Như vậy hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ các chính sách, các thủ tụckiểm soát do đơn vị thiết lập và duy trì nhằm điều hành toàn bộ các hoạt động củađơn vị đảm bảo các mục tiêu sau:
Trang 1CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG
KIỂM SOÁT NỘI BỘ
I HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ.
1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ (KSNB):
Kiểm tra,kiểm soát luôn là một chức năng quan trọng của quản lý và đượcthực hiện bởi một công cụ chính yếu là hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị Việcxác lập và duy trì một hệ thống kế toán thích hợp, kết hợp với quy chế kiểm soátnội bộ khác để mở rộng kinh doanh và mở rộng loại hình kinh doanh thuộc tráchnhiệm quản lý của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp Các nhà quản lý cần cung cấpcho các cổ đông( hoặc Chính phủ) một sự bảo đảm thích hợp về công việc kinhdoanh được kiểm soát chính đáng Đồng thời, bộ phận quản lý còn có trách nhiệmcung cấp cho các cổ đông, Chính phủ và những người đầu tư tiềm tàng(ngân hàng,chủ đầu tư, người liên doanh…) những thông tin tài chính trên cơ sở hợp thời Một
hệ thống bao gồm rất nhiều chế độ và thể thức đặc thù được thiết kế để cung cấpcho các nhà quản lý sự bảo đảm hợp lý là các mục tiêu và mục đích quan trọng đốivới doanh nghiệp Những chế độ và thể thức này được gọi là các quá trình kiểmsoát, và kết hợp lại hình thành nên cơ cấu kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp
Như vậy hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ các chính sách, các thủ tụckiểm soát do đơn vị thiết lập và duy trì nhằm điều hành toàn bộ các hoạt động củađơn vị đảm bảo các mục tiêu sau:
- Bảo vệ tài sản và sổ sách kế toán
- Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin
- Bảo đảm duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các quy định pháp lý, các chínhsách có liên quan đến hoạt động của đơn vị
- Bảo đảm hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý
Cụ thể là :
Trang 2* Bảo vệ tài sản và sổ sách kế toán.
Tài sản của đơn vị hiểu theo nghĩa rộng bao gồm:
- Các tài sản ghi trên bảng cân đối kế toán( tài sản cố định, hàng tồn kho,tiền mặt, tiền gửi, các khoản đầu tư ngắn hạn, dài hạn, các khoản công nợ phảithu )
- Các tài sản phi vật chất không có hình thái cụ thể nhưng có vai trò quantrọng, tích cực trong việc nâng cao chất lượng hoạt động của đơn vị như uy tíndoanh nghiệp, số lượng và quan hệ khách hàng, lợi thế thương mại, bầu không khílàm việc, quan hệ công tác, quan hệ trong bộ máy lãnh đạo, giữa lãnh đạo với cán
bộ công nhân viên, chính sách thống nhất trong công tác điều hành…
Tài sản vật chất của đơn vị có thể bị trộm cắp, lạm dụng hoặc bị hư hại tình
cờ nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp Điều này cũngđúng đối với tài sản phi vật chất như các khoản công nợ phải thu, các tài liệu quantrọng và sổ sách Các thủ tục, quy trình, nghiệp vụ và nội quy bảo vệ phải dự kiếncác phương tiện bảo vệ vật chất chống lại mất mát, hư hao, ăn cắp, lãng phí… Cácphương tiện hoặc biện pháp này sẽ bảo vệ trực tiếp hoặc gián tiếp các tài sản vậtchất như hàng tồn kho, thiết bị, tiền… Các tài sản vô hình cần được bảo vệ và giữgìn bằng các biện pháp tổ chức, quy chế va những biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ
* Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin.
Thông tin kinh tế tài chính do kế toán tổng hợp xử lý và trình bày là căn cứquan trọng cho việc hình thành và lựa chọn các quyết định kinh tế của các nhàquản lý Nhà quản lý phải có các thông tin chính xác để điều hành các mặt của hoạtđộng kinh doanh Một lượng lớn thông tin được sử dụng để đề ra các quyết địnhkinh doanh then chốt, do vậy thông tin phải bảo đảm không được lạm dụng và sửdụng sai mục đích Các thông tin được cung cấp phải bảo đảm:
Trang 3- Độ tin cậy của các tài liệu tài chính, kế toán do bộ phận kế toán chuẩn bị,
do Giám đốc ký duyệt hoặc báo cáo với Ban Giám đốc, với Hội đồng Quản trị
- Tính thích đáng, phù hợp của các thông tin tài chính, kế toán Các thôngtin này phải phản ánh đầy đủ, đúng và khách quan các nội dung chủ yếu của hoạtđộng kinh tế
* Bảo đảm duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các quy định pháp lý, các chính sách có liên quan đến hoạt động của đơn vị.
