MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ THỰC HIỆN BỞI CÔNG TY KIỂM TOÁN VIỆT NAM

MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ THỰC HIỆN BỞI CÔNG TY KIỂM TOÁN VIỆT NAM VACO I.. NHẬN XÉT VỀ QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ T

MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ THỰC HIỆN

BỞI CÔNG TY KIỂM TOÁN VIỆT NAM( VACO)

I NHẬN XÉT VỀ QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ THỰC HIỆN BỞI CÔNG TY KIỂM TOÁN VIỆT NAM.

Phương pháp AS/2 là một phương pháp kiểm toán khoa học vè tiên tiến được áp dụng thành công ở tất cả các hãng thành viên của DTT Nói riêng, đối với quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ thì quy trình của AS/2 cũng là một quy trình tương đối hoàn thiện

Việc kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty khách hàng trong kiểm toán BCTC là việc hết sức quan trọng, nó quyết định việc lập kế hoạch cho cuộc kiểm toán đó Hệ thống phương pháp kiểm toán AS/2 đã nêu lên mục đích của việc kiểm tra hệ thống là nhằm:

+ Hiểu rõ về hệ thống kiểm toán của khách hàng

+ Thiết kế các thử nghiệm cơ bản và

+ Đưa ra các gợi ý nâng cao hiệu quả công tác quản lý của khách hàng sẽ được trình bày trong Thư quản lý

Kết luận của kiểm toán viên có dựa vào HTKSNB hay không có ảnh hưởng rất lớn đến việc xác định phạm vi, thời gian, khối lượng công việc kiểm toán, số lượng người tham gia kiểm toán và dự tính chi phí kiểm toán bỏ ra Sau đây là một số nhận xét về quy trình đánh giá HTKSNB của Vaco:

Về tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ.

Khi tìm hiểu và đánh giá HTKSNB của khách hàng, các KTV của Vaco thường có sự khác biệt giữa khách hàng mới và khách hàng thường xuyên Với khách hàng mới, việc tìm hiểu về HTKSNB được tìm hiểu một cách kĩ lưỡng những mức độ tin tưởng vào HTKSNB thường được đánh giá thấp hơn Với khách hàng thường xuyên, KTV thường xác định có thể tin tưởng vào HTKSNB và quá trình tìm hiểu chỉ tập trung vào những trường hợp có sự thay đổi lớn về nhân sự hoặc môi trường hoạt động

Để mô tả HTKSNB, các KTV của Vaco chủ yếu sử dụng Bảng câu hỏi Việc thiết kế Bảng câu hỏi chung cho các doanh nghiệp chưa cung cấp thông tin tổng quát về hoạt động kiểm soát nội bộ tại đơn vị bởi vì các loại hình doanh nghiệp khác nhau, đặc điểm của HTKSNB cũng khác nhau

Về đánh giá rủi ro kiểm soát.

KTV thường có hai xu hướng khi đánh giá rủi ro kiểm soát Đối với khách hàng thường xuyên, KTV đánh giá chủ yếu dựa vào kinh nghiệm đối với khách hàng, KTV thường đánh giá rủi ro ở mức thấp Tuy nhiên đối với khách hàng mới, KTV thường có những nghi ngờ cao hơn về HTKSNB, rủi ro kiểm soát được đánh giá ở mức cao hơn Và trong quá trình kiểm toán các thử nghiệm chi tiết sẽ được thực hiện Việc đánh giá rủi ro kiểm soát chủ yếu dựa vào kinh nghiệm và trình độ của KTV

Về thực hiện thủ tục phân tích

Vaco thực hiện các thủ tục phân tích sơ bộ báo cáo tài chính như so sánh năm nay với năm trước, phân tích tỷ suất và phân tích xu hướng thông qua đó KTV sẽ xác định những biến động bất thường và dự đoán những chỉ tiêu hàm chứa rủi ro Sự phân tích BCTC của Công ty dựa trên đặc điểm kinh doanh của khách hàng nhưng chủ yếu mang tính dự đoán và phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm của KTV Thực tế tại Vaco, hầu hết các khách hàng đều kết hợp các loại phân tích trên song KTV thường chỉ ghi kết quả phân tích thông qua việc so sánh năm nay với năm trước

Về Hồ sơ kiểm toán.

