Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng tại tổng công ty cổ phần nông nghiệp nghệ an

Khái quát chung về quản trị mua hàng 2.1.1.1 Tầm quan trọng của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thương mại Mua hàng là hoạt động đầu tiên nhằm tạo ra yếu tố đầu vào đối với doanh

PHẦN I

MỞ ĐẦU 1.1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong những năm qua nền kinh tế nước ta đã và đang chuyển hoá mạnh mẽsang cơ chế thị trường, theo định hướng xã hội chủ nghĩa có sự quản lý của nhànước.

Trong cơ chế thị trường, để thực hiện chiến lược phát triển của nền kinh tế,các doanh nghiệp đã và đang khắc phục những khó khăn, vướng mắc còn tồn tạicủa của chế cũ Từ cơ chế quản lý tập trung quan liêu bao cấp bước sang cơ chếquản trị kinh doanh phù hợp với cơ chế thị trường Sau hơn mười năm đổi mới nềnkinh tế, nước ta đã có những thành tựu lớn tạo nên một bước ngoặt lịch sử trong sựphát triển kinh tế của đất nước Do vậy các doanh nghiệp muốn đứng vững trên thịtrờng thì phải nắm vững được thị hiếu của người tiêu dùng, giảm chi phí, hạ giáthành, nâng cao chất lượng sản phẩm để đáp ứng nhu cầu, thị hiếu đó

Tuy nhiên không phải ngẫu nhiên mà có được sự phát triển như vậy, nó đòihỏi phải có sự tư duy, lề lối và phong cách làm việc trong nền kinh tế thị trường.Đối với mỗi doanh nghiệp vai trò của người lao động là rất quan trọng, đây là điềukiện để có thể tồn tại và phát triển Một người lãnh đạo tài năng, quyết đoán có thểdẫn tới doanh nghiệp vượt qua mọi khó khăn đồng thời có thể doanh nghiệp pháttriển, toàn diện Chính vì vậy mà việc nâng cao hiệu quả trong công tác quản trị là

vô cùng quan trọng

2

Tuy nhiên hiện nay, hoạt động mua hàng rất ít được quan tâm đến như hoạt

động bán hàng Các doanh nghiệp quan tâm đến việc mang lại lợi nhuận cho doanhnghiệp hơn là quan tâm đến tiết kiệm chi phí mua hàng Việc mua hàng chưa đượcđánh giá tương xứng với vị trí của nó Trong khi mua hàng lại là khâu tiên, cơ bảncủa hoạt động kinh doanh, là điều kiện để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệptồn tại và phát triển Mua hàng nhằm tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng,hoạt đông bán hàng có được tốt hay không phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động muahàng Hơn nữa mua hàng tốt tạo điều kiện tăng lợi nhuận

Tổng công ty cổ phần nông nghiệp Nghệ An vốn là công ty nhà nước được

cổ phần hóa, cũng chuyển mình từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang nềnkinh tế thị trường, để theo kịp với nhịp độ phát triển của thời đại công ty cũng đã

có rất nhiều sự thay đổi về phương thức kinh doanh của mình, thay đổi về phươngthức bán hàng, phương thức tiêu thụ tuy nhiên hoạt động mua hàng vẫn chưađựơc quan tâm thực sự Từ thực tiễn trên chúng tôi tiến hàng nghiên cứu đề tai:

“Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng tại Tổng công ty cổ phần nông nghiệp Nghệ An”

1.2 Mục tiêu nghiên cứu

1.2.1 Mục tiêu chung

Đánh giá thực trạng quản trị mua hàng của Tổng công ty cổ phần nôngnghiệp Nghệ An từ đó đề xuất một số giải pháp góp phần nâng cao chất lượng côngtác quản trị mua hàng tại cơ sở

1.2.2 Mục tiêu cụ thể

- Góp phần hệ thống hóa những lý luận cơ bản quản trị mua hàng và chuỗi

cung ứng

- Đánh giá thực trạng quản trị mua hàng tại Tổng công ty cổ phần nôngnghiệp Nghệ An.

- Đề xuất một số giải pháp góp phần nâng cao chất lượng công tác quản trịmua hàng tại Tổng công ty

1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

1.3.1 Đối tượng nghiên cứu

Đề tài tập trung nghiên cứu chất lượng công tác quản trị mua hàng tại Tổngcông ty cổ phần nông nghiệp Nghệ An

1.3.2 Phạm vi nghiên cứu

- Phạm vi nội dung: Phân tích, đánh giá thực trạng quản trị mua hàng tạiTổng công ty cổ phần nông nghiệp Nghệ An Trên cơ sở đó, đề xuất một số giảipháp nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng tại Tổng công ty

- Phạm vi không gian: Đề tài được thực hiện tại Tổng công ty cổ phần vật tưNghệ An

- Phạm vi thời gian: Từ ngày 01/01/2010 đến 10/05/2010

4

PHẦN II TỔNG QUAN TÀI LIỆU VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

2.1 Tổng quan tài liệu

2.1.1 Khái quát chung về quản trị mua hàng

2.1.1.1 Tầm quan trọng của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thương mại

Mua hàng là hoạt động đầu tiên nhằm tạo ra yếu tố đầu vào ( đối với doanhnghiệp thương mại yếu tố đầu vào là nguồn hàng ) một cách đầy đủ, kịp thời, đồng

bộ, đúng quy cách chủng loại, chất lượng, phù hợp với nhu cầu của khách hàng và

kế hoạch bán ra của doanh nghiệp

Dưới góc độ của nhà quản trị thì mua hàng hoàn toàn trái ngựơc với bánhàng Nếu bán hàng có nghĩa là tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hàng hoá và dịch

vụ một cách có hệ thống và tìm cách làm tăng ý thức về nhu cầu đó thì mua hàng làphủ nhận hoặc đình hoãn nhu cầu đó cho tới khi tìm ra được điều kiện mua hàngtốt Thực chất, mua hàng biểu hiện mối quan hệ giữa người với người

Mua hàng là các hoạt động nghiệp vụ của các doanh nghiệp sau khi xem xét,tìm hiểu về chủ hàng và cùng với chủ hàng bàn bạc, thoả thuận điều kiện mua bán,thực hiện các thủ tục mua bán, thanh toán và các nghiệp vụ giao nhận, vận chuyểnnhằm tạo nên lực lượng hàng hoá tại doanh nghiệp với số lượng, chất lượng, cơcấu đáp ứng các nhu cầu của dự trữ, bán hàng phục vụ cho khách hàng với chi phíthấp nhất

Vị trí của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thương mại

Mua hàng là nghiệp vụ mở đầu cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp,đây là khâu mở đầu cho lưu chuyển hàng hoá, mua đúng chủng loại, mẫu mã, sốlượng, và chất lượng thì dẫn đến mua và bán tốt hơn Trong cơ chế thị trường thìbán hàng là khâu quan trọng nhưng mua hàng là tiền đề tạo ra lượng hàng ban đầu