Nhà quản trị xây dựng các thể thức và nguyên tắc để thoả mãn các mục tiêucủa Doanh nghiệp Cơ cấu kiểm soát nội bộ được thiết kế để mang lại sự bảo đảmchắc chắn các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng thể thức, đồngthời giám sát mức hiệu quả của các chế độ và các thể thức đó Nhân viên trongcông ty phải tuân thủ các chính sách, quyết định nội bộ, cụ thể là:
- Phát hiện kịp thời những rắc rối trong kinh doanh để hoạch định và thựchiện các biện pháp đối phó
- Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và các gian lận trong kinh doanh
- Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ củahoạt động kinh doanh
- Lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu phápđịnh có liên quan
* Bảo đảm hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý.
Các quá trình kiểm soát trong mọi tổ chức nhằm ngăn ngừa sự lặp lại khôngcần thiết các nỗ lực và sự lãng phí trong mọi lĩnh vực kinh doanh, nhằm ngăn cảnviệc sử dụng kém hiệu quả các nguồn tiềm năng Định kỳ, nhà quản lý đánh giá kếtquả hoạt động để nâng cao hiệu năng quản lý, đảm bảo cơ cấu bộ máy đơn vị có đủnăng lực điều khiển, chỉ huy đơn vị
* Các mục tiêu chi tiết và nguyên tắc của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Trang 4Đối với bất kỳ loại hình nghiệp vụ kinh tế nào trong một doanh nghiệp đều
có thể xảy ra một vài loại sai sót của quá trình ghi sổ Có bảy mục tiêu mà một cấutrúc kiểm soát nội bộ phải thoả mãn để ngăn ngừa các sai sót như vậy
Cụ thể là:
Trang 5STT CÁC MỤC TIÊU CHI TIẾT CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1 Các nghiệp vụ kinh tế phải có căn cứ hợp lý( tính có căn cứ hợp lý).
2 Các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn( mục tiêu về sự phê chuẩn).
3 Các nghiệp vụ kinh tế phải được ghi sổ một cách đầy đủ( mục tiêu về tính đầy đủ).
4 Các nghiệp vụ kinh tế phải được đánh giá đúng đắn( mục tiêu về sự đánh giá).
5 Các nghiệp vụ kinh tế phải được phân loại đúng đắn( mục tiêu về sự phân loại).
6 Các nghiệp vụ kinh tế phải được phản ánh đúng hạn( mục tiêu về tính đúng kỳ).
7 Các nghiệp vụ kinh tế phải được ghi đúng đắn vào sổ phụ và được tổng hợp chính xác( mục tiêu về tính chính xác cơ học).
Bảy mục tiêu trên được áp dụng cụ thể cho từng nghiệp vụ trọng yếu trong cuộc kiểm toán.
Cùng với mục tiêu trên, hệ thống kiểm soát nội bộ phải đảm bảo thực hiện các nguyên tắc sau:
1 Nguyên tắc phân công phân nhiệm
2 Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
3 Nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn
Tóm lại, kiểm tra- kiểm soát là những hệ thống có chức năng xác minh,
đánh giá, nhận xét về đối tượng kiểm tra- kiểm soát Hoạt động kiểm tra kiểm soát nảy sinh và phát triển từ chính nhu cầu của quản lý Các yếu tố của hệ thống kiểm tra- kiểm soát bao gồm tất cả các yếu tố đối chiếu, xem xét, xác minh đối tượng của quản lý Tổ chức kiểm tra- kiểm soát thể hiện cả tính khoa học và tính nghiệp
vụ kỹ thuật về việc thực hiện các chiến lược và bước đi cụ thể trong hoạch định chính sách và tổ chức bộ máy kiểm tra- kiểm soát ở cả tầm vĩ mô và vi mô của nền kinh tế.