Quá trình đánh giá HTKSNB của các KTV Vaco được ghi trên giấy tờ làm việc, thư quản lý, biên bản làm việc và đưa ra các cuộc họp với khách hàng Việc ghi lại quá trình đánh giá trên giấy tờ làm việc, thư quản lý, biên bản làm việc giúp cho người đọc Hồ sơ kiểm toán trên giấy tờ làm việc hiểu về tiến trình đánh giá, giúp khách hàng khắc phục những điểm hạn chế trong HTKSNB, giúp các KTV thuận lợi khi tổng hợp các giai đoạn kiểm toán và lập báo cáo kiểm toán

II SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ HTKSNB TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH.

Trong bất kỳ một cuộc kiểm toán nào việc tìm hiểu và đánh giá HTKSNB của khách hàng là bước công việc quan trọng, nó quyết định đến việc lập kế hoạch cho cuộc kiểm toán là liên quan rất nhiều đến quá trình thực hiện kiểm toán

Thực tế hiện nay cho thấy hầu hết HTKSNB ở các doanh nghiệp còn rất yếu kém, ngoại trừ một số tổng công ty hoặc các công ty lớn, doanh nghiệp liên doanh, các công ty 100% vốn nước ngoài đã có hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh Chính vì hầu hết các doanh nghiệp Nhà nước ở nước ta có quy mô nhỏ nên rất ít thấy dấu hiệu tồn tại của một hệ thống kiểm soát nội bộ Tại những doanh nghiệp này, ở khâu chuẩn bị kiểm toán, KTV thường bỏ qua các bước đánh giá HTKSNB, xác định rủi ro kiểm soát là cao và tiến hành các thủ tục cơ bản ở khâu thực hiện kiểm toán

Khi nền kinh tế nước ta chuyển đổi cơ chế kế hoạch hoá tập trung sang cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước thì các doanh nghiệp cũng đang dần thích ứng với sự chuyển biến này Nền kinh tế phát triển có nghĩa là các doanh nghiệp ngày càng làm ăn phát đạt, mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh và do

đó việc đòi hỏi phải có một HTKSNB vận hành hữu hiện là một tất yếu khách quan Như vậy việc hoàn thiện phương pháp đánh giá HTKSNB để tiến hành kiểm toán là vấn đề cần được quan tâm

Trong bất kỳ một cuộc kiểm toán nào, việc tìm hiểu và đánh giá HTKSNB của khách hàng là bước công việc đặc biệt quan trọng, nó quyết định đến việc lập kế hoạch cho cuộc kiểm toán đó Kết luận của KTV là có dựa vào hệ thống kiểm soát nội bộ hay không có ảnh hưởng rất lớn đến việc xác định phạm vi kiểm toán, thời gian kiểm toán, số lượng người tham gia kiểm toán và dự tính chi phí kiểm toán phải bỏ ra Nếu kiểm toán viên đưa ra ý kiến tin tưởng vào hệ thống kiểm soát nội bộ nhưng trên thực tế hệ thống này hoạt động không có hiệu qủa hoặc ngược lại thì trong cả hai trường hợp này đều gây nên kiểm toán kém hiệu quả

III KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CÔNG TY KIỂM TOÁN VIỆT NAM( VACO).

Việc áp dụng phương pháp AS/2 vào việc đánh giá HTKSNB tại đơn vị khách hàng do Vaco thực hiện có những điểm chưa phù hợp với các doanh nghiệp ở nước ta Việc thiết kế bảng câu hỏi như ở chương II đã trình bày chưa hoàn toàn đáp ứng một cái nhìn tối ưu về hoạt động KSNB tại doanh nghiệp khách hàng Nguyên nhân của việc chưa phù hợp này là do hệ thống các câu hỏi trong phương pháp AS/2 được thiết kế để áp dụng cho tất cả các hãng thành viên ( trong đó có Vaco), song các hãng lại hoạt động ở những nước có nền kinh

tế khác nhau do đó hệ thống câu hỏi chỉ mang tính chất hướng dẫn chung Ở những nước có lĩnh vực kiểm toán phát triển, HTKSNB ở các đơn vị khách hàng hoạt động rất có hiệu quả và có nề nếp nên hệ thống câu hỏi áp dụng là phù hợp Nhưng ở Việt Nam hiện nay, HTKSNB ở các doanh nghiệp hầu như hoạt động chưa có hiệu quả và mới chỉ xuất hiện từng mặt, từng yếu tố mà chưa xuất hiện đồng bộ để có thể vận hành một cách hữu hiệu Chính vì vậy áp dụng phương pháp AS/2 nhưng KTV phải vận dụng một cách linh hoạt và sáng tạo dựa vào đặc điểm của từng loại khách hàng Dưới đây em xin mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị sau:

