LUẬN văn ỨNG DỤNG ERP TRONG QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG sản PHẨM của CÔNG TY TNHH MTV THÔNG TIN

Mặt khác, công tác quản lýchất lượng hiện tại của Công ty đang tập trung chủ yếu vào khâu kiểm tra chấtlượng sản phẩm KCS, đây chỉ là 1 khâu trong quá trình quản trị chất lượng sảnphẩm c

ỨNG DỤNG ERP TRONG QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG SẢN PHẨM CỦA CÔNG TY TNHH MTV THÔNG TIN

M1

Chuyên ngành: Quản trị doanh nghiệp

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

cam kết bằng danh dự cá nhân rằng nghiên cứu này này do tôi tự thực hiện vàkhông vi phạm yêu cầu về sự trung thực trong học thuật.

Hà Nội, ngày tháng năm 2018

Tác giả

Đặng Đình An

Xin được trân trọng cảm ơn Thầy đã nhiệt tình chỉ bảo, hướng dẫn trong suốt quátrình thực hiện luận văn.

Học viên xin gửi lời cảm ơn đến các Thầy, Cô trong Khoa Quản trị Kinhdoanh đã tạo điều kiện thuận lợi nhất để học viên hoàn thành tốt luận văn của mình

Học viên xin cảm ơn các Thầy, Cô trong Hội đồng đã chia sẻ và đóng gópnhững ý kiến thiết thực để luận văn từng bước được hoàn thiện hơn

Học viên xin gửi lời cảm ơn đến Ban Lãnh đạo Công ty TNHH MTV Thôngtin M1, các anh, chị trong Công ty đã nhiệt tình cung cấp thông tin để học viên hoànthành được luận văn này

Trân trọng cảm ơn!

Hà Nội, ngày tháng năm 2018

Tác giả

Đặng Đình An

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CẢM ƠN i

MỤC LỤC 1

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 4

DANH MỤC BẢNG - BIỂU ĐỒ - SƠ ĐỒ 5

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG I: KHÁI NIỆM CHUNG VỀ QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG VÀ HỆ THỐNG QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP ERP 6

1.1 Quản trị chất lượng sản phẩm 6

1.1.1 Khái niệm, vai trò và nhiệm vụ của quản trị chất lượng 6

1.1.2 Nội dung của công tác quản trị chất lượng 8

1.2 Tổng quan về ERP 11

1.2.1 Khái niệm ERP và ứng dung ERP 11

1.2.2 Quá trình hình thành và phát triển hệ thống ERP 11

1.2.3 Các phân hệ của ERP 12

1.2.4 Lợi ích của ERP 15

1.2.5 Môt số khó khăn khi ứng dung ERP 22

1.2.6 Quy trình ứng dụng ERP 22

1.3 Điều kiện ứng dụng ERP vào doanh nghiệp 24

1.3.1 Yếu tố về nhân lực 24

1.3.2 Yếu tố về quỹ thời gian 26

1.3.3 Yếu tố về điều kiện tài chính 26

1.4 Các nhân tố ảnh hưởng tới việc ứng dụng ERP của doanh nghiệp phân tích theo quá trình (chu kỳ) phát triển hệ thống thông tin 28

1.4.1 Phân tích hệ thống 29

1.4.2 Thiết kế hệ thống 31

1.4.3 Thực hiện - chuyển đổi hệ thống 32

2.1 Giới thiệu chung về Công ty TNHH MTV Thông tin M1 35

2.1.1 Lĩnh vực nghiên cứu, sản xuất 35

2.1.2 Cơ cấu tổ chức 37

2.2 Thực trạng quy trình nghiệp vụ các đơn vị trong Công ty M1 trước khi áp dụng ERP 42

2.2.1 Phòng Tài chính 42

2.2.2 Phòng Kế hoạch 43

2.2.3 Phòng Đầu tư 44

2.2.4 Phòng KCS 44

2.2.5 Phòng TCLĐ 46

2.2.6 Phòng Kinh doanh 46

2.2.7 Trung tâm nghiên cứu 47

2.2.8 Các Xí nghiệp 48

2.2.9 Phòng Kỹ thuật 49

2.2.10 Phòng Hạ tầng – Cơ điện 50

2.3 Thực trạng công tác quản trị chất lượng sản phẩm tại M1 trước khi áp dụng ERP 50

2.3.1 Cơ cấu tổ chức 50

2.3.2 Các hoạt động quản trị chất lượng tại Công ty 52

2.3.3 Công cụ hỗ trợ quản trị chất lượng 55

2.3.4 Kết quả công tác quản trị chất lượng sản phẩm năm 2017 58

2.3.5 Đánh giá 59

2.4 Hiện trạng ứng dụng ERP trong quản trị chất lượng sản phẩm tại công ty 62

2.4.1 Thực trạng các điều kiện áp dụng 62

2.4.2 Thực trạng các nhân tố ảnh hưởng tới ứng dụng ERP tại công ty 69

2.5.3 Khảo sát việc ERP trong quản trị chất lượng tại công ty 82

2.6 Đánh giá ERP tại Công ty TT M1 84

2.6.1 Ưu điểm của ERP 84

2.6.2 Những mặt hạn chế 87

CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN ERP TRONG QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG SẢN PHẨM CỦA CÔNG TY TT M1 89

3.1 Thực hiên tái cấu trúc môt cách triêt để 89

3.2 Xây dựng quy trình đào tạo người dùng một cách đầy đủ, linh hoạt 90

3.3 Tăng cường sự cam kết của các cấp quản lỷ từ cao xuống thấp và đẩy mạnh truyền thông 94

3.4 Tăng cường kiểm soát và đánh giá hệ thống ERP 94

TÀI LIỆU THAM KHẢO 98

PHỤ LỤC 99

CNTT Côn nghệ thông tin

ERP Hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp

IPQC Kiểm tra quá trình sản xuất

IQC Kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào

KCS Kiểm tra chất lượng sản phẩm

OQC Kiểm tra chất lượng sản phẩm đầu ra

VMIS Hệ thống thông tin nguyên vật liệu

VPIS Hệ thống thông tin sản phẩm

Bảng 1.1: Các phân hệ trong hệ thống ERP 13

Bảng 2.1: Cơ cấu lao động của ngành dọc quản trị chất lượng 51

Bảng 2.2: Kết quả công tác quản trị chất lượng sản phẩm năm 2017 58

Bảng 2.3: Một số chỉ tiêu đánh giá nguồn nhân lực của Công ty 62

Bảng 2.4: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2015 – 2017 65

Bảng 2.5: Hạ tầng phần mềm của công ty 66

Bảng 2.5: Các phân hệ ERP M1 74

Bảng 2.7: Kết quả khảo sát về ERP trong quản trị chất lượng sản phẩm tại công ty M1 82

Bảng 2.8: Mức độ am hiểu ERP trong quản trị chất lượng sản phẩm 83

Bảng 2.9: Lợi ích của ERP trong quản trị chất lượng sản phẩm tại công ty M1 84

SƠ ĐỒ: Sơ đồ 1.1: Mô hình hệ thống ERP 13

Sơ đồ 1.2: Quy trình mua hàng 16

Sơ đồ 1.3: Quy trình bán hàng 17

Sơ đồ 1.4: Quy trình ứng dụng ERP 22

Sơ đồ 1.5: Phân loại tổng chi phí đầu tư ERP 28

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy Công ty Thông tin M1 41

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản trị chất lượng tại công ty 51

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ hoạt động quản trị chất lượng tại công ty 53

Sơ đồ 2.4: Quy trình nhập trên VMIS 57

Sơ đồ 2.5: Quy trình xuất trên VMIS 58

Sơ đồ 2.6: Mô hình tổng thể ERP M1 73

Sơ đồ 2.7: Quy trình IQC trên ERP 76

Sơ đồ 2.8: Quy trình IPQC trên ERP 78

Sơ đồ 2.9: Quy trình OQC trên ERP 80

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu

Trong môi trường phát triển kinh tế hội nhập hiện nay, Chất lượng sản phẩmtrở thành một trong những chiến lược quan trọng nhất làm tăng năng lực cạnh tranhcủa doanh nghiệp Nâng cao chất lượng sản phẩm đảm bảo thống nhất các lợi íchcủa khách hàng, doanh nghiệp và xã hội Nâng cao chất lượng sản phẩm tạo nềntảng cho sự phát triển bền vững cũng như thúc đẩy quá trình hội nhập quốc tế củadoanh nghiệp

Vì vậy, quản trị chất lượng sản phẩm, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụđược coi là một trong những công việc then chốt với ý nghĩa cực kì quan trọng ảnhhưởng đến khả năng tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp Có làm tốt khâunày, doanh nghiệp mới có thể tạo cho mình uy tín cùng vị thế cạnh tranh để có chỗđứng trong thị trường cạnh tranh toàn cầu ngày càng khốc liệt