Trang 61.2 Các nội dung của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Hệ thống kiểm soát nội bộ trong một doanh nghiệp thường được xem gồm 4yếu tố cấu thành nên, đó là: (1)Môi trường kiểm soát (2)Hệ thống kế toán (3)Hoạtđộng kiểm soát (4)Giám sát độc lập hoạt động kiểm soát
Môi trường kiểm soát (MTKS): Là thái độ, khả năng, sự nhận biết và các
hoạt động của người quản lý, các chính sách, thủ tục kiểm soát, tính trung thực vàgiá trị đạo đức, cơ cấu tổ chức, sự phân công trách nhiệm, phân chia quyền lực,chính sách về nhân sự MTKS là thành phần quan trọng nhất trong bốn thành phầncủa hệ thống KSNB, nếu thiếu MTKS hữu hiệu thì chắc chắn hệ thống KSNB sẽkhông có hiệu quả, kể cả khi ba thành phần khác của hệ thống KSNB có chất l-ượng tốt Hiệu quả của hệ thống KSNB luôn phụ thuộc vào quan điểm của ngườiquản lý cao cấp Nếu người quản lý cao nhất coi trọng công việc kiểm toán thì cácnhân viên trong đơn vị sẽ tuân thủ nghiêm túc và thận trọng quy chế quản lý củađơn vị đã được xây dựng và ngược lại Do vậy kết quả đánh gía về MTKS nóichung và quan điểm của người lãnh đạo nói riêng có ảnh hưởng lớn đến đánh gíatoàn bộ hệ thống KSNB KTV phải nhận biết được từng nội dung, yếu tố củaMTKS được thiết lập và thực hiện theo các phương pháp sau:
Cập nhật và đánh giá đúng mức tài liệu ( báo cáo khảo sát, báo cáo kiểmtoán ) và kinh nghiệm của các KTV đã thực hiện kiểm toán trước đó Bởi vì hệthống và công việc kiểm soát thường không thay đổi liên tục, thông tin này có thểđược cập nhật và được áp dụng phù hợp cho công việc kiểm toán những năm tiếptheo
Tiến hành trao đổi, phỏng vấn người quản lý cấp cao và các nhân viên quản
lý của đơn vị được kiểm toán về các nội dung của KSNB Nội dung trao đổi cần ược chuẩn bị chu đáo, có thể dưới dạng các nội dung hoặc bằng câu hỏi trả lời
đ-“có”, “không”, “hoặc không sử dụng” Cần đặc biệt chú ý đến các nội dung:
Trang 7- Đối với thái độ của người quản lý: Thể hiện bởi quá trình đào tạo và việcnắm bắt các nội dung kiểm soát nếu những người quản lý cao cấp được đào tạochính quy, đúng chuyên ngành, kết quả phỏng vấn cho thấy họ hiều biết công việckiểm soát cùng với hệ thống chính sách thủ tục kiểm soát được ban hành đầy đủ,
đó là biểu hiện của người quản lý có năng lực, quan tâm và coi trọng công tác kiểmsoát thì hệ thống KSNB hoạt động có hiệu quả
- Tính trung thực và giá trị đạo đức: Thông qua việc đối chiếu kết quả traođổi với người quản lý cấp cao và kết quả trao đổi với các nhân viên kết hợp nhữngxem xét, quan sát khác để đánh giá tính trung thực và đạo đức của người lãnh đạođơn vi Đây là yếu tố rất quan trọng ảnh hưởng đến hành vi ứng xử, tính trung thựccủa nhân viên trong công việc và độ tin cậy của các thông tin thu thập được cũngnhư độ tin cậy của hệ thống KSNB và báo cáo tài chính
- Chính sách về nhân sự: Một chính sách đối đãi, thăng chức và đào tạo tốt
sẽ đảm bảo cho các hoạt động kiểm soát được thực hiện nghiêm túc và có hiệu lực
- Thu thập, nghiên cứu các tài liệu, ghi chép có liên quan đến MTKS : gồmcác chính sách, quy chế, thủ tục về KSNB được thiết lập: như quy định về quytrình, thủ tục, quan hệ giữa các bộ phận trong quản lý thu chi, sử dụng và bảo quảntài sản Một hệ thống các chính sách, quy chế, thủ tục về KSNB đầy đủ là biềuhiện của một MTKS có hiệu lực
Quan sát: KTV có thể lựa chọn một số công việc kiểm soát xuyên suốt mọihoạt động của đơn vụ để quan sát thực tế, ví dụ: nghiệp vụ mua vật tư, từ khi lập
kế hoạch, phê duyệt, thực hiện, thủ tục kiểm tra chất lượng hàng nhập kho, bảoquản và xuất dùng
Tổng hợp kết quả của bốn phương pháp trên sẽ cho phép KTV sự hiều biếtđầy đủ về MTKS nội bộ của đơn vị được kiểm toán
Hệ thống kế toán: Thực hiện nghiêm túc công tác kế toán đó chính là một
trong những điều kiện phát huy được tác dụng tự kiểm tra của kế toán Nghiên cứu