Về phía Công ty Vaco

Qua hơn 10 năm hoạt động Công ty đã tạo được cho mình một vị trí vững chắc trên thị trường Tuy nhiên trong một ngành nghề có tính cạnh tranh cao như nghề kiểm toán độc lập, một lĩnh vực có tính thận trọng cao, trách nhiệm pháp lý và trách nhiệm nghề nghiệp lớn, Vaco cần luôn hoàn thiện quy trình kiểm toán của mình nói chung và quy trình đánh giá HTKSNB nói riêng

Tìm hiểu môi trường kiểm soát.

Việc áp dụng phương pháp AS/2 vào việc đánh giá HTKSNB tại đơn vị khách hàng do Vaco thực hiện có những điểm chưa phù hợp với các doanh nghiệp ở nước ta Việc thiết kế bảng câu hỏi như ở chương II đã trình bày chưa hoàn toàn đáp ứng một cái nhìn tối ưu về hoạt động KSNB taị doanh nghiệp khách hàng

Để đánh giá một cách hiệu quả HTKSNB của khách hàng, KTV có thể sử dụng hệ thống câu hỏi thông qua việc tìm hiểu quy chế KSNB nói chung hoặc từng bộ phận để từ đó có thể đặt ra câu hỏi về từng phần của HTKSNB Hoặc KTV có thể đặt ra câu hỏi chung khái quát sự tồn tại và tính hữu hiệu của HTKSNB như xem xét doanh nghiệp có xây dựng quý chế không, quy chế có hoạt động không… Việc xây dựng câu hỏi cụ thể phù hợp với đặc điểm của các doanh nghiệp là việc làm cần thiết để KTV có thể đánh giá về HTKSNB một cách hiệu quả nhất Hệ thống câu hỏi cần cụ thể hoá, đặt ra các câu hỏi cho từng phần hành khác nhau

Từ việc xây dựng bảng câu hỏi như vậy, sau khi đánh giá HTKSNB, KTV

sẽ quyết định có tin cậy vào hệ thống đó hay không để đưa ra trắc nghiệm phù hợp nhằm làm giảm khối lượng công việc và chi phí cho cuộc kiểm toán

Bảng câu hỏi về HTKSNB của khách hàng có thể được thiết kế như sau:

Bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ.

Các câu hỏi về kiểm soát nội bộ Có Không Không áp

dụng

1 Các trách nhiệm về công tác kế toán có được

quy định cụ thể và dễ hiểu như nhưng điều sau

không:

+ Việc phân công công việc cho các nhân viên

kế toán có được cập nhật thường xuyên không?

+ Các văn bản về chức năng, nhiệm vụ của

doanh nghiệp có sẵn cho các cơ quan chuyên

trách có chức năng kiểm tra không?

2 Các chức danh trong bộ máy kế toán có đầy đủ

không?

+ Các nhân viên kế toán có được đào tạo chính

quy không?

+ Các nhân viên kế toán có được gửi đi đào tạo

ngoài việc đạo tạo tại chỗ không?

+ Các chức danh kế toán có làm việc trong những ngày nghỉ không?

TK Tiền

1 Các bảng đối chiếu với ngân hàng có được chuẩn bị hàng tháng không?

+ Chúng có được cán bộ quản lý tài chính kiểm tra thường xuyên không?

2 Các biện pháp kiểm soát tiền mặt tại quỹ có hữu hiệu không?

3 Các khoản tiền thu về có được gửi vào ngân hàng một cách nhanh chóng không?

Đầu tư ngắn hạn

1 Các chứng khoán, trái phiếu hoặc các đầu tài chính khác của doanh nghiệp có được bảo quản chắc chắn không?

2 Có mở sổ phụ theo dõi các khoản đầu tư ngắn hạn không?

+ Nó có khớp với sổ cái trên cơ sở từng tháng khong?