để triển khai toàn bộ hệ thống kinh doanh của doanh nghiệp Vậy nên mua hàng lànghiệp vụ mở đầu quy trình kinh doanh của doanh nghiệp, mua là tiền đề để bán vàđạt được lợi nhuận Trên thực tế khâu bán hàng khó hơn mua hàng nhưng hành vihay bị mắc sai lầm nhất lại là hành vi mua hàng và nghiệp vụ mua hàng có vị trí rấtquan trọng đối với các doanh nghiệp và các nhà kinh doanh

Mua hàng có vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ở chỗ:

- Mua hàng nhằm tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng Các doanhnghiệp muốn bán hàng ra thị trường thì phải có tiền đề vật chất tức là phải có yếu

tố đầu vào Các yếu tố đầu vào chính là hàng hoá, nguyên nhiên vật liệu của doanhnghiệp Mua hàng sẽ giúp cho doanh nghiệp có hàng hoá trong tay từ đó bán ra thịtrường Với chức năng mua đi bán lại doanh nghiệp luôn mong muốn phấn đấu đểmua được hàng hoá với chi phí thấp nhất, có thể thoả mãn tốt nhất nhu cầu củakhách hàng, đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của khách hàng để thu hút kháchhàng về phía mình Mục đích kinh doanh của doanh nghiệp là tìm kiếm lợi nhuậntối đa do đó phải tính đến mua hàng với số lượng và giá cả hợp lý tránh tình trạnghàng thừa hay thiếu đều không tốt cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.Mua hàng góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp trên thịtrường Điều này thể hiện chi phí mua hàng của doanh nghiệp (bao gồm cả giámua hàng của doanh nghiệp và những chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng

6

cuả doanh nghiệp nh chi phí đặt hàng, chi phí vận chuyển ) sẽ làm cho giá đầuvào trên một đơn vị cao và từ đó làm cho giá bán cao Trên thị trường hiện nay việccạnh tranh giữa các doanh nghiệp thực chất là cạnh tranh về giá Cùng một loạisản phẩm doanh nghiệp nào có giá thấp hơn dù chỉ rất ít song cũng đã thu hút đượckhách hàng về phía mình Mà muốn có giá bán thấp hơn thì doanh nghiệp phảimua được hàng tốt hơn với chi phí thấp hơn Doanh nghiệp muốn bán được hàngtốt thì phải bắt đầu từ việc mua tốt Việc mua hàng tốt của doanh nghiệp sẽ giúpcho doanh nghiệp chiếm lĩnh được thị trường

- Mua hàng đảm bảo có đủ lượng hàng bán ra cho khách hàng theo đúng yêucầu của họ Đối với doanh nghiệp thương mại khi mua hàng nếu mua phải hàngkém chất lượng, kém phẩm chất, mẫu mã, chủng loại, kích cỡ không phù hợp, lỗimốt thì khách hàng sẽ không chấp nhận những sản phẩm đó Mà khách hàng đãkhông chấp nhận những sản phẩm đó thì hoạt động kinh doanh không đạt hiệu quả.Mục đích của doanh nghiệp là phải làm sao để khách hàng cảm thấy hài lòng vềsản phẩm của mình để thu hút khách hàng Khách hàng là ngươì cuối cùng bỏ tiềntúi ra để mua sản phẩm của doanh nghiệp, là ngươì quyết định sự tồn tại của doanhnghiệp hay không Cho nên có khách hàng thì doanh nghiệp mới có được doanhthu và thu được lợi nhuận Mua hàng phù hợp với yêu cầu của khách hàng, phùhợp với yêu cầu kinh doanh giúp cho hoạt động kinh doanh thương mại tiến hànhthuận lợi, kịp thời, đẩy nhanh được tốc độ lưu chuyển hàng hoá, tạo điều kiện giữchứ tín và nâng cao hiệu quả kinh doanh Mua hàng là một trong những khâu quantrọng nhằm thúc đẩy quá trình sản xuất, lưu thông hàng hoá, tạo ra lợi nhuận trongkinh doanh, nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên, tạo điều kiện tiếp thu khoahọc kỹ thuật của thế giới

2.1.1.2 Các phương pháp và quy tắc mua hàng trong doanh nghiệp

 Căn cứ vào quy mô mua hàng (Đây là phân loại đấy chứ, phương pháp gì)???

Mua hàng theo nhu cầu:

Là hình thức mua hàng trong của doanh nghiệp thương mại trong đó khidoanh nghiệp cần mua hàng với số lượng bao nhiêu thì sẽ tiến hành mua bấy nhiêutức là mỗi lần mua hàng chỉ mua vừa đủ nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trongmột thời gian nhất định Để có đuợc quyết định lượng hàng sẽ mua trong từng lẫn,doanh nghiệp phải căn cứ vào diễn biến thị trường, tốc độ tiêu thụ sản phẩm vàxem xét lượng hàng thực tế của doanh nghiệp

Lượng bán hàng dự kiến + tồn đầu kỳ + tồn cuối kì

Lượng hàng thích hợp =

một lần mua số vòng chu chuyển hàng hoá dự kiến

Phương pháp này có ưu điểm sau :

+ Cơ sở để xác định nhu cầu mua hàng đơn giản Nhu cầu mua hàng đượcxác định xuất phát từ kế hoạch bán ra của doanh nghiệp hay của các bộ phận,lượng hàng hoá dự trữ thực tế đầu kì và kế hoạch dự trữ cho kì bán tiếp theo

+ Lựơng tiền bỏ ra cho từng lần mua hàng là không lớn lắm nên giúp cho doanhnghiệp thu hồi vốn nhanh và do mua bao nhiêu bán hết bấy nhiêu nên lựơng hànghoá dự trữ ít Do vậy sẽ tránh được tình trạng ứ đọng vốn, tiết kiệm đựơc chi phíbảo quản, giữ gìn hàng hoá và các chi phí khác Điều đó làm tăng nhanh tốc độchu chuyển của vốn

+ Quá trình mua hàng diễn ra nhanh chóng, thuận lợi nên giúp cho doanh nghiệptránh đựơc những rủi ro do biến động về giá hay do nhu cầu về hàng hoá thay đổi,giảm thiểu những thiệt hại do thiên tai ( hoả hoạn, lũ lụt ) hay chiến tranh gây ra

8

Bên cạnh đó mua hàng theo nhu cầu còn có nhựơc điểm cần lưu ý :

+ Vì lựơng hàng mua về ít chỉ đủ bán ra ở mức độ bình thường nên nếu việc nhậphàng bị trễ hay hàng bán chạy hơn mức bình thừơng thì doanh nghiệp có nguy cơthiếu hàng

+ Chi phí mua hàng thừơng cao, doanh nghiệp không đựơc hưởng các ưu đãi màngười bán hàng dành cho Doanh nghiệp bị mất cơ hội kinh doanh trên thị trườngkhi trên thị trường có cơn sốt về hàng hoá mà doanh nghiệp đang kinh doanh, lúc