Hiện tại, các sản phẩm đang được nghiên cứu, sản xuất tại Công ty TT M1rất đa dạng về chủng loại Từ các sản phẩm rất nhỏ gọn, số lượng lớn như các thiết

bị đầu cuối dân sự (điện thoại, modem mạng,… ), các thiết bị trinh sát cầm tay…đến các sản phẩm lớn, số lượng ít như đài rada, xe phát sóng di động dẫn đến việcphát sinh rất nhiều loại quy trình, hướng dẫn trong công tác quản lý chất lượng; việcquản lý về chất lượng sản phẩm ít nhiều gặp khó khăn Mặt khác, công tác quản lýchất lượng hiện tại của Công ty đang tập trung chủ yếu vào khâu kiểm tra chấtlượng sản phẩm (KCS), đây chỉ là 1 khâu trong quá trình quản trị chất lượng sảnphẩm của một hệ thống hoàn chỉnh Do vậy việc nhìn nhận tổng thể cho công tácquản trị chất lượng sản phẩm còn manh mún, nhiều thiếu sót

Nhận thấy tầm quan trọng cũng như những điểm còn chưa hoàn thiện trongcông tác quản trị chất lượng sản phẩm, Ban giám đốc Công ty đã đưa việc hoànthiện công tác quản trị chất lượng sản phẩm của công ty là nhiệm vụ trọng tâm,xuyên suốt trong thời gian tới Để làm được điều đó cần thực hiện quản lý hiệu quả,

quản trị tốt các nguồn lực để tối thiểu hóa chi phí Việc ứng dụng các giải phápcông nghệ thông tin vào quá trình hoạt động và quản lý là một hướng đi đúng đắn

và đang là xu hướng hiện này của các doanh nghiệp khi bước vào cuộc cánh mạng4.0 hiện nay Một trong số giải pháp là áp dụng hệ thống quản trị nguồn lực doanhnghiệp ERP vào quản trị sản xuất, hệ thống có thể mang lại những lợi ích rất to lớnnhư: tích hợp dữ liệu, thông tin của các khâu, các bộ phận của một công ty vào chungmột hệ thống, chuẩn hóa và nâng cao năng suất sản xuất, giảm thiểu tối đa các khâutrể do thủ tục, giấy tờ cũng như tối thiểu hóa hàng tồn kho và sản phẩm dở dang…

Theo thống kê của Phòng Công nghiệp Thương mại và Công nghiệp ViệtNam VCCI, hiện chỉ có 1.1% số doanh nghiệp Việt Nam ứng dụng giải pháp ERP.Đây vẫn còn là lĩnh vực còn mới mẻ với rất nhiều doanh nghiệp, nên việc áp dụngvào doanh nghiệp còn nhiều khó khăn, bỡ ngỡ Như thực tế việc áp dụng ERP tạiM1 trong công tác quản trị chất lượng sản phẩm còn nhiều tồn tại cần khắc phụcnhư: quy trình xây dựng hệ thống, áp dụng thực tế còn nhiều bất cập nảy sinh khôngsát với thực hiện, các báo cáo xuất ra còn rời rạc, chưa súc tích…; một số chức năngcủa công tác quản trị chất lượng sản phẩm còn thiếu, chưa phù hợp

Xuất phát từ những lý do trên, tác giả đã quyết định chọn đề tài: “ỨNG

DỤNG ERP TRONG QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG SẢN PHẨM CỦA CÔNG

TY TNHH MTV THÔNG TIN M1” làm đề tài cho luận văn thạc sỹ của mình.

2 Tổng quan nghiên cứu

- Trong thời gian vừa qua cũng có một số khóa luận cũng như luận văn thạc

sỹ có đề tài nghiên cứu liên quan tới hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP

có thể kể ra như:

Luận văn “Nghiên cứu về việc ứng dụng hệ thống quản trị nguồn lực doanhnghiệp (ERP) tại các doanh nghiệp tại Việt Nam” Học viên: Phạm Thị Hồng Hà,

ĐH Bách Khoa Hà Nội, 2012

Luận văn “Enterprise resource planning–ERP: Hoạch định nguồn lực doanhnghiệp- thực trạng và giả pháp ứng dụng tại các doanh nghiệp Việt Nam” Học viên:Trịnh Thành Trung, ĐH Ngoại Thương Hà Nội, 2006.

Luận văn “Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP và thực trạng triển khai

ở một số doanh nghiệp Việt Nam” Học viên: Nguyễn Thị Phương Tuyền, ĐHNgoại thương Hà Nội, 2010

Luận văn “Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo định hướng ERP tạiCông ty cổ phần Thương mại Nguyễn Kim” Học viên: Huỳnh Thị Thanh Nguyên,

ĐH Đà Nẵng, 2013

Luận văn “Quản lý chất lượng cà phê nhân xô tại công ty trách nhiệm hữuhạn cà phê Hà Lan Việt Nam” Học viên: Nguyễn Trịnh Thanh Nguyên, ĐH BáchKhoa Hà Nội, 2010

Luận văn “Phân tích và đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lượng sảnphẩm giàn khoan của công ty cổ phần dịch vụ cơ khí hàng hải PTSC M&C” Họcviên: Nguyễn Văn Thọ, ĐH Bách Khoa Hà Nội, 2013

Và còn một số đề tài nữa liên quan tới ERP trên khắp cả nước, tuy nhiênmột điều nhận thấy chung là các đề tài nghiên cứu trên thường nghiên cứu trongphạm vi chung chung là ứng dụng ERP vào các doanh nghiệp ở Việt Nam, lĩnh vựcthường được đề cập là thông tin kế toán, chưa có nghiên cứu đi sâu vào việc ápdụng phần mềm ERP vào quản trị chất lượng sản phẩm tại một doanh nghiệp sảnxuất cụ thể như M1

3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Nghiên cứu nhằm đưa ra phân tích, đánh giá, các giải pháp hoàn thiện việcứng dụng hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP vào quản trị chất lượngsản phẩm tại Công ty TNHH MTV Thông tin M1 Để đạt được mục đích đó, luậnvăn dự kiến thực hiện những nhiệm vụ sau:

- Hệ thống những vấn đề lý luận cơ bản về ERP

- Hệ thống những vấn đề lý luận cơ bản về quản trị chất lượng sản phẩm

- Đánh giá hiện trạng công tác quản trị chất lượng, việc ứng dụng ERP vàocông tác quản trị chất lượng sản phẩm của Công ty, từ đó tìm ra những nhân tố tácđộng đến việc áp dụng ERP

- Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện ERP trong công tác quản trị chất lượngsản phẩm tại Công ty

4 Phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Quản trị chất lượng sản phẩm

- Khách thể nghiên cứu: Lãnh đạo Công ty, Phòng KCS; lãnh đạo các phòngban liên quan; nhân viên ngành dọc KCS

4.2 Phạm vi nghiên cứu

- Phạm vi về thời gian: Khoảng thời gian từ 2015 - 2018

- Phạm vi về không gian: Tại Công ty TNHH MTV Thông tin M1

5 Phương pháp nghiên cứu

* Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp nghiên cứu tại bàn:

Tìm kiếm tài liệu liên quan đến quản trị chất lượng sản phẩm, ERP (luậnvăn, bài báo, chuyên khảo…) trên các kênh như: thư viện, nhà sách, internet…

Tìm kiếm các tài liệu, số liệu liên quan tới quy trình quản lý chất lượng, ERPtại Công ty

- Phương pháp chuyên gia:

Xin ý kiến đánh giá của một số chuyên gia về lĩnh vực quản trị chất lượngsản phẩm, ERP; các nhà quản lý có thâm niên tại Công ty để làm tham khảo trongquá trình nghiên cứu

- Phương pháp thống kê, phân tích – tổng hợp:

Phương pháp tổng hợp kết hợp với phân tích được thực hiện trên cơ sở thống

kê, phân tích, đánh giá, tổng hợp các tài liệu có liên quan đến lĩnh vực nghiên cứu

6 Ý nghĩa thực tiễn của đề tài

Kết quả nghiên cứu tìm ra những nhân tố chính tác động đến hiệu quả củaviệc áp dụng ERP trong quản trị chất lượng sản phẩm, từ đây M1 cũng như cácdoanh nghiệp hay các công ty tư vấn về ERP có thể xem xét và từ đó cải thiện, nângcao hiệu quả của quy trình trong tương lai

7 Kết cấu của luận văn

Ngoài những phần chung: mở đầu, kết luận, danh mục bảng biểu, hình vẽ,danh mục viết tắt, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục thì nội dung của luận vănđược kết cấu gồm 3 chương

Chương 1: Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu

Chương 2: Thực trạng ứng dụng ERP trong quản trị chất lượng sản phẩm tạiCông ty TT M1

Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện ERP tại Công ty TT M1

Tuỳ thuộc vào quan điểm nhìn nhận khác nhau của các chuyên gia, các nhànghiên cứu, tuỳ thuộc vào đặc trưng nền kinh tế mà người ta đưa ra nhiều khái niệm

về quản trị chất lượng, sau đây là một số khái niệm cơ bản đặc trưng cho các giaiđoạn phát triển khác nhau:

