1. Trang chủ
  2. » Giáo Dục - Đào Tạo

Nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại phòng nội vụ quận hoàng mai hà nội

80 54 0

Đang tải... (xem toàn văn)

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

THÔNG TIN TÀI LIỆU

Thông tin cơ bản

Định dạng
Số trang 80
Dung lượng 1,27 MB

Các công cụ chuyển đổi và chỉnh sửa cho tài liệu này

Nội dung

- Khóa luận “Nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Văn phòng Sở Kếhoạch và Đầu tư tỉnh Phú Thọ”, Nguyễn Thị Lan, Khoa Quản trị văn phòngTrường Đại học Nội vụ Hà Nội, năm 2016;- Khóa luậ

Trang 1

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI PHÒNG NỘI VỤ QUẬN HOÀNG MAI - HÀ NỘI

Khóa luận tốt nghiệp ngành

: 1405LTHB030: 2014-2018: ĐH LTH 14B

Trang 2

HÀ NỘI - 2018 MỤC LỤC

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT 7

MỞ ĐẦU 8

1.Lý do chọn đề tài 8

2.Lịch sử nghiên cứu vấn đề 9

3.Mục đích nghiên cứu 10

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 11

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 11

6 Phương pháp nghiên cứu 11

7 Kết cấu của đề tài 12

Chương 1 13

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 13

1.1.Một số khái niệm 13

1.1.1.Khái niệm công tác văn thư 13

1.1.2.Khái niệm văn bản 13

1.1.3 Khái niệm văn bản đi, văn bản đến 14

1.1.4 Khái niệm con dấu 14

1.1.5 Khái niệm hồ sơ và lập hồ sơ 14

1.2.Nội dung của công tác văn thư 15

1.3 Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư 16

1.3.1 Vị trí 16

1.3.2 Ý nghĩa 16

1.3.Yêu cầu của công tác văn thư 19

1.4.Trách nhiệm thực hiện công tác văn thư 20

Chương 2 25

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ 25

Trang 3

TẠI PHÒNG NỘI VỤ QUẬN HOÀNG MAI – HÀ NỘI 25

2.1 Giới thiệu vài nét về Phòng Nội vụ quận Hoàng Mai – Hà Nội 25

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 25

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 26

2.1.3 Cơ cấu tổ chức 31

(Phụ lục 1) 31

2.2 Thực trạng công tác văn thư tại Phòng Nội vụ quận Hoàng Mai 32

– Hà Nội 32

2.2.1 Tình hình tổ chức công tác văn thư 32

2.2.2 Hoạt động quản lý về công tác văn thư 33

2.2.2.1 Xây dựng, ban hành, triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn về công tác văn thư 33

2.2.2.2 Ứng dụng khoa học công nghệ trong công tác văn thư 33

2.2.2.3 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn thư 34

2.2.2.4 Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư 34

2.2.2.5 Cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư 35

2.2.3 Hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư 35

2.2.3.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 35

2.2.3.2 Quản lý và giải quyết văn bản 39

2.2.3.3 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 51

2.2.3.4 Quản lý và sử dụng con dấu 61

Chương 3 63

ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ 63

TẠI PHÒNG NỘI VỤ QUẬN HOÀNG MAI – HÀ NỘI 63

3.1 Nhận xét, đánh giá về công tác văn thư tại Phòng Nội vụ quận Hoàng Mai – Hà Nội 63

3.1.1 Ưu điểm 63

Trang 4

3.1.2 Hạn chế 64

3.1.3 Nguyên nhân của những hạn chế 65

3.2 Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Phòng Nội vụ quận Hoàng Mai – Hà Nội 66

3.2.1 Ban hành thêm những văn bản quy định, hướng dẫn thực hiện công tác văn thư 66

3.2.2 Tăng cường thanh tra, kiểm tra việc thực hiện công tác văn thư và đánh giá, xếp loại công tác văn thư hàng năm 66

3.2.3 Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, tinh thần trách nhiệm cho cán bộ văn thư lưu trữ cơ quan 67

3.2.4 Nâng cao nhận thức về vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư 68

3.2.5 Tiếp tục đầu tư cơ sở vật chất cho công tác văn thư 68

3.2.6 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư 69

3.2.7 Tổ chức khen thưởng và xử lí vi phạm về công tác văn thư 70

KẾT LUẬN 72

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 73

PHỤ LỤC 75

Trang 5

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu độc lập của tôi Các sốliệu sử dụng trong đề tài là chính xác, có nguồn gốc rõ ràng Các kết quả nghiên cứu do tôi tự tìm hiểu, phân tích một cách trung thực, khách quan và chưa từng được công bố trong bất kỳ nghiên cứu nào khác Những thông tintham khảo trong khóa luận đều đã được trích dẫn ghi nguồn đầy đủ

Sinh viên

Hoàng Mỹ Linh

Trang 6

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành khóa luận này, trước hết tôi xin gửi đến quý thầy, cô giáo trong trường lời cảm ơn chân thành nhất vì sự tâm huyết truyền đạt kiếnthức và giảng dạy nhiệt tình

Đặc biệt, tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Ths Nguyễn Thị Hồng,

người đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tôi hoàn thành khóa luận này

Bên cạnh đó, tôi xin gửi lời cảm ơn đến Phòng Nội vụ quận Hoàng Mai– Hà Nội đã cung cấp thông tin để giúp tôi nghiên cứu đề tài và để khóa luậnnày được hoàn thiện

Trong quá trình thực hiện đề tài, với những nguyên nhân khách quan vàchủ quan, chắc chắn sẽ không tránh khỏi những sai sót nhất định, tôi rất mongnhận được sự đóng góp ý kiến của quý thầy cô để đề tài này được hoàn thiện

và có giá trị cao trong thực tế

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Trang 7

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

Trang 8

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa, hội nhập quốc tế hiện naythì thông tin đóng một vai trò vô cùng quan trọng cho sự phát triển của conngười và xã hội Thông tin là một yếu tố không thể thiếu cho hoạt động quản

lý nhà nước và tài liệu chính là vật mang tin được hình thành trong hoạt độngcủa các cơ quan, tổ chức Trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức hiện nay,văn bản, tài liệu là phương tiện quan trọng và cần thiết cho hoạt động quản lý,

có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả công tác của cơ quan, tổchức Công tác văn thư đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnhđạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan, tổ chức Do đó, khicác cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác văn thư là tất yếu được hìnhthành vì đó như là "huyết mạch" trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức

Từ đây, ta có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư sẽ gópphần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thôngsuốt, nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanhchóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay Vì vậy, mỗi cơ quan, tổ chứcnhà nước đều phải có một nhận thức đúng đắn về về vị trí và vai trò của côngtác văn thư để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác vănthư đi vào nề nếp và nâng cao hiệu quả quản lý