+ Nó có phù hợp với báo cáo của người đầu cơ trên cơ sở hàng tháng không?

3 Giá trên thị trường của từng loại đầu tư ngắn hạn có được theo dõi để đảm bảo việc đưa ra các quyết định về chúng một cách kịp thời không?

Các khoản phải thu

1 Hệ thống kế toán có hữu hiệu để đảm bảo cho các khoản vay của doanh nghiệp được vào sổ một cách kịp thời và chính xác không?

2 Những người chịu trách nhiệm theo dõi các

khoản phải thu có bị cấm không được đảm nhận các trách nhiệm về công tác giao, nhận hàng và thu, chi tiền không?

3 Các quy trình hợp lý có được áp dụng để đảm bảo cho các khoản phải thu được thu về trong một giai đoạn hợp lý không?

4 Có mở sổ phụ theo dõi không?

+ Nó có khớp với sổ cái trên cơ sở hàng tháng không?

Hàng tồn kho

1 Có các biện pháp kiểm soát thực tế đối với hàng tồn kho không? Đặc biệt là đối với sản phẩm tồn kho và hàng ký gửi

+ Lối ra vào khu vực nhận hàng có bị cấm không?

+ Doanh nghiệp có kiểm soát việc chuyển giao giữa hàng tồn kho như nguyên vật liệu, chi phí nguyên vật liệu dở dang và hàng thành phẩm không?

2 Các cuộc kiểm kê thực tế có được thực hiện để xác định số lượng hàng tồn kho không?

3 Doanh nghiệp có duy trì các hồ sơ kiểm kê hàng tồn kho hàng tồn kho thường xuyên không? + Sổ theo dõi các theo đổi thực tế có đóng vai trò quan trọng không

Các tài sản lưu động khác

1 Tài khoản theo dõi các tài sản lưu động khác có được kiểm tra định kỳ để đảm bảo rằng các số dư giá trị của chúng là lớn hơn phần trừ đi từ các lợi

nhuận mà người ta hy vọng chúng sẽ đem lại trong tương lai

Tài sản cố định

1 Có các biện pháp kiểm soát thực tế đối với TSCD

đặc biệt là đối với TSCĐ hữu hình như là các máy vi tinh được sử dụng bên ngoài doanh nghiệp không?

2 Có mở sổ phụ theo dõi các TSCĐ không? + Sự tồn tại thực tế của từng hạng mục TSCĐ

có được kiểm kê định kỳ không?

3 Doanh nghiệp có mua các loại hình bảo hiểm chống mất cắp hoặc do lũ lụt, hoả hoạn không?

Đầu tư dài hạn

1 Các chứng khoán, trái phiếu hoặc các đầu

tư tài chính khác của doanh nghiệp có được bảo quản chắc chắn không?

2 Có mở sổ phụ theo dõi các đầu tư dài hạn không?

3 Đối với cổ phần trong liên doanh, doanh

nghiệp có nhận được các BCTC đã kiểm toán hàng năm không? Và doanh nghiệp có thoe dõi xem cổ phần của mình trong liên doanh là lãi hay

lỗ không?

Các công trình xây dựng đang dở dang.

1 Lối ra vào công trình có được kiểm soát

không?

2 Có mở tài khoản riêng cho từng công trình không?

Các khoản ký cược, ký quỹ dài hạn

1 Doanh nghiệp có thoe dõi các khoản ký cược,

ký quỹ dài hạn để đảm bảo rằng chúng được thu hồi về sau khi đã thực hiện cam kết hoặc sau khi đến hạn không?

Nợ ngắn hạn

1 Những người phụ trách phần nợ ngắn hạn có bị cấm đảm nhiệm các nhiệm vụ giao nhận hàng hoá hoặc thanh toán tiền không?

2 Doanh nghiệp có thanh toán cho người cung cấp trên cơ sở của hoá đơn gốc không? Có đối chiếu biên banư nhận hàng với các đơn đặt hàng hợp lệ không?

3 Doanh nghiệp có đảm bảo rằng việc thanh toán các khoản phải trả đúng hạn để nhận chiết khấu thanh toán không?

Nợ dài hạn

1 Các điều khoản của nợ dài hạn có được kiểm

kê định kỳ để đánh giá việc muốn tái tài trợ khonả vay hoặc trả nợ trước hạn không?

