho bộ phận này, đây là một khoản đầu tư phát triển của Công ty, được phân bổ vào giá thành sảnn phẩm

1.4 Lợi ích của biện pháp

Thông qua việc thực hiện biện pháp này, Công ty không chỉ có được một thị trường lớn, mà còn có được những thông tin có độ chính xác tin cậy về thị trường

Từ những thông tin thị trường trên phòng Kế hoạch sẽ lập được kế hoạch tác nghiệp sát thực duy trì được trạng thái sản xuất đều đặn Nhờ biết trước được những khi nào có nhiều đơn hàng và điều chỉnh những đơn hàng đã đặt trước có thể được sản xuất trước hoặc sau cho phù hợp với công suất máy

Là cơ sở để chuẩn bị vật tư đúng lúc, đúng thời điểm, tiết kiệm chi phí lưu kho Công tác nghiên cứu thị trường khiến khách hàng cảm thấy có sự quan tâm từ phía Công ty, sẽ duy trì hợp tác lâu hơn nhiều đơn hàng hơn

2 Cụ thể hóa kế hoạch tác nghiệp theo quý, tháng

2.1 Cơ sở lý luận thực tiễn

Thực chất của kế hoạch tác nghiệp là cụ thể hoá và đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ

cả năm của doanh nghiệp bằng cách chia nhỏ nhiệm vụ cả năm cho các khâu của doanh nghiệp ( phân xưởng, ngành, tổ sản xuất, người công nhân) và chia nhỏ ra trong từng khoảng thời gian ngắn (một tháng, một tuần, một ngày đêm hoặc một ca sản xuất) về mặt sản xuất cũng như phục vụ cho sản xuất trong doanh nghiệp Thực tiễn cho thấy, kế hoạch tác nghiệp được coi là công cụ có hiệu lực sắc bén để giúp các bộ phận sản xuất và công ty chỉ đạo sản xuất được tập trung, thống nhất, linh hoạt và kịp thời; để kiểm tra tình hình hoàn thành kế hoạch sản xuất, cải tiến

và nâng cao chất lượng kế hoạch

Thực tế tại Công ty kế hoạch năm được coi như là công cụ xuyên suốt quá trình sản xuất kinh doanh của cả năm Kế hoạch này được lập cụ thể trên các lĩnh vực, yếu tố sản xuất nhưng chưa được chia nhỏ cho từng bộ phận sản xuất Chưa được chia nhỏ theo thời gian quý, tháng, tuần Công việc kinh doanh và các vụ việc giải quyết mang tính tức thời dẫn đến tình trạng chậm đơn hàng

Công ty có cách thức trình tự giải quyết công việc là tốt nhưng không có các tiêu chí để đánh giá tức thời công việc đó Vậy việc chia nhỏ kế hoạch sẽ là những chỉ

tiêu đánh giá tiến độ hoàn thành kế hoạch của từng bộ phận, khuyến khích phấn đấu hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch

2.2 Nội dung biện pháp

Chia nhỏ kế hoạch ở đây là chia nhỏ những con số phản ánh chỉ tiêu hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh năm của Công ty cho từng bộ phận sản xuất, kinh doanh theo thời gian tuần, tháng, quý Ví dụ như:

Kế hoạch doanh thu năm 2002: Tổng doanh thu: 27 tỷ ta có thể chia nhỏ như sau:

Bảng 10: Kế hoạch doanh thu năm 2002

Bộ phận

PX in Offset

PX in Flexo

PX Giấy

KD trang thiết bị ngành In

Tài chính

Tổng

Tháng 7 800 600 500 90 10 2000

Các kế hoạch khác như kế hoạch chi phí, kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu, kế hoạch sử dụng lao động, kế hoạch sửa chữa máy móc thiết bị, đều được chia nhỏ theo từng tháng như trên

2.3 Điều kiện, các bước thực hiện

Để tiến hành thực hiện việc chia nhỏ các mục tiêu trước hết phải xác định được các định mức về lao động cho từng lượt hàng sản xuất Tức là với mỗi một số lượng nhất định lượt in thì cần bao nhiêu ca lao động hay giờ lao động ở hệ số cấp bậc mấy

Tiếp theo, xác định định mức về sử dụng máy móc thiết bị cho đơn hàng - một ca máy chạy được bao nhiêu lượt in