Để đảm bảo các cơ quan, tổ chức thực hiện tốt công tác văn thư thì đòihỏi cần có một đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cao vàvững vàng Từ thực tiễn và chương trình đào tạo của Trường Đại học Nội Vụ

Hà Nội, nhà trường đã tổ chức cho sinh viên đi thực tập tại các cơ quan theonội dung lý thuyết đã học Với sự đồng ý tiếp nhận sinh viên đến thực tập củaPhòng Nội vụ quận Hoàng Mai – Hà Nội, tôi đã có điều kiện quan sát và áp

Trang 9

dụng kiến thức được học để thực hiện các hoạt động nghiệp vụ của công tácvăn thư Qua quá trình 02 tháng thực tập, tôi nhận thấy công tác văn thư tạiđây vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế do cả nguyên nhân chủ quan và điều kiện

khách quan mang lại Vì vậy, tôi đã lựa chọn đề tài “Nâng cao hiệu quả công

tác văn thư tại Phòng Nội vụ quận Hoàng Mai – Hà Nội” mong sẽ đóng góp

một phần nhỏ bé trong hoạt động nghiên cứu, tổ chức công tác văn thư tạiPhòng Nội vụ quận Hoàng Mai nói riêng và các cơ quan, tổ chức khác nóichung

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Công tác văn thư đóng một vai trò không thể thiếu cho hoạt động củacác cơ quan, tổ chức hiện nay Vì vậy mà đây là vấn đề được khá nhiều tác giảquan tâm nghiên cứu Có thể kể đến một số cuốn sách như:

- “Lý luận và phương pháp công tác văn thư”, Vương Đình Quyền, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội, năm 2011

- “Giáo trình Văn thư”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Nhà xuất bản Lao động, năm 2016

Bên cạnh đó còn có các công trình nghiên cứu đi sâu vào một số hoạt động nghiệp vụ của công tác văn thư như:

- “Soạn thảo, ban hành văn bản và công tác văn thư lưu trữ”, Triệu Văn Cường – Trần Như Nghiêm, Nhà xuất bản Văn hóa thông tin, năm 2006

- “Quản lý và giải quyết văn bản trong cơ quan, tổ chức”, Nguyễn Minh Phương, Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia, năm 2014

Không chỉ vậy, đã có rất nhiều khóa luận, bài báo về công tác văn thưnhư:

Trang 10

- Khóa luận “Nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Văn phòng Sở Kếhoạch và Đầu tư tỉnh Phú Thọ”, Nguyễn Thị Lan, Khoa Quản trị văn phòngTrường Đại học Nội vụ Hà Nội, năm 2016;

- Khóa luận “Nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Cục đầu tư nướcngoài – Bộ Kế hoạch và Đầu tư”, Nguyễn Thị Thu Hà, Khoa Văn thư lưu trữTrường Đại học Nội vụ Hà Nội, năm 2017;

- Khóa luận “Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tạiCông ty cổ phần giấy An Hòa”, Nhữ Mai Nhung, Khoa Văn thư lưu trữTrường Đại học Nội vụ Hà Nội, năm 2017;

- Bài báo của tác giả Hồng Minh “Đăng ký và quản lý văn bản đến, điqua thực tế ở một số cơ quan cấp tỉnh, huyện”, trang 168, tạp chí Văn thư lưutrữ Việt Nam số 6, tháng 12, năm 2003;

- Bài báo của tác giả Quyết Thắng “Đổi mới và nâng cao chất lượng vănthư lưu trữ - một yêu cầu cấp bách trong cải cách hành chính của nước ta”,trang 7, tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam số 6, tháng 12, năm 2008

Tuy đây là một đề tài được nhiều tác giả quan tâm, nhưng qua việc tìmhiểu, tôi nhận thấy công tác văn thư tại Phòng Nội vụ quận Hoàng Mai – HàNội vẫn chưa được tác giả nào nghiên cứu mặc dù tại đây công tác văn thưvẫn còn nhiều hạn chế, có thể nghiên cứu để đưa ra biện pháp khắc phục Vì

vậy tôi quyết định lựa chọn đề tài “Nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại

Phòng Nội vụ quận Hoàng Mai – Hà Nội” Những công trình của các tác giả

trước là những tài liệu tham khảo, gợi ý quý báu để tôi có thể hoàn thành đềtài của mình

3 Mục đích nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu lý luận về công tác văn thư, phân tích thực trạng công tác văn thư tại Phòng Nội vụ quận Hoàng Mai – Hà Nội để thấy được ưu

Trang 11

điểm, hạn chế của hoạt động quản lý và tổ chức công tác văn thư, đồng thờitìm ra nguyên nhân để khắc phục những hạn chế Từ đó đưa ra một số giảipháp nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác văn thư tại Phòng Nội vụquận Hoàng Mai – Hà Nội.

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Đề tài hướng đến giải quyết các nhiệm vụ sau:

- Làm rõ cơ sở lý luận về công tác văn thư;

- Nghiên cứu thực tiễn và đánh giá công tác văn thư tại Phòng Nội vụ quận Hoàng Mai – Hà Nội;

- Đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác văn thư tại Phòng Nội vụquận Hoàng Mai – Hà Nội Trong đó đi sâu vào các nghiệp vụ của công tácnày:

+ Soạn thảo và ban hành văn bản;

+ Quản lý và giải quyết văn bản;

+ Quản lý và sử dụng con dấu;

+ Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

- Phạm vi nghiên cứu của đề tài:

+ Phạm vi không gian: Phòng Nội vụ quận Hoàng Mai – Hà Nội

+ Phạm vi thời gian: năm 2015 – 2018

6 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện nghiên cứu tôi đã thực hiện một số phương pháp sau:+ Phương pháp quan sát để đối chiếu lý luận với thực tiễn, từ đó tìm ra

ưu điểm và hạn chế của công tác văn thư tại Phòng Nội vụ quận Hoàng Mai;

Trang 12

+ Phương pháp nghiên cứu tài liệu: từ các tài liệu tham khảo, đưa ra cơ

sở lý luận và làm căn cứ đánh giá thực tiễn công tác văn thư tại cơ quan, từnhững tài liệu thu thập được tại cơ quan, đưa ra nhận xét, đánh giá về công tácvăn thư;

+ Phương pháp phỏng vấn để khai thác thêm thông tin cho đề tài;

+ Phương pháp phân tích tổng hợp để đưa ra kết luận, giải pháp nâng caohiệu quả công tác văn thư;…