đó mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp sẽ không đạt đựơc, doanh nghiệp sẽ khôngthể thu được lợi nhuận “siêu ngạch ”

Mua hàng theo lô lớn:

Mua hàng theo lô lớn là lựơng hàng mua một lần nhiều hơn nhu cầu bán racủa doanh nghiệp trong một thời gian nhất định Trên cơ sở dự đoán nhu cầu trongmột khoản thời gian nhất định nào đó Dựa vào một số luận cứ ta có thể xác địnhđược số lượng hàng tối ưu cần nhập bởi vậy ta biết rằng tổng chi phí cho việc nhâphàng sẽ nhỏ nhất khi chi phí lưu trữ hàng hoá bằng với chi phí mua hàng

Chi phí hàng tồn kho được xác định như sau:

đơn hàng, chi khác)

 Ctt – Chi phí tồn trữ

Ctt = Trong đó: H – Chi phí tồn trữ 1 đơn vị hàng hóa trong một đơn vị thời gian

- Chi phí thuê kho

- Chi phí sử dụng máy móc trang thiết bị trong kho

Từ đó có thể thấy mua theo lô có những ưu điểm sau :

+ Chi phí mua hàng có thể giảm được và doanh nghiệp có thể nhận được những

ưu đãi của các nhà cung cấp

+ Chủ động chọn được các nhà cung cấp uy tín nên ít gặp rủi ro khi nhập hàng+ Có thể chớp được thời cơ nếu có những “ cơn sốt ” thị trường, do đó có thể thuđược lợi nhuận “ siêu ngạch ”

Song nó cũng không tránh được những nhược điểm phát sinh nhất định đó là :+ Phải sử dụng một lượng vốn hàng hoá lớn điều này gây ra những khó khăn tài

10

chính cho doanh nghiệp, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp

+ Chi phí bảo quản, bảo hiểm hàng hoá lớn

+ Rủi ro ( thiên tai, mất cắp, lạc mốt, hạ giá ) cao

 Căn cứ vào hình thức mua

Tập trung thu mua (Tập trung thu mua hay mua tập trung?????:

Những doanh nghiệp có quy mô lớn thường có những bộ phận chuyên trách thu

mua theo nhóm hàng, mặt hàng Phương pháp thu mua này có ưu điểm là tiết kiệmđược chi phí nhưng nó có nhược điểm là mua bán tách rời nhau, nhiều khi muahàng về không bán được vì không phù hợp với nhu cầu của người tiêu dùng

Phân tán thu mua :

Trong điều kiện doanh nghiệp khoán cho từng quầy hàng, họ phải tự lo vốn

và nguồn hàng kinh doanh Ưu điểm của phương pháp này là nắm chắc được nhucầu, thị trường mua và bán gắn liền nhau Nhược điểm là số lượng mua bán ít, giá

cả cao, chi phí kí kết tăng

Liên kết thu mua phân tán tiêu thụ :

Đây là hình thức mà các doanh nghiệp nhỏ thường áp dụng do điều kiện vốn

ít, một số cửa hàng liên kết với nhau cùng thu mua hàng hoá, sau đó phân phối lạicho các cửa hàng tiêu thụ Ưu điểm của hình thức mua hàng này là do mua nhiềunên mua được giá thấp, tiết kiệm được chi phí vận chuyển trên một đơn vị hànghoá, chi phí đi lại của cán bộ thu mua và một số chi phí khác liên quan Nhưngcũng có nhược điểm là do mua nhiều nên phải chi phí bảo quản, hao hụt tăng, tốc

độ chu chuyển vốn chậm

 Căn cứ vào thời hạn tín dụng

Mua đến đâu thanh toán đến đó ( mua thanh toán ngay ) theo phương thức

này thì khi nhận được hàng hoá do bên bán giao thì doanh nghiệp phải làm thủ tục

cho bên bán

Mua giao hàng trước : sau khi bên bán giao hàng cho doanh nghiệp, doanh

nghiệp đã nhận đợc hàng hoá sau một thời gian doanh nghiệp mới phải thanh toán

lô hàng đó

Mua đặt tiền trước nhận hàng sau : sau khi kí hợp đồng mua bán hàng hoá

với nhà cung cấp doanh nghiệp phải trả một khoản tiền ( có thể là một phần lôhàng hay toàn bộ giá trị của lô hàng ) đến thời hạn giao hàng bên bán sẽ tiến hànhgiao hàng cho bên mua

 Căn cứ theo nguồn hàng:

Mua trong nước:Đây là hình thức mua mà mọi hoạt động mua của doanh

nghiệp được tiến hành trong phạm vi một quốc gia Nguồn hàng đó được sản xuấttrong nước

Mua từ nước ngoài(nhập khẩu):Đây là hình thức doanh nghiệp mua hàng từ

nước ngoài về để phục vụ cho việc kinh doanh ở trong nước Trong đó có hai hìnhthức nhập khẩu:

+ Nhập khẩu uỷ thác là hình thức nhập khẩu trong đó công ty đóng vaitrò làm trung gian để tiến hành các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá và máy mócthiết bị từ nước ngoài vào Việt Nam theo yêu cầu của các doanh nghiệp trong n-ước Trong hoạt động dịch vụ này công ty không cần phải sử dụng vốn của mình

và được hưởng một khoản gọi là phí uỷ thác

+ Nhập khẩu trực tiếp là hình thức nhập khẩu trong đó công ty thực hiện từkhâu đầu đến khâu cuối tức là từ việc tìm hiểu thị trường để mua đến khi bán đợchàng và thu tiền về bằng vốn của chính mình Với hình thức này công ty sẽ xemxét nguồn hàng và tính toán mọi chi phí phát sinh trong quá trình nhập khẩu Đồngthời công ty cũng phải tính toán giá thành thực tế khi hàng hoá được chuyển tới tay

12

người mua để từ đó biết được kết quả của việc nhập hàng

Cùng với cách thức phân loại như trên còn có nhiều cách phân loại khác ư: phân loại theo phương thức mua theo hợp đồng, phương thức mua trực tiếp haygián tiếp, phương thức mua theo hợp đồng hay mua theo đơn hàng, mua buôn haymua lẻ Mỗi phương pháp trên đều có những ưu và nhược điểm riêng nên cácdoanh nghiệp tuỳ vào thực trạng của mình trong từng thời điểm, từng giai đoạnnhất định để quyết định xem mình nên theo phương thức nào là thuận tiện nhất vàtốt nhất

nh-2.1.1.3 Các quy tắc đảm bảo mua hàng có hiệu quả.