Với mỗi một số lượng lượt in nhất định có một màu, nhiều màu hết bao nhiêu mực, giấy, khác,

Trên cơ sở kế hoạch cung ứng nội bộ và những dự báo về thị trường kế hoạch biết được doanh thu, chi phí, lợi nhuận của từng tháng sẽ phải hoàn thành Và biết được nhu cầu về máy móc, lao động để sắp xếp bố trí cho phù hợp

2.4 Lợi ích của biện pháp

Đảm bảo cho mọi hoạt động của Công ty được tiến hành bình thường; đảm bảo sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu, nhân lực, máy móc thiết bị; giảm bớt tỷ lệ chậm đơn hàng, kịp đáp ứng yêu cầu của khách hàng; phát triển khai thác và động viên kịp thời năng lực, tiềm năng của Công ty và các bộ phận sản xuất;

3 Vận dụng các phương pháp quản trị khoa học vào việc thực hiện kế hoạch tác nghiệp

3.1 Cơ sở lý luận thực tiễn

Thực tế công ty đang thực hiện quản trị trong tác nghiệp theo cảm tính, kinh nghiệm, điều này có thể hợp lý và có hiệu quả trong thời gian ngắn, rủi ro và khả năng thực hiện công việc mang tính chất tạm thời

Để phục vụ cho công việc sản xuất kinh doanh phát triển ổn định Công ty có thể vận dụng những phương pháp quản trị có khoa học vào tổ chức thực hiện kế hoạch tác nghiệp như: hoạch định tổng hợp, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, bố trí sản xuất trong doanh nghiệp, điều độ sản xuất trong doanh nghiệp

3.2 Nội dung và biện pháp

Phương pháp hoạch định tổng hợp: phương pháp này áp dụng đưa ra các giải pháp

sử lý trong từng giai đoạn sản xuất kinh doanh của Công ty Công ty có thể vận dụng các phương pháp thay đổi mức dự trữ; thay đổi nhân lực theo mức cầu; thay đổi cường độ lao động của nhân viên; thuê gia công ngoài hoặc làm gia công cho bên ngoài; sử dụng nhân công làm việc bán thời gian

Để vận dụng những phương pháp trong hoạch định tổng hợp Công ty cần tính được chi phí lưu kho, chi phí dự phòng về nhân công và máy móc thiết bị ; luơng công nhân chính thức bình quân ; lương làm thêm giờ (sau 8 giờ) ; chi phí thuê và đào tạo công nhân ; chi phí cho thôi việc một công nhân ; chi phí thuê gia công ngoài ; mỗi lượng lượt in nhất định trung bình mất bao nhiêu thời gian Từ những chi phí trên, Công ty tính toán lựa chọn phương pháp cho phù hợp

Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP): là hệ thống hoạch định và xây dựng lịch trình về nhu cầu nguyên vật liệu, linh kiện cần thiết cho sản xuất trong từng giai đoạn, dựa trên việc phân chia nhu cầu nguyên vật liệu thành nhu cầu độc lập

và nhu cầu phụ thuộc

Bố trí sản xuất trong doanh nghiệp: hiện tại công ty đã thực hiện công tác bố trí sản xuất theo hướng tận dụng mặt bằng sản xuất hạn chế sự thay đổi, vì đặc điểm máy móc thiết bị lớn kềnh kàng có trọng lượng cao Do vậy biện pháp này chỉ là hướng khi có điều kiện thay đổi thì có thể tổ chức theo quy trình công nghệ khoảng cách giữa xưởng và kho thành phẩm phải gần nhau, thậm chí bố trí kho thành phẩm và kho hàng gia công ngay trong xưởng in tuy nhiên cần quan tâm nhiều đến độ an toàn về phòng cháy chữa cháy vì sản phẩm ngành in thường rất dễ cháy

Điều độ sản xuất trong doanh nghiệp : là lập lịch trình sản xuất, phân công việc theo máy, phân công việc theo người Vận dụng phương pháp ưu tiên công việc theo phương thức thời hạn hoàn thành sớm nhất, thời gian sản xuất ngắn nhất, thời gian sản xuất dài nhất kết hợp sao cho thời gian chậm trễ ít nhất Bố trí thứ tự thực hiện công việc theo phương pháp Johnson, nhằm mục đích giảm thiểu thời gian chờ đợi có được thời gian thực hiện công việc là tối ưu nhất Sử dụng phương pháp Hungary trong việc phân giao công việc cho từng người tận dụng những ưu điểm của nhân viên phù hợp với công việc