7 Kết cấu của đề tài

Ngoài phần mở đầu và kết luận, danh mục chữ viết tắt, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục thì đề tài được chia làm 3 chương:

- Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư

- Chương 2: Thực trạng công tác văn thư tại Phòng Nội vụ quận Hoàng Mai – Hà Nội

- Chương 3: Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Phòng Nội vụ quận Hoàng Mai – Hà Nội

Trang 13

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

1.1 Một số khái niệm

1.1.1. Khái niệm công tác văn thư

Thuật ngữ văn thư là từ gốc Hán, dùng để chỉ các loại văn bản, giấy tờ

“văn” có nghĩa là văn tự, “thư” có nghĩa là thư tịch Theo quan niệm của cáctriều đại phong kiến trước đây thì làm công tác văn thư tức là làm những côngviệc có liên quan đến văn tự, thư tịch Ngày nay, công tác văn thư là một thuậtngữ không còn xa lạ trong các cơ quan, tổ chức

Khoản 2, Điều 1 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chínhphủ về công tác văn thư có nêu: “Công tác văn thư bao gồm các công việc vềsoạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thànhtrong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, quản lý và sử dụng condấu trong công tác văn thư” [6, tr.2]

1.1.2. Khái niệm văn bản

Trong cuộc sống, trao đổi thông tin là một nhu cầu không thể thiếu củacon người Thông tin được truyền đạt, ghi nhận dưới nhiều hình thức khácnhau Trong đó văn bản là phương tiện phổ biến nhất Văn bản được hìnhthành trong nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội Tùy theo từng lĩnh vực màvăn bản có những nội dung và hình thức thể hiện khác nhau

Trong cuốn “Lý luận và phương pháp công tác văn thư”, Nhà xuất bảnĐại học Quốc gia Hà Nội, năm 2011, tác giả Vương Đình Quyền có nêu kháiniệm văn bản dưới góc độ văn bản học – khái niệm văn bản được hiểu theonghĩa rộng nhất: “ Văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữnhất định” [12, tr.45]

Trang 14

1.1.3. Khái niệm văn bản đi, văn bản đến

Tại Khoản 1 và Khoản 2, Điều 2, Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày22/11/2012 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu

hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan có định nghĩa:

- “Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm phápluật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản,văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành” [4, tr.1]

- “Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạmpháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, vănbản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổchức” [4, tr.1]

1.1.4 Khái niệm con dấu

Tại Khoản 1, Điều 3, Nghị định 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 củaChính phủ về quản lý và sử dụng con dấu có định nghĩa: “Con dấu là phươngtiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sửdụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhànước” [9, tr.2]

1.1.5 Khái niệm hồ sơ và lập hồ sơ

Tại Khoản 7 và Khoản 8, Điều 2, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư có định nghĩa:

- “Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề,một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chungnhư tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặcnhững đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết côngviệc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc củamột cá nhân” [6, tr.2]

Trang 15

- “Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thànhtrong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyêntắc và phương pháp nhất định” [6, tr.2].

1.2. Nội dung của công tác văn thư

Công tác văn thư gồm các nội dung sau đây:

Soạn thảo và ban hành văn

bản + Chuẩn bị soạn thảo

+ Xây dựng dự thảo văn bản

+ Trình duyệt văn bản

+ Hoàn thiện thể thức và làm thủ tục phát hành

Quản lý và giải quyết văn bản

- Quản lý và giải quyết văn bản đi

+ Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày, tháng, năm

+ Đăng ký văn bản đi

+ Nhân bản, đóng dấu

+ Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát vănbản đi

+ Lưu văn bản đi

- Quản lý và giải quyết văn bản đến

+ Tiếp nhận và kiểm tra văn bản đến

+ Phân loại, bóc bì văn bản đến

+ Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày

đến + Đăng ký văn bản đến

+ Trình và chuyển giao văn bản đến

+ Giải quyết, theo dõi và đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

- Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Quản lý và sử dụng con dấu

Trang 16

1.3 Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư

1.3.1 Vị trí

Công tác văn thư là một nội dung không thể thiếu trong hoạt động củacác cơ quan, tổ chức Các cơ quan, tổ chức dù lớn hay nhỏ khi muốn thựchiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổbiến các chủ trương, chính sách; phản ánh tình hình hoạt động; trao đổi, liên

hệ, phối hợp công tác với các cơ quan, đơn vị khác; ghi lại những sự kiện,hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày Như vậy, công tác văn thư gắnliền với hoạt động của cơ quan, tổ chức; làm tốt công tác văn thư sẽ góp phầnnâng cao hiệu quả của hoạt động quản lý nhà nước

1.3.2 Ý nghĩa

1.3.2.1 Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý

Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, hầu hết cáccông việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đối với các lĩnh vực đềugắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổchức sử dụng văn bản, gắn liền với công tác văn thư Làm tốt công tác văn thư

sẽ góp phần cung cấp đầy đủ thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý của các

cơ quan, tổ chức Thông tin càng chính xác, đầy đủ, kịp thời thì công việccàng đạt hiệu quả cao

Ví dụ: Khi cơ quan muốn ban hành kế hoạch công tác năm cần phải thuthập những thông tin như: văn bản giao chỉ tiêu kế hoạch của cơ quan cấptrên; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan; văn bản đề xuất của cơquan cấp dưới;… Nếu công tác văn thư được làm tốt sẽ cung cấp đầy đủthông tin để cơ quan có căn cứ ban hành văn bản

Trang 17

1.3.2.2 Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc; giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được nạn quan liêu giấy tờ

Công tác văn thư đảm bảo việc cung cấp thông tin cho các hoạt độngcủa cơ quan, tổ chức Vì vậy, nếu các khâu nghiệp vụ của công tác văn thưnhư soạn thảo văn bản, tiếp nhận văn bản, chuyển giao, giải quyết văn bản,…được thực hiện tốt sẽ rút ngắn thời gian thực hiện công việc, từ đó nâng caonăng suất và chất lượng công việc

Công tác văn thư cũng liên quan chặt chẽ tới việc bảo vệ bí mật củaĐảng và Nhà nước bởi vì phần lớn các bí mật của Đảng và Nhà nước đượcphản ánh qua các văn bản Trong quá trình tiến hành các khâu nghiệp vụ củacông tác văn thư, nếu thực hiện một cách chính xác, đúng quy định thì sẽ đảmbảo được an toàn tài liệu, không làm thông tin lộ ra ngoài, góp phần giữ gìn bímật của Đảng và Nhà nước

Ví dụ: Các thông tin thuộc bí mật quốc gia như chiến lược phòng thủđất nước, phương án tác chiến của các quân, binh chủng, tình hình quân lực,