Quan điểm phương tây cho rằng: Quản trị chất lượng là một hệ thống hoạtđộng thống nhất, có hiệu quả của những bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp,chịu trách nhiệm triển khai các thông số chất lượng thoả mãn hoàn toàn nhu cầu củangười tiêu dùng

Theo tiêu chuẩn của Liên Xô: Quản trị chất lượng là việc xây dựng, đảm bảo

và duy trì mức chất lượng tất yếu của sản phẩm khi thiết kế, chế tạo, lưu thông vàtiêu dùng

Theo quan niệm của người Nhật: Quản trị chất lượng là hệ thống các biệnpháp, công nghệ sản xuất, tạo điều kiện sản xuất kinh tế nhất những sản phẩm hoặcdịch vụ thoả mãn yêu cầu của người tiêu dùng với chi phí thấp nhất

Tuy nhiên, quan niệm chung nhất, khá toàn diện và được chấp nhận rộng rãihiện nay do Tổ chức tiêu chuẩn chất lượng quốc tế (ISO) đưa ra như sau: Quản trịchất lượng là một tập hợp những hoạt động của chức năng quản trị chung, nhằm xác

định chính sách chất lượng, mục đích, trách nhiệm, và thực hiện chúng bằng nhữngphương tiện như lập kế hoạch, điều khiển chất lượng, đảm bảo chất lượng và cảitiến chất lượng trong khuôn khổ một hệ thống chất lượng.

Trong khái niệm này nhấn mạnh quản trị chất lượng là trách nhiệm của tất cảcác cấp quản trị, nhưng trách nhiệm cao nhất thuộc về cán bộ lãnh đạo Việc thựchiện công tác quản trị chất lượng liên quan đến tất cả mọi thành viên trong tổ chức

1.1.1.2 Vai trò

Có thể nói trong môi trường cạnh tranh toàn cầu, quản trị chất lượng có vaitrò quan trọng đối với doanh nghiệp, bởi vì quản trị chất lượng tốt vừa có thể làmcho sản phẩm thoả mãn tốt hơn nhu cầu của khách hàng, vừa có thể nâng cao hiệuquả của hoạt động sản xuất kinh doanh Đây là cơ sở có thể giúp cho doanh nghiệpchiếm lĩnh, mở rộng thị trường, tăng khả năng cạnh tranh về chất lượng, giá cả,đồng thời có thể củng cố và tăng cường vị thế, uy tín của doanh nghiệp trên thịtrường Quản trị chất lượng tốt cho phép doanh nghiệp xác định đúng hướng sảnphẩm cần cải tiến để thích hợp hơn với những mong đợi của khách hàng cả về tínhhữu dụng và giá cả

Để nâng cao chất lượng sản phẩm, các doanh nghiệp có thể tập trung vào cảitiến hoặc sử dụng công nghệ mới hiện đại hơn Hướng đi này rất quan trọng nhưnggắn với chi phí ban đầu khá lớn, đặc biệt nếu việc quản lý đổi mới máy móc côngnghệ không tốt sẽ gây ra lãng phí lớn Mặt khác có thể nâng cao chất lượng trên cơ

sở tiết kiệm chi phí sản xuất và tăng cường công tác quản lý chất lượng Chất lượngsản phẩm được tạo ra từ quá trình sản xuất, các yếu tố lao động, công nghệ và conngười kết hợp chặt chẽ với nhau theo những hình thức khác nhau sẽ tạo ra nhữngsản phẩm khác nhau Tăng cường công tác quản lý chất lượng sẽ giúp doanh nghiệpxác định đầu tư đúng hướng, khai thác sử dụng công nghệ, con người có hiệu quảhơn Đặc biệt khả năng sáng tạo của người lao động cũng đóng vai trò to lớn trongviệc cải tiến, nâng cao chất lượng của sản phẩm Đây chính là lý do vì sao công tácquản trị chất lượng ngày càng được đề cao, coi trọng

1.1.2 Nội dung của công tác quản trị chất lượng

1.1.2.1 Quản trị chất lượng trong khâu thiết kế

Đây là nội dung đầu tiên của công tác quản trị chất lượng Những thông sốkinh tế - kỹ thuật thiết kế đã được phê chuẩn là tiêu chuẩn chất lượng quan trọng màsản phẩm sản xuất ra phải tuân thủ Để thực hiện những mục tiêu đó cần thực hiệnnhững nhiệm vụ quan trọng sau đây:

- Tập hợp, tổ chức phối hợp giữa các nhà thiết kế, các nhà quản trị marketing,tài chính, cung ứng để thiết kế sản phẩm Chuyển hoá những nhu cầu của kháchhàng thành đặc điểm của sản phẩm Thiết kế là quá trình nhằm đảm bảo thực hiệnnhững đặc điểm sản phẩm đã được xác định để thoả mãn những nhu cầu của kháchhàng Kết quả của thiết kế là các đặc điểm của sản phẩm và ích lợi của sản phẩm đó

- Đưa ra các phương án khác nhau về các đặc điểm của sản phẩm có thể đápứng các nhu cầu của khách hàng Có thể kết hợp nghiên cứu với cải tiến sản phẩm

để tạo ra những sản phẩm mới

- Thử nghiệm và kiểm tra các phương án nhằm chọn ra phương án tối ưu

- Quyết định những đặc điểm đã lựa chọn Các đặc điểm của sản phẩm thiết

kế phải đáp ứng các yêu cầu sau:

+ Đáp ứng nhu cầu của khách hàng

+ Thích hợp với khả năng

+ Đảm bảo tính cạnh tranh

+ Tối thiểu hoá chi phí

- Những chỉ tiêu chủ yếu cần kiểm tra là:

+ Trình độ chất lượng sản phẩm

+ Chỉ tiêu tổng hợp về tài liệu thiết kế, công nghệ và chất lượng

+ Hệ số khuyết tật của sản phẩm thử, sản phẩm hàng loạt

1.1.2.2 Quản trị chất lượng trong cung ứng

Mục tiêu của quản trị chất lượng trong khâu cung ứng là nhằm đáp ứngchủng loại, số lượng, thời gian, địa điểm và các đặc tính kinh tế - kỹ thuật cần thiếtcủa nguyên vật liệu, đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành thường xuyên,liên tục, với chi phí thấp nhất.

Quản trị chất lượng trong khâu cung ứng bao gồm những nội dung chủ yếu sau:

- Lựa chọn nguồn cung ứng có đủ khả năng đáp ứng những đòi hỏi về chấtlượng vật tư, nguyên vật liệu

- Tạo lập hệ thống thông tin phản hồi chặt chẽ, thường xuyên cập nhật

- Thoả thuận về việc đảm bảo chất lượng vật tư cung ứng

- Thoả thuận về phương pháp kiểm tra, xác minh

- Kiểm tra chất lượng vật tư, nguyên liệu đưa vào sản xuất

1.1.2.3 Quản trị chất lượng trong sản xuất

Mục đích của quản trị chất lượng trong sản xuất là khai thác, huy động cóhiệu quả các quá trình công nghệ, thiết bị và con người đã lựa chọn để sản xuất sảnphẩm có chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn thiết kế Giai đoạn này cần thực hiệncác nhiệm vụ chủ yếu sau:

- Cung ứng vật tư, nguyên liệu đúng số lượng, chất lượng, chủng loại, thờigian, địa điểm

- Kiểm tra chất lượng vật tư, nguyên liệu đưa vào sản xuất

- Thiết lập và thực hiện các tiêu chuẩn, quy trình, thủ tục, thao tác thực hiệntừng công việc

- Kiểm tra chất lượng các chi tiết, bộ phận, bán thành phẩm sau từng côngđoạn Phát hiện sai sót, tìm nguyên nhân sai sót để loại bỏ.

- Kiểm tra chất lượng sản phẩm hoàn chỉnh

- Kiểm tra, hiệu chỉnh thường kỳ các dụng cụ kiểm tra, đo lường chất lượng

- Kiểm tra thường xuyên kỹ thuật công nghệ, duy trì bảo dưỡng kịp thời.Những chỉ tiêu chất lượng cần xem xét đánh giá trong giai đoạn sản xuấtđánh giá bao gồm:

- Thông số kỹ thuật, các chi tiết, bộ phận, bán thành phẩm và sản phẩmhoàn chỉnh

- Các chỉ tiêu về tình hình thực hiện kỷ luật công nghệ, kỷ luật lao động trongcác bộ phận cả hành chính và sản xuất

- Các chỉ tiêu về chất lượng quản trị của các nhà quản trị

- Các chỉ tiêu về tổn thất, thiệt hại do sai lầm, vi phạm kỷ luật lao động

1.1.2.4 Quản trị chất lượng trong và sau khi bán hàng

Mục tiêu của quản trị chất lượng trong giai đoạn này là đảm bảo những yêucầu của khách hàng một cách nhanh nhất, thuận tiện nhất, nhờ đó sẽ làm tăng uy tín,danh tiếng của doanh nghiệp Nhiệm vụ chủ yếu của quản trị chất lượng trong giaiđoạn này gồm:

- Tạo danh mục sản phẩm hợp lý

- Tổ chức mạng lưới đại lý phân phối, dịch vụ thuận lợi, nhanh chóng

- Thuyết minh hướng dẫn đầy đủ các thuộc tính sử dụng, điều kiện sử dụng,quy trình, quy phạm sử dụng sản phẩm

- Dự kiến số lượng và chủng loại phụ tùng thay thế cần để đáp ứng nhu cầukhi sử dụng sản phẩm

- Nghiên cứu, đề xuất những phương án về bao gói, vận chuyển, bảo quản,bốc dỡ hợp lý nhằm tăng năng suất, hạ giá thành

- Tổ chức bảo hành.

- Tổ chức dịch vụ kỹ thuật thích hợp sau khi bán hàng

1.2 Tổng quan về ERP

1.2.1 Khái niệm ERP và ứng dung ERP

Nguồn lực doanh nghiệp được chia thành 3 loại như sau:

- Nhân lực: các yếu tố về quản lý và phát triển con người

- Vật lực: Tài sản, máy móc, thiết bị, nhà xưởng,

- Tài lực: Tiền bạc, công nợ phải thu, phải trả, về dòng tiền, về đầu tư,

Ba nguồn lực trên nếu không quản lý tốt, không sử dụng hiệu quả sẽ dẫn đếnlãng phí và mất mát lớn cho doanh nghiệp, hoạt động sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp bị rời rạc, chậm chạm, sự phối hợp giao tiếp giữa các cá nhân,các phòng ban, đơn vị kém và thông tin điều hành không kịp thời, độ tin cậykhông cao

ERP là chữ viết tắt của Enterprise resource Planning

Theo Gartner Group thì ERP là “một hệ thống các phần mềm ứng dụng giúp cânđối các hoạt động sản xuất, phân phối, tài chính và các hoạt động kinh doanh khác”

Đồng thời, theo quan điểm hệ thống thông tin thì hệ thống ERP là các góiphần mềm cho phép doanh nghiệp tự động và tích hợp phần lớn các xử lý kinhdoanh, chia sẻ dữ liệu chung cho các hoạt động toàn doanh nghiệp, tạo ra và chophép truy cập thông tin trong môi trường thời gian thực (Marnewick andLabuschagne, 2005)

Ứng dụng ERP là quá trình tổ chức hệ thống thông tin của doanh nghiệp gắnvới các đặc điểm của phần mềm ERP trên cơ sở mục tiêu, qui trình hoạt động vàyêu cầu của doanh nghiệp

1.2.2 Quá trình hình thành và phát triển hệ thống ERP

Năm 1960 hệ thống phần mềm đặt hàng ra đời dùng dữ liệu quá khứ dự báo

nhu cầu tồn kho và đặt hàng và dùng tính toán EOQ (Economic Order Quantity ).

Hệ thống áp dụng để sản xuất khối lượng lớn

Kế đến vào năm 1970 hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP I)

ra đời dùng để lập kế hoạch sản xuất các mặt hàng, quản lý và đặt hàng tồn kho (chủyếu tập trung số lượng) áp dụng tích hợp sản xuất và lập kế hoạch dự trữ, đặt hàngCùng thời gian này hệ thống khép kín MRP ra đời nhằm quản lý lịch trình cũng như

số lượng sản xuất và hàng tồn kho Hoạch định chế độ ưu tiên (Priority Khả năng SX và mức độ ưu tiên sử dụng nguồn lực để sản xuất, trong quá trình sửdụng kết hợp thêm kỹ thuật sắp xếp lịch trình sản xuất và lịch trình nhà cung cấp

planning)-Mười năm sau đó thì Hệ thống hoạch định nguồn lực sản xuất (MRP II) rađời nhằm thực hiện mục tiêu của hệ thống khép kín MRP, lập kế hoạch và tiêu thu,

hệ thống được áp dụng để tích hợp thêm quản lý kinh doanh

Sau đó vào năm 1990 ERP đã ra đời với các mục đích cơ bản từ MRP II,đồng thời tích hợp AIS và quản trị nhân lực để có thể hoạch định nguồn lực toànDoanh Nghiệp hỗ trợ các quyết định chiến lược, tăng khả năng cạnh tranh và dịch

vụ khách hàng

Đến năm 2000 ERP II ra đời tiếp nối các mục đích của ERP và hướng tới vấn

đề toàn cầu: nhiều vùng địa lý, doanh nghiệp với khách hàng, doanh nghiệp với nhàcung cấp, dựa trên kỹ thuật Internet, thương mại điện tử được áp dụng để mở rộngquản lý chuỗi cung ứng (SCM), quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM)

1.2.3 Các phân hệ của ERP

Mỗi doanh nghiệp có một hệ thống ERP với các phân hệ khác nhau, tùy vàođiều kiện và nhu cầu của doanh nghiệp Tuy nhiên một hệ thống ERP thường gômcác phân hệ như: Quản trị mua hàng, quản trị kho hàng, quản trị bán hàng, quản trịsản xuất, quản trị tài sản cố định, quản trị tài nguồn nhân sự, quản trị kế toán tổnghơp…

Sơ đồ 1.1: Mô hình hệ thống ERP Bảng 1.1: Các phân hệ trong hệ thống ERP

- Ghi nhận, theo dõi và kiểm soát toàn bộ các hoạt động của quy trình mua: lựa chọn nhà cung cấp, lập đơn đặt hàng, theo dõi quá trình nhận hàng theo đơn hàng (các khâu tiếp nhận, chuyển kiểm định, nhập kho); xử lý việc trả hàng nếu phát sinh.

- Quản trị các chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng: vận chuyển, bốc dỡ, thuế nhập khẩu,.

- Kết chuyển tự động số liệu sang các phần hành quản trị kho hàng và quản trị công

nợ phải trả.

- Theo dõi tình hình tồn kho nhằm đảm bảo việc cung ứng vật tư đúng tiến độ.

- Thực hiện các thống kê, truy vấn cần thiết.

2 Quản trị kho

hàng

- Quản trị các dữ liệu cơ sở có liên quan đến hệ thống kho: các thông tin về tổ chức

hệ thống kho; các thông tin có liên quan đến đối tượng lưu kho (mã số, qui cách, tiêu chuẩn kỹ thuật, các thông tin kiểm soát: giới hạn tồn kho cho phép,.).

- Tiếp nhận dữ liệu từ các phần hành quản trị mua hàng, quản trị bán hàng; tự động ghi nhận các phát sinh tăng, giảm hàng tồn kho từ các nghiệp vụ này.

- Xử lý các phát sinh về tăng giảm vật tư trong kho theo từng loại nghiệp vụ: nhập kho, xuất kho, điều chỉnh, điều chuyển (như xuất sản xuất, điều chuyển kho, xuất chi phí,.; nhập bán thành phẩm, thành phẩm,.; các nghiệp vụ điều chỉnh số lượng, giá trị,.) Xác định giá trị xuất kho theo nhiều phương pháp tính khác nhau.

- Kiểm soát tình hình hàng tồn kho, quản trị các hạng mức hàng tồn kho cho phép,

TT Phân hệ Chức năng

làm cơ sở cho việc điều tiết và quản lý hàng hóa vật tư một cách hợp lý, hiệu quả theo kế hoạch.

- Tự động kết chuyển số liệu sang bộ phận kế toán kho xử lý.

- Thực hiện các thống kê, truy vấn cần thiết.

3 Quản trị bán

hàng

- Quản trị kế hoạch điều phối hàng: tổng hợp kế hoạch thị trường, lập các chỉ tiêu kế hoạch có liên quan (điều phối vận chuyển tối ưu, kho bãi,.); theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch.

- Ghi nhận, theo dõi và kiểm soát toàn bộ các hoạt động của quy trình điều phối hàng đến nhà phân phối: tiếp nhận đơn hàng xử lý; kiểm tra khả năng cung ứng, tình hình công nợ, theo dõi hợp đồng,.; lập phiếu đề nghị xuất hàng, xuất hàng, in hóa đơn,.

- Quản trị các hợp đồng vận chuyển theo từng hóa đơn: lập hợp đồng, theo dõi thực hiện hợp đồng, thanh toán cho hợp đồng.

- Quản trị về mặt số lượng quá trình xuất hàng theo hóa đơn.

- Kiểm soát các chi phí phát sinh (các khoản chiết khấu chính sách, chiết khấu chương trình, chi phí khuyến mãi, chi phí vận chuyển,.).

- Lập kế hoạch nguyên liệu và năng lực.

- Kiểm soát điều độ sản xuất

- Quản lý chất lượng

- Sản xuất đúng lúc/có tính chất lặp

- Quản lý chi phí

- Quản lý dữ liệu kỹ thuật

- Kiểm soát thay đổi kỹ thuật

- Thực hiện các nghiệp vụ kế toán về tăng giảm tài sản cố định: mua (tiếp nhận từ phần hành mua), thanh lý, đánh giá lại,.