3.3 Điều kiện thực hiện

Hệ thống máy tính của Công ty tương đối đầy đủ cho các bộ phận Nhân viên vận hành phải có trình độ chuyên môn cao, lãnh đạo được tập huấn đào tạo về phương thức quản lý theo khoa học tránh tình trạng chung trong các doanh nghiệp nhà nước quản lý theo kinh nghiệm, cảm tính

3.4 Lợi ích biện pháp

Lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp theo những phương pháp khoa học mang lại tính sát thực của kế hoạch tác nghiệp; thực hiện công việc khoa học sẽ mang lại năng suất lao động cao chất lượng đảm bảo Hơn nữa biện pháp này có thể đảm bảo sự phát triển bền vững lâu dài cho Công ty

4 Nâng cao tính đồng bộ trong đầu tư máy móc thiết bị của Công ty

Máy móc thiết bị đóng vai trò quan trọng trong quá trình tạo ra sản phẩm hàng hoá

có ảnh hưởng lớn đến tiến độ thực hiện đơn hàng Máy móc thiết bị lạc hậu, không

đồng bộ hay hỏng hóc sẽ gây gừng trệ sản xuất ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng của doanh nghiệp

Tại Công ty In Hàng không qua bảng thống kê máy móc thiết bị hiện có (Bảng 1 trang 16) ta thấy sự không đồng bộ của máy móc thiết bị, máy hầu hết là máy cũ

đã khấu hao hết công suất thấp hơn so với nhu cầu thực tế của thị trường Trong năm 2000 và 2001 có đầu tư mới thêm, dây truyền in Flexo được đầu tư năm 2000 nhưng tính đồng bộ trên dây truyền chưa có, máy móc của các công đoạn khác là những máy cũ co công suất thấp Khi công nghệ mới có công suất lớn thì bộ phận khác không thực hiện kịp làm ngưng trệ sản xuất, hoặc gây tình trạng chờ đợi không tận dụng hết công suất của máy móc thiết bị

Khi đầu tư mới một dây truyền công nghệ cần xem xét tổng thể các khả năng có thể tận dụng được công suất công nghệ là bao nhiêu, các yếu tố khác lằm trên dây truyền như khả năng của bộ phận chế bản, năng xuất của bộ phận gia công có kịp không, cần phải đầu tư những máy móc gì để phù hợp với dây truyền in mới Đầu

tư công nghệ mới (máy in offset, máy in flexo) đưa công suất từ 30 triệu trang in một năm lên 150 triệu trang in một năm Nhưng các máy móc thiết bị phục vụ cho gia công hoàn thiện sản phẩm như máy đóng thép của Đài Loan sản xuất năm

1968, máy dao Pháp, Trung Quốc sản xuất năm 1989, 1992 đến giờ công suất không còn phù hợp với công suất in của máy in mới Một số máy mới được đầu tư nhưng chưa đồng bộ Do vậy ảnh hưởng nhiều đến tiến độ thực hiện đơn hàng, hạn chế công tác tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch tác nghiệp của công ty

Như vậy nếu đầu tư đồng bộ máy móc thiết bị đúng hướng, phù hợp với công suất của máy in chính, sẽ đáp ứng nhu cầu của khách hàng hạn chế những sai sót kỹ thuật Đẩy nhanh tiến độ thực hiện đơn hàng, nâng cao chất lượng sản phẩm tạo điều kiện thực hiện kế hoạch tác nghiệp có hiệu quả

5 Nâng cao trình độ cán bộ lập kế hoạch tác nghiệp của Công ty

5.1 Cơ sở lý luận và thực tiễn

Lao động là yếu tố quyết định trong quá trình sản xuất kinh doanh đặc biệt là lao động quản lý Lao động quản lý là lao động chất xám mà lợi ích của nó mang lại cao gấp nhiều lần lao động bình thường Ngày nay, khi nền kinh tế thị trường phát triển thì đội ngũ lao động này lại càng đóng vai trò chủ chốt nó quyết định sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp

Công ty In Hàng không có 276 cán bộ công nhân viên trong đó lao động quản lý, lãnh đạo chuyên môn nghiệp vụ thừa hành, phục vụ hành chính là 45 người với trình độ đại học, cao đẳng là 20 người (chiếm 44,4%) đây là một tỷ lệ không cao phản ánh năng lực cán bộ quản lý còn hạn chế Mà trình độ, năng lực thực tế của các cán bộ quản lý nói chung và cán bộ làm công tác lập và triển khai thực hiện kế hoạch tác nghiệp nói riêng có ảnh hưởng rất lớn đến tình hình thực hiện kế hoạch tác nghiệp của Công ty Nếu trình độ cán bộ lập kế hoach tác nghiệp mà kém thì sẽ dẫn đến rối, ùn tắc trong quá trình sản xuất kinh doanh, nếu cán bộ điều hành mà kém sẽ dẫn đến không hoàn thành đúng tiến độ và có thể chất lượng hàng sẽ bị kém chất lượng

Vì vậy, việc đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn đối với các cán bộ làm công tác lập và quản lý thực hiện kế hoạch tác nghiệp là hết sức cần thiết để Công ty có thể thực hiện kịp tiến độ, đáp ứng nhu cầu của khách hàng

5.2 Nội dung biện pháp

Để nâng cao trình độ cán bộ công nhân viên, Công ty có thể áp dụng nhiều hình thức: đào tạo bên ngoài; huấn luyện nội bộ (nâng cao nghiệp vụ và bồi dưỡng tay nghề), hình thức huấn luyện này là Công ty sử dụng cán bộ có kinh nghiệm về chuyên môn, lĩnh vực nào đó thực hiện huấn luyện; huấn luyện tại chỗ (thường áp dụng cho tổ trưởng quản lý trực tiếp sản xuất, khi mới tiếp nhận máy móc mới về) Trong điều kiện hiện nay và trong tương lai việc gửi cán bộ đi đào tạo vẫn là một hình thức tốt nhất nhằm bổ xung nhanh chóng và kịp thời những kiến thức mới nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ công nhân viên

Cơ sở để đào tạo cán bộ là việc đánh giá cán bộ để tìm ra người cần thiết phải được đào tạo, việc đánh giá cán bộ có thể tiến hành theo các phương pháp sau:

- Phương tổng hợp: Tiến hành thu thập toàn bộ các thông tin về một cá nhân đồng thời tiến hành các hình thức sát hạch bao gồm: nghiên cứu tiểu sử, đánh giá các thông tin thu thập, sát hạch vấn đáp, sát hạch viết

- Phương pháp dùng phiếu điều tra: qua hình thức này tìm ra các thông tin cơ bản như nguyện vọng, khả năng, trình độ chuyên môn

Hình thức đào tạo, chuyên môn đào tạo được xác định dựa trên tính chất công việc đang làm, vị trí công việc đảm nhiệm Có thể đào tạo tập chung hoặc đào tạo theo hình thức nghiên cứu tuỳ theo kinh phí và mục đích của Công ty

Tuy nhiên phải lấy chất lượng đào tạo làm tiêu chuẩn hàng đầu, kết thúc quá trình đào tạo, Công ty cần tổ chức kiểm tra đánh giá để bố trí cán bộ vào những vị trí thích hợp

5.3 Điều kiện thực hiện

Để có được đội ngũ cán bộ nhân viên có trình độ cao, Công ty không chỉ tìm ra những vị trí cần đào tạo mà còn phải chi những khoản chi phí tương đương với chương trình đào tạo Do chi phí đào tạo khá tốn kém nên Công ty cần xem xét kỹ trước khi thực hiện chương trình đào tạo Dưới đây là chương trình đào, kinh phí đào tạo của Công ty trong năm 2002

Bảng 11: Chương trình đào tạo năm 2002

T

T

Nội dung đào

tạo

Số người

Nơi đào tạo

Thời gian

Đơn giá (1000đ)

Tổng kinh phí (1000đ)

Trong nước

Ngoài nước

1 Học tại các

trường nâng cao

quản lý, chuyên

môn nghệp vụ

2 Đào tạo- áp

dụng hệ thống

quản lý ISO

9001

3 Tư vấn và đánh

giá công nhân,

cấp chứng chỉ

iso 9001: 2000

Tại

Quý

5.4 Lợi ích của biện pháp

Sau quá trình đào tạo, cán bộ tổ chức lập kế hoạch được bổ xung thêm các kiến thức, phương pháp lập kế hoạch có khoa học, có hệ thống tạo điều kiện triển khai