… hầu hết được phản ánh trong các tài liệu, văn bản thuộc Bộ Quốc phòng.Công tác văn thư phải được thực hiện đảm bảo yêu cầu bí mật, tuân thủnguyên tắc thì sẽ đảm bảo an toàn, giữ gìn thông tin trong các văn bản, tài liệunày

Không chỉ vậy, công tác văn thư nếu được làm tốt còn góp phần làmgiảm nạn quan liêu giấy tờ Nếu cơ quan, tổ chức chú trọng đến việc xâydựng, ban hành văn bản phù hợp với thực tiễn, có khả năng thực thi; thực hiệnquy trình tiếp nhận và xử lý văn bản một cách hợp lí; tiến hành in ấn, saochụp văn bản trên tinh thần tiết kiệm sẽ hạn chế được nạn quan liêu giấy tờ

Trang 18

1.3.2.3 Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân

Trong cơ quan, tổ chức, văn bản, tài liệu được hình thành sẽ mang nộidung phản ánh về các hoạt động của cơ quan, tổ chức ấy cũng như các cánhân làm việc tại đây Chính vì vậy, những văn bản này sẽ phản ánh trungthực hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân Khi cần thiết, nó sẽ là bằngchứng pháp lý chứng minh một cách chân thực

Ví dụ: Khi Thanh tra quận Hoàng Mai thực hiện công tác thanh tra,kiểm tra các cơ quan, đơn vị trực thuộc Quận về việc thực hiện chính sách,pháp luật và nhiệm vụ, quyền hạn được giao thì Thanh tra quận sẽ dựa vàocác văn bản, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, đơn vị ấy đểđánh giá Khi đó, các văn bản, tài liệu này sẽ là bằng chứng để chứng minh cơquan, đơn vị có thực hiện đúng theo chính sách, pháp luật, đúng với nhiệm

vụ, quyền hạn được giao hay không Từ đó mà Thanh tra quận sẽ có hình thứckhen thưởng, xử phạt hợp lí

1.3.2.4 Làm tốt công tác văn thư sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ

Công tác văn thư và công tác lưu trữ có mối quan hệ mật thiết với nhau.Tài liệu được sản sinh trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, sau khi đã giảiquyết xong, nếu có giá trị nghiên cứu, sử dụng sẽ được lập hồ sơ và giao nộpvào lưu trữ cơ quan Nếu ở giai đoạn văn thư, các văn bản được soạn thảo,ban hành đúng quy định về thể thức và nội dung sẽ đảm bảo chất lượng củatài liệu lưu trữ Không chỉ vậy, việc lập hồ sơ càng đầy đủ, chính xác; giaonộp hồ sơ càng nhanh chóng, đúng thời hạn thì các hoạt động nghiệp vụ củacông tác lưu trữ được thực hiện càng hiệu quả, thuận lợi hơn

Ví dụ: Nếu trong giai đoạn văn thư, văn bản, tài liệu được lập hồ sơđúng quy định và giao nộp hồ sơ, tài liệu đúng thời hạn sẽ tạo điều kiện để

Trang 19

sớm đưa tài liệu vào phục vụ yêu cầu nghiên cứu, sử dụng Bên cạnh đó, cán

bộ lưu trữ sẽ không cần phải thực hiện các công việc thuộc nhiệm vụ của cán

bộ văn thư, từ đó giúp tiết kiệm thời gian, công sức, nâng cao hiệu quả côngviệc

1.3. Yêu cầu của công tác văn thư

1.3.1. Nhanh chóng

Công tác văn thư gắn liền với mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức Vìvậy các khâu soạn thảo văn bản, quản lý và giải quyết văn bản, lập hồ sơ vànộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cần được đảm bảo yêu cầu nhanh chóng Các nộidung này được thực hiện nhanh chóng sẽ góp phần giải quyết công việc hiệuquả hơn, nâng cao năng suất công việc, tiết kiệm thời gian, công sức hay tiềnbạc

1.3.2. Chính xác

Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động của cơ quan, tổchức Vì vậy thông tin phải chính xác thì hoạt động mới đạt hiệu quả cao.Công tác văn thư cần phải chính xác ở cả ba mặt: nội dung, thể thức và kỹthuật nghiệp vụ

- Về mặt nội dung: nội dung văn bản phải chính xác về mặt pháp lý, phùhợp với Hiến pháp, pháp luật, các văn bản do cơ quan cấp trên quy định vàkhông được trái với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan ban hànhvăn bản Các dẫn chứng, số liệu trong văn bản phải chính xác, đúng với thực

tế, không thêm bớt, bịa đặt

- Về mặt thể thức: văn bản phải trình bày theo đúng quy định của Nhà nước, đầy đủ các yếu tố thể thức do Nhà nước quy định

- Về mặt kỹ thuật nghiệp vụ: phải tuân thủ đúng quy định của nhà nước

và quy chế của cơ quan về công tác văn thư Việc soạn thảo văn bản, đăng ký

Trang 20

văn bản, chuyển giao văn bản, lập hồ sơ, đóng dấu,… phải chính xác, đúngquy định.

1.3.4 Hiện đại

Việc thực hiện công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phươngtiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại Hiện đại hóa công tác văn thư là mộttrong những tiền đề nhằm nâng cao năng suất, chất lượng công tác và ngàycàng trở thành nhu cầu cấp bách của mỗi các cơ quan, tổ chức Công tác vănthư cần phải hiện đại mới phù hợp được với sự phát triển không ngừng củakhoa học công nghệ hiện nay Để hiện đại hóa công tác văn thư, cần áp dụngcác tiến bộ khoa học công nghệ vào các hoạt động nghiệp vụ, cán bộ làmcông tác văn thư cần trang bị những kiến thức chuyên môn, nâng cao trình độtin học để có thể sử dụng các trang thiết bị văn phòng hiện đại

1.4. Trách nhiệm thực hiện công tác văn thư

1.4.1. Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan

- Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm giải quyết kịp thời và chính xác các văn bản đến của cơ quan

- Thủ trưởng cơ quan có thể giao cho cán bộ cấp dưới giải quyết nhữngvăn bản cần thiết nhưng vẫn phải chịu trách nhiệm chung về việc giải quyếtnhững văn bản đó

Trang 21

- Thủ trưởng cơ quan phải ký những văn bản quan trọng của cơ quantheo quy định của Nhà nước Thủ trưởng cơ quan có thể giao cho cấp phó củamình ký thay những vă bản mà theo quy định thì mình phải ký và những vănbản thuộc phạm vi lĩnh vực công tác đã giao cho cấp phó phụ trách hoặc giaocho Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính của cơ quan ký thừalệnh những văn bản có nội dung không quan trọng

- Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm xem xét và cho ý kiến về việc phânphối, giải quyết văn bản đến của cơ quan, tham gia vào việc soạn thảo vănbản, kiểm tra việc chấp hành các chê độ quy định về công tác văn thư ở các

cơ quan cấp dưới, các đơn vị trực thuộc

1.4.2 Trách nhiệm của Chánh văn phòng

- Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân và báo cáo Thủ trưởng cơ quan về những công việc quan trọng

- Ký thừa lệnh thủ trưởng cơ quan một số văn bản được Thủ trưởng giao

và ký văn bản do Văn phòng trực tiếp ban hành

- Tham gia xây dựng văn bản theo cầu của Thủ trưởng cơ aun

- Xem xét về mặt thủ tục, thể thức đối với tất cả các văn bản trước khi kýgửi đi

- Tổ chức việc đánh máy văn bản đi

- Trong những điều kiện cụ thể, có thể được thủ trưởng giao làm một số việc thuộc nhiệm vụ của văn thư chuyên trách

- Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính có thể giao cho cấpphó hoặc cấp dưới của mình thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm viquyền hạn của mình

1.4.3 Trách nhiệm của Thủ trưởng đơn vị

- Tổ chức giải quyết văn bản đến thuộc phạm vi đơn vị

- Tổ chức soạn thảo văn bản trong phạm vi đơn vị

Trang 22

- Tổ chức lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào phòng lưu trữ cơ quan trong phạm

vi đơn vị

- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Thủ trưởng cơ quan giao

1.4.4 Trách nhiệm của cán bộ công chức, viên chức

- Giải quyết kịp thời những văn bản đến theo yêu cầu Thủ trưởng

- Thảo các văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của mình

- Lập hồ sơ công việc mình làm việc và nộp hồ sơ vào lưu trữ theo quy định của cơ quan

- Bảo đảm giữ gìn bí mật, an toàn văn bản

1.4.5 Trách nhiệm của cán bộ văn thư

- Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản

đến + Nhận văn bản đến

+ Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến

+ Trình văn bản đến

+ Đăng ký văn bản đến

+ Chuyển giao văn bản đến

+ Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) theo dõi

thời hạn giải quyết văn bản đến

- Đối với việc quản lý văn bản đi

+ Xem lại thể thức văn bản, ghi số, ngày tháng, đóng dấu văn bản đi.+ Viết bì và làm thủ tục phát hành văn bản đi

+ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ khai thác, sử dụng văn bản lưu

+ Quản lý và cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường

+ Lập và bảo quản sổ đăng ký văn bản đi, sổ đăng ký văn bản đến, sổchuyển giao văn bản

- Đối với việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành

+ Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) xây dựng danh

Trang 23

mục hồ sơ và hướng dẫn việc lập hồ sơ theo danh mục.

+ Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) kiểm tra, đônđốc việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành

+ Hoàn chỉnh và nộp lưu hồ sơ văn bản đi vào lưu trữ hiện hành

- Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu

+ Bảo đảm bảo quản an toàn con dấu của cơ quan

+ Trực tiếp đóng dấu vào văn bản đi và các văn bản, giấy tờ khác củacác cơ quan, tổ chức

Ngoài những nhiệm vụ chính nói trên, tuỳ theo năng lực và yêu cầu cụ thể của các cơ quan, tổ chức mà văn thư chuyên trách có thể được giao kiêm nhiệm thêm một số công việc như đánh máy văn bản, trực điện thoại, kiểm tra

và hướng dẫn nghiệp vụ văn thư ở các cơ quan, đơn vị trực thuộc

Trang 24

TIỂU KẾT

Chương 1 đã phần nào giúp người đọc hiểu được những lý luận cơ bảnnhất về công tác văn thư qua việc trình bày rõ các khái niệm, vị trí, ý nghĩa,nội dung, yêu cầu của công tác văn thư một cách ngắn gọn, dễ hiểu Từ đó là

cơ sở cho việc tìm hiểu, đánh giá và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệuquả công tác văn thư tại Phòng Nội vụ quận Hoàng Mai – Hà Nội được trìnhbày ở những chương sau

Trang 25

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI PHÒNG NỘI VỤ QUẬN HOÀNG MAI – HÀ NỘI

2.1 Giới thiệu vài nét về Phòng Nội vụ quận Hoàng Mai – Hà Nội

Sau đó, căn cứ vào Nghị định của Chính phủ số 172/2004/NĐ-CP ngày29/9/2004 quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc ủy ban nhân dânhuyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, UBND quận Hoàng Mai quyết địnhđổi tên Phòng Lao động – Thương binh và xã hội thành Phòng Nội vụ - Laođộng Thương binh và xã hội với chức năng tham mưu, giúp UBND quận thựchiện chức năng quản lý nhà nước về nội vụ, lao động - thương binh và xã hội.Đến năm 2008, căn cứ vào Nghị định số 14/2008/ NĐ-CP ngày 04/02/2008của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc ủy ban nhândân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, UBND quận Hoàng Mai quyết

Trang 26

định tách Phòng Nội vụ - Lao động Thương binh và xã hội thành Phòng Nội

vụ và Phòng Lao động – Thương binh và xã hội Trong đó, Phòng Nội vụ cóchức năng tham mưu, giúp UBND quận thực hiện chức năng quản lý nhànước về các lĩnh vực: tổ chức; biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệpnhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính;cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức phường; hội, tổchức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua - khenthưởng

Từ ngày thành lập đến nay, tuy chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy vàtên gọi có sự thay đổi tuỳ theo yêu cầu và nhiệm vụ của mỗi thời kỳ nhưngnhìn chung, với kết quả đạt được, Phòng Nội vụ đã khẳng định được vai trò,

vị trí trong việc tham mưu, giúp cho UBND quận về công tác tổ chức bộ máy,xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, thực hiện chế độ, chính sách cho đội ngũcán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền, công tác văn thư lưu trữ,…Với sự cố gắng, tận tụy, đoàn kết và ý thức trách nhiệm của tập thể cán bộ,công chức Phòng Nội vụ qua các thời kỳ, Phòng Nội vụ luôn hoàn thành xuấtsắc nhiệm vụ được UBND quận giao, đạt được những thành tích như: đạtdanh hiệu “Tập thể lao động xuất sắc” năm 2017, nhiều năm liền đạt danhhiệu “Tập thể lao động tiên tiến”, được khen thưởng trong công tác giáo dụcQuốc phòng và An ninh năm 2016,…

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

Phòng Nội vụ quận Hoàng Mai là cơ quan chuyên môn thuộc UBNDquận Hoàng Mai, là cơ quan tham mưu, giúp UBND quận thực hiện chứcnăng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: tổ chức, biên chế các cơ quan hànhchính, sự nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địagiới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức

Trang 27

phường; hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thiđua khen thưởng.

Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu

sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND quận, đồngthời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của SởNội vụ Thành phố

Phòng Nội vụ quận Hoàng Mai có những nhiệm vụ và quyền hạn nhưsau:

- Trình UBND quận các văn bản hướng dẫn về công tác nội vụ trên địa bàn và tổ chức triển khai thực hiện theo quy định

- Trình UBND quận ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạchdài hạn, hàng năm và năm năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện cácnhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao

- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kếhoạch sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dụcpháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao

- Về công tác tổ chức, bộ máy:

+ Tham mưu giúp UBND quận quy định chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn và tổ chức các cơ quan chuyên môn cấp quận theo hướng dẫn của UBNDThành phố;

+ Trình UBND quận quyết định hoặc để UBND quận trình cấp có thẩmquyền quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể các cơ quan chuyên môn trựcthuộc UBND quận;

+ Xây dựng đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức sự nghiệp trình cấp có thẩm quyền quyết định;

Trang 28

+ Tham mưu giúp Chủ tịch UBND quận quyết định thành lập, giải thể,sáp nhập các tổ chức phối hợp liên ngành cấp quận theo quy định của phápluật.

- Về quản lý và sử dụng biên chế hành chính sự nghiệp:

+ Tham mưu giúp Chủ tịch UBND quận phân bổ chỉ tiêu biên chế hành chính, sự nghiệp hàng năm;

+ Giúp UBND quận hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp;

+ Giúp UBND quận tổng hợp chung việc thực hiện các quy định về chế

độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về biên chế hành chính, sự nghiệp đối với các

cơ quan chuyên môn, tổ chức sự nghiệp trực thuộc quận và UBND phường

- Về công tác xây dựng chính quyền:

+ Giúp UBND quận và các cơ quan có thẩm quyền tổ chức thực hiệnviệc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND theo phân công của UBNDquận và hướng dẫn của UBND Thành phố;

+ Thực hiện các thủ tục để Chủ tịch UBND quận phê chuẩn các chứcdanh lãnh đạo của UBND phường; giúp UBND quận trình UBND Thành phốphê chuẩn các chức danh bầu cử theo quy định của pháp luật;

+ Tham mưu, giúp UBND quận xây dựng đề án thành lập mới, nhập,chia, điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn để UBND trình HĐND quậnthông qua trước khi trình các cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định Chịutrách nhiệm quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính củaquận;

+ Giúp UBND quận trong việc hướng dẫn thành lập, giải thể, sáp nhập

và kiểm tra, tổng hợp báo cáo về hoạt động của các tổ dân phố trên địa bàn

Trang 29

quận theo quy định; bồi dưỡng nghiệp vụ công tác cho Tổ trưởng, Tổ phó dânphố.

- Giúp UBND quận trong việc hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáoviệc thực hiện Pháp luật về dân chủ cơ sở đối với các cơ quan hành chính,đơn vị sự nghiệp, các phường trên địa bàn quận

- Về cán bộ, công chức, viên chức:

+ Tham mưu giúp UBND quận trong việc tuyển dụng, sử dụng, điềuđộng, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá; thực hiện chính sách, đào tạo, bồidưỡng về chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản lý đối với cán bộ, côngchức, viên chức;

+ Thực hiện việc tuyển dụng, quản lý công chức phường và thực hiệnchính sách đối với cán bộ, công chức và cán bộ không chuyên trách phườngtheo phân cấp

- Về cải cách hành chính:

+ Giúp UBND quận triển khai đôn đốc, kiểm tra các phòng, ban, đơn vịchuyên môn và UBND phường thực hiện công tác cải cách hành chính ở địaphương;

+ Tham mưu, giúp UBND quận về chủ trương, biện pháp đẩy mạnh cải cách hành chính trên địa bàn quận;

+ Tổng hợp công tác cải cách hành chính báo cáo Quận ủy, HĐND, UBND quận và Thành phố;

+ Giúp UBND quận thực hiện quản lý nhà nước về tổ chức và hoạt động của hội và tổ chức phi chính phủ trên địa bàn

- Về công tác văn thư, lưu trữ:

+ Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn quận chấp hành chế độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;

Trang 30

+ Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu nhập, bảo vệ, bảoquản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địabàn quận và lưu trữ quận.

- Về công tác tôn giáo:

+ Giúp UBND quận chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiệncác chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôn giáo vàcông tác tôn giáo trên địa bàn;

+ Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn, đơn vị liên quan đểthực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấpcủa UBND Thành phố và theo quy định của pháp luật

- Về công tác thi đua, khen thưởng:

+ Tham mưu, đề xuất với UBND quận tổ chức các phong trào thi đua vàtriển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nước trên địabàn quận; làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng Thi đua – Khen thưởngquận;

+ Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thiđua, khen thưởng trên địa bàn quận, xây dựng, quản lý và sử dụng Quỹ thiđua khen thưởng theo quy định của pháp luật

- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết các khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm về công tác nội vụ theo thẩm quyền

- Thực hiện công tác thống kê, thông tin, báo cáo Chủ tịch UBND quận

và Giám đốc Sở Nội vụ về tình hình, kết quả triển khai công tác nội vụ trênđịa bàn quận

Trang 31

- Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệthống thôn tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước về công tác nội vụtrên địa bàn quận.

- Quản lý tổ chức, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi ngộ,khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối vớicán bộ, công chức thuộc phạm vi quản lý của phòng Nội vụ theo quy định củapháp luật và theo phân cấp của UBND quận

- Quản lý tài chính, tài sản của phòng Nội vụ theo quy định của pháp luật

và theo phân cấp của UBND quận

- Giúp UBND quận quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn củaUBND phường về công tác nội vụ và các lĩnh vực công tác khác được giaotrên cơ sở quy định của pháp luật và theo hướng dẫn của Sở Nội vụ Thànhphố

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của UBND quận

2.1.3 Cơ cấu tổ chức

(Phụ lục 1)

Phòng Nội vụ quận Hoàng Mai gồm có 01 trưởng phòng, 01 phó phòng

và 4 cán bộ công chức chịu trách nhiệm các mặt hoạt động khác nhau

Trưởng phòng Nội vụ phụ trách công việc chung của phòng, chịu tráchnhiệm trước UBND quận, Chủ tịch UBND quận, Giám đốc Sở Nội vụ vàtrước pháp luật về công tác nội vụ, quản lý điều hành chung mọi hoạt độngcông tác của phòng Phó phòng Nội vụ giúp Trưởng phòng phụ trách và theodõi một số mặt công tác; chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước phápluật về nhiệm vụ được phân công, thay Trưởng phòng điều hành cơ quan, ký

Trang 32

các văn bản hành chính theo sự phân công khi được Trưởng phòng ủy quyền.