- Thực hiện tính khấu hao định kỳ, kết chuyển số liệu sang phần hành kế toán tổng hợp dưới dạng các định khoản kế toán.

- Cho phép thực hiện các nghiệp vụ điều chỉnh, phân bổ kết chuyển, dưới dạng các định khoản kế toán.

- Kiểm soát toàn diện tình hình tài sản, nguồn vốn doanh thu, chi phí của doanh nghiệp (bảng cân đối số phát sinh, sổ cái, các báo cáo doanh thu, chi phí; kết quả kinh doanh; cân đối kế toán, lưu chuyển tiền tệ; các phân tích tài chính,.).

- Quản lý cơ cấu tổ chức

- Quản lý thời gian làm việc: lập kế hoạch làm việc, kế hoạch công việc, ghi nhận thời gian, khẳng định vắng mặt

- Phát triển nguồn nhân lực

1.2.4 Lợi ích của ERP

Việc ứng dụng ERP vào quản lý các nguồn lực doanh nghiệp đã được các tậpđoàn, các công ty đa quốc gia trên thế giới thực hiện từ lâu, điều này đặc biệt quantrọng khi quy mô doanh nghiệp ngày càng lớn

Tại Việt Nam, sức ép cạnh tranh sau khi gia nhập WTO là rất lớn và buộccác doanh nghiệp phải tự “điều chỉnh mình” trong đó nâng cao hiệu quản lý bằngviệc ứng dụng ERP là biện pháp hết sức cần thiết

Hiệu quả to lớn mà ERP mang lại trong việc nâng cao hiệu quả quản lý nhưsau:

1.2.4.1 Chuẩn hóa, cải tiến quy trình nghiệp vụ

ERP không chỉ đơn thuần ghi nhận các giao dịch, nghiệp vụ phát sinh mà nótham gia một cách sâu rộng vào hoạt động công ty thông qua việc hỗ trợ thực hiện

tác nghiệp của nhân viên, phòng ban đối với từng bước trong các quy trình nghiệp

vụ (quy trình mua hàng, quy trình sản xuất, quy trình bán hàng, quy trình thanhtoán,.)

Ví dụ: Trong quy trình mua hàng, với công đoạn lựa chọn nhà cung cấp, ERP

sẽ hỗ trợ cung cấp các thông tin về giá, thời gian giao hàng, điều khoản thanhtoán của các nhà cung cấp đối với những mặt hàng cần mua Đây là những thôngtin hết sức cần thiết cho việc lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất (giá rẻ, thời gian giaohàng và điều khoản thanh toán phù hợp)

Bên cạnh việc cung cấp thông tin hỗ trợ thực hiện các bước trong quy trình,ERP còn hỗ trợ kiểm soát việc thực hiện quy trình, đảm bảo các bước công việcđược thực hiện theo trình tự nhất định

Ví du: Quy trình mua hàng như sau:

Sơ đồ 1.2: Quy trình mua hàng

Quy trình mua hàng bắt đầu bằng việc các phòng ban có nhu cầu lập Yêu cầumua hàng gửi đến phòng cung ứng Trên cơ sở đó phòng cung ứng tiến hành Lựachọn nhà cung cấp và Đặt hàng Nhà cung cấp giao hàng, phòng kiểm soát chấtlượng tiến hành Kiểm định chất lượng hàng hóa Hàng hóa sau đó sẽ được Nhậpkho

Các bước lập Yêu cầu mua hàng, Lựa chọn nhà cung cấp, Đặt hàng, Kiểmđịnh chất lượng hàng hóa, Nhập kho đều được thực hiện trên ERP và phải theođúng trình tự Hệ thống sẽ không cho phép thực hiện nhập kho khi chưa thực hiệncác bước trước đó hoặc nhân viên không thể thực hiện thao tác Đặt hàng nếu chưa

có Yêu cầu mua hàng từ các phòng ban và Lựa chọn nhà cung cấp trên hệ thống

Qua phân tích trên, ta nhận thấy ERP có quan hệ mật thiết với quy trình hoạtđộng của doanh nghiệp, quy trình hoạt động và quy trình thực hiện trên ERP phảiđồng nhất Do đó, triển khai ứng dụng ERP là một cơ hội cho doanh nghiệp rà soátlại toàn diện quy trình, hạn chế các khuyết điểm đang tồn tại trong quy trình hoạtđộng Bên cạnh đó, khi ứng dụng ERP, doanh nghiệp sẽ được thừa hưởng các quytrình chuẩn của phần mềm Nếu ứng dụng các hệ thống đã được triển khai thànhcông cho nhiều doanh nghiệp trên thế giới, công ty sẽ được thừa hưởng các quytrình hoạt động tiên tiến, đây sẽ là cơ hội lớn cho doanh nghiệp nâng tầm quản lý

1.2.4.2 Kiểm soát quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh

Hiện nay, một trong những vấn đề gây “đau đầu” cho nhà quản lý là việcnhân viên không tuân thủ các quy trình, quy chế hoạt động của doanh nghiệp Mặc

dù các quy trình, quy chế hoạt động đã được ban hành cụ thể bằng văn bản nhưnglàm sao để nhân viên tuân thủ tuyệt đối luôn là vấn đề mà các nhà quản lý quan tâm

Sơ đồ 1.3: Quy trình bán hàng

Ví dụ: Quy trình bán hàng:

Quy trình bán hàng bắt đầu bằng việc các nhà phân phối lập Đơn đặt hànggửi cho phòng kinh doanh, nhân viên kinh doanh cập nhật đơn hàng vào hệ thốngsau đó sẽ kiểm tra hạn mức công nợ cho phép và lập Phiếu giao hàng đảm bảo giáhàng hóa đúng với chính sách bán hàng của công ty Tiếp đến phòng kế toán LậpHóa đơn tài chính, Phòng kiểm soát chất lượng tiến hành Kiểm tra chất lượng hànghóa và sau đó bộ phận kho sẽ Xuất kho

Trong quy trình bán hàng trên, khi ứng dụng hệ thống ERP, nhân viên cácphòng ban bắt buộc phải thực hiện đầy đủ các bước của quy trình mà không thể bỏqua bất kỳ bước nào bởi vì nếu bỏ qua một bước thì bước kế tiếp sẽ không thực hiệnđược Ví dụ nếu Phòng kiểm soát chất lượng không thực hiện Kiểm tra chất lượnghàng hóa trên hệ thống thì bộ phận kho sẽ không có cơ sở để lập phiếu xuất kho trên

hệ thống

Bên cạnh đó, khi có hệ thống ERP, tại bước lập Phiếu giao hàng, hệ thống sẽ

hỗ trợ việc kiểm soát hạn mức công nợ khách hàng, có chấp nhận cho phép tiếp tụcbán hàng cho khách hàng đó hay không; hỗ trợ nhân viên lập phiếu giao hàng vớigiá cả hàng hóa đúng với chính sách bán hàng của công ty cho khách hàng đó Tómlại, ở bước này, hệ thống sẽ không cho phép thực hiện nếu khách hàng vượt quá hạnmức công nợ cho phép đồng thời đảm bảo giá cả hàng hóa là chính xác

Tóm lại, việc ứng dung hệ thống ERP giúp doanh nghiệp đảm bảo được tínhtuân thủ trong việc thực hiện quy trình, quy chế hoạt động

1.2.4.3 Hoàn thiện thông tin quản trị

Để tồn tại trong nền kinh tế thị trường đầy cạnh tranh, doanh nghiệp cần nằm

rõ toàn diện thông tin về tình hình hoạt động làm cơ sở cho việc kiểm soát, phântích, ra quyết định, lập kế hoạch và định hướng phát triển cho doanh nghiệp Chẳnghạn như qua các thông tin phục vụ cho việc kiểm soát kế hoạch, doanh nghiệp cóthể tìm ra nguyên nhân chênh lệch giữa kế hoạch và thực tế Các biến động bất lợihoặc có lợi đều được phân tích nhằm có những biện pháp khắc phục, hoặc phát huy

cho phù hợp với tình hình của doanh nghiệp và những thay đổi trên thị trường Vớicác thông tin hữu ích, doanh nghiệp có thể phân tích được các biến động mà doanhnghiệp có thể kiểm soát được và các biến động mà doanh nghiệp không thể kiểmsoát được làm cơ sở cho việc hoạch định kế hoạch sản xuất kinh doanh trong tươnglai.