 Quy tắc mua hàng của nhiều nhà cung cấp : doanh nghiệp nên lựachọn cho mình một số lợng nhà cung cấp nhất định Điều đó sẽ giúp cho doanhnghiệp phân tán đợc rủi ro bởi hoạt động mua hàng có thể gặp nhiều rủi ro từ phíanhà cung cấp Nếu như doanh nghiệp chỉ mua hàng của một nhà cung cấp duynhất hoặc một số ít thì khi rủi ro xảy ra doanh nghiệp phải gánh chịu tất cả và rấtkhó khắc phục Những rủi ro xảy ra trong mua hàng là rất đa dạng : nó có thể xảy

ra do thất bại trong kinh doanh hay rủi ro khác mà bản thân các nhà cung cấp gặpphải như thiếu nguyên vật liệu, công nhân đình công, chiến tranh ,do những trụctrặc trong quá trình vận chuyển hay do sự bất tín của các nhà cung cấp Với ý nghĩphân tán rủi ro, nhiều người gọi nguyên tắc thứ nhất là nguyên tắc “không bỏ tiềnvào một túi ” Ngoài ra nguyên tắc này còn tạo sự cạnh tranh giữa các nhà cungcấp Nếu hàng hoá đầu vào của doanh nghiệp chỉ được mua từ một hay một số rất

ít nhà cung cấp thì những nhà cung cấp này có thể ép giá và áp đặt các điều kiệnmua bán hàng cho doanh nghiệp Khi doanh nghiệp tỏ ý định mua hàng của nhiềungười thì bản thân các nhà cung cấp sẽ đưa ra những điều kiện hấp dẫn về giá cả,giao nhận, thanh toán để thu hút người mua về phía mình

Tuy nhiên khi thực hiện nguyên tắc này các doanh nghiệp cần lưu ý là trong

số các nhà cung cấp của mình nên chọn ra một nhà cung cấp chính để xây dựngmối quan hệ làm ăn lâu dài, bền vững dựa trên cơ sở tin tưởng và giúp đỡ lẫn nhau.Nhà cung cấp chính là nhà cung cấp mà doanh nghiệp mua hàng của họ nhiều hơn

và thường xuyên Vì vậy doanh nghiệp có thể dễ dàng nhận được nhiều ưu đãi từphía nhà cung cấp này hơn so với những khách hàng khác, thậm chí còn được họgiúp đỡ khi doanh nghiệp gặp khó khăn ( được hưởng tín dụng mại khi thiếu vốn,được ưu tiên mua hàng khi hàng hoá khan hiếm , ) và doanh nghiệp thường trởthành khách hàng truyền thống của các nhà cung cấp Ngược lại doanh nghiệpcũng cần phải giúp đỡ nhà cung cấp khi họ gặp khó khăn

 Quy tắc luôn giữ thế chủ động trước các nhà cung cấp : nếungười bán hàng cần phải tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hay dịch vụ một cách có

hệ thống và tìm cách phát triển nhu cầu đó ở các khách hàng của mình, thì ngườimua hàng lại phải làm điều ngược lại, tức là phải tìm cách phủ nhận hay đình hoãnnhu cầu đó một cách có ý thức cho đến khi tìm được những điều kiện mua hàng tốthơn Đi mua hàng là giải một số bài toán với vô số ràng buộc khác nhau Cónhững “ ràng buộc chặt ” ( điều kiện không thể nhân nhợng được ) và có những “ràng buộc lỏng ” ( điều kiện có thể nhân nhợng được ) Trong khi đó các nhà cungcấp luôn luôn đa ra những thông tin phong phú và hấp dẫn về giá cả, chất lượng,điều kiện vận chuyển và thanh toán, các dịch vụ sau bán nếu không tỉnh táo,quyền chủ động của doanh nghiệp với tư cách là người mua sẽ mất dần và sẽ tựnguyện trở thành nô lệ cho nhà cung cấp mà quên đi những “ràng buộc chặt ” đểrồi phải lo đối phó với các rủi ro Vì vậy để không trở thành nô lệ cho nhà cungcấpvì vậy cách đơn giản nhất là ghi đầy đủ tất cả các lời hứa của người bán hàng,sau đó tổng hợp chúng vào trong một hợp đồng và bắt người bán kí vào đấy Lúc

14

này ta sẽ buộc người bán hàng thương lượng với mình một cách chủ động vớinhững điều kiện có lợi

 Quy tắc đảm bảo “sự hợp lý ” trong tương quan quyền lợi giữadoanh nghiệp với nhà cung cấp: nếu doanh nghiệp khi mua hàng chấp nhận nhữngđiều kiện bất lợi cho mình thì sẽ ảnh hưởng xấu đến hiệu quả mua hàng và cónguy cơ bị giảm đáng kể về lợi nhuận kinh doanh Ngợc lại, nếu doanh nghiệp cốtình “ép ” nhà cung cấp để đạt được lợi ích của mình mà không quan tâm đến lợiích của nhà cung cấp thì dễ gặp trục trặc trong việc thoả thuận ( không đạt được sựthoả thuận ) và thực hiện hợp đồng ( hợp đồng có nguy cơ không thực hiện được ).Đảm bảo sự “ hợp lý ” về lợi ích không chỉ là điều kiện cơ bản để doanh nghiệp vànhà cung cấp gặp được nhau và cùng nhau thực hiện hợp đồng, tạo chữ tín trongquan hệ làm ăn lâu dài, mà còn giúp cho doanh nghiệp giữ được sự tỉnh táo, sángsuốt trong đàm phán, tránh những điều đáng tiếc có thể xảy ra

2.1.2 Vai trò của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp.

2.1.2.1 Khái niệm, mục tiêu và vai trò của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp

+) Khái niệm:

Quản trị mua hàng là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo điều hành vàkiểm soát hoạt động mua hàng của doanh nghiệp thương mại nhằm thực hiện mụctiêu bán hàng

Quá trình mua hàng là quá trình phân tích để đi đến quyết định mua hàng gì?của ai, với số lợng và gí cả như thế nào Đây là một quá trình phức tạp đợc lặp đi,lặp lại thành một chu kì, nó liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân tích cácyếu tố trong quản lí, cung ứng

+) Mục tiêu của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại:

Do mua hàng là khâu đầu tiên, cơ bản của hoạt động kinh doanh, là điềukiện để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tồn tại và phát triển, để công tácquản trị mua hàng có hiệu quả thì mục tiêu cơ bản của hoạt động mua hàng là đảmbảo an toàn cho bán ra, đúng mặt hàng, số lượng, đảm bảo chất lượng, chi phí min,

…

- Đảm bảo an toàn cho bán ra thể hiện trước hết là hàng mua phải đủ về sốlượng và cơ cấu tránh tình trạng thừa hay thiếu dẫn đến ứ đọng hàng hoá hay giánđoạn kinh doanh làm ảnh hưởng đến lưu thông hàng hoá Mặt khác hàng mua phảiphù hợp với nhu cầu của khách hàng vì khách hàng là người tiêu dùng sản phẩm docông ty bán ra Công ty có tồn tại hay không phụ thuộc vào khách hàng Cuốicùng là đảm bảo sao cho việc mua hàng, vận chuyển ít gặp rủi ro ( do giao hàngchậm, ách tắc trong khâu vận chuyển ) Chẳng hạn như đúng vào thời điểm nào