04 chuyên viên thực hiện công việc theo sự phân công của Trưởng phòng vàPhó phòng

2.2 Thực trạng công tác văn thư tại Phòng Nội vụ quận Hoàng Mai

– Hà Nội

2.2.1 Tình hình tổ chức công tác văn thư

Phòng Nội vụ quận Hoàng Mai bố trí 01 cán bộ chuyên trách về côngtác văn thư lưu trữ Cán bộ văn thư lưu trữ giúp Trưởng phòng Nội vụ thựchiện chức năng tham mưu cho UBND quận quản lý nhà nước về văn thư lưutrữ của quận với các nhiệm vụ:

- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư lưutrữ của Nhà nước và của Thành phố đối với các cơ quan, tổ chức, đơn vịthuộc quận;

- Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư lưu trữ theo quy định của phápluật;

- Tổ chức sơ kết, tổng kết và thực hiện công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động văn thư, lưu trữ;

- Quản lý tài liệu lưu trữ của cấp quận theo hướng dẫn của Sở Nội vụ;

- Thực hiện một số dịch vụ công về văn thư lưu trữ

Công tác văn thư tại UBND quận Hoàng Mai được tổ chức theo hìnhthức hỗn hợp, một số khâu nghiệp vụ được thực hiện tập trung tại bộ phậnVăn thư quận như tiếp nhận văn bản đến, đăng ký văn bản đến, nhân bản,…,một số khâu nghiệp vụ lại được thực hiện tại các đơn vị Với hình thức này,cán bộ văn thư lưu trữ Phòng Nội vụ sẽ phối hợp với Văn thư quận để thựchiện công tác văn thư của phòng Văn thư quận chịu trách nhiệm quản lý vănbản đến, vì vậy văn bản gửi đến Phòng Nội vụ phải trung gian qua Văn thư

Trang 33

quận để đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến; đăng ký văn bản đến; trình vănbản đến; sau đó mới chuyển giao tới Phòng Nội vụ Từ đó theo ý kiến chỉ đạocủa Trưởng phòng, cán bộ được phân công sẽ chịu trách nhiệm giải quyết vănbản đến Đối với các nội dung khác của công tác văn thư, cán bộ văn thư lưutrữ Phòng Nội vụ trực tiếp thực hiện Phòng Nội vụ có con dấu riêng do cán

bộ văn thư lưu trữ chịu trách nhiệm sử dụng và bảo quản

2.2.2 Hoạt động quản lý về công tác văn thư

2.2.2.1 Xây dựng, ban hành, triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn về công tác văn thư

Thực hiện Kế hoạch số 235/KH-UBND ngày 27/12/2016 về công tácvăn thư lưu trữ năm 2017 của UBND Thành phố Hà Nội, đầu năm 2017,Phòng Nội vụ đã thực hiện rà soát hệ thống các văn bản chỉ đạo, hướng dẫnthực hiện công tác văn thư thuộc thẩm quyền Tiếp tục tuyên truyền, phổ biếncác VBQPPL và văn bản hướng dẫn về công tác văn thư cho các phòng bantại UBND quận và các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quận Hoàng Mai trêntrang thông tin điện tử của UBND quận, thông qua các buổi tập huấn, bồidưỡng nghiệp vụ, hội nghị sơ kết, tổng kết, cuộc họp giao ban

Tuy nhiên, Phòng vẫn chưa xây dựng và ban hành quy chế văn thư lưutrữ, kế hoạch công tác văn thư lưu trữ, danh mục hồ sơ, nội quy phòng chốngcháy nổ

2.2.2.2 Ứng dụng khoa học công nghệ trong công tác văn thư

Theo Quyết định số 1819/QĐ-TTg ngày 26/10/2015 của Thủ tướngChính phủ phê duyệt Chương trình quốc gia về Ứng dụng công nghệ thông tintrong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2016-2020, Phòng Nội vụ đã

sử dụng văn bản điện tử gửi song song cùng văn bản giấy khi trao đổi với các

Trang 34

cơ quan, đơn vị khác; cung cấp một số thông tin và dịch vụ công trực tuyếntrên trang thông tin điện tử của UBND quận Hoàng Mai.

Tuy nhiên việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư vẫncòn nhiều hạn chế, đặc biệt là trong hoạt động nghiệp vụ, Phòng Nội vụ chưa

sử dụng phần mềm quản lý văn bản, vẫn thực hiện theo cách truyền thống làdùng sổ sách để quản lý văn bản

2.2.2.3 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn thư

Trên cơ sở Kế hoạch số 216/KH-UBND ngày 03/10/2016 của UBNDquận Hoàng Mai về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức năm

2017, Phòng Nội vụ đã phối hợp với Trung tâm Bồi dưỡng chính trị quận mởlớp bồi dưỡng nghiệp vụ công tác Văn thư – Lưu trữ năm 2017 Cán bộ vănthư lưu trữ Phòng Nội vụ đã tham gia đầy đủ, tích cực các buổi tập huấn, bồidưỡng nghiệp vụ này

Trưởng phòng Nội vụ cũng tạo điều kiện để cán bộ văn thư lưu trữ củaPhòng được học tập, trao đổi kinh nghiệm chuyên môn, nghiệp vụ về công tácvăn thư, tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng để nâng cao trình độ

2.2.2.4 Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật

về công tác văn thư

Phòng Nội vụ đã tham gia đoàn kiểm tra công tác thanh tra, kiểm tra vềcông tác văn thư lưu trữ trên địa bàn quận; thành lập các cụm kiểm tra chéo

về công tác văn thư lưu trữ giữa các phường và báo cáo kết quả kiểm tra về

Sở Nội vụ Hoạt động này nhằm đánh giá, chấm điểm, bình xét thi đua đểkhen thưởng các đơn vị, cá nhân có thành tích xuất sắc; xử lý các vi phạm vềcông tác văn thư lưu trữ

Trang 35

Cuối năm, qua các đợt kiểm tra, đánh giá, nếu cơ quan, đơn vị nào thựchiện tốt công tác văn thư lưu trữ, Phòng Nội vụ sẽ đề xuất với UBND quậnkhen thưởng cơ quan, đơn vị đó.