Trang 8hệ thống kế toán cần xem xét việc chấp hành quy định của Nhà nước ở các nộidung: chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, sổ kế toán, báo cáo kế toán và quá trìnhkiểm tra kế toán Tương tự như phương pháp để nhận biết môi trường kiểm soát.Tuỳ điều kiện cụ thể KTV có thể sử dụng một số hoặc tất cả phương pháp đã nêu ởtrên để xem xết, xác định:(1)các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu của đơn vị; (2)các nghiệp
vụ về kinh tế này được bắt đầu như thế nào;(3)hiện được ghi vào những sổ sách kếtoán nào và bản chất của chúng là gì; (4)các nghiệp vụ kinh tế được xử lý như thếnào từ khi bắt đầu cho đến khi hoàn thành; (5) quá trình lập các báo cáo của kế toán.Thông thường việc nghiên cứu này được thực hiện bằng cách theo dõi một sốnghiệp vụ kinh tế chủ yếu xuyên suốt hoạt động của đơn vị Bằng chứng thu thậpđược từ việc tìm hiểu nghiên cứu tài liệu sẽ có độ tin cậy cao
Hoạt động kiểm soát: Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để
đảm bảo những hoạt động cần thiết sẽ được thiết lập và thực hiện nhằm đạt đựơccác kế hoạch, mục tiêu đã đề ra Có ba loại hoạt động kiểm soát cơ bản sau:(1)Sựcách ly thích hợp về trách nhiệm, (2)sự phân chia quyền lực đúng dắn trong quản lý
và hoạt động, (3)bảo quản tài sản tài liệu, sổ sách và giữ bí mật các thông tin
Sự cách ly thích hợp về trách nhiệm (trước đây ta thường gọi là bất năngkiêm nhiệm) là việc phân chia nhiệm vụ đảm bảo tách rời việc thực hiện nhữngcông việc mà nếu cùng một người làm dễ xảy ra những sai sót và gian lận vì mưulợi cá nhân
+ Cách ly việc bảo quản tài sản với kế toán, như thủ quỹ phải tách rời kếtoán thanh toán
+ Cách ly quyền phê chuẩn các nghiệp vụ với việc bảo quản tài sản có liênquan Ví dụ kế toán trưởng phải tách rời việc giữ kho hàng hoá
+ Cách ly trách nhiệm điều hành với trách nhiệm ghi sổ như: quá trình ghi sổtại các phân xưởng thường giao cho một bộ phận riêng biệt thuộc quyền kế toántrưởng
Trang 9- Sự phân chia quyền lực đúng đắn trong quản lý và hoạt động: Hoạt độngkiểm soát chỉ có nề nếp khi quyền phê chuẩn các nghiệp cụ kinh tế phải được quyđịnh rõ ràng Ví dụ: việc bán hàng phải có bảng giá cố định được niêm yết, quyđịnh giới hạn đối với nợ của khách hàng
- Bảo quản tài sản, tài liệu sổ sách và giữ bí mật các thông tin
Bảo vệ và quản lý tài sản, tài liệu sổ sách sẽ giữ bí mật các thông tin lànhững nội dung quan trọng của công việc kiểm soát Một hệ thống kiểm soát tốtphải có các nội dung, biện pháp cụ thể để bảo vệ an toàn, quản lý khoa học tài sản
và những ghi chép, như nơi cất trữ an toàn, quy chế về sử dụng
Giám sát độc lập hoạt động kiểm soát: Là sự xem xét lại cẩn thận và liên tục
hoặc theo giai đoạn ba nội dung trên của hệ thống KSNB Để hoạt động này cóhiệu quả đòi hỏi nó phải độc lập với các hoạt động kiểm soát Nhu cầu giám sátnày phát sinh do cơ cấu kiểm soát nội bộ có khuynh hướng thay đổi qua thời gian,nhân viên có khả năng quên hoặc vô ý không tuân theo các thủ tục kiểm soát, hoặctrở nên cẩu thả và gian lận trừ khi có người giám sát đánh giá việc thực hiện của
họ Việc giám sát độc lâp hoạt động đảm bảo công việc kiểm soát đang được tiếnhành theo đúng quy định và có mục đích; có thể hạn chế được rủi ro và thay đổi bổsung kịp thời những khiếm khuyết của hệ thống KSNB thích hợp với sự thay đổihọat động của đơn vị theo điều kiện cụ thể Đối với những công ty lớn hoạt độnggiám sát do phòng kiểm toán nội bộ thực hiện Việc nhận biết hoạt động kiểm soát
và giám sát độc lập hoạt động kiểm soát có thể sử dụng các phương pháp nhận biếtMTKS đã trình bày ở trên
Khi đã có được sự hiểu biết về hệ thống KSNB của đơn vị từ các bằngchứng thu thập được.KTV tiến hành đánh giá những mặt mạnh, yếu kém, hiệu quảhoạt động và độ tin cậy của hệ thống KSNB Những yếu kém được nhận ra chính
là sự thiếu hụt hoạt động kiểm soát phù hợp mà có thể dẫn tới sai lệch thông tin cóliên quan trọng báo cáo tài chính Có bốn bước tiếp cận có thể sử dụng để nhận