đó, một mặt hàng đang lên” cơn sốt ” mà theo đúng tính toán của doanh nghiệphàng sẽ về đúng vào thời điểm đó nhưng do việc giao hàng chậm doanh nghiệp sẽmất đi cơ hội thu được lợi nhuận “siêu ngạch ” và có thể sẽ dẫn đến tình huốngdoanh nghiệp mất khách hàng do uy tín của họ bị giảm sút

- Đảm bảo chất lượng hàng mua vào thể hiện ở chỗ hàng phải có chất ượng mà khách hàng có thể chấp nhận được Quan điểm phổ biến hiện nay trong

l-cả sản xuất, lưu thông và tiêu dùng là cần có những hàng hoá có chất lượng tối ưuchứ không phải có chất lượng tối đa Chất lượng tối đa là mức chất lượng mà tại đóhàng hoá đáp ứng tốt nhất một nhu cầu nào đó của người mua và như vậy ngườibán hay người sản xuất có thể thu được nhiều lợi nhuận nhất Còn chất lượng tối đa

là mức chất lượng đạt được cao nhất của doanh nghiệp khi sử dụng các yếu tố đầuvào để tạo ra sản phẩm, mức chất lượng này có thể cao hơn hoặc thấp hơn chất

16

lượng tối ưu nhưng trình độ sử dụng các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp chưa tối

ưu

- Đảm bảo mua hàng với chi phí thấp nhất nhằm tạo những điều kiện thuận lợicho việc xác định giá bán hàng Doanh nghiệp có thể hạ giá bán thấp hơn các đốithủ cạnh tranh để kéo khách hàng về phía mình Chi phí mua hàng không chỉ thểhiện ở giá bán mà còn thể hiện ở chỗ mua hàng ở đâu, của ai, số lượng là bao nhiêu để chi phí giao dịch, đặt hàng, chi phí vận chuyển là thấp nhất Các mục tiêu trênkhông phải lúc nào cũng thống nhất nhau được vì thông thường để đạt được cáinày con người sẽ phải hy sinh cái khác hay mất đi một thứ khác Chẳng hạn thườngxảy ra mâu thuẫn giữa chất lượng và giá cả, chất lượng tốt thì giá cao và ngược lại.Ngoài ra mục tiêu mua hàng còn mâu thuẫn với các mục tiêu của các chức năngkhác Vì vậy khi xác định mục tiêu mua hàng cần đặt chúng trong tổng thể các mụctiêu của doanh nghiệp và tuỳ từng điều kiện cụ thể mà sắp xếp thứ tự ưu tiên giữacác mục tiêu mua hàng đảm bảo sao cho hoạt động mua hàng đóng góp tích cựcnhất vào việc hoàn thành các mục tiêu chung của doanh nghiệp

+) Vai trò của quản trị mua hàng

Quản trị mua hàng có ý nghĩa quan trọng đối với một doanh nghiệp thể hiện

ở chỗ phải tổ chức, chỉ đạo, kiểm soát hoạt động mua hàng sao cho mua đợc hàngthường xuyên, đều đặn và kịp thời, cung cấp hàng hoá phù hợp với nhu cầu về sốlượng, cơ cấu, chủng loại với chất lượng tốt, giá cả hợp lí Quản trị mua hàng đượcphản ánh thông qua việc phân tích các bước của quá trình mua hàng đó là việcphân tích, lựa chọn để đi đến quyết định mua hàng Đây là quá trình phức tạp đượclặp đi, lặp lại thành một chu kì Nó liên quan đến việc sử dụng các kết quả phântích các yếu tố trong quản lí cung ứng như: đánh giá môi trường chung hiện tại vàtương lai; thực trạng về cung cầu hàng hoá đó trên thị trường; cu cấu thị trường của

sản phẩm; giá cả hiện hành và dự báo; thời hạn giao hàng và các điều kiện, điềukhoản; tình hình tài chính; lãi suất trong nước và ngoài; chi phí lưu kho và hàngloạt các vấn đề khác Tổ chức tốt việc mua hàng là cơ sở để thực hiện các mục tiêucủa quản trị mua hàng và nói rộng ra là của doanh nghiệp.

2.1.2.2 Nội dung của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp

Để triển khai có hiệu quả hoạt động mua hàng, khai thác tốt nhất nguồn hàngphục vụ cho nhu cầu kinh doanh, các nhà quản trị mua hàng cần thực hiện tốt côngtác quản trị mua hàng Quản trị mua hàng là quá trình phân tích, lựa chọn và điđến quyết định mua, mua cái gì ?, mua bao nhiêu ?, mua của ai ?, giá cả và cácđiều kiện thanh toán như thế nào ? Một người tiêu dùng khi mua hàng cũng cóquyết định như vậy song quá trình mua hàng của doanh nghiệp bao gồm các khâuđược đặt trong sự lựa chọn lớn hơn ở góc độ của các nhà doanh nghiệp với nhau.Đây là một quá trình phức tạp được lặp đi, lặp lại thành một chu kì, nó liên quanđến việc sử dụng các kết quả phân tích, các yếu tố trong quản lí cung ứng như đánhgiá môi trường chung, hiện tại và triển vọng, thực trạng về cung - cầu hàng hoátrên thị trường cơ cấu thị trường của sản phẩm với thực trạng và thực tiễn thươngmại, giá cả hiện hành và dự báo, thời hạn giao hàng và các điều khoản, tình hìnhvận tải và chi phí vận chuyển, chi phí đặt hàng lại, tình hình tài chính, lãi suất trongnớc và ngoài ước, chi phí lưu kho và hàng loạt các vấn đề khác Để quá trìnhmua hàng được tốt các nhà quản trị mua hàng cần thực hiện tốt quá trình mua hàng

Sơ đồ quá trình mua hàng trong doanh nghiệp

18Đánh giá kết quả mua hàng

Thỏa

mãn

Khôngthỏamãn

Xác định

nhu cầu

Tìm vàlựa chọnnhà cung cấp

Thương lượngvà

đặt hàng

Theo dõi

và thực hiệnđơn hàng

 Xác định nhu cầu mua hàng:

Mua hàng là hoạt động xuất phát từ nhu cầu do vậy trước khi mua hàng nhà quảntrị phải xác định được nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp trong mỗi thời kì Thựcchất của giai đoạn này là trả lời cho câu trả lời là mua cái gì và mua bao nhiêu