Tuy hoạt động thanh tra, kiểm tra về công tác văn thư có diễn ra nhưngđều có kế hoạch, chưa có hoạt động kiểm tra đột xuất; công tác thanh tra,kiểm tra cũng chưa diễn ra thường xuyên

2.2.2.5 Cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư

Từ khi thành lập đến nay, Phòng Nội vụ không ngừng cải thiện, nângcấp cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư

Bàn làm việc của cán bộ văn thư lưu trữ được bố trí ở nơi rộng rãi,phòng cũng đã đầu tư một số trang bị máy móc phục vụ công tác văn thư nhưmáy tính, máy in, máy fax, máy photo,… Hiện tại thì phòng chưa trang bịđược máy scan, máy hủy tài liệu, việc hủy tài liệu vẫn được thực hiện thủcông Mọi máy tính tại Phòng Nội vụ được kết nối internet, giúp các cán bộ

dễ dàng trao đổi thông tin, liên lạc với các cơ quan, tổ chức, đơn vị khác quamạng Tuy nhiên các máy tính được sử dụng đã lỗi thời, một số máy móc nhưmáy photo, máy fax thường hay bị hỏng và việc sửa chữa vẫn còn chậm trễgây nhiều trở ngại cho công việc

2.2.3 Hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư

2.2.3.1 Soạn thảo và ban hành văn bản

Chức năng của Phòng Nội vụ là tham mưu, giúp UBND quận thực hiệnchức năng quản lý nhà nước, vì vậy các văn bản được soạn thảo chủ yếu làvăn bản hành chính như: quyết định (cá biệt), kế hoạch, báo cáo, tờ trình,công văn, … Các văn bản do Phòng Nội vụ ban hành đều đúng với chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn; phù hợp với thực tiễn và có tính khả thi Thể thức

Trang 36

và kỹ thuật trình bày văn bản của Phòng Nội vụ được thực hiện theo Thông tư

số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức

và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính Cụ thể các yếu tố thể thức của vănbản gồm:

Số: /BC-NV (Báo cáo của Phòng Nội vụ);

Số: /UBND-NV (Công văn của UBND quận do Phòng Nội vụ soạnthảo)

- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

Ví dụ:

Hoàng Mai, ngày tháng năm

- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản

Trang 37

Ví dụ:

Về việc điều động cán bộ V/v xét tặng kỷ niệm chương

vì sự nghiệp Văn thư, Lưu trữ năm 2017

- Nội dung văn bản

- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

Bước 1: Chuẩn bị

- Căn cứ vào tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Trưởngphòng sẽ giao cho cán bộ phụ trách công việc có liên quan chủ trì soạn thảovăn bản

- Cán bộ được giao nhiệm vụ sẽ xác định nội dung văn bản, thu thập thông tin có liên quan tới nội dung của văn bản để soạn thảo

Bước 2: Xây dựng dự thảo văn bản

Căn cứ vào mục đích của văn bản và thông tin đã thu thập, cán bộ đượcgiao nhiệm vụ sẽ soạn thảo văn bản Nếu văn bản có nội dung phức tạp, liênquan đến nhiều đối tượng thực hiện thì có thể xin ý kiến góp ý của cơ quan,

Trang 38

đơn vị, cá nhân có liên quan Từ đó, cán bộ chủ trì soạn thảo sẽ tổng hợp ý kiến và chỉnh sửa văn bản.

Bước 3: Trình duyệt văn bản

- Trưởng phòng sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra nội dung văn bản và ký nháy vào chữ cuối cùng của văn bản sau dấu (./.)

- Phó phòng sẽ kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản và ký nháy vào cuối nơi nhận

- Trưởng phòng Nội vụ ký những văn bản thuộc phạm vi thẩm quyền và những văn bản được thừa ủy quyền bởi Chủ tịch UBND quận

Bước 4: Hoàn thiện thể thức và làm các thủ tục phát hành

- Cán bộ văn thư lưu trữ ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản;

- Nếu cần nhân bản, văn bản sẽ được gửi xuống Văn thư quận để nhân bản theo số lượng quy định;

- Đóng dấu;

- Làm thủ tục phát hành;

- Lưu văn bản (01 bản lưu ở Văn thư quận, 01 bản lưu tại Phòng Nội vụ)

Số lượng văn bản do cơ quan ban hành trong vài năm gần đây được nêu

Trang 39

Bảng 2.1 Số lượng văn bản Phòng Nội vụ ban hành trong những năm gần đây

2.2.3.2 Quản lý và giải quyết văn bản

 Quản lý và giải quyết văn bản đi

* Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày, tháng, năm của văn bản

Trước khi phát hành văn bản, cán bộ văn thư lưu trữ có nhiệm vụ kiểmtra lại thể thức và kỹ thuật trình bày của văn bản, nếu phát hiện ra sai sót thìbáo cáo cho cán bộ có trách nhiệm xem xét, giải quyết Những văn bản khôngđảm bảo về thể thức và kỹ thuật trình bày phải được sửa lại trước khi chuyểngiao

Sau khi kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, cán bộ văn thưlưu trữ sẽ tiến hành ghi số, ngày, tháng, năm của văn bản Mỗi văn bản đượcghi một số và ngày tháng nhất định

Các văn bản do Phòng Nội vụ ban hành là văn bản hành chính, đượcđánh số theo số thứ tự đăng ký văn bản do cơ quan ban hành trong một năm

Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả rập, bắt đầu từ số 01 vào đầu năm vàkết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm Từng loại văn bản được đánh theomột hệ thống số riêng

Trang 40

Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản

và chữ viết tắt Phòng Nội vụ Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt Ủyban nhân dân và chữ viết tắt Phòng Nội vụ

Ví dụ: - Báo cáo của Phòng Nội vụ: Số:…/BC-NV

- Công văn của UBND quận do Phòng Nội vụ soạn thảo: Số:

Tuy nhiên, một số văn bản của Phòng Nội vụ không ghi thêm số 0 ở trước đối với số chỉ ngày nhỏ hơn 10

* Đăng ký văn bản đi

Hiện nay, việc đăng ký văn bản đi tại Phòng Nội vụ được áp dụng dướihình thức đăng ký truyền thống bằng sổ Tất cả văn bản đi đều được đăng kývào một sổ Riêng văn bản mật được đăng ký và bảo quản riêng

Phụ lục 7, Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụHướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơquan có quy định về mẫu bìa sổ quản lý văn bản đi như sau:

Ngày đăng: 30/05/2020, 20:45

TỪ KHÓA LIÊN QUAN

TRÍCH ĐOẠN

TÀI LIỆU CÙNG NGƯỜI DÙNG

TÀI LIỆU LIÊN QUAN

🧩 Sản phẩm bạn có thể quan tâm

w