Thông tin quản trị rõ ràng hết sức cần thiết cho doanh nghiệp và điều quantrọng là các thông tin này phải được cung cấp một cách chính xác, kịp thời

Tính kịp thời

Như chúng ta đã biết, hệ thống ERP hỗ trợ kiểm soát toàn diện các hoạt độngcủa doanh nghiệp và dữ liệu ghi nhận toàn bộ hoạt động này được lưu trữ tập trungnghĩa là thay vì duy trì nhiều cơ sở dữ liệu độc lập cho từng phòng ban (ví dụ phòngkinh doanh có cơ sở dữ liệu riêng, kế toán có dữ liệu riêng, kho có dữ liệu riêng,.),doanh nghiệp sẽ có một cơ sở dữ liệu thống nhất và tập trung

Dữ liệu tập trung sẽ cho phép thường xuyên truy vấn các báo cáo kịp thờicho lãnh đạo do hệ thống chỉ cần xử lý một lần trên một nguồn dữ liệu thống nhất

và duy nhất Nếu duy trì nhiều nguồn dữ liệu, để truy vấn một báo cáo yêu cầunhiều thông tin từ các nguồn dữ liệu khác nhau, phải mất thêm một công đoạn thủcông tập hợp, tổng hợp các nguồn dữ liệu này mới cho ra được báo cáo do đó sẽ tốnkém về mặt thời gian

Ví dụ: báo cáo “Lãi lỗ theo mặt hàng” cần các chỉ tiêu Doanh thu, giá vốn =>lãi gộp theo mặt hàng Nếu có hệ thống ERP với dữ liệu tập trung, chỉ cần thực hiệnbấm nút In báo cáo, tất cả các dữ liệu sẽ được tự động truy vấn và thể hiện Nếu duytrì nhiều cơ sở dữ liệu khác nhau, để lập báo cáo này ta phải làm thủ công bằng cáchlấy chỉ tiêu doanh thu theo mặt hàng trong nguồn dữ liệu của bộ phận bán hàng, lấychỉ tiêu giá vốn hàng bán trong dữ liệu của kế toán, sau đó tập hợp lại để cho rađược báo cáo

Đồng thời, nếu số liệu trên các nguồn dữ liệu không đồng nhất, sẽ rất mấtthời gian để rà soát lại xem số liệu nào là chính xác do đó kéo dài thời gian hoànthành báo cáo.

Bên cạnh đó, các thông tin quản trị còn được cung cấp một cách kịp thời là

do ERP giúp kiểm soát việc thực hiện quy trình hoạt động, nhân viên phải cập nhật

dữ liệu đúng quy trình theo đúng thời gian thực vì trong quy trình, nếu nhân viênkhông thực hiện bước trước thì bước sau cũng sẽ bị ách tắc, không thực hiện được.Điều này thúc đẩy từng cá nhân đều phải cập nhật dữ liệu theo đúng thời gian thực

và kết quả là dữ liệu luôn mang tính tức thời, nhà quản trị sẽ xem xét được đầy đủtình hình hiện tại của doanh nghiệp

Ví du: thành phẩm sản xuất hoàn thành nhập kho, nếu thủ kho không cậpnhật trên hệ thống, bộ phận kinh doanh sẽ không thể lập Phiếu giao hàng để bán chokhách hàng do chưa có hàng trong kho

Tính chính xác

Trong việc thực hiện quy trình, hệ thống ERP cho phép các công đoạn sauthừa hưởng dữ liệu từ các công đoạn trước đó, do đó dữ liệu không phải nhập lạinhiều lần vừa tiết kiệm được thời gian và đặc biệt giúp hạn chế được sai sót

Ví du: trở lại quy trình bán hàng ở trên (hình 1.5: quy trình bán hàng), quytrình bán hàng bắt đầu bằng việc các nhà phân phối lập Đơn đặt hàng gửi cho phòngkinh doanh, nhân viên kinh doanh A cập nhật đơn hàng vào hệ thống, sau đó sẽkiểm tra hạn mức công nợ cho phép và lập Phiếu giao hàng đảm bảo giá hàng hóađúng với chính sách bán hàng của công ty Phiếu giao hàng này được thừa hưởng

dữ liệu từ đơn đặt hàng đã lập trước đó Tiếp đến dữ liệu về thông tin giao hàng nàyđược tự động chuyển đến phòng kế toán, nhân viên kế toán chỉ cần kiểm tra thôngtin và nhấn nút in Hóa đơn tài chính, lúc này các định khoản kế toán như tăng công

nợ phải thu tương ứng với doanh thu cũng sẽ được tự động cập nhật Sau đó dữ liệulại được tự động chuyển xuống bộ phận kiểm soát chất lượng và bộ phận kho đểtiến hành kiểm tra chất lượng hàng hóa và xuất kho, nhân viên kiểm tra chất lượng

thực hiện việc kiểm tra chất lượng và xác nhận đảm bảo chất lượng trên hệ thốngERP Trên cơ sở đã có xác nhận từ bộ phận kiểm tra chất lượng, thủ kho sẽ nhấn nút

in phiếu xuất kho trên hệ thống, lúc này hệ thống cũng sẽ tự động ghi nhận bút toángiảm hàng tồn kho tương ứng với giá vốn hàng bán

Như vậy cả nhân viên kế toán, nhân viên kiểm soát chất lượng và thủ khođều có dữ liệu và tạo ra các chứng từ cần thiết mà không ai phải gõ lại các thông tinliên quan đến việc xuất hàng giao cho khách, điều này giúp loại bỏ các sai sót có thểxảy ra khi nhiều người cùng nhập một dữ liệu Trở lại ví dụ trên nếu nhân viên Ađiền tay vào Phiếu giao hàng với số lượng “15” xuất cho khách hàng Nguyễn Hùng,khi chứng từ này đến tay thủ kho nhìn ra thành “16” và xuất ra 16 thùng, hoặc khichứng từ đến tay nhân viên kế toán lại bị xuất hóa đơn nhầm thành “Nguyễn Hưng”

Bên cạnh đó, dữ liệu trên hệ thống ERP được lưu trữ thống nhất, tập trungthay vì duy trì nhiều cơ sở dữ liệu độc lập cho từng phòng ban (ví dụ phòng kinhdoanh có cơ sở dữ liệu riêng, kế toán có dữ liệu riêng, kho có dữ liệu riêng,.) Việcduy trì nhiều nguồn dữ liệu khác nhau có thể dẫn đến tình trạng dữ liệu không đồngnhất Ví dụ: cả bộ phận kinh doanh và kế toán đều lưu trữ doanh số bán hàng và đôikhi dữ liệu của 2 phòng ban này là khác nhau Do đó việc lưu trữ dữ liệu tập trung

sẽ giúp dữ liệu luôn đồng nhất và chính xác trong toàn hệ thống

1.2.4.4 Tiết kiệm thời gian thực hiện tác nghiệp trong hoạt động kinh doanh

Như đã phân tích ở trên, trong việc thực hiện quy trình, hệ thống ERP chophép các công đoạn sau thừa hưởng dữ liệu từ các công đoạn trước đó, do đó dữliệu không phải nhập lại nhiều lần, điều này tiết kiệm được rất nhiều thời gian thựchiện tác nghiệp cho nhân viên

Bên cạnh đó, dữ liệu ERP được lưu trữ tập trung do đó thông tin được chia sẻhoàn toàn và mọi đối tượng đều có thể truy vấn thông tin một cách nhanh chóng

Ví du: thông tin về tình hình nhập, xuất, tồn kho trước hết rất quan trọng cho

bộ phận kho quản lý hàng hóa Bên cạnh đó, thông tin này cũng hết sức cần thiếtcho bộ phận bán hàng, cũng như bộ phận mua hàng, kế toán, Khi ứng dụng ERP,

tất cả các phòng ban đều có thể truy vấn báo cáo nhập, xuất, tồn một cách nhanhchóng trên hệ thống, tiết kiệm được thời gian phải yêu cầu bộ phận kho cung cấpbáo cáo nếu không có hệ thống

1.2.5 Môt số khó khăn khi ứng dung ERP

- Chi phí cao

- Yêu cầu về thời gian

- Sự thay đổi quy trình kinh doanh

Sơ đồ 1.4: Quy trình ứng dụng ERP

CRP là viết tắt của từ Conference Room Piloting (CRP), tức là việc tổ chứctrình diễn chương trình cho khách hàng Theo phương pháp này, khách hàng sẽ

được tiếp cận dần dần hệ thống từ mức khái niệm, quy trình chuẩn cho đến khi quytrình của khách hàng được thực thi hoàn toàn trên hệ thống qua các đợt trình diễn từCRP1.1-> CRP1.2 -> CRP2.0 -> CRP3.0.

Giai đoạn 1: Xác định yêu cầu - Definition

Mục tiêu của giai đoạn xác định yêu cầu là xây dựng sự đồng thuận vềhướng đi dự án, phạm vi, mục tiêu và cách tiếp cận Người dùng chính (Key Users)làm quen với quy trình nghiệp vụ (CRP1.1) Giai đoạn này cần tìm hiểu và phântích nghiệp vụ hiện tại và các yêu cầu của hệ hống tương lai (CRP1.2), đồng thờithực hiện đối chiếu giữa dòng quy trình với quy trình nghiệp vụ của EVN, và thựchiện thảo luận để chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ

Giai đoạn 2 : Thiết kế giải pháp - Elaboration

Mục tiêu của giai đoạn thiết kế giải pháp là phải thiết kế được giải pháp hạtầng Thực hiện hoàn thiện xong CRP2.0 để chốt lại giải pháp cho quy trình nghiệp

vụ xử lý trên hệ thống Tiếp đến, trong giai đoạn này cũng cần phát triển kịch bảnkiểm thử hệ thống Thực hiện mô tả kỹ thuật giải pháp cho những phần tùy biến(customization)

Giai đoạn 3 : Giai đoạn Xây dựng - Build

Mục tiêu của giai đoạn xây dựng là thực hiện xây dựng hoàn thiện môitrường kiểm tra, các chức năng customize (lập trình tùy biến), xây dựng được chiếnlược chuyển giao sản phẩm Đổng thời phải kiểm tra hệ thống để đảm bảo hệ thốngthực hiện theo giải pháp đã thống nhất Trong giai đoạn này, tư vấn nhà thầu cầntrình diễn giải pháp cho khách hàng nhằm đảm bảo hệ thống đáp ứng được yêu cầutrước khi chuyển sang giai đoạn chuyển giao

Giai đoạn 4 : Giai đoạn Chuyên giao - Transition

Mục tiêu của giai đoạn chuyển giao là đạt được sự chấp nhận toàn bộ củaEVN thông qua quá trình đào tạo người dùng, đào tạo đội tiếp nhận công nghệ của

dự án, kiểm tra chấp nhận hệ thống tập trung Trong giai đoạn này phải hoàn tất

việc chuẩn bị môi trường sử dụng chính thức và cấu hình các ứng dụng, sẵn sàngcho việc đưa hệ thống vào sử dụng tại các đơn vị triển khai thí điểm Kết thúc giaiđoạn này, hệ thống với ứng dụng mới được bắt đầu sử dụng.

Giai đoạn 5 : Giai đoạn Đưa vào sử dụng - Production

Mục tiêu giai đoạn đưa vào sử dụng là hoàn tất toán bộ các công việc: Thiếtlập môi trường vận hành, đào tạo người dùng cuối, kiểm tra chấp nhận hệ thống tạicác đơn vị thí điểm, vận hành hệ thống chính thức (Go-live) Nói cách khác, mụctiêu của giai đoạn này là chuyển đổi hoạt động thành công lên môi trường sử dụngmới

1.3 Điều kiện ứng dụng ERP vào doanh nghiệp

1.3.1 Yếu tố về nhân lực

Trong việc thực hiện công tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng ERP,nhân lực đóng một vai trò hết sức quan trọng cho hiệu quả của việc thực hiện Ởđây, chúng ta tạm chia nhân lực thực hiện ra làm hai nhóm chính: nhóm nghiệp vụ

đoạn chính thức thực hiện quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng ERP Đối từng giaiđoạn thì nhân lực đều hết sức quan trọng.

Đối với giai đoạn chuẩn bị vận hành hệ thống:

Nhóm nghiệp vụ phải đưa ra các yêu cầu nghiệp vụ, các mục tiêu quản lý,cùng xây dựng quy trình nghiệp vụ với đơn vị triển khai, kiểm tra, thử nghiệm tínhđúng đắn của hệ thống trên mô hình giả lập

Nhóm kỹ thuật sẽ chuẩn bị hệ thống máy chủ, máy trạm, hạ tầng mạng,đường truyền, cài đặt hệ thống, thực hiện các công việc chuyên môn về quản trị hệthống (sao lưu, phân quyền ) chuẩn bị cho việc vận hành

Trong giai đoạn này, áp lực cho các nhân lực tham gia là rất lớn vì họ phảivừa thực hiện các tác nghiệp hằng ngày để duy trì hoạt động sản xuất kinh doanhcủa công ty, vừa phải dành thời gian tham gia dự án chuẩn bị cho việc vận hành hệthống ERP Đôi khi để thực hiện tốt giai đoạn này, doanh nghiệp phải tuyển dụngthêm nhân sự

Đối với giai đoạn vận hành hệ thống:

Nhóm nghiệp vụ tham gia trực tiếp vào việc vận hành hệ thống Các nhânviên trực tiếp thực hiện tác nghiệp tiếp tục tìm ra các lỗi, sự bất tiện của hệ thống.Đối với bộ phận quản lý, phải tiếp tục theo dõi, giám sát quá trình hoạt động, tìm racác điểm còn bất hợp lý, đề ra giải pháp khắc phục Bên cạnh đó bộ phận quản lývẫn phải tiếp tục phát triển hệ thống

Nhóm kỹ thuật tiếp tục hỗ trợ đảm bảo hệ thống máy tính toàn công ty hoạtđộng thông suốt, thực hiện các công việc chuyên môn về quản trị hệ thống (sao lưu,phân quyền )

Như vậy, để thực hiện quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng ERP phải đảmbảo đủ nhân lực, đặc biệt là nhân lực phải đảm bảo trình độ và năng lực cho việcthực hiện

1.3.2 Yếu tố về quỹ thời gian

Theo nghiên cứu của tập đoàn tư vấn Panorama thực hiện từ 1322 tổ chứctrên toàn cầu đã thực hiện ứng dụng phần mềm ERP trong 3 năm trở lại đây, thờigian cần thiết triển khai ERP thường kéo dài từ 04 đến 60 tháng, trong đó phần lớncác dự án (71%) hoàn thành trong 06 đến 18 tháng.

Bên cạnh đó, thực tế cho thấy thời gian triển khai ERP phụ thuộc rất nhiềuvào quy mô doanh nghiệp cũng như phạm vi triển khai Đối với những tổ chức lớn,trung bình cần 25 tháng để hoàn thành một dự án ERP Các tổ chức quy mô cực lớn,cần thời gian trung bình là trên 3 năm, gấp 2 lần so với thời gian triển khai tại cácdoanh nghiệp vừa và nhỏ Những số liệu này khẳng định, các tổ chức có quy môcàng lớn, độ phức tạp càng cao thì thời gian triển khai ERP càng kéo dài

Ngoài ra, theo nghiên cứu, chỉ 7% các dự án hoàn thành đúng thời gian đặt

ra, 93% cho biết đã triển khai lâu hơn dự kiến, trong đó 68% “lâu hơn nhiều”.Ngoài ra, không có bất cứ doanh nghiệp nào hoàn thành sớm hơn kế hoạch

Tóm lại, doanh nghiệp cần thời gian tương đối dài cho việc triển khai thựchiện quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng ERP và doanh nghiệp phải rất nỗ lựctrong việc đảm bảo thời gian triển khai theo đúng kế hoạch

1.3.3 Yếu tố về điều kiện tài chính

Việc thực hiện công tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng ERP mang lạinhững lợi ích to lớn cho doanh nghiệp nhưng chi phí cho việc thực hiện cũng không

hề nhỏ Chi phí triển khai hệ thống ERP gồm chi phí bản quyền, chi phí tư vấn hỗtrợ triển khai, bảo trì vận hành hệ thống và chi phí cho hạ tầng ứng dụng công nghệthông tin nói chung như phần cứng, hệ thống mạng:

Chi phí bản quyền phần mềm:

Chi phí bản quyền phần mềm thường bao gồm: bản quyền phần mềm ERP vàcác phần mềm liên quan khác Chi phí bản quyền phần mềm ERP thường tính theocác phân hệ và theo số người sử dụng Đối với các doanh nghiệp có đội ngũ Công

nghệ thông tin tốt, có thể tự phát triển hệ thống ERP Khi đó chi phí được tính chochi phí của đội thực hiện dự án.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp phải mua bản quyền các phần mềm khác như hệđiều hành; hệ quản trị cơ sở dữ liệu và các ứng dụng bảo mật

Chi phí tư vẩn hỗ trợ triển khai:

Chi phí này thường chiếm tỷ lệ lớn nhất trong tổng chi phí dành cho ERP,lớn hơn từ 1-5 lần so với chi phí bản quyền phần mềm ERP Việc tư vấn hỗ trợ triểnkhai bao gồm: tư vấn chuẩn hóa toàn bộ quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp, càiđặt phần mềm, huấn luyện cách thức vận hành, thiết lập hệ thống, chuyển đổi hệthống cũ sang mới, hỗ trợ vận hành hệ thống

Chi phí bảo trì hệ thống:

Sau khi hệ thống ERP chính thức vận hành, doanh nghiệp vẫn cần phải đượcduy trì các hoạt động hỗ trợ từ nhà cung cấp như: bảo trì, nâng cấp, cung cấp bảnsửa lỗi Tùy theo các gói dịch vụ và mức độ hỗ trợ mà chi phí hằng năm có thể daođộng từ 10-20 % chi phí tư vấn hỗ trợ triển khai

Chi phí phần cứng và hạ tầng mạng:

Phần cứng phục vụ cho việc vận hành hệ thống ERP là hệ thống máy chủ,máy trạm, tủ đĩa, bộ lưu điện Tuy nhiên, về máy chủ, một hệ thống ERP cần tốithiểu các loại sau: máy chủ ứng dụng (application server), máy chủ cơ sở dữ liệu(database server), máy chủ dự phòng cơ sở dữ liệu (backup database server)

Đối với hạ tầng mạng, doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống mạng nội bộ(LAN), đảm bảo tất cả các máy tính phải kết nối với nhau Bên cạnh đó, nếu doanhnghiệp có nhiều chi nhánh ở xa nhau, cần trang bị thêm đường truyền thuê riêng(leased line) hoặc đường truyền internet ADSL để tạo kết nối trong toàn hệ thốngdoanh nghiệp

Hiện nay tại Việt Nam, chi phí đầu tư cho việc thực hiện quản trị nguồn lựcdoanh nghiệp bằng ERP có thể được khái quát trên mô hình sau:

Sơ đồ 1.5: Phân loại tổng chi phí đầu tư ERP

Theo mô hình trên, ta nhận thấy chi phí thực hiện ERP tăng dần tỷ lệ thuậnvới số người sử dụng và chi phí này là khá lớn

Tóm lại, để thực hiện công tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng ERP,doanh nghiệp cần đầu tư nguồn nhân lực, thời gian và một chi phí khá lớn

1.4 Các nhân tố ảnh hưởng tới việc ứng dụng ERP của doanh nghiệp phân tích theo quá trình (chu kỳ) phát triển hệ thống thông tin.

ERP là một hệ thống thông tin, do vậy quy trình thực hiện việc ứng dụng nótrong doanh nghiệp cũng tuân theo quá trình thực hiện dự án triển khai hệ thốngthông tin

Và theo Marshall B Romney và Paul J.Steinbart (2012) thì chu kỳ phát triển

hệ thống thông tin trải 4 giai đoạn: Phân tích hệ thống, thiết kế hệ thống, thực chuyển đổi hệ thống, vận hành hệ thống

hiện-1.4.1 Phân tích hệ thống

Đây là bước đầu tiên trong chu kỳ phát triển hệ thống, tại đây các thông tincần cho việc trao đổi, phát triển hệ thống được thu thập Để sử dụng tốt hơn nguồnlực hạn chế, yêu cầu phát triển được lựa chọn và ưu tiên Nếu có quyết định phát

triển hệ thống, thì cần xác định được tính chất và phạm vi của dự án, hệ thống hiệntại phải được khảo sát để xác định điểm mạnh và yếu của nó, và xác định được tínhkhả thi của dự án và nếu dự án được đề xuất là khả thi thì cần xác định nhu cầuthông tin của người sử dụng và nhu cầu quản lý hệ thống Những nhu cầu này là yêucầu cần thiết để phát triển hệ thống, nó được dùng để lựa chọn hoặc phát triển một

hệ thống mới Do đó một báo cáo phân tích hệ thống cần được chuẩn bị và trình kícho ban lãnh đạo hệ thống thông tin

Các bước trong giai đoạn phân tích hệ thống gồm: Khởi đầu dự án, khảo sát

sơ bộ và đánh giá tính khả thi

- Khởi đầu dư án:

Một cuộc điều tra ban đầu được tiến hành nhằm sàng lọc các yêu cầu chophát triển hệ thống Bản chất của các vấn đề phải được xác định đúng Trong một sốtrường hợp, các vấn đề đưa ra không phải là vấn đề thực sự

Phạm vi dự án (Những gì dự án nên và không nên thực hiện) cần xác định

Mở rộng phạm vi (thêm các yêu cầu bổ sung cho các phạm vi sau khi nó đã đượcthống nhất) là một vấn đề thực tế

- Khảo sát sơ bô:

Một cuộc khảo sát hệ thống là một nghiên cứu về hệ thống thông tin hiện tại

có các mục tiêu sau:

+ Đạt được một sự hiểu biết về hoạt động của công ty, chính sách, thủ tục, vàdòng lưu chuyển thông tin, điểm mạnh và điểm yếu của hệ thống, và phần cứng cósẵn, phần mềm và con người

+ Hãy đánh giá sơ bộ về nhu cầu xử lý hiện tại và trong tương lai và xác địnhmức độ và tính chất của những thay đổi cần thiết

+ Phát triển mối quan hệ làm việc với người sử dụng và xây dựng các hỗ trợcho hệ thống

+ Thu thập dữ liệu xác định nhu cầu sử dụng, tiến hành phân tích tính khảthi, và đưa ra khuyến nghị trong quản lý.

- Đánh giá tính khả thi:

Tại giai đoạn này, phân tích tính khả thi một cách triệt để được tiến hànhthảo luận để xác định tính khả thi của dự án Phân tích tính khả thi được cập nhậtthường xuyên như tiến trình dự án và chi phí và lợi ích trở nên rõ ràng hơn

Trong giai đoạn phân tích hệ thống này sự cam kết hỗ trợ của lãnh đạo cấp

cao được xem là một yếu tố quan trọng trong thực hiện thành công ERP đã được

nghiên cứu bởi rất nhiều nhà nghiên cứu Ngai et al (2008) cho rằng đã có một sựđồng thuận của các nhà nghiên cứu về vai trò quan trọng của sự cam kết hỗ trợ củalãnh đạo cấp cao trong thực hiện thành công ERP Họ kết luận rằng sự hỗ trợ từlãnh đạo cao nhất có thể khác nhau giữa các quốc gia và khu vực Hỗ trợ của lãnhđạo cấp cao thậm chí còn quan trọng hơn trong các dự án triển khai ERP Điều này

là do các dự án này có quy mô lớn và cần rất nhiều nguồn lực cho nó Hệ thốngERP là cần thiết để nhận được sự hỗ trợ và chấp thuận của các nhà quản lý cấp caotrước khi thực hiện (Nah et al., 2001) Dezdar và Ainin (2011) tin rằng kể từ khi dự

án triển khai ERP được ứng dụng liên quan với những người khác nhau và cácphòng ban trong công ty, quản lý cấp cao cần là trung gian để giải quyết các xungđột tiềm năng giữa các nhóm lợi ích khác nhau

Đồng thời Làm việc theo nhóm dự án ERP cũng được xem là nhân tố quan

trọng ảnh hưởng đến việc ứng dụng thành công hệ thống ERP trong giai đoạn nàybởi lẽ triển khai ERP đòi hỏi sự hợp tác của các chuyên gia về kinh doanh và kỹthuật cũng như người dùng cuối cùng Do đó, thành phần trong nhóm và làm việctheo nhóm cùng với các chuyên gia tư vấn ERP và nhà cung cấp đã được nhấnmạnh trong nghiên cứu (Nah et al., 2007) Những người tốt nhất trong các công ty

có nghĩa vụ phải được tham gia vào đội ngũ thực hiện ERP Nhóm nghiên cứu ERPphải đa chức năng, cân bằng, và bao gồm một sự kết hợp của các nhân viên nội bộ

và chuyên gia tư vấn bên ngoài Các nhân viên nội bộ có thể phát triển trình độ kỹ

thuật cần thiết cho việc thực hiện ERP Nó cũng là điều cần thiết mà công ty lựachọn một đội ERP hợp lý và cho phép họ đưa ra quyết định hợp lý (Dezdar vàAinin, 2011b) Việc bổ sung những người sử dụng hệ thống của doanh nghiệp trongnhóm ERP để bổ sung cho bộ phận kỹ thuật là rất quan trọng cho sự thành côngtriển khai ERP (Somers và Nelson, 2004)

Việc xác định mục tiêu, chiến lược và tầm nhìn rõ ràng cũng là nhân tố

ảnh hưởng đến việc ứng dụng thành công ERP do ERP bao gồm một loạt các chứcnăng, điều quan trọng cho công ty là phải có một mục tiêu rõ ràng, tập trung vàxác định phạm vi trước khi thực hiện ERP nếu thiếu nhân tố này rất có thể sẽ dẫnđến dự án ERP thất bại, công ty mà không có chiến lược rõ ràng và kế hoạch liênquan đến quy trình kinh doanh của họ có tỷ lệ thất bại cao của ERP triển khai(Stefanou, 1999)

Bên cạnh đó trong giai đoạn này nhân tố Trình độ, năng lực, kinh nghiệm

của chuyên viên tư vấn phù hợp ảnh hưởng rất lớn sự thành công của ERP thực

hiện Sử dụng chuyên viên tư vấn là người có kiến thức đúng trong lĩnh vực côngnghiệp và hệ thống ERP có thể giúp công ty phát triển và thực hiện hoàn chỉnh hệthống theo nhu cầu của công ty.Vì nhiều chuyên gia tư vấn ERP không có nhiềukinh nghiệm trong ERP quá trình thực hiện.( Gry go 2000 và Diehl 2000)

1.4.2 Thiết kế hệ thống

Cũng theo Theo Marshall B Romney và Paul J.Steinbart thì giai đoạn thiết

kế hệ thống gồm 2 bước: Thiết kế sơ bộ và phân tích thiết kế