Để xác định xem mình cần mua cái gì thì doanh nghiệp phải đi nghiên cứu tìmhiểu xem khách hàng cần gì, nắm chắc nhu cầu của khách hàng để thoả mãn.Nghiên cứu thị trường giúp cho các doanh nghiệp xác định được nhu cầu, từ đó xácđịnh được tổng cung hàng hoá, đây là kế hoạch tạo nguồn và mua hàng Đồng thờixác định cụ thể lượng cung của từng khu vực, từng chủng loại để lựa chọn chủhàng, phương thức mua hàng phù hợp, đảm bảo số lượng, loại hàng mua, thời gianmua phù hợp với kế hoạch bán ra của doanh nghiệp, tạo ra lợi nhuận hợp pháp,hiệu quả

Nhu cầu mua hàng được xác định trước hết là căn cứ vào nhu cầu bán ra củadoanh nghiệp trong kì kinh doanh Trên thực tế ngời ta thường dựa vào công thứccân đối

M + D dk = B + D ck + Dhh

Trong đó :

M- Lượng hàng hoá cần mua vào trong toàn bộ kì kinh doanh

B – Lượng hàng bán ra ( theo kế hoạch ) của doanh nghiệp trong kì

D dk - Lượng hàng hoá tồn kho của doanh nghiệp đầu kì kinh doanh

D ck – Lượng hàng hoá dự trữ cuối kì ( kế hoạch ) để chuẩn bị cho kì kinh doanhtiếp theo

Việc xác định nhu cầu mua hàng sẽ giúp doanh nghiệp có đợc lượng hàng tối

u mà doanh nghiệp sẽ mua từ đó mới có thể tìm và lựa chọn nhà cung cấp cho phùhợp

 Tìm và lựa chọn nhà cung cấp

Thực tế cho thấy, các doanh nghiệp hiện nay luôn thực hiện đơn hàng vớicác bạn hàng lâu năm với họ Và các mối quan hệ này góp phần tạo nên một chuỗicung ứng đảm bảo cung cấp hàng hóa đáp ứng cao nhất nhu cầu của khách hàngvới chi phí hợp lý nhất

Thực chất tìm và lựa chọn nhà cung cấp là để trả lời câu hỏi mua của ai Đểthực hiện được mục tiêu trên doanh nghiệp phải đi tìm và lựa chọn nhà cung cấp.Câu hỏi đặt ra là doanh nghiệp sẽ tìm ở đâu và như thế nào Có rất nhiều cách màdoanh nghiệp thương mại có thể tìm kiếm những nhà cung cấp tiềm tàng Doanh

20

nghiệp có thể tìm kiếm các nhà cung ứng thông qua các bạn hàng, hội chợ, triểnlãm, các tạp chí, các phương tiện truyền thông, qua mạng

Có nhiều quan điểm khác nhau về lựa chọn nhà cung cấp Quan điểm truyềnthống cho rằng phải thường xuyên chọn nhà cung cấp vì có như thế mới có thể lựachọn được nhà cung cấp với giá cả đem lại với chi phí thấp nhất Họ thường thayđổi nhà cung cấp bằng các biện pháp: thường xuyên tính toán lựa chọn người cấphàng, tổ chức đấu thầu cho mỗi lần cấp hàng

Có quan điểm hoàn toàn ngược lại: Thông qua marketing lựa chọn người cấphàng thường xuyên cấp hàng với độ tin cậy cao, chất lượng đảm bảo và giá cả hợplý

Để xác định và lựa chọn nhà cấp hàng phải có số liệu về số lượng người, giá

cả, chất lượng, chủng loại, điều kiện thanh toán, hình thức tiền tệ thanh toán, giảmgiá của từng người cung cấp cụ thể đồng thời phải thu thập, phân tích các số liệu

về quãng đường, phương thức thanh toán và phương tiện vận chuyển, hệ thống khotàng, phương thức kiểm tra, giao nhận hàng hoá Ngoài ra cần phải xem xét về kỹthuật của nguyên vật liệu cung ứng, tuổi thọ của nguyên vật liệu, sự tin cậy đối vớingời cấp hàng, tính rõ ràng minh bạch của người cung cấp từ đấy tìm kiếm nhàcung cấp tối ưu Có hai loại nhà cung cấp chủ yếu: Người cung cấp đã sẵn có trênthị trường và người cung cấp mới xuất hiện

+ Đối với những hàng hoá mới được đưa vào danh mục mặt hàng kinhdoanh của doanh nghiệp hoặc trong trường hợp phải tìm kiếm nhà cung cấp mới thìcần phải tiến hành nghiên cứu kĩ các nhà cung cấp trên các mặt sau

Sự đánh giá được thực hiện bằng các tiêu chuẩn theo thứ tự ưu tiên màdoanh nghiệp quy định, phương pháp này còn được dùng để đánh giá thườngxuyên nhà cung cấp hiện tại của doanh nghiệp Tuỳ thuộc vào từng mặt hàng, vị trí

của nó trên thang sản phẩm mà doanh nghiệp quyết định có phải lựa chọn kĩ cácnhà cung cấp hay không, ở mức độ nào Sau khi lựa chọn đợc nhà cung cấp tốtnhất doanh nghiệp nên tiến hành thương lượng và đặt hàng

 Thương lượng và đặt hàng

Sau khi đã có trong tay nhà cung cấp doanh nghiệp tiến hành thương lượng

và đặt hàng để đi đến kí kết hợp đồng mua bán với nhà cung cấp

Trong đó, thương luợng giữ một vị trí quan trọng ảnh hưởng tới quyết địnhmua hàng Mục tiêu của quá trình thương lượng bao gồm:

- Các tiêu chuẩn kĩ thuật của hàng hoá cần mua về mẫu mã, chất lượng, phươngtiện và phương pháp kiểm tra

- Giá cả và sự giao động về gía cả khi giá cả trên thị trường lúc giao hàng có biếnđộng

- Xác định phương thức thanh toán ngay, chuyển khoản, tín dụng chứng từ… vàxác định thời hạn thanh toán

Khi đã tham gia đàm phán thương lượng với các đối tác, doanh nghiệp phải lựachọn những nhân viên có trình độ chuyên môn cao, khả năng giao tiếp tốt Có nhưvậy, doanh nghiệp mới đạt được các mục đích của mình trong đàm phán

Sau khi đã thoả thuận các điều kiện trong bước thương lượng nếu chấp nhận,doanh nghiệp cần tiến hành kí kết hợp đồng hay đơn hàng bằng văn bản Đây là cơ

sở để các bên cùng thực hiện theo và khi xảy ra tranh chấp thì nó là bằng chứng đểđưa ra trọng tài kinh tế Hợp đồng đơn hàng phải được lập thành nhiều bản ( ítnhất là hai bản) Hợp đồng mua hàng phải thể hiện những nội dung sau:

Tên, địa chỉ của các bên mua- bán hoặc người đại diện cho các bên

Tên, số lượng, quy cách, phẩm chất của hàng hoá

Đơn giá và phương định giá

22

Phương pháp và điều kiện giao nhận.

Điều kiện vận chuyển

Phung thức và điều kiện thanh toán( thời hạn thanh toán, hình thức và phươngthức thanh toán, các điều kiện ưu đãi trong thanh toán nếu có)

 Theo dõi và kiểm tra giao nhận hàng:

Việc giao nhận hàng được thực hiện trên cơ sở hợp đồng tuy nhiên cần đônđốc, thúc giục các nhà cung cấp nhanh chóng chuyển hàng để tránh tình trạng hàngđến chậm làm ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, làm giánđoạn quá trình lưu thông Cần giám sát, theo dõi toàn bộ quá trình giao hàng xembên cung cấp có thực hiện đúng các điều kiện ghi trong hợp đồng không Cụ thể : + Hàng hoá nhập kho phải nghiệm thu cẩn thận: làm tốt khâu này hay không sẽảnh hưởng đến kinh doanh sau này của doanh nghiệp, ngăn ngừa thất thoát

tài sản, ngăn chặn các hàng hoá kém phẩm chất vào tay người tiêu dùng nhằm nângcao uy tín của công ty

+ Kiểm tra số lượng: căn cứ vào hợp đồng thu mua, đối chiếu chứng từ, kiểm trakiện hàng, kiểm kê số lượng Nếu không có gì sai sót kí vào biên bản nhận hàng + Kiểm tra chất lượng: căn cứ vào hợp đồng mua hàng và đơn hàng kiểm tra tênhàng hoá, mẫu mã, chất lượng Nếu phát hiện hàng hoá và đơn hàng không phùhợp như hàng bị hỏng, bao bì bị thủng, từ chối nhận hàng đồng thời lập biên bản vàbáo ngay cho người cung cấp

Sau khi làm thủ tục nhập hàng hoá xong người quản lí kho hàng kí vào biênbản nhập hàng, kho giữ một bản, kế toán giữ một bản, gửi một bản cho người cungcấp, đến đây quá trình thu mua kết thúc

 Đánh giá kết quả thu mua:

Sau mỗi lần kết thúc hợp đồng mua hàng, doanh nghiệp cần tổ chức đánh giá

kết quả và hiệu quả mua hàng Cơ sở của việc đánh giá là những mục tiêu muahàng được xác định ngay từ đầu cũng như mức độ phù hợp của hoạt động muahàng với mục tiêu bán hàng doanh nghiệp Có thể xảy ra hai trường hợp :

+ Trờng hợp 1: Nếu thoả mãn nhu cầu nghĩa là người cung cấp đáp ứng được cáccho nhu cầu sản xuất kinh doanh để cho đầu vào được ổn định Như vậy quyết địnhmua hàng của doanh nghiệp là có kết quả và có hiệu quả

+ Trường hợp 2: Nếu không thoả mãn thì quyết định mua hàng của doanh nghiệp làsai lầm, doanh nghiệp phải tiếp tục tìm kiếm lại nhà cung cấp mới, tìm ra và khắcphục những sai sót để tránh phạm phải sai lầm đó

Việc đánh giá kết quả mua hàng phải làm rõ những thành công cũng nhưnhững mặt tồn tại của hoạt động mua hàng, đo lường sự đóng góp của các thànhviên, từng bộ phận có liên quan, đồng thời làm rõ trách nhiệm của mỗi cá nhân vàmỗi bộ phận

Trên đây là tất cả quá trình mua hàng của doanh nghiệp, hoạt động quản trịluôn gắn liền với từng bước của quá trình này từ khâu khởi điểm đến khâu kếtthúc.Bất kể một sai sót nào của nhà quản trị cũng đều ảnh hưởng đến kết quả mua hàng,

từ đó ảnh hưởng đến kết quả bán ra của doanh nghiệp

2.1.3 Sự cần thiết và phương hướng cơ bản nhằm nâng cao công tác quản trị mua hàng.

2.1.3.1 Sự cần thiết phải nâng cao công tác quản trị mua hàng trong doanh nghiệp

Trong điều kiện kinh doanh ngày nay các doanh nghiệp luôn phải chịu sức

ép cạnh tranh rất nhiều chính vì vậy đòi hỏi các doanh nghiệp phải tìm cách làmsao duy trì được hoạt động kinh doanh trong điều kiện đó đồng thời doanh nghiệpphát triển đi lên Hơn nữa đòi hỏi của khách hàng ngày càng cao luôn có sự thay

24

đổi trong mua bán hàng hoá Chính vì vậy việc nâng cao công tác quản trị muahàng là một trong các giải pháp giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả kinh doanhcủa mình Hơn nữa việc tạo nguồn hàng là nghiệp vụ đầu tiên mở đầu cho hoạtđộng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh Muốn có sản phẩm đem bántrên thị trường thì phải có hàng hoá đầu vào Tuy nhiên không phải lúc nào doanhnghiệp cũng có đủ hàng để bán Trong nhiều trường hợp doanh nghiệp có thểkhông mua được hàng để bán

- Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng góp phần nâng hiệu quảhoạt động kinh doanh, nâng cao khả năng cạnh tranh và uy tín của doanh nghiệptrên thị thị trường Việc lập kế hoạch mua hàng chính xác giúp cho doanh nghiệp

có thể tăng nhanh vòng chu chuyển vốn, đem lại hiệu quả sử dụng vốn Sở dĩ nhưvậy vì việc lập kế hoạch mua hàng được căn cứ trên mức tiêu thụ sản phẩm, do đósản phẩm mua hàng sẽ được cung ứng hết không còn tình trạng ứ đọng hàng hoá,đồng vốn lưu động được lưu chuyển nhanh Mặt khác khi doanh nghiệp có mốiquan hệ tốt với nhà cung ứng, doanh nghiệp có thể mua hàng với giá rẻ hơn, nhưvậy giá thành sẽ thấp và doanh nghiệp có khả năng cạnh tranh so với các đối thủcạnh tranh qua giá thành Hơn nữa quản trị tốt mua hàng còn giúp cho doanhnghiệp giảm thiểu chi phí phát sinh do hàng hoá kém phẩm chất, chi phí bảo quản,chi phí kho bãi, chi phí hao hụt ngoài định mức … khả năng cạnh tranh của doanhnghiệp còn thể hiện ở uy tín của doanh nghiệp trong việc kịp thời cung ứng ra thịtrường khi có nhu cầu, mà muốn làm được điều đó thì bắt buộc các doanh nghiệpphải quản lí tốt hoạt động mua hàng

- Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng còn giúp cho doanhnghiệp đảm bảo tính thường xuyên, đều đặn của hoạt động kinh doanh Ngay từkhâu đầu tiên của hoạt động mua hàng nếu doanh nghiệp không quản lí tốt hoạt

động mua hàng sẽ bị chậm trễ Chẳng hạn khi mua hàng doanh nghiệp không thúcgiục bên bán chuẩn bị giao hàng đúng hẹn, có thể hàng hoá sẽ bị giao chậm so với

dự kiến Hoặc doanh nghiệp không tổ chức kiểm tra kĩ lưỡng số lượng và chất ượng hàng hoá trước khi giao nhận, sau khi giao nhận về kho doanh nghiệp mớiphát hiện ra thiếu hàng, hàng hóa kém phẩm chất doanh nghiệp mới trả cho bênbán làm lỡ hàng hoá để bán ra cho khách hàng, doanh nghịêp sẽ mất đi lợi nhuận

l-và uy tín của mình Ngoài ra, doanh nghiệp có thể phải mất công tìm kiếm nhàcung ứng mới Khi quản lí dự trữ, nhân viên kho sẽ ảnh hưởng đến khối lượnghàng hoá dự trữ cho chu kì kinh doanh tiếp theo hoặc không làm tốt khâu nghiệp

vụ về khâu dự trữ làm hàng hoá bị hỏng hóc, không giữ được chất lượng, gây mấtmát hàng hoá làm tổn thất lớn cho doanh nghiệp Tất cả các hoạt động mua hàng vìmục tiêu chung của doanh nghiệp

- Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng giúp cho hoạt động tàichính của doanh thuận lợi như việc thu hồi vốn nhanh…Do đó khi lập kế hoạchmua hàng doanh nghiệp dựa trên cơ sở mức tiêu thụ sản phẩm, do đó sản phẩmcung ứng sẽ được tiêu thụ hết không còn tình trạng hàng hoá bị ứ đọng nếu có thìkhông đáng kể Đồng vốn quay vòng nhanh Mặt khác khi doanh nghiệp có mốiquan hệ tốt với nhà cung ứng có thể mua được hàng hoá với giá rẻ hơn, được ưutiên trong trường hợp hàng hóa khan hiếm hay nên cơn sốt như vậy doanh nghiệp

sẽ tiết kiệm được chi phí kinh doanh hay có thể thu đợc lợi nhuận

- Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng có tác dụng đối với lĩnhvực sản xuất hay nhập khẩu Nó đảm bảo thị trường cho doanh nghiệp có hàng hoá

để cung ứng tạo điều kiện để ổn định nguồn hàng cung ứng với các đơn vị kinhdoanh

2.1.3.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản trị mua hàng

26

Để hoạt động mua hàng đạt hiệu quả cao thì các nhà quản trị không chỉ hiểu

rõ về quá trình quản trị mua hàng mà còn cần phải nắm rõ các nhân tố ảnh hưởngtới quá trình quản trị mua hàng cũng như các quy tắc để đảm bảo mua hàng có hiệuquả Để hoạt động bán hàng được tốt thì quá trình mua hàng phải theo sát nhu cầungười tiêu dùng dưới góc độ cơ hội được lựa chọn ngươì mua, số lượng của ngườimua, sự quan tâm của người bán với người mua đối với hàng hoá của doanh nghiệp

cơ cấu tiêu dùng của người mua đối với chi phí của doanh nghiệp, nhu cầu tănggiảm hàng hoá tiêu dùng, sự khác lạ của hàng hoá, sự nhạy cảm về giá của ngườimua, sự liên quan về giá đối với doanh thu của doanh nghiệp, lợi ích của ngườimua và vai trò quyết định của người mua sắm Bên cạnh đó còn có một loạt các tácnhân gây ảnh hưởng đối với mua hàng, cường độ cạnh tranh của các doanh nghiệphiện tại, sức ép do các nhà cạnh tranh mới và ngay trong nội tại của hoạt động muahàng Có rất nhiều nhân tố ảnh hưởng tới kết quả hoạt động mua hàng Sau đây làmột số nhân tố chính :

Các nhân tố bên trong ảnh hưởng tới công tác quản trị mua hàng

 Kế hoạch và tình hình tiêu thụ hàng hoá:

+ Chiến lược kinh doanh:

Chiến lược kinh doanh có vai trò quan trọng đối với sự tồn tại và phát triểncủa doanh nghiệp Doanh nghiệp đặc biệt coi trọng quản lí hoạt động kinh doanhcủa mình theo chiến lược Bởi vì chiến lược kinh doanh giúp doanh nghiệp thấy rõmục đích, hướng đi của mình Chiến lược kinh doanh giúp doanh nghiệp nắm bắtđược cơ hội trên thị trường và tạo được lợi thế cạnh tranh trên thương trường bằngcác nguồn lực có hạn cho doanh nghiệp với kết quả cao nhằm đạt được mục tiêu đề

ra Do đó chiến lược kinh doanh có ảnh hưởng rất lớn đến quá trình mua hàng do

đó quản trị mua hàng cũng phải phụ thuộc vào chiến lược, tuỳ theo chiến lược

trong từng giai đoạn mà các nhà quản trị mua hàng đưa ra kế hoạch mua hàng hợplí.

+ Chính sách sản phẩm :

Câu hỏi đầu tiên khi doanh nghiệp bắt tay vào kinh doanh là doanh nghiệp sẽbán cái gì? cho đối tượng tiêu dùng nào? Lựa chọn đúng mặt hàng kinh doanh, cóchính sách mặt hàng đúng đảm bảo cho tiêu thụ hàng hóa của doanh nghiệp Muốnđạt được kết quả trong kinh doanh đòi hỏi doanh nghiệp phải có một chính sáchsản phẩm hợp lí nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, hạn chế rủi ro đếnmức thấp nhất Khi có chính sách sản phẩm doanh nghiệp sẽ hình thành đượcphương hướng kinh doanh, đầu tư nghiên cứu đúng hướng Với mỗi sản phẩm luôngắn liền với một chu kì sống nhất định nên để có một chính sách sản phẩm đúngđắn thì doanh nghiệp phải đi nghiên cứu chu kì sống của sản phẩm nhằm xác địnhxem sản phẩm đó đang ở giai đoạn nào của chu kì sống Mặt khác với mỗi sảnphẩm doanh nghiệp phải đi nghiên cứu xem tình hình tiêu thụ của sản phẩm đó trênthị trường và của bản thân doanh nghiệp đó như thế nào

+ Kế hoạch chi tiết :

Sau khi xác định nhu cầu trong công tác hoạch định mua hàng nhà quản trịphải đưa ra được một kế hoạch mua hàng chi tiết, phải lựa chọn được mặt hàngcung ứng Kế hoạch mua hàng chi tiết hợp lí phải đảm bảo làm sao có đủ lượnghàng dự trữ nhất định phù hợp với nhu cầu bán ra Nếu kế hoạch không hợp lí sẽdẫn đến tình trạng thừa hoặc thiếu hàng dự trữ gây ứ đọng về vốn

Để có một kế hoạch mua hàng chi tiết, hợp lí, đúng đắn doanh nghiệp cần phảitrả lời câu hỏi: Mua cái gì? Mua để bán cái thị trường cần chứ không phải cái anh

có, tức là mua để thỏa mãn đúng nhu cầu của khách hàng Mua khi nào? Để có thểvừa tiết kiệm chi phí và chớp lấy cơ hội kinh doanh Mua của ai? Đây chính là

28