Trang 10thức được những yếu kém quan trọng.(1)KTV trước tiên cần phải biết những hìnhthức kiểm soát nào đang tồn tại; (2) những hoạt động kiểm soát mấu chốt thiếu hụt;
(3)hậu quả có thể đem lại do thiếu hoạt động kiểm soát quan trọng, mức độ quantrọng của yếu kém;(4) xem xét liệu có các biện pháp bổ sung để bù lại sự yếu kém.Khi nhận ra được yếu kém của kiểm soát có thể đánh giá rủi ro kiểm tra ở các mức
độ thấp, trung bình, hoặc cao cho từng nội dung kiểm toán Từ đó có thể xác địnhtrọng yếu kiểm toán, là nơi rủi ro kiểm soát được đánh gía là cao và các sai sót,gian lận có nhiều khả năng xảy ra
Việc nghiên cứu hệ thống KSNB thực hiện tuỳ thuộc vào quy mô của đơn vịđược kiểm toán Đối với những đơn vị nhỏ, việc thiêt lập một hệ thống KSNB đầy
đủ là tốn kém và không hiệu quả Do vậy KTV chỉ nên nhận biết một số nội dungcủa hệ thống KSNB đủ để xác định báo cáo tài chính có thể kiểm toán được haykhông Việc thực hiện kiểm toán trên phải dựa cơ sở đánh giá đầy đủ mức độ rủi rokiểm soát Mặt khác, tuỳ vào nội dung và loại hình kiểm toán mà nghiên cứu hệthống KSNB ở một mức độ và phương pháp phù hợp Không nhất thiết phải dùng
cả bốn phương pháp cho mọi trường hợp Tuy nhiên, đánh giá hệ thống KSNBphải được thực hiện cả trong giai đoạn khảo sát và tiến hành kiểm toán
Nghiên cứu đầy đủ hệ thống KSNB của đơn vị được kiểm toán để phục vụcho việc xây dựng kế hoạch kiểm toán phù hợp là vấn đề rất khó; song để có mộtbáo cáo khảo sát và kết quả kiểm toán đảm bảo chất lượng nhất thiết phải thực hiệntốt công việc này, qua đó mới có thể giúp đơn vị được kiểm toán hoàn thiện côngtác quản lý và nâng cao hiệu quả trong các hoạt động kinh tế
1.3 Hệ thống kiểm soát nội bộ trong NHTM ở Việt Nam.
1.3.1.Khái quát về NHTM.
Ngân hàng là một trong những ngân hàng tổ chức tài chính quan trọng nhấtcủa nền kinh tế Ngân hàng là người cho vay chủ yếu đối với hàng triệu hộ tiêu
Trang 11Chức năng uỷ thác Chức năng tín dụng
Chức năng bảo hiểm Chức năng lập kế hoạch đầu tư
dùng ( cá nhân, hộ gia đình) và vói hầu hết các cơ quan chính quyền điạ phương( thành phố, tỉnh ).Hơn nữa, đối với các doanh nghiệp nhỏ ở địa phương, từ ngườibán rau quả cho tới người kinh doanh ô tô, ngân hàng là tổ chức cung cấp tín dụng
cơ bản phục vụ cho việc mua hàng hoá dự trữ hoặc mua ô tô trưng bày Khi doanhnghiệp và người tiêu dùng phải thanh toán cho các khoản mua hàng hoá và dịch vụ
họ thường dùng phải thanh toán cho các khoản mua hàng hoá và dịch vụ họ thường
sử dụng séc, thẻ tín dụng hay tài khoản điện tử Và khi cần thông tin tài chính haycần lập kế hoạch tài chính, họ thường tìm đến ngân hàng để nhận được lời tư vấn
Trên toàn thế giới, ngân hàng là loại hình tổ chức trung gian tài chính cungcấp các khoản tín dụng trả góp cho người tiêu dùng với quy mô lớn nhất Trongmọi thời kỳ, ngân hàng là một trong những thành viên qua trọng nhất trên thịtrường tín phiếu và trái phiếu do chính quyền địa phương phát hành để tài trợ chocác công trình công cộng, từ những hội trường, sân bóng đá cho đến sân bay vàđường cao tốc Ngân hàng cũng là một trọng tổ chức tài chính cung cấp vốn lưuđộng quan trọng nhất cho các doanh nghiệp và trong những năm gần đây, ngânhàng đã tăng cường mở rộng cho vay dài hạn đổi mới hay mua sắm máy móc thiết
bị mới Với tất cả những lí do đó và hơn thế nữa, ngân hàng là một trong những tổchức trung gian tài chính quan trọng nhất của xã hội
Ngân hàng là loại hình tổ chức tài chính cung cấp một danh mục các dịch vụtài chính đa dạng nhất- đặc biệt là tín dụng, tiết kiệm và dịch vụ thanh toán- vàthực hiện nhiều chức năng tài chính nhất so với bất kỳ một tài chính kinh doanhnào trong nền kinh tế
1.3.2.Vai trò và chức năng cơ bản của ngân hàng.
Sơ đồ : Những chức năng cơ bản của ngân hàng đa năng ngày nay
Trang 12Chức năng môi giới
Chức năng ngân hàng đầu tư và bảo lãnh
Ngân hàng hiện đại
Chức năng quản lý tiền mặt
Chức năng thanh toán
Chức năng tiết kiệm
*) Vai trò của ngân hàng trong nền kinh tế.
Trong khi nhiều người tin rằng các ngân hàng chỉ đóng một vai trò rất nhỏtrong nền kinh tế – nhận tiền gửi và cho vay- thì trên thực tế hiện đã phải thựchiện nhiều vai trò mới để có thực hiện để duy trì khả năng cạnh tranh và đáp ứngnhu cầu của xã hội các ngân hàng ngày nay có những vai trò cơ bản sau:
Vai trò trung gian: chuyển các khoản tiết kiệm, chủ yếu từ hộ gia đình, cácthành phần khác để đầu tư vào nhà cửa, thiết bị và các tài sản khác
Vai trò thanh toán: thay mặt khách hàng thực hiện thanh toán cho việc muahàng hoá, dịch vụ ( như bằng cách phát hành và bù trừ séc, cung cấp mạng lướithanh toán điện tử , kết nối các quĩ và phân phối tiền giấy)
Vai trò người bảo lãnh: Cam kết trả nợ cho khách hàng khi khách hàng mấtkhả năng thanh toán ( chẳng hạn như phát hành thư tín dụng)
Vai trò đại lý: thay mặt khách hàng quản lý và bảo vệ tài sản của họ, pháthành hoặc chuộc lại chứng khoán( thường được thực hiện tại phòng uỷ thác)
Vai trò thực hiện chính sách: thực hiện chính sách kinh tế của chính phủ,góp phần điều tiết sự tăng trưởng kinh tế và theo đuổi các mục tiêu xã hội
Trang 131.3.3 Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ tại các ngân hàng thương mại Việt Nam.
Ngân hàng thương mại và những trung gian tài chính, nói chung cũng giốngnhư những doanh nghiệp khác trong nền kinh tế thị trường: chúng đều được tổchức ra để kinh doanh kiếm lợi cho mình và cho chủ nợ Để hoạt động kinh doanhcác ngân hàng thương mại phải có vốn và phải bảo toàn, phát triển vốn của mình.Trong tổng số nguồn vốn của các ngân hàng thương mại , nguồn vốn huy độngchiếm một tỷ trọng lớn, xu hướng hoạt động luôn được mở rộng theo nhiềuhướng : huy động vốn tăng để mở rộng cho vay và đầu tư
Khác với các doanh nghiệp bình thường, ngân hàng thương mại là một loạihình doanh nghiệp đặc biệt, hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực tiền tệ tín dụngthanh toán, liên quan đến toàn bộ nền kinh tế Tuy hoạt động ngân hàng hiện nay,bao gồm nhiều loại nguồn vốn nhưng tựu trung lại đây là loại hình kinh doanh tiền
tệ, tín dụng của một hệ thống trung gian, tài chính đặc biệt quan trọng trong nềnkinh tế, dựa trên cơ sở thu hút tiền của khách hàng (dưới hình thức nhận tiền gửi,huy động bằng trái phiếu, kỳ phiếu, và đi vay ), với trách nhiệm hoàn trả và sửdụng số tiền đó để cho vay, đầu tư và các nguồn vốn thanh toán như vậy ngânhàng thương mại tiến hành các hoạt động nghiệp vụ của mình thông qua việc, sửdụng không chỉ bằng nguồn vốn tự có mà chủ yếu bằng nguồn vốn huy động vủakhách hàng Nếu ngân hàng thương mại không thu hồi được số nợ vay mà họ đãcho vay ra, thì không những họ bị mất nguồn vốn tự có của bản thân, mà còn cónguy cơ không thể hoàn trả được số tiền đã huy động của khách hàng Trong hoạtđộng ngân hàng thương mại tổn thất trong kinh doanh là một tất yếu, khó tránhkhỏi Việc đảm bảo an toàn vốn tiền gửi của khách hàng và đảm bảo an toàn vốnđầu tư không những được các nhà kinh doanh tiền tệ quan tâm đặc biệt mà còn làmối quan tâm của toàn xã hội Vì vậy, yêu cầu đầu tiên đặt ra nhằm đảm bảo hoạtđộng bình thường là ngân hàng thương mại phải thường xuyên thu hồi được số
Trang 14vốn đã cho vay, để duy trì khả năng hoàn trả số tiền đã huy động của khách hàng
và bảo toàn nguồn vốn tự có của bản thân Sự an toàn vững chắc trong kinh doanhcủa ngân hàng thương mại có thể được hiểu là sự đảm bảo an toàn về mặt quyềnlợi của người gửi tiền cũng như đối với chính bản thân ngân hàng
Ngân hàng Thương mại thường dành riêng một lượng tiền lớn và nhữngchứng từ có giá để đảm bảo khả năng thanh toán Lượng tiền này vừa được dùnglàm dự trữ, vừa được dùng để điều chuyển, thanh toán Phần lớn tài sản của Ngânhàng là tiền mặt và các giấy tờ có thể giao dịch được Do tính chất của tài sản nắmgiữ, mà một Ngân hàng rất dễ bị tổn thương khi có gian lận và sai sót Đặc biệt làtính chất chuyển đổi cao của tiền mặt, séc và các chứng từ có giá khác do nhânviên Ngân hàng quản lý… nên các Ngân hàng thương mại cần có các quy trìnhhoạt động rõ ràng, phân cấp quản lý và điều hành cụ thể, xác định rõ trách nhiệmcủa từng cá nhân và phải xây dựng một cơ cấu kiểm soát nội bộ thích hợp, đủmạnh để vừa đảm bảo cho các hoạt động có hiệu quả, vừa tránh gian lận, tham ô,lợi dụng
Ngân hàng Thương mại thường tham gia vào các giao dịch lớn, với số lượngtiền tệ rất lớn nên cần sử dụng phương pháp xử lý dữ liệu trên mạng máy vi tính
Sự phát triển của hệ thống xử lý dữ liệu điện tử, trên thực tế đã nâng cao rất nhiềunăng lực kiểm soát của ngân hàng nhưng điều này đang làm nảy sinh nhiều loại rủi
ro khác xuất phát từ lỗi của máy tính và gian lận máy tính gây nên Từ đó đặt rayêu cầu phải có một hệ thống kế toán tốt và tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ chặtchẽ, với đội ngũ cán bộ tinh thông nghề nghiệp để hạn chế mức tối đa những rủi ro
có thể xảy ra
Các Ngân hàng Thương mại thường tổ chức hoạt động kinh doanh với mộtmạng lưới các Chi nhánh, các phòng giao dịch trải rộng theo các khu vực hànhchính Vì vậy, việc phân cấp quản lý, điều hành kinh doanh, chi tiêu tài chính…làđiều tất yếu; nhưng cũng khó tránh khỏi tình trạng vượt quyền, sự tác động của
Trang 15chính quyền địa phương trong hoạt động kinh doanh, sự phân tán về hoạt độnghạch toán kế toán, hoạt động kiểm tra, kiểm soát , từ đó dẫn đến khó khăn trongviệc duy trì tính đồng bộ, tính thống nhất của các hoạt động nghiệp vụ…
Những hoạt động ngoài bảng cân đối tài chính cũng là vấn đề đáng quantâm Một Ngân hàng Thương mại có thể nhận được các giao ước mà không có việcchuyển tiền, chuyển hàng nào Ngân hàng chịu trách nhiệm lưu trữ, bảo quảnnhững giấy tờ có liên quan đến các hoạt động này; tuy nhiên, ngân hàng hoạt độngnhư một đại lý hay người được uỷ thác, nên các hoạt động này không được nêutrong báo cáo tài chính của Ngân hàng, trừ những khoản thu nhập và chi phí xuấtphát từ các hoạt động này Những khoản này có thể được hạch toán vào sổ sách vàcũng có thể không Trong khi các hoạt động này thường dẫn đến việc thanh toánphí cho ngân hàng, phải được tính toán và ghi sổ
Từ những đặc thù đã nêu trên trong hoạt động kinh doanh của Ngân hàngThương mại Muốn uốn nắn và phát hiện sai sót kịp thời nhằm nâng cao chất lượngkinh doanh ngân hàng, ngoài các biện pháp thanh tra, kiểm tra, giám sát của các cơquan quản lý nhà nước trước hết đòi hỏi ngân hàng thương mại phải có nhữngbiện pháp hữu hiệu, mà biện pháp quan trọng nhất là ngân hàng thương mại phải
thiết lập được hệ thống kiểm soát nội bộ
1.3.4 Hệ thống kiểm soát nội bộ của Ngân hàng Thương mại.
Là một Ngân hàng nên HTKSNB và các thủ tục kiểm soát tương đối chặt chẽ hơncác doanh nghiệp khác Cụ thể:
- Tổ chức hệ thống kiểm soát thành nhiều cấp: Ban Kiểm soát thuộc ĐạiHội đồng cổ đông, Phòng Kiểm soát trực thuộc Tổng Giám đốc
- Cán bộ kiểm soát nội bộ được tổ chức theo ngành dọc( mỗi chi nhánh có
từ 1 đến 2 người kiểm soát làm việc tại Chi nhánh nhưng là người đại diện của Trụ
sở chính thực hiện nhiệm vụ kiểm soát thường xuyên tại mỗi chi nhánh)
Trang 16- Mỗi bộ phận đều có hoạt động kiểm soát của mình, ví dụ như Phòng tíndụng.
* Cơ cấu tổ chức KSNB.
a Phòng KSNB :
+ Thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn chung của Tổ chức KSNB:
- Trực tiếp phối hợp với Ban kiểm soát tiến hành kiểm tra công tác quản lý,điều hành, chấp hành…
- Giám sát việc chấp hành các quyết định của NHNN để đảm bảo an toàntrong hoạt động kinh doanh
- Kiểm tra tính phù hợp, hiệu lực và hiệu qủa của hệ thống kiểm tra, KSNBtrong mọi lĩnh vực của ABC, rà soát hệ thống các quy định an toàn trong kinhdoanh, phát hiện, xử lý và kiến nghị bổ xung, sửa đổi các sơ hở, bất hợp lý, các viphạm trong quá trình quản lý và hoạt động của ABC
- Kiểm tra xác nhận chất lượng, độ tin cậy của HTTT, số liệu và tài liệu củacác BCTC… và các báo cáo phục vụ công tác quản lý, phòng ngừa rủi ro
- Kiểm tra tuân thủ các nguyên tắc tổ chức và hoạt động chế độ chính sáchluật pháp và Nghị quyết của Đại hội cổ đông, HĐQT, các quy chế, quyết định củaABC
- Đánh giá mức độ đảm bảo an toàn và kiến nghị các biện pháp nâng caokhả năng đảm bảo an toàn trong hoạt động kinh doanh, phân tích nguyên nhân và
dự báo rủi ro trong hoạt động quản lý và kinh doanh
- Tham gia xây dựng kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tài chính và các quyếtđịnh khác
- Phối hợp với các cơ quan pháp luật trong việc phòng chống, chống viphạm pháp luật và những quy định tại ABC
- Là đầu mối làm việc với các đoàn thanh tra của NHNN các đoàn kiểm trahoặc kiểm toán
Trang 17- Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo theo chức năng nhiệm vụ của hệthống KTNB theo quy định của NHNN và ABC.
+ Dự thảo trình TGĐ phê duyệt và triển khai thực hiện các chế độ, chínhsách, quy chế, quy định, quyết định trong lĩnh vực kiểm tra, KTNB
Xây dựng chương trình, và trình TGĐ phê duyệt và thực hiện triển khaichương trình kế hoạch kiểm tra, KTNB, xử lý rủi ro và giải quyết khiếu tố trong hệthống ABC, phối hợp với trung tâm công nghệ thông Tin học ABC theo dõi, quản
lý hệ thống thông tin rủi ro
+ Tổ chức kiểm tra, kiểm toán định kỳ hoặc đột xuất và báo cáo kết quảkiểm tra
+ Tham mưu giải quyết khiếu nại, tố cáo…
+ Kiến nghị với HĐQT hoặc TGĐ đình chỉ thực hiẹn, huỷ bỏ hoặc bãi bỏcác văn bản hoặc việc làm sai phạm của các chi nhánh, phòng, ban ABC
+ Đào tạo, hướng dẫn và quản lý nhân viên kiểm tra, KTNB, quản lý rủi ro.+ Đề xuất lẫn kiến nghị về công tác đào tạo, tổ chức nhân sự, chính sách chế
độ và các nội dung khác có liên quan đến công tác KSNB
+ Thực hiện nhiệm vụ khác khi HĐQT, BKS hoặc TGĐ giao
b Phòng KSNB chi nhánh.
- Nhiệm vụ:
+ Thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn chung của Tổ chức KSNB( như trênđây)
+ Chịu sự chỉ đạo về nghiệp vụ của Phòng KSNB ABC
+ Xây dựng và trình Giám đốc duyệt và triển khai thực hiện chương trình,
kế hoặch kiểm tra, KTNB và xử lý rủi ro tại chi nhánh
+ Tổ chức kiểm tra, kiểm toán định kỳ hoặc đột xuất và báo cáo kết quả vớiGĐCN và Phòng KSNB ABC
Trang 18+Theo dõi và trợ giúp GĐCN giải quyết các khiếu nại, tố cáo đối với chinhánh.
+ Thực hiện nhiệm vụ khác khi được Trưởng phòng KSNB ABC hoặcGĐCN giao
Khi có các tài liệu hoặc văn bản mới, bộ phận văn thư sẽ phân loại và trìnhbày cho các lãnh đạo có liên quan( Tổng Giám đốc và Phó Tổng Giám đốc) sau đócác văn bản này được chuyển cho bộ phận liên quan đến thực hiện Tuỳ theo mức
độ quan trọng và áp dụng rộng rãi của văn bản này mà TGĐ/PTGĐ sẽ giao cho bộphận liên quan để soạn thảo văn bản hướng dẫn Việc kiểm tra thực hiện áp dụngcác văn bản này sẽ do phòng KSNB và có thể phối hợp cùng với phòng ban khácthực hiện
Đó là HTKSNB và hoạt động của Ban Kiểm soát nhằm mục tiêu tham mưu,giúp việc cho TGĐ, Giám đốc chi nhánh, xử lý rủi ro và giải quyết các khiếu nại,
tố cáo trong hệ thống
Hệ thống ABC được cấu trúc như sau:
Chi nhánh cấp 1
Sở giao
dịch
Chi nhánh cấp 2
Chi nhánh cấp 3
Văn phòng đại diện
Phòng
Phòng tổng hợp