Các nghĩa vụ khác

1 Doanh nghiệp có duy trì các trình tự chuẩn bị BCTC thường nhật đòi hỏi phải có sự xem xét các chi phí thường xuyên để xác định xem có số tiền nào phải tính trước vào phí không?

2 Doanh nghiệp có theo dõi các khoản ký gửi, ký cược dài hạn và kiểm tra định kỳ đối với chúng để đánh giá xem chúng có được bên thứ ba nào từ bỏ

do không thực hiện các cam kết không?

Doanh thu

1 Có chữ ký của khách hàng trong các hoá đơn giao hàng không?

Các liên của hoá đơn giao hàng có được theo dõi

để đảm bảo việc giao hàng đã được thực hiện chính xác và kịp thời không? Các hoá đơn phản ánh các lần giao hàng có đúng với thực tế không? + Các hoá đơn theo số thứ tự có được kiểm tra định kỳ không?

2 Các chức năng giao nhận hàng và viết hoá đơn

có được tách riêng biệt không?

3 Các khoản chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán và giá trị hàng bán bị trả lại có được người phụ trách phê duyệt không?

Giá trị hàng bán

1 Doanh nghiệp có duy trì việc kiểm dê điịnh kỳ hoặc thường xuyên không?

+ Doanh nghiệp có kiểm soát chặt chẽ mức lãi gộp với từng dây chuyền sản xuất và kiểm tra các thay đổi bất thường kịp thời không?

+ Các biên bản kiểm kê có được kiểm kê thực tế định kỳ hoặc thường xuyên không?

+ Các điều chỉnh kiểm kê thực tế so với sổ sách

có đóng vai trò quan trọng không?

Các chi phí bán hàng và chi phí quản lý

1 Các chi phí này có được sự đồng ý của lãnh đạo trước khi thực hiện không?

+ Các loại phí hoặc hoa hồng đã trả để đảm bảo cho việc bán hàng, có được kiểm tra cụ thể để

đảm bảo chúng là hợp lệ và tuân thủ các quy định

và chế độ không?

+ Các tài khoản theo dõi công tác phí, quảng cáo,

tiếp thị và các chi phí khác có được kiểm tra để

đảm bảo các chi phí này được chi cho mục đích

kinh doanh của doanh nghiệp và khoản chi này là

hợp lý không?

2 Các vật tư, tài sản, văn phòng phẩm cung cấp

cho bộ máy quản lý, xe cộ, máy vi tính, điện

thoại… và các tài sản khách của doanh nghiệp có

được kiểm soát để đảm bảo rằng chúng chỉ được

dùng cho các mục đích kinh doanh của doanh

nghiệp không?

Tìm hiểu về hệ thống kế toán.

Việc sử dụng phối hợp bảng câu hỏi và sơ đồ sẽ bổ sung cho nhau những

ưu nhược điểm của chúng để cung cấp tối ưu về hình ảnh của hệ thống kiểm soát nội bộ Nhờ biểu hiện bằng hình vẽ nên sơ đồ giúp KTV hình dung rõ ràng

về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng, KTV nên vẽ các sơ đồ về hệ thống

kế toán của khách hàng, các sơ đồ kiểm soát nội bộ

Khi tiến hành đánh giá hoạt động của hệ thống kế toán, một hoặc một số nghiệp vụ chủ yếu đã được KTV kiểm tra Nếu nghiệp vụ không có sai sót trọng yếu thì KTV chỉ dừng lại ở mức độ kiểm tra Ngược lại, nếu nghiệp vụ liên quan đến tài khoản chứa đựng rủi ro cao hay được coi là trọng yếu thì KTV mở rộng quy mô khảo sát tức là kiểm tra tài khoản ở mức độ chi tiết KTV nên có ký hiệu thống nhất để có thể xác định phần hành nào đã kiểm tra Công việc này hết sức đơn giản song lại góp phần tiết kiệm thời gian và chi phí cuộc kiểm toán

Đối với những khách hàng có sử dụng hình thức kế toán phức tạp và phần hành kiểm toán có liên quan đến nhiều tài khoản, cách làm khoa học này giúp cho việc sử dụng kết quả lẫn nhau của